15.

Utan att ifrågasätta den totala genomförandegraden som revisionsrätten konstaterat vill vi påpeka att den faktiska genomförandegraden för större delen av våra driftsutgifter (1) var 97 procent för åtagandebemyndiganden och 84 procent för betalningsbemyndiganden. Vi hade fått in ytterligare anspråk som ännu inte validerats i slutet av året till ett värde av ytterligare 5 procent. Detta innebär att det faktiska genomförandet är 89 procent, vilket visar på ett mer omfattande genomförande av verksamheten. Vi medger dock att det behövs ytterligare förbättringar när det gäller utgifterna i samband med ansökningsomgångarna så att vi kan avsluta fler projekt i god tid och generellt genomföra en högre andel betalningsbemyndiganden (2). Över lag har vi under de senaste omgångarna sett en nedåtgående trend när det gäller tiden för avslutande av projekt, då vi hela tiden försöker förbättra arbetsflödet och processerna för att minska tiden till dess bidragen beviljas. Den genomsnittliga tiden från det att ansökningsomgången SP1-JTI-CS-2012-01 offentliggjordes den 13 januari 2012 till dess att bidragsöverenskommelsen undertecknades var 278 dagar (9,1 månader).

16.

Under tiden och innan den slutliga årsredovisningen för 2012 fastställdes arbetade vår ekonomigrupp med att åtgärda två brister hos GMT-verktyget som revisionsrätten uppmärksammat. Det rörde sig om behandling av justeringar av ersättningsanspråk i efterhand och om registrering av delbetalningar. Båda funktionerna finns nu inbyggda i verktyget.

För att ytterligare förbättra stödet som ges via systemet håller vi på att testa en ny funktion som gör det möjligt att dokumentera och följa upp registreringen av bidrag in natura från medlemmarna. Denna funktion beräknas tas i bruk före slutet av 2013.

17.

När det gäller de redovisningsintyg för två ersättningsanspråk för år 2010 som revisionsrätten granskade och de undantag som konstaterats i dessa hade vi vidtagit många åtgärder under valideringen 2011 för att reda ut de problem som revisorerna konstaterat och för att vidta lämpliga åtgärder för de begränsningar av omfattningen som framgår av redovisningsintygen. Vi avvaktade med att godkänna tillhörande kostnadskategorier för personal och indirekta kostnader.

I ett av de fall revisionsrätten granskat lämnade samma revisorer ett redovisningsintyg för efterföljande ersättningsanspråk (2011) för denna stödmottagare. Intyget gav oss rimlig säkerhet om de kostnader som anspråken gällde för den föregående perioden (2010). Vi utförde därför betalningen av de tillhörande kostnaderna som vi avvaktat med.

I ett annat fall som revisionsrätten upptäckte, där redovisningsintyget trots att det visat att det inte fanns bevis för personalkostnader (anställningskontrakt saknades) validerades av det gemensamma företaget, konstaterade senare den revisor vid det gemensamma företaget som gjorde efterhandsrevisionen att de alternativa bevis som mottagaren lagt fram gav tillräcklig säkerhet för att de tillhörande kostnaderna kunde betraktas som ersättningsberättigade.

För att ge mottagarna, det gemensamma företagets finansansvariga och externa revisorer klara besked i fråga om de specifika återkommande problemen vid ersättningsanspråk (t.ex. alternativa bevis för anställningskontrakt) har vi börjat ta fram genomförandebestämmelser (formella styrelsebeslut) som fastställer minimikraven för ersättningsberättigade kostnader.

Förutom att vi behöver ta itu med specifika enskilda frågor är vi medvetna om att vissa redovisningsintyg generellt behöver hålla högre kvalitet och bli tydligare. Liksom under tidigare år har vi anordnat ett särskilt seminarium för alla stödmottagare. För att samtliga aktörer ska förstå och tillämpa de nödvändiga förfarandena riktade det sig liksom under 2013 även till revisorer som granskar redovisningsintyg.

18.

Vi medger att processen för att godkänna ersättningsanspråk inte alltid var ordentligt formaliserade och att inga lämpliga bevis förts in i dokumentationen.

När det gäller det tekniska godkännandet av partnernas rapporter har vi nu fått samma tillgång till arbetsflödet för elektroniskt godkännande som kommissionens avdelningar. Tack vare det kommer våra projektansvariga att bli bättre på att dokumentera tekniskt godkännande.

När det gäller det fall revisionsrätten hänvisar till ingick båda funktionerna undantagsvis i ansvarsområdet för chefen för administration och ekonomi, som vid tidpunkten i fråga fungerade som ersättare för verkställande direktören under hans årliga ledighet enligt verkställande direktörens beslut. Då vår personalstyrka är liten kan detta i undantagsfall förekomma när många personer har sin årliga ledighet. Under årets sista kvartal undveks denna situation helt, även när personal var frånvarande.

När det gäller rapportering om bidragsöverenskommelser för partner har vi efter hand inrättat en gedigen övervakningsprocess. Som ett led i denna process har stödmottagarna systematiskt påmints om sina rapporteringsskyldigheter. Detta följs upp med nödvändiga rättsliga meddelanden i händelse av allvarliga brister när det gäller den föreskrivna rapporteringen.

19.

Rekommendationerna i räkenskapsförarens rapport för 2012 följs upp. Funktionerna i verktyget för bidragsförvaltning håller på att vidareutvecklas (se punkt 16) och vi gjorde ytterligare en validering av de nya funktionerna i augusti 2013. En fysisk inventering av möblerna har gjorts. Vi använder det datoriserade redovisningssystemet för budgetrapportering.

20.

Internrevisorn har uppdaterat den strategiska revisionsplanen för år 2013 med hänsyn till de revisioner avseende säkerhet som inte gjordes under åren 2011 och 2012.

Trots att revisionerna avseende säkerhet inte gjordes år 2012 som planerat vidtog internrevisorn skydd mot potentiella risker i samband med internkontroll genom omfattande konsulttjänster och direkt stöd till ledningen. Som ett resultat av omfattande riskbedömning tog internrevisorn fram förmildrande åtgärder för det gemensamma företagets ledning för att stärka de interna kontrollerna i alla kärnverksamhetsprocesser.

21.

När det gäller den revision som tjänsten för internrevision gjorde av den årliga planeringsprocessen för förvaltning av bidrag har det gemensamma företagets ledning enats om åtgärder för att komma till rätta med revisorernas iakttagelser. Dessa åtgärder håller på att genomföras och kommer så småningom att utvärderas av tjänsten för internrevision.

22.

Från 2014 planeras det gemensamma företaget överföras till ett nytt offentlig–privat partnerskap som kommer att ha ett annat regelverk och ändrade finansiella bestämmelser. Ändringen av de nuvarande finansiella bestämmelserna kommer därför inte längre att genomföras eftersom de bara kommer att gälla till slutet av 2013. Vi räknar med att modellbudgetförordningen för offentlig–privata partnerskap som omfattas av artikel 209 i kommissionens allmänna budgetförordning kommer att träda i kraft i januari 2014. På denna grund kommer det gemensamma företagets nya finansiella bestämmelser att upprättas.

I praktiken tillämpar vi i vilket fall som helst sedan 2011 bestämmelserna i den nu gällande ramförordningen som rör befogenheterna för kommissionens internrevisor.

25.

Vi kommer att stärka vår övervakning av rapporteringen om användningen och utnyttjandet av projektens resultat/förgrundsinformation och om informationsspridningsverksamheten så att artikel 7 i beslut nr 1982/2006/EG och bestämmelserna i bidragsöverenskommelserna för medlemmar och partner uppfylls.

Vi kommer att begära specifika rapporter om skydd, användning och utnyttjande av immateriella rättigheter och om den informationsspridning som åstadkommits inom ramen för programmen och projekten för integrerade teknikdemonstratorer. Vi vill på så sätt se till att rapporteringsskyldigheten uppfylls och att vi förfogar över en tillräcklig grad av information till följd av sådan rapportering.

När det gäller att uppfylla artikel 27 i förordning (EG) nr 1906/2006 bör det noteras att gemensamma företag enligt skäl 27 i ingressen inte omfattas av förordningens tillämpningsområde.

Vi delar dock målen i artikel 27 och kommer att övervaka genomförandet av planen för utnyttjande och spridning av förgrundsinformation.