This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 52014TA1210(39)
Report on the annual accounts of the Office for Harmonization in the Internal Market for the financial year 2013, together with the Office’s replies
Rapport om årsredovisningen för Kontoret för harmonisering inom den inre marknaden (varumärken och mönster) för budgetåret 2013, med kontorets svar
Rapport om årsredovisningen för Kontoret för harmonisering inom den inre marknaden (varumärken och mönster) för budgetåret 2013, med kontorets svar
EUT C 442, 10.12.2014, p. 332–339
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
10.12.2014 |
SV |
Europeiska unionens officiella tidning |
C 442/332 |
RAPPORT
om årsredovisningen för Kontoret för harmonisering inom den inre marknaden (varumärken och mönster) för budgetåret 2013, med kontorets svar
(2014/C 442/39)
INLEDNING
1. |
Kontoret för harmonisering inom den inre marknaden (varumärken och mönster) (nedan kallat kontoret) ligger i Alicante och inrättades genom rådets förordning (EG) nr 40/94 (1), som har upphävts och ersatts av förordning (EG) nr 207/2009 (2). Kontorets uppdrag är att tillämpa unionslagstiftningen om varumärken, mönster och modeller, som ger företagen samma skydd i hela Europeiska unionen (3). |
INFORMATION TILL STÖD FÖR REVISIONSFÖRKLARINGEN
2. |
I revisionsrättens revisionsmetod ingår analytiska granskningsåtgärder, en direkt granskning av transaktioner och en bedömning av nyckelkontroller i kontorets system för övervakning och kontroll. Detta kompletteras (vid behov) med revisionsbevis från andra revisorers arbete och en analys av uttalanden från ledningen. |
REVISIONSFÖRKLARING
Ledningens ansvar
Revisorns ansvar
Uttalande om räkenskapernas tillförlitlighet
Uttalande om lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna
|
10. |
Kommentarerna nedan påverkar inte revisionsrättens uttalande. |
KOMMENTARER OM BUDGETFÖRVALTNINGEN
11. |
Beloppet för förfallna överföringar från tidigare år ökade från 4,2 miljoner euro (13 %) 2012 till 6,0 miljoner euro (16 %) 2013. Både 2012 och 2013 berodde detta främst på att de kostnader som skulle ersättas enligt samarbetsavtalen med medlemsstaternas nationella kontor var lägre än beräknat (1,9 miljoner euro 2012 och 3,8 miljoner euro 2013), vilket visar att kontoret behöver få mer exakt information från de nationella kontoren vid årets slut om de faktiska kostnader som uppkommit. |
12. |
Andelen gjorda åtaganden 2013 under de olika avdelningarna varierade mellan 98 och 89 % av de totala åtagandena, vilket visar att de rättsliga åtagandena gjordes i tid. En stor andel gjorda åtaganden fördes över till 2014 under avdelning II (administrativa utgifter) där de uppgick till 23,9 miljoner euro (28 %), och under avdelning III (driftsutgifter) där de uppgick till 13,3 miljoner euro (38 %). När det gäller avdelning II berodde den stora andelen överföringar på fleråriga kontrakt som främst avsåg uppförandet av en ny byggnad samt it-utveckling och planerade it-tjänster/it-leveranser som hade beställts vid utgången av 2013 men som skulle betalas först 2014. När det gäller avdelning III berodde detta främst på samarbetsavtal med nationella kontor för vilka de inte skulle lämna in ersättningsanspråk förrän 2014, och den sedvanliga beställningen av översättningstjänster under de sista månaderna av 2013 som skulle betalas först 2014. |
ÖVRIGA KOMMENTARER
13. |
Kontoret har en kontinuitetsplan och en krishanteringsplan som föreskriver att ungefär 25 roller måste täckas permanent av anställda i beredskapstjänstgöring. Även om kontorets budgetkommitté varje år godkänner budgetanslagen för ersättning vid beredskapstjänstgöring överstiger det belopp som betalades ut 2013 (4 02 458 euro) vida de ersättningar som betalas av andra byråer som måste garantera permanent beredskap. |
UPPFÖLJNING AV TIDIGARE ÅRS KOMMENTARER
14. |
En översikt över de korrigerande åtgärder som har vidtagits som en reaktion på revisionsrättens kommentarer från tidigare år finns i bilaga I. |
Denna rapport antogs av revisionsrättens avdelning IV, med ledamoten Milan Martin CVIKL som ordförande, vid dess sammanträde i Luxemburg den 8 juli 2014.
