1.

Европейските фондове за развитие (ЕФР) са създадени в резултат на международни конвенции или споразумения (1)между Общността и нейните държави-членки от една страна и някои държави от Африка, Карибите и Тихоокеанския басейн (АКТБ) от друга страна, както и на решения на Съвета относно асоциирането на отвъдморските страни и територии (ОСТ).

2.

Комисията носи отговорността и поема управлението на по-голямата част от разходите на ЕФР. От 1 април 2003 г. инвестиционният механизъм на ЕФР се управлява изцяло от Европейската инвестиционна банка (ЕИБ). Този механизъм не е обхванат от декларацията за достоверност на Палатата, нито е включен в процедурата на Европейския парламент по освобождаване от отговорност (2)  (3).

3.

Структурата на ЕФР е представена в диаграма 1 . ЕФР имат различни принципи на управление: централизирано, съвместно и децентрализирано управление (4). При централизираното управление Комисията управлява сама процедурите по възлагане на обществени поръчки и плащанията към крайните бенефициенти. При съвместното управление някои задачи по изпълнението се възлагат на международни организации, при условие че използваните от тях процедури по отчетност, одит, контрол и възлагане на обществени поръчки предлагат гаранции, съответстващи на международно приетите стандарти. При децентрализираното управление всекидневното управление се осигурява от Националния ръководител (5)на всяка страна бенефициент и от Комисията (вж. диаграма 2 ). Те отговарят за:

4.

В рамките на Комисията почти всички програми на ЕФР се управляват от Службата за сътрудничество EuropeAid (наричана по-долу EuropeAid), която отговаря също така за управлението на повечето от разходите в областта на външните отношения и развитието, финансирани от общия бюджет на Европейския съюз (6). Една малка част от проектите по ЕФР (7)се отнасят до хуманитарната помощ и се управляват от генерална дирекция „Хуманитарна помощ“.

5.

През 2008 г. седмият, осмият, деветият и десетият ЕФР се прилагат едновременно. Оторизиращият служител на ЕФР приключи действието на седмия ЕФР на 31 август 2008 г. (8)Към датата на приключване са изплатени 10 381 милиона евро (98,3 % от 10 559 милиона евро, отпуснати за мерки за подпомагане). Излишъкът от 178 милиона евро е прехвърлен към деветия ЕФР.

5.

6.

Десетият ЕФР, който обхваща периода от 2008 до 2013 г. и предвижда помощ от Общността в размер на 22 682 милиона евро, влезе в сила на 1 юли 2008 г. От тази сума 21 966 милиона евро са отпуснати за държавите от АКТБ, а 286 милиона евро за Отвъдморските страни и територии (ОСТ). Тези суми включват 1 500 милиона евро и 30 милиона евро за управлявания от ЕИБ механизъм за инвестиции, съответно за държавите от АКТБ и ОСТ. На последно място, 430 милиона евро са предвидени за разходите на Комисията по планирането и прилагането на ЕФР.

7.

В таблица 1 е илюстрирано кумулативното усвояване на управляваните от Комисията средства по ЕФР и финансовото им изпълнение. Графики I и II показват общите ресурси и решения по сектори на интервенция. През 2008 г. са надхвърлени всички съставени от Комисията прогнози за финансовото изпълнение по отношение на глобалните задължения, индивидуалните задължения и плащанията, достигайки рекордно ниво за глобалните задължения (4 723 милиона евро), за индивидуалните задължения (2 649 милиона евро) и за нетните плащания (3 143 милиона евро). Това отчасти се обяснява с факта, че изпълнението на десетия ЕФР стартира бързо, както и със силното нарастване на броя на операциите, използващи бюджетни средства, като глобалните задължения и плащанията достигат съответно 2 583 милиона евро и 606 милиона евро. Неизвършените плащания са се увеличили с 15 %, което е в рамките на нормалното, като се вземе предвид достигнатото през годината рекордно ниво на поети задължения. В същото време старите и изостанали неизвършени плащания са намалели с 33 %.

7.

8.

