EUROPESE COMMISSIE

Brussel, 12.10.2016

COM(2016) 620 final

BIJLAGE

bij

Voorstel voor een BESLUIT VAN DE RAAD

betreffende het door de Unie in te nemen standpunt in het GNSS-comité Europese Unie/Zwitserland dat is opgericht bij de Samenwerkingsovereenkomst tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en de Zwitserse Bondsstaat, anderzijds, inzake de Europese satellietnavigatieprogramma's

Ontwerp
BESLUIT 1/2016 VAN GNSS-COMITÉ EUROPESE UNIE/ZWITSERLAND
(HET GEMENGD COMITÉ)
van XXX 2016
tot vaststelling van zijn reglement van orde

BIJLAGE

bij

Voorstel voor een BESLUIT VAN DE RAAD

betreffende het door de Unie in te nemen standpunt in het GNSS-comité Europese Unie/Zwitserland dat is opgericht bij de Samenwerkingsovereenkomst tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en de Zwitserse Bondsstaat, anderzijds, inzake de Europese satellietnavigatieprogramma's

Ontwerp
BESLUIT 1/2016 VAN GNSS-COMITÉ EUROPESE UNIE/ZWITSERLAND
(HET GEMENGD COMITÉ)
van XXX 2016
tot vaststelling van zijn reglement van orde

HET GEMENGD COMITÉ,

Gezien de Samenwerkingsovereenkomst tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en de Zwitserse Bondsstaat (hierna "Zwitserland" genoemd), anderzijds, inzake de Europese satellietnavigatieprogramma's (hierna "de Overeenkomst" genoemd), en met name artikel 20,

Overwegende hetgeen volgt:

(1)De Overeenkomst is voorlopig van toepassing tussen Zwitserland en de Europese Unie vanaf 1 januari 2014 wat betreft de onderdelen die binnen de bevoegdheid van de Europese Unie vallen.

(2)Overeenkomstig artikel 20, lid 2, van de Overeenkomst moet het Gemengd Comité zijn reglement van orde vaststellen.

(3)Het Gemengd Comité kan besluiten tot de instelling van werkgroepen of groepen van deskundigen om het bij de vervulling van zijn taken bij te staan.

(4)Tijdens de voorlopige toepassing bestaat het Gemengd Comité overeenkomstig artikel 27, lid 2, van de Overeenkomst uit gedelegeerden van Zwitserland en de Europese Unie.

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Enig artikel

Het reglement van orde van het Gemengd Comité in de bijlage bij dit besluit wordt hierbij vastgesteld.

Gedaan in het Nederlands te Brussel en Bern, XXXXX 2016 respectievelijk XXXX 2016

Reglement van orde

van het

GNSS-COMITÉ EUROPESE UNIE/ZWITSERLAND (HET GEMENGD COMITÉ)

Artikel 1

Samenstelling van het Gemengd Comité

1. Het Gemengd Comité wordt samengesteld, voor de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, uit gedelegeerden van de Europese Commissie (hierna "de Commissie" genoemd) en van de regeringen van de lidstaten van de Europese Unie, en voor Zwitserland, anderzijds, uit gedelegeerden van de federale regering van de Zwitserse Bondsstaat. De twee zijden worden hierna afzonderlijk "partij" of gezamenlijk "de partijen" genoemd.

2. De gedelegeerden van de partijen kunnen zich laten vergezellen door andere ambtenaren.

3. Tijdens de voorlopige toepassing van de Overeenkomst bestaat het Gemengd Comité uit gedelegeerden van Zwitserland en van de Europese Unie, vertegenwoordigd door de Commissie.

Artikel 2

Voorzitterschap

1. Het voorzitterschap van het Gemengd Comité wordt bij toerbeurt voor een periode van een kalenderjaar bekleed door de partijen.

Gedurende het eerste kalenderjaar waarin de Overeenkomst in werking treedt, wordt het voorzitterschap door Zwitserland bekleed.

2.De partij die het voorzitterschap bekleedt, wijst de persoon en zijn of haar vertegenwoordiger aan die als voorzitter van het Gemengd Comité fungeert.

3. De voorzitter leidt de werkzaamheden van het Gemengd Comité.

4. Tijdens de voorlopige toepassing van de Overeenkomst zijn de bepalingen inzake het voorzitterschap mutatis mutandis van toepassing.

Artikel 3

Waarnemers en deskundigen

Het Gemengd Comité kan in onderlinge overeenstemming tussen de partijen besluiten personen uit te nodigen in hun hoedanigheid van deskundige of vertegenwoordigers van andere organen om als waarnemers de vergadering van het Gemengd Comité bij te wonen met het oog op informatieverstrekking over specifieke onderwerpen. Het Gemengd Comité bepaalt onder welke voorwaarden deze waarnemers de vergaderingen kunnen bijwonen.

Artikel 4

Secretariaat

1.Een ambtenaar van de Europese Commissie en een ambtenaar van de regering van Zwitserland treden gezamenlijk op als secretarissen van het Gemengd Comité.

2.Het secretariaat is verantwoordelijk voor de communicatie tussen de partijen, met inbegrip van de verzending van documenten.

3. De secretariaatswerkzaamheden vallen onder de verantwoordelijkheid van de overeenkomstsluitende partij die het voorzitterschap bekleedt.

Artikel 5

Vergaderingen van het Gemengd Comité

1.Het Gemengd Comité komt bijeen wanneer dat nodig is, doch in beginsel eenmaal per jaar.

De voorzitter roept, na overleg met de partijen, de vergaderingen van het Gemengd Comité bijeen, die op een onderling overeengekomen plaats en tijdstip worden gehouden. Indien de partijen zulks overeenkomen, kan ook gebruik worden gemaakt van telefonische vergaderingen en videoconferenties.

De voorzitter roept een buitengewone zitting van het Gemengd Comité bijeen op verzoek van de Europese Unie of van Zwitserland.

Het Gemengd Comité komt bijeen binnen 15 kalenderdagen na de indiening van het in artikel 22, lid 2, van de Overeenkomst bedoelde verzoek.

2.Het Gemengd Comité komt bijeen in Brussel of in Zwitserland, afhankelijk van de partij die het voorzitterschap bekleedt, tenzij de partijen anders overeenkomen.

3.De voorzitter doet uiterlijk 21 kalenderdagen voor het begin van de vergadering de convocatie met de ontwerpagenda en de vergaderingsdocumenten toekomen aan de gedelegeerden van de partijen. Documenten voor vergaderingen bijeengeroepen overeenkomstig artikel 22, lid 2, van de Overeenkomst, worden uiterlijk zeven kalenderdagen vóór de vergadering toegezonden.

4.De voorzitter kan met instemming van de partijen de in lid 3 bedoelde termijnen inkorten als dat in een bepaald geval noodzakelijk is.

5. Ten minste zeven kalenderdagen vóór elke vergadering wordt de voorzitter in kennis gesteld van de samenstelling van de delegatie van elke partij.

6.De vergaderingen van het Gemengd Comité zijn niet openbaar, tenzij de partijen anders besluiten.

Artikel 6

Agenda

1.De voorzitter stelt, bijgestaan door de secretarissen, voor elke vergadering een voorlopige agenda op.

2.Elke partij kan uiterlijk zeven kalenderdagen vóór de vergadering bijkomende punten voorstellen om op de agenda te zetten. Het verzoek om bijkomende punten op de agenda te zetten moet naar behoren worden gemotiveerd en schriftelijk worden ingediend bij de voorzitter.

3.Het Gemengd Comité keurt aan het begin van elke vergadering de agenda goed.

Artikel 7

Werkgroepen van het Gemengd Comité

1.De samenstelling en de werkwijze van de overeenkomstig artikel 20, lid 4, van de Overeenkomst ingestelde werkgroepen of groepen van deskundigen worden vastgesteld op grond van een door het Gemengd Comité vastgesteld mandaat.

2. De werkgroepen of groepen van deskundigen passen dit reglement van orde mutatis mutandis toe.

3.De werkgroepen of groepen van deskundigen werken onder auspiciën van het Gemengd Comité, waaraan zij na elke vergadering verslag uitbrengen. Zij zijn niet bevoegd besluiten te nemen, maar kunnen aanbevelingen ten behoeve van het Gemengd Comité formuleren.

4.Het Gemengd Comité kan besluiten het mandaat van de werkgroepen of groepen van deskundigen te beëindigen of te wijzigen.

Artikel 8

Besluiten en aanbevelingen

1.Het Gemengd Comité neemt besluiten en doet aanbevelingen bij overeenstemming tussen de partijen, in overeenstemming met het bepaalde in de Overeenkomst. Deze krijgen de benaming "aanbeveling" of "besluit", gevolgd door een volgnummer, de datum van vaststelling en een vermelding van het onderwerp ervan.

2. De besluiten en aanbevelingen van het Gemengd Comité worden ondertekend door de voorzitter en de secretarissen, en worden aan de partijen gezonden.

3.Elke partij kan besluiten tot bekendmaking van besluiten of aanbevelingen van het Gemengd Comité, in haar respectieve staatsblad. De partijen stellen elkaar in kennis van hun voornemen tot bekendmaking van een besluit of aanbeveling.

4.Het Gemengd Comité kan zijn besluiten vaststellen of aanbevelingen doen via een schriftelijke procedure, indien beide partijen daarmee instemmen. Een schriftelijke procedure bestaat uit een uitwisseling van notities tussen de secretarissen, die in overleg met de partijen handelen. Hiertoe wordt de tekst van het voorstel overeenkomstig artikel 5 van dit reglement van orde schriftelijk meegedeeld, waarbij een termijn van niet minder dan 21 kalenderdagen wordt gesteld waarbinnen voorbehouden of gewenste amendementen ter kennis kunnen worden gebracht. In bijzondere omstandigheden kan de voorzitter in overleg met de partijen deze termijn inkorten. Zodra overeenstemming is bereikt over de tekst, wordt het besluit of de aanbeveling ondertekend door de voorzitter en de secretarissen.

5. Besluiten van het Gemengd Comité tot wijziging van bijlage I bij de Overeenkomst worden vastgesteld in de authentieke taalversies van de Overeenkomst.

Artikel 9

Notulen

1.Het secretariaat stelt van elke vergadering ontwerpnotulen op. In de ontwerp-notulen worden de genomen besluiten en de geformuleerde aanbevelingen vermeld. De ontwerpnotulen worden het Gemengd Comité ter goedkeuring voorgelegd. Na goedkeuring door het Gemengd Comité worden de notulen ondertekend door de voorzitter en de secretarissen.

2.De ontwerpnotulen worden opgesteld binnen 21 kalenderdagen na de vergadering en ter goedkeuring voorgelegd aan het Gemengd Comité, hetzij via de schriftelijke procedure hetzij tijdens de volgende vergadering van het Gemengd Comité.

Artikel 10

Vertrouwelijkheid

Wanneer een partij aan het Gemengd Comité informatie overlegt die zij als vertrouwelijk aanduidt, behandelen de andere partijen die informatie als zodanig.

Artikel 11

Kosten

1.Elke partij draagt de kosten die zij maakt voor haar deelname aan de vergaderingen van het Gemengd Comité en aan de werkgroepen of groepen van deskundigen.

2.Het Gemengd Comité besluit over de verdeling van de kosten in verband met dienstreizen van deskundigen.

3. Uitgaven in verband met de organisatie van vergaderingen en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergadering optreedt.

4. De kosten voor de vertolking tijdens de vergaderingen en voor de vertaling van de documenten uit of in het Engels, Frans en Duits komen ten laste van de partij die als gastheer van de vergadering optreedt.

Artikel 12

Correspondentie

Alle briefwisseling voor of van de voorzitter van het Gemengd Comité wordt aan het secretariaat van het Gemengd Comité toegezonden.

Artikel 13

Talen

De werktalen van het Gemengd Comité zijn het Engels, het Frans en het Duits. Onverminderd het bepaalde in artikel 8, lid 5, van dit reglement van orde baseert het Gemengd Comité zijn besluiten en beraadslagingen op de documentatie die is opgesteld in een van die talen, tenzij de partijen anders hebben besloten.

Artikel 14

Wijziging van het reglement van orde

Dit reglement van orde kan worden gewijzigd in overeenstemming met artikel 8 van dit reglement van orde.