(1)   Het gezamenlijk comité bestaat uit vertegenwoordigers van de Unie en de Faeröer.

Het gezamenlijk comité wordt mede voorgezeten door hoge ambtenaren of hun plaatsvervangers, die als vertegenwoordigers van de Europese Unie respectievelijk de Faeröer optreden.

De Unie en de Faeröer stellen elkaar in kennis van de naam, functie en contactgegevens van de ambtenaar die namens de Unie respectievelijk de Faeröer als medevoorzitter van het gezamenlijk comité optreedt. Deze ambtenaar wordt geacht als medevoorzitter voor de Unie respectievelijk de Faeröer op te treden tot de dag waarop de Unie of de Faeröer de andere Partij in kennis stelt van een nieuwe medevoorzitter.

Een medevoorzitter wordt geacht toestemming te hebben om de Unie respectievelijk de Faeröer te vertegenwoordigen tot de dag waarop de andere Partij in kennis is gesteld van een nieuwe medevoorzitter.

(1)   Het secretariaat van het gezamenlijk comité (hierna “het secretariaat” genoemd) bestaat uit een ambtenaar van de Unie en een ambtenaar van de Faeröer. Het secretariaat voert de taken uit die bij dit reglement van orde eraan zijn toegewezen.

(2)   De Unie en de Faeröer stellen elkaar in kennis van de naam, functie en contactgegevens van de ambtenaar die namens de Unie respectievelijk de Faeröer lid van het secretariaat van het gezamenlijk comité is. Deze ambtenaar wordt geacht namens de Unie respectievelijk de Faeröer lid van het secretariaat te blijven tot de dag waarop de Unie of de Faeröer de andere Partij in kennis stelt van een lid van het secretariaat.

(1)   Het gezamenlijk comité komt ten minste eenmaal per jaar bijeen en, indien dat vanwege bijzondere omstandigheden nodig is, op verzoek van een van de Partijen.

(2)   In beginsel komt het afwisselend in Brussel en op de Faeröer bijeen, tenzij de medevoorzitters anders beslissen. Vergaderingen kunnen ook via video- of teleconferentie worden gehouden, indien de medevoorzitters dit overeenkomen.

(3)   Bij zijn doorlopende werkzaamheden in de tijd tussen zijn vergaderingen kan het gezamenlijk comité gebruikmaken van iedere vorm van communicatie, met name e-mails.

(1)   De Unie en de Faeröer stellen elkaar een redelijke tijd vóór elke vergadering via het secretariaat in kennis van de voorgenomen samenstelling van hun respectieve delegaties en vermelden de naam en functie van elk lid van de delegatie.

(2)   De medevoorzitters kunnen, waar passend en in onderling overleg, externe deskundigen (die geen ambtenaar zijn) uitnodigen om vergaderingen van het gezamenlijk comité bij te wonen om informatie te verstrekken over een specifiek onderwerp voor de delen van de vergadering tijdens welke die specifieke onderwerpen worden besproken.

(3)   De vertegenwoordiger van de Partij die de vergadering organiseert en als gastheer optreedt, stelt, na goedkeuring van de andere Partij, de datum en plaats van de vergadering vast.

(1)   De Unie en de Faeröer verzenden hun correspondentie aan het gezamenlijk comité via het secretariaat. Die correspondentie kan in iedere vorm van schriftelijke communicatie worden verzonden, waaronder via e-mail.

(2)   Het secretariaat zorgt ervoor dat de correspondentie aan het gezamenlijk comité aan de medevoorzitters wordt bezorgd en in voorkomend geval overeenkomstig voorschrift 6 wordt doorgezonden.

(3)   Alle correspondentie van of rechtstreeks geadresseerd aan de medevoorzitters wordt doorgezonden naar het secretariaat en wordt in voorkomend geval overeenkomstig voorschrift 6 doorgezonden.

(1)   Het secretariaat stelt voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Daartoe stelt de ambtenaar die namens de Partij die als gastheer van de vergadering optreedt lid is van het secretariaat ten minste vier weken vóór de dag van de vergadering een eerste ontwerp van de voorlopige agenda op, dat vergezelt gaat van de documenten bij elke agendapunt, en zendt dit door aan het lid van het secretariaat van de andere Partij. Uiterlijk tien dagen vóór de dag van de vergadering wordt het door het secretariaat opgestelde ontwerp van de voorlopige agenda, samen met eventuele relevante documenten, ter goedkeuring doorgezonden aan de medevoorzitters.

(2)   De voorlopige agenda bevat de punten waarom de Partijen hebben verzocht. Dergelijke verzoeken moeten, samen met eventuele relevante documenten, uiterlijk 15 dagen vóór aanvang van de vergadering bij het secretariaat worden ingediend.

(3)   In uitzonderlijke gevallen kunnen de medevoorzitters overeenkomen een kortere termijn dan de in de leden 1 en 2 bedoelde termijnen te hanteren.

(4)   Het gezamenlijk comité stelt aan het begin van elke vergadering de agenda vast.

(5)   Indien beide Partijen dit overeenkomen, kunnen tijdens de vergadering punten die niet op de ontwerpagenda staan worden toegevoegd en kunnen andere punten van de ontwerpagenda worden geschrapt, uitgesteld of gewijzigd.

(1)   De vergaderingen van het gezamenlijk comité zijn niet openbaar, tenzij de medevoorzitters anders beslissen.

(2)   Elke Partij kan na overleg met de andere Partij beslissen de besluiten van het gezamenlijk comité in haar respectieve publicatieblad of online bekend te maken.

(3)   Indien de Unie of de Faeröer krachtens de toepasselijke wet- en regelgeving vertrouwelijke of tegen openbaarmaking beschermde informatie bij het gezamenlijk comité indienen, behandelt de andere Partij die ontvangen informatie als vertrouwelijk.

(4)   Elke Partij behandelt aanvragen voor toegang tot documenten van het gezamenlijk comité overeenkomstig haar toepasselijke wet- en regelgeving.

(5)   Indien de Europese Commissie krachtens haar toepasselijke veiligheidswetgeving (1) vertrouwelijke of tegen openbaarmaking beschermde informatie bij het gezamenlijk comité indient, waarborgen de Faeröer een vergelijkbare mate van vertrouwelijkheid en bescherming van de ontvangen informatie. Indien de Faeröer krachtens hun toepasselijke wet- en regelgeving vertrouwelijke of tegen openbaarmaking beschermde informatie bij het gezamenlijk comité indienen, behandelt de Europese Commissie de ontvangen informatie als vertrouwelijk.

(1)   Alle vergaderingen van het gezamenlijk comité worden genotuleerd.

(2)   De ambtenaar die fungeert als lid van het secretariaat voor de partij die de vergadering organiseert, stelt binnen 15 dagen na het einde van de vergadering ontwerpnotulen daarvan op, tenzij de medevoorzitters anders besluiten. De ontwerpnotulen worden voor commentaar toegezonden aan het lid van het secretariaat voor de andere Partij. Laatstgenoemde kan binnen dertig dagen na ontvangst van de ontwerpnotulen opmerkingen indienen.

(3)   De notulen bevatten een samenvatting van elk agendapunt, met in voorkomend geval vermelding van:

De notulen bevatten een presentielijst met de namen, titels en hoedanigheden van alle deelnemers aan de vergadering.

(4)   De notulen worden ten laatste twee maanden na de vergadering of op een andere door de medevoorzitters overeengekomen datum goedgekeurd en ondertekend door de medevoorzitters. De medevoorzitters kunnen overeenkomen dat de ondertekening en uitwisseling van elektronische kopieën volstaan om aan laatstgenoemde vereiste te voldoen. De originele versie van de notulen wordt in het register van elke Partij bewaard.

(5)   Het secretariaat stelt binnen twee werkdagen na de vergadering van het gezamenlijk comité ook een samenvatting van de notulen op, die de medevoorzitters zo snel mogelijk goedkeuren. Wanneer de medevoorzitters van het gezamenlijk comité de tekst van de samenvatting hebben goedgekeurd, mogen de Partijen de samenvatting van de notulen openbaar maken.

(1)   Waar artikel 14 van de Overeenkomst daarin voorziet, worden besluiten van het gemengd comité door middel van overeenstemming genomen. Het secretariaat voorziet elk besluit van een serienummer en een verwijzing naar de datum van vaststelling ervan.

(2)   Indien de Partijen bij de overeenkomst dit overeenkomen, kan het gezamenlijk comité via een schriftelijke procedure besluiten nemen, door middel van een notawisseling tussen de medevoorzitters. De tekst van een ontwerpbesluit wordt door de ene medevoorzitter aan de andere medevoorzitter voorgelegd in de officiële taal van het gezamenlijk comité als bedoeld in voorschrift 14. De andere partij heeft een maand, of een door de voorstellende Partij gespecificeerde langere tijd, om met het ontwerpbesluit in te stemmen. Indien de andere Partij niet instemt, wordt het voorgestelde besluit tijdens de volgende vergadering van het gezamenlijk comité besproken en eventueel aangenomen. Het ontwerpbesluit wordt geacht te zijn vastgesteld zodra de andere Partij ermee heeft ingestemd, en wordt opgenomen in de notulen van de volgende vergadering van het gezamenlijk comité.

(3)   Elk besluit wordt ondertekend door de medevoorzitters van het gezamenlijk comité. De medevoorzitters kunnen overeenkomen dat de ondertekening en uitwisseling van elektronische kopieën volstaan om aan de vereiste van ondertekening te voldoen.

(4)   In door het gezamenlijk comité vastgestelde besluiten wordt de datum van inwerkingtreding ervan gespecificeerd.

(1)   Overeenkomstig artikel 14, lid 4, van de Overeenkomst kan het gezamenlijk comité besluiten een werkgroep of adviesorgaan van deskundigen op te zetten of te ontbinden. Het gezamenlijk comité bepaalt de samenstelling en de taakverdeling van elke werkgroepen/elk adviesorgaan, en kan deze waar nodig aanpassen.

(2)   De werkgroep/het adviesorgaan draagt bij tot de werkzaamheden van het gezamenlijk comité en helpt bij het uitvoeren van zijn taken, waaronder, op verzoek van het gezamenlijk comité, het opstellen van verslagen of ontwerpbesluiten ter goedkeuring van het gezamenlijk comité.

(3)   De werkgroep/het adviesorgaan komt bijeen wanneer dit nodig is voor de uitvoering van de taken ervan en brengt verslag uit aan het gezamenlijk comité.

(4)   Het opzetten en functioneren van een werkgroep/adviesorgaan belet de Partijen niet om een kwestie rechtstreeks aan het gezamenlijk comité voor te leggen.

(5)   Het reglement van orde van het gezamenlijk comité is van overeenkomstige toepassing op de werkgroepen/adviesorganen die door het gezamenlijk comité zijn opgezet.

(1)   Het Engels is de officiële taal en werktaal van het gezamenlijk comité.

(2)   Het gezamenlijk comité vergadert in het Engels. De agenda van de vergadering, de bij het gezamenlijk comité ingediende documenten en de notulen van de vergadering worden in het Engels opgesteld.

(3)   Het gezamenlijk comité stelt zijn besluiten vast in het Engels.