1)

Европейският икономически и социален комитет (наричан по-долу ЕИСК) има правомощията да извършва административни разследвания, преддисциплинарни и дисциплинарни производства и производства за временно отстраняване от длъжност в съответствие с Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз (наричан по-долу „Правилник за длъжностните лица“) и Условията за работа на другите служители на Европейския съюз (наричани по-долу „УРДС“), установени в Регламент (ЕИО, Евратом, ЕОВС) № 259/68 на Съвета (2) и съгласно Решение № 635/05 A на ЕИСК от 7 декември 2005 г., съдържащо общи изпълнителни разпоредби относно дисциплинарните процедури и административните разследвания;

2)

Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета (3), Европейската служба за борба с измамите (наричана по-долу „OLAF“) провежда вътрешни разследвания във всички институции, органи, служби и агенции на ЕС. На 13 януари 2016 г. ЕИСК и OLAF подписаха съвместни административни договорености, насочени към осигуряване на структурирана рамка за сътрудничество и улесняване на навременния обмен на информация помежду си;

3)

в съответствие с членове 22а и 22б от Правилника за длъжностните лица и членове 11 и 81 от УРДС служителите на ЕИСК са задължени да докладват за потенциално незаконни дейности, включително измами и корупция, които са в ущърб на интересите на Съюза. Освен това длъжностните лица са задължени да подават сигнали за поведение, свързано с изпълнението на професионални задължения, което може да представлява сериозно нарушение на задълженията на длъжностните лица на Съюза. Това е уредено вътрешно с Решение № 053/16 A на ЕИСК от 2 март 2016 г. за определяне на правила относно подаването на сигнали за нередности;

4)

ЕИСК въведе политика за предотвратяване и ефективно справяне с действителни или потенциални случаи на психически или сексуален тормоз на работното място, както е предвидено в Решение на ЕИСК № 200/14 A от 26 септември 2014 г. относно процедурите за предотвратяване и справяне с психически и сексуален тормоз на работното място в рамките на секретариата на ЕИСК. С решението се установяват неофициална и официална процедура. В рамките на неофициалната процедура лицето, което счита, че е жертва на тормоз, може да се свърже с доверените съветници на ЕИСК, а органът по назначаването може да предприеме мерки, преди да започне официално административно разследване, ако е необходимо;

5)

в съответствие с член 24 от Правилника за длъжностните лица и членове 11 и 81 от УРДС служителите на ЕИСК имат право на помощ при производства срещу всяко лице, отправящо заплахи, обиди или клеветнически действия или изказвания, или всяко нападение срещу лице или имущество, на което са подложени те или член от семейството им поради длъжността или служебните си задължения. Служителите на ЕИСК имат право да подават искания до органа по назначаването съгласно член 25 от Правилника за длъжностните лица и членове 11 и 81 от УРДС или член 90, параграф 1 от Правилника за длъжностните лица и членове 46 и 124 от УРДС. В съответствие с член 90, параграф 2 от Правилника за длъжностните лица и членове 46 и 124 от УРДС служителите на ЕИСК имат право да подават жалби срещу увреждащи ги актове;

6)

ЕИСК провежда процедури за подбор, набиране, назначаване и оценка на своите служители в съответствие с членове 29 и 43 от Правилника за длъжностните лица и членове 12 и 82 от УРДС;

7)

Служителите на ЕИСК имат право да се запознаят със своите медицински досиета съгласно член 26а от Правилника за длъжностните лица и членове 11 и 81 от УРДС;

8)

ЕИСК има правомощията да извършва вътрешни разследвания съгласно член 74, параграф 8 от Регламент (ЕС, Евратом) 2018/1046 на Европейския парламент и на Съвета (4) (наричани по-долу „Финансовият регламент“), и проверки по смисъла на член 116, параграф 4 от Финансовия регламент;

9)

ЕИСК подлежи на вътрешни одити във връзка с дейността си, извършвани от вътрешния одитор в съответствие с член 118 от Финансовия регламент;

10)

ЕИСК провежда процедури за възлагане на обществени поръчки съгласно дял VII от Финансовия регламент;

11)

в контекста на тези административни разследвания, одити и други проверки, ЕИСК си сътрудничи и с други институции, органи, служби и агенции на Съюза;

12)

ЕИСК може да си сътрудничи с националните органи на трети държави и с международни организации по тяхно искане или по собствена инициатива;

13)

Освен това ЕИСК може да си сътрудничи с държавните органи на държавите — членки на ЕС по тяхно искане или по собствена инициатива. Това сътрудничество може да включва и обмен на информация в контекста на наказателни или финансови разследвания;

14)

ЕИСК участва в дела пред Съда на Европейския съюз, като сезира Съда, защитава взето решение, което е оспорено пред Съда, или встъпва в производства, свързани с неговите задачи. В този контекст може да е необходимо ЕИСК да запази поверителността на личните данни, съдържащи се в документи, получени от страните или встъпилите страни;

15)

ЕИСК извършва необходимите дейности, за да гарантира сигурността на лицата, активите и информацията. Тези дейности, например проучвания за установяване дали е налице нарушение на Решение 222/19 А (5), могат да бъдат извършвани вътрешно или с външно участие;

16)

в съответствие с член 45, параграф 2, второ изречение от Регламента длъжностното лице по защита на данните (наричано по-долу „ДЛЗД“), по своя собствена инициатива или по искане на администратора или обработващия лични данни, Комитета на персонала или всяко заинтересовано лице, може да разследва въпроси и събития, пряко свързани с неговите задачи, които са му станали известни;

17)

за да изпълнява задълженията си, ЕИСК събира и обработва информация и няколко категории лични данни, включително данни за самоличността на физически лица, информация за връзка, професионални функции и задачи, информация за поведението в личния и професионалния живот и за трудовото изпълнение, както и финансови данни. ЕИСК, представляван от своя председател, действа като администратор на данни;

18)

следователно, съгласно Регламента, ЕИСК се задължава да предоставя информация на субектите на данни относно тези дейности по обработване и да зачита техните права като субекти на данни;

19)

от ЕИСК може да се изисква да съвместява тези права с целите на административни разследвания, одити, разследвания и съдебни производства. Може също да се изисква да балансира между правата на даден субект на данни и основните права и свободи на други субекти на данни. За тази цел член 25 от Регламента дава възможност на ЕИСК да ограничава, при строго определени условия, прилагането на членове 4, 14—22 и 35, както и, при извънредни обстоятелства, на член 36 от Регламента, доколкото неговите разпоредби съответстват на правата и задълженията, предвидени в членове 14—22. Освен ако не са предвидени ограничения в правен акт, приет въз основа на Договорите, е необходимо приемането на вътрешни правила, по силата на които ЕИСК да разполага с правото да ограничава тези права;

20)

може да се наложи например ЕИСК да ограничи информацията, която предоставя на субекта на данни относно обработването на неговите/нейните лични данни в рамките на дейности, предхождащи решението за започване на административно разследване или по време на самото разследване, преди евентуалното прекратяване на делото или на преддисциплинарния етап. При определени обстоятелства предоставянето на такава информация може значително да повлияе върху способността на ЕИСК да проведе разследването по ефективен начин, когато например съществува риск засегнатото лице да унищожи доказателства или да въздейства върху потенциални свидетели, преди да бъдат снети показанията им. Също така може да се наложи ЕИСК да защити правата и свободите на свидетелите, както и тези на други засегнати лица;

21)

може да е необходимо да се запази анонимността на свидетел или лице, сигнализиращо за нередности, което е поискало самоличността му да не бъде разкривана. В такъв случай ЕИСК може да реши да ограничи достъпа до самоличността, показанията и други лични данни на съответното лице с цел защита на неговите/нейните права и свободи;

22)

може да се наложи да се запази поверителната информация относно служител, който се е свързал с доверените съветници на ЕИСК в рамките на неофициалната процедура. В тези случаи може да се наложи ЕИСК да ограничи достъпа до самоличността, показанията и други лични данни на лицето, което счита, че е жертва на тормоз, предполагаемия извършител и на други участници с цел защита на правата и свободите на всички засегнати лица. Същото ограничение може да е необходимо и в рамките на официалната процедура;

23)

във връзка с процедурите за подбор, наемане, назначаване и оценяване на персонала, както и във връзка с процедурите за възлагане на обществени поръчки, правото на достъп, коригиране, заличаване и ограничаване може да се упражнява само в определени моменти и при условията, предвидени в съответните процедури, за да се защитят правата на други субекти на данни и да се спазват принципите на равно третиране и тайната на разискванията;

24)

ЕИСК следва да прилага ограничения само когато те са съобразени с характера на основните права и свободи и са строго необходима и пропорционална мярка в едно демократично общество. Решението на ЕИСК да наложи такива ограничения следва да бъде мотивирано;

25)

при спазване на принципа на отчетност ЕИСК следва да води регистър за прилаганите от него ограничения;

26)

когато обработва лични данни, обменени с други организации в рамките на задачите си, ЕИСК и съответните организации се консултират взаимно относно потенциалните основания за налагане на ограничения и необходимостта и пропорционалността на тези ограничения, освен ако това не би представлявало заплаха за дейностите на ЕИСК;

27)

разпоредбата на член 25, параграф 6 от Регламента задължава администратора да информира субектите на данни за основните причини, на които се основава прилагането на ограничението, както и за правото им да подадат жалба до ЕНОЗД;

28)

в съответствие с член 25, параграф 8 от Регламента ЕИСК има право да отложи, пропусне или да откаже предоставянето на информация на субекта на данните относно причините за прилагането на ограничение, ако това по някакъв начин би премахнало ефекта от ограничението. ЕИСК следва да преценява за всеки отделен случай дали уведомяването на субекта на данните за ограничението би обезсилило неговия ефект;

29)

ЕИСК следва да отмени ограничението веднага щом условията, които го обосновават, вече не са приложими, и следва редовно да извършва оценка на тези условия;

30)

за да се гарантира максимална защита на правата и свободите на субектите на данни и в съответствие с член 44, параграф 1 от Регламента, ДЛЗД следва да бъде консултирано своевременно за всички ограничения, които може да се прилагат, и да провери съответствието им с настоящото решение;

31)

в член 15, параграф 4 и член 16, параграф 5 от Регламента се предвиждат изключения от правото на субектите на данни на информация. Когато тези изключения са приложими, не е необходимо ЕИСК да прилага ограничение съгласно настоящото решение,