1.   Η μεικτή επιτροπή απαρτίζεται από εκπροσώπους των μερών. Κάθε μέρος ορίζει τον επικεφαλής της αντιπροσωπείας του και, ενδεχομένως, τον αναπληρωτή του. Ο επικεφαλής της αντιπροσωπείας μπορεί να αντικατασταθεί από τον αναπληρωτή επικεφαλής ή από ορισθέντα αντικαταστάτη για μια συγκεκριμένη συνεδρίαση.

2.   Η προεδρία της μεικτής επιτροπής ασκείται εκ περιτροπής από εκπρόσωπο της Ευρωπαϊκής Ένωσης και εκπρόσωπο της Ουκρανίας. Ο επικεφαλής της σχετικής αντιπροσωπείας ή, σε περίπτωση απουσίας του, ο αναπληρωτής επικεφαλής ή ο ορισθείς αντικαταστάτης τους εκτελεί χρέη προέδρου.

1.   Η μεικτή επιτροπή συνεδριάζει ανάλογα με τις ανάγκες. Κάθε μέρος μπορεί να ζητήσει τη σύγκληση συνεδρίασης. Η μεικτή επιτροπή συγκαλείται επίσης το αργότερο τρεις μήνες πριν από τη λήξη της συμφωνίας, προκειμένου να αξιολογήσει και να λάβει απόφαση για την ανάγκη συνέχισης της συμφωνίας σύμφωνα με το άρθρο 6 παράγραφος 2.

2.   Οι συνεδριάσεις της μεικτής επιτροπής πραγματοποιούνται με φυσική παρουσία ή με άλλα μέσα (π.χ. τηλεδιασκέψεις ή βιντεοδιασκέψεις).

3.   Οι συνεδριάσεις πραγματοποιούνται, στο μέτρο του δυνατού, εναλλάξ σε κράτος μέλος της Ευρωπαϊκής Ένωσης και στην Ουκρανία, εκτός εάν συμφωνηθεί διαφορετικά από τα μέρη.

4.   Γλώσσα εργασίας είναι η αγγλική.

5.   Μόλις συμφωνηθούν μεταξύ των μερών η ημερομηνία και ο τόπος των συνεδριάσεων, οι συνεδριάσεις συγκαλούνται από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή για την Ευρωπαϊκή Ένωση και από το αρμόδιο για τις οδικές μεταφορές υπουργείο για την Ουκρανία.

6.   Οι συνεδριάσεις της μεικτής επιτροπής δεν είναι δημόσιες, εκτός εάν τα μέρη αποφασίσουν διαφορετικά. Εάν είναι απαραίτητο, μπορεί να συντάσσεται δελτίο Τύπου κατόπιν αμοιβαίας συμφωνίας, στο τέλος της συνεδρίασης.

1.   Πριν από κάθε συνεδρίαση, οι επικεφαλής των αντιπροσωπειών αλληλοενημερώνονται σχετικά με την προβλεπόμενη σύνθεση των αντιπροσωπειών τους για τη συνεδρίαση.

2.   Εκπρόσωποι ενδιαφερόμενων μερών του κλάδου των οδικών μεταφορών μπορούν να προσκαλούνται να παραστούν σε συνεδριάσεις ή μέρη των συνεδριάσεων ως παρατηρητές, αν συμφωνηθεί κατόπιν συναίνεσης της μεικτής επιτροπής.

3.   Η μεικτή επιτροπή μπορεί να προσκαλεί, αν συμφωνηθεί συναινετικά, άλλα ενδιαφερόμενα μέρη ή εμπειρογνώμονες να παραστούν σε συνεδριάσεις της ή μέρη των συνεδριάσεων, ώστε να παράσχουν πληροφορίες σχετικά με συγκεκριμένα θέματα.

4.   Οι παρατηρητές δεν συμμετέχουν στη διαδικασία λήψης αποφάσεων της μεικτής επιτροπής.

1.   Οι επικεφαλής των αντιπροσωπειών καταρτίζουν την προσωρινή ημερήσια διάταξη κάθε συνεδρίασης με αμοιβαία συμφωνία. Η προσωρινή ημερήσια διάταξη αποστέλλεται από τους γραμματείς στα μέλη των αντιπροσωπειών το αργότερο δεκαπέντε ημέρες πριν από την ημερομηνία της συνεδρίασης.

2.   Η ημερήσια διάταξη εγκρίνεται από τη μεικτή επιτροπή στην αρχή κάθε συνεδρίασης. Κατόπιν συμφωνίας της μεικτής επιτροπής, μπορούν να εγγραφούν στην ημερήσια διάταξη και άλλα θέματα πέραν αυτών που συμπεριλαμβάνονται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη.

3.   Οι επικεφαλής των αντιπροσωπειών μπορούν να συντομεύσουν την προθεσμία που καθορίζεται στην παράγραφο 1, ώστε να ληφθούν υπόψη οι απαιτήσεις ή ο επείγων χαρακτήρας συγκεκριμένου θέματος.

1.   Το σχέδιο πρακτικών κάθε συνεδρίασης της μεικτής επιτροπής συντάσσεται έπειτα από κάθε συνεδρίαση. Στο σχέδιο πρακτικών αναφέρονται τα θέματα που συζητήθηκαν και οι αποφάσεις που ελήφθησαν.

2.   Εντός μηνός από τη συνεδρίαση, ο επικεφαλής της αντιπροσωπείας που φιλοξενεί τη συνεδρίαση υποβάλλει στον έτερο επικεφαλής αντιπροσωπείας, μέσω των γραμματέων της μεικτής επιτροπής, το σχέδιο πρακτικών προς έγκριση με γραπτή διαδικασία.

3.   Μετά την έγκρισή τους, τα πρακτικά υπογράφονται εις διπλούν από τους επικεφαλής των αντιπροσωπειών και το πρωτότυπο φυλάσσεται από καθένα από τα μέρη. Οι επικεφαλής των αντιπροσωπειών μπορούν να αποφασίσουν ότι η υπογραφή και η ανταλλαγή ηλεκτρονικών αντιγράφων πληροί αυτήν την απαίτηση.

4.   Τα πρακτικά των συνεδριάσεων της μεικτής επιτροπής είναι δημόσια, εκτός εάν ζητηθεί διαφορετικά από ένα από τα μέρη.

5.   Οι επικεφαλής των αντιπροσωπειών μπορούν να συντομεύσουν την προθεσμία που καθορίζεται στην παράγραφο 2 και να συμφωνήσουν σε ημερομηνία όσον αφορά την έγκριση που καθορίζεται στην παράγραφο 3, ώστε να ληφθούν υπόψη οι απαιτήσεις ή ο επείγων χαρακτήρας συγκεκριμένου θέματος.

1.   Η μεικτή επιτροπή λαμβάνει αποφάσεις με βάση τη συναίνεση των μερών.

2.   Οι αποφάσεις της μεικτής επιτροπής φέρουν τον τίτλο «Απόφαση», ακολουθούμενο από αύξοντα αριθμό, την ημερομηνία έκδοσής τους και περιγραφή του αντικειμένου τους.

3.   Οι αποφάσεις της μεικτής επιτροπής υπογράφονται από τους επικεφαλής των αντιπροσωπειών και επισυνάπτονται στα πρακτικά.

4.   Οι αποφάσεις που εκδίδει η μεικτή επιτροπή εφαρμόζονται από τα μέρη σύμφωνα με τις εσωτερικές διαδικασίες τους.

5.   Τα μέρη μπορούν να δημοσιεύουν τις αποφάσεις που εκδίδει η μεικτή επιτροπή στις αντίστοιχες επίσημες εφημερίδες τους. Ένα πρωτότυπο των αποφάσεων φυλάσσεται από κάθε μέρος.

1.   Η μεικτή επιτροπή μπορεί να συγκροτεί ομάδες εργασίας για να την επικουρούν κατά την εκτέλεση των καθηκόντων της. Η εντολή της εκάστοτε ομάδας εργασίας εγκρίνεται από τη μεικτή επιτροπή σύμφωνα με το άρθρο 7 παράγραφος 5 της συμφωνίας και περιλαμβάνεται σε παράρτημα της απόφασης για τη σύσταση της ομάδας εργασίας.

2.   Οι ομάδες εργασίας αποτελούνται από εκπροσώπους των μερών.

3.   Οι ομάδες εργασίας εργάζονται υπό την εποπτεία της μεικτής επιτροπής, στην οποία υποβάλλουν αναφορά έπειτα από κάθε συνεδρίασή τους. Δεν λαμβάνουν αποφάσεις αλλά μπορούν να διατυπώνουν συστάσεις στη μεικτή επιτροπή.

4.   Η μεικτή επιτροπή μπορεί να αποφασίσει ανά πάσα στιγμή να καταργήσει υφιστάμενες ομάδες εργασίας, να τροποποιήσει την εντολή τους ή να δημιουργήσει νέες ομάδες εργασίας που θα την επικουρούν στην εκτέλεση των καθηκόντων της.

1.   Κάθε μέρος αναλαμβάνει τις δαπάνες που συνδέονται με τη συμμετοχή του στις συνεδριάσεις της μεικτής επιτροπής και των ομάδων εργασίας, όσον αφορά τόσο τα έξοδα προσωπικού, ταξιδιού και διαμονής, όσο και τα έξοδα ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών.

2.   Τυχόν άλλες δαπάνες που συνδέονται με την πρακτική διοργάνωση των συνεδριάσεων καλύπτονται από το μέρος που διοργανώνει τη συνεδρίαση.