13.12.2013   

SV

Europeiska unionens officiella tidning

C 365/9

1.

Byrån för organet för europeiska regleringsmyndigheter för elektronisk kommunikation (nedan kallad byrån) ligger i Riga och inrättades genom Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1211/2009 (1). Byråns viktigaste uppgift är att ge organet för europeiska regleringsmyndigheter för elektronisk kommunikation administrativt och sakkunnigt stöd och att under vägledning av tillsynsnämnden samla in och analysera information om elektronisk kommunikation och till nationella regleringsmyndigheter sprida bästa praxis, såsom gemensamma strategier, metoder eller riktlinjer för genomförande av EU-regelverket (2).

2.

I revisionsrättens revisionsmetod ingår analytiska granskningsåtgärder, en direkt granskning av transaktioner och en bedömning av nyckelkontroller i organets system för övervakning och kontroll. Detta kompletteras (vid behov) med revisionsbevis från andra revisorers arbete och en analys av uttalanden från ledningen.

3.

Revisionsrätten har i enlighet med artikel 287 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt granskat

4.

I enlighet med artiklarna 33 och 43 i kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 (5) är det ledningen som har ansvaret för att upprätta en årsredovisning för byrån som ger en rättvisande bild och för att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta.

5.

Revisionsrätten ska utifrån revisionen avge en förklaring till Europaparlamentet och rådet (7) om årsredovisningens tillförlitlighet och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet. Revisionsrätten utför sin revision i enlighet med IFAC:s internationella revisionsstandarder (International Standards on Auditing, ISA) och etiska riktlinjer och Intosais internationella standarder för högre revisionsorgan (Issai). Enligt dessa standarder ska revisionsrätten planera och utföra revisionen så att rimlig säkerhet uppnås om huruvida byråns årsredovisning innehåller väsentliga felaktigheter och huruvida de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta.

6.

Revisionen innebär att revisorn genom olika åtgärder inhämtar revisionsbevis om belopp och annan information i räkenskaperna och om lagligheten och korrektheten i de underliggande transaktionerna. Revisorn väljer vilka åtgärder som ska utföras, bland annat genom att bedöma riskerna för att det finns väsentliga felaktigheter i räkenskaperna och för att de underliggande transaktionerna i väsentlig utsträckning inte uppfyller kraven i Europeiska unionens rättsliga ram, vare sig det beror på oegentligheter eller fel. Vid denna riskbedömning beaktar revisorn de delar av internkontrollen som krävs för upprättandet av räkenskaper som ger en rättvisande bild och de system för övervakning och kontroll som ska garantera de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet och utformar granskningsåtgärder som är ändamålsenliga med hänsyn till omständigheterna. Revisionen inbegriper också en utvärdering av redovisningsprincipernas ändamålsenlighet, rimligheten i uppskattningarna i redovisningen och den övergripande presentationen i räkenskaperna.

7.

Revisionsrätten anser att den har inhämtat tillräckliga och ändamålsenliga revisionsbevis till stöd för sin revisionsförklaring.

8.

Revisionsrätten anser att byråns årsredovisning i alla väsentliga avseenden ger en rättvisande bild av byråns finansiella ställning per den 31 december 2012 och av det finansiella resultatet och kassaflödena för det budgetår som slutade detta datum i enlighet med bestämmelserna i byråns budgetförordning och de redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare.

9.

Revisionsrätten anser att de transaktioner som ligger till grund för årsredovisningen för det budgetår som slutade den 31 december 2012 i alla väsentliga avseenden är lagliga och korrekta.

10.

Kommentarerna nedan påverkar inte revisionsrättens uttalanden och ska läsas mot bakgrund av att 2012 var det första år då byrån bedrev verksamhet och att den håller på att införa sina rutiner.

11.

Byråns redovisningssystem hade fortfarande inte validerats av räkenskapsföraren.

12.

Gjorda åtaganden på 61 500 euro som hade förts över (10 % av de totala gjorda åtaganden som förts över) motsvarade inte rättsliga åtaganden och är därför oriktiga.

13.

Byrån hade ännu inte infört normerna för internkontroll avseende "mål och resultatindikatorer" (norm för internkontroll nr 5), "processer och förfaranden" (norm för internkontroll nr 8), "dokumenthantering" (norm för internkontroll nr 11) och "information och kommunikation" (norm för internkontroll nr 12).

14.

Det finns inget förfarande för registrering och avyttring av anläggningstillgångar och det har inte gjorts någon fysisk inventering.

15.

Förfaranden för att fastställa, godkänna och registrera undantag och avvikelser från riktlinjer och förfaranden har inte införts.

16.

Ungefär 101 000 euro, det vill säga 45 % av de gjorda åtagandena som hade förts över från 2011, förföll. Anslag för 2012 på 545 000 euro, det vill säga 17 % av de totala anslagen för 2012, utnyttjades inte utan man blev tvungen att låta även dem förfalla. Andelen överföringar av gjorda åtaganden till 2013 var stor, nämligen 611 000 euro eller 19 % av de totala åtagandena. Detta tyder på svårigheter i planeringen och/eller genomförandet av byråns verksamhet. Överföringarna för 2012 gällde i huvudsak försenade rekryteringar och avsaknaden av en ändamålsenlig policy för att garantera att kostnader för tjänsteresor som experter begär ersättning för redovisades och betalades ut i tid.

17.

Det finns stort utrymme att förbättra utarbetandet, genomförandet och dokumentationen av upphandlingsförfaranden. Till exempel tittar man inte under tilldelningsförfarandena tillräckligt på förhållandet mellan pris och kvalitet, och de allmänna tilldelningskriterierna har inte delats in i underkriterier som skulle möjliggöra en tydlig och jämförande utvärdering av anbuden.

18.

De rekryteringsförfaranden som granskades visade på stora brister som påverkar insynen: frågorna till skriftliga prov och intervjuer fastställdes efter det att uttagningskommittén hade gått igenom ansökningarna, minimikrav för att få tillträde till skriftliga prov och intervjuer eller för att tas upp på reservlistan över godkända sökande hade inte fastställts och nomineringar till och ändringar av sammansättningen av uttagningskommittén hade inte godkänts av tillsättningsmyndigheten.

19.

De flesta anställda vid byrån har en administrativ eller stödjande funktion och reser inte, men alla har fått en mobiltelefon med en månatlig kredit på ungefär 50 euro. Det finns inga kontroller av om telefonerna används för privat bruk.

20.

Byrån har ingen policy för sin likviditetsförvaltning. Vid utgången av 2012 fanns alla likvida medel (1,6 miljoner euro) på en bank (med kreditbetyget BBB (8)).

21.

En översikt över de korrigerande åtgärder som har vidtagits som en reaktion på revisionsrättens kommentarer förra året finns i bilaga I.