—

gezien artikel 25, lid 2, van het Reglement van het Europees Parlement,

—

gezien het Interinstitutioneel Akkoord van 20 mei 2021 tussen het Europees Parlement, de Raad van de Europese Unie en de Europese Commissie over een verplicht transparantieregister (1),

—

na raadpleging van de Juridische Dienst van het Europees Parlement, het Personeelscomité van het Europees Parlement, het Comité gelijke kansen voor mannen en vrouwen en diversiteit van het Europees Parlement en de functionaris voor gegevensbescherming van het Europees Parlement,

(1)

Artikel 11, lid 1, van het Verdrag betreffende de Europese Unie (VEU) schrijft voor dat de instellingen van de Unie de burgers en de representatieve organisaties langs passende wegen de mogelijkheid bieden hun mening over alle onderdelen van het optreden van de Unie kenbaar te maken en daarover in het openbaar in discussie te treden. Voorts schrijft artikel 11, lid 2, VEU, voor dat de instellingen van de Unie een open, transparante en regelmatige dialoog voeren met representatieve organisaties en met het maatschappelijk middenveld.

(2)

Artikel 15, lid 1, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) bepaalt dat de instellingen, organen en instanties van de Unie om goed bestuur te bevorderen en de deelneming van het maatschappelijk middenveld te waarborgen, in een zo groot mogelijke openheid werken.

(3)

In titel II van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie en de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Unie, vastgesteld bij Verordening (EEG, Euratom, EGKS) nr. 259/68 (2), zijn de rechten en verplichtingen van de ambtenaren vastgelegd en hun gedrag en werkzaamheden precies omschreven.

(4)

Het Parlement verbindt zich ertoe integriteit en onafhankelijkheid aan de dag te leggen en verantwoording af te leggen, hetgeen essentieel is om het vertrouwen van de burgers van de Unie in de legitimiteit van de politieke, wetgevende en administratieve processen van de Unie te behouden. Die verbintenis moet worden vertaald in specifieke vereisten met betrekking tot vergaderingen van leidinggevenden van het Parlement die in actieve dienst zijn bij zijn secretariaat-generaal.

(5)

De instellingen die het Interinstitutioneel Akkoord van 20 mei 2021 tussen het Europees Parlement, de Raad van de Europese Unie en de Europese Commissie over een verplicht transparantieregister (“het IIA over een verplicht transparantieregister”) hebben ondertekend, hebben zichzelf verbonden tot “conditionaliteit”, het beginsel op grond waarvan inschrijving in het transparantieregister een voorwaarde vormt voor belangenvertegenwoordigers om bepaalde onder dat akkoord vallende activiteiten te mogen verrichten. De ondertekenende instellingen passen dat beginsel toe door middel van afzonderlijke besluiten op basis van hun interne organisatiebevoegdheden.

(6)

Het conditionaliteitsbeginsel moet van toepassing zijn op geplande vergaderingen in verband met parlementaire werkzaamheden tussen belangenvertegenwoordigers en leidinggevenden in de administratie van het Parlement.

(7)

Geplande vergaderingen van leidinggevenden met belangenvertegenwoordigers en met vertegenwoordigers van overheidsinstanties van derde landen in verband met parlementaire werkzaamheden moeten worden gemeld en bekendgemaakt als middel om een open, efficiënte en onafhankelijke administratie van het Parlement te waarborgen.

(8)

Bepaalde in artikel 4 van het IIA over een verplicht transparantieregister genoemde werkzaamheden en organen vallen buiten het toepassingsgebied van dat IIA en mogen bijgevolg niet vallen onder de definitie van “belangenvertegenwoordiger” in dit besluit.

(9)

Burgers van de Unie die de gebouwen van het Parlement bezoeken, indieners van verzoekschriften en journalisten die persconferenties of andere voor hen georganiseerde voorlichtingsactiviteiten bijwonen, mogen niet als “belangenvertegenwoordigers” zoals gedefinieerd in dat besluit te worden beschouwd. Algemene informatiesessies en communicatieactiviteiten van de diensten van het Parlement die op multiplicatoren gericht zijn, mogen voor de toepassing van dit besluit eveneens niet worden beschouwd als geplande vergaderingen met belangenvertegenwoordigers.

(10)

In het licht van de verbintenis van het Parlement om integriteit en onafhankelijkheid aan de dag te leggen en verantwoording af te leggen en overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees parlement en de Raad (3), met name artikel 5, lid 1, punt a), dient het mogelijk te zijn de namen van leidinggevenden die een geplande vergadering uit hoofde van dit besluit hebben gemeld, bekend te maken,

a)

“leidinggevende”: de secretaris-generaal, een directeur-generaal, een directeur, een afdelingshoofd, een hoofd van een liaisonbureau of een teamleider, ook in de hoedanigheid van waarnemer;

b)

“belangenvertegenwoordiger”: een natuurlijke of rechtspersoon, dan wel formele of informele groeperingen, verenigingen of netwerken, die binnen het toepassingsgebied van het IIA over een verplicht transparantieregister valt omdat deze onder het akkoord vallende activiteiten op grond van artikel 3 van het IIA over een verplicht transparantieregister verricht, onder voorbehoud van de vrijstellingen voor activiteiten en entiteiten die krachtens artikel 4 van het IAA over een verplicht transparantieregister niet onder het akkoord vallen;

c)

“vertegenwoordigers van overheidsinstanties van derde landen”: alle vertegenwoordigers van derde landen op nationaal of subnationaal niveau, hun diplomatieke missies, ambassades, consulaten, handelsgezanten, commerciële entiteiten en andere vertegenwoordigingen;

d)

“geplande vergadering”: een van tevoren belegde bijeenkomst met belangenvertegenwoordigers of vertegenwoordigers van overheidsinstanties van derde landen, fysiek of op afstand, met uitsluiting van onder meer spontane of sociale ontmoetingen en deelname aan openbare debatten, en met uitsluiting van bijeenkomsten die plaatsvinden in het kader van een krachtens het VEU, het VWEU of rechtshandelingen van de Unie vastgestelde administratieve procedure die onder de verantwoordelijkheid van de leidinggevende vallen, of vergaderingen die deel uitmaken van het programma van een officieel orgaan van het Parlement;

e)

“conditionaliteit”: het beginsel op grond waarvan inschrijving in het transparantieregister een voorwaarde vormt voor belangenvertegenwoordigers om bepaalde onder het IAA vallende activiteiten te kunnen verrichten.