52015TA1209(16)

EUR-Lex

Access to European Union law

This document is an excerpt from the EUR-Lex website

EUROPA
EUR-Lex home
EUR-Lex - 52015TA1209(16) - EN

Help

Search tips

Need more search options? Use the Advanced search

Document 52015TA1209(16)

Help

Доклад относно годишните отчети на Европейската агенция за околна среда за финансовата 2014 година, придружен от отговорите на Агенцията

OB C 409, 9.12.2015, p. 143–150 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

HTML

PDF

Official Journal

9.12.2015

Официален вестник на Европейския съюз

C 409/143

ДОКЛАД

относно годишните отчети на Европейската агенция за околна среда за финансовата 2014 година, придружен от отговорите на Агенцията

(2015/C 409/16)

ВЪВЕДЕНИЕ

Европейската агенция за околна среда (наричана по-нататък „Агенцията“, известна още като „ЕАОС“ или „ЕЕА“) със седалище в Копенхаген е създадена с Регламент (ЕИО) № 1210/90 на Съвета (1). Агенцията отговаря за създаването на мрежа за наблюдение, която да осигурява на Комисията, Парламента, държавите членки и обществото надеждна информация за състоянието на околната среда. По-конкретно тази информация следва да подпомага Европейския съюз и държавите членки при предприемането на мерки за опазване на околната среда и оценяването на ефективността на тези мерки (2).

ИНФОРМАЦИЯ В ПОДКРЕПА НА ДЕКЛАРАЦИЯТА ЗА ДОСТОВЕРНОСТ

Одитният подход на Сметната палата включва аналитични одитни процедури, пряко тестване на операции и оценка на ключови контроли на системите за наблюдение и контрол на Агенцията. Използвани са също така доказателства, получени от дейността на други одитори, както и анализ на изявленията на ръководството.

ДЕКЛАРАЦИЯ ЗА ДОСТОВЕРНОСТ

Съгласно разпоредбите на член 287 от Договора за функционирането на Европейския съюз (ДФЕС) Сметната палата извърши одит на:

а)	годишните отчети на Агенцията, които се състоят от финансови отчети (3) и отчети за изпълнението на бюджета (4) за финансовата година, приключила на 31 декември 2014 г.; и

б)	законосъобразността и редовността на операциите, свързани с тези отчети.

Отговорност на ръководството

Ръководството отговаря за изготвянето и вярното представяне на годишните отчети на Агенцията, както и за законосъобразността и редовността на свързаните с тях операции (5):

а)

Отговорностите на ръководството по отношение на годишните отчети на Агенцията включват: разработване, въвеждане и поддържане на система за вътрешен контрол, необходима за изготвянето и вярното представяне на финансовите отчети, с цел те да не съдържат съществени неточности, независимо дали същите произтичат от измами или от грешки; подбор и прилагане на подходящи счетоводни политики въз основа на счетоводните правила, приети от отговорния счетоводител на Комисията (6); изготвяне на счетоводни разчети в съответствие с конкретните обстоятелства. Директорът одобрява годишните отчети на Агенцията, след като отговорният счетоводител ги е изготвил въз основа на цялата налична информация и е съставил служебна бележка, съпътстваща отчетите, в която наред с другото декларира наличието на достатъчна увереност относно вярното и точното представяне на финансовото състояние на Органа във всички съществени аспекти.

б)

Отговорностите на ръководството по отношение на законосъобразността и редовността на свързаните с отчетите операции, както и по отношение на съответствието им с принципа на доброто финансово управление, се състоят в разработване, въвеждане и поддържане на ефективна и ефикасна система за вътрешен контрол, осигуряваща адекватно наблюдение и подходящи мерки за предотвратяване на нередности и измами, и ако е необходимо — правни действия за възстановяване на неправомерно изплатени или използвани средства.

