1.   Всяко искане, известие, писмено становище или друг документ на арбитражния комитет се изпраща на двете страни едновременно.

2.   Всяко искане, известие, писмено становище или друг документ на една от страните, което или който е адресиран или адресирано до арбитражния комитет, се изпраща едновременно като копие до другата страна.

3.   Всяко искане, известие, писмено становище или друг документ на една от страните, което или който е адресиран или адресирано до другата страна, се изпраща едновременно като копие до арбитражния комитет, когато е целесъобразно.

4.   Всяко уведомление, посочено в параграфи 1, 2 и 3, се изпраща посредством електронно съобщение или, ако е уместно, чрез друго далекосъобщително средство, което документира изпращането му. Освен ако се докаже обратното, това уведомление се счита за предадено в деня на изпращането му.

5.   Всички уведомления се адресират до Генерална дирекция „Търговия“ на Европейската комисия на Европейския съюз и съответно до координатора за държавите от ЮАОР, страни по СИП, предвиден в член 105.

6.   Несъществените технически грешки, допуснати в искане, известие, писмено становище или друг документ, свързан с производството пред арбитражния комитет, могат да бъдат поправени с изпращането на нов документ, в който ясно се посочват промените.

7.   Ако последният ден, определен за представянето на документ, съвпада с официален празник на Европейската комисия или на съответната държава или съответните държави от ЮАОР, страни по СИП, документът се счита за представен на следващия работен ден.

8.   В зависимост от предмета на спора екземпляри от всички искания и уведомления, адресирани до Комитета по търговия и развитие, се изпращат и до другите съответни подкомитети, съставени съгласно Споразумението.

1.   Ако даден арбитър се избира чрез жребий в съответствие с член 80 от Споразумението, председателят на Комитета по търговия и развитие своевременно уведомява страните за датата, часа и мястото на тегленето на жребия.

2.   Страните имат право да присъстват при тегленето на жребия, като тегленето на жребия се провежда пред присъстващата страна или присъстващите страни.

3.   Председателят на Комитета по търговия и развитие уведомява писмено всяко лице, което е избрано да изпълнява функциите на арбитър, за назначаването му. До пет (5) дни от датата, на която е уведомено за своето назначаване, това лице потвърждава на двете страни, че е на разположение да изпълнява тези функции.

4.   Ако списъкът, предвиден в член 94 от Споразумението, не е съставен към момента на подаването на искане по член 80, параграф 3 от Споразумението или не съдържа достатъчен брой имена към този момент, арбитрите се избират чрез жребий измежду лицата, които са били официално предложени от едната страна или и от двете страни.

1.   Освен ако страните не уговорят друго, те организират среща с арбитражния комитет в срок от десет (10) дни от съставянето му, за да се определят въпросите, чието разглеждане страните или арбитражният комитет считат за уместно, включително:

2.   Арбитрите и представителите на страните могат да участват в срещата, посочена в параграф 1, по телефон или чрез видеоконферентна връзка.

1.   Ако страните не уговорят друго, в срок от седем (7) дни след датата на съставяне на арбитражния комитет, мандатът на арбитражния комитет е:

2.   Ако страните уговорят друг мандат, те уведомяват арбитражния комитет за уговорения мандат в срока, определен в параграф 1.

1.   Председателят на арбитражния комитет председателства всичките му заседания. Арбитражният комитет може да оправомощи своя председател да взема административни и процедурни решения.

2.   Освен ако в част III от Споразумението или в настоящия процедурен правилник е предвидено друго, арбитражният комитет може да осъществява дейността си по всякакъв начин, включително по телефон, факс или с компютърна връзка.

3.   В разискванията на арбитражния комитет могат да участват единствено арбитрите, но техните помощници могат да присъстват на разискванията, ако получат разрешение от арбитражния комитет за това.

4.   Изготвянето на всяко решение или доклад е от изключителната компетентност на арбитражния комитет и не може да бъде делегирано.

5.   Ако възникне процедурен въпрос, който не е уреден в част III от Споразумението и приложенията към него, арбитражният комитет може, след като се консултира със страните, да приеме подходяща процедура, съвместима с посочените разпоредби.

