PROJET DE

DÉCISION DE LA COMMISSION MIXTE

du …

concernant l’adoption de son règlement intérieur

LA COMMISSION MIXTE,

vu l’accord entre l’Union européenne et la Géorgie relatif à la protection des indications géographiques des produits agricoles et des denrées alimentaires, et notamment son article 11,

considérant que cet accord est entré en vigueur le 1er avril 2012,

A ADOPTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:

Article premier

Chefs de délégation

1.   L’Union européenne et la Géorgie (ci-après dénommées «parties») désignent chacune un chef de délégation, qui remplira la fonction de personne de contact chargée des questions liées à la commission.

2.   Chaque chef de délégation peut déléguer tout ou partie de ses fonctions de chef de délégation à un adjoint désigné, auquel cas toutes les références faites au chef de délégation renvoient également au chef adjoint désigné.

Article 2

Présidence

1.   La présidence de la commission est assurée en alternance, pendant une année civile, par le chef de délégation de chaque partie.

2.   Le président assume les tâches administratives de la commission.

Article 3

Réunions

1.   Le président arrête la date et le lieu ou, lorsqu’il s’agit de réunions par voie électronique, les modalités techniques des réunions en accord avec l’autre chef de délégation. Le président et l’autre chef de délégation veillent, au moment de fixer la date et le lieu de la réunion, à respecter l’obligation de tenir une réunion dans les quatre-vingt-dix jours.

2.   Sauf décision contraire prise d’un commun accord, les réunions de la commission ne sont pas publiques.

Article 4

Correspondance

1.   Toute la correspondance destinée à la commission est envoyée au président de la commission. Ce dernier transmet une copie de toute la correspondance relative à la commission à l’autre chef de délégation, au chef de la mission géorgienne à Bruxelles et au chef de la délégation de l’Union européenne à Tbilissi.

2.   La correspondance entre le président et l’autre chef de délégation peut s’effectuer par tous les moyens écrits disponibles, y compris par courrier électronique.

Article 5

Ordres du jour des réunions

1.   Avant chaque réunion, le président établit l’ordre du jour provisoire. L’ordre du jour provisoire est envoyé à l’autre chef de délégation au plus tard vingt jours ouvrables avant la date d’ouverture de la réunion. L’ordre du jour provisoire distribué par le président comprend tous les points relevant de l’article 11, paragraphe 3, de l’accord retenus par le président.

2.   Les chefs de délégation peuvent demander, au plus tard dix jours ouvrables avant la date d’ouverture de la réunion, l’inscription à l’ordre du jour provisoire de points supplémentaires relevant de l’article 11, paragraphe 3, que le président doit inclure dans l’ordre du jour provisoire.

3.   Un projet final d’ordre du jour est envoyé par le président à l’autre chef de délégation au plus tard cinq jours ouvrables avant la date d’ouverture de la réunion.

4.   L’ordre du jour est adopté d’un commun accord par le président et par l’autre chef de délégation au début de chaque réunion. L’inscription à l’ordre du jour de points autres que ceux qui figurent dans l’ordre du jour provisoire est acquise avec l’accord du président et de l’autre chef de délégation.

Article 6

Adoption des instruments

1.   Les décisions de la commission au sens de l’article 11, paragraphe 2, de l’accord sont adressées aux parties et sont signées par le président et par l’autre chef de délégation.

2.   Chaque partie peut décider de publier toute décision adoptée par la commission.

Article 7

Procédure écrite

1.   Une décision de la commission peut être adoptée par procédure écrite lorsque le président et l’autre chef de délégation en sont convenus.

2.   Le chef de délégation qui propose le recours à la procédure écrite soumet le projet de décision à l’autre chef de délégation. Ce dernier répond en indiquant s’il accepte ou non le projet, s’il propose d’apporter des modifications au projet ou s’il demande un temps de réflexion supplémentaire. Si le projet est adopté, il est arrêté définitivement conformément à l’article 6, paragraphe 1.

Article 8

Procès-verbal

1.   Le président établit un projet de procès-verbal de chaque réunion et le soumet à l’autre chef de délégation dans les vingt jours ouvrables qui suivent la réunion. Le projet de procès-verbal expose les recommandations formulées et peut également contenir toute autre conclusion adoptée. L’autre chef de délégation approuve le projet ou propose des modifications. Lorsque le projet de procès-verbal est approuvé, le président et l’autre chef de délégation signent deux exemplaires originaux de celui-ci. Le président et l’autre chef de délégation conservent chacun un exemplaire original du procès-verbal.

2.   Si le procès-verbal n’est pas adopté avant la convocation de la réunion suivante, le procès-verbal reprend le projet établi par le président, projet auquel sont annexées les propositions de modification présentées par l’autre chef de délégation.

Article 9

Dépenses

Chaque partie supporte les dépenses qu’elle expose en raison de sa participation aux réunions de la commission.

Article 10

Confidentialité

Les délibérations de la commission ont un caractère confidentiel.