Отговорност на одитора

Въз основа на извършен от нея одит Сметната палата е длъжна да представи на Европейския парламент и на Съвета (7) декларация за достоверност относно надеждността на годишните отчети, както и относно законосъобразността и редовността на свързаните с тях операции. Сметната палата извършва своя одит в съответствие с международните одитни стандарти и етичните кодекси на Международната федерация на счетоводителите (МФС) и международните стандарти на ИНТОСАЙ (МСВОИ). Съгласно тези стандарти Сметната палата следва да планира и извършва одита по такъв начин, че да получи достатъчна увереност, че годишните отчети на Агенцията не съдържат съществени неточности, както и че свързаните с тях операции са законосъобразни и редовни.

Одитът включва прилагане на процедури за получаване на одитни доказателства относно съдържащите се в отчетите суми и оповестявания, както и относно законосъобразността и редовността на свързаните с отчетите операции. Избраните процедури зависят от преценката на одитора, която се основава на оценка на риска от съществени неточности в отчетите или съществено несъответствие на операциите с изискванията на правната рамка на Европейския съюз, независимо дали това се дължи на измами, или на грешки. При извършването на подобна оценка на риска се взема предвид вътрешният контрол, отнасящ се до изготвянето и вярното представяне на отчетите, както и системите за наблюдение и контрол, въведени с цел осигуряване на законосъобразност и редовност на свързаните с отчетите операции, и се разработват подходящи за обстоятелствата одитни процедури. Одитът на Сметната палата включва също така оценка на уместността на използваните счетоводни политики и основателността на направените счетоводни разчети, както и оценка на цялостното представяне на отчетите. При изготвянето на доклада и на декларацията за достоверност Сметната палата взе предвид извършения от независимия външен одитор одит на отчетите на Агенцията, в съответствие с член 208, параграф 4 от Финансовия регламент на ЕС (8).

Сметната палата счита, че получените одитни доказателства са достатъчни и подходящи като база за изготвяне на нейната декларация за достоверност.

Становище относно надеждността на отчетите

Сметната палата счита, че годишните отчети на Агенцията дават вярна представа във всички съществени аспекти за нейното финансово състояние към 31 декември 2014 г., както и за резултатите от нейната дейност и за паричните потоци за приключилата на тази дата финансова година, в съответствие с разпоредбите на финансовия регламент на Агенцията и счетоводните правила, приети от отговорния счетоводител на Комисията.

Становище относно законосъобразността и редовността на свързаните с отчетите операции

Сметната палата счита, че операциите, свързани с годишните отчети за финансовата година, приключила на 31 декември 2014 г., са законосъобразни и редовни във всички съществени аспекти.

10.	Изложените по-долу коментари не са в противоречие с изразеното от Сметната палата становище.

КОМЕНТАРИ ОТНОСНО ЗАКОНОСЪОБРАЗНОСТТА И РЕДОВНОСТТА НА ОПЕРАЦИИТЕ

11.

През 2014 г. Агенцията е стартирала поръчка за предоставяне на консултантски услуги в областта на информационните технологии и Географската информационна система (ГИС) за изпълнението на компонента, свързан с достъп до референтните данни (RDA), и за подпомагане на Агенцията при другите ѝ дейности, свързани с програмата „Коперник“. Поръчката е на стойност 1,7 млн. евро. Един важен аспект на тръжната процедура, посочен като „известни недостатъци“, не е определен никъде в техническите спецификации. По-ясните тръжни спецификации биха допринесли за по-ефективна и конкурентна процедура за възлагане на обществени поръчки.

КОМЕНТАРИ ОТНОСНО ВЪТРЕШНИЯ КОНТРОЛ

12.

Въпреки че Агенцията е започнала да прилага нова политика на предварителни и последващи проверки по отношение на безвъзмездно отпуснатата помощ, процедурите на верификация все още не са документирани. Подготвени са обаче указания за бенефициентите (Европейски тематични центрове или ETЦ) относно изготвянето на декларациите за разходи.

13.

Въпреки това бяха отбелязани слабости в одитираните операции, свързани с безвъзмездната помощ. За един от ЕТЦ проверяващият служител е установил включването на недопустими разходи в декларацията за разходи, но оторизиращият служител е одобрил пълния размер на заявената сума. В друг случай е изплатена цялата сума, посочена в декларацията за разходи, въпреки че повечето от партньорите, избрани за предварителна проверка, не са предоставили на Агенцията необходимите документи. Освен това вътрешният одитор е участвал както в предварителната, така и в последващата проверка — тези задачи са несъвместими. Следва да се отбележи, че системата на последващи контроли е обект на дискусия между Сметната палата и Агенцията от 2012 г. насам.

