52012PC0456

TOELICHTING

1.           ACHTERGROND VAN HET VOORSTEL

1.1.        Algemene context

Een in februari 1983 goedgekeurde verordening van de Raad[1] stelt in artikel 1 dat de instellingen historische archieven moeten samenstellen en deze na 30 jaar voor het publiek toegankelijk moeten maken. Krachtens deze verordening mag iedere instelling zijn historische archieven opslaan op de plaats die zij het meest geschikt acht.

In 1984 zijn het Europees Parlement, de Raad en de Commissie overeengekomen hun historische archieven bij het Europees Universitair Instituut (EUI) in Florence te bewaren, waar zij voor het publiek toegankelijk worden gemaakt. Sindsdien hebben de Europese Rekenkamer, het Europees Economisch en Sociaal Comité en de Europese Investeringsbank ook besloten hun archieven bij het EUI onder te brengen. De voorwaarden van de archiveringsovereenkomst tussen de communautaire instellingen, vertegenwoordigd door de Commissie, en het EUI, zijn op 17 december 1984 ondertekend.

De Italiaanse regering stelt het EUI op permanente basis gratis passende panden ter beschikking om de archieven te huisvesten. Hierdoor wordt gewaarborgd dat de ondergebrachte archieven overeenkomstig internationaal erkende standaards worden bewaard en beschermd.

De historische archieven worden in het EUI bewaard om de toegang tot de archieven op een enkele plaats te waarborgen, hun raadpleging te bevorderen en onderzoek naar de geschiedenis van de Europese integratie en de Europese instellingen te stimuleren.

1.2         Doel van het voorstel

Met het voorstel wordt beoogd de rol van het EUI bij het beheer van de historische archieven van de instellingen te consolideren. Het schept een degelijke juridische en financiële basis voor het partnerschap tussen de EU en het EUI.

1.3         Belangrijkste elementen van het voorstel

Het voorstel voorziet in de onderbrenging van de historische archieven van de instellingen bij het EUI. Alle instellingen met uitzondering van het Europees Hof van Justitie en de Europese Centrale Bank zullen in de toekomst hun historische archieven bij het EUI onderbrengen zodra deze archieven uit hoofde van de bestaande verordening voor het publiek toegankelijk zijn gemaakt.

Het voorstel heeft geen gevolgen voor het eigendomsrecht van de historische archieven, dat bij de bewaargevende instellingen blijft, en ook niet voor de bestaande regels volgens welke de instellingen beslissen welke documenten zij na 30 jaar voor het publiek toegankelijk maken.

De operationele en personeelskosten van het EUI voor het beheer van de historische archieven worden gefinancierd uit de algemene begroting van de EU, met uitzondering van de kosten die verband houden met de terbeschikkingstelling en uitrusting van het gebouw (de gebouwen) en de ruimtes om de archieven en het personeel te huisvesten. Het EUI verschaft het publiek toegang tot de historische archieven van de EU. Dit sluit evenwel niet uit dat de instellingen hun eigen historische archieven ook zelf voor het publiek toegankelijk kunnen maken.

Het voorstel maakt onderscheid tussen de bewaring van papieren archieven en digitale archieven. De papieren archieven worden ook in de toekomst fysiek ondergebracht bij en bewaard door het EUI. Het EUI hoeft echter geen digitale archieven te bewaren met het doel toegang tot deze archieven te verlenen. De bewaring op lange termijn van digitale archieven blijft de verantwoordelijkheid van de instellingen van herkomst.

Het voorstel schept duidelijkheid over de verantwoordelijkheden van het EUI voor de bescherming van persoonsgegevens die zijn opgenomen in de historische archieven van de instellingen. Verder wordt vastgesteld dat elke instelling uitvoeringsvoorschriften aanneemt voor de toepassing van Verordening nr. 354/83, met regels voor het bewaren, het voor het publiek toegankelijk maken en beschermen van persoonsgegevens in de historische archieven.

2.           RESULTATEN VAN DE RAADPLEGING VAN BELANGHEBBENDE PARTIJEN

Voor dit voorstel is geen effectbeoordeling vereist.

De belanghebbende partijen zijn geraadpleegd. Zowel het EUI als Italië, de gastinstelling en het gastland, steunen het voorstel. De administratieve diensten van de EU-instellingen en de EU-agentschappen ondersteunen het doel van het voorstel ook.

Het Europees Hof van Justitie en de Europese Centrale Bank hebben gevraagd of zij kunnen worden vrijgesteld van de verplichting hun historische archieven bij het EUI onder te brengen. Zij sluiten echter niet uit dat zij dit in de toekomst op vrijwillige basis toch willen doen. Deze houding vloeit voort uit de specifieke aard van hun activiteiten en de bestaande praktijken in vele lidstaten met betrekking tot de historische archieven van vergelijkbare instellingen.

3.           JURIDISCHE ASPECTEN VAN HET VOORSTEL

3.1 Belangrijkste bepaling van het voorstel

Het voorstel voorziet in de onderbrenging door de instellingen van hun historische archieven bij het Europees Universitair Instituut (EUI) in Florence, Italië, waar zij voor het publieke toegankelijk worden gemaakt.

3.2 Rechtsgrondslag

De rechtsgrondslag van dit voorstel is artikel 352 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie.

Verordening nr. 354/83 van de Raad en haar wijzigingsverordening uit 2003 zijn goedgekeurd uit hoofde van artikel 308 VEG, de voorloper van artikel 352 VWEU. Het huidige voorstel heeft geen gevolgen voor het doel van Verordening nr. 354/83, namelijk de openstelling van de archieven van de instellingen na 30 jaar. Het bepaalt alleen dat zij bij het EUI worden ondergebracht zodat de betrokken instellingen ze overeenkomstig de bestaande verordening voor het publiek toegankelijk hebben gemaakt. Hiermee wordt de bestaande situatie formeel bevestigd, aangezien de meeste instellingen die hun archieven hebben opengesteld deze reeds bij het EUI bewaren.

Artikel 3, lid 3, VEU stelt onder meer dat de Unie haar rijke verscheidenheid van cultuur eerbiedigt en toeziet op de instandhouding en de ontwikkeling van het Europees cultureel erfgoed. De historische archieven van de instellingen zijn deel van het Europees cultureel erfgoed en hun openstelling voor het publiek dient hoofdzakelijk academische, opvoedkundige en culturele doelen. De Unie is bevoegd om maatregelen aan te nemen om de acties van de lidstaten op deze gebieden te steunen, te coördineren of aan te vullen, maar de verdragen verlenen niet de benodigde bevoegdheden ten aanzien van de historische archieven van de instellingen.

Het gebruik van een andere rechtsgrondslag zou leiden tot een voorstel voor een nieuwe verordening met als gevolg dat alle bepalingen van Verordening nr. 354/83 van de Raad, inclusief haar grondbeginselen, ter discussie zouden worden gesteld. Dit zou het bovenbeschreven doel van het voorstel ver voorbijschieten.

De mogelijkheid om het voorstel op artikel 15, lid 3, VWEU te baseren is onderzocht, maar om de volgende redenen afgewezen:

Het primaire doel van de samenstelling van historische archieven is documenten te selecteren op basis van hun blijvende administratieve of historische waarde of hun bewijskracht om het historisch erfgoed van de instellingen te bewaren en te delen. De instellingen maken hun historische archieven na 30 jaar proactief toegankelijk voor het publiek en verschaffen aanvullende informatie om deze archieven in hun organisatorische en functionele context te kunnen plaatsen. Dit gaat veel verder dan het recht van het publiek op toegang tot documenten uit hoofde van artikel 15, lid 3 VWEU dat primair tot doel heeft goed bestuur te bevorderen en de participatie van burgers aan het besluitvormingsproces van de instellingen te waarborgen.

Het gebruik van artikel 15, lid 3, VWEU zou de werkingssfeer van de voorschriften voor de openstelling van de historische archieven beperken, daar de Europese Centrale Bank, de Europese Investeringsbank en het Europees Hof van Justitie, waarvoor nu Verordening nr. 354/83 geldt, voor de uitoefening van hun administratieve taken alleen onder een op die grond vastgestelde verordening zouden vallen.

3.3 Evenredigheidsbeginsel

Het voorstel is beperkt tot de bewaargeving door de instellingen van de historische archieven bij het EUI en de voorwaarden voor deze bewaargeving.

3.4 Keuze van instrumenten

Een verordening is het enige passende instrument om een degelijke juridische en financiële basis te scheppen voor het partnerschap tussen de EU en het EUI. Het voorstel betreft een beperkte wijziging van een bestaande verordening.

4.           GEVOLGEN VOOR DE BEGROTING

Het voorstel om de bewaargeving van de historische archieven bij het EUI verplicht te stellen, heeft geen nieuwe gevolgen voor de begroting op korte en middellange termijn. De gevolgen voor de begroting op lange termijn zijn naar verwachting niet groot.

De drie grootste instellingen, het Europees Parlement, de Raad en de Commissie, evenals het Europees Economisch en Sociaal Comité, de Europese Rekenkamer en de Europese Investeringsbank bewaren hun historische archieven al bij het EUI. Het beheer van deze archieven in Florence wordt al sinds de eerste bewaargeving van archieven bij het EUI meer dan 25 jaar geleden uit de EU-begroting gefinancierd. Het financieel memorandum voorziet in de voortzetting van deze financiering. De kosten worden over de bewaargevende instellingen verdeeld naar rato van de door het EUI voor hun respectievelijke archieven uitgevoerde werkzaamheden.

De huisvesting voor de archieven en de kantoren van het personeel dat de archieven van het EUI beheert, worden door de Italiaanse regering ter beschikking gesteld.

Als gevolg van deze wijziging neemt het aantal bewaargevende instellingen toe. Aangezien de termijn voor de openstelling van de historische archieven 30 jaar is, zal er nog geruime tijd verstrijken voordat andere instellingen dan de instellingen die nu reeds hun archieven door het EUI laten bewaren, gevolgen van dit voorstel zullen ondervinden. Bovendien zal de toenemende digitalisering van het archiefmateriaal mogelijkheden tot schaalvoordelen scheppen bij de verwerking en verspreiding door het EUI.

2012/0221 (APP)

Voorstel voor een

VERORDENING VAN DE RAAD

tot wijziging van Verordening (EEG/Euratom) nr. 354/83 wat betreft de bewaargeving van de historische archieven van de instellingen bij het Europees Universitair Instituut in Florence

DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, en met name artikel 352,

Gezien het voorstel van de Europese Commissie,

Na toezending van het ontwerp van wetgevingshandeling aan de nationale parlementen,

Gezien de goedkeuring van het Europees Parlement,

Na raadpleging van de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming,

Handelend volgens een bijzondere wetgevingsprocedure,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Overeenkomstig Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83 van de Raad van 1 februari 1983 inzake het voor het publiek toegankelijk maken van de historische archieven van de Europese Economische Gemeenschap en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie[2] worden de historische archieven van de instellingen en organen bewaard en indien mogelijk na een termijn van 30 jaar voor het publiek toegankelijk gemaakt.

(2) De verplichting om hun historische archieven samen te stellen en voor het publiek toegankelijk te maken geldt voor alle in artikel 1 van Verordening nr. 354/83 bedoelde instellingen.

(3) Krachtens deze verordening mag iedere instelling haar historische archieven opslaan op de plaats die zij het meest geschikt acht.

(4) In 1984 hebben het Europees Parlement, de Raad en de Commissie besloten hun historische archieven bij het Europees Universitair Instituut (EUI) in Florence onder te brengen, waar zij voor het publiek toegankelijk worden gemaakt. Voor dit doel is op 17 december 1985 een overeenkomst ondertekend tussen de Europese Gemeenschappen, vertegenwoordigd door de Commissie, en het Europees Universitair Instituut in Florence.

(5) Sindsdien hebben het Europees Economisch en Sociaal Comité en de Europese Rekenkamer ook besloten zich bij deze overeenkomst van 17 december 1984 aan te sluiten. De Europese Investeringsbank bewaart haar historische archieven bij het EUI op basis van een aparte op 1 juli 2005 ondertekende overeenkomst met het EUI en de door de directie van de EIB op 7 oktober 2005 aangenomen regels inzake historische archieven[3].

(6) De Italiaanse regering stelt het EUI op permanente basis gratis passende panden ter beschikking om te waarborgen dat de archieven overeenkomstig internationaal erkende standaards worden bewaard en beschermd en ter plekke kunnen worden ingezien.

(7) De historische archieven worden bij het EUI ondergebracht om de toegang tot deze archieven op een enkele plaats te waarborgen, hun raadpleging te bevorderen en onderzoek naar de geschiedenis van de Europese integratie en de Europese instellingen te stimuleren. Het EUI is een gerenommeerd centrum voor academisch onderzoek en studie met focus op Europa en Europese integratie. Het heeft nagenoeg 30 jaar ervaring met het beheer van de historische archieven van de instellingen, biedt moderne opslag- en onderzoeksfaciliteiten die speciaal voor hun bewaring en raadpleging zijn ontworpen en geniet een internationale reputatie als standplaats voor deze archieven.

(8) Om de historische archieven van de instellingen bij het EUI te kunnen blijven onderbrengen, is een degelijke juridische basis vereist die correspondeert met de rol van het EUI als partner van de instellingen bij het beheer van hun historische archieven.

