Forvaltning af Europa-Kommissionens fortegnelser og arkiver

HOVEDPUNKTER

Fortegnelser

En »fortegnelse« oplysninger, der modtages og oprettes i form af et dokument, en samling af data eller anden form i et digitalt eller analogt medie, der registreres i et officielt register og forvaltes og vedligeholdes som dokumentation og som et aktiv. Ifølge reglerne skal fortegnelsen:

• analyseres med henblik på at fastlægge det elektroniske forvaltningssystem, der skal anvendes, og i hvilket officielt registersystem de skal opbevares
• oprettes i overensstemmelse med de krav, der er fastsat for den relevante type fortegnelse
• systematisk oprettes i elektronisk form, med visse undtagelser, eller digitaliseres, hvis den oprindeligt var i analog form
• opbevares i officielle elektroniske registre.

Indsamling og registrering

Kommissionens tjenestegrene skal regelmæssigt gennemgå de typer oplysninger, der fremkommer eller modtages, med henblik på at identificere, hvilke oplysninger der skal »indsamles« i et officielt elektronisk register.

• De indsamlede fortegnelser må ikke ændres, de kan dog fjernes eller erstattes af efterfølgende versioner, indtil det dossier, de tilhører, lukkes.
• Dokumenter skal registreres, hvis de indeholder vigtige oplysninger, som ikke kun er af kortvarig relevans, eller hvis de kan indebære handling eller opfølgning.

Retsvirkninger af elektroniske signaturer, segl, tidsstempler og registrerede leveringstjenester

• En elektronisk signatur har samme retsvirkning som en håndskrevet underskrift.
• Et elektronisk segl formodes at angive dataenes integritet og nøjagtigheden af deres oprindelse.
• Et elektronisk tidsstempel formodes at angive dataenes nøjagtighed og integritet.
• Transmission via en elektronisk registreret leveringstjeneste formodes at angive integriteten af data, adressat samt dato og tidspunkt for afsendelse og modtagelse.

Dokumenters gyldighed og antagelighed

Et dokument anses for at opfylde kriterierne for gyldighed eller antagelighed, hvis:

• den person, som det hidrører fra, er identificeret
• dokumentets sammenhæng er pålidelig, og dokumentet opfylder betingelser, der garanterer dets integritet
• dokumentet opfylder krav, der er fastsat i gældende EU-ret eller national ret
• hvis der er tale om et elektronisk dokument, at dokumentet er oprettet på en måde, der garanterer integriteten, pålideligheden og anvendeligheden af dets indhold og de ledsagende metadata¹.

Informationsudveksling

• Data og oplysninger skal stilles til rådighed og udveksles så bredt som muligt i Kommissionen, medmindre retlige forpligtelser kræver begrænset adgang.
• Generaldirektoraterne (GD’er) og de tilsvarende tjenestegrene skal sørge for, at deres dossierer er lige så bredt tilgængelige, som følsomheden af deres indhold tillader.

Opbevaring og bevarelse

Opbevaring og bevarelse finder sted på følgende betingelser:

• fortegnelser opbevares i den form, hvori de blev oprettet, sendt eller modtaget, eller i en form, der bevarer ægtheden, pålideligheden og integriteten af deres indhold
• indholdet skal kunne læses i hele opbevaringsperioden for enhver person, der har tilladelse til at have adgang til dem
• for elektroniske dokumenter skal registreringens oprindelse eller bestemmelsessted samt dato og klokkeslæt for indsamling eller registrering tydeligt fremgå af de ledsagende metadata.

Opbevaring, overførsel og eliminering

• Opbevaringsperioderne for de forskellige kategorier fastsættes for hele Kommissionen ved hjælp af retsakter.
• GD’er skal vurdere, hvilke kategorier af dossierer der skal overføres til Kommissionens historiske arkiver eller fjernes.
• Metadata opbevares som dokumentation for fortegnelser og dossierer og overførsel eller fjernelse heraf.
• Informationer med en klassifikationsgrad »CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL« eller højere overføres ikke til Kontoret for Historiske Arkiver.

Kommissionens Kontor for Historiske Arkiver

Kontoret:

• garanterer autenticiteten, pålideligheden og integriteten af og adgangen til fortegnelserne, dossiererne og arkiverne
• sikrer den materielle beskyttelse og integriteten af metadataene
• stiller fortegnelser og dossierer til rådighed for GD’er eller tilsvarende tjenestegrene efter anmodning
• foretager en fornyet gennemgang af alle overførte fortegnelser, dossierer og arkiver, om nødvendigt efter aftale med GD’erne
• indleder afklassificering af klassificerede dokumenter
• åbner Kommissionens historiske arkiver for offentligheden efter udløbet af en periode på 30 år, med undtagelser vedrørende privatlivets fred, forretningsmæssige interesser og intellektuelle ejendomsrettigheder
• deponerer Kommissionens arkiver, som er blevet åbnet for offentligheden, i EU’s historiske arkiver hos EUI.

Kommissionens historiske arkiver hos EUI

• EUI er det vigtigste adgangspunkt til historiske arkiver, der er åbne for offentligheden.
• Kommissionen giver så vidt muligt EUI adgang til digitaliserede kopier af fortegnelser, der opbevares på et analogt medie, samt beskrivelserne af de deponerede arkiver. Kommissionen fremmer interoperabiliteten mellem sine arkiver og EUI’s systemer.

Gennemførelsesbestemmelser

Hver generaldirektør eller chef for en tjenestegren etablerer den nødvendige organisatoriske, administrative og fysiske struktur og stiller det personale til rådighed, der er nødvendigt for at gennemføre denne afgørelse og gennemførelsesbestemmelserne, som regelmæssigt ajourføres, idet der navnlig tages hensyn til:

• udvikling med hensyn til forvaltning af fortegnelser og arkiver og resultater af akademisk og videnskabelig forskning og standarder
• udviklingen inden for informations- og kommunikationsteknologi
• gennemsigtighed, aktindsigt og åbning af arkiver for offentligheden
• harmonisering af fortegnelser.