För revisionsrätten
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
Ordförande
(1) EGT L 11, 14.1.1994, s. 1.
(2) EUT L 78, 24.3.2009, s. 1.
(3) I bilaga II sammanfattas kontorets behörighet och verksamhet i informationssyfte.
(4) I årsredovisningen ingår balans- och resultaträkningen, kassaflödesanalysen, sammanställningen av förändringar i nettotillgångarna och en sammanfattning av de viktigaste redovisningsprinciperna och andra förklarande noter.
(5) Här ingår sammanställningen av resultatet av budgetgenomförandet med bilaga.
(6) Artiklarna 38 och 43 i kontoret för harmonisering inom den inre marknadens budgetkommittés förordning CB-3-09.
(7) De redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare bygger på de internationella redovisningsstandarderna för den offentliga sektorn (Ipsas) som ges ut av Internationella revisorsförbundet IFAC eller, när så är lämpligt, på de internationella redovisningsstandarderna International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS) som ges ut av International Accounting Standards Board (IASB).
(8) Artiklarna 91–95 i kontoret för harmonisering inom den inre marknadens budgetkommittés förordning CB-3-09.
BILAGA I
Uppföljning av tidigare års kommentarer
År |
Revisionsrättens kommentar |
Genomförande av korrigerande åtgärder (Har genomförts/Pågår/Har inte genomförts/e.t.) |
2011 |
Revisionsrätten fann flera brister i 2011 års servicenivåavtal mellan kontoret och Översättningscentrum för Europeiska unionens organ. Avtalet undertecknades av kontoret den 20 juni 2011 och gällde, enligt artikel 10, från den 1 januari 2011. Avtalet började genomföras innan det hade undertecknats. På begäran av översättningscentrum betalade kontoret 1,8 miljoner euro i kompensation (1). Betalningen godkändes dessutom utan ett budgetåtagande och tillgängliga anslag (2). |
e.t. |
2011 |
Kontorets förvaltning av anläggningstillgångar behöver förbättras. När det gäller immateriella tillgångar som kontoret har tagit fram var bokföringsrutinerna och informationen om kostnader inte tillförlitlig. |
Har genomförts |
2011 |
Per den 31 december 2011 hade kontoret totalt 520 miljoner euro (495 miljoner euro 2010) i likvida medel. Som en följd av den likviditetsförvaltning som antogs av budgetkommittén 2010 placerades de likvida medlen i nio banker i fem medlemsstater. |
Har genomförts Dock noterar revisionsrätten den fortsatt höga likviditeten |
2012 |
Av de 31,9 miljoner euro i gjorda åtaganden som fördes över från 2011 till 2012 förföll 4,16 miljoner euro (13 %) 2012. I detta belopp ingick 1,93 miljoner euro som gällde samarbetsavtal med medlemsstater som inte fullt ut hade utnyttjat sina anslag. |
e.t. |
2012 |
Under 2012 var den övergripande andelen gjorda åtaganden 93 %, vilket visar att åtagandena gjordes i tid. Andelen gjorda åtaganden som fördes över till 2013 var dock hög och uppgick till 36,7 miljoner euro (19 % av gjorda åtaganden totalt) varav 21,7 miljoner euro gällde avdelning II (administrativa utgifter) och 14,1 miljoner euro avdelning III (driftsutgifter). Den största orsaken till den höga andelen överföringar var att varor och tjänster som hade levererats under 2012 fakturerades sent. För avdelning II till exempel uppkom den höga andelen överföringar på grund av ett antal fleråriga kontrakt för byggandet av kontorets nya lokaler (6,09 miljoner euro) och upphandling av it-uppdateringar (7,67 miljoner euro). När det gäller avdelning III är överföringarna till stor del kopplade till samarbetsavtal med medlemsstater för vilka ersättningsanspråken inte ska lämnas in förrän 2013 (8,13 miljoner euro). Under de sista månaderna av 2012 beställdes vidare översättningstjänster (5,43 miljoner euro) som inte ska betalas förrän 2013. |
e.t. |
(1) Det minsta värdet hade i avtalet fastställts till 16,3 miljoner euro. Under 2011 levererades tjänster för totalt 14,5 miljoner euro.
(2) Denna betalning gjordes från 2012 års budget.
BILAGA II
Kontoret för harmonisering inom den inre marknaden (Alicante)
Behörighet och verksamhet
Unionens behörighetsområden enligt fördraget (Artiklarna 36 och 56 i EUF-fördraget) |
Fri rörlighet för varor ”[...] förbud mot eller restriktioner för […] som grundas på […] intresset att skydda […] industriell och kommersiell äganderätt […] får […] inte utgöra ett medel för godtycklig diskriminering eller innefatta en förtäckt begränsning av handeln mellan medlemsstaterna.” ”[...] inskränkningar i friheten att tillhandahålla tjänster inom unionen [ska] förbjudas beträffande medborgare i medlemsstater som har etablerat sig i en annan medlemsstat än mottagaren av tjänsten. [...]” |
||||||||||||||||||||||||||||||||
Kontorets behörighet (Rådets förordning (EG) nr 207/2009) (Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 386/2012) |
Mål Tillämpa unionslagstiftningen om varumärken, mönster och modeller, som ger företagen samma skydd i hela Europeiska unionen. Främja diskussion, forskning, utbildning och kommunikation om och skapande av avancerade it-stödverktyg och sprida bästa praxis i frågor som gäller immateriella rättigheter. Uppgifter
|
||||||||||||||||||||||||||||||||
Organisation |
Styrelse Sammansättning
Uppgift
Kontorets direktör
Budgetkommitté Sammansättning
Uppgift
Beslut om ansökningar Besluten fattas av
Extern revision Europeiska revisionsrätten. Myndighet som beviljar ansvarsfrihet Kontorets budgetkommitté. |
||||||||||||||||||||||||||||||||
Medel till kontorets förfogande 2013 (2012) |
Budget 418 (429) miljoner euro Personalstyrka den 31 december 2013 861 (775) tjänster enligt tjänsteförteckningen, varav tillsatta: 731 (680) + 171 (138) övriga anställda (extraanställda, utstationerade nationella experter, lokalt anställda och korttidsanställda samt särskilda rådgivare) Personalstyrka totalt: 902 (818) |
||||||||||||||||||||||||||||||||
Produkter och tjänster 2013 (2012) |
Varumärken Antal ansökningar: 1 14 421 (1 07 924) Antal registreringar: 98 092 (95 645) Antal mottagna invändningar: 17 006 (16 634) Överklaganden till överklagandenämnden: 2 602 (2 339) Pågående överklaganden: 2 361 (2 352) Modeller och mönster Mottagna mönster: 95 429 (92 175) Registrerade mönster: 84 056 (78 658) |
||||||||||||||||||||||||||||||||
Källa: Bilagan har tillhandahållits av kontoret. |
KONTORETS SVAR
Punkt 11. |
Kontoret och berörda nationella kontor vidtar för närvarande åtgärder för att minska den stora andelen förfallna överföringar. Ett pilotprojekt baserat på halvårsvisa delrapporter om genomförandet har inletts. När ett brett deltagande uppnåtts inom detta pilotprojekt är planen att utvidga det så att det även omfattar viktiga projekt som kontoret bedriver tillsammans med de nationella kontoren. Kontoret kommer också att undersöka om det går att anpassa kontrakten (för 2015) med de nationella kontoren för att minimera antalet onödiga överföringar. |
Punkt 12. |
De åtgärder som nämnts ovan leder huvudsakligen till en minskning av den höga andelen överföringar för avdelning III, men i viss utsträckning även för avdelning II. Förutom detta håller kontoret också på att införa ett system i samarbete med Översättningscentrum för Europeiska unionens organ för att minska mängden överföringar vid årets slut. Som revisionsrätten konstaterar berodde den stora andelen överföringar under avdelning II på uppförandet av en ny byggnad och it-utveckling. Kontoret står i begrepp att införa åtgärder för att få bättre kontroll över de belopp som förs över varje år. |
Punkt 13. |
I enlighet med internationella kvalitetsnormer (ISO 27001) och de normer för internkontroll (ICS 10) som kontorets budgetkommitté antagit har kontoret infört en kontinuitetsplan (BCP), vilket nu även anges i rambudgetförordningen för 2013. I november 2006 blev kontorets beslutsfattande instanser – styrelsen och budgetkommittén – informerade om kontorets strategi, som de också godkände. Denna strategi baseras på tre nivåer (nivå 0: Krishanteringsgruppen, nivå 1: Grupper för it, logistik, återställningssamordning och övergripande kommunikation, nivå 2: Grupper som arbetar med återställning/återgång). Personal med tjänstgöringsberedskap ska erhålla ersättning för detta i enlighet med tjänsteföreskrifterna. Denna typ av kostnader tillhör en särskild budgetrubrik som uppdateras (efter organisationens behov) och antas i budgeten varje år. Kontinuitetsplanen omfattar all verksamhet inom kontoret och utarbetades först efter det att en noggrann konsekvensanalys utförts med hjälp av externa konsulter. Kontoret har 25 roller med permanent tjänstgöringsberedskap. Ersättningarna för dessa uppgick år 2013 till 4 02 458 euro. Att kontinuitetsplanen resulterat i en så väl tilltagen struktur har följande skäl: Kontoret är mycket tillgängligt och öppet gentemot sina intressenter. Det är därför viktigt att säkerställa att användarna har åtkomst till kontorets e-tjänster dygnet runt och att de får omedelbar respons. Bristande tillgång till it-systemet skulle få allvarliga konsekvenser för verksamhetens kontinuitet. Kontinuiteten i verksamheten är således avgörande för hela kontoret och gäller alla avdelningar (synlighet i samarbete med medlemsstater och inom ramen för observatoriets kompetensområden, i interaktionen med kontoret i Bryssel, i supporten till personalen som arbetar på distans, i samordningen av avgiftsupptagningen – genom ett automatiserat it-system som är gemensamt för hela kontoret – och slutligen även för personalen som arbetar med upphandlingar och kontrakt, eftersom de har en definierad roll som medger ingripanden på central nivå – hantering av alla ekonomirelaterade handlingar – i händelse av ett sammanbrott). Våra leverantörers storlek och internationella prägel gör att det krävs mycket formell dokumentation och att verksamheten är ytterst beroende av ett fungerande it-system. Vi anser att dessa omständigheter rättfärdigar skillnaderna mellan kontoret och andra byråer och organ. Kontoret har redan utnyttjat personalen med tjänstgöringsberedskap vid två tillfällen sedan systemet infördes, senast i samband med lanseringen av den nya webbplatsen. De ersättningar som utgick på grund av tjänstgöringsberedskap 2013 står för mindre än 0,5 procent av de sammanlagda utgifterna under avdelning I. Kontorets intäkter genom onlinetjänster för en enda dag än högre än denna årskostnad. Kontoret kommer att ta hänsyn till revisionsrättens iakttagelse i sin årliga granskning av processer, förfaranden och planer för att fortsätta sitt förbättringsarbete. |
Punkt 14. |
Kontoret konstaterar att de korrigerande åtgärder som har vidtagits som en reaktion på revisionsrättens kommentarer från tidigare år är tillfredsställande enligt revisionsrätten, alternativt att åtgärder inte är tillämpliga. |