(9) De specifieke aard van de archieven van het Europees Hof van Justitie en van de Europese Centrale Bank rechtvaardigt hun uitsluiting van de verplichting om hun historische archieven overeenkomstig de verordening bij het EUI onder te brengen. Het staat het Europees Hof van Justitie en de Europese Centrale Bank vrij hun historische archieven vrijwillig bij het EUI onder te brengen.

(10) Deze verordening moet voor alle andere instellingen gelden. Zij verandert niets aan de verantwoordelijkheid van elke instelling om haar historische archieven voor het publiek open te stellen, noch aan het eigendomsrecht van de historische archieven dat bij de bewaargevende instelling blijft.

(11) De persoonsgegevens die zijn opgenomen in de bij het EUI ondergebrachte historische archieven moeten overeenkomstig Verordening nr. 45/2001[4] worden verwerkt.

(12) Ter ondersteuning van het beheer van de archieven van de instellingen door het EUI kunnen subsidies worden verleend.

(13) Verordening nr. 354/83 moet dus dienovereenkomstig worden gewijzigd.

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

Artikel 1

Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83 wordt als volgt gewijzigd:

1. Artikel 8, lid 1, wordt vervangen door:

"1. Alle instellingen met uitzondering van het Europees Hof van Justitie en de Europese Centrale Bank geven de documenten die deel uitmaken van hun historische archieven en die overeenkomstig deze verordening voor het publiek toegankelijk zijn gemaakt, in bewaring bij het Europees Universitair instituut (EUI) in Florence. De bewaargeving vindt plaats overeenkomstig de bijlage."

2. Aan artikel 8 worden de volgende alinea's toegevoegd:

"3. Het staat het Europees Hof van Justitie en de Europese Centrale Bank vrij hun historische archieven vrijwillig bij het EUI onder te brengen.

4. De onderbrenging van de historische archieven van de instellingen bij het EUI heeft geen gevolgen voor het eigendomsrecht of de bescherming van de archieven als voorzien in artikel 2 van het aan het Verdrag gehechte Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Unie.

5. Het EUI waarborgt bewaring en bescherming van de ondergebrachte archieven. Deze bewaring en bescherming moeten voldoen aan internationaal erkende standaards voor de fysieke bescherming van archieven en moeten ten minste overeenkomen met de technische en veiligheidseisen die gelden voor de bewaring en het beheer van openbare archieven in Italië. Hiertoe worden de ondergebrachte documenten in een speciaal ontworpen opslagruimte bewaard.

6. De bewaargevende instellingen hebben het recht om informatie te vragen over het beheer van hun archieven door het EUI en een inspectie uit te voeren van de archieven die zij daar hebben ondergebracht.

7. Het EUI maakt de historische archieven die het ontvangt overeenkomstig de leden 1 en 3 toegankelijk voor het publiek. De instellingen zelf kunnen ook een versie van dezelfde historische archieven toegankelijk maken.

8. Ter ondersteuning van het beheer van de historische archieven kan het EUI uit hoofde van deze verordening en overeenkomstig Verordening nr. 1605/2002 van de Raad subsidies ontvangen, voor zover de begrotingsautoriteit de nodige kredieten vrijmaakt op de desbetreffende begrotingslijn. De kosten voor het beheer van de archieven worden proportioneel verdeeld over de bewaargevende instellingen. De kosten voor de terbeschikkingstelling en uitrusting van de panden voor de huisvesting van het personeel en de archiefruimtes komen niet voor subsidies in aanmerking.

9. Het EUI verwerkt de in de historische archieven van de instellingen opgenomen persoonsgegevens overeenkomstig Verordening nr. 45/2001. Het EUI treedt op als verwerker overeenkomstig artikel 2 van die verordening, op instructie van de bewaargevende instellingen.

10. De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming oefent toezichthoudende bevoegdheden uit op het EUI met betrekking tot de eerbiediging van de verwerking van de persoonsgegevens die in de door de instellingen ondergebrachte historische archieven zijn opgenomen."

3. Artikel 9, lid 1, komt als volgt te luiden:

"Elke instelling neemt interne regels aan voor de toepassing van deze verordening. Deze regels bevatten regels voor de bewaring, de openstelling voor het publiek en de bescherming van de persoonsgegevens die zijn opgenomen in de historische archieven. De instellingen maken hun archieven zoveel mogelijk langs elektronische weg toegankelijk voor het publiek. Zij bewaren ook documenten die beschikbaar zijn in een voor bijzonder gebruik geschikte vorm (brailleschrift, groot gedrukt of geluidsopname)."

4. Een bijlage wordt toegevoegd overeenkomstig de bijlage bij de onderhavige verordening.

Artikel 2

Deze verordening treedt in werking op de dag na de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.

Gedaan te Brussel,

                                                                       Voor de Raad

                                                                       De voorzitter                                                                       

BIJLAGE

De volgende bijlage wordt toegevoegd:

"Bijlage

Voorwaarden voor de onderbrenging van de historische archieven van de instellingen bij het Europees Universitair Instituut in Florence

1.   In het geval van niet-digitale archieven worden de originele documenten bij het EUI ondergebracht voor permanente bewaring, tezamen met een microfiche en/of digitale kopie.

In het geval van digitale archieven krijgt het EUI permanente toegang tot de documenten, zodat het zijn verplichting om de historische archieven toegankelijk voor het publiek te maken vanuit een enkele standplaats kan nakomen en de raadpleging van deze documenten kan bevorderen. De instellingen van herkomst blijven verantwoordelijk voor de permanente bewaring van hun digitale archieven.

2. De bewaargeving vindt plaats op jaarbasis en, voor zover mogelijk, in het kader van de normale archiefverwerkingsprocedures van de instellingen.

3.   De bewaargevende instellingen kunnen bepaalde originele documenten om wettelijke of administratieve redenen uitsluiten van de bewaargeving bij het EUI. In dat geval, geven zij een microfiche of digitale kopie in bewaring.

4.   De bewaargevende instellingen behouden het eigendomsrecht over hun archieven alsook de exclusieve verantwoordelijkheid voor de samenstellingen van de documenten en bestanden die bij het EUI in bewaring worden gegeven of op andere wijze ter beschikking worden gesteld. Het EUI brengt geen wijzigingen aan in de door de bewaargevende instellingen uitgevoerde rubricering van de archieven en vernietigt of verandert geen documenten of bestanden.

5.   Op verzoek van de bewaargevende instellingen retourneert het EUI de originelen van ondergebrachte documenten en bestanden. Zodra de bewaargevende instellingen deze documenten en bestanden niet meer nodig hebben, geven zij ze opnieuw in bewaring bij het EUI.

6.   Het EUI stelt de bewaargevende instellingen onmiddellijk op de hoogte van omstandigheden die de onschendbaarheid van de door hen ondergebrachte archieven in gevaar zou kunnen brengen.

FINANCIEEL MEMORANDUM

1.           KADER VAN HET VOORSTEL/INITIATIEF

              1.1.    Benaming van het voorstel/initiatief

              1.2.    Betrokken beleidsterrein(en) in de ABM/ABB-structuur

              1.3.    Aard van het voorstel/initiatief

              1.4.    Doelstelling(en)

              1.5.    Motivering van het voorstel/initiatief

              1.6.    Duur en financiële gevolgen

              1.7.    Beheersvorm(en)

2.           BEHEERSMAATREGELEN

              2.1.    Regels inzake het toezicht en de verslagen

              2.2.    Beheers- en controlesysteem

              2.3.    Maatregelen ter voorkoming van fraude en onregelmatigheden

3.           GERAAMDE FINANCIËLE GEVOLGEN VAN HET VOORSTEL/INITIATIEF

              3.1.    Rubriek(en) van het meerjarige financiële kader en betrokken begrotingsonde(e)l(en) voor uitgaven

              3.2.    Geraamde gevolgen voor de uitgaven

              3.2.1. Samenvatting van de geraamde gevolgen voor de uitgaven

              3.2.2. Geraamde gevolgen voor de beleidskredieten

              3.2.3. Geraamde gevolgen voor de administratieve kredieten

              3.2.4. Verenigbaarheid met het huidige meerjarige financiële kader

              3.2.5. Bijdrage van derden aan de financiering

              3.3.    Geraamde gevolgen voor de ontvangsten

FINANCIEEL MEMORANDUM

1.           KADER VAN HET VOORSTEL/INITIATIEF

1.1.        Benaming van het voorstel/initiatief

Verordening van de Raad tot wijziging van Verordening (EEG/Euratom) nr. 354/83, wat betreft de bewaargeving van de historische archieven van de instellingen bij het Europees Universitair Instituut in Florence

1.2.        Betrokken beleidsterrein(en) in de ABM/ABB-structuur[5]

Betrekkingen met de civiele samenleving, openheid en informatieverstrekking

1.3.        Aard van het voorstel/initiatief

Het voorstel betreft de verlenging van een bestaande actie

1.4.        Doelstellingen

1.4.1.     De met het voorstel/initiatief beoogde strategische meerjarendoelstelling(en) van de Commissie

Met het voorstel wordt beoogd het bestaande partnerschap met het EUI voor het beheer van de historische archieven van de instellingen en de openstelling voor het publiek te regulariseren en te bestendigen. De historische archieven worden in het EUI bewaard om de toegang tot de archieven op een enkele plaats te waarborgen, hun raadpleging te bevorderen en onderzoek naar de geschiedenis van de Europese integratie en de Europese instellingen te stimuleren.

1.4.2.     Specifieke doelstelling(en) en betrokken ABM/ABB-activiteiten

Specifieke doelstelling nr. 25.02.01.01

Betrokken ABM/ABB-activiteit(en):

Betrekkingen met de civiele samenleving, openheid en informatieverstrekking

Instellingen van Europees belang / historische archieven van de Europese Unie

1.4.3.     Verwacht(e) resulta(a)t(en) en gevolg(en)

Het partnerschap met het EUI verleent een toegevoegde waarde aan de historische archieven van de instellingen en bevordert de verspreiding en openbare raadpleging van die archieven.

1.4.4.     Resultaat- en effectindicatoren

(1) Bewaargeving door de instellingen van de archieven bij het EUI in Florence

(2) Verzameling en beschrijving door het EUI van particuliere archieven en persoonlijke documenten van privépersonen of publieke en particuliere organisaties die hebben bijgedragen aan de opbouw van Europa.

(3) Vervaardiging en publicatie van catalogussen, inventarissen, bronpublicaties en andere zoekinstrumenten.

(4) Een door het EUI ter beschikking gestelde leeszaal met leeszaalfaciliteiten.

(5) Terbeschikkingstelling van online-inventarissen en archieven

(6) Aantal bezoekers van de leeszaal

(7) Acties ter bevordering van de raadpleging van de historische archieven van de instellingen.

1.5.        Motivering van het voorstel/initiatief

1.5.1.     Behoeften waarin op korte of lange termijn moet worden voorzien

Beheer en openstelling voor het publiek van de door de instellingen bij het Europees Instituut in Florence bewaarde historische archieven.

1.5.2.     Toegevoegde waarde van de deelname van de EU

Het partnerschap met het EUI dient voor het bevorderen van de verspreiding en raadpleging door het publiek van de historische archieven van de instellingen.

Door de archieven van de instellen op één plaats onder te brengen, wordt hun waarde vergroot. Ook kan het EUI zo toegevoegde waarde verlenen door kruisverbanden tot stand te brengen tussen de verschillende archieven, indien nodig door het ontwikkelen van zoekfuncties en andere onderzoeksinstrumenten en door zowel fysieke toegang ter plaatste alsook elektronische publieke toegang tot de archieven te verschaffen.

1.5.3.     Nuttige ervaring die bij soortgelijke activiteiten in het verleden is opgedaan

Uit hoofde van de overeenkomst van 17 december 1984 tussen de Europese Gemeenschappen en het EUI bewaren zes instellingen hun historische archieven bij het Europees Universitair Instituut (EUI) in Florence. De overeenkomst van 1984 is echter niet meer actueel en moet worden vervangen door een degelijkere juridische en financiële basis voor het partnerschap met het EUI.

1.5.4.     Samenhang en eventuele synergie met andere relevante instrumenten

n.v.t.

1.6.        Duur en financiële gevolgen

Voorstel met een onbeperkte geldigheidsduur

1.7.        Beheersvorm(en)[6]

Direct gecentraliseerd beheer door de Commissie

2.           BEHEERSMAATREGELEN

2.1.        Regels inzake het toezicht en de verslagen

Het EUI stelt voor elk kalenderjaar een ontwerpprogramma op dat met de Commissie wordt besproken, met inbegrip van een ondernemingsplan voor het personeelsbestand op 31 december van het betreffende jaar, het daaraan voorafgaande jaar en het daaropvolgende jaar. Dat programma wordt in februari van het voorafgaande jaar ingediend.

Na overleg met de andere bewaargevende instellingen wordt het werkprogramma overeengekomen tussen de Commissie en het EUI en bij de jaarlijkse subsidieovereenkomst gevoegd.

De Commissie ziet toe op de uitvoering van het werkprogramma.

Het EUI dient aan het einde van elk kalenderjaar een jaarlijks activiteitenverslag over de historische archieven in.

2.2.        Beheers- en controlesysteem

2.2.1.     Mogelijke risico's

De potentiële risico's voor het behoud van de bewaarde papieren archieven van de instellingen zijn minimaal. De Italiaanse regering stelt een speciaal ontworpen opslagruimte ter beschikking die voldoet aan de hoogste internationale standaards voor de langdurige bewaring van archieven.

2.2.2.     Controlemiddel(en)

De partnerschapsovereenkomsten met het EUI scheppen een kader voor de lopende discussie, beoordeling en evaluatie van de begroting en het werkprogramma. De bewaargevende instellingen hebben het recht om informatie te vragen over het beheer van hun archieven door het EUI en een inspectie uit te voeren van de archieven die zij daar hebben ondergebracht.

2.3.        Maatregelen ter voorkoming van fraude en onregelmatigheden

Artikel 287, lid 3 VWEU verleent de Rekenkamer de bevoegdheid om toezicht uit te oefenen op alle natuurlijke of rechtspersonen die een betaling uit de EU-begroting ontvangen. De bevoegdheden van de Commissie en OLAF in de strijd tegen fraude, die schadelijk is voor de financiële belangen van de EU, zijn vastgelegd in bepalingen op dit gebied (zoals Verordening nr. 2185/96 van de Raad en Verordening nr. 1073/1999 van de Raad en het Europees Parlement) en Verordening nr. 1605/2002 van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen. Uit hoofde van artikel 120, lid 3, van die verordening wordt in elk subsidiebesluit of elke subsidieovereenkomst uitdrukkelijk bepaald dat de Commissie en de Rekenkamer bevoegd zijn bij alle contractanten en subcontractanten die middelen van de Gemeenschappen hebben ontvangen, controles op stukken en controles ter plaatse uit te voeren.

3.           GERAAMDE FINANCIËLE GEVOLGEN VAN HET VOORSTEL/INITIATIEF

3.1.        Rubriek(en) van het meerjarig financieel kader en betrokken begrotingsonde(e)l(en) voor uitgaven

· Bestaande begrotingsonderdelen voor uitgaven

In volgorde van de rubrieken van het meerjarige financiële kader en de begrotingsonderdelen:

Rubriek van het meerjarige financiële kader || Begrotingsonderdeel || Soort krediet || Bijdrage

Historische archieven van de Europese Unie || GK/ NGK ([7]) || van EVA-landen[8] || van kandidaat-lidstaten[9] || van derde landen || in de zin van artikel 18, lid 1, onder a bis), van het Financieel Reglement

5 Admini‑stratie || 25.02.01.01 || Versch. || NEE || NEE || NEE || NEE

3.2.        Geraamde gevolgen voor de uitgaven

3.2.1.     Samenvatting van de geraamde gevolgen voor de uitgaven

in miljoenen euro's (tot op 3 decimalen)

Rubriek van het meerjarige financiële kader || 5 || "Administratieve uitgaven"

|| || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019[10] || TOTAAL 2013-2019

DG: SG ||

Ÿ Personele middelen || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,266

Dienstreizen || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,028

Ÿ 25.020101 Historische archieven || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 15,876

TOTAAL SG || || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170

TOTAAL kredieten onder RUBRIEK 5 van het meerjarige financiële kader || (Totaal vastleggingen = totaal betalingen) || || || || || || || ||

TOTAAL kredieten onder de RUBRIEKEN 1 tot en met 5 van het meerjarige financiële kader || Vastleggingen || || || || || || || ||

Betalingen || || || || || || || ||

3.2.2.     Geraamde gevolgen voor de beleidskredieten

Voor het voorstel zijn geen beleidskredieten nodig

3.2.3.     Geraamde gevolgen voor de administratieve kredieten

3.2.3.1.  Samenvatting

Voor het voorstel zijn administratieve kredieten nodig, zoals hieronder nader wordt beschreven:

in miljoenen euro's (tot op 3 decimalen)

|| 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019 - || TOTAAL

RUBRIEK 5 van het meerjarige financiële kader || || || || || || || ||

Personele middelen || || || || || || || ||

Andere administratieve uitgaven || || || || || || || ||

Subtotaal RUBRIEK 5 van het meerjarige financiële kader || || || || || || || ||

Buiten RUBRIEK 5[11] van het meerjarige financiële kader || || || || || || || ||

Personele middelen || || || || || || || ||

Andere administratieve uitgaven || || || || || || || ||

Subtotaal buiten RUBRIEK 5 van het meerjarige financiële kader || || || || || || || ||

TOTAAL || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170

De benodigde administratieve middelen zullen worden gefinancierd uit de middelen die aan het beherende DG in het kader van de jaarlijkse procedure worden toegewezen met inachtneming van de budgettaire beperkingen.

3.2.3.2.  Geraamde personeelsbehoeften

Voor het voorstel zijn personele middelen nodig, zoals hieronder nader wordt beschreven:

Raming in een geheel getal (of met hoogstens 1 decimaal)

|| 2012 || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018

Ÿ Posten opgenomen in de lijst van het aantal ambten (ambtenaren en tijdelijke functionarissen)

25 01 01 01 (zetel en vertegenwoordigingen van de Commissie) || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3

XX 01 01 02 (delegaties) || || || || || || ||

XX 01 05 01 (onderzoek door derden) || || || || || || ||

10 01 05 01 (eigen onderzoek) || || || || || || ||

Ÿ Extern personeel (in voltijdequivalenten: VTE)[12]

XX 01 02 01 (AC, END, INT van de "totale financiële middelen") || || || || || || ||

XX 01 02 02 (AC, AL, END, INT en JED in de delegaties) || || || || || || ||

XX 01 04 jj[13] || - zetel[14] || || || || || || ||

- delegaties || || || || || || ||

XX 01 05 02 (AC, END, INT – onderzoek door derden) || || || || || || ||

10 01 05 02 (AC, END, INT – direct onderzoek) || || || || || || ||

Ander begrotingsonderdeel (te vermelden) || || || || || || ||

TOTAAL || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3

XX is het beleidsterrein of de begrotingstitel

De benodigde personele middelen zullen worden gefinancierd uit de middelen van het DG die reeds voor het beheer van deze actie zijn toegewezen en/of binnen het DG zijn herverdeeld, eventueel aangevuld met middelen die in het kader van de jaarlijkse toewijzingsprocedure met inachtneming van de budgettaire beperkingen aan het beherende DG kunnen worden toegewezen.

Beschrijving van de uit te voeren taken:

Ambtenaren en tijdelijke functionarissen || Voorbereiding van de partnerschaps- en subsidieovereenkomst Voorbereiding van het begrotingsverzoek. Monitoring van het werkprogramma en de uitgaven. Mogelijke ex-postevaluaties.

Extern personeel || ------

3.2.4.     Verenigbaarheid met het huidige meerjarige financiële kader

Het voorstel is verenigbaar met het huidige meerjarige financiële kader.

3.2.5.     Bijdrage van derden aan de financiering

Het voorstel voorziet niet in medefinanciering door derden.

3.3.        Geraamde gevolgen voor de ontvangsten

Het voorstel heeft geen financiële gevolgen voor de ontvangsten.

[1]               Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83 van de Raad, zoals gewijzigd bij Verordening (EG, Euratom) nr. 1700/2003 van de Raad van 22 september 2003. Zie PB L 43 van 15.2.1983, blz. 1; PB L 243 van 27.9.2003, blz. 1.

[2]               PB L 43 van 15.2.1983, blz. 1.

[3]               PB C 22 van 22.11.2005, blz. 12-13.

[4]               PB L 8 van 12.1.2001, blz. 1.

[5]               ABM: Activity-Based Management; ABB: Activity-Based Budgeting.

[6]               Nadere gegevens over beheersvormen en verwijzingen naar het Financieel Reglement zijn beschikbaar op BudgWeb: http://www.cc.cec/budg/man/budgmanag/budgmanag_en.html.

[7]               GK = gesplitste kredieten / NGK = niet-gesplitste kredieten.

[8]               EVA: Europese Vrijhandelsassociatie.

[9]               Kandidaat-lidstaten en, in voorkomend geval, potentiële kandidaat-lidstaten van de Westelijke Balkan.

[10]             Naar verwachting zullen de gevolgen voor de uitgaven na 2019 eenzelfde lijn blijven volgen.

[11]             Technische en/of administratieve bijstand en uitgaven ter ondersteuning van de uitvoering van programma's en/of acties van de EU (vroegere "BA"-onderdelen), onderzoek door derden, eigen onderzoek.

[12]             AC= Agent Contractuel (arbeidscontractant); AL= Agent Local (plaatselijk functionaris); END= Expert National Détaché (gedetacheerd nationaal deskundige); INT= Intérimaire (uitzendkracht); JED= Jeune Expert en Délégation (jonge deskundige in delegaties).

[13]             Onder het maximum voor extern personeel uit beleidskredieten (vroegere "BA"-onderdelen).

[14]             Vooral voor Structuurfondsen, het Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling (ELFPO) en Europees Visserijfonds (EVF).