52007PC0108

[pic] | EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION |

Bryssel den 16.3.2007

KOM(2007) 108 slutlig

2007/0042 (CNS)

Förslag till

RÅDETS FÖRORDNING

med budgetförordning för Euratoms försörjningsbyrå

(framlagt av kommissionen)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

MOTIVERING 4

RÅDETS FÖRORDNING med budgetförordning för Euratoms försörjningsbyrå 5

AVDELNING I – TILLÄMPNINGSOMRÅDE 6

AVDELNING II – BUDGETPRINCIPERNA 7

KAPITEL 1: Enhetsprincipen och principen om riktighet i budgeten 7

KAPITEL 2: Principen om ettårighet 8

KAPITEL 3 Principen om balans i budgeten 9

KAPITEL 4: Principen om en enda beräkningsenhet 10

KAPITEL 5: Universalitetsprincipen 10

KAPITEL 6: Principen om specificering 12

KAPITEL 7: Principen om sund ekonomisk förvaltning 12

KAPITEL 8: Principen om öppenhet 13

AVDELNING III – UPPRÄTTANDET AV BUDGETEN OCH BUDGETENS STRUKTUR 13

KAPITEL 1: Upprättandet av budgeten 13

KAPITEL 2: Budgetens struktur och utformning 14

AVDELNING IV – GENOMFÖRANDE AV BUDGETEN 14

KAPITEL 1: Allmänna bestämmelser 14

KAPITEL 2: Aktörer i budgetförvaltningen 15

Avsnitt 1: Principen om åtskillnad mellan funktioner 15

Avsnitt 2: Utanordnaren 15

Avsnitt 3: Räkenskapsföraren 17

KAPITEL 3: Ansvarsskyldighet för aktörerna i budgetförvaltningen 18

Avsnitt 1: Allmänna regler 18

Avsnitt 2: Regler för delegerade utanordnare 19

Avsnitt 3: Regler för räkenskapsförarna 20

KAPITEL 4: Handläggning av inkomster 20

Avsnitt 1: Allmänna bestämmelser 20

Avsnitt 2: Beräkning av fordringar 20

Avsnitt 3: Fastställande av fordringar 20

Avsnitt 4: Godkännande av inkassering 21

Avsnitt 5: Inkassering 21

Avsnitt 6: Särskilda bestämmelser för avgifter och skatter 22

KAPITEL 5: Handläggning av utgifter 23

Avsnitt 1: Utgiftsåtaganden 23

Avsnitt 2: Kontroll av utgifter 24

Avsnitt 3: Godkännande av utgifter 25

Avsnitt 4: Utbetalning 25

Avsnitt 5: Tidsfrister för betalningar 26

KAPITEL 6: IT-system 26

KAPITEL 7: Internrevisorn 26

AVDELNING V – OFFENTLIG UPPHANDLING 27

AVDELNING VI – ÅRSREDOVISNINGAR OCH LÖPANDE RÄKENSKAPER 27

KAPITEL 1: Årsredovisningar 27

KAPITEL 2: Räkenskaper 30

Avsnitt 1: Gemensamma bestämmelser 30

Avsnitt 2: Allmänna räkenskaper 30

Avsnitt 3: Budgeträkenskaper 31

KAPITEL 3: Inventarieförteckning över anläggningstillgångar 31

AVDELNING VII – EXTERN GRANSKNING OCH BEVILJANDE AV ANSVARSFRIHET 31

KAPITEL 1: Extern granskning 31

KAPITEL 2: Beviljande av ansvarsfrihet 32

AVDELNING VIII – ÖVERGÅNGS- OCH SLUTBESTÄMMELSER 33

MOTIVERING

Euratoms försörjningsbyrå (nedan kallad ”byrån”) är det gemenskapsorgan som ansvarar för att det råder en rättvis tillgång till malmer, råmaterial och speciella klyvbara material inom kärnenergiområdet. För detta ändamål har byrån ensamrätt att ingå avtal om leverans av dessa material från länder inom eller utom gemenskapen (artikel 52 i Euratomfördraget).

Byrån står under tillsyn av kommissionen (artikel 53 i Euratomfördraget), men utgör en separat juridisk person med självständig ekonomisk ställning (artikel 54). I artikel 54 i fördraget fastställs också att byråns stadga får innehålla bestämmelser om en avgift på transaktionerna i syfte att täcka byråns driftskostnader.

Eftersom de yttre omständigheterna förändrats kommer byråns stadgar att uppdateras genom ett beslut av rådet. Ett utkast till ett sådant beslut läggs fram tillsammans med detta utkast till budgetförordning. År 2002 antog gemenskapslagstiftaren en ny budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget. På grundval av artikel 185 i denna antogs sedan en rambudgetförordning för gemenskapens decentraliserade organ. Ingen av dessa förordningar kan dock direkt tillämpas på byrån.

Under de senaste åren har revisionsrätten upprepade gånger begärt att en särskild budgetförordning skall antas även för Euratoms försörjningsbyrå, bland annat för att underlätta byråns arbete för att nå de mål i fråga om sund ekonomisk förvaltning som är en ledstjärna för institutionerna. Med tanke på den likartade juridiska situationen har det fallit sig naturligt att basera förslaget till en budgetförordning för byrån på rambudgetförordningen för gemenskapsorganen (förordning nr 2343/2002). Denna ”modell” har dock fått justeras på en rad punkter, för att anpassa den till försörjningsbyråns särdrag:

1. Eftersom byråns budget är liten utgör kommissionen till dags dato dess budgetmyndighet, i enlighet med byråns stadgar. För att öka öppenheten och skapa en bättre överensstämmelse med rambudgetförordningen för övriga gemenskapsorgan bör det dock vara parlamentet som beviljar ansvarsfrihet, på förslag från rådet.

2. Byråns räkenskaper bör också kunna inkluderas i de konsoliderade redovisningar som kommissionen sammanställer.

3. Den föreslagna budgetförordningen för byrån kräver inga separata genomförandebestämmelser. I det fall det saknas uttryckliga bestämmelser i förordningen bör man i stället tillämpa den allmänna budgetförordningen samt kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 av den 23 december 2002 om genomförandebestämmelser för rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget.

4. Även om byrån inte hör till de organ som avses i artikel 185 i den allmänna budgetförordningen utförs den interna revisionen vid byrån av kommissionens internrevisionstjänst.

Enligt artikel 8.10 i byråns stadgar skall dess budgetförordning antas i enlighet med artikel 185 i ovan nämnda förordning.

