1.

В съответствие с основния акт, за да бъдат допустими, разходите трябва да са:

2.

В случая с многогодишни действия по смисъла на член 13, параграф 6 от основния акт само частта от действието, съфинансирана от годишна програма, се разглежда като проект, към който се прилагат настоящите правила за допустимост.

3.

Проектите, подкрепяни от фонда, не се финансират от други източници, включени в бюджета на Общността. Проектите, подкрепяни от фонда, се съфинансират от публични или частни източници.

1.

Проектите, подкрепяни от фонда, не допускат печалба. Ако при приключването на проекта източниците на приходи, включително постъпления, превишат разходите, приносът на фонда към проекта ще бъде съответно намален. Всички източници на приходи за проекта трябва да бъдат записани в счетоводните или данъчните документи на крайния бенефициер и трябва да могат да бъдат идентифицирани и контролирани.

2.

Проектните приходи идват от целия финансов принос към проекта от фонда, от публични и частни източници, включително собствения принос на крайния бенефициер, и от всички постъпления, генерирани от проекта. „Постъпления“ за целите на това правило означава приходи, получени от проекта през допустимия период, както са описани в т. I.4, от продажби, наеми, услуги, заплати/хонорари или други равностойни приходи.

3.

Приносът на Общността, получен в резултат на прилагането на принципа за недопускане на печалба, посочен в член 12, буква в) от настоящото решение, ще означава „всички допустими разходи“ минус „приноса на трети страни“ и „постъпленията, генерирани от проекта“.

1.

Разходите, отнасящи се до проекта, и съответните плащания (с изключение на амортизациите) трябва да бъдат извършени след 1 януари от годината, посочена в решението за финансиране, с което се одобряват годишните програми на държавите-членки. Периодът на допустимост е до 30 юни на година N (2) + 2, което означава, че разходите, отнасящи се до даден проект, трябва да бъдат извършени преди тази дата.

2.

Изключение от периода за допустимост, предвиден в параграф 1, се прави за:

1.

Разходите следва да съответстват на плащанията, направени от крайния бенефициер. Те трябва да бъдат във формата на финансови (с парични средства) транзакции, с изключение на амортизационните разходи.

2.

Като правило разходите следва да бъдат оправдани от официални фактури. Когато това не може да се направи, разходите следва да се подкрепят от счетоводни документи или подкрепящи документи с равностойна доказателствена стойност.

3.

Разходите трябва да могат да се идентифицират и проверяват. По-специално:

4.

Според необходимостта крайните бенефициери са задължени да съхраняват заверени копия на счетоводните документи, оправдаващи приходите и разходите, извършени от партньорите във връзка със съответния проект.

5.

Съхраняването и обработката на документите, предвидени в параграфи 2 и 4, трябва да се извършват в съответствие с националното законодателство за защита на данните.

1.

Разходите за дейностите, описани в член 4 от основния акт, следва да бъдат:

2.

Партньори по проекта, които са установени и регистрирани в трета държава, могат да участват в проекти единствено без да поемат разходи, освен в случаите на международни организации от публичния сектор, създадени с междуправителствени споразумения, както и специализирани агенции, създадени от такива организации, Международния комитет на Червения кръст (МКЧК) и Международната федерация на националните дружества на Червения кръст и Червения полумесец.

1.

Разходите за персонал, назначен да работи по проекта, които включват заплати, вноски за социално осигуряване и други разходи по закон, са допустими, ако това съвпада с обичайната политика на бенефициера по отношение на възнагражденията.

2.

За международните организации допустимите разходи за персонал могат да включват разпоредби за обхващане на законовите задължения и правата, свързани с възнаграждението.

3.

Съответните разходи за заплати на служители на публични органи са допустими дотолкова, доколкото се отнасят до разходи за дейности, които съответният публичен орган не би извършил, ако въпросният проект не е бил предприет; този персонал следва да бъде командирован или предвиден за изпълнението на проекта с писмено решение на крайния бенефициер.

4.

Разходите за персонал се представят подробно в прогнозния бюджет, като се посочват длъжностите и броят на служителите.

1.

Пътните и дневните разходи са допустими като преки разходи на персонала или други лица, които участват в дейностите по проекта, чиито пътувания са необходими за изпълнението на проекта.

2.

Пътните разходи са допустими въз основа на действително извършени разходи. Сумите за възстановяване се основават на най-евтината форма на обществен транспорт, а полетите като правило са разрешени само за пътувания над 800 км (отиване и връщане) или когато географската дестинация оправдава пътуването по въздух. Когато се използва частен автомобил, възстановяването обикновено се извършва или въз основа на разходите за обществен транспорт, или въз основа на норми за километри в съответствие с публикуваните официални правила на съответната държава-членка или нормите за километри, използвани от крайния бенефициер.

3.

Дневните разходи са допустими въз основа на действително извършени разходи или на дневни разходи. Когато организацията има собствени дневни ставки (дневни за командировка), те се прилагат в рамките на определен таван, установен от държавата-членка в съответствие с националното законодателство и практиката. Дневните разходи обикновено включват местен транспорт (включително такси), квартира, храна, местни телефонни разговори и други дребни разходи.

1.

Разходите, свързани с придобиване на оборудване, са допустими, само ако са от основно значение за изпълнението на проекта. Оборудването следва да бъде с технически свойства, необходими за проекта, и да съответства на приложимите норми и стандарти.

2.

Изборът между лизинг, наемане или закупуване трябва винаги да се основава на най-евтиния вариант. Въпреки това ако лизингът или наемането не са възможни поради кратката продължителност на проекта или бързата амортизация в стойност, закупуването се приема.

1.

Когато оборудването е закупено по време на жизнения цикъл на проекта, в бюджета трябва да се уточни дали той включва пълните разходи или само частта от амортизационните разходи за оборудването, съответстваща на продължителността на използването му за проекта и процента на действително използване за проекта. Частта от амортизационните разходи се пресмята в съответствие с приложимите национални правила.

2.

Разходи за оборудване, което е било закупено преди жизнения цикъл на проекта, но е използвано за целите на проекта, са допустими въз основа на амортизационните разходи. Тези разходи обаче са недопустими, ако оборудването е било първоначално закупено с безвъзмездни средства, отпуснати от Общността.

3.

За отделни материали на стойност под 20 000 EUR допустим разход е пълният размер на разхода за закупуване, при условие че оборудването е закупено през периода преди последните три месеца от проекта. Отделните материали на стойност 20 000 EUR или повече са допустими само въз основа на амортизацията.

а)

недвижимият имот не е бил закупен чрез безвъзмездни средства на Общността;

б)

недвижимият имот следва да се използва само за изпълнението на проекта. Ако не, допустима е само тази част от разходите, съответстваща на използването за проекта.

1.

Като общо правило крайните бенефициери трябва да разполагат с капацитет да управляват проектите сами. Сумата, съответстваща на поддоговарянето на задачи в рамките на проекта, трябва да бъде посочена ясно в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства.

2.

Недопустими за съфинансиране от фонда са разходи, свързани със следните договори с подизпълнител:

3.

За всички договори с подизпълнител подизпълнителите следва да предоставят на всички одитни и контролни органи всички необходими данни, свързани с поддоговорените дейности.

1.

За целите на помощта покупките, направени от крайния бенефициер за граждани от трети държави, попадащи в обхвата на фонда според посоченото в основния акт, и възстановяванията от крайния бенефициер на разходите, извършени от тези лица, са допустими при следните специфични условия:

2.

При действия, за които е необходимо присъствието (например за обучение) на лица, попадащи в обхвата на фонда, могат да бъдат отпуснати малки парични стимули като допълнителна помощ, при условие че общата сума не надхвърля 25 000 EUR на проект и е разпределена за всяко лице за отделните мероприятия, обучение или други. Крайният бенефициер трябва да съхранява списъка с лицата, времето и датата на плащането и трябва да гарантира подходящи последващи действия за избягване на двойно финансиране или злоупотребата със средства.

1.

Непреките допустими разходи за действието са онези разходи, които, като се вземат предвид описаните в точка I.1.1 условия за допустимост, не са разграничими като специфични разходи, пряко свързани с резултатите от проекта.

2.

Чрез дерогация от точка I.1.1, буква д) и точка I.5 извършените при изпълнение на действието непреки разходи могат да бъдат одобрени за фиксирано финансиране в размер на не повече от 7 % от общите допустими преки разходи.

3.

Организациите, които получават оперативни безвъзмездни средства от бюджета на Съюза, не могат да включват непреки разходи в прогнозния си бюджет.

а)

ДДС, с изключение на случаите, когато крайният бенефициер може да докаже, че той не е в състояние да го възстанови;

б)

възвръщаемост на капитала, дългове и вноски за покриване на загуби от дългове, дебитни лихви, комисиони и загуби при обмяна на валута, провизии за загуби или потенциални бъдещи дългове, дължими лихви, съмнителни дългове, глоби, финансови санкции, разходи за разрешаване на спорове и прекомерни или необмислени разходи;

в)

разходи за развлечения изключително за персонала на проекта; разрешени са разумни разходи, свързани с домакинство на социални събития, обосновани от проекта, като събитие при приключване на проекта или срещи на групата за управление на проекта;

г)

разходи, декларирани от крайния бенефициер и обхванати от друг проект или работна програма, финансирани с безвъзмездни средства от Общността;

д)

закупуване на земя и закупуване, строителство и ремонт на недвижимо имущество;

е)

принос в натура.

1.

Всички разходи, необходими за използването на средствата от фонда от отговорния орган, упълномощения орган, одитния орган, сертифициращия орган или други структури, които подпомагат изпълнението на задачите, изброени в параграф 2, са допустими като техническа помощ в рамките на ограниченията, посочени в член 15 от основния акт.

2.

Това включва следните мерки:

3.

Дейностите, свързани с техническа помощ, трябва да бъдат изпълнени и съответните плащания — извършени, след 1 януари на годината, посочена в решението за финансиране, с което се одобряват годишните програми на държавите-членки. Периодът на допустимост изтича със срока за представяне на окончателния доклад за изпълнение на годишната програма.

4.

Всяка обществена поръчка трябва да се проведе в съответствие с националните правила за обществени поръчки, установени в държавата-членка.

5.

Държавите-членки могат да изпълняват мерки за техническа помощ за този фонд заедно с мерки за техническа помощ за друг или за всичките четири фонда. В този случай обаче само частта от разходите, използвана за изпълнение на общата мярка, съответстваща на настоящия фонд, е допустима за финансиране по настоящия фонд, а държавите-членки трябва да гарантират, че: