52003DC0422

MEDEDELING VAN DE COMMISSIE - Verslag aan de met kwijting belaste autoriteit met een samenvatting van het aantal en de soorten uitgevoerde interne controles in 2002, de gedane aanbevelingen en het gevolg dat aan die aanbevelingen is gegeven (artikel 86, lid 4, van Verordening nr. 1605/2002 van de Raad)

INHOUDSOPGAVE

1. Inleiding

2. Overzicht van de uitgevoerde interne controles en de follow-up

2.1. Follow-up van eerdere controles

3. Samenvatting per controle

3.1. Procesevaluatie van de jaarlijkse activiteitenverslagen en de verklaringen van de gedelegeerde ordonnateurs over 2001

3.2. Controle van de opleidingsactiviteiten bij de Commissie

3.3. Controle van de follow-up van de kwijtingsprocedure

3.4. Grondige controle van DG REGIO

3.5. Controle van de terugvordering van teveel betaalde bedragen

3.6. Tenuitvoerlegging van de Structuurfondsen in de kandidaat-lidstaten (controlebericht)

3.7. Follow-up van eerdere controles

3.8. Overzichtsverslag over de hervorming

3.9. Beheer van de gebouweninfrastructuur

3.10. Opdrachten voor studies en diensten

3.11. Beleidsonderzoek van het programmabeheer op het gebied van de externe betrekkingen

3.12. Tegenwaardefondsen van het Europees Ontwikkelingsfonds en begrotingssteun

3.13. Renovatie van het Berlaymont-gebouw

4. Conclusies

1. INLEIDING

Dit samenvattend verslag wordt aan de met de kwijting belaste autoriteit toegezonden overeenkomstig artikel 86, lid 4, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen.

Doel is het aantal en de soorten uitgevoerde interne controles, de gedane aanbevelingen en het gevolg dat aan die aanbevelingen is gegeven, te presenteren.

2. OVERZICHT VAN DE UITGEVOERDE INTERNE CONTROLES EN DE FOLLOW-UP

In 2002 heeft de interne controleur, overeenkomstig zijn werkprogramma, de volgende controles verricht:

- procesevaluatie van de jaarlijkse activiteitenverslagen en de verklaringen van de gedelegeerde ordonnateurs over 2001,

- controle van de opleidingsactiviteiten bij de Commissie,

- controle van de follow-up van de kwijtingsprocedure,

- controle van DG REGIO (grondige controle),

- controle van de terugvordering van teveel betaalde bedragen,

- tenuitvoerlegging van de Structuurfondsen in de kandidaat-lidstaten (controlebericht).

2.1. Follow-up van eerdere controles

- overzichtsverslag over de hervorming,

- beheer van de gebouweninfrastructuur,

- opdrachten voor studies en diensten,

- beleidsonderzoek van het programmabeheer op het gebied van de externe betrekkingen,

- tegenwaardefondsen van het EOF en begrotingssteun,

- renovatie van het Berlaymont-gebouw.

3. SAMENVATTING PER CONTROLE

3.1. Procesevaluatie van de jaarlijkse activiteitenverslagen en de verklaringen van de gedelegeerde ordonnateurs over 2001

Deze procescontrole is verricht terwijl de synthese van de jaarlijkse activiteitenverslagen over 2001 werd opgesteld. In de synthese is rekening gehouden met de aanbevelingen van de controle. Doel was de sterke en zwakke punten van de verslagen en de verklaringen vast te stellen en daaruit lessen te trekken voor de toekomst.

Aanbevelingen

De diensten moeten meer aandacht besteden aan betere verslaglegging over de resultaten en gevolgen en moeten een gedetailleerdere beschrijving van de interne controlesystemen geven. De methodologie en de rol van de betrokken actoren moet worden verduidelijkt.

Genomen maatregelen

De methodologie en de richtsnoeren zijn verbeterd, met name door twee besluiten van de Commissie van 21 januari (COM(2003)28 en SEC(2003)59).

3.2. Controle van de opleidingsactiviteiten bij de Commissie

Bij de controle van de opleidingsactiviteiten is gekeken naar de organisatie en de verstrekking van opleidingen in Brussel en Luxemburg, met bijzondere aandacht voor "best practices" buiten de Commissie.