ДРУГИ КОМЕНТАРИ

14.

Агенцията е сключила договор за услуги по осигуряване на резервни копия на информацията, в т.ч. на електронната поща, с дружество, предоставящо компютърни услуги в облак, като за целта е използвала междуинституционален договор на ГД „Информатика“. Условията на договора не определят достатъчно добре къде се съхраняват данните на Агенцията. Изпълнителят е запазил правото си да прехвърля данните от Агенцията извън географските граници на ЕС без предварително уведомление, т.е. за да се преодолеят проблемите с евентуални забавяния, може да е необходимо данните за маршрутизация да бъдат копирани в различни информационни центрове в различни региони. Това означава, че Агенцията не е осигурила гарантиране на привилегиите и имунитетите на Европейските общности, под чието действие попада, нито пълното спазване от страна на доставчика на услугите на гаранциите за поверителност, определени в член 7 от Хартата на основните права на Европейския съюз.

ПРОСЛЕДЯВАНЕ НА ИЗПЪЛНЕНИЕТО ВЪВ ВРЪЗКА С КОМЕНТАРИТЕ ОТ ПРЕДХОДНИ ГОДИНИ

15.

В приложение I са представени корективните действия, предприети в отговор на коментарите на Сметната палата от предходни години.

Настоящият доклад беше приет от Одитен състав IV с ръководител Milan Martin CVIKL — член на Сметната палата, в Люксембург на заседанието му от 15 септември 2015 г.

За Сметната палата

Vitor Manuel da SILVA CALDEIRA

Председател

(1) ОВ L 120, 11.5.1990 г, стр. 1.

(2) В приложение II са обобщени правомощията и дейностите на Агенцията. Тези данни са представени с информационна цел.

(3) Финансовите отчети включват счетоводен баланс и отчет за финансовия резултат, отчет за паричните потоци, отчет за промените в нетните активи и обобщение на основните счетоводни политики и друга разяснителна информация.

(4) Тези отчети включват отчет за бюджетния резултат и приложение към него.

(5) Членове 39 и 50 от Делегиран регламент (ЕС) № 1271/2013 на Комисията (ОВ L 328, 7.12.2013 г., стр. 42).

(6) Счетоводните правила, приети от отговорния счетоводител на Комисията, се основават на международните счетоводни стандарти за публичния сектор (МССПС), издадени от Международната федерация на счетоводителите, или, където е приложимо, на международните счетоводни стандарти (МСС)/международните стандарти за финансово отчитане (МСФО), издадени от Съвета по международни счетоводни стандарти.

(7) Член 107 от Делегиран регламент (ЕС) № 1271/2013.

(8) Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета (ОВ L 298, 26.10.2012 г., стр. 1).

ПРИЛОЖЕНИЕ I

Проследяване на изпълнението във връзка с коментарите от предходни години

Година

Коментари на Сметната палата

Етап на изпълнение на корективните действия

(завършени/текущи/предстоящи/няма данни)

2012

През 2012 г. Агенцията отпуска средства по три основни програми (1) за отпускане на безвъзмездна финансова помощ за консорциуми, съставени от органи и институции за опазване на околната среда от Европа, организации на ООН и национални организации за опазване на околната среда. Общите разходи, свързани с отпускането на безвъзмездна помощ през 2012 г., са 11,9 млн. евро, което представлява 27 % от общите оперативни разходи. Предварителните проверки на Агенцията преди възстановяване на разходите, заявени от бенефициентите, се състоят от анализ по документи на заявленията за разходи. Тя обикновено не получава от бенефициентите документи, които да обосновават допустимостта и точността на заявленията за разходи на служителите, които съставляват основната част от разходите (2). Рядко са извършвани предварителни проверки на място на разходите на ниво бенефициент (3).

