1.   Ombuds pieņem rakstveidā iesniegtas sūdzības. Ombuds veic attiecīgus pasākumus, lai palīdzētu personām ar invaliditāti īstenot viņu tiesības iesniegt sūdzību.

2.   Sūdzības iesniedzējs sūdzībā norāda visu informāciju, ko sūdzības iesniedzējs uzskata par konfidenciālu. Tas, ka sūdzības iesniedzējs jebkuru šādu informāciju norāda kā konfidenciālu, neliedz ombudam izmeklēšanas veikšanas nolūkos paziņot šo informāciju attiecīgajai iestādei. Ombuds informē iestādi par to, kādu informāciju sūdzības iesniedzējs uzskata par konfidenciālu.

3.   Vajadzības gadījumā ombuds ar sūdzības iesniedzēja piekrišanu var nosūtīt sūdzību citai kompetentai iestādei.

1.   Ombuds izskata sūdzības jebkurā Eiropas Savienības iestāžu oficiālajā un darba valodā (2). Ombuds sazinās ar sūdzības iesniedzēju valodā, kurā iesniegta sūdzība, ja vien sūdzības iesniedzējs nepiekrīt saņemt paziņojumus citā Eiropas Savienības iestāžu oficiālajā un darba valodā.

2.   Ombuds nosaka, vai sūdzība ir pieņemama saskaņā ar Statūtu 2. panta 4. punktu. Sekretariāts var pieprasīt sūdzības iesniedzējam nodrošināt papildu informāciju vai dokumentus, lai ombuds varētu pieņemt lēmumu.

3.   Ja sūdzība nav pieņemama, ombuds attiecīgi informē sūdzības iesniedzēju un slēdz sūdzības lietu.

4.   Ja ombuds nolemj, ka pieņemamas sūdzības izmeklēšanai ir pamats, ombuds uzsāk izmeklēšanu. Ja ombuds uzskata, ka izmeklēšanai nav pamata, tostarp sūdzības acīmredzamas nepamatotības gadījumos, ombuds attiecīgi informē sūdzības iesniedzēju un slēdz sūdzības lietu.

5.   Attiecīgā gadījumā ombuds var informēt attiecīgo iestādi par nepieņemamām sūdzībām vai sūdzībām, ja ombuds konstatē, ka nav pamata sākt izmeklēšanu.

6.   Saskaņā ar Statūtu 2. pantu, ja ombuds to uzskata par lietderīgu, ombuds var veikt pasākumus, lai nodrošinātu sūdzības izskatīšanu prioritārā kārtā, ņemot vērā sūdzības īpašo raksturu, tostarp tādās jomās kā trauksmes celšana un uzmākšanās.

7.   Ombuds saskaņā ar šim nolūkam pieņemtajām pamatnostādnēm izskata ļaunprātīgu saziņu un sūdzības, kas ir uzskatāmas par procesa ļaunprātīgu izmantošanu. Šīs pamatnostādnes tiek publicētas ombuda tīmekļa vietnē.

1.   Ja ombuds uzskata, ka ir pamats sākt izmeklēšanu, ombuds identificē tos sūdzības iesniedzēja apgalvojumus, uz kuriem izmeklēšana attiecas.

2.   Ombuds var lūgt, lai attiecīgā iestāde sniedz atbildi saistībā ar šiem apgalvojumiem. Ombuds var arī lūgt, lai attiecīgā iestāde savā atbildē izklāsta savu viedokli par konkrētiem apgalvojumu aspektiem un par konkrētiem jautājumiem, kas izriet no sūdzības vai ir ar to saistīti.

3.   Pēc ombuda pieprasījuma iestādes sniedz ombudam informāciju, tostarp dokumentus, lai veiktu izmeklēšanu saskaņā ar Statūtu 5. pantu. Ombuda izmeklēšanas grupa var pārbaudīt informāciju un dokumentus vai nu attiecīgās iestādes telpās, vai elektroniski. ES klasificēto informāciju sniedz attiecīgās iestādes telpās, ja vien ar ombudu nav panākta cita vienošanās.

4.   Iestāde atbildi uz jautājumiem, kas minēti 2. un 3. punktā, sniedz ombuda norādītajā termiņā, parasti nepārsniedzot trīs mēnešus. Konkrētajam termiņam atbildes sniegšanai jābūt saprātīgam, ņemot vērā izmeklēšanas sarežģītību un steidzamību. Ja ombuds uzskata, ka izmeklēšana ir sabiedrības interesēs, termiņš atbildes sniegšanai ir tik īss, cik tas praktiski iespējams. Ja attiecīgā iestāde nespēj sniegt atbildi norādītajā termiņā, tā izsaka pamatotu lūgumu termiņa pagarinājumam.

5.   Ombuds var lūgt attiecīgo iestādi organizēt tikšanos ar ombuda izmeklēšanas grupu, lai noskaidrotu jautājumus, uz kuriem attiecas izmeklēšana.

6.   Ombuds var uzklausīt iestādes ierēdņus vai citus darbiniekus saskaņā ar Statūtu 7. pantu.

7.   Lai veiktu izmeklēšanu, ombuds saskaņā ar Statūtos paredzētajiem noteikumiem ar savas pastāvīgās pārstāvniecības starpniecību var pieprasīt dalībvalstij sniegt informāciju vai dokumentus, kas attiecas uz iespējamu iestādes kļūdu pārvaldē.

8.   Ja iestāde vai dalībvalsts sniedz ombudam informāciju vai dokumentus saskaņā ar 2., 3., 5. vai 7. punktu, tā skaidri identificē ES klasificēto informāciju vai jebkādu citu informāciju, ko tā uzskata par konfidenciālu. Ombuds neizpauž šādu konfidenciālu informāciju nedz sūdzības iesniedzējam, nedz sabiedrībai bez iepriekšējas attiecīgās dalībvalsts iestādes vai kompetentās iestādes rakstiskas piekrišanas. Ombuds apstrādā ES klasificēto informāciju saskaņā ar noteikumiem, kas noteikti Statūtos un ombuda lēmumā par drošības noteikumiem un procedūrām attiecībā uz piekļuvi ES klasificētajai informācijai.

9.   Pēc ombuda pieprasījuma iestādes sniedz atbildes valodā, kurā iesniegta sūdzība. Izņēmuma gadījumos ombuds var pieprasīt iestādēm iesniegt attiecīgo dokumentu kopijas valodā, kurā iesniegta sūdzība. Izsakot šādu lūgumu, ombuds rīkojas proporcionāli sūdzības iesniedzēja vajadzībām un saprātīgi attiecībā uz iestāžu resursiem.

10.   Ombuda rīcībā ir dokumenti vai informācija, kas izmeklēšanas laikā iegūta no iestādes vai dalībvalsts un ko šī iestāde vai dalībvalsts ir atzinusi par konfidenciālu, tostarp ES klasificēta informācija, tikai tik ilgi, kamēr turpinās izmeklēšana un līdz nav beidzies termiņš, lai izskatītu jebkuru pārskatīšanas pieprasījumu, kas iesniegts saskaņā ar 9. panta 3. punktu. Pēc tam, kad izmeklēšana ir pabeigta un ir beidzies termiņš jebkura pārskatīšanas pieprasījuma izskatīšanai, šādus dokumentus vai informāciju iznīcina. Ombuds var pieprasīt iestādei vai dalībvalstij uzglabāt šādus dokumentus vēl vismaz piecus gadus pēc tam, kad tās ir saņēmušas paziņojumu par to, ka ombuds šos dokumentus vai informāciju vairs neglabā.

11.   Ja iestāde vai dalībvalsts nesniedz ombudam palīdzību, kas aprakstīta 2., 3., 5. un 7. punktā, ombuds iestādei vai dalībvalstij atgādina, kāpēc šī palīdzība ir vajadzīga. Ja pēc pārrunām ar attiecīgo iestādi vai dalībvalsti jautājumu nevar atrisināt tā, lai ombuds būtu apmierināts, ombuds var informēt Eiropas Parlamentu, kas tad attiecīgi rīkojas.

12.   Lai veiktu izmeklēšanu, ombuds var lūgt sūdzības iesniedzēju vai jebkuru trešo personu sniegt ombudam informāciju vai dokumentus vai precizēt jau sniegto informāciju vai dokumentus. Attiecīgā gadījumā ombuds var lūgt sūdzības iesniedzēja viedokli par iestādes nostāju, neskarot Statūtu 5. panta 8. punktu. Ombuds var arī pieprasīt tikšanos ar sūdzības iesniedzēju, lai noskaidrotu jautājumus, uz kuriem attiecas izmeklēšana. Ombuds var slēgt izmeklēšanu, ja sūdzības iesniedzējs nav sniedzis nekādu pieprasīto informāciju, kas nepieciešama, lai pabeigtu izmeklēšanu.

13.   Ombuds var pasūtīt pētījumus vai ekspertu ziņojumus, kas uzskatāmi par būtiskiem ombuda pilnvaru īstenošanai, tostarp Statūtu 2. panta 6. punktā minētajos gadījumos.

1.   Ja ombuds uzskata, ka sūdzību var atrisināt, ombuds cenšas panākt risinājumu ar attiecīgo iestādi, lai novērstu administratīvu kļūmi.

2.   Attiecīgā iestāde atbild uz ombuda priekšlikumu ar risinājumu noteiktā termiņā, kas parasti nepārsniedz trīs mēnešus. Konkrētajam termiņam atbildes sniegšanai jābūt saprātīgam, ņemot vērā izmeklēšanas sarežģītību un steidzamību. Ja ombuds uzskata, ka izmeklēšana ir sabiedrības interesēs, termiņš atbildes sniegšanai ir tik īss, cik tas praktiski iespējams. Ja attiecīgā iestāde nespēj sniegt atbildi noteiktajā termiņā, tā iesniedz pamatotu termiņa pagarināšanas pieprasījumu.

3.   Pēc atbildes saņemšanas no attiecīgās iestādes ombuds informē sūdzības iesniedzēju par piedāvāto risinājumu un iestādes atbildi uz šo priekšlikumu. Sūdzības iesniedzējs var iesniegt ombudam komentārus viena mēneša laikā.

1.   Izmeklēšanas gaitā ombuds var sniegt ieteikumus uzlabojumiem.

2.   Ja ombuds nekonstatē administratīvu kļūmi, ir atrasts risinājums vai nav pamatota turpmāka izmeklēšana, izmeklēšanu slēdz ar lēmumu, kurā izklāstīti konstatējumi. Lēmumā par izmeklēšanas slēgšanu ombuds var ierosināt uzlabojumus saistībā ar izmeklēšanas gaitā konstatētajām problēmām. Ombuds lēmumu nosūta sūdzības iesniedzējam un attiecīgajai iestādei.

3.   Ja ombuds konstatē administratīvu kļūmi, ombuds saskaņā ar Statūtu 4. panta 1. punktu attiecīgajai iestādei izsaka attiecīgu(-us) ieteikumu(-us) un lūdz attiecīgo iestādi trīs mēnešu laikā sniegt atzinumu par ieteikumu(-iem). Atzinumā norāda, vai iestāde ir īstenojusi vai plāno īstenot ieteikumu(-us) un, ja plāno, tad norāda, kādā veidā. Ombuds atzinumu nosūta sūdzības iesniedzējam, kurš viena mēneša laikā var iesniegt par to komentārus.

4.   Ombuds pēc attiecīgās iestādes atzinuma un jebkuru sūdzības iesniedzēja iesniegto komentāru analīzes saskaņā ar 3. punktu var slēgt izmeklēšanu, izklāstot konstatējumus. Ja ombuds slēdz izmeklēšanu, konstatējot administratīvu kļūmi, ombuds var atkārtot jebkuru(-us) iepriekš sniegto(-os) ieteikumu(-us).

5.   Ja ombuds uzzina, ka izmeklējamā lieta ir kļuvusi par tiesvedības priekšmetu, ombuds izmeklēšanu slēdz un informē par to sūdzības iesniedzēju un iestādi.

1.   Ombuds regulāri ziņo Eiropas Parlamentam par ombuda veiktajām izmeklēšanām, tostarp sagatavojot gada ziņojumu, kurā iekļauj novērtējumu par atbilstību ombuda ieteikumiem, risinājumu priekšlikumus un uzlabojumu ieteikumus. Ziņojumā attiecīgā gadījumā iekļauj arī ombuda veikto izmeklēšanu rezultātus saistībā ar uzmākšanos, trauksmes celšanu un interešu konfliktiem iestādēs.

2.   Ombuds var iesniegt Eiropas Parlamentam īpašu ziņojumu pēc attiecīgās iestādes informēšanas par to, ka šāds ziņojums tiks sagatavots. Īpašie ziņojumi var ietvert jebkuru izmeklēšanu, kurā ombuds konstatē kļūdu pārvaldē un ko ombuds uzskata par sabiedrībai īpaši svarīgu

1.   Saskaņā ar ombuda pienākumiem, kas noteikti Statūtu 1. panta 3. punktā un 3. panta 3. punktā, ombuds veic izmeklēšanu pēc paša iniciatīvas, ja ombuds to uzskata par pamatotu.

2.   Ombuds var rakstiski sazināties ar iestādēm arī ārpus izmeklēšanas jomas, lai palielinātu informētību, dalītos novērojumos vai apkopotu informāciju par administratīvajām praksēm. Ievērojot Statūtu 1. panta 3. punktā noteiktos ierobežojumus un saskaņā ar to 3. panta 3. punktu, ombuds pēc šādas sazināšanās ar iestādēm var nolemt veikt izmeklēšanu pēc paša iniciatīvas.

3.   Procedūras, ko piemēro izmeklēšanām, kas uzsāktas pēc sūdzības saņemšanas, tiek piemērotas pēc paša iniciatīvas veiktām izmeklēšanām saskaņā ar 1. un 2. punktu, ciktāl tās attiecas uz šīm izmeklēšanām.

1.   Ombuds regulāri informē sūdzības iesniedzēju par izmeklēšanas progresu.

2.   Sūdzības iesniedzējs jebkurā izmeklēšanas posmā var iesniegt komentārus vai sniegt papildu informāciju, kas nebija zināma sūdzības iesniegšanas laikā un kas ietilpst ombuda izmeklēšanas jomā.

3.   Sūdzības iesniedzējam ir tiesības pieprasīt pārskatīt lēmumu, kas pieņemts saskaņā ar 3. panta 3. punktu un 3. panta 4. punktu, un jebkuru konstatējumu lēmumā par izmeklēšanas slēgšanu, izņemot konstatējumu par administratīvu kļūmi. Detalizēti noteikumi par to, kā ombuds izskata pārskatīšanas pieprasījumus, ir izklāstīti ombuda lēmumā un publicēti ombuda tīmekļa vietnē.

4.   Iesniedzot pārskatīšanas pieprasījumu saskaņā ar 3. punktu, sūdzības iesniedzējam ir tiesības pieprasīt piekļuvi ombuda lietas materiāliem par sūdzību. Lietas materiālos iekļautās informācijas izpaušana sūdzības iesniedzējam atbilst Statūtu noteikumiem un jo īpaši to 5. panta 8. punktam.

5.   Lai aizsargātu sūdzības iesniedzēja vai trešās personas likumīgās intereses, ombuds var noteikt, ka sūdzībā vai citos dokumentos ietvertā informācija ir konfidenciāla, un attiecīgi informēt iestādi. Izņēmuma gadījumos, piemēram, sūdzībās, kas attiecas uz trauksmes celšanu, ombuds var nolemt nepaziņot sūdzības iesniedzēja identitāti attiecīgajai iestādei.

6.   Sūdzības iesniedzējs var atsaukt sūdzību jebkurā izmeklēšanas posmā. Tas neliedz ombudam uzsākt izmeklēšanu par sūdzības priekšmetu pēc savas iniciatīvas.

1.   Ombuds var saskaņā ar Statūtiem sadarboties ar ombudiem un līdzīgām struktūrām dalībvalstīs, tostarp izmantojot Eiropas ombudu tīklu.

2.   Eiropas ombudu tīkla dalībnieki var iesniegt ombudam vaicājumus par jautājumiem, kas saistīti ar Eiropas Savienību. Ja ombuds to uzskata par vajadzīgu, ombuds var lūgt atbildi no attiecīgās iestādes uz vaicājumu.

1.   Ombuds atceļ 2016. gada 20. jūlijā pieņemtos īstenošanas noteikumus.

2.   Šis Lēmums stājas spēkā 2023. gada 10. oktobrī. To piemēro visām šajā datumā notiekošajām izmeklēšanām, visām šajā datumā sāktajām izmeklēšanām un visām sūdzībām, par kurām ombuds šajā datumā vēl nav pieņēmis nostāju.

3.   Ombuds publicē šo Lēmumu Eiropas Savienības Oficiālajā Vēstnesī un ombuda tīmekļa vietnē.