EUROPESE COMMISSIE
Brussel, 10.7.2017
JOIN(2017) 23 final
BIJLAGEN
bij het
Gezamenlijk voorstel voor een Besluit van de Raad
betreffende het namens de Europese Unie in te nemen standpunt in het gemengd comité dat is opgericht bij de samenwerkingsovereenkomst inzake partnerschap en ontwikkeling tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en de Islamitische Republiek Afghanistan, anderzijds, over de vaststelling van het reglement van orde van het gemengd comité en het instellen van twee speciale werkgroepen
BIJLAGE 1
BESLUIT nr. 1/2017 van het gemengd comité EU-Afghanistan
van
tot vaststelling van zijn reglement van orde
HET GEMENGD COMITÉ EU-AFGHANISTAN,
Gezien de samenwerkingsovereenkomst inzake partnerschap en ontwikkeling tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en de Islamitische Republiek Afghanistan, anderzijds (hierna de "overeenkomst" genoemd), en met name artikel 49, lid 5,
Overwegende hetgeen volgt:
(1)De overeenkomst is ondertekend op 18 februari 2017 en wordt voorlopig toegepast overeenkomstig artikel 59, leden 2 en 3, van de overeenkomst en artikel 3 van Besluit (EU) 2017/434 van de Raad van 13 februari 2017.
(2)Om bij te dragen aan de doeltreffende uitvoering van de overeenkomst, moet het gemengd comité zo snel mogelijk worden opgericht.
Overeenkomstig artikel 49, lid 5, van de overeenkomst stelt het gemengd comité zijn eigen reglement van orde vast,
HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:
Enig artikel
Het reglement van orde van het gemengd comité, als vastgesteld in bijlage A, wordt hierbij goedgekeurd.
Gedaan te …, xxxx.
Voor het gemengd comité EU-Afghanistan
De voorzitter
BIJLAGE A
Reglement van orde van het gemengd comité
Artikel 1
Samenstelling en voorzitterschap
1. Het gemengd comité voert de in artikel 49 van de overeenkomst omschreven taken uit.
2. Het gemengd comité bestaat uit vertegenwoordigers van de partijen op het hoogst mogelijke niveau en wordt voor een periode van een kalenderjaar beurtelings door de partij die in het desbetreffende kalenderjaar als gastheer voor de vergadering optreedt, voorgezeten.
3. Het gemengd comité wordt beurtelings voorgezeten door de minister van Financiën van de Islamitische Republiek Afghanistan en de hoge vertegenwoordiger van de Unie voor buitenlandse zaken en veiligheidsbeleid. Zij kunnen hun bevoegdheid voor het voorzitterschap van de vergaderingen van het gemengd comité geheel of gedeeltelijk overdragen aan een hoge ambtenaar.
Artikel 2
Vergaderingen
1. Het gemengd comité komt jaarlijks bijeen. Een vergadering van het gemengd comité wordt bijeengeroepen door de voorzitter. De vergaderingen worden afwisselend in Brussel en in Kabul gehouden, op een datum die in onderling overleg wordt vastgesteld. Op verzoek van een partij kunnen in onderling overleg bijzondere sessies van het gemengd comité worden belegd.
2. Indien de partijen hiermee instemmen, kunnen de vergaderingen van het gemengd comité bij uitzondering via videoconferentie plaatsvinden.
Artikel 3
Deelnemers
1. Vóór elke vergadering van het gemengd comité wordt de voorzitter door elke partij in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van haar delegatie.
2. Met instemming van de partijen kan de voorzitter deskundigen of vertegenwoordigers van andere organen voor de vergadering uitnodigen als waarnemer of om informatie over een specifiek onderwerp te verstrekken.
Artikel 4
Publiciteit
1. De vergaderingen van het gemengd comité vinden achter gesloten deuren plaats, tenzij de voorzitter met instemming van de partijen beslist dat de vergadering openbaar is.
2. Het gemengd comité kan publieke verklaringen afleggen indien het dit nodig acht.
Artikel 5
Secretariaat
Een vertegenwoordiger van de Europese Dienst voor extern optreden en een vertegenwoordiger van de regering van de Islamitische Republiek Afghanistan treden gezamenlijk op als secretarissen van het gemengd comité. Alle mededelingen van en aan de voorzitter worden doorgestuurd naar de secretarissen. Correspondentie van en aan de voorzitter kan verlopen in om het even welke schriftelijke vorm, ook e-mail.
Artikel 6
Agenda voor de vergaderingen
1. De voorzitter stelt voor elke vergadering een voorlopige agenda op. De voorlopige agenda wordt, samen met de nodige documenten, ten laatste 15 kalenderdagen vóór de start van de vergadering aan de partijen toegestuurd.
2. Elke partij mag de voorzitter verzoeken een punt op de agenda te plaatsen.
3. De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door het gemengd comité goedgekeurd. Indien de partijen zulks overeenkomen, kunnen punten die niet op de voorlopige agenda staan, als agendapunt worden opgenomen.
4. In bijzondere omstandigheden kan de voorzitter met instemming van de partijen de in lid 1 genoemde termijnen inkorten als dat in een bepaald geval noodzakelijk is.
Artikel 7
Notulen
1. De resultaten van de vergaderingen van het gemengd comité worden vastgelegd in de vorm van goedgekeurde notulen.
2. De voorzitter vat de conclusies samen die het gemengd comité op elke vergadering heeft getrokken. Beide secretarissen stellen gezamenlijk op basis van deze conclusies de ontwerp-notulen op, bij voorkeur op het einde van de vergadering of uiterlijk binnen een termijn van 30 dagen na de datum van de vergadering.
3. De partijen keuren het ontwerp bij voorkeur goed op het einde van de vergadering of uiterlijk binnen een termijn van 45 dagen na de datum van de vergadering of tegen een andere door de partijen overeengekomen datum. Zodra de partijen de ontwerp-notulen hebben goedgekeurd, worden twee originelen ondertekend door de voorzitter en de secretarissen. Iedere partij krijgt een origineel.
Artikel 8
Besluiten en aanbevelingen
1. Besluiten en aanbevelingen van het gemengd comité worden goedgekeurd in onderling overleg tussen de partijen.
2. Besluiten of aanbevelingen van het gemengd comité dragen respectievelijk het opschrift "Besluit" of "Aanbeveling", gevolgd door een volgnummer, de datum van vaststelling en een beschrijving van het onderwerp. In elk besluit wordt de datum van inwerkingtreding vermeld.
3. Het gemengd comité kan besluiten nemen of aanbevelingen doen via een schriftelijke procedure. In deze gevallen bereiken de partijen overeenstemming over een termijn voor de duur van de procedure. Indien bij het verstrijken van deze termijn geen partij bezwaar heeft aangetekend tegen het voorgestelde besluit of de voorgestelde aanbeveling, verklaart de voorzitter dat het besluit of de aanbeveling in onderling overleg is goedgekeurd.
4. De door het gemengd comité genomen besluiten en aanbevelingen worden opgemaakt in twee door de voorzitter ondertekende authentieke exemplaren.
5. De partijen kunnen de besluiten en aanbevelingen van het gemengd comité bekendmaken in hun respectieve publicatieblad.
Artikel 9
Onkosten
1. Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfskosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met de deelname aan vergaderingen van het gemengd comité.
2. Elke partij draagt haar eigen kosten voor de vertolking tijdens de vergaderingen en voor de vertaling van documenten.
3. De partij die als gastheer voor de vergadering optreedt, draagt de kosten voor de organisatie van de vergadering en de reproductie van documenten.
Artikel 10
Speciale werkgroepen
1. Het gemengd comité kan speciale comités of werkgroepen instellen die haar bij de uitvoering van haar taken bijstaan. De speciale werkgroepen brengen na iedere vergadering bij het gemengd comité verslag uit.
2. Het gemengd comité kan besluiten een speciale werkgroep op te heffen, het mandaat van die werkgroep te bepalen of te wijzigen, of extra speciale werkgroepen op te richten.
3. De speciale werkgroepen brengen na elke vergadering gedetailleerd verslag uit over hun activiteiten aan het gemengd comité en kunnen aanbevelingen doen aan het gemengd comité.
BIJLAGE 2
BESLUIT nr. 2/2017 van het gemengd comité EU-Afghanistan
van
tot oprichting van twee speciale werkgroepen en tot vaststelling van hun mandaat
HET GEMENGD COMITÉ EU-AFGHANISTAN,
Gezien de samenwerkingsovereenkomst inzake partnerschap en ontwikkeling tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en de Islamitische Republiek Afghanistan, anderzijds (hierna de "overeenkomst" genoemd), en met name artikel 49, lid 3, en gezien artikel 10 van het reglement van orde van het gemengd comité,
Overwegende hetgeen volgt:
De overeenkomst is op 18 februari 2017 ondertekend en wordt voorlopig toegepast, overeenkomstig artikel 59.
Om bij te dragen aan de doeltreffende uitvoering van de overeenkomst, moet het institutionele kader zo snel mogelijk worden ingesteld.
Overeenkomstig artikel 49, lid 3, van de overeenkomst en artikel 10 van het reglement van orde van het gemengd comité, kan het gemengd comité speciale comités of werkgroepen instellen die het bij de uitvoering van zijn taken ondersteunen.
Om op deskundigenniveau te kunnen beraadslagen over de kerngebieden die onder de toepassingssfeer van de overeenkomst vallen, moeten speciale werkgroepen worden opgericht. De partijen kunnen na verder overleg de lijst met speciale comités of werkgroepen en/of hun werkterreinen wijzigen.
Dit besluit moet worden vastgesteld om de speciale werkgroepen tijdig operationeel te maken,
HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:
Enig artikel
De in bijlage A genoemde speciale werkgroepen worden hierbij opgericht. De mandaten van de speciale werkgroepen zijn vervat in bijlage B.
Gedaan te …,
Voor het gemengd comité EU-Afghanistan
De voorzitter
Bijlage A
Gemengd comité EU-Afghanistan
Speciale werkgroepen
(1)
Speciale werkgroep inzake mensenrechten, behoorlijk bestuur en migratie;
(2)
Speciale werkgroep inzake economische en sociale ontwikkeling.
Bijlage B
Mandaat
van de speciale werkgroepen, ingesteld uit hoofde van de samenwerkingsovereenkomst inzake partnerschap en ontwikkeling tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en de Islamitische Republiek Afghanistan, anderzijds
Artikel 1
De speciale werkgroepen kunnen de tenuitvoerlegging van de overeenkomst behandelen op de werkterreinen die binnen hun mandaat vallen. Zij kunnen ook onderwerpen of specifieke projecten bespreken die verband houden met het relevante terrein van de bilaterale samenwerking.
Artikel 2
De speciale werkgroepen werken onder het gezag van het gemengd comité. Zij brengen verslag uit en sturen hun notulen en conclusies binnen 30 kalenderdagen na iedere vergadering aan de voorzitter van het gemengd comité.
Artikel 3
1. De speciale werkgroepen bestaan uit vertegenwoordigers van beide partijen.
2. De speciale werkgroepen kunnen deskundigen voor hun vergaderingen uitnodigen en deze raadplegen met betrekking tot specifieke punten op de agenda.
Artikel 4
De speciale werkgroepen worden voorgezeten door de partij die het gemengd comité voorzit.
Artikel 5
Een vertegenwoordiger van de Europese Unie en een vertegenwoordiger van de regering van Afghanistan treden gezamenlijk op als permanente secretarissen van de werkgroepen.
Artikel 6
1. De speciale werkgroepen vergaderen wanneer de omstandigheden zulks vereisen, op schriftelijk verzoek van een partij en ten minste eenmaal per jaar. Elke vergadering wordt gehouden op een door de partijen overeengekomen plaats en datum.
2. Wanneer een partij verzoekt om een vergadering van een speciale werkgroep, antwoordt de secretaris van de andere partij binnen 15 werkdagen na ontvangst van dit verzoek. In bijzonder dringende gevallen kunnen speciale werkgroepen op kortere termijn in onderlinge overeenstemming tussen de partijen worden bijeengeroepen.
3. Vergaderingen van de speciale werkgroepen worden gezamenlijk door de beide secretarissen bijeengeroepen.
Artikel 7
1. Elke partij mag de voorzitter verzoeken een punt op de agenda van een vergadering van een speciale werkgroep te plaatsen. Agendapunten worden ten minste 15 werkdagen voor de datum van de desbetreffende vergadering bij de secretarissen ingediend. Alle stukken worden ten laatste 10 werkdagen voor de vergadering bij de secretarissen ingediend.
2. De secretarissen delen de ontwerp-agenda mee ten laatste 5 werkdagen voor de vergadering. Onder uitzonderlijke omstandigheden kunnen agendapunten met instemming van de partijen op kortere termijn aan de agenda worden toegevoegd.
Artikel 8
1. De secretarissen stellen gezamenlijk van iedere vergadering ontwerp-notulen op.
2. De vergaderingen van de speciale werkgroepen vinden achter gesloten deuren plaats, tenzij de voorzitter met instemming van de partijen beslist dat de vergadering openbaar is.