Текущи

2013

През 2013 г. Агенцията отпуска средства по пет основни програми (4) за безвъзмездна финансова помощ за консорциуми, съставени от органи и институции за опазване на околната среда от Европа, организации на ООН и национални организации за опазване на околната среда. Общият размер на разходите, свързани с отпускането на безвъзмездна финансова помощ за 2013 г., е 13,9 млн. евро, което представлява 31 % от всички оперативни разходи. Агенцията извършва предварителни проверки под формата на документен преглед на исканията за възстановяване на разходи. Следвайки коментара на Сметната палата от предходната година, Агенцията е предприела по-интензивни проверки на допустимостта и точността на разходите, заявени по програмите за отпускане на безвъзмездна финансова помощ, които представляват основната част от разходите. По-специално за извадка от бенефициенти са изискани записи на отработените часове с оглед проверка на заявените разходи за заплати, но не са поискани фишовете за трудово възнаграждение. Рядко се извършват проверки на място на разходите на ниво бенефициент.

Поради това съществуващите механизми за контрол предоставят само ограничена увереност по отношение на допустимостта и точността на заявените от бенефициентите разходи. За операциите, одитирани от Сметната палата, беше получена подкрепяща документация, която предоставя разумна увереност относно законосъобразността и редовността им.

Текущи

(1) Европейски тематични центрове (ETЦ), Европейски инструмент за съседство и партньорство (ENPI) и началните операции на Глобален мониторинг на околната среда и сигурността (GIO).

(2) Подкрепящата документация за други видове разходи (напр. възлагане на подизпълнители, придобиване на оборудване) се изисква и анализира.

(3) През 2012 г. и 2011 г. е извършена една предварителна проверка на системите за контрол на един бенефициент. През 2010 г. е извършена една предварителна проверка на допустимостта на разходите, декларирани от един бенефициент.

(4) Европейски тематични центрове (ETЦ), Европейски инструмент за съседство и партньорство (ENPI), началните операции на Глобален мониторинг на околната среда и сигурността (GIO и GIO 2), координация in-situ на ГМОСС (GISC) и Инструмент за предприсъединителна помощ (ИПП 2).

ПРИЛОЖЕНИЕ II

Европейска агенция за околна среда (Копенхаген)

Правомощия и дейности

Правомощия на Европейския съюз, произтичащи от Договора

(член 191 от Договора за функционирането на Европейския съюз)

Политика в областта на околната среда

Политиката на Съюза в областта на околната среда допринася за осъществяването на следните цели: опазване, защита и подобряване на качеството на околната среда; защита на здравето на хората; разумно и рационално използване на природните ресурси; насърчаване, на международно равнище, на мерки за справяне с регионални или световни проблеми на околната среда, и по-специално борбата с изменението на климата.

Политиката на Съюза в областта на околната среда има за цел постигането на високо равнище на защита, като взема предвид различното състояние на регионите в рамките на Съюза. Тя се основава на принципите на предпазните мерки и превантивните действия, на принципа на приоритетното отстраняване още при източника на замърсяване на околната среда и на принципа „замърсителят плаща“. [...] […] При разработването на своята политика […], Съюзът отчита наличните научни и технически данни, природните условия в различните области на Съюза, потенциалните ползи и разходите при действие или бездействие, икономическото и социалното развитие на Съюза като цяло и балансираното развитие на неговите региони […].

Правомощия на Агенцията

(Регламент (ЕИО) № 1210/1990 на Съвета)

Цели

Да създаде Европейска мрежа за информация и наблюдение в областта на околната среда, която да осигурява на Съюза и държавите членки:

Обективна, надеждна и сравнима информация на европейско равнище, която да им даде възможност да:

а)	предприемат необходимите мерки за опазване на околната среда;

б)	оценяват резултатите от тези мерки;

в)	гарантират, че обществото е надлежно информирано за състоянието на околната среда.

2.	Необходимата техническа и научна подкрепа.

Задачи

—	да създаде, в сътрудничество с държавите членки, и координира Европейска мрежа за информация и наблюдение в областта на околната среда;

—	да осигурява на Съюза и на държавите членки обективна информация, която е необходима за формулирането и прилагането на стабилни и ефективни политики за околната среда;

—	да подпомага мониторинга на мерките за защита на околната среда чрез подходяща подкрепа за спазване изискванията за докладване;

—	да съветва отделните държави членки по разработването, установяването и разширяването на техните системи за мониторинг на мерките, свързани с околната среда;

—

да регистрира, съпоставя и оценява данни за състоянието на околната среда, да изготвя експертни доклади за качеството, чувствителността и натиска върху околната среда на територията на Съюза, да осигурява прилагането във всички държави членки на еднородни критерии за оценка на данните за околната среда и да доразвива и поддържа референтен център за информация за околната среда;

—	да помага за осигуряването на сравнимост между данните за околната среда на европейско равнище и, ако е необходимо, да насърчава по подходящ начин оптималното уеднаквяване на методите за измерване;

—	да насърчава включването на европейската информация за околната среда в международни програми за мониторинг на околната среда;

—	да публикува доклад за състоянието, тенденциите и перспективите на околната среда на всеки пет години, подкрепен от доклади за показателите, фокусирани върху специфични въпроси;

—

да стимулира разработването на техники за прогнозиране в областта на околната среда, обмена на информация за технологии за предотвратяване или намаляване на щетите за околната среда, методи за изчисляване на стойността на щетите, нанесени на околната среда, и разходите по политиките за околната среда, свързани с предотвратяване, опазване и възстановяване;

—	да осигурява широко разпространение сред обществото на надеждна и съпоставима информация за околната среда, по-специално за състоянието на околната среда, и насърчава употребата на нова телематична технология за тази цел;

—	да си сътрудничи активно с други органи и програми на Съюза и с други международни органи, както и в областите на общ интерес с тези институции в страни, които не са членки на Съюза, като взема под внимание необходимостта да се избягва дублиране на усилията;

—

да подкрепя Комисията в процеса на обмен на информация относно разработването на методологии за оценка на околната среда и добри практики, както и разпространението на информация относно резултатите от съответните изследвания на околната среда и във формат, който най-добре може да подпомогне развитието на политиките.

Управление

Управителен съвет

Състав

Един представител от всяка държава членка, един от всяка държава — членка на ЕИП, двама представители на Комисията и двама учени, назначени от Европейския парламент.

Задачи

Да приема многогодишната и годишната работна програма и да осигури изпълнението им, както и да приеме годишния доклад относно дейността на Агенцията.

Изпълнителен директор

Назначава се от управителния съвет по предложение на Комисията.

Научен комитет

Състои се от кадри с квалификация в областта на околната среда, назначени от управителния съвет.

Външен одит

Европейска сметна палата.

Орган за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета

Европейски парламент по препоръка на Съвета.

Ресурси, предоставени на Агенцията през 2014 г (2013 г.)

Окончателен бюджет

52,6(41,7) млн. евро

Субсидия от ЕС: 80 % (100 %).

Брой на служителите към 31 декември 2014 г.

Бройки в щатното разписание: 135 (138)

Заети бройки: 130 (132) плюс 74 (78) други бройки (договорно наети лица и командировани национални експерти)

Общ брой на служителите: 204 (210)

Бройки в щатното разписани, изпълняващи следните функции:

—	оперативни: 97 (98)

—	административни 38 (40)

Продукти и услуги през 2014 г. (2013 г.)

Статии	14 (48)
Информационни акценти	46 (53)
Съобщения за медиите	7 (11)
Набори от данни	54 (29)
Показатели	34 (46)
Карти, графики	48 (217)
Брошури, дипляни и т.н.	1 (5)
Корпоративни документи	2 (5)
Доклади	10 (13)
Технически доклади	17 (21)
Сигнали на ЕАОС	1 (1)
Доклад за състоянието и перспективите за околната среда (SOER)	1 (0)

Източник: приложение, предоставено от Агенцията.

ОТГОВОРИ НА АГЕНЦИЯТА

11.

Според разбиранията на ЕАОС принципът на прозрачността беше спазен. „Известните ни слабости“ бяха съобразно описани в точка 6.3.2 от тръжните спецификации чрез следните формулировки: подобрение, корекция, поправки и гарантиране на последователността. Пълният текст на тръжните спецификации може да бъде намерен на интернет страницата на ЕАОС (http://www.eea.europa.eu/about-us/tenders/eea-mdi-14-005-it).

12.

Когато приложи, считано от май 2014 г., новата си политика за предварителни и последващи проверки по отношение на безвъзмездно отпуснатата помощ, ЕАОС постави приоритет върху указанията за бенефициентите относно изготвянето на декларациите за разходи. Впоследствие бяха разработени „Указания на ЕАОС относно процедурите на верификация“, които бяха изпратени до финансовите служители, които извършват предварителни проверки на безвъзмездно отпуснатата помощ, и ще бъдат приложени от финансовата 2016 година.

13.

Вследствие на констатацията на Палатата ЕАОС започна процедура по възстановяване на разходите от въпросния бенефициент.

Агенцията ще гарантира стриктното прилагане на ICS 18, с оглед да се документират в бъдеще всички евентуално възникнали случаи на неспазване на правилата за проверка или отклонения от установените политики и процедури.

Що се отнася до втората част от констатацията, Агенцията не счете за съобразно да изиска тези документи поради убедителните данни, предоставени от същите партньори при проверки на случаен принцип в миналото. Освен това в онзи момент Агенцията преговаряше с одиторите на Палатата формулирането на най-подходящата политика за процедурите на верификация, която би гарантирала обхватност и допустимост.

ЕАОС отчита третата забележка в констатацията и тя ще бъде взета предвид при преразглеждането на настоящата политика за проверки на ЕТЦ. Предстои разработването на официална стратегия за последващите проверки, която ще гарантира съвместимостта на задачите в структурата на ЕАОС за вътрешен одит. Вътрешният одитор ще извършва единствено последващи проверки, като по този начин ще отговаря както за проверките на място, така и за ефективността на процедурата за предварителни проверки.

14.

Преди да пристъпи към използването на услуга за електронна поща в облак, ЕАОС извърши тестово проучване и оценка на рисковете от очакваните промени, в което участваха експертите на ЕАОС по ИТ и управление на качеството, както и служителят за защита на данните. В резултат на тази оценка от доставчика бяха поискани допълнителни разяснения и гаранции, за да се гарантира спазване на европейския регламент за защита на личните данни. С оглед на това доставчикът потвърди следното:

—	гарантира, че центровете за данни са в Европа (основният център е в Дъблин, а този в Амстердам служи като огледален и резервен) и че комуникациите между ЕАОС и центровете за данни ще бъдат криптирани,

—	ще спазва регламента на ЕС за защита на данните и рамката на ЕС за гарантиране на неприкосновеността на личния живот,

—	ще полага усилия да пренасочва правни запитвания или незабавно да уведомява ЕАОС за наличието им, което ще позволи на органа по назначаването да взема информирани решения относно необходимото предаване на данни, ако е възможно такова,

—	услугите в облак са сертифицирани по новия ISO 27018:2014 и подлежат на редовни одитни проверки,

—	при въведените мерки за сигурност е възможна постоянната и мигновена актуализация и има по-големи възможности за разкриване, проследяване и разрешаване на случаи на проникване.

Поради това ЕАОС счита, че идентифицираните остатъчни рискове са приемливи и разгледани подходящо в уговорените клаузи на договора. Въпреки това ЕАОС ще извършва периодични проверки на изпълнението на договора с оглед повторна оценка на рисковете и предприемане на съответни мерки и корективни действия, ако бъде счетено за необходимо.

Освен това ЕАОС смята, че привилегиите и имунитетите, защитаващи данните, с които работи Агенцията, не са засегнати от използването на услуги в облак.

Що се отнася до зачитането на правото на личен и семеен живот, гарантирано в Хартата на основните права на Европейския съюз, ЕАОС актуализира политиката си за използване на електронна поща, като включи отказ от отговорност за членовете на персонала относно ограниченото лично ползване на системата за електронни съобщения.

Top

Choose the experimental features you want to try