This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 52012TA1215(32)
Report on the annual accounts of the European Police Office for the financial year 2011, together with the Office’s replies
Rapport om årsredovisningen för Europeiska polisbyrån för budgetåret 2011 med byråns svar
Rapport om årsredovisningen för Europeiska polisbyrån för budgetåret 2011 med byråns svar
EUT C 388, 15.12.2012, p. 187–195
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
15.12.2012 |
SV |
Europeiska unionens officiella tidning |
C 388/187 |
RAPPORT
om årsredovisningen för Europeiska polisbyrån för budgetåret 2011 med byråns svar
2012/C 388/32
INLEDNING
1. |
Europeiska polisbyrån (nedan kallad byrån) ligger i Haag och inrättades genom rådets beslut (2009/371/RIF) (1). Byråns mål är att stödja och stärka medlemsstaternas polismyndigheters och andra brottsbekämpande organs insatser samt deras ömsesidiga samarbete för att förebygga och bekämpa allvarlig brottslighet som berör två eller flera medlemsstater, terrorism och sådana former av brottslighet som skadar ett gemensamt intresse som omfattas av unionens politik (2). |
INFORMATION TILL STÖD FÖR REVISIONSFÖRKLARINGEN
2. |
I revisionsrättens revisionsmetod ingår analytiska granskningsåtgärder, en direkt granskning av transaktioner och en bedömning av nyckelkontroller i byråns system för övervakning och kontroll. Detta kompletteras (vid behov) med revisionsbevis från andra revisorers arbete och en analys av uttalanden från ledningen. |
REVISIONSFÖRKLARING
3. |
Revisionsrätten har i enlighet med artikel 287 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt granskat byråns årsredovisning (3), som består av räkenskaperna (4) och rapporterna om budgetgenomförandet (5) för det budgetår som slutade den 31 december 2011, och lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna. |
Ledningens ansvar
4. |
Direktören ska i egenskap av utanordnare verkställa budgeterade inkomster och utgifter i enlighet med byråns finansiella bestämmelser under eget ansvar och inom ramen för beviljade anslag (6). Direktören ska införa (7) den organisation och de system och rutiner för intern förvaltning och kontroll som krävs för upprättandet av slutliga räkenskaper (8) som inte innehåller väsentliga felaktigheter, vare sig detta beror på oegentligheter eller fel, och se till att de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna är lagliga och korrekta. |
Revisorns ansvar
5. |
Revisionsrätten ska utifrån revisionen avge en förklaring till Europaparlamentet och rådet (9) om tillförlitligheten i byråns årsredovisning och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet. |
6. |
Revisionsrätten utförde sin revision i enlighet med IFAC:s internationella revisionsstandarder (International Standards on Auditing, ISA) och etiska riktlinjer och Intosais internationella standarder för högre revisionsorgan (Issai). Enligt dessa standarder ska revisionsrätten planera och utföra revisionen så att rimlig säkerhet uppnås om huruvida byråns årsredovisning innehåller väsentliga felaktigheter och huruvida de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta. |
7. |
En revision innebär att revisorn genom olika åtgärder inhämtar revisionsbevis om belopp och annan information i räkenskaperna och om lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för dem. Valet av åtgärder grundas på revisorns bedömning, däribland av riskerna för att det finns väsentliga felaktigheter i räkenskaperna och för att de underliggande transaktionerna i väsentlig utsträckning inte följer Europeiska unionens rättsliga ram, vare sig det beror på oegentligheter eller på fel. Vid denna riskbedömning beaktar revisorn de delar av den interna kontrollen som är relevanta för upprättandet av räkenskaper som ger en rättvisande bild och de system för övervakning och kontroll som ska garantera de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet i syfte att utforma granskningsåtgärder som är ändamålsenliga med hänsyn till omständigheterna. En revision innefattar också en utvärdering av ändamålsenligheten i de redovisningsprinciper som har använts och av rimligheten i uppskattningarna i redovisningen, liksom en utvärdering av den övergripande presentationen i räkenskaperna. |
8. |
Revisionsrätten anser att den har inhämtat tillräckliga och ändamålsenliga revisionsbevis till stöd för uttalandena nedan. |
