EUROPESE COMMISSIE
Brussel, 21.10.2022
COM(2022) 536 final
BIJLAGEN
bij
Voorstel voor een besluit van de Raad
betreffende het standpunt dat namens de Europese Unie moet worden ingenomen in het regionaal stuurcomité van de Vervoersgemeenschap met betrekking tot de herziening van het reglement van orde van het regionaal stuurcomité en van het personeelsstatuut, en de invoering van het reglement van orde van het bemiddelingscomité en van de regels inzake geschillenbeslechting voor het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap
Bijlage I
ONTWERP
BESLUIT Nr. 2022/
VAN HET REGIONAAL STUURCOMITÉ VAN DE VERVOERSGEMEENSCHAP
van ...
betreffende de wijziging van het personeelsstatuut van de Vervoersgemeenschap
HET REGIONAAL STUURCOMITÉ VAN DE VERVOERSGEMEENSCHAP,
Gezien het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap, met name artikel 24, lid 1, en artikel 30,
HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:
Enig artikel
Het personeelsstatuut van de Vervoersgemeenschap, vastgesteld overeenkomstig bijlage II bij Besluit nr. 2019/3 van het regionaal stuurcomité van de Vervoersgemeenschap van 5 juni 2019, wordt als volgt gewijzigd:
a) Artikel 14 wordt als volgt gewijzigd:
i) punt b), iii), wordt vervangen door:
“iii) een vertegenwoordiger van de vorige voorzitter van het regionaal stuurcomité”.
ii) punt c) wordt vervangen door:
c) Het bemiddelingscomité besluit met eenparigheid van stemmen.
b) Artikel 15 wordt als volgt gewijzigd:
i) punt a) wordt vervangen door:
a) Geschillen tussen het secretariaat en een personeelslid over dit personeelsstatuut, de regels inzake aanwervingen, de arbeidsvoorwaarden en het geografische evenwicht of andere relevante regels worden in tweede instantie beslecht door de Europese Commissie, die optreedt als arbiter.
ii) punt c) wordt vervangen door:
c) Alle procedures voor geschillenbeslechting vinden plaats in Belgrado of online, in de Engelse taal. Het stuurcomité legt de regels voor geschillenbeslechting vast met het oog op het faciliteren van een snelle procedure met redelijke kosten voor de partijen.
Voor het regionaal stuurcomité
De voorzitter
Bijlage II
ONTWERP
BESLUIT Nr. 2022/
VAN HET REGIONAAL STUURCOMITÉ VAN DE VERVOERSGEMEENSCHAP
van ...
tot vaststelling van het reglement van orde van het bemiddelingscomité en van de regels voor geschillenbeslechting die van toepassing zijn op het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap
HET REGIONAAL STUURCOMITÉ VAN DE VERVOERSGEMEENSCHAP,
Gezien het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap, met name artikel 24, lid 1, en artikel 30,
HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:
Enig artikel
Het reglement van orde van het bemiddelingscomité en de regels inzake geschillenbeslechting voor het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap, die aan dit besluit zijn gehecht, worden hierbij vastgesteld.
Voor het regionaal stuurcomité
De voorzitter
Reglement van orde
van het
bemiddelingscomité
I. Algemeen
1. In dit reglement van orde worden de interne procedures vastgesteld voor de werking van het bemiddelingscomité als bedoeld in artikel 14 van het personeelsstatuut van de Vervoersgemeenschap, vastgesteld overeenkomstig Besluit nr. 03/2019 van het regionaal stuurcomité van de Vervoersgemeenschap.
2. In geval van tegenstrijdigheid tussen dit reglement van orde en het personeelsstatuut, de regels inzake aanwervingen, de arbeidsomstandigheden en het geografisch evenwicht of andere relevante regels die door het regionaal stuurcomité zijn vastgesteld, zijn de bepalingen van die laatste van toepassing.
3. Voor de toepassing van dit reglement van orde wordt onder “personeelsleden” verstaan alle ambtenaren van het secretariaat, te weten de directeur, de adjunct-directeuren en alle andere personeelsleden van de overeenkomstsluitende partijen die permanent werkzaam zijn bij het secretariaat overeenkomstig het personeelsstatuut, met uitzondering van plaatselijke functionarissen, gedetacheerde deskundigen en ter plaatse aangeworven deskundigen.
4. Geschillen tussen het secretariaat en een personeelslid over dit personeelsstatuut, de regels inzake aanwervingen, de arbeidsvoorwaarden en het geografische evenwicht of andere relevante regels worden in eerste instantie voorgelegd aan een bemiddelingscomité (hierna “comité” genoemd).
5. De personeelsleden kunnen bij een bemiddelingscomité beroep instellen met betrekking tot artikel 2, lid 1, punt 12, van het personeelsstatuut van de Vervoersgemeenschap of wanneer zij door een meerdere op ongerechtvaardigde of oneerlijke wijze zijn behandeld.
II. Bemiddelingscomité
1. Het bemiddelingscomité is bevoegd besluiten voor te stellen over beroepen die door personeelsleden zijn ingesteld tegen administratieve besluiten die hen betreffen.
2. Het bemiddelingscomité bestaat uit:
een vertegenwoordiger van de huidige voorzitter van het regionaal stuurcomité;
een vertegenwoordiger van de voorzitter van het regionaal stuurcomité voor de volgende termijn;
een vertegenwoordiger van de vorige voorzitter van het regionaal stuurcomité.
Het comité wordt voorgezeten door het huidige voorzitterschap van het regionaal stuurcomité.
3. Bij de uitoefening van hun taken zijn de leden van het comité volledig onafhankelijk en laten ze zich uitsluitend leiden door hun onafhankelijke oordeel. Zij vragen noch ontvangen instructies van het secretariaat, voeren hun taken volledig onafhankelijk uit te voeren en dienen belangenconflicten te vermijden. De beraadslagingen van het comité zijn vertrouwelijk. De leden van het comité waarborgen de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens die in het kader van een door een personeelslid ingesteld beroep worden verwerkt.
4. Het bemiddelingscomité wordt samengesteld binnen 30 kalenderdagen na de datum waarop beroep is ingesteld bij de directeur of het voorzitterschap van het stuurcomité. De directeur verstuurt het beroep binnen 10 kalenderdagen na de datum van ontvangst naar de voorzitter van het bemiddelingscomité.
5. Zodra de voorzitter van het comité een beroep bij het bemiddelingscomité heeft ontvangen, brengt hij de leden van het comité bijeen om het beroep te behandelen. In geval van onenigheid over de bevoegdheid van het comité beslist het comité over de kwestie.
6. Voor zover mogelijk heeft het comité dezelfde samenstelling gedurende de hele periode die nodig is om de zaak te behandelen.
7. Het comité bepaalt:
a)de ontvankelijkheid van het beroep;
b)de termijnen voor de indiening van het antwoord op het beroep door het secretariaat en de indiening van bewijsstukken en andere relevante procedurele kwesties;
c)andere aangelegenheden in verband met de bemiddeling, met inbegrip van de vraag of er hoorzittingen worden gehouden dan wel of het beroep uitsluitend op basis van de overgelegde documenten wordt behandeld;
d)de procedure die moet worden gevolgd voor hoorzittingen van het comité.
De procedure moet zodanig worden gevoerd dat de betrokken partijen in de gelegenheid worden gesteld feiten en omstandigheden aan te voeren die relevant zijn voor het beroep.
8. Het bemiddelingscomité neemt een besluit over het geschil in overeenstemming met dit personeelsstatuut, de regels inzake aanwervingen, de arbeidsvoorwaarden en het geografische evenwicht of andere relevante regels. Het bemiddelingscomité is niet bevoegd voor kwesties over de interpretatie van het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap.
9. De voorzitter stelt de directeur, de adjunct-directeur van het secretariaat en het betrokken personeelslid in kennis van alle procedurele stappen met betrekking tot de zaak.
10. Alle zittingen van het bemiddelingscomité vinden plaats in Belgrado of online, in de Engelse taal. De administratieve ondersteuning van het comité wordt verleend door de personeelsdienst en de administratie van het secretariaat.
11. Indien gelijktijdig bij het bemiddelingscomité ingestelde beroepen betrekking hebben op hetzelfde probleem, kan het comité besluiten de beroepen te bundelen en één besluit te formuleren.
12. De beroepsprocedure wordt onmiddellijk beëindigd indien het betrokken personeelslid zijn beroep intrekt of indien in onderlinge overeenstemming een schikking wordt getroffen. Het betrokken personeelslid stelt de voorzitter van het comité hiervan schriftelijk in kennis. De beroepsprocedure wordt onmiddellijk beëindigd in geval van schending van deel III, punt 5.
III. Beroepsprocedure
1. Zowel het personeelslid als het secretariaat kunnen op elk moment vóór of nadat het personeelslid ervoor kiest de zaak formeel voort te zetten, het initiatief nemen om de betrokken kwesties op informele wijze te beslechten.
2. Een beroep bij het bemiddelingscomité is niet ontvankelijk indien het geschil dat voortvloeit uit een omstreden besluit op informele wijze is beslecht.
3. Een personeelslid kan echter rechtstreeks bij het bemiddelingscomité beroep instellen om de uitvoering van een op informele wijze bereikte overeenkomst af te dwingen binnen 90 kalenderdagen na de in die overeenkomst vastgestelde uitvoeringstermijn of, wanneer de informele overeenkomst terzake geen uitspraak doet , binnen 90 kalenderdagen na de dertigste kalenderdag na de datum waarop de overeenkomst is ondertekend.
4. Een personeelslid dat een administratief besluit formeel wil aanvechten, dient in eerste instantie schriftelijk bij de directeur — of het voorzitterschap van het stuurcomité, wanneer de klacht betrekking heeft op de directeur — een beroep in te stellen voor een beoordeling door het bemiddelingscomité van het administratieve besluit.
5. Het betrokken personeelslid of een vertegenwoordiger van het secretariaat mag tijdens de beroepsprocedure de leden van het comité niet benaderen, noch met hen overleggen, in welke vorm dan ook, over het onderwerp van het beroep, afgezien van hetgeen in deel II, punt 7, is gedefinieerd.
5. Wanneer een administratief besluit in het kader van een beroepsprocedure voor beoordeling wordt voorgelegd aan het bemiddelingscomité, is het alleen ontvankelijk door de directeur of het voorzitterschap van het stuurcomité als het is verzonden binnen 30 kalenderdagen na de datum waarop het personeelslid kennisgeving van het aan te vechten administratieve besluit heeft ontvangen. Deze termijn kan door het secretariaat worden verlengd in afwachting van inspanningen om het geschil informeel op te lossen.
6. Aan het einde van de beoordeling stelt het bemiddelingscomité een verslag op. Het verslag bevat een beschrijving van de gevolgde procedurele stappen, de feiten en omstandigheden die relevant zijn voor het beroep en het definitieve voorstel voor een besluit.
IV. Besluitvorming
1. Het bemiddelingscomité besluit met eenparigheid van stemmen.
2. Het voorstel voor een besluit over het betwiste administratieve besluit wordt ingediend binnen 120 kalenderdagen na de dag waarop het beroep bij de directeur of het voorzitterschap van het stuurcomité is ingediend.
3. Het voorstel voor een besluit wordt schriftelijk meegedeeld aan het betrokken personeelslid, de directeur en de adjunct-directeur. Dit besluit kan in het persoonlijk dossier van het personeelslid worden opgenomen.
4. Het antwoord van het secretariaat, dat het resultaat van de evaluatie van het bemiddelingscomité weergeeft, wordt binnen 30 kalenderdagen na ontvangst van het voorstel voor een besluit van het bemiddelingscomité schriftelijk aan het personeelslid meegedeeld.
V. Opschorting van het optreden
1. Noch het instellen van een beroep voor een beoordeling door het bemiddelingscomité, noch het instellen van beroep bij de arbiter heeft tot gevolg dat de uitvoering van het bestreden administratieve besluit wordt opgeschort.
2. Wanneer echter een beoordeling van een administratief besluit door het bemiddelingscomité vereist is:
a)kan een personeelslid bij het secretariaat een verzoek indienen om de uitvoering van het betwiste administratieve besluit op te schorten totdat de beoordeling van het bemiddelingscomité is voltooid en hij of zij in kennis is gesteld van het resultaat. Het secretariaat kan de uitvoering van een besluit opschorten in bijzonder dringende gevallen en wanneer de uitvoering ervan onherstelbare schade zou veroorzaken. Tegen het besluit van het secretariaat over een dergelijk verzoek kan geen beroep worden aangetekend.
b)kan een personeelslid, in gevallen waarbij sprake is van ontslag, ervoor kiezen het secretariaat eerst te verzoeken om de uitvoering van het besluit op te schorten totdat de beoordeling van het bemiddelingscomité is voltooid en hij of zij in kennis is gesteld van het resultaat. Het secretariaat kan de uitvoering van een besluit opschorten indien het vaststelt dat het betwiste besluit nog niet is uitgevoerd, in bijzonder dringende gevallen en wanneer de uitvoering ervan onherstelbare schade zou toebrengen aan de rechten van het personeelslid. Indien het secretariaat het verzoek afwijst, kan het personeelslid een verzoek om opschorting van het optreden indienen bij het bemiddelingscomité.
VI. Slotbepalingen
1. Wijzigingen van dit reglement van orde worden vastgesteld bij besluit van het stuurcomité.
2. Eén jaar na de inwerkingtreding van dit reglement van orde kan het secretariaat, op basis van de praktische ervaring met de toepassing daarvan, voorstellen tot wijziging van dit reglement indienen als het dit het nuttig of noodzakelijk acht. Een lid van het stuurcomité dat een dergelijke wijziging wenst voor te stellen, pleegt daarover eerst overleg met het secretariaat.
3. Het onderhavige reglement van orde treedt in werking op de dag van vaststelling door het stuurcomité.
Regels inzake
geschillenbeslechting
I. Algemeen
1. Deze regels inzake geschillenbeslechting zijn vastgesteld overeenkomstig artikel 15 van het personeelsstatuut van de Vervoersgemeenschap, dat is vastgesteld krachtens Besluit nr. 03/2019 van het regionaal stuurcomité van de Vervoersgemeenschap, teneinde een tijdige procedure met redelijke kosten voor de partijen te vergemakkelijken.
2. In geval van tegenstrijdigheid tussen dit reglement van orde en het personeelsstatuut, de regels inzake aanwervingen, de arbeidsvoorwaarden en het geografisch evenwicht of andere relevante regels die door het regionaal stuurcomité zijn vastgesteld, zijn de bepalingen van die laatste van toepassing.
3. Personeelsleden of het secretariaat kunnen alleen beroep instellen bij een arbiter om het voorstel voor een besluit dat in eerste instantie door het bemiddelingscomité is gedaan, aan te vechten.
4. Resterende geschillen tussen het secretariaat en het personeelslid over dit personeelsstatuut, de regels inzake aanwervingen, de arbeidsvoorwaarden en het geografische evenwicht of andere relevante regels worden in tweede instantie voorgelegd aan een arbiter.
II. Arbiter
1. De Europese Commissie treedt op als arbiter in tweede instantie.
2. De arbiter is volledig onafhankelijk en laat zich uitsluitend leiden door zijn onafhankelijke oordeel. Hij vraagt noch ontvangt instructies van het secretariaat, voert zijn taken volledig onafhankelijk uit te voeren en dient belangenconflicten te vermijden. De arbitrageprocedure is vertrouwelijk. De arbiter waarborgt de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens die in het kader van een door een personeelslid ingesteld beroep worden verwerkt.
3. De arbiter wordt aangesteld binnen 30 kalenderdagen na de datum waarop beroep is ingesteld bij het voorzitterschap van het stuurcomité.
4. De arbiter heeft een mandaat voor de gehele periode die nodig is om de zaak te beslechten.
5. De arbiter bepaalt:
a) de termijnen voor de indiening van het antwoord op het beroep door het secretariaat en voor de indiening van bewijsmateriaal door het betrokken personeelslid, en
b) andere procedurekwesties, met inbegrip van de vraag of er hoorzittingen worden gehouden dan wel of het beroep uitsluitend op basis van de ingediende documenten wordt behandeld.
De procedure moet zodanig worden gevoerd dat de betrokken partijen in de gelegenheid worden gesteld feiten en omstandigheden aan te voeren die relevant zijn voor het beroep.
6. De arbiter neemt een besluit over het geschil in overeenstemming met het personeelsstatuut, de regels inzake aanwervingen, de arbeidsvoorwaarden en het geografische evenwicht of andere relevante regels. De arbiter is niet bevoegd voor kwesties over de interpretatie van het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap.
7. De bevoegdheid van de arbiter omvat de bevoegdheid om op elk moment van de procedure een voorlopige maatregel te gelasten, waartegen geen beroep kan worden ingesteld, om een van de partijen voorlopige ontheffing te verlenen wanneer de betwiste beslissing op het eerste gezicht onrechtmatig blijkt te zijn, in bijzonder spoedeisende gevallen, en wanneer de uitvoering ervan onherstelbare schade zou veroorzaken. Een dergelijke tijdelijke maatregel kan de opschorting van de tenuitvoerlegging van het betwiste administratieve besluit inhouden, behalve in geval van aanstelling of ontslag.
8. De geschillenprocedure vindt plaats in Belgrado of online, in de Engelse taal. De arbiter wordt administratief ondersteund door de personeelsdienst en de administratie van het secretariaat.
9. De arbiter stelt het betrokken personeelslid en het secretariaat in kennis van alle procedurele stappen met betrekking tot de zaak.
10. Indien bij de arbiter ingestelde beroepen betrekking hebben op hetzelfde probleem, kan de arbiter besluiten de beroepen te bundelen en één besluit te formuleren.
11. De geschillenprocedure wordt onmiddellijk stopgezet indien het betrokken personeelslid zijn beroep intrekt of indien in onderlinge overeenstemming een schikking wordt getroffen. Het betrokken personeelslid stelt de arbiter hiervan schriftelijk in kennis. De beroepsprocedure wordt onmiddellijk stopgezet in geval van schending van deel III, punt 3.
III. Beroepsprocedure
1. Tegen een betwist administratief besluit kan door elke partij beroep worden ingesteld. Het wordt ingediend bij het voorzitterschap van het regionaal stuurcomité binnen 30 kalenderdagen na ontvangst van het voorstel voor een besluit van het comité. Het voorzitterschap van het regionaal stuurcomité verklaart het beroep alleen ontvankelijk als de termijn in acht is genomen.
2. Het instellen van beroep bij het voorzitterschap van het regionaal stuurcomité in tweede aanleg heeft tot gevolg dat de uitvoering van een besluit dat op een voorstel van het bemiddelingscomité is gebaseerd, wordt opgeschort.
3. Het betrokken personeelslid of een vertegenwoordiger van het secretariaat mag tijdens de beroepsprocedure de arbiter niet benaderen, noch met hem overleggen, in welke vorm dan ook, over het onderwerp van het beroep, afgezien van hetgeen in deel II, punt 5, is gedefinieerd.
4. Bij de geschillenbeslechting stelt de arbiter een verslag op. Het verslag bevat een beschrijving van de gevolgde procedurele stappen, de feiten en omstandigheden die relevant zijn voor het beroep en de definitieve uitspraak.
IV. Besluitvorming
1. Het besluit van de arbiter over het betwiste administratieve besluit wordt vastgesteld binnen 90 kalenderdagen na de dag waarop het beroep bij het voorzitterschap van het stuurcomité werd ingediend.
2. Het besluit wordt schriftelijk aan het betrokken personeelslid en het secretariaat meegedeeld en dit besluit kan in het persoonlijk dossier van het personeelslid worden opgenomen.
3. Het besluit van de arbiter is definitief en bindend voor alle partijen.
V. Slotbepalingen
1. Wijzigingen van dit reglement van orde met betrekking tot geschillenbeslechting worden vastgesteld bij besluit van het stuurcomité.
2. Eén jaar na de inwerkingtreding van dit reglement van orde kan het secretariaat, op basis van de praktische ervaring met de toepassing daarvan, voorstellen tot wijziging van dit reglement indienen als het dit het nuttig of noodzakelijk acht. Een lid van het stuurcomité dat een dergelijke wijziging wenst voor te stellen, pleegt daarover eerst overleg met het secretariaat.
3. Het onderhavige reglement van orde treedt in werking op de dag van vaststelling door het stuurcomité.
Bijlage III
ONTWERP
BESLUIT Nr. 2022/
VAN HET REGIONAAL STUURCOMITÉ VAN DE VERVOERSGEMEENSCHAP
van ...
tot wijziging van het reglement van orde van het regionaal stuurcomité van de Vervoersgemeenschap
HET REGIONAAL STUURCOMITÉ VAN DE VERVOERSGEMEENSCHAP,
Gezien het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap, en met name artikel 24, lid 5,
HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:
Enig artikel
Titel IV, punt 4, van het reglement van orde van het regionaal stuurcomité van de Vervoersgemeenschap wordt vervangen door:
De ontwerpagenda van de vergadering wordt opgesteld door het voorzitterschap, in overleg met het vicevoorzitterschap. De ontwerpagenda en de daaraan gerelateerde stukken worden minstens vier weken voor de vergadering verzonden naar de leden en de waarnemers. De leden kunnen opmerkingen maken en bijkomende agendapunten voorstellen. Stukken die relevant zijn voor andere overeenkomstig alinea 3 van deel II uitgenodigde staten, internationale organisaties of andere organen, worden ook naar hen gestuurd.
Voor het regionaal stuurcomité
De voorzitter