6.   Когато арбитражният комитет прецени, че е необходимо да се променят сроковете за производството, предвидени в част III от Споразумението, или да се внесат корекции от процедурен или административен характер, след като се консултира със страните, той ги информира писмено за мотивите, налагащи промяната или корекцията, като посочва новия срок или необходимата корекция.

1.   Ако даден арбитър не е в състояние да участва в производството, направи си отвод или трябва да бъде заменен, заместникът се избира в съответствие с член 80, параграф 3 от Споразумението.

2.   Когато една от страните счита, че даден арбитър не изпълнява изискванията по приложение II (Кодекс за поведение на арбитрите и медиаторите) и по тази причина следва да бъде заменен, страната уведомява другата страна в срок до петнадесет (15) дни след получаването на достатъчни доказателства за предполагаемото неизпълнение от страна на арбитъра на изискванията по посоченото приложение.

3.   Страните провеждат консултации помежду си в срок до петнадесет (15) дни след уведомяването на другата страна.

4.   Страните уведомяват арбитъра за предполагаемото неизпълнение и могат да поискат от него да вземе мерки за отстраняване на предполагаемото неизпълнение. Страните могат също така по взаимно съгласие да отстранят арбитъра и да изберат нов арбитър в съответствие с член 80 от Споразумението.

5.   Ако страните не постигнат съгласие относно необходимостта от замяна на арбитър, различен от председателя на арбитражния комитет, всяка от страните може да поиска въпросът да бъде отнесен до председателя на арбитражния комитет, който взема окончателното решение.

6.   Ако председателят на арбитражния комитет установи, че арбитърът не изпълнява изискванията по приложение II (Кодекс за поведение на арбитрите и медиаторите), новият арбитър се избира в съответствие с член 80 от Споразумението.

7.   Ако страните не постигнат споразумение за необходимостта от замяна на председателя, всяка от страните може да поиска въпросът да бъде отнесен до едно от останалите лица в списъка, изготвен съгласно член 94 от Споразумението, избрано да изпълнява функциите на председател на арбитражния комитет. Името на това лице се изтегля чрез жребий от председателя на Комитета по търговия и развитие. Така избраното лице решава дали председателят изпълнява изискванията по приложение II (Кодекс за поведение на арбитрите и медиаторите). Това решение е окончателно. Ако решението е, че председателят не изпълнява изискванията по приложение II (Кодекс за поведение на арбитрите и медиаторите), новият председател се избира в съответствие с член 80 от Споразумението.

1.   Въз основа на графика, определен в съответствие с член 4, параграф 1, буква в), след като се консултира със страните и с другите арбитри, председателят на арбитражния комитет уведомява страните за датата, часа и мястото на изслушването. Тази информация се предоставя също така и на обществеността от страната, на чиято територия се провежда изслушването, освен ако изслушването е при закрити врата.

2.   Освен ако страните не уговорят друго място, изслушването се провежда в Брюксел, ако ищецът е държава от ЮАОР, страна по СИП или от Южноафриканския митнически съюз, и на териториите на държавите от ЮАОР, страни по СИП, ако ищецът е Европейският съюз. Ако спорът се отнася до мярка, прилагана от държава от ЮАОР, страна по СИП, изслушването се провежда на територията на тази държава, освен ако в срок от десет (10) дни от съставянето на комитета държавата отправи до него писмено уведомление да се използва друго място за провеждане на изслушването.

3.   Страната ответник поема разходите, произтичащи от логистичната организация на изслушването, които включват разходите, свързани с наемането на зала за изслушването. Тук не се включват разходите за писмени или устни преводи, нито разходите, платими във връзка с дейността на съветниците, арбитрите, техния административен персонал или помощниците.

4.   Арбитражният комитет може да насрочи допълнителни изслушвания, ако страните се уговорят за това.

5.   Всички арбитри присъстват от началото до края на изслушването.

6.   Освен ако страните не уговорят друго, следните лица могат да присъстват на изслушването, независимо дали производството се провежда при открити или закрити врата:

7.   Най-късно седем (7) дни преди датата на изслушването всяка от страните представя на арбитражния комитет и на другата страна списък с имената на лицата, които ще пледират от нейно име по време на изслушването, както и на другите представители или съветници, които ще присъстват на изслушването.