Uttalande om räkenskapernas tillförlitlighet
9. |
Revisionsrätten anser att byråns årsredovisning (10) i alla väsentliga avseenden ger en rättvisande bild av byråns finansiella ställning per den 31 december 2011 och av resultatet av transaktioner och kassaflöden för det budgetår som slutade detta datum i enlighet med bestämmelserna i byråns budgetförordning och de redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare (11). |
Uttalande om de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet
10. |
Revisionsrätten anser att de transaktioner som ligger till grund för byråns årsredovisning för det budgetår som slutade den 31 december 2011 i alla väsentliga avseenden är lagliga och korrekta. |
11. |
Kommentarerna nedan påverkar inte revisionsrättens uttalanden. |
KOMMENTARER OM BUDGETFÖRVALTNINGEN OCH DEN EKONOMISKA FÖRVALTNINGEN
12. |
År 2010 måste över 1,6 miljoner euro förfalla och 2011 förföll 1,9 miljoner euro (9 % av de anslag som hade förts över från 2010). Liksom 2010 var överföringarna av åtagandebemyndiganden också stora 2011 och uppgick till 4,2 miljoner euro (41 %) inom avdelning II (administrativa utgifter) och 10,6 miljoner euro (46 %) inom avdelning III (driftsutgifter). Den stora andelen överföringar och förfallna anslag och också det stora antal (11) budgetöverföringar som gjordes 2011 tyder på svårigheter med planeringen och/eller genomförandet av byråns verksamhet. |
13. |
Andelen betalningar i förhållande till åtaganden var låg, 34 % inom avdelning II och 45 % inom avdelning III, vilket strider mot budgetprincipen om ettårighet. |
KOMMENTARER OM NYCKELKONTROLLER I BYRÅNS SYSTEM FÖR ÖVERVAKNING OCH KONTROLL
14. |
Förfaranden för att fastställa, godkänna och registrera undantag och avvikelser från principer och rutiner har inte antagits. Undantag och avvikelser registrerades i 7 % av betalningarna 2011. |
15. |
Redovisningssystemet har inte godkänts fullt ut av räkenskapsföraren. Nyckelprocesser som bokslut och fastställande av personalens ekonomiska rättigheter ingår ännu inte i det. |
16. |
Brister konstaterades när det gällde fysisk kontroll och redovisning av tillgångar före och efter flytten till de nya lokalerna. Försäkringsavtalen återspeglar inte heller värdet på byråns tillgångar. Före flytten var nettotillgångarna överförsäkrade med omkring 17 miljoner euro, medan de nu är underförsäkrade med omkring 21 miljoner euro. |
17. |
Utarbetandet, genomförandet och dokumenteringen av upphandlingsförfaranden kan förbättras betydligt. |
ÖVRIGA KOMMENTARER
18. |
Byråns budgetförordning hänvisar till detaljerade bestämmelser och förfaranden som anges i dess genomförandebestämmelser. De har dock ännu inte antagits. |
19. |
De allmänna villkoren i avtalet mellan byrån och värdlandet om användningen av de nya lokalerna innehåller ingen bestämmelse om slitagekostnader (12). I bilaga IV till hyresavtalet fastställs dock att byrån är skyldig att avlägsna ett betydande antal föremål när avtalet löper ut. Kostnaderna för detta har inte beräknats och inga avsättningar har gjorts i räkenskaperna. |
20. |
Byrån behöver förbättra insynen i rekryteringsförfarandena betydligt: frågor till de skriftliga proven och intervjuerna fastställdes efter det att ansökningarna hade gåtts igenom av uttagningskommittén, minimikrav för att få tillträde till skriftliga prov och intervjuer eller för att tas upp på förteckningen över lämpliga sökande hade inte fastställts och uttagningskommittéerna dokumenterade inte alla sina möten och beslut. |
21. |
Enligt EU:s tjänsteföreskrifter får högst 12 dagar som inte har tagits ut av den årliga semestern föras över till det följande året. Fler dagar kan endast föras över i undantagsfall. Byrån godkände dock överföringar på mer än 12 dagar för omkring 25 % av sin personal på cirka 500 personer. |
Denna rapport har antagits av revisionsrättens avdelning IV, med ledamoten Louis GALEA som ordförande, vid dess sammanträde i Luxemburg den 18 september 2012.
För revisionsrätten
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
Ordförande
(1) EUT L 121, 15.5.2009, s 37.
(2) I bilagan sammanfattas byråns behörighet och verksamhet i informationssyfte.
(3) Denna årsredovisning åtföljs av en rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen under året som innehåller mer information om budgetgenomförandet och förvaltningen.