2007/0042 (CNS)

Förslag till

RÅDETS FÖRORDNING

med budgetförordning för Euratoms försörjningsbyrå

EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen, särskilt artikel 183,

med beaktande av kommissionens förslag,

med beaktande av Europaparlamentets yttrande,

med beaktande av yttrandena från rådgivande kommittén för Euratoms försörjningsbyrå och från revisionsrätten, och

av följande skäl:

5. Euratoms försörjningsbyrå (nedan kallad ”byrån”) inrättades för att utföra vissa uppgifter knutna till försörjningen med malmer, råmaterial och speciella klyvbara material. Byrån är juridisk person och har en egen budget som bör omfattas av separata finansiella bestämmelser.

6. För att garantera att byråns finansiella bestämmelser är förenliga med rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002[1] av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget, bör genomförandet och kontrollen av byråns budgetmedel – eftersom den uppbär ett bidrag från gemenskapsbudgeten – så långt som möjligt baseras på kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002[2] av den 23 december 2002 med rambudgetförordning för de gemenskapsorgan som avses i artikel 185 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002, med nödvändig anpassning till byråns särdrag.

7. Vid upprättandet och genomförandet av budgeten bör de fyra budgeträttsliga grundprinciperna iakttas (enhet, ettårighet, universalitet och specificering), liksom principerna om riktighet i budgeten, jämvikt, en enda beräkningsenhet, sund ekonomisk förvaltning samt öppenhet.

8. Räkenskapsförarens, internrevisorns och utanordnarnas respektive ansvar behöver klargöras. De sistnämnda bör ansvara helt för alla inkomst- och utgiftstransaktioner som faller inom deras behörighet och bör kunna stå till svars för dessa transaktioner, vid behov även inom ramen för disciplinförfaranden. Kommissionens internrevisor bör utföra de funktioner som är kopplade till den interna revisionen vid byrån.

9. Tidsplanen för att upprätta budgeten, redovisa räkenskaperna och bevilja ansvarsfrihet kan där så är lämpligt anpassas till motsvarande bestämmelser i förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002. Europaparlamentet bör ha befogenhet att bevilja byråns generaldirektör ansvarsfrihet, på rekommendation från rådet.

10. Varje avsnitt i budgeten omfattar en tjänsteförteckning. Personalen vid byrån skall redovisas separat inom kommissionens tjänsteförteckning.

11. Byrån bör ha möjlighet att vända sig till den instans som inrättats vid kommissionen för att undersöka oegentligheter, så att identiska ärenden kan handläggas på ett jämförbart sätt.

12. Byrån bör följa samma villkor som institutionerna vid tilldelning av offentliga upphandlingskontrakt. För detta ändamål hänvisas till de berörda bestämmelserna i förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002.

13. Byrån bör vid utövandet av sin verksamhet endast få överlåta befogenheter till privaträttsliga organ i de fall detta är helt nödvändigt, och befogenheterna inte innebär någon myndighetsutövning eller ger utrymme för skönsmässiga bedömningar. Dessa begränsningar syftar till att garantera byråns ansvar för budgetgenomförandet, samt för att de mål för vilka den inrättats respekteras.

14. Byrån bör motivera sina ansökningar om bidrag från den allmänna budgeten genom att bifoga en prognos över likvida medel.

15. Förfarandet för att redovisa räkenskaperna bör anpassas till kraven i byråns stadgar.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

AVDELNING I – TILLÄMPNINGSOMRÅDE

Artikel 1

1. I denna förordning fastställs principerna och de grundläggande reglerna för upprättandet och genomförandet av byråns budget.

2. I denna förordning avses med

16. budgetmyndigheten : Europaparlamentet och Europeiska unionens råd.

17. stadgarna : de nya stadgar som antagits genom rådets beslut av den xx xxxxx 200x.

AVDELNING II – BUDGETPRINCIPERNA

Artikel 2

Byråns budget skall upprättas och genomföras enligt principerna om enhet, riktighet i budgeten, ettårighet, jämvikt, en enda beräkningsenhet, universalitet, specificering, sund ekonomisk förvaltning samt öppenhet, på det sätt som avses i denna förordning.

KAPITEL 1: Enhetsprincipen och principen om riktighet i budgeten

Artikel 3

Budgeten är det dokument i vilket samtliga inkomster och utgifter som bedöms bli nödvändiga inom byrån införs och godkänns.

Artikel 4

Byråns budget skall inbegripa

1. egna inkomster i form av räntor och avkastning på kapital och bankplaceringar, samt från transaktionsavgifter enligt artikel 10 i stadgarna,

2. ett bidrag som beviljas av budgetmyndigheten inom ramen för gemenskapernas allmänna budget,

3. inkomster avsatta för särskilda ändamål i enlighet med artikel 17.1,

4. byråns administrativa utgifter,

5. lån som får tas upp inom ramen för finansieringen av budgeten, med stöd av särskilda finansiella bestämmelser som skall antas enligt artikel VI.3 i stadgarna.

Artikel 5

1. Alla utgifter och inkomster skall medföra att en rubrik i budgeten tillgodogörs eller belastas.

2. Endast anslag som motsvarar en utgift som bedöms vara nödvändig får föras in i budgeten.

3. Åtagande eller godkännande av utgifter får inte ske utöver de anslag som beviljats i budgeten.

4. Räntor på byråns tillgångar skall tas upp i budgeten som inkomster.

5. Användningen av upplånade medel kommer att regleras genom särskilda finansiella bestämmelser.

KAPITEL 2: Principen om ettårighet

Artikel 6

De anslag som tas upp i budgeten skall beviljas för ett budgetår som börjar den 1 januari och slutar den 31 december.

Artikel 7

1. Anslagen i budgeten skall vara icke-differentierade, och ge upphov till åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden.

2. Åtagandebemyndigandena skall täcka den totala kostnaden för alla rättsliga åtaganden som ingås under budgetåret i fråga.

3. Betalningsbemyndigandena skall täcka de betalningar som krävs för att uppfylla rättsliga åtaganden som ingås under det berörda budgetåret och/eller som ingåtts under tidigare budgetår.

4. Administrativa anslag skall vara icke-differentierade anslag. Administrativa utgifter som följer av kontrakt som har en löptid som överstiger ett budgetår, antingen på grund av lokal praxis eller därför att de gäller leverans av utrustning, skall belasta budgeten för det budgetår under vilket de effektueras.

Artikel 8

1. Byråns inkomster enligt artikel 4 skall tas upp i räkenskaperna för ett givet budgetår på grundval av de belopp som tagits emot under budgetåret.