8.   Съгласно член 89, параграф 2 от Споразумението, изслушванията пред арбитражния комитет са публични, освен ако арбитражният комитет реши друго по собствена инициатива или по искане на страните.

9.   След като се консултира със страните, арбитражният комитет взема решение относно подходящата логистична организация и процедурите, с цел да гарантира ефективно провеждане на изслушването, когато то се провежда при открити врата. Тези процедури могат да включват излъчване на живо по интернет или използването на затворена телевизионна мрежа.

10.   Арбитражният комитет провежда изслушването по посочения по-долу начин, като осигурява на страната ищец и на страната ответник еднакво процесуално време за доводи и за възражения срещу доводите:

11.   Арбитражният комитет може да отправя въпроси към всяка от страните във всеки един момент от изслушването.

12.   Арбитражният комитет осигурява изготвянето на протокол от всяко изслушване и изпращането му на страните в разумен срок след изслушването. Страните могат да представят коментари по протокола, а арбитражният комитет може да вземе под внимание тези коментари.

13.   Всяка една от страните може да представи допълнително писмено становище по всеки един от въпросите, повдигнати по време на изслушването, в срок от десет (10) дни след датата на изслушването.

1.   Арбитражният комитет има право във всеки момент на производството да отправя писмено въпроси към едната или към двете страни. Всички въпроси, отправени до една от страните, се изпращат като копие до другата страна.

2.   Всяка страна предоставя на другата страна копие от своите отговори на въпросите, отправени от арбитражния комитет. Другата страна има възможност да представи писмени бележки по отговорите на отсрещната страна до седем (7) дни след връчването на копието на тези отговори.

1.   Всяка от страните и арбитражният комитет третират като поверителна всяка информация, предоставена от другата страна на арбитражния комитет и определена като такава от тази страна. Когато страна представи на арбитражния комитет писмено становище, което съдържа поверителна информация, в срок от петнадесет (15) дни тази страна предоставя също така становище, което не съдържа поверителната информация и може да бъде оповестено публично.

2.   Разпоредбите на настоящия процедурен правилник не възпрепятстват страните да огласяват публично своите собствени позиции, ако при позоваването на информация, предоставена от другата страна, не разкриват информация, определена от другата страна като поверителна.

3.   Арбитражният комитет заседава при закрити врата, когато становището и доводите на една от страните съдържат поверителна делова информация. Страните са длъжни да опазват поверителния характер на заседанията на арбитражния комитет, когато същите се провеждат при закрити врата.

1.   Арбитражният комитет няма право да провежда срещи или да осъществява контакти с една от страните в отсъствие на другата страна.

2.   Никой арбитър няма право да обсъжда каквито и да било аспекти на предмета на производството с едната или с двете страни в отсъствие на останалите арбитри.

1.   Освен ако страните не уговорят друго, до пет (5) дни след датата на съставянето на арбитражния комитет арбитражният комитет може да приема непоискани писмени становища от физически лица, граждани на едната или другата страна, или от юридически лица, установени на територията на едната или другата страна, които са независими от правителствата на страните, при условие че тези становища:

2.   Становищата се връчват на страните с цел да представят своите коментари. Страните могат да внесат коментари в арбитражния комитет в срок от десет (10) дни след връчването.

3.   Арбитражният комитет изброява в своя доклад всички становища, които са постъпили при него в съответствие с параграф 1 от настоящия член. Арбитражният комитет не е длъжен да разгледа в своя доклад доводите, приведени в тези становища, но ако ги разгледа, е длъжен да вземе предвид и всички коментари, представени от страните съгласно параграф 2 от настоящия член.

1.   По време на консултациите, посочени в член 77 от Споразумението, и не по-късно от заседанието, посочено в член 4, параграф 1 от настоящия процедурен правилник, страните полагат усилия да уговорят общ работен език за производството пред арбитражния комитет.

2.   Ако страните не съумеят да уговорят общ работен език, се прилагат правилата по член 91, параграф 2 от Споразумението.

3.   Страната ответник осигурява устен превод на устните изложения на езиците, избрани от страните.

4.   Докладите и решенията на арбитражния комитет се изготвят на езика или езиците, избран(и) от страните. Ако страните не са уговорили общ работен език, междинният и окончателният доклад на арбитражния комитет се изготвят на един от работните езици на СТО.