Aanbevelingen

De dienst Interne Audit beveelt aan, de algemene verantwoordelijkheid en de strategie voor de opleidingen te verbeteren om deze beter af te stemmen op de behoeften en prioriteiten van de instelling, en de controle op uitbestede opleidingsactiviteiten te verbeteren door middel van gecentraliseerde financiële documenten en verslaglegging door de dienstverleners.

Genomen maatregelen

De Commissie heeft een opleidingsstrategie voor na de hervorming goedgekeurd, waarin rekening wordt gehouden met de prioritaire behoeften die via de activiteitsgestuurd-managementaanpak zijn vastgesteld.

3.3. Controle van de follow-up van de kwijtingsprocedure

Doel van de controle was verbeteringen in de follow-up van de kwijtingsprocedure door de Commissie aan te bevelen.

Aanbevelingen

In het controleverslag wordt aanbevolen om een interinstitutionele strategie voor de kwijtingsprocedure vast te stellen, een methode uit te werken om de doeltreffendheid van de controles te meten, het risico voor de reputatie van de Unie te onderkennen, een systeem van verslaglegging over de genomen maatregelen te ontwikkelen en de centrale verantwoordelijkheid voor het proces binnen de Commissie duidelijker vast te stellen.

Genomen maatregelen

In een besluit van de Commissie van januari 2003 zijn de technische kwesties verder ontwikkeld en is de verantwoordelijkheid van de betrokken actoren in de Commissie verduidelijkt.

3.4. Grondige controle van DG REGIO

Doel van de controle was een beter beeld te krijgen van het risico- en controleprofiel van het DG in de context van de Commissie in haar geheel. De controle was op de drie volgende gebieden toegespitst: de tenuitvoerlegging van de financiële-controlebepalingen voor het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling, het proces van uitlegging van de verordeningen en de verslagleggingssystemen.

Aanbevelingen

De dienst Interne Audit (IAS) beveelt aan, vooral preventieve controles te verrichten, "disclosure statements" van de lidstaten in te voeren en inzake controlekwesties nauwer met de lidstaten samen te werken. De IAS stelt ook voor om voort te bouwen op het verbeterde regelgevingskader voor management en controle en de adviserende rol van de desk officer te versterken.

Genomen maatregelen

DG REGIO heeft reeds een controlestrategie ontwikkeld, de audit- en controle-eenheden gereorganiseerd en voorstellen uitgewerkt om de samenwerking met de lidstaten te verbeteren met het oog op één enkel controleconcept ("vertrouwenscontract").

3.5. Controle van de terugvordering van teveel betaalde bedragen

Doel van deze controle was een beter inzicht te krijgen in de specifieke mechanismen van interdepartementale processen en het lopende hervormingsproces op dit gebied te ondersteunen. De controle was toegespitst op de terugvordering van ten onrechte betaalde bedragen in het kader van het rechtstreekse beheer en het Europees Ontwikkelingsfonds.

Aanbevelingen

De IAS beveelt aan, een toezichthoudende en leidinggevende functie voor de terugvorderingssystemen in te stellen, een geharmoniseerde aanpak voor de behandeling van invorderingsopdrachten te ontwikkelen, toezicht en aansturing centraal te organiseren en de betreffende IT-tools te verberen.

Genomen maatregelen

Het regelgevingskader is grondig gewijzigd en de Commissie heeft corrigerende beheersmaatregelen goedgekeurd.

3.6. Tenuitvoerlegging van de Structuurfondsen in de kandidaat-lidstaten (controlebericht)

Op basis van een begin 2002 aangevatte studie over het beheer van de structurele bijstand heeft de IAS een controlebericht uitgebracht om de aandacht te vestigen op de kwestie van de administratieve capaciteit van de kandidaat-lidstaten en de vereiste personele middelen om de taken vóór en na de uitbreiding uit te voeren.

Aanbevelingen en genomen maatregelen

De DG's in kwestie hebben reeds initiatieven genomen om de vastgestelde problemen aan te pakken en de risico's te beperken, zoals een zorgvuldige planning van het programmeringsproces voor de nieuwe lidstaten, nauwgezet toezicht op de vastleggingen, EDIS en de vereenvoudiging van het beheer van de Structuurfondsen. Er is extra steun uitgetrokken om de administratieve capaciteit van de toekomstige lidstaten te vergroten (overgangsfaciliteit).

3.7. Follow-up van eerdere controles

Samenvatting

In het verslag over de interne controles van de IAS wordt gewezen op de noodzaak om de follow-upprocedure verder uit te werken en de verantwoordelijkheid van het management bij de follow-up van de aanbevelingen en de corrigerende maatregelen.

Genomen maatregelen

Als antwoord op de controles die de IAS tot op heden heeft verricht, hebben de diensten vanaf eind januari 2003 hun actieplannen ingediend. De Commissie heeft in januari 2003 een besluit goedgekeurd over de rol en de verantwoordelijkheid van de actoren op het gebied van controle en audit.

De IAS zal, rekening houdend met de beschikbare middelen, op geselecteerde gebieden follow-upwerkzaamheden plannen.

3.8. Overzichtsverslag over de hervorming

Bij deze controle werd nagegaan hoe de DG's vorderden met de hervormingsmaatregelen.

Aanbevelingen

De IAS wijst op de noodzaak van voortdurende impulsen van een stuurgroep en aangepaste middelen.

Genomen maatregelen

Het mandaat van de AGM-stuurgroep is uitgebreid en omvat nu het volledige toepassingsgebied van de administratieve hervorming. Posten die vrijkomen door de vervroegd-pensioenregeling worden prioritair toegewezen om aan de behoeften van de hervorming te beantwoorden.

3.9. Beheer van de gebouweninfrastructuur

Samenvatting

Doel van deze controle was een stand van zaken van het infrastructuurbeheer op te maken.

In het voorstel van de Commissie voor een herschikking van het Financieel Reglement was in corrigerende maatregelen voorzien, maar de begrotingsautoriteit heeft het voorstel verworpen om directe leningen mogelijk te maken.

In een specifieke mededeling van de Commissie, die in 2003 zal worden gepubliceerd, wordt het idee naar voren gebracht om de gevolgen voor de gebouwen en de logistiek te onderzoeken alvorens tot de herstructurering van een dienst te besluiten.

Er zijn twee nieuwe infrastructuurbureaus opgericht, waardoor de activiteiten en verantwoordelijkheden kunnen worden verduidelijkt en gerationaliseerd.

3.10. Opdrachten voor studies en diensten

Samenvatting

De follow-up van de desbetreffende controle is nog gaande en alle DG's stellen de IAS momenteel in kennis van de maatregelen die zij van plan zijn te nemen om reeds verrichte studies en diensten optimaal te benutten en de programmering beter te coördineren om dubbel werk te voorkomen.

3.11. Beleidsonderzoek van het programmabeheer op het gebied van de externe betrekkingen

Samenvatting

De IAS stelt in zijn verslag met name voor om de structuur van de RELEX-diensten te herzien en de "disclosure statements" van de landen voor de externe bijstand te gebruiken.

Genomen maatregelen

Er is een interdepartementale werkgroep opgericht, die een verslag heeft opgesteld als follow-up van een actie van de synthese van de jaarlijkse activiteitenverslagen over 2001 die dezelfde kwestie betrof. Dit verslag is in april aan het comité Follow-up audit toegezonden voor verdere uitwerking.

3.12. Tegenwaardefondsen van het Europees Ontwikkelingsfonds en begrotingssteun

Samenvatting

Op basis van het verslag van de IAS heeft DG AIDCO een aantal concrete maatregelen getroffen. Zo zijn richtsnoeren, archiveringssystemen en monitoringinstrumenten ontwikkeld en zal nauwer worden samengewerkt met andere donors. De aanbevelingen van de IAS zullen bij de grondige controle van DG AIDCO opnieuw worden onderzocht.

3.13. Renovatie van het Berlaymont-gebouw

Samenvatting

Op basis van de aanbevelingen van de IAS in het verslag over de renovatie en mogelijke aankoop van het Berlaymont-gebouw is een aantal maatregelen getroffen. Zo zijn gedetailleerde scenario's met betrekking tot de kosten van vergelijkbare projecten opgesteld en is de beheersstructuur voor de resterende duur van het huidige project versterkt.

Het nieuwe bureau voor infrastructuur in Brussel is verantwoordelijk voor de follow-up van de aanbevelingen. De Commissie en de Belgische staat hebben een overeenkomst gesloten waarin, rekening houdend met het goede beheer van de renovatie, de prijs van het Berlaymont-gebouw, de beschikbaarheidsdatum en het eindproduct worden vastgesteld.

4. CONCLUSIES

Dit verslag is opgesteld om de met de kwijting belaste autoriteit in kennis te stellen van het aantal en de soorten uitgevoerde interne controles, de gedane aanbevelingen en het gevolg dat aan die aanbevelingen is gegeven.