2. Byråns inkomster skall ge upphov till betalningsbemyndiganden på samma nivå.

3. Anslag som beviljas för ett givet budgetår får bara användas för att täcka utgifter för vilka åtaganden ingås och betalningar effektueras under budgetåret i fråga samt för att fullgöra åtaganden som ingåtts under tidigare budgetår.

4. Utgiftsåtaganden skall tas upp i räkenskaperna på grundval av de rättsliga åtaganden som skett fram till den 31 december.

5. Betalningarna för ett budgetår skall tas upp i räkenskaperna på grundval av de betalningar som effektuerats av räkenskapsföraren fram till och med den 31 december detta budgetår.

Artikel 9

1. Anslag som inte har tagits i anspråk i slutet av det budgetår för vilket de beviljades skall förfalla.

2. Anslag som motsvarar åtaganden som normalt görs i slutet av budgetåret skall överföras automatiskt endast till närmast följande budgetår.

3. Anslag som motsvarar de inkomster avsatta för särskilda ändamål som avses i artikel 17 och som fortfarande är disponibla den 31 december skall automatiskt överföras.

De anslag som överförs på dessa grunder skall användas först.

Artikel 10

Om belopp frigörs under något av de budgetår som följer på det år för vilket anslagen beviljades därför att de åtgärder för vilka anslagen avsatts helt eller delvis inte genomförs, skall motsvarande anslag förfalla.

Artikel 11

Åtaganden får ingås mot budgetanslagen med verkan från den 1 januari, så snart som budgeten är slutligt antagen.

KAPITEL 3 Principen om balans i budgeten

Artikel 12

1. Det skall råda balans mellan inkomster och betalningsbemyndiganden i budgeten.

2. Anslagen får inte överstiga summan av bidraget från gemenskapen, de egna inkomsterna och eventuella andra inkomster som avses i artikel 4.

3. Bidraget från gemenskapen till byrån skall balansera budgeten och betalas i form av en förhandsfinansiering i den mening som avses i artikel 81.1 b i i förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002.

Artikel 13

1. Om det saldo som följer av resultaträkningen enligt artikel 76 är positivt skall det betalas tillbaka till kommissionen, dock endast upp till det belopp som utbetalats i gemenskapsbidrag under budgetåret i fråga.

Skillnaden mellan det gemenskapsbidrag som tagits upp i Europeiska gemenskapernas allmänna budget (nedan kallad ”den allmänna budgeten”) och det faktiskt utbetalda bidraget skall förfalla.

2. Om saldot enligt den resultaträkning som avses i artikel 76 är negativt skall det föras upp i följande budgetårs budget.

3. Inkomsterna eller betalningsbemyndigandena skall tas upp i budgeten genom en ändringsskrivelse under budgetförfarandet eller, om det berörda budgetåret redan inletts, genom en ändringsbudget.

KAPITEL 4: Principen om en enda beräkningsenhet

Artikel 14

Budgeten skall upprättas och genomföras i euro och räkenskaperna skall redovisas i euro.

För behov som avser förvaltning av likvida medel får dock räkenskapsföraren genomföra transaktioner i nationella valutor.

Artikel 15

1. Om byråns budget ännu inte är antagen vid budgetårets början skall följande regler tillämpas för åtagande och betalning av utgifter som skulle ha kunnat belasta en enskild budgetrubrik i den senaste slutligt antagna budgeten.

2. Åtaganden får göras per kapitel för upp till en fjärdedel av de totala anslag som beviljats för kapitlet i fråga för det föregående budgetåret med en ökning av en tolftedel för varje avslutad månad.

Betalningarna får göras månadsvis per kapitel för upp till en tolftedel av de anslag som beviljats för kapitlet i fråga för det föregående budgetåret.

Summan av anslagen enligt de preliminära inkomst- och utgiftsredovisningarna får inte överskridas.

3. Om kontinuiteten i byråns verksamhet och förvaltningsbehoven kräver det får kommissionen på begäran av generaldirektören godkänna två eller flera tillfälliga tolftedelar av såväl åtaganden som betalningar utöver dem som automatiskt gjorts disponibla genom bestämmelserna i punkterna 1 och 2.

Ytterligare tolftedelar får beviljas som hela tolftedelar men kan inte delas upp i bråkdelar.

KAPITEL 5: Universalitetsprincipen

Artikel 16

De totala inkomsterna skall täcka de totala betalningsbemyndigandena, med förbehåll för artikel 17. Alla inkomster och utgifter skall tas upp som bruttobelopp i budgeten utan att justeras mot varandra, med förbehåll för artikel 19.

Artikel 17

1. Följande inkomster skall avsättas för att täcka särskilda utgifter:

18. Inkomster som gäller ett särskilt ändamål, t.ex. inkomster från donationer, subventioner, gåvor och legat.

19. Ytterligare kapitalandelar som tecknas av medlemsstaterna, om de tillförda medlen är avsedda för en särskild del av byråns verksamhet eller utgifter, och om rådet beslutar detta.

2. Alla de inkomster som avses i punkt 1 skall täcka alla direkta eller indirekta utgifter som uppstår på grund av den åtgärd eller det ändamål det gäller.

3. Budgeten skall innehålla rubriker för de olika kategorier av inkomster som avsatts för särskilda ändamål som avses i punkt 1, och beloppen skall om möjligt anges.

Artikel 18

1. Generaldirektören får ta emot alla donationer till byrån, såsom bidrag, gåvor och legat.

2. Donationer som kan föra med sig kostnader får bara tas emot efter förhandsgodkännande från kommissionen, som skall fatta beslut inom två månader efter mottagandet av begäran. Om kommissionen inte fattar något beslut inom denna tidsfrist skall donationen anses som godkänd.

Artikel 19

1. Följande typer av belopp får dras av från ansökningar om utbetalning, fakturor eller samlingsfakturor, för vilka utgifterna sedan godkänns som nettobelopp:

20. Böter som förelagts en part i ett avtal.

21. Justeringar av felaktigt utbetalade belopp som kan göras genom avräkning mot en betalning av samma typ av utgift med anslag under samma kapitel, artikel och budgetår som för den felaktiga mellanliggande betalningen eller slutbetalningen.

Kassarabatter, panter och rabatter som dragits av från fakturor och ansökningar om utbetalning skall inte tas upp som byråns inkomster.