(4) I räkenskaperna ingår balans- och resultaträkningen, kassaflödesanalysen, sammanställningen av förändringar i nettotillgångarna och en sammanfattning av de viktigaste redovisningsprinciperna och andra förklarande noter.
(5) Rapporterna om budgetgenomförandet innehåller sammanställningen över resultatet av budgetgenomförandet med bilaga.
(6) Artikel 33 i kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 (EGT L 357, 31.12.2002, s. 72).
(7) Artikel 38 i förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002.
(8) Bestämmelserna om EU-organens årsredovisningar och löpande räkenskaper fastställs i kapitlen 1 och 2 i avdelning VII i förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002, senast ändrad genom förordning (EG, Euratom) nr 652/2008 (EUT L 181, 10.7.2008, s. 23) och har införlivats i byråns budgetförordning.
(9) Artikel 185.2 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (EUT L 248, 16.9.2002, s. 1).
(10) Den slutliga årsredovisningen upprättades den 10 juli 2012 och togs emot av revisionsrätten den 12 juli 2012. Den slutliga årsredovisningen som konsoliderats med kommissionens ska offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning senast den 15 november det följande året. Årsredovisningen finns även på följande webbplatser: http://eca.europa.eu och http://www.europol.europa.eu/.
(11) De redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare bygger på de internationella redovisningsstandarderna för den offentliga sektorn (Ipsas) som ges ut av IFAC eller, när sådana inte finns, på de internationella redovisningsstandarderna International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS) som ges ut av International Accounting Standards Board (IASB).
(12) Kostnaderna för att återställa byggnaden i ursprungligt skick efter det att hyresavtalet har löpt ut.
BILAGA
Europeiska polisbyrån (Haag)
Behörighet och verksamhet
Unionens behörighetsområde enligt fördraget (Artikel 88 i EUF-fördraget) |
“Europol uppgift ska vara att stödja och stärka medlemsstaternas polismyndigheters och andra brottsbekämpande organs insatser samt deras ömsesidiga samarbete för att förebygga och bekämpa allvarlig brottslighet som berör två eller flera medlemsstater, terrorism och sådana former av brottslighet som skadar ett gemensamt intresse som omfattas av unionens politik”. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Byråns behörighet (Rådets beslut 2009/371/RIF om inrättande av Europeiska polisbyrån [Europol]) |
Behörighet Europols behörighet ska omfatta organiserad brottslighet, terrorism och andra former av allvarlig brottslighet som berör två eller flera medlemsstater, på ett sådant sätt att det krävs en gemensam åtgärd från medlemsstaternas sida på grund av brottslighetens omfattning, betydelse och följder. Europols behörighet ska också omfatta brott som hör samman med sådan brottslighet, såsom fastställs i artikel 4.3 i rådsbeslutet. Huvuduppgifter
Ytterligare uppgifter
Dessutom bistå medlemsstaterna genom stöd, rådgivning och forskning på följande områden:
Och byrån ska även verka som centralbyrå för bekämpande av förfalskning av euron i enlighet med rådets beslut 2005/511/RIF av den 12 juli 2005 om skydd av euron mot förfalskning. Byrån ska behandla och överföra uppgifter om finansiella betalningsmeddelanden i enlighet med avtalet mellan Europeiska unionen och Amerikas förenta stater om behandling och överföring av uppgifter om finansiella betalningsmeddelanden från Europeiska unionen till Förenta staterna i enlighet med programmet för att spåra finansiering av terrorism. Och byrån ska fortsätta sina ansträngningar för att inrätta stöd- och informationspunkten för Prümfrågor i syfte att stödja den dagliga tillämpningen av Prümbesluten i enlighet med rådets slutsatser av den 13 december 2011 om ett förstärkt genomförande av Prümbesluten. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Organisation |
Styrelse Styrelsen ska bestå av en företrädare för varje medlemsstat och en företrädare från kommissionen. Direktör
Extern revision
Myndighet som beviljar ansvarsfrihet Europaparlamentet på rekommendation av rådet som ska fatta sitt beslut med kvalificerad majoritet. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Medel till byråns förfogande 2011 (2010) |
Slutlig budget 2011 84,8 (92,8) miljoner euro Antal tjänster i tjänsteförteckningen 2011
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Produkter och tjänster 2011 (2010) |
Byrån som EU:s främsta stödcentrum för brottsbekämpande insatser Analysregister, rapporter med operativa analyser och annan rapportering, operativt stöd på plats och från huvudkontoret och gemensamma utredningsgrupper
Strategisk analysförmåga Rapporter med strategisk analys (hotbildsbedömningar, lägesrapporter och anmälningar av underrättelser)
Byrån som EU:s centrum för information om brottslighet Kapacitet för informationshantering, Europols säkra kommunikationsmedel Siena (Secure Information Exchange Network Application), Europols informationssystem och nätverket av sambandskontor
Byrån som EU:s expertcentrum för brottsbekämpning Europols expertforum (Europol Platform for Experts, EPE)), forum för utbyte och lösningar för lagring av information samt kunskapsprodukter och kunskapstjänster, utbildning, konferenser och informationskampanjer
Yttre förbindelser Förbindelser med samarbetspartner
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Källa: Uppgifter från byrån. |
(1) Internationella kriminalpolisorganisationen.
