EUROPESE COMMISSIE
Brussel, 21.6.2021
COM(2021) 314 final
BIJLAGE
bij
Voorstel voor een Besluit van de Raad
betreffende het standpunt dat namens de Europese Unie moet worden ingenomen in het Handelscomité dat is ingesteld bij de Vrijhandelsovereenkomst tussen de Europese Unie en de Socialistische Republiek Vietnam met betrekking tot de vaststelling van het reglement van orde van het Handelscomité
AANHANGSEL
BESLUIT Nr. […/2021]
VAN HET HANDELSCOMITÉ
van ...
tot vaststelling van zijn reglement van orde
HET HANDELSCOMITÉ,
Gezien de Vrijhandelsovereenkomst tussen de Europese Unie en de Socialistische Republiek Vietnam, en met name artikel 17.1, lid 4, punt f),
Overwegende hetgeen volgt:
(1)Overeenkomstig artikel 17.1, lid 4, punt f), van de Overeenkomst kan het Handelscomité zijn eigen reglement van orde vaststellen,
HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:
1.Het reglement van orde van het Handelscomité, als vastgesteld in de bijlage, wordt vastgesteld.
2.Dit besluit treedt in werking op [overeen te komen datum].
Gedaan te ..., op .....
|
Voor het Handelscomité
|
|
De medevoorzitters
|
BIJLAGE
REGLEMENT VAN ORDE VAN HET HANDELSCOMITÉ
dat is ingesteld bij artikel 17.1 van de Vrijhandelsovereenkomst tussen de Europese Unie en de Socialistische Republiek Vietnam
ARTIKEL 1
Rol en naam van het Handelscomité
1.
Het comité dat is ingesteld overeenkomstig artikel 17.1 van de Vrijhandelsovereenkomst tussen de Europese Unie en de Socialistische Republiek Vietnam (hierna de “Overeenkomst” genoemd), is verantwoordelijk voor alle in artikel 17.1 van de Overeenkomst bedoelde aangelegenheden.
2.
Dit comité wordt in de documenten van het comité, met inbegrip van besluiten en aanbevelingen, “Handelscomité” genoemd.
ARTIKEL 2
Samenstelling en voorzitterschap
1.
Overeenkomstig artikel 17.1, lid 1, van de Overeenkomst bestaat het Handelscomité uit vertegenwoordigers van de Europese Unie en van de Socialistische Republiek Vietnam.
2.
Het Handelscomité staat onder het gezamenlijke voorzitterschap van het lid van de Europese Commissie dat bevoegd is voor handel en de minister van Industrie en Handel van Vietnam of van hun respectieve vertegenwoordigers.
3.
Wanneer het Handelscomité onder het gezamenlijke voorzitterschap van de respectieve vertegenwoordigers staat, stelt elke partij de andere partij in kennis van de naam, de functie en de contactgegevens van de vertegenwoordiger die voor die partij medevoorzitter is van het Handelscomité. Die vertegenwoordiger wordt geacht bevoegd te zijn de partij te vertegenwoordigen tot de datum waarop de partij de andere partij in kennis heeft gesteld van een nieuwe medevoorzitter.
ARTIKEL 3
Secretariaat
1.
Ambtenaren van de voor handel bevoegde dienst van elke partij fungeren samen als secretariaat van het Handelscomité.
2.
Het secretariaat treedt op als contactpunt voor en faciliteert de organisatie van het Handelscomité, zoals bepaald in dit reglement van orde.
3.
Elke partij stelt de andere partij in kennis van de naam, de functie en de contactgegevens van de ambtenaar die voor die partij lid is van het secretariaat van het Handelscomité. Die ambtenaar wordt geacht te blijven fungeren als lid van het secretariaat voor de partij tot de datum waarop de partij de andere partij in kennis heeft gesteld van een nieuw lid.
ARTIKEL 4
Vergaderingen
1.
Het Handelscomité vergadert overeenkomstig artikel 17.1, lid 2, van de Overeenkomst. Het Handelscomité vergadert met name, tenzij het anders besluit, eenmaal per jaar, of in dringende gevallen op verzoek van een partij.
2.
De vergaderingen worden bijeengeroepen door de medevoorzitter van de partij die de vergadering organiseert.
3.
Een vergadering kan worden bijgewoond in persoon of worden gehouden per videoconferentie of op enige andere wijze.
ARTIKEL 5
Delegaties
Zo mogelijk stelt het lid van het secretariaat van het Handelscomité voor elke partij het lid van het secretariaat voor de andere partij ten minste 14 dagen vóór de vergadering in kennis van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van respectievelijk de Europese Unie en Vietnam. De lijsten vermelden de naam en functie van elk lid van de delegatie.
ARTIKEL 6
Agenda van de vergaderingen
1.
Op basis van een voorstel van het lid van het secretariaat van de partij die de vergadering organiseert, wordt voor elke vergadering een voorlopige agenda opgesteld, met een termijn waarbinnen de andere partij opmerkingen kan indienen. De voorlopige agenda wordt zo mogelijk 30 dagen vóór een vergadering opgesteld, en uiterlijk 14 dagen vóór de vergadering .
2.
De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door het Handelscomité goedgekeurd. Punten die niet op de voorlopige agenda staan, kunnen bij consensus op de agenda worden geplaatst.
ARTIKEL 7
Notulen
1.
Het lid van het secretariaat voor de partij die de vergadering organiseert, stelt binnen 15 dagen na het einde van de vergadering ontwerpnotulen daarvan op, tenzij de medevoorzitters anders besluiten. De ontwerpnotulen worden voor commentaar toegezonden aan het lid van het secretariaat voor de andere partij.
2.
De notulen geven in de regel een samenvatting van elk agendapunt, met in voorkomend geval vermelding van:
a)
alle bij het Handelscomité ingediende documenten;
b)
eventuele verklaringen die een van de medevoorzitters van het Handelscomité heeft verzocht in de notulen op te nemen, en
c)
de besluiten, aanbevelingen, verklaringen en conclusies met betrekking tot specifieke punten.
3.
De notulen bevatten een lijst van alle besluiten van het Handelscomité die sinds de laatste vergadering van het comité zijn genomen volgens de schriftelijke procedure van artikel 8, lid 2.
4.
Een bijlage bij de notulen bevat tevens een lijst met de namen, titels en hoedanigheden van alle personen die de vergadering van het Handelscomité hebben bijgewoond.
5.
Het lid van het secretariaat voor de partij die de vergadering organiseert past de ontwerpnotulen aan op basis van de ontvangen opmerkingen; de herziene ontwerpnotulen worden door de partijen goedgekeurd binnen 30 dagen na de datum van de vergadering of op een andere door de medevoorzitters overeengekomen datum. Na de goedkeuring worden door het secretariaat twee originelen van de notulen opgesteld, waarvan de partijen er elk een ontvangen.
6.
Wanneer het onderhavige reglement van toepassing is op de vergaderingen van gespecialiseerde comités, worden de notulen van de vergaderingen van de gespecialiseerde comités beschikbaar gesteld voor eventuele latere vergaderingen van het Handelscomité.
ARTIKEL 8
Besluiten en aanbevelingen
1.
Het Handelscomité kan besluiten aannemen en aanbevelingen doen betreffende alle aangelegenheden waarvoor de Overeenkomst daarin voorziet. Het Handelscomité stelt besluiten en aanbevelingen in onderling overleg vast, zoals bepaald in artikel 17.4 van de Overeenkomst.
2.
In de periode tussen twee vergaderingen kan het Handelscomité besluiten of aanbevelingen volgens de schriftelijke procedure vaststellen.
3.
Een medevoorzitter legt de andere medevoorzitter schriftelijk de tekst van een ontwerp van besluit of aanbeveling in de werktaal van het Handelscomité voor. De andere partij heeft een maand, of een door de voorstellende partij gespecificeerde langere tijd, om haar instemming te betuigen met het ontwerp van besluit of aanbeveling. Indien de andere partij haar instemming niet betuigt, wordt het voorgestelde besluit of de voorgestelde aanbeveling tijdens de volgende vergadering van het Handelscomité besproken en eventueel aangenomen. De ontwerpbesluiten of -aanbevelingen worden geacht te zijn goedgekeurd zodra de andere partij haar instemming heeft betuigd en van die goedkeuring wordt overeenkomstig artikel 7, lid 2, melding gemaakt in de notulen van de vergadering van het comité.
4.
In de gevallen waarin het Handelscomité krachtens de Overeenkomst gemachtigd is besluiten of aanbevelingen vast te stellen, worden de desbetreffende documenten voorzien van het opschrift “Besluit” dan wel “Aanbeveling”. Het secretariaat van het Handelscomité voorziet die besluiten of aanbevelingen van een oplopend volgnummer, vermeldt de datum van vaststelling en geeft een beschrijving van het onderwerp. In elk besluit en in elke aanbeveling wordt de datum van inwerkingtreding vermeld.
5.
De door het Handelscomité vastgestelde besluiten en aanbevelingen worden in tweevoud opgesteld en door de medevoorzitters gewaarmerkt; aan elke partij wordt een exemplaar toegezonden.
ARTIKEL 9
Transparantie
1.
De partijen kunnen bij consensus besluiten in het openbaar te vergaderen.
2.
Elke partij kan besluiten om de besluiten en aanbevelingen van het Handelscomité in haar respectieve officiële publicatieblad of online bekend te maken.
3.
Alle door een partij ingediende documenten moeten als vertrouwelijk worden beschouwd, tenzij die partij anders besluit.
4.
De voorlopige agenda’s van de vergaderingen worden openbaar gemaakt voordat de vergadering van het Handelscomité plaatsvindt. De overeenkomstig artikel 7 overeengekomen notulen van de vergaderingen worden openbaar gemaakt.
5.
De bekendmaking en openbaarmaking van de in de leden 2 tot en met 4 bedoelde documenten geschiedt overeenkomstig de toepasselijke gegevensbeschermingsregels van elke partij en overeenkomstig artikel 17.15 van de Overeenkomst.
ARTIKEL 10
Talen
1.
De werktaal van het Handelscomité is het Engels.
2.
Het Handelscomité stelt besluiten betreffende de wijziging of de uitlegging van de Overeenkomst vast in de talen waarin de tekst van de Overeenkomst authentiek is. Alle andere besluiten van het Handelscomité, met inbegrip van het besluit waarbij het onderhavige reglement van orde wordt vastgesteld, worden vastgesteld in de in lid 1 bedoelde werktaal.
3.
Elke partij is verantwoordelijk voor de vertaling van besluiten en andere documenten in haar eigen officiële taal of talen, indien dit op grond van dit artikel vereist is, en draagt de kosten in verband met die vertalingen.
ARTIKEL 11
Uitgaven
1.
Elke partij draagt haar eigen kosten in verband met deelname aan vergaderingen van het Handelscomité, en met name haar personeels-, reis- en verblijfskosten alsmede haar eigen kosten voor video- of teleconferenties, post en telecommunicatie.
2.
Uitgaven in verband met de organisatie van de vergaderingen en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die de vergadering organiseert.
3.
Uitgaven in verband met vertolking van en naar de werktaal tijdens vergaderingen van het Handelscomité komen ten laste van de partij die de vergadering organiseert.
ARTIKEL 12
Gespecialiseerde comités en werkgroepen
1.
Het Handelscomité wordt schriftelijk in kennis gesteld van de contactpunten die zijn aangewezen door gespecialiseerde comités of werkgroepen die krachtens de Overeenkomst zijn opgericht. Alle relevante correspondentie, documenten en mededelingen tussen de contactpunten van elk gespecialiseerd comité en elke werkgroep in verband met de uitvoering van de Overeenkomst worden tegelijkertijd toegezonden aan het secretariaat van het Handelscomité.
2.
Overeenkomstig artikel 17.2, lid 6, van de Overeenkomst brengt een gespecialiseerd comité aan het Handelscomité verslag uit over de resultaten en conclusies van elk van zijn vergaderingen.
ARTIKEL 13
Wijzigingen van het reglement van orde
Dit reglement van orde kan schriftelijk worden gewijzigd bij besluit van het Handelscomité overeenkomstig artikel 8.
ARTIKEL 14
Informatie voor het Gemengd Comité
Overeenkomstig artikel 17.1, lid 5, van de Overeenkomst informeert het Handelscomité het in het kader van de partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst als onderdeel van het gemeenschappelijke institutionele kader ingestelde Gemengd Comité tijdens de periodieke vergaderingen daarvan over zijn activiteiten en in voorkomend geval de activiteiten van zijn gespecialiseerde comités.