2. Priser på varor och tjänster som levereras till byrån skall tas upp i budgeten netto exklusive eventuella skatter som återbetalas

22. antingen av medlemsstaterna på grundval av protokollet om Europeiska gemenskapernas immunitet och privilegier, eller

23. av en medlemsstat eller ett tredjeland på grundval av andra relevanta överenskommelser.

De nationella skatter som eventuellt betalas av byrån på tillfällig basis enligt första stycket skall föras upp på ett interimskonto tills de berörda staterna betalar tillbaka de berörda beloppen.

3. Eventuella negativa saldon skall föras upp som utgifter i budgeten.

4. Justeringar får göras för växelkursskillnader som uppstår vid genomförandet av budgeten. Den slutliga vinsten eller förlusten skall tas upp i budgetårets saldo.

KAPITEL 6: Principen om specificering

Artikel 20

Alla anslag skall delas in efter ändamål i avdelningar och kapitel, och kapitlen skall delas in ytterligare i artiklar och punkter.

Artikel 21

1. Generaldirektören får överföra anslag mellan olika artiklar inom samma kapitel. Han eller hon skall snarast möjligt underrätta kommissionen om detta.

2. Generaldirektören får föra över anslag mellan avdelningar eller mellan olika kapitel inom samma avdelning förutsatt att överföringen inte överstiger 10 % av anslagen för budgetåret i fråga. Om en överföring av detta slag, dvs. mellan avdelningar eller mellan kapitel inom samma avdelning, avser ett belopp som överskrider denna gräns skall generaldirektören utforma ett förslag som skall föreläggas kommissionen. Kommissionen skall ha en månad på sig att meddela om den motsätter sig en sådan överföring, varefter den i annat fall skall anses godkänd.

3. De överföringar och förslag till överföringar som sker på grundval av denna artikel skall åtföljas av detaljerade motiveringar, som skall innehålla uppgifter om hur anslag utnyttjats och om förväntade behov fram till slutet av budgetåret; dessa uppgifter skall lämnas för såväl den budgetrubrik som belastas som den som förstärks genom överföringen.

Artikel 22

1. Anslag får endast föras över till budgetrubriker under vilka anslag har beviljats i budgeten eller som har förts upp med symboliskt anslag (p.m.).

2. Anslag som motsvarar inkomster som avsatts för ett särskilt ändamål får bara överföras under förutsättning att ändamålet inte ändras.

KAPITEL 7: Principen om sund ekonomisk förvaltning

Artikel 23

1. Budgetanslagen skall användas enligt principen om sund ekonomisk förvaltning, det vill säga i enlighet med principerna om sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet.

2. Principen om sparsamhet kräver att de resurser som byrån använder för sin verksamhet skall göras tillgängliga i rätt tid och vara av den kvantitet och kvalitet som behövs, samt ställas till förfogande till lägsta möjliga kostnad.

3. Principen om effektivitet avser förhållandet mellan de resurser som används och de resultat som uppnås.

4. Principen om ändamålsenlighet avser hur väl specifika mål med en åtgärd och förväntade resultat uppnås.

KAPITEL 8: Principen om öppenhet

Artikel 24

Budgeten skall upprättas och genomföras och räkenskaperna skall läggas fram med hänsyn tagen till principen om klarhet och öppenhet.

Budgeten och eventuella ändringsbudgetar skall i sin slutligt antagna form offentliggöras på byråns webbplats.

AVDELNING III – UPPRÄTTANDET AV BUDGETEN OCH BUDGETENS STRUKTUR

KAPITEL 1: Upprättandet av budgeten

Artikel 25

1. Den preliminära budgeten skall upprättas av generaldirektören i enlighet med byråns stadgar.

2. Efter att ha inhämtat yttrande från den rådgivande kommittén skall generaldirektören senast den 31 mars översända en beräkning av byråns inkomster och utgifter samt dess arbetsprogram till kommissionen.

3. Beräkningen skall omfatta en tjänsteförteckning där antalet fasta och tillfälliga tjänster vid byrån framgår[3].

4. Kommissionen skall i samband med det årliga budgetförfarandet för den allmänna budgeten ta hänsyn till byråns beräkningar vid bedömningen av storleken på byråns gemenskapsbidrag och personalbehov.

5. Byråns tjänsteförteckning och alla ändringar i denna skall antas av budgetmyndigheten.

6. Budgeten och tjänsteförteckningen skall därefter formellt antas av kommissionen, efter det att den allmänna budgeten – som reglerar bidraget till byrån och tjänsteförteckningen – har antagits; där så krävs skall anpassningar till budgetnivån göras.

Artikel 26

Alla ändringar i budgeten, inklusive tjänsteförteckningen, skall ske genom en ändringsbudget, som skall antas enligt samma förfarande som den ursprungliga budgeten.

KAPITEL 2: Budgetens struktur och utformning

Artikel 27

Budgeten skall innehålla en sammanställning över inkomster och utgifter.

Artikel 28

I budgeten skall följande ingå:

1) I sammanställningen över inkomster:

24. Byråns beräknade inkomster för budgetåret i fråga.

25. De beräknade inkomsterna för föregående budgetår samt inkomsterna för budgetåret n-2.

26. Lämpliga anmärkningar vid varje budgetrubrik.

2) I sammanställningen över utgifter:

27. Åtagandebemyndiganden för budgetåret i fråga.

28. Åtagandebemyndiganden för det föregående budgetåret och de utgiftsåtaganden som ingåtts för år n-2.

29. Lämpliga anmärkningar vid varje underindelning.

Artikel 29

I den tjänsteförteckning som avses i artikel 25 skall, intill uppgiften om antalet godkända tjänster för det berörda budgetåret, anges motsvarande uppgifter för föregående budgetår samt antalet tjänster som i praktiken tillsatts.

Tjänsteförteckningen skall utgöra en absolut övre gräns för byrån, utöver vilken inga tjänster får tillsättas.

AVDELNING IV – GENOMFÖRANDE AV BUDGETEN

KAPITEL 1: Allmänna bestämmelser

Artikel 30

Generaldirektören skall fungera som utanordnare. Byråns budget skall genomföras på generaldirektörens ansvar inom de avdelningar som är underställda honom eller henne, inom ramen för de tilldelade anslagen.

Artikel 31

Generaldirektören får delegera sina befogenheter i fråga om genomförande av budgeten till anställda inom byrån som omfattas av de föreskrifter och förordningar som gäller dör tjänstemän och övriga anställda vid Europeiska gemenskaperna. De personer till vilka ansvar delegeras får endast agera inom ramarna för de befogenheter som uttryckligen har tilldelats dem.