5.   Всяка от страните може да представи коментари относно точността на писмените преводи на документи, изготвени съгласно настоящия процедурен правилник.

6.   Всяка страна заплаща разноските по превода на своите писмени становища. Всички разходи за писмен превод на решение се поемат поравно между страните.

1.   За да бъде гарантирана почтеността и безпристрастността на механизма за уреждане на спорове всеки кандидат или арбитър е длъжен:

2.   Арбитърът няма право пряко или косвено да поема задължения или да приема облаги под каквато и да било форма, които по някакъв начин биха възпрепятствали или биха създали впечатление за възпрепятстване на надлежното изпълнение на неговите задължения.

3.   Арбитърът няма право да използва своето положение в арбитражния комитет, за да обслужва лични или частни интереси. Арбитърът се въздържа от действия, които могат да създадат впечатление, че други лица са в състояние да му окажат влияние.

4.   Арбитърът не позволява поведението или преценката му да бъдат повлияни от предишни или настоящи връзки или отговорности от финансов, делови, професионален, личен или обществен характер.

5.   Арбитърът се въздържа от установяването на каквито и да било връзки или от придобиването на всякакви финансови облаги, които биха могли да повлияят на неговата безпристрастност или които биха могли логично да създадат впечатление за нарушаване на деонтологичните норми или за пристрастност.

6.   Арбитърът упражнява своя мандат, без да приема или иска указания от правителства, от международни правителствени организации или международни неправителствени организации, или от частни източници, и не трябва да е участвал в предишни етапи на спора, който му е възложен за разглеждане.

1.   Преди да приеме назначението си за арбитър съгласно член 80 от Споразумението, кандидатът, на когото е предложено да бъде назначен за арбитър, е длъжен да оповести наличието на всякакви интереси, връзки или други обстоятелства, които биха могли да повлияят на неговата независимост или безпристрастност, или които биха могли логично да създадат впечатление за нарушаване на деонтологичните норми или за пристрастност в производството.

2.   За тази цел кандидатът е длъжен да полага всички разумни усилия, за да се информира за съществуването на такива интереси, връзки и обстоятелства, включително финансови, професионални, трудови или семейни интереси.

3.   Задължението за оповестяване по параграф 1 е постоянно и изисква от арбитъра да оповестява всички подобни интереси, връзки или обстоятелства, които могат да възникнат на един или друг етап от производството.

4.   Възможно най-скоро след като кандидатът или арбитърът узнае обстоятелства, отнасящи се до реални или възможни нарушения на настоящия кодекс за поведение, той съобщава тези обстоятелства на Комитета по търговия и развитие с цел последващото им разглеждане от страните.

1.   След като приеме назначението си, арбитърът трябва да е на разположение да изпълнява задълженията си и да изпълнява тези задължения съвестно и своевременно по време на цялото производство по справедлив и прилежен начин.

2.   Арбитърът разглежда единствено въпросите, които са повдигнати по време на производството и са необходими за вземането на решение, и не може да делегира това задължение на друго лице.

3.   Арбитърът предприема всички подходящи мерки, за да гарантира, че неговите помощници и административният му персонал познават и изпълняват задълженията, поети от арбитрите по силата на членове 2, 3, 4 и 6 от настоящия кодекс за поведение.

1.   Бившият арбитър се въздържа от действия, които могат да създадат впечатление за проявена пристрастност при изпълнение на задълженията му или за извлечена изгода от решението на арбитражния комитет.

2.   Бившият арбитър изпълнява задълженията, посочени в член 6 от настоящия кодекс за поведение.

1.   Арбитърът никога не разкрива информация за производството, която не е публична, или информация, придобита по време на производството, за което е назначен. Арбитърът не може при никакви обстоятелства да използва или разкрива тази информация, за да набави лична облага за себе си или за други лица, или за да увреди интересите на други лица.

2.   Арбитърът не разкрива решението на арбитражния комитет или части от него преди това решение да бъде публикувано.

3.   Арбитърът никога не разкрива разискванията, провеждани в арбитражния комитет, или становищата на други арбитри, и не прави изявления относно производството, за което е назначен или относно предмета на спора в производството.