EUROPESE COMMISSIE
Brussel, 8.6.2022
COM(2022) 255 final
BIJLAGE
bij het
Voorstel voor een Besluit van de Raad
betreffende het namens de Europese Unie in te nemen standpunt in het subcomité voor geografische aanduidingen dat is ingesteld bij de brede en versterkte partnerschapsovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, enerzijds, en de Republiek Armenië, anderzijds, over de goedkeuring van het reglement van orde van het subcomité voor geografische aanduidingen
BIJLAGE
BESLUIT NR. … VAN HET SUBCOMITÉ VOOR GEOGRAFISCHE AANDUIDINGEN EU-ARMENIË
tot goedkeuring van zijn reglement van orde
HET SUBCOMITÉ VOOR GEOGRAFISCHE AANDUIDINGEN EU-ARMENIË,
Gezien de brede en versterkte partnerschapsovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, enerzijds, en de Republiek Armenië, anderzijds, (“de overeenkomst”), en met name artikel 240,
Overwegende hetgeen volgt:
(1)Krachtens artikel 240 van de overeenkomst moet het subcomité voor geografische aanduidingen toezien op de uitvoering van de overeenkomst wat betreft geografische aanduidingen, en fungeren als instrument om de samenwerking en de dialoog op het gebied van geografische aanduidingen te intensiveren.
(2)Overeenkomstig artikel 240, lid 2, van de overeenkomst kan het subcomité voor geografische aanduidingen besluiten nemen.
(3)Krachtens artikel 240, lid 2, van de overeenkomst moet het subcomité voor geografische aanduidingen zijn reglement van orde bepalen,
HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:
Artikel 1
Het reglement van orde van het subcomité voor geografische aanduidingen, zoals opgenomen in de bijlage, wordt hierbij aangenomen.
Artikel 2
Dit besluit treedt in werking op de datum waarop het wordt aangenomen.
Gedaan te Brussel,
Voor het subcomité voor geografische aanduidingen
De voorzitter
BIJLAGE
Reglement van orde van het subcomité voor geografische aanduidingen EU-Armenië
Artikel 1
Algemene bepalingen
1.Het subcomité voor geografische aanduidingen (“het subcomité”) dat is ingesteld bij artikel 240 van de brede en versterkte partnerschapsovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, enerzijds, en de Republiek Armenië, anderzijds, (“de overeenkomst”) assisteert het partnerschapscomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken, zoals bedoeld in artikel 363, lid 7, van de overeenkomst, bij de uitvoering van zijn taken.
2.Het subcomité voert zijn taken uit zoals vermeld in artikel 240 van de overeenkomst.
3.Het subcomité bestaat uit vertegenwoordigers van de Europese Commissie en van de Republiek Armenië die verantwoordelijk zijn voor aangelegenheden in verband met geografische aanduidingen.
4.De partijen wijzen elk een delegatiehoofd aan dat de contactpersoon is voor alle aangelegenheden betreffende het subcomité.
5.De delegatiehoofden fungeren als voorzitter van het subcomité overeenkomstig artikel 2.
6.Elk delegatiehoofd kan alle taken van het delegatiehoofd of een deel daarvan delegeren aan een benoemde plaatsvervanger, in welk geval alle navolgende bepalingen betreffende het delegatiehoofd eveneens gelden voor de benoemde plaatsvervanger. Het delegatiehoofd stelt het secretariaat van het subcomité in kennis van de benoeming.
7.De partijen bij dit reglement van orde zijn de partijen als omschreven in artikel 382 van de overeenkomst.
Artikel 2
Voorzitterschap
Het voorzitterschap van het subcomité wordt door de partijen bij toerbeurt bekleed voor een periode van twaalf maanden. De eerste periode begint op de datum van de eerste vergadering van de partnerschapsraad en eindigt op 31 december van datzelfde jaar.
Artikel 3
Vergaderingen
1.Het subcomité komt, tenzij de voorzitters anders bepalen, eenmaal per jaar op verzoek van een van beide partijen bijeen, afwisselend in de Europese Unie en in de Republiek Armenië, op een tijdstip, een plaats en een wijze (waaronder eventueel per videoconferentie) die onderling door de partijen worden overeengekomen, maar uiterlijk binnen negentig dagen na het verzoek.
2.Elke vergadering van het subcomité wordt bijeengeroepen door zijn voorzitter. De convocatie wordt uiterlijk 28 kalenderdagen vóór de vergadering door het secretariaat van het subcomité aan de leden toegezonden, tenzij de partijen anders overeenkomen.
3.Voor zover mogelijk wordt de gewone vergadering van het subcomité vroeg genoeg vóór de gewone vergadering van het partnerschapscomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken bijeengeroepen.