Artikel 32

1. Det skall vara förbjudet för varje aktör i budgetförvaltningen i den mening som avses i kapitel 2 i denna avdelning att genomföra en handling som innebär ett led i budgetgenomförandet om han eller hon har ett egenintresse som kan stå i strid med byråns. Om en sådan situation uppstår, skall den berörda aktören alltid avstå från att utföra handlingen och underrätta den behöriga myndigheten.

2. Det föreligger intressekonflikt om en aktör som medverkar i genomförandet av budgeten eller en internrevisor av familjeskäl, känslomässiga skäl, politisk eller nationell koppling, ekonomiskt intresse eller varje annat gemensamt intresse med mottagaren sätter en opartisk och objektiv tjänsteutövning på spel.

3. Den behöriga myndighet som avses i punkt 1 skall anses vara den berörde aktörens överordnade. Om den berörde aktören enligt ovan är generaldirektören skall således den behöriga myndigheten vara kommissionen.

Artikel 33

Om så krävs får uppgifter av teknisk, administrativ, förberedande eller underordnad natur som varken innebär myndighetsutövning eller ger utrymme för skönsmässiga bedömningar överlåtas åt externa privaträttsliga enheter eller organ genom kontrakt.

KAPITEL 2: Aktörer i budgetförvaltningen

Avsnitt 1: Principen om åtskillnad mellan funktioner

Artikel 34

Utanordnarens och räkenskapsförarens funktioner skall vara åtskilda och oförenliga sinsemellan.

Avsnitt 2: Utanordnaren

Artikel 35

1. Utanordnaren skall ansvara för verkställigheten av inkomster och utgifter och se till att detta sker på lagligt och korrekt sätt samt i överensstämmelse med principen om sund ekonomisk förvaltning.

2. Utnyttjandet av anslag skall innefatta att utanordnaren gör budgetmässiga och rättsliga åtaganden, kontrollerar och godkänner utgifter samt vidtar de förberedelser som krävs för att anslag skall kunna utnyttjas.

3. Handläggningen av inkomster skall innefatta att fordringar beräknas, utestående fordringar fastställs, betalningskrav upprättas och debetnotor skickas ut. Den kan också innefatta att fastställda fordringar i förekommande fall skrivs av.

4. Generaldirektören skall i egenskap av utanordnare inrätta en organisatorisk struktur samt interna system och förfaranden för förvaltning och kontroll som är anpassade till byråns uppgifter. Dessa skall utformas på grundval av kommissionens normer för internkontroll, med rimliga anpassningar till de låga risker som är förenade med förvaltningsmiljön och typen av åtgärder som byrån finansierar.

5. Innan en transaktion får godkännas skall dess operationella och finansiella aspekter kontrolleras av en annan tjänsteman än den som tagit initiativ till transaktionen. Initiativet till transaktionen och förhandskontrollen av densamma skall vara åtskilda funktioner.

6. Utanordnaren skall bevara de styrkande handlingarna till transaktionerna i fem år räknat från det datum då beslutet om ansvarsfrihet fattats för genomförandet av budgeten.

Artikel 36

1. Med initiativ till en transaktion enligt artikel 35.5 skall avses samtliga förberedelser för den enligt artiklarna 30 och 31 utsedda behöriga utanordnarens antagande av den handling genom vilken ett led i budgetgenomförandet beslutas.

2. Med förhandskontroll enligt artikel 35.5 skall avses alla kontroller av transaktionens operationella och finansiella aspekter som i förväg utförs av den behörige utanordnaren.

3. Minst en förhandskontroll skall göras av varje transaktion. Syftet är bland annat att kontrollera att

30. utgiften är laglig och korrekt utifrån tillämpliga bestämmelser,

31. transaktionen är förenlig med den princip om sund ekonomisk förvaltning som anges i artikel 23.

4. De tjänstemän eller andra anställda som ansvarar för de kontroller som avses i punkt 2 får inte vara desamma som de som initierar transaktioner enligt punkt 1, och får inte heller vara hierarkiskt underordnade de sistnämnda.

5. Alla som ansvarar för att kontrollera finansiella transaktioner skall ha den yrkeskompetens som krävs för uppgiften, och skall följa en uppsättning yrkesmässiga regler som bygger på de normer som kommissionen fastställt för sina egna avdelningar.

Artikel 37

Generaldirektören skall underrätta kommissionen om sina åtgärder såsom utanordnare i form av en årlig verksamhetsrapport (nedan kallad ”utanordnarens rapport”), med bifogade uppgifter om de finansiella förhållandena och om förvaltningen.

Denna rapport skall innehålla de resultat som utanordnaren uppnått i förhållande till de uppställda målen, vilka risker som är förenade med de aktuella åtgärderna, vilka resurser som utnyttjats och hur systemet för intern kontroll fungerar. Internrevisorn i den mening som avses i artikel 66 skall ta del av den årliga verksamhetsrapporten liksom av andra uppgifter som fastställts.

Artikel 38

Varje anställd som medverkar i den ekonomiska förvaltningen eller vid kontroller av enskilda transaktioner och som bedömer att ett beslut som fattats av en överordnad och som han eller hon uppmanas att verkställa eller godta är olaglig, utgör en oegentlighet, ett brott mot principerna för sund ekonomisk förvaltning eller mot gällande regler för yrkesutövningen skall skriftligen underrätta generaldirektören om detta, och – om denne inte vidtar någon åtgärd inom rimlig tid – underrätta den instans som avses i artikel 43.4. Den anställde skall vidare, om det förfarande som upptäcks är olagligt, utgör bedrägeri eller korruption som kan skada gemenskapens intressen, underrätta de myndigheter och instanser som utsetts i gällande lagstiftning.

Artikel 39

Om befogenheter knutna till genomförandet av budgeten delegerats enligt artikel 31 skall artikel 35.1–35.3 i tillämpliga delar gälla för dessa delegerade utanordnare.

Avsnitt 3: Räkenskapsföraren

Artikel 40

1. Kommissionen skall utse en räkenskapsförare, som skall vara en person som omfattas av tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i Europeiska gemenskaperna och som inom byrån skall ansvara för att

32. verkställa betalningar på korrekt sätt, handlägga inkomsttransaktioner och inkassera fastställda fordringar,

33. utarbeta och redovisa räkenskaperna i enlighet med avdelning VII,

34. föra räkenskaper i enlighet med avdelning VII,

35. i enlighet med avdelning VII ansvara för tillämpningen av redovisningsregler och redovisningsmetoder, samt sammanställa kontoplanen enligt de bestämmelser som fastställts av kommissionens räkenskapsförare,

36. utforma och godkänna redovisningssystemen och i förekommande fall godkänna de system som utanordnarna utformar för att leverera eller styrka bokföringsuppgifter,

37. förvalta likvida medel.