Källa: Uppgifter från byrån.
EUROPOLS SVAR
12. |
Ett belopp på 22,6 miljoner euro överfördes från 2010 till 2011. Europol anser att det är en avsevärd förbättring att överföringarna minskade till 15,0 miljoner euro i hela budgeten. På grund av särskilda omständigheter under 2011, däribland den försenade flytten (tre månader) till den nya byggnaden, fick budgetgenomförandet vänta. Då 2011 var andra året som Europol fungerade finansiellt som en EU-byrå vidtogs fler särskilda åtgärder för att ytterligare anpassa verksamheten till budgetprincipen om ettårighet. En revision av planerings- och budgetprocessen som Europeiska kommissionens tjänst för internrevision gjorde 2011 bekräftade att utvecklingen varit positiv i detta avseende. |
13. |
Se Europols svar i punkt 14. |
14. |
Undantag på områdena rekrytering, upphandling och samtliga finansiella transaktioner registreras. Europol har tagit fram en egen processram som bygger på och följer tillämpliga standarder och normer. Europol instämmer ändå i revisionsrättens kommentar och ska strama upp förvaltningen och registreringen av undantag för (finansiella) processer ytterligare för att till fullo rätta sig efter revisionsrättens iakttagelser. |
15. |
Nyckelprocesser för inmatning i Europols redovisningssystem har godkänts, däribland processer för budgetåtaganden och betalningsprocesser som även omfattar löneutgifter. Europol instämmer dock i revisionsrättens kommentar och kommer att utöka sin godkännandeverksamhet i detta avseende. |
16. |
Omfattande ansträngningar gjordes för att bekräfta den fysiska placeringen av de berörda tillgångarna för de slutliga räkenskaperna. Så snart det slutliga värdet på tillgångarna som värdstaten överlåtit blev känt uppdaterades de berörda försäkringsavtalen. Efter att överlåtelsen av tillgångar från värdstaten nu slutförts kommer Europol att göra ytterligare en fullständig fysisk kontroll av tillgångarna och prioritera att handla utifrån resultaten. |
17. |
Europol håller med om att upphandlingsförfarandena utarbetas och genomföras på ett bättre sätt och det gäller även den underliggande dokumentationen. Förutom att förbättra processerna överväger Europol att i slutet av 2012 genomföra stöd till detta. |
18. |
Europol kommer att utarbeta och anta genomförandebestämmelserna för Europols budgetförordning efter att den nya rambudgetförordningen antagits på EU-nivå. De nuvarande genomförandebestämmelserna för EU:s rambudgetförordning tillämpas analogt inom Europol. |
19. |
Slitagekostnaderna för Europols nya byggnad och den externa platsen för återställning efter katastrof återgavs som eventualförpliktelser i den slutliga årsredovisningen för 2011. Europol kommer att begära en oberoende bekräftelse av de beräknade kostnaderna och ta hänsyn till kostnaderna som en sådan granskning medför. |
20. |
Europol anser att det är mycket viktigt att texterna som används vid uttagningsförfaranden behandlas konfidentiellt. Provmaterialet lämnas endast ut i begränsad utsträckning. Minimikraven för att få tillträde till prov och intervjuer infördes från och med juli 2012. Europol anser att alla de viktigaste resultaten som uttagningskommittéerna kommit fram till och som är av betydelse för tillsättningarna har dokumenterats på rätt sätt. Europol kommer dock i enlighet med revisionsrättens iakttagelse att anstränga sig ytterligare för att hitta fler sätt att förbättra insynen. |
21. |
Europol ska följa upp revisionsrättens kommentar inom ramen för resultatövervakningen när det gäller personal. |