Artikel 4
Delegaties
Vóór elke vergadering worden de partijen door het secretariaat van het subcomité in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegatie van elke partij die de vergadering bijwoont.
Artikel 5
Secretariaat
1.Een ambtenaar van de Europese Commissie en een ambtenaar van de Republiek Armenië, benoemd door de delegatiehoofden, treden gezamenlijk op als secretarissen van het subcomité en voeren gezamenlijk de secretariaatstaken uit in een geest van wederzijds vertrouwen en samenwerking.
2.Het secretariaat van het partnerschapscomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken wordt op de hoogte gebracht van alle besluiten en verslagen van het subcomité en van alle andere handelingen waartoe het subcomité besluit.
Artikel 6
Correspondentie
1.De voor het subcomité bestemde correspondentie wordt gericht aan de secretaris van een van de partijen, die weer de andere secretaris op de hoogte brengt.
2.Het secretariaat van het subcomité ziet erop toe dat de correspondentie die aan het subcomité is gericht, aan de voorzitter van het subcomité wordt doorgestuurd en waar passend wordt verspreid als in artikel 7 bedoelde documenten.
3.Het secretariaat stuurt correspondentie van de voorzitter namens de voorzitter aan de partijen. Dergelijke correspondentie wordt waar passend verspreid overeenkomstig artikel 7.
Artikel 7
Documenten
1.De documenten worden verspreid door de secretarissen van het subcomité.
2.Een partij stuurt haar documenten naar haar secretaris. De secretaris stuurt de documenten door naar de secretaris van de andere partij.
3.De secretaris van de Unie stuurt de documenten door naar de betrokken vertegenwoordigers van de Unie en zendt de secretaris van de Republiek Armenië en de secretarissen van het partnerschapscomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken daarbij systematisch een kopie.
4.De secretaris van de Republiek Armenië stuurt de documenten door naar de betrokken vertegenwoordigers van de Republiek Armenië en zendt de secretaris van de Unie en de secretarissen van het partnerschapscomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken daarbij systematisch een kopie.
Artikel 8
Vertrouwelijkheid
De vergaderingen van het subcomité zijn niet openbaar, tenzij de partijen anders besluiten. Wanneer een partij aan het subcomité informatie overlegt die zij als vertrouwelijk aanmerkt, behandelt de andere partij die informatie als zodanig.
Artikel 9
Agenda
1.Het secretariaat van het subcomité stelt op basis van voorstellen van de partijen voor elke vergadering een voorlopige agenda op, alsmede een ontwerp van de in artikel 10 bedoelde operationele conclusies. Op de voorlopige agenda staan de punten waarvoor het secretariaat uiterlijk 21 kalenderdagen vóór de vergadering een verzoek van een partij tot plaatsing op de agenda, samen met de desbetreffende documenten, heeft ontvangen.
2.De voorlopige agenda wordt, samen met de desbetreffende documenten, uiterlijk 15 kalenderdagen vóór de vergadering verspreid overeenkomstig artikel 7.
3.Met inachtneming van artikel 8 van dit reglement van orde worden de voorlopige agenda’s van de vergaderingen openbaar gemaakt, zo mogelijk tien kalenderdagen vóór de vergadering.
4.De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door de voorzitter en het andere delegatiehoofd goedgekeurd. Punten die niet op de voorlopige agenda staan, kunnen als agendapunt worden opgenomen voor zover de partijen daarmee instemmen.
5.De voorzitter van het subcomité kan vertegenwoordigers van andere organen van de partijen of, met instemming van de andere partij, onafhankelijke deskundigen op ad-hocbasis uitnodigen om een vergadering bij te wonen teneinde informatie te verschaffen over bepaalde onderwerpen. De partijen zorgen ervoor dat dergelijke waarnemers of deskundigen de vertrouwelijkheidsvereisten in acht nemen.
6.De voorzitter van het subcomité kan in overleg met de partijen de in de leden 1 en 2 genoemde termijnen inkorten om rekening te houden met bijzondere omstandigheden.
Artikel 10
Notulen en operationele conclusies
1.De secretarissen van het subcomité stellen gezamenlijk ontwerpnotulen van elke vergadering op.
2.In beginsel bevatten de notulen voor elk agendapunt:
(a)een lijst van de deelnemers aan de vergadering, een lijst van de ambtenaren die hen begeleidden, en een lijst van de eventuele waarnemers of deskundigen die de vergadering hebben bijgewoond;
(b)de aan het subcomité voorgelegde documenten;
(c)de verklaringen die op verzoek van het subcomité in de notulen worden opgenomen; en
(d)zo nodig, de operationele conclusies van de vergadering, als bedoeld in lid 4.
3.De ontwerpnotulen worden ter goedkeuring aan het subcomité voorgelegd. Zij worden binnen 28 kalenderdagen na iedere vergadering van het subcomité goedgekeurd. Aan elk van de in artikel 7 bedoelde geadresseerden wordt een kopie gezonden. Onverminderd artikel 8 van dit reglement van orde publiceren de partijen de goedgekeurde notulen, die in de regel de definitieve agenda en een samenvatting van de bespreking van elk agendapunt bevatten, zo spoedig mogelijk na de goedkeuring.
4.De secretaris van de partij die het voorzitterschap van het subcomité bekleedt, stelt voor elke vergadering een ontwerp van de operationele conclusies op en stuurt dat samen met de agenda aan de partijen, uiterlijk 15 kalenderdagen voor het begin van de vergadering. Dat ontwerp wordt in de loop van de vergadering bijgewerkt zodat het subcomité de operationele conclusies, waarin wordt aangegeven welke vervolgacties de partijen overeengekomen zijn, aan het eind van de vergadering kan aannemen, tenzij de partijen anders overeenkomen. Nadat overeenstemming is bereikt over de operationele conclusies, worden ze aan de notulen gehecht, en de uitvoering ervan wordt geëvalueerd op een volgende vergadering van het subcomité. Het subcomité neemt daartoe een template aan waarin voor elke actie een deadline kan worden bepaald.
Artikel 11
Besluiten
1.Het subcomité is bevoegd om besluiten te nemen in de in artikel 240, lid 3, van de overeenkomst bedoelde gevallen. Het subcomité neemt bij consensus besluiten aan in de in artikel 240, lid 2, van de overeenkomst bedoelde gevallen. De besluiten zijn bindend voor de partijen, die de nodige maatregelen treffen voor de uitvoering ervan.
2.Elk besluit wordt gewaarmerkt door de voorzitter van het subcomité.
3.Het subcomité kan besluiten nemen of verslagen aannemen via de schriftelijke procedure, na voltooiing van de respectieve interne procedures, indien de partijen dat overeenkomen. De schriftelijke procedure bestaat uit een uitwisseling van nota’s tussen de secretarissen, die handelen in overleg met de partijen. In dat geval wordt de tekst van het voorstel overeenkomstig artikel 7 verspreid, waarbij een termijn van minstens 21 kalenderdagen wordt gesteld waarin voorbehouden of gewenste amendementen ter kennis kunnen worden gebracht. De voorzitter kan in overleg met de partijen deze termijn inkorten om rekening te houden met bijzondere omstandigheden. De ontwerpbesluiten worden geacht te zijn aangenomen zodra de andere partij haar instemming heeft betuigd, en worden vastgelegd in de notulen van de vergadering van het subcomité.
4.De handelingen van het subcomité worden voorzien van het opschrift “Besluit” of “Verslag”. Een besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt aangenomen, tenzij in het besluit zelf anders is bepaald.
5.De besluiten worden aan de partijen gezonden.
6.Elke partij kan bepalen of zij de besluiten van het subcomité in haar publicatieblad bekendmaakt.
Artikel 12
Verslagen
Tijdens elke gewone vergadering van het partnerschapscomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken brengt het subcomité bij dat partnerschapscomité verslag uit over zijn werkzaamheden.
Artikel 13
Talen
1.De werktalen van het subcomité zijn het Engels en het Armeens. De partijen kunnen echter besluiten vergaderingen alleen in het Engels te houden.
2.Tenzij anders wordt besloten, beraadslaagt het subcomité op basis van in die talen opgestelde documenten.
3.Het subcomité neemt besluiten inzake de wijziging of de uitlegging van de overeenkomst aan in de talen waarin de tekst van de overeenkomst authentiek is. Alle andere besluiten van het subcomité worden aangenomen in de in lid 1 bedoelde werktalen.
Artikel 14
Kosten
1.Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfskosten en haar eigen post‑ en telecommunicatiekosten in verband met deelname aan vergaderingen van het subcomité.
2.Uitgaven in verband met de organisatie van vergaderingen en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die de vergadering organiseert.
3.Uitgaven voor vertolking tijdens de vergaderingen en voor vertaling van documenten in of uit het Engels en het Armeens, zoals vermeld in artikel 13, lid 1, komen ten laste van de partij die de vergadering organiseert.
Artikel 15
Wijziging van het reglement van orde
Overeenkomstig artikel 240, lid 2, van de overeenkomst kan dit reglement van orde worden gewijzigd bij besluit van het subcomité.