2. Räkenskapsföraren skall från utanordnaren få de uppgifter som krävs för att sammanställa räkenskaper som ger en rättvisande bild av byråns tillgångar och skulder samt av budgetgenomförandet, och utanordnaren skall ansvara för uppgifternas tillförlitlighet.

3. Endast räkenskapsföraren skall ha befogenhet att förvalta medel och tillgångar. Han eller hon skall vidare ansvara för förvaringen av medlen och tillgångarna.

4. Räkenskapsföraren får delegera vissa av sina uppgifter till anställda för vilka han eller hon är formellt överordnad i organisationsstrukturen och som omfattas av tjänsteföreskrifterna.

5. De uppgifter som överlåts skall anges i den handling genom vilken delegeringen sker.

KAPITEL 3: Ansvarsskyldighet för aktörerna i budgetförvaltningen

Avsnitt 1: Allmänna regler

Artikel 41

1. Delegerade utanordnare kan när som helst, tillfälligt eller permanent, fråntas dessa befogenheter av den myndighet som utsett dem, utan att detta påverkar möjligheten att tillämpa eventuella disciplinåtgärder.

2. Kommissionen får när som helst, tillfälligt eller permanent, frånta en räkenskapsförare dennes befogenheter, utan att detta påverkar möjligheten att tillämpa eventuella disciplinåtgärder. Kommissionen skall då utse en räkenskapsförare på interimsbasis.

Artikel 42

1. Bestämmelserna i detta kapitel skall inte påverka möjligheten att ställa utanordnaren och de anställda som anges i artikel 41 till straffrättsligt ansvar enligt tillämplig nationell lag och enligt gällande bestämmelser om skydd av Europeiska gemenskapernas finansiella intressen och om kamp mot korruption som tjänstemän i Europeiska gemenskaperna eller medlemsstaterna är delaktiga i.

2. Alla utanordnare och räkenskapsförare skall kunna bli föremål för disciplinåtgärder och krav på ekonomisk kompensation enligt tjänsteföreskrifterna, utan att detta påverkar tillämpningen av bestämmelserna i artiklarna 43 och 44. När det är fråga om olaglig verksamhet, bedrägeri eller korruption som kan skada gemenskapens intressen skall sådana ärenden hänskjutas till de myndigheter och organ som anges i gällande lagstiftning.

Avsnitt 2: Regler för delegerade utanordnare

Artikel 43

1. Utanordnaren kan åläggas ekonomiskt ansvar enligt bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna. Där föreskrivs att en tjänsteman kan bli skyldig att helt ersätta den skada som gemenskaperna lidit till följd av ett allvarligt fel som han eller hon begått i eller i samband med tjänsten, särskilt när han eller hon fastställer utestående fordringar eller upprättar betalningskrav, ingår utgiftsåtagande eller undertecknar betalningsorder utan att iaktta bestämmelserna i denna budgetförordning och dess genomförandebestämmelser.

Detsamma gäller om en utanordnare genom att begå ett allvarligt fel försummar att upprätta ett dokument som fastställer en fordran, eller utan giltig orsak försummar eller dröjer med att upprätta ett betalningskrav, eller utan giltig orsak försummar eller dröjer med att utfärda en betalningsorder och därigenom förorsakar byrån ett civilrättsligt ansvar gentemot tredje man.

2. Om en delegerad utanordnare anser att ett beslut som det åvilar honom eller henne att fatta strider mot gällande bestämmelser eller mot principerna för en sund ekonomisk förvaltning, skall han eller hon skriftligen underrätta den myndighet som delegerat befogenheten om detta. Om den myndighet som delegerat befogenheten ger den delegerade utanordnaren skriftlig, motiverad instruktion om att fatta det beslut som avses ovan, befrias den sistnämnde från ansvar; han eller hon skall då verkställa beslutet, utom om det strider mot straffrättsliga bestämmelser eller gällande säkerhetsnormer.

3. Även om utanordnaren delegerar sin befogenhet skall han eller hon fortfarande ansvara för att systemen för förvaltning och internkontroll är effektiva, samt för sitt val av delegerad utanordnare.

4. Den instans som utsetts av kommissionen enligt artikel 66.4 i förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 i syfte att undersöka förekomsten av finansiella oegentligheter samt konsekvenserna av sådana oegentligheter skall ha samma befogenheter gentemot byrån som gentemot kommissionens egna avdelningar.

Generaldirektören skall på grundval av ett yttrande från denna instans fatta beslut om huruvida ett förfarande för disciplinåtgärder eller krav på ekonomisk kompensation skall inledas. Om instansen upptäcker systematiska fel skall den överlämna en rapport med sina rekommendationer till utanordnaren och till kommissionens internrevisor. Om instansen genom sitt yttrande ifrågasätter generaldirektörens handlande skall den överlämna yttrandet till kommissionens internrevisor.

5. Varje anställd kan åläggas att helt eller delvis ersätta den skada som byrån lidit på grund av ett allvarligt fel som den anställde begått i eller i samband med tjänsten.

Ett motiverat beslut skall därvidlag fattas av tillsättningsmyndigheten, efter det att de formaliteter som ingår i ett disciplinförfarande enligt tjänsteföreskrifterna är fullbordade.

Avsnitt 3: Regler för räkenskapsförarna

Artikel 44

Räkenskapsförare kan åläggas disciplinärt ansvar eller betalningsansvar enligt tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i Europeiska gemenskaperna, särskilt i följande fall:

1. När de genom fel eller underlåtenhet orsakar förlust eller skada i fråga om de medel, tillgångar och dokument som de ansvarar för.

2. När de gör ändringar i bankkonton eller postgirokonton utan att först ha underrättat utanordnaren.

3. När de gör inkasseringar eller utbetalningar som inte stämmer överens med motsvarande betalningskrav eller betalningsorder.

4. När de inte kräver in inkomstbelopp som förfallit.

KAPITEL 4: Handläggning av inkomster

Avsnitt 1: Allmänna bestämmelser

Artikel 45

Byrån skall förelägga kommissionen ansökningar om utbetalning av hela eller delar av gemenskapsbidraget med intervall som skall beslutas genom överenskommelse mellan byrån och kommissionen.

Artikel 46

De belopp som kommissionen överför till byrån skall vara räntebärande, och ränteinkomsterna skall tillfalla den allmänna budgeten.

Avsnitt 2: Beräkning av fordringar

Artikel 47

Före varje åtgärd eller situation som kan medföra eller ändra en fordran för byrån skall den behörige utanordnaren i förhand göra en beräkning av fordran.

Avsnitt 3: Fastställande av fordringar

Artikel 48

1. Fastställandet av en fordran är den handling genom vilken utanordnaren eller den delegerade utanordnaren skall

38. kontrollera att gäldenärens skulder existerar,

39. bestämma eller kontrollera att skuldbeloppet är riktigt, och dess storlek,

40. kontrollera fordringens förfallovillkor.

2. Varje fordran som är säker, likvid och förfallen till betalning skall fastställas genom ett betalningskrav som lämnas över till räkenskapsföraren, åtföljd av en debetnota ställd till gäldenären. Båda dessa dokument skall upprättas av den behörige utanordnaren.

3. Utan att detta påverkar tillämpningen av regler, kontraktsbestämmelser eller överenskommelser skall alla fordringar som inte betalats inom det datum som anges på debetnotan ge upphov till ränta enligt genomförandebestämmelserna till förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002.

4. I vederbörligen motiverade fall får vissa löpande inkomster fastställas på preliminär basis.

Ett preliminärt fastställande får täcka flera enskilda fordringar som således inte behöver fastställas separat.

Utanordnaren skall före budgetårets slut justera preliminärt fastställda fordringar så att de uppgår till samma belopp som de fordringar som faktiskt fastställts.

Avsnitt 4: Godkännande av inkassering

Artikel 49

Ett godkännande av en inkassering är den handling genom vilken den behörige utanordnaren ger räkenskapsföraren instruktion att inkassera den fordran som han eller hon har fastställt genom att utfärda ett betalningskrav.

Avsnitt 5: Inkassering

Artikel 50

1. Betalningar som skett på felaktiga grunder skall återkrävas.

2. Räkenskapsföraren skall ansvara för betalningskraven för fordringar som den behörige utanordnaren fastställt på vederbörligt sätt. Han eller hon skall säkerställa att byråns fordringar betalas samt att dess rättigheter tillvaratas.

3. Om den behörige utanordnaren överväger att avstå från att kräva in en fastställd fordran skall han eller hon först försäkra sig om att ett detta beslut är formellt korrekt och i överensstämmelse med principen om sund ekonomisk förvaltning.

Beslutet att avstå från att kräva in en fordran skall vara motiverat. Utanordnaren får inte delegera detta beslut.

I beslutet skall anges vilka åtgärder som vidtagits för att inkassera beloppet samt de rättsliga och faktiska omständigheter som beslutet bygger på.

4. Den behörige utanordnaren skall avstå från att kräva in en fordran om det upptäcks en felaktighet i fråga om rättsliga eller faktiska omständigheter som visar att fordran fastställts på felaktiga grunder. Detta skall ske genom vederbörligen motiverat beslut av den behörige utanordnaren.

5. Om det upptäcks faktafel som inte medför att hela byråns fordran behöver avskrivas skall den behörige utanordnaren justera fordrans belopp nedåt eller uppåt beroende på omständigheterna. Detta skall ske genom ett vederbörligen motiverat beslut av den behörige utanordnaren.

Artikel 51

Efter att ha inkasserat en fordran skall räkenskapsföraren registrera beloppet i räkenskaperna och underrätta den behörige utanordnaren.

Artikel 52

1. Om inbetalningen inte ägt rum när den tidsfrist som angetts i debetnotan gått ut skall räkenskapsföraren informera den behörige utanordnaren om detta, och – efter att ha underrättat gäldenären – utan dröjsmål inleda ett förfarande för att driva in beloppet via alla de rättsliga vägar som står till buds, inklusive i förekommande fall genom avräkning eller, om det inte är möjligt, genom indrivning.

2. Räkenskapsföraren skall kräva in medel genom avräkning av samma belopp som den fastställda fordran i de fall då gäldenären har en fordran på byrån, förutsatt att denna fordran också är säker, likvid och förfallen till betalning och att ett sådant förfaringssätt är juridiskt möjligt.

Artikel 53

Ytterligare tidsfrister för betalningen kan endast beviljas av räkenskapsföraren tillsammans med den behörige utanordnaren genom en vederbörligen motiverad skriftlig förfrågan från gäldenären och på följande villkor:

1. Gäldenären måste betala den ränta som anges i genomförandebestämmelserna till förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002; räntan skall tillämpas på hela den tidsfrist som beviljats från den ursprungliga förfallodagen.

2. För att skydda byråns intressen måste gäldenären också ställa en finansiell säkerhet som täcker både kapitalbeloppet och räntan.

Avsnitt 6: Särskilda bestämmelser för avgifter och skatter

Artikel 54

Generaldirektören skall fastställa de särskilda bestämmelserna för skatter och avgifter.

KAPITEL 5: Handläggning av utgifter

Artikel 55

Varje utgift skall vara föremål för ett åtagande, en kontroll, ett godkännande och en betalning.

Avsnitt 1: Utgiftsåtaganden

Artikel 56

1. Ett budgetmässigt åtagande skall bestå i att avdela de anslag som är nödvändiga för att effektuera senare betalningar för att uppfylla ett rättsligt åtagande.

2. Ett rättsligt åtagande är den handling genom vilken utanordnaren ingår eller konstaterar en förpliktelse som ger upphov till en utgift.

Det budgetmässiga och det rättsliga åtagandet skall ingås av samma utanordnare, utom i de vederbörligen motiverade fall som anges i genomförandebestämmelserna till förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002.

3. Ett budgetmässigt åtagande skall benämnas enskilt om mottagaren och utgiftsbeloppet är fastställt.

4. Ett budgetmässigt åtagande skall benämnas övergripande om minst en av de uppgifter som krävs för att identifiera ett enskilt åtagande fortfarande är obestämd.

5. Ett budgetmässigt åtagande skall benämnas preliminärt om det är avsett att täcka löpande utgifter av administrativ natur där varken beloppet eller slutmottagarna har fastställts slutgiltigt.

Ett preliminärt åtagande skall genomföras antingen genom att ett eller flera enskilda rättsliga åtaganden ingås och därmed möjliggör betalningar i ett senare skede eller, i vissa undantagsfall rörande personalutgifter, genom betalningar direkt.

Artikel 57

1. För varje åtgärd som kan ge upphov till utgifter som belastar budgeten skall den behöriga utanordnaren först ingå ett budgetmässigt åtagande innan han eller hon ingår ett rättsligt åtagande gentemot tredje man.

2. De enskilda rättsliga åtaganden som motsvarar enskilda eller preliminära budgetmässiga åtaganden skall ingås senast den 31 december år n.

Vid utgången av den period som anges i första stycket skall den behörige utanordnaren frigöra den outnyttjade delen av dessa budgetmässiga åtaganden.

3. För rättsliga åtaganden som ingåtts för åtgärder som sträcker sig över en längre period än ett budgetår och motsvarande budgetmässiga åtaganden, skall det – med undantag för personalutgifter – fastställas en tidsfrist inom vilken åtagandena skall vara uppfyllda; tidsfristen skall fastställas i överensstämmelse med principerna för en sund ekonomisk förvaltning.

De delar av dessa åtaganden som inte har uppfyllts sex månader efter detta datum skall dras tillbaka och anslagsbeloppet förfalla i enlighet med artikel 10.

Artikel 58

När ett budgetmässigt åtagande ingås, skall den behörige utanordnaren försäkra sig om att

1. rätt budgetrubrik belastas,

2. det finns disponibla anslag,

3. utgiften är förenlig med gällande bestämmelser, i synnerhet byråns stadgar och regler, samt övriga akter som antas som ett led i tillämpningen av de föregående,

4. principerna för en sund ekonomisk förvaltning följs.

Avsnitt 2: Kontroll av utgifter

Artikel 59

Kontrollen av utgifter är den handling genom vilken den behörige utanordnaren skall

1. kontrollera att borgenärens anspråk existerar,

2. kontrollera fordringens förfallovillkor.

3. bestämma eller kontrollera att fordringsbeloppet är riktigt samt beloppets storlek.

Artikel 60

1. För att en utgift skall kunna godkännas skall borgenärens anspråk styrkas genom handlingar som visar att tjänster faktiskt utförts, leveranser faktiskt skett eller att bygg- och anläggningsarbeten faktiskt utförts, eller på grundval av andra dokument som berättigar till betalning, eller slutligen genom andra former av dokument som motiverar betalningen.

2. Beslutet om att godkänna utgifterna skall ske genom påskriften ”kan betalas” samt den behörige utanordnarens underskrift.

3. Beslutet om att en utgift kan betalas skall i ett icke-datoriserat system framgå av en stämpel med den behörige utanordnarens namnteckning. I ett datoriserat system skall den behörige utanordnaren föra in påskriften ”kan betalas” med hjälp av sitt personliga lösenord.

Avsnitt 3: Godkännande av utgifter

Artikel 61

1. Ett godkännande av en utgift är den handling genom vilken den behörige utanordnaren genom att utfärda en betalningsorder ger räkenskapsföraren instruktion att betala en utgift som han eller hon har kontrollerat.

2. Betalningsordern, som skall vara daterad och undertecknad av den behörige utanordnaren, skall överlämnas till räkenskapsföraren. Den behörige utanordnaren skall förvara de styrkande handlingarna i enlighet med artikel 35.6.

3. Den betalningsorder som överlämnas till räkenskapsföraren skall i förekommande fall åtföljas av ett intyg om att en tillgång förts in i de inventarieförteckningar som avses i artikel 85.1.

Avsnitt 4: Utbetalning

Artikel 62

1. En betalning får endast ske under förutsättning att det är styrkt att motsvarande verksamhet överensstämmer med bestämmelserna i grundrättsakten i den mening som avses i artikel 49 i förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 samt enligt kontraktet, och omfattar en eller flera av följande transaktioner:

41. En betalning av hela det utestående beloppet.

42. En betalning av utestående belopp på något av följande sätt:

43. En förhandsfinansiering, eventuellt uppdelad i flera utbetalningar.

44. En eller flera mellanliggande betalningar.

45. Slutbetalning av de utestående beloppen.

Förhandsfinansieringen skall helt eller delvis räknas av mot de mellanliggande betalningarna.

Det sammanlagda beloppet av förhandsfinansieringen och de mellanliggande betalningarna skall räknas av mot slutbetalningen.

2. Vid bokföringen skall det göras åtskillnad mellan de olika typer av betalning som avses i punkt 1.

Artikel 63

Betalning skall utföras av räkenskapsföraren inom ramen för de disponibla medlen.

Avsnitt 5: Tidsfrister för betalningar

Artikel 64

Utgifterna skall kontrolleras, godkännas och betalas inom de tidsfrister och enligt de bestämmelser som anges i genomförandebestämmelserna för förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002.

KAPITEL 6: IT-system

Artikel 65

Om inkomster eller utgifter förvaltas med hjälp av datasystem får underskrifter göras elektroniskt.

KAPITEL 7: Internrevisorn

Artikel 66

1. Byrån skall förfoga över en funktion för intern revision som skall skötas enligt relevanta internationella normer.

2. Kommissionens internrevisor skall ha samma befogenheter gentemot byrån som gentemot kommissionens avdelningar.

Artikel 67

1. Internrevisorn skall ge råd till byrån i fråga om riskförebyggande genom att på oberoende basis avge yttranden om förvaltnings- och kontrollsystemens kvalitet och genom att utfärda rekommendationer för att förbättra villkoren för att genomföra transaktioner och för att främja principen om sund ekonomisk förvaltning.

Han eller hon skall

46. bedöma om interna förvaltningssystem är lämpligt utformade och tillräckligt effektiva, samt bedöma hur program och åtgärder genomförs med hänsyn tagen till de risker som är förenade med dem, samt

47. bedöma om de system för intern kontroll och internrevision som används vid varje transaktion för budgetens genomförande är lämpligt utformade och effektiva.

2. Internrevisorns befogenheter skall omfatta hela byråns verksamhet och alla dess avdelningar. Han eller hon skall ha en fullständig och obegränsad tillgång till alla uppgifter som krävs för tjänsteutövningen.

3. Internrevisorn skall avlägga rapport om sina konstateranden och rekommendationer till kommissionen och till byråns generaldirektör. De sistnämnda skall se till att rekommendationerna följs upp.

4. Internrevisorn skall förelägga byrån en årsrapport som särskilt skall innehålla uppgifter om antal och typ av genomförda internrevisioner, vilka rekommendationer som utfärdats samt hur dessa följts upp. I årsrapporten skall också anges om den specialiserade instans som inrättats på grundval av artikel 66.4 i förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 gjort några observationer rörande systematiska problem.

5. Den årliga verksamