1.   Настоящото решение определя условията за работа с класифицирана информация на ЕС (КИЕС) с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED (3) в съответствие с Решение № 41-2021.

2.   Настоящото решение се прилага за всички служби и помещения на Европейската сметна палата (ЕСП). То се прилага и за одитните състави и комитетите, които се включват в понятието „служби“ за целите на настоящото решение.

1.   Достъп до информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED може да бъде предоставен след като:

2.   На стажантите в ЕСП не се поверяват задължения, които изискват те да имат достъп до информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

3.   Достъп се отказва или разрешава на други категории служители в съответствие с таблицата в приложението.

1.   Служителите, които изготвят документ въз основа на информация по смисъла на член 1, в контекста на член 3, параграф 6 от Решение № 41-2021 или в друг контекст, преценяват във всички случаи дали техният документ трябва да бъде класифициран. Класифицирането на даден документ като документ, който съдържа КИЕС, включва преценка и решение от страна на създателя за това дали разкриването на документа на неоправомощени лица би засегнало интересите на Европейския съюз или на една или повече от държавите членки. Ако съставителите не са съвсем сигурни дали е необходимо документът, който изготвят, да бъде класифициран като RESTREINT UE/EU RESTRICTED, те се допитват до отговорния главен ръководител или директор.

2.   Даден документ се класифицира най-малко на ниво RESTREINT UE/EU RESTRICTED, ако неразрешеното му разкриване би могло, наред с другото:

3.   Създателите могат да решат да определят стандартно ниво на класификация за сигурност за категориите информация, които създават редовно. Те следва да гарантират обаче, че отделните части от информацията са класифицирани на подходящото ниво на класификация за сигурност.

1.   Информацията се класифицира веднага след като бъде изготвена. Лични бележки, предварителни проекти на документи или съобщения, съдържащи информация, която е необходимо да бъде класифицирана на ниво RESTREINT UE/EU RESTRICTED, се обозначават като такива от самото начало, а изготвянето им и работата с тях трябва да бъдат в съответствие с настоящото решение.

2.   Ако окончателният документ вече не изисква ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED, той се декласифицира.

1.   В съответствие с член 3, параграф 1 от Решение № 41-2021, нивото, на което се класифицира даден документ, е не по-ниско от най-високото ниво на класификация за сигурност на неговите елементи. Когато се обединява информация от различни източници, се прави преглед на окончателния обобщен документ, за да се определи цялостното ниво на класификация за сигурност, тъй като може да е необходимо той да бъде с по-високо ниво на класификация за сигурност от това на съставните му части.

2.   Документи, съдържащи класифицирана и некласифицирана част, се структурират и обозначават по начин, позволяващ елементите с различна класификация за сигурност и/или степен на чувствителност на информацията, да могат лесно да се идентифицират и отделят при необходимост. Това позволява с всяка част да се работи по подходящ начин, в случай че бъде отделена от останалите елементи.

1.   Информация, която е необходимо да бъде класифицирана, се обозначава като такава и с нея се работи по съответния начин, независимо от физическата форма, под която е представена. Нивото на класификация за сигурност се съобщава ясно на получателите чрез гриф за сигурност, ако информацията се предоставя в писмен вид, независимо от това дали е на хартиен носител, на преносими носители за съхранение на данни или в комуникационна и информационна система (КИС), или чрез обявяване, ако информацията се предоставя устно, например в разговор или презентация. Класифицираните материали се обозначават физически като такива, за да може да се идентифицира лесно класификацията им за сигурност.

2.   Върху документите пълното название на грифа за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED се изписва изцяло с главни букви, на френски и английски език (като се започва с названието на френски език), в съответствие с параграф 3. Грифът не се превежда на други езици.

3.   Грифът за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED се поставя по следния начин:

4.   Когато се създава документ с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED:

1.   Документите с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED могат да бъдат обозначени с други грифове, или „обозначения за сигурност“, които указват например областта, за която се отнася документът, или конкретно разпространение въз основа на принципа „необходимост да се знае“. Пример за това е:

2.   Документите с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED могат да са обозначени с предупредително обозначение, което съдържа конкретни инструкции за това как да се работи и борави с документите.

3.   Когато е възможно, на първата страница на документа се добавят указания за декласифициране в момента на неговото създаване. Например може да се използва следният гриф:

1.   Документите с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED се създават посредством електронни средства, когато са налични такива.

2.   Служителите на ЕСП използват акредитирани комуникационни и информационни системи (наричани по-долу „КИС“) за създаване на информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED (вж. член 6 от Решение № 41-2021). Служителите се допитват до служителя по сигурността на информацията (ССИ), ако имат някакво съмнение кои КИС могат да бъдат използвани. При извънредни обстоятелства или специфични технически конфигурации могат да се прилагат специфични процедури след допитване до ССИ.

3.   Документите с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED, в т.ч. проектите на документи по член 5, не се изпращат с обикновени незащитени електронни съобщения, не се разпечатват, нито се сканират на стандартни принтери или скенери, и с тях не се работи на лични устройства на членовете на персонала. Само принтерите или копирните машини, свързани към самостоятелни компютри или към акредитирана система, се използват за разпечатване на документи с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

1.   Създателят упражнява „контрол от първоизточника“ върху информацията с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED, която е създал. Изисква се предварително писмено съгласие на създателя, преди информацията да може да бъде:

2.   Притежателите на информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED получават достъп до класифицираната информация, за да могат да изпълняват задълженията си. Те отговарят за правилния начин на работа, съхранение и защита на тази информация в съответствие с Решение № 41-2021. За разлика от създателите на класифицирана информация, не е разрешено притежателите на такава информация да вземат решения за декласифицирането или последващото предоставяне на информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED на трети държави или международни организации.

3.   Ако създателят на информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED не може да бъде установен, службата на ЕСП, която притежава тази класифицирана информация, упражнява контрол от първоизточника. В случай че притежателят на информацията счете за необходимо предоставянето на информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED на трета държава или международна организация, ЕСП се консултира с една от страните по споразумение за сигурност на информацията със същата трета държава или международна организация.

1.   Използването на преносими носители за съхранение на данни се контролира и отчита. Използват се само преносими носители за съхранение на данни, предоставени от ЕСП или от друга институция, агенция или орган на ЕС, одобрени от ССИ на ЕСП и криптирани с продукт, одобрен от ССИ на ЕСП. За прехвърлянето на класифицирана информация не се използват лични преносими носители за съхранение на данни, нито такива, които са били предоставени безплатно на конференции, семинари и др. Когато е възможно, се използват съвместими с TEMPEST преносими носители за съхранение на данни в съответствие с указанията на ССИ.

2.   Когато с даден класифициран документ се работи или той се съхранява по електронен път на преносим носител за съхранение на данни, като например USB устройство, компактдиск, DVD или карта с памет (в т.ч. SSD карта (4)), грифът за сигурност трябва да се вижда ясно на самата информация, която се показва, както и в наименованието на файла и върху носителя за съхранение на данни.

3.   Служителите трябва да имат предвид, че когато големи количества класифицирана информация се съхраняват на преносим носител за съхранение на данни, може да е необходимо устройството да бъде с по-високо ниво на класификация за сигурност.

4.   За прехвърляне на информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED на или от преносими носители за съхранение на данни се използват само КИС, които са били надлежно акредитирани.

5.   Когато се сваля информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED на преносим носител за съхранение на данни, преди данните да бъдат прехвърлени, се предприемат специални мерки, за да се гарантира, че на този носител няма вируси и зловреден софтуер.

6.   Когато е приложимо, с преносимите носители за съхранение на данни се работи в съответствие с всички оперативни процедури за сигурност, свързани с използваната система за криптиране.

7.   Документи на преносими носители за съхранение на данни, които вече не са необходими или са били прехвърлени на подходяща КИС, се отстраняват или изтриват по сигурен начин с помощта на одобрени продукти или методи. Освен ако не се съхраняват в подходящи заключени офис мебели, преносимите носители за съхранение на данни се унищожават, когато вече не са необходими. Всяко унищожаване или изтриване се осъществява по метод, който е в съответствие с правилата за сигурност на ЕСП. Поддържа се инвентарен опис на преносимите носители и тяхното унищожаване се записва.

1.   В съответствие с член 5, параграф 8 и член 6, параграф 9 от Решение № 41-2021 с информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED може да се работи в административна зона (5) или в зона за сигурност в Комисията (6), за която ЕСП е сключила споразумение за нивото на обслужване, както следва:

2.   Допуска се да се работи временно с информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED извън зона за сигурност или административна зона, при условие че притежателят се е ангажирал да спазва компенсаторни мерки, за да защити информацията срещу достъп от страна на неоправомощени лица. Компенсаторните мерки включват най-малко следното:

3.   Копия на хартиен носител на информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED се съхраняват в заключени офис мебели в административна зона или в зона за сигурност. Те могат да се съхраняват временно извън зона за сигурност или административна зона, при условие че притежателят се е ангажирал да спазва компенсаторни мерки.

4.   Допълнителна информация може да бъде поискана от ССИ.

5.   Всички предполагаеми или действителни инциденти, свързани със сигурността, които засягат документа, се докладват на ССИ във възможно най-кратък срок.

1.   Информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED може да се копира или превежда по указание на притежателя, при условие че създателят не е положил предупредителни обозначения. Не се правят обаче повече копия, отколкото са стриктно необходими.

2.   Когато се възпроизвежда само част от даден класифициран документ, се прилагат същите условия като тези за копирането на целия документ. Откъсите също се класифицират като RESTREINT UE/EU RESTRICTED, освен ако създателят не е ги е обозначил изрично като некласифицирани.

3.   Мерките за сигурност, приложими към оригиналната информация, се прилагат и за нейните копия и преводи.

1.   Когато е възможно, информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED, която трябва да бъде изнесена извън зоните за сигурност или административните зони, се изпраща по електронен път посредством надлежно акредитирани средства и/или се защитава посредством одобрени криптографски продукти.

2.   В зависимост от наличните средства или специфичните обстоятелства, информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED може да бъде пренасяна физически на ръка под формата на документи на хартиен носител или на преносими носители за съхранение на данни. Използването на преносими носители за съхранение на данни за прехвърляне на информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED се предпочита пред изпращането на документи на хартиен носител.

3.   Могат да се използват само преносими носители за съхранение на данни, криптирани с продукт, одобрен от ССИ на ЕСП. С информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED на преносим носител за съхранение на данни, която не е защитена с продукт за криптиране, одобрен от ССИ, се работи по същия начин като с тази на хартиен носител.

4.   Дадена пратка може да съдържа повече от една информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED, при условие че се спазва принципът „необходимост да се знае“.

5.   Използваната опаковка следва да гарантира, че съдържанието не се вижда. Информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED се пренася в непрозрачна опаковка, като плик, непрозрачна папка или куфарче. От външната страна на опаковката не се посочва по никакъв начин естеството на съдържанието, нито неговото ниво на класификация. Ако се използва такава, вътрешната опаковка се обозначава с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED. И на двете опаковки се посочват името, длъжността и адресът на целевия получател, както и адрес за връщане, в случай че доставката не може да бъде направена.

6.   Всички инциденти, свързани със сигурността, при пренасяне на информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED от служители или куриери се докладват за последващо разследване на директора на Дирекция „Човешки ресурси, финанси и административно обслужване“ чрез ССИ.

1.   Преносимите носители за съхранение на данни, които се използват за транспортиране на информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED, са придружени от известие за изпращане, в което се описват подробно преносимите носители за съхранение на данни, съдържащи класифицирана информация, както и всички файлове, които са качени на тях, за да може получателят да направи необходимите проверки.

2.   На тези носители се съхраняват само документите, които трябва да бъдат предоставени. Например цялата класифицирана информация, качена на едно USB устройство, трябва да бъде предназначена за един и същ получател. Изпращачът взема под внимание факта, че големи количества класифицирана информация, съхранявани на такива устройства, може да изискват по-високо ниво на класификация за сигурност за устройството като цяло.

3.   За пренасяне на информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED се използват само преносими носители за съхранение на данни с подходящ гриф за сигурност.

1.   Служителите могат да пренасят документи с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED в рамките на сграда на ЕСП или между институциите, агенциите и органите на ЕС, но документите трябва да са постоянно у приносителя и не могат да бъдат четени публично.

2.   Документите с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED могат да се изпращат по вътрешната поща до други служби на ЕСП в единичен обикновен непрозрачен плик, но без да се посочва от външната страна, че съдържанието е класифицирано.

1.   Информацията с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED може да се пренася от служители или куриери на ЕСП или на друга институция, агенция или орган на ЕС навсякъде в рамките на ЕС, при условие че те изпълняват следните указания:

2.   Служителите, които желаят да изпратят информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED до други места в ЕС, могат да организират предаването ѝ по един от следните начини:

1.   Информация с ниво на класификация RESTREINT UE/EU RESTRICTED може да се пренася на ръка от служителите между територията на ЕС и територията на трета държава.

2.   Служителите от Регистратурата за класифицирана информация могат да организират един от следните начини на пренасяне:

3.   Когато пренасят на ръка документи с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED, които са на хартиен носител или на преносим носител за съхранение на данни, служителите изпълняват всички допълнителни мерки, изброени по-долу:

1.   За целите на настоящото решение терминът „платени куриери“ включва национални пощенски служби и куриерски фирми, предлагащи услуга, при която информацията се доставя срещу заплащане и се пренася лично на ръка или може да се проследява.

2.   Платените куриери могат да използват услугите на подизпълнител. Независимо от това куриерската фирма носи отговорност за спазването на настоящото решение.

3.   Ако целевият получател се намира извън ЕС, се използват две опаковки. При подготовката на пратки с класифицирана информация изпращачът взема под внимание факта, че платените куриери доставят пратки с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED само до целевия получател, негов надлежно оправомощен заместник, ръководителя на Регистратурата за класифицирана информация или негов надлежно оправомощен заместник или рецепционист. За да се намали рискът пратката да не достигне до целевия получател, върху външната и, когато е приложимо, върху вътрешната опаковка на пратката се посочва адрес за връщане.

4.   За информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED не се използват услуги на платени куриери за предаване по електронен път на документи, изпратени чрез препоръчана поща.

1.   Спазват се всички условия, предвидени в споразумение за сигурност на информацията или административни договорености. При съмнение служителите се консултират със ССИ или Регистратурата за класифицирана информация.

2.   Изискването за две опаковки може да отпадне за класифицирана информация, която е защитена посредством одобрени криптографски продукти. Въпреки това, за да може да се посочи адрес и тъй като върху преносимите носители за съхранение на данни има ясно указан гриф за сигурност, носителят се пренася в поне един обикновен плик, но може да е необходимо да се приложат допълнителни мерки за физическа защита, като например да се използват пликове с въздушни мехурчета.

1.   Заседанията, на които трябва да се обсъжда информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTREINT, се провеждат само в заседателна зала, която е акредитирана за съответното ниво или за по-високо ниво. Когато не е налична такава зала, служителите се консултират със ССИ.

2.   По принцип дневният ред не следва да бъде класифициран. Ако в дневния ред на дадено заседание се споменават класифицирани документи, самият дневен ред не се класифицира автоматично. Точките от дневния ред се формулират по начин, който не излага на риск защитата на интересите на ЕС или на една или няколко държави членки.

3.   Ако към дневния ред трябва да се приложат електронни файлове, съдържащи информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED, е задължително те да бъдат защитени с криптографски продукти, одобрени от ССИ на ЕСП.

4.   Организаторите на заседанието напомнят на участниците, че всички коментари, изпратени по точка от дневен ред, съдържаща информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED, не трябва да се изпращат чрез обикновени незащитени електронни съобщения, нито чрез други средства, които не са били надлежно акредитирани в съответствие с член 11 от настоящото решение.

5.   Организаторите на заседанията се стремят да групират последователно в дневния ред точките с информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED, така че да се осигури гладкото протичане на заседанието. Само лица, за които е налице необходимост да знаят, могат да присъстват по време на обсъжданията на класифицираните точки от дневния ред.

6.   В самата покана участниците се предупреждават, че на заседанието ще бъдат обсъждани класифицирани теми и че ще се прилагат съответните мерки за сигурност.

7.   В поканата или в бележка в самия дневен ред на участниците се напомня, че по време на обсъждането на точки с информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED преносимите електронни устройства трябва да бъдат изключени.

8.   Организаторите на заседанието изготвят пълен списък с външните участници преди заседанието.

1.   Само информационни системи, акредитирани в съответствие с член 11 от настоящото решение, могат да бъдат използвани, когато се предава информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED, например в хода на презентация или видеоконферентна връзка.

2.   Председателят се уверява, че преносимите електронни устройства, които не са одобрени, са изключени.

1.   В началото на обсъждането на класифицирана информация председателят обявява на участниците в заседанието, че се преминава към режим на класифицирана информация. Вратите се затварят и се пускат щорите.

2.   В началото на обсъждането на участниците и устните преводачи, в зависимост от случая, се дава само необходимият брой документи.

Документи с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED не се оставят без надзор през почивките по време на заседанието.

3.   В края на заседанието на участниците и устните преводачи се напомня да не оставят никакви класифицирани документи, нито класифицирани бележки, които може да са водили, без надзор в залата. Класифицираните документи или бележки, които не са били взети от участниците в края на заседанието, се събират от организаторите на заседанието и се раздробяват чрез подходящи шредери.

4.   Списъкът на участниците и описанието на всяка класифицирана информация, обменена с държавите членки и споделена устно с трети държави или международни организации, се отбелязват по време на заседанието, за да бъдат записани в резултатите от работата.

1.   Информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED се споделя с друга институция, агенция, орган или служба на ЕС само ако за получателя е налице необходимост да знае и структурата има съответна правна договореност с ЕСП.

2.   В рамките на ЕСП Регистратурата за класифицирана информация към Секретариата на ЕСП представлява, като общо правило, основният входен и изходен пункт за обмен на информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED между ЕСП и други институции, агенции, органи и служби на ЕС. Информацията с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED обаче може да бъде споделяна пряко с предвидените получатели, след като бъдат уведомени ССИ на ЕСП и Регистратурата за класифицирана информация.

1.   Информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED може да бъде споделена с държавите членки, ако за получателя е налице необходимост да знае.

2.   Класифицираната информация на държавите членки, която носи равностойния национален гриф за сигурност (8) и която е била предоставена на ЕСП, получава същото ниво на защита като информацията с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

1.   Информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED се предоставя на трета държава или международна организация само ако за получателя е налице необходимост да знае и държавата или международната организация разполага с подходяща правна или административна рамка, като например споразумение за сигурност на информацията или административна договореност с ЕСП. Разпоредбите на такова споразумение или договореност имат предимство пред разпоредбите на настоящото решение.

2.   По правило Регистратурата за класифицирана информация към Секретариата на ЕСП е основният входен и изходен пункт за всяка информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED, обменяна между ЕСП и трети държави и международни организации.

3.   За да се осигури проследимост, информацията с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED се записва от Регистратурата за класифицирана информация:

4.   Записването може да се извършва на хартиен носител или в електронни дневници.

5.   Процедурите за записване на класифицирана информация, с които се работи в рамките на акредитирана КИС, могат да се извършват от процеси в рамките на самата КИС. В такъв случай КИС включва мерки за гарантиране на целостта на записите в регистрационните файлове.

6.   На класифицирана информация, получена от трети държави или международни организации, се предоставя ниво на защита, равностойно на това, с което се ползва КИЕС, носеща равностоен гриф за сигурност според посоченото в съответното споразумение за сигурност на информацията или административна договореност.

1.   Когато ЕСП или някоя от нейните служби прецени, че съществува извънредна необходимост от предоставяне на информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED на трета държава, международна организация или структура на ЕС, но не е налице споразумение за сигурност на информацията или административна договореност, се следва извънредната ad hoc процедура за предоставяне.

2.   Службите на ЕСП се свързват със ССИ и създателя на информацията. ЕСП се консултира с една от страните по споразумение за сигурност на информацията със същата структура от ЕС, трета държава или международна организация.

3.   След тази консултация, въз основа на предложение на генералния секретар, колегията на членовете на ЕСП може да разреши предоставянето на съответната информация.

1.   Информацията остава класифицирана само докато е необходима нейната защита. Декласифицирането означава, че информацията повече няма да се смята за класифицирана. При създаването на информацията създателят посочва, когато е възможно, дали КИЕС може да бъде декласифицирана на определена дата или след настъпването на определено събитие. В противен случай създателят извършва редовен преглед на информацията с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED, за да прецени дали класифицирането все още е целесъобразно.

2.   Информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED, чийто създател е ЕСП, ще бъде декласифицирана след тридесет години в съответствие с Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 (9), изменен с Регламент (ЕО, Евратом) № 1700/2003 на Съвета (10) и Регламент (ЕС) 2015/496 на Съвета (11).

3.   Документите на ЕСП също могат да бъдат декласифицирани на ad hoc основа, например след искане за достъп от обществеността.

1.   Информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED не се декласифицира без разрешението на създателя.

2.   Службата на ЕСП, която създава класифициран документ, отговаря за взимането на решение дали той може да бъде декласифициран. В рамките на ЕСП всички искания за декласифициране се изпращат за консултация до главния ръководител или директора на службата първоизточник, или на ръководителя на задача. Ако службата е съставила класифицирана информация от различни източници, тя първо иска съгласието на всяка друга страна, която е предоставила изходен материал, включително на държавите членки, други органи на ЕС, трети държави и международни организации.

3.   Когато службата на ЕСП; която e първоизточник на информацията, вече не съществува и нейните функции са били поети от друга служба, решението за декласифициране се взема от тази друга служба. Когато службата първоизточник вече не съществува и нейните функции не са били поети от друга служба, решението за декласифициране се взема съвместно от директорите на ЕСП.

1.   Първоначалният гриф за сигурност в горната и долната част на всяка страница трябва да бъде видимо зачеркнат (не отстранен) чрез функцията „зачертаване“ за електронните формати или ръчно за разпечатките.

2.   Първата (заглавната) страница се подпечатва като декласифицирана и се попълват данните на органа, отговорен за декласифицирането, и съответната дата.

3.   Първоначалните получатели на информацията с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED се уведомяват за декласифицирането. Първоначалните получатели отговарят за уведомяването на всички последващи адресати, до които са изпратили първоначалната информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED или които са били поставени в копие на тази информация.

4.   Архивната служба на ЕСП се уведомява за всички взети решения за декласифициране.

5.   За всички преводи на класифицирана информация се прилагат същите процедури за декласифициране, както за оригиналната езикова версия.

1.   Възможно е също така частично декласифициране (напр. на приложения, само на някои параграфи). Процедурата е идентична с тази за декласифицирането на целия документ.

2.   При частичното декласифициране („прочистване“) на информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED се изготвя декласифицирана извадка.

3.   Частите, които остават класифицирани, се заменят с:

или в самия текст, ако частта, която продължава да бъде класифицирана, е част от параграф, или като параграф, ако частта, която продължава да бъде класифицирана, е отделен параграф или повече от един параграф.

4.   Ако цяло приложение не е могло да бъде декласифицирано и следователно е било изключено от декласифицираната извадка, това се посочва изрично в текста.

1.   ЕСП следва да не натрупва големи количества класифицирана информация.

2.   Службите първоизточници рутинно правят преглед на малки количества с цел унищожаване или изтриване на кратки интервали. Прегледът се извършва както за информацията, съхранявана на хартиен носител, така и за информацията, съхранявана в КИС на редовни интервали.

3.   Служителите унищожават или изтриват по сигурен начин документи с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED, които повече не са необходими, при спазване на изискванията за архивиране по отношение на оригиналния документ.

4.   От служителите не се изисква да информират създателя, ако унищожат или изтрият копия на документи с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

5.   За проектите на материали, съдържащи класифицирана информация, се прилагат същите методи за изхвърляне като за окончателните документи с класифицирана информация.

6.   За унищожаване на документи с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED се използват само одобрени шредери. Подходящи за унищожаване на документи с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED са шредери от ниво 4 по DIN 32757 и от ниво 5 по DIN 66399.

7.   Отпадъците от одобрени шредери може да се изхвърлят като обикновени офисни отпадъци.

8.   Всички носители и устройства, съдържащи информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED, се прочистват по подходящ начин, когато достигнат края на жизнения си цикъл. Електронните данни се унищожават или изтриват от информационните ресурси и свързаните с тях устройства за съхранение (в т.ч. и резервните копия) по начин, който дава достатъчна увереност, че информацията не може да бъде възстановена. При прочистването се премахват данните от устройството за съхранение, както и всички етикети, грифове и регистрационни файлове за дейността.

9.   Компютърните носители за съхранение се предават на ССИ за унищожаване и изхвърляне.

1.   Директорът на Дирекция „Човешки ресурси, финанси и административно обслужване“, заедно със ССИ, разработва, одобрява и, ако е необходимо, задейства планове за евакуация и унищожаване в случай на спешност с цел опазване на информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED, за която има значителен риск да попадане в ръцете на неоправомощени лица по време на криза. По реда на предимство и в зависимост от характера на спешната ситуация се пристъпва към:

2.   При задействане на плановете за спешни ситуации се дава предимство на преместването или унищожаването първо на информация от по-високи нива.

3.   Оперативните подробности за самите планове за евакуация и унищожаване в случай на спешност са с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

1.   Решенията дали и кога да се архивира информацията и съответните практически мерки, които трябва да се предприемат, трябва да бъдат в съответствие с политиката на ЕСП за сигурност на информацията, за класифициране на информацията и за архивирането на документи.

2.   Документи с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED не се изпращат в Историческите архиви на Европейския съюз във Флоренция.