Финансовият регламент, приложим за десетия ЕФР (9), изисква от Комисията да изготвя ежегодно доклад относно финансовото управление на Европейските фондове за развитие. Становището на Палатата е, че докладът относно финансовото управление представлява точно описание на постигнатите от Комисията оперативни цели за финансовата година (по-специално по отношение на финансовото изпълнение и контролните дейности), финансовото състояние и събитията, оказали съществено влияние върху извършваните през 2008 г. дейности.

I.

II.

III.

IV.

V.

VI.

VII.

VIII.

IX.

X.

XI-

XII-

Европейска сметна палата

12, rue Alcide De Gasperi, L-1615 Luxembourg

9.

Констатациите и оценките относно надеждността на отчетите на ЕФР, посочени в точки VII и VIII от декларацията за достоверност, се основават на одита на консолидираните финансови отчети (14)и на консолидирания доклад за финансовото изпълнение на седмия, осмия, деветия и десетия ЕФР (15). Одитът включи подходящ набор от одитни процедури, предназначени да проверят на тестов принцип доказателствата относно сумите и предоставената информация. Той включи оценка на използваните счетоводни принципи, значимите разчети, направени от ръководството и цялостното представяне на консолидираните отчети.

10.

Констатациите и оценките относно редовността (16)на операциите, изложени в точки IX—XII от декларацията за достоверност, се основават на:

11.

В контекста на одита пет държави бяха посетени на място с цел извършване на подробен одит на операциите: Ангола, Република Конго, Малави, Мозамбик и Мавритания.

12.

Одитът на Палатата включи преглед на установените процедури относно отчетността и мониторинга на издадените нареждания за събиране на вземания.

13.

Годишните отчети за 2008 г. са четвъртите отчети, изготвени съобразно правилата за счетоводна отчетност на базата на текущо начисляване. Както Палатата отбелязва в предходните си годишни доклади относно ЕФР, използваната за ЕФР счетоводна система не притежава всички характеристики, необходими за ефикасното и ефективно отчитане на икономическа информация на базата на текущо начисляване. Вследствие на това преобразуването на данните от счетоводна отчетност на базата на движение на паричните средства в елементи от счетоводна отчетност на базата на текущо начисляване за ЕФР налага детайлна ръчна обработка, което увеличава риска от грешки. Въпреки този риск, одитът на Палатата установи, че няма наличие на съществени грешки в годишните отчети.

13.

14.

Новата централна счетоводна система на базата на текущо начисляване (ABAC FED) влезе в действие от февруари 2009 г. Всички оперативни, финансови и счетоводни данни на ЕФР са прехвърлени към новата система. Това би трябвало допълнително да укрепи счетоводството на ЕФР.

15.

Годишните отчети съдържат провизия от 2 113 милиона евро за извършените през отчетния период разходи, за които обаче не е получена фактура към края на годината. Размерът на тази провизия се установява на базата на няколко предположения, по-специално линейността на договорните разходи. Както бе обявено в отговора на Комисията към годишния доклад на Сметната палата относно ЕФР за финансовата 2007 г. (17), Комисията извърши проучване, което потвърди, че тези предположения не са валидни за определени видове договори. Както е посочено в бележките към годишните отчети, Комисията е решила да подобри методите си считано от финансовата 2009 година.

15.

16.

Основните характеристики и резултати от базираните на извадки директни съществени проверки са представени в приложение 1 .

17.

Одитът на Палатата на свързаните с приходите операции констатира липса на съществени грешки.

18.

Одитът на Палатата на поетите задължения по проекти констатира липса на съществени грешки.

19.

Извършеният от Палатата одит на поетите задължения в рамките на бюджетната подкрепа установи, че те са засегнати от висок процент на количествено неизмерими грешки. За разлика от предишни години, Палатата констатира, че извършваните от Комисията оценки на спазването на изискванията на споразумението от Котону се подобряват; изложението е по-добре структурирано и документирани, особено по отношение на договорите, свързани с Целите на хилядолетието за развитие. Въпреки това Палатата продължи да открива чести случаи, в които Комисията не демонстрира по структуриран и добре документиран начин, че управлението на публичните финанси е достатъчно прозрачно, отговорно и ефективно (вж. точки 44—46).

19.

За да подобри допълнително своите анализи относно надеждността на програмите на бенефициентите за реформа на управлението на публичните финанси, Комисията разработва методология за оценка, която да се използва от делегациите.

20.

Извършеният от Палатата одит на авансовите плащания констатира липса на съществени грешки.

21.

Въпреки намесата на Комисията с цел да улесни одитната дейност, Палатата не получи всичката необходима информация и документация относно 10 операции, управлявани от международни организации (18). Поради това Палатата не е в състояние да изрази становище относно редовността на тези операции. Палатата отбелязва, че проверителят, избран от Комисията за осъществяване на посещение за проверка в една от тези организации (19), е докладвал за подобен проблем.

21.

22.

Одитът на Палатата констатира съществен процент грешки, което засяга размера на проверените плащания (20). Честотата и видът на грешките, както и отражението на количествено измеримите грешки, са представени в приложение 1 ( част 1, 1.3 и 1.4 ).

22.

23.

Основните открити видове количествено измерими грешки са следните:

24.

Откритите количествено неизмерими грешки засягат главно спазването на законно установените банкови гаранции, използваните видове договори, видимата роля на финансовата подкрепа от ЕФР, предварителното одобряване на документите за възлагане на поръчка и договорните срокове за представяне на финансовите отчети.

24.

25.

По-голямата част от грешките е трябвало да бъдат открити и коригирани от местните наблюдатели или от разпоредителите с бюджетни кредити преди плащанията да са били одобрени (вж. точки 33 и 34). Повечето случаи на липсващи подкрепящи документи са свързани с приключването на стари проекти по седмия ЕФР в Ангола, които са били изпълнени в период на въоръжен конфликт и политическа нестабилност. Тази трудна ситуация и продължителният период от време, изтекъл след края на проектите, означават, че е изключително трудно за делегацията на Комисията, която не е била отговорна за управлението на тези проекти, да събере всички необходими подкрепящи документи.

25.

26.

Извършеният от Палатата одит на плащанията в рамките на бюджетната подкрепа констатира значително ниво на количествено неизмерими грешки. Наблюдаваните случаи включват липса на доказателства, че трансферите на чуждестранна валута са отчетени в съответствие с приложимите разпоредби; извършена от Комисията оценка на спазването на условията, която се основава на остарели данни или изобщо не е изпълнена; недостатъчен анализ на факторите, които затрудняват изпълнението на програмата за реформа на управлението на публичните финанси и използване на неточен референтен период за оценката на изпълнението на показателите (вж. точки 44—46).

26.

Освен това през февруари 2009 г. Комисията преразгледа финансовите механизми за плащания в полза на бюджетно подпомагане с цел засилване на ролята на финансовите проверки в процеса на одобрение. Очаква се това да доведе до още по-голяма задълбоченост при оценките на плащанията и така до спазване на условията, предвидени във финансовите споразумения.

27.

При своята проверка на годишния отчет за дейността и на декларацията на генералния директор на EuropeAid за финансовата 2008 година. Палатата оцени дали те представят реална картина (т.е. без значителни изкривявания) на ефективността на действащите процедури. В частност, Палатата провери дали системите за управление и контрол предоставят необходимата увереност по отношение редовността на операциите.

28.

Както е отбелязано в точка 4, мисията на EuropeAid е да прилага повечето от инструментите за външна помощ (21), финансирани от общия бюджет на Европейския съюз и ЕФР. Годишният отчет за дейността и декларацията не правят разлика между операции, финансирани от общия бюджет или операции, финансирани от ЕФР, които притежават същите присъщи рискове и се ръководят от сходни механизми за изпълнение. Поради тази причина, освен в специално отбелязани случаи, констатациите и оценките на Палатата относно годишния отчет за дейността и декларацията, както и относно системите за управление и контрол, се отнасят за цялата област на отговорност на EuropeAid.

29.

Годишният отчет за дейността потвърждава констатациите и оценките на Палатата относно управлението и резултатите на действащите системи за управление и контрол. Палатата отбелязва, че в сравнение с предишни години качеството на годишния отчет за дейността значително се е подобрило: той е по-добре структуриран, по-ясен и по-информативен, предимно поради по-честото използване на количествени показатели. Въпреки това, заключенията относно начина, по който резултатите от различните проверки допринасят за увереността на генералния директор, биха могли да бъдат по-ясни. Ключов показател за прогнозираното финансово отражение на остатъчните грешки след провеждането на всички предварителни и последващи проверки също би осигурил на генералния директор по-стабилна основа, за да определи дали то остава под нивото на избраните критерии за същественост.

29.

30.

Годишният отчет за дейността споменава значителни ограничения на персонала (22). Смята се, че големият процент служители по краткосрочни договори в централните служби на EuropeAid и свързаното с това текучество на персонала ще доведат до загуба на историческата памет в институцията, което ще има разрушителни последствия за последователността и видимата роля на оперативното управление и за ефикасното използване на ресурсите. В делегациите на Комисията процентът на свободните работни места е представен като опасно висок и с тенденция да продължава да расте.

30.

31.

В своя годишен доклад относно ЕФР за финансовата 2007 година. Палатата отправя препоръка да се извърши проверка и да се определи до каква степен централните служби на EuropeAid и делегациите разполагат с нивото и въда на човешките ресурси, необходими за осигуряване на качеството на контрола (23). Тя препоръчва също така да се развие политика по отношение на човешките ресурси въз основа на анализ на уменията и познанията, необходими за управлението на бюджетната подкрепа предвид все по-нарастващото ѝ значение (24).

31.

32.

Генералният директор на EuropeAid декларира, че е получил достатъчна увереност, че въведените контролни процедури осигуряват необходимите гаранции по отношение на редовността на операциите, но същевременно одитът на Палатата откри съществен процент грешки. Палатата установи, че макар напредъкът да продължава, ефектът на някои скорошни мерки все още не е напълно видим през 2008 г. и разработването или прилагането на определени контроли би могло да бъде подобрено (вж. точки 33—43). В приложение 2 е изложено обобщение на резултатите от проследяването от страна на Палатата на ключови констатации и оценки от декларацията за достоверност.

32.

Все пак Комисията приема, че ефектът от неотдавнашните подобрения в механизмите за контрол като цяло все още не е бил напълно видим през 2008 г. и че има още какво да се направи в това отношение.

33.

Палатата оцени предварителните проверки като частично ефективни при предотвратяването и откриването на грешки, по-специално по отношение на изчисляването на декларираните суми, наличието на необходимите оправдателни документи и съответствието с правилата за възлагане на обществени поръчки. Както е посочено в точка 25, откритите в Ангола грешки се дължат на изключителни обстоятелства и не поставят под съмнение системата за предварителни проверки на делегацията.

34.

Както и през предишни години, Палатата констатира съществени слабости във финансовите процедури и контроли на организациите изпълнители, контрольорите и националните ръководители:

34.

35.

Като цяло делегациите на Комисията са били наясно с тези слабости и не са разчитали прекалено много на тези проверки. Те също така са взели подходящи мерки за преодоляване на откритите слабости, по-специално като са изискали задължителни одити и проверки на разходите преди финансовото приключване на проектите, като са поръчали извършването на технически одити на текущите договори за строителство и са осигурили техническа помощ за увеличаване на капацитета на службите на националните ръководители. Освен това през 2008 г. EuropeAid стартира дейност, насочена към изготвяне на по-добри инструменти за изработване на указания и за комуникация с цел да се справи с повтарящите се слабости, открити на нивото на крайните бенефициенти и организациите изпълнители.

35.

36.

Извършването на финансови одити и одити на системите по проектите преди окончателните плащания е ключов компонент на системите за управление и контрол на EuropeAid (25). Въпреки че през 2008 г. те не са били напълно действащи, тъй като това е първата година от тяхното прилагане, използването на нови стандартни правила за работа за около две трети от стартираните одити и въвеждането на информационна система за управление на одита (CRIS одит) са важни стъпки напред за осигуряване на по-последователно докладване от страна на одиторите и подходящ мониторинг на одитните дейности и анализ на одитните резултати (26).

36.

37.

Одитът на Палатата констатира, че делегациите на Комисията не са спазвали последователно оперативните насоки на EuropeAid при изготвянето на своя годишен одитен план за 2008 г., както и че липсва яснота по отношение на начина, по който са били избрани основаните на риска одити, и по отношение на степента, в която те допринасят за увереността на генералния директор. EuropeAid обаче напълно осъзнава необходимостта от подобрения в това отношение. Тя отдава приоритетно значение на стандарта за вътрешен контрол № 6 „Управление на риска“ в своя годишен план за управление за 2008 г. и предприема различни действия (по-специално обучение на служителите), за да гарантира по-ефективното прилагане на този стандарт.

37.

38.

Нивото на изпълнение на годишните одитни планове е нисък: 56 % от одитите в годишния одитен план за 2008 г. са били стартирани през годината, като другите са били отложени или в някои случаи отменени, а 67 % от одитите, описани в годишния план за одит за 2007 г. са били завършени до края на 2008 г. Това се дължи отчасти на неподходящото планиране на годишния одитен план, на продължителността на одитния процес и на ограничения капацитет на делегациите на Комисията за организиране и проследяване на одити.

38.

От юни 2008 г. ръководството на EuropeAid редовно наблюдава изпълнението на годишните одитни планове.

Централните служби на EuropeAid ще продължат да оказват подкрепа на делегациите с цел подобряване на тяхното одитно планиране. В контекста на подготовката на годишния одитен план за 2009 г. делегациите са приканени да обърнат специално внимание на наличието на ресурси.

39.

Въпреки неколкократните напомняния от централните служби на EuropeAid, много делегации на Комисията не вписват навременни и пълни данни в CRIS одит, което намалява полезността на тази ИТ система. Ръководните насоки на EuropeAid от ноември 2008 г. за ръководителите на одитните задачи се занимават с тази слабост.

39.

40.

Възложените от централните служби на EuropeAid одити по рамковото договорно споразумение подлежат на проверка на качеството. EuropeAid също така анализира резултатите от тези одити и проследява повтарящите се констатации на нивото на крайните бенефициенти и партньорите по изпълнението, както е посочено в точка 35. Освен това тя е извършила преглед на качеството на извадка от одити, възложени от делегациите. Все още не е извършен цялостен анализ на констатациите и препоръките на тези одити.

40.

41.

Въвеждането на системата CRIS одит е позитивна стъпка. Все още е необходимо да се направят някои малки поправки, които да позволят извършването на оценка на одитния обхват по отношение на разходите и по-ефикасното използване на тази система за сверяване, анализ и реагиране според одитните констатации и препоръки.

41.

42.

През 2008 г. централните служби на EuropeAid са изпълнили осем посещения за мониторинг. Тези мисии са били добре планирани и са определили адекватни препоръки за подобряване на вътрешния контрол в проверените делегации.

43.

Както е посочено в годишния доклад на Палатата относно ЕФР за финансовата 2007 година (27), системата на EuropeAid за последваща проверка на операциите представлява ефективен механизъм за идентифициране на грешките в съответствието, засягащи операциите, но не е толкова ефективна при установяването на грешки, които имат отражение върху размера на плащането. Палатата отбеляза, че по отношение на операциите в рамките на ЕФР отговорната дирекция е увеличила обхвата на тези контроли през 2008 г.: тя е извършила систематични проверки на извадка от документи в подкрепа на декларираните разходи и на точността на изчисленията относно ревизии на цените. Освен това тя е въвела шестмесечно проследяване на предприетите от делегациите действия в отговор на констатациите на тези контроли. Има вероятност този вид подход да подобри уместността и ефективността на последващите контроли на операциите както по отношение на проверката на редовността на операциите, така и по отношение на оценката на качеството на извършените от оторизиращите служители предварителни проверки.

43.

44.

Споразумението от Котону предвижда, че пряка бюджетна помощ се предоставя, когато управлението на публичните разходи е достатъчно прозрачно, отчетно и ефективно (28). Комисията тълкува това условие динамично (29). Според нея слабостите, които се проявяват в управлението на публичните финанси към момента на вземане на решението за финансиране, не изключват възможността да се стартира програма за бюджетно подпомагане, при условие че съществува воля за провеждане на реформи и планираните реформи се считат за задоволителни. Европейският парламент постави под въпрос „динамичното тълкуване“ от страна на Комисията на критериите за допустимост на бюджетната подкрепа и декларира, че бюджетната подкрепа следва да се предприема единствено в страни, които вече спазват минимален стандарт за надеждно управление на публичните финанси (30).

44.

45.

В своите годишни доклади относно ЕФР за финансовите години 2006 (31)и 2007 (32)Палатата препоръчва спазването на споразумението от Котону да се съпостави с възприетите основни изисквания. Комисията не е приела тази препоръка, защото счита, че определянето на общи минимални стандарти, прилагани по еднакъв начин във всички държави е неправилно. Както посочва Европейският парламент в своя доклад относно освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за финансовата 2007 г. (33), този подход предоставя на Комисията много широка свобода на действие, което трябва да се балансира от еквивалентна прозрачност. Според специалнен доклад № 2/2005 относно бюджетната помощ, отпускана от ЕФР за държавите от АКТБ (34), това изисква оценката на съответствието с изискванията на споразумението от Котону да бъде представена по структуриран и добре документиран начин.

45.

Комисията признава, че има възможност за подобрения чрез възприемане на по-структуриран и добре документиран подход към оценяване на допустимостта на бюджетното подпомагане в съответствие със споразумението от Котону. В тази връзка Комисията понастоящем е в процес на допълнително усъвършенстване на своите указания относно бюджетното подпомагане с цел укрепване на своя подход.

46.

Както е посочено в годишния доклад на Палатата относно ЕФР за финансовата 2007 година (35), финансовите споразумения за програмите за бюджетно подпомагане, финансирани в рамките на деветия ЕФР, често са непълни или неясни и поради това не осигуряват достатъчно ясна рамка за такава структурирана и формализирана оценка. През 2008 г. Палатата отбелязва значително подобрение при финансовите споразумения за програми за бюджетно подпомагане, финансирани в рамките на десетия ЕФР. В някои случаи има възможности за по-нататъшно развитие при определянето на приоритетните мерки за управление на публичните финанси, които да бъдат приложени от страната бенефициент, както и на източниците на информация за проверка на съответствието с приетите условия.

46.

47.

Структурите за вътрешен одит (IAC) действат ефективно и в съответствие с основната си цел да осигурят на генералния директор увереност относно ефективността и ефикасността на управлението на риска, процесите на контрол и вътрешно управление в EuropeAid. Според становището на IAC резултатите от извършената през 2008 г. работа показват, че липсват съществени системни слабости, които биха могли да повлияят отрицателно на функционирането на системата за вътрешен контрол като цяло. Палатата обръща внимание на факта, че извършеният от IAC одит не е имал за резултат получаването на пълна увереност по отношение на капацитета на системата CRIS—ЕФР да осигури надеждни и точни оперативни данни от януари 2009 г.

47.

48.

Службата за вътрешен одит на Комисията (IAS) извърши съвместно със IAC одит на процедурите за финансово управление на отговарящата за държавите от АКТБ дирекция, засягащ нейните децентрализирани операции, както и одит на връщанията на средства (36). Одитните констатации са в съответствие с тези на Палатата по отношение на управлението на банкови гаранции (вж. точка 24), използването на CRIS одит (вж. точка 39), и централизираното проследяване на одити, възложени от делегациите на Комисията (вж. точка 40).

49.

Службата за вътрешен одит на Комисията (IAS) извърши също така последващ одит на изпълнението на Рамковото финансово и административно споразумение (FAFA) (37). Този одит потвърди, че следва да се засили контролът на ниво проекти и партньори, като например се подобри координирането и комуникацията с органите на ООН по въпросите в областта на проверките и увереността.

49.

50.

Въз основа на одитната си дейност Палатата заключава, че отчетите на ЕФР за финансовата година, приключила на 31 декември 2008 г., във всички съществени аспекти дават вярна представа за финансовото състояние на ЕФР, както и за резултатите от операциите и паричните потоци за приключилата на тази дата финансова година, в съответствие с разпоредбите на Финансовия регламент и счетоводните правила, приети от счетоводителя на Комисията. Палатата обръща внимание на формулираните в точка 15 констатации и оценки относно провизията за извършени разходи.

51.

Поради описаните в точка 21 обстоятелства Палатата не успя да извърши пълен одит на десетте плащания от извадката към определени международни организации. Поради това Палатата не може да изрази становище относно редовността на разходите, които възлизат на 190 милиона евро, или 6,7 % от годишните разходи.

52.

С изключение на споменатото в предишната точка ограничение и въз основа на одитната си дейност Палатата заключава, че за финансовата година, приключила на 31 декември 2008 г.:

a)

приходите и поетите задължения на ЕФР не са засегнати от съществени грешки; и

б)

плащанията в рамките на ЕФР са засегнати от съществени грешки. Най-вероятния процент на грешки е между 2 % и 5 %.

б)

53.

Въз основа на своята одитна дейност Палатата заключава, че системите за управление и контрол за EuropeAid са частично ефективни по отношение на гарантирането на редовността на плащанията. Приложение 1, част 2 съдържа преглед на оценката на Палатата за системите за управление и контрол на EuropeAid (38).

54.

През 2008 г. EuropeAid продължава да подобрява значително своите системи за управление и контрол. Службата започва да използва новите референтни показатели при извършването на одити и прилага система за информация за управлението, CRIS одит, която би трябвало да подобри нейния капацитет за планиране и мониторинг на одитите, както и за анализ и проследяване на одитните констатации и препоръки. Годишният отчет за дейността е по-добре структуриран, по-ясен и по-информативен, особено поради по-широката употреба на количествени показатели. Заключенията биха могли да бъдат по-ясни относно начина, по който резултатите от различните контроли допринасят за увереността на генералния директор, а наред с това би могъл да бъде разработен ключов показател относно прогнозираното финансово отражение на остатъчните грешки след извършване на предварителни и последващи проверки.

54.

55.

EuropeAid изгради подробна стратегия за контрол и продължава усилията си за осигуряване на по-ефикасно и ефективно прилагане на контролите. В този контекст следва да се вземат предвид следните препоръки:

а)

предварителните проверки следва да бъдат подобрени, като се фокусират повече върху ключови рискове;

а)

б)

годишните одитни планове следва да бъдат изготвени въз основа на по-структуриран анализ на риска и по-реалистична оценка на наличните за целта ресурси;

б)

В контекста на подготовката на годишния одитен план за 2009 г. делегациите са приканени да обърнат специално внимание на наличието на ресурси.

в)

въвеждането на годишни одитни планове трябва да бъде следено отблизо през годината с цел съществените отклонения да бъдат открити и да бъдат предприети навременни корективни действия;

в)

г)

следва да се развият функционалностите на CRIS одит, за да се осигури по-ефикасен и по-ефективен мониторинг на одитните дейности, както и анализ и проследяване на одитните констатации и препоръки;

г)

От началото на 2009 г. например всеки одит, възложен в CRIS, автоматично се свързва с номер в CRIS Audit, като с това приключва процесът на регистрация в CRIS Audit.

През близките месеци са планирани други подобрения като по-точно записване на одитните констатации и на недопустимите разходи.

д)

EuropeAid следва да гарантира, че делегациите на Комисията вписват навременни и пълни данни в CRIS одита;

д)

е)

в светлината на резултатите от възприетия от дирекцията, отговаряща за държавите от АКТБ, подход, EuropeAid следва да провери системата за последваща проверка на операциите с цел да оцени необходимостта и възможността за разширяване на обхвата на тези контроли.

е)

56.

По отношение на бюджетната подкрепа Палатата препоръчва на EuropeAid:

a)

да продължи да полага усилия за подкрепа на решенията си относно допустимостта на бюджетната подкрепа като покаже по структуриран и добре документиран начин, че страната бенефициент разполага с адекватна програма за реформи, която е насочена към справяне с всички значителни слабости в предвидима времева рамка, както и че страната бенефициент се задължава да я изпълни;

a)

б)

да гарантира, че всички бъдещи финансови споразумения осигуряват пълна и ясна основа за оценка на спазването на условията за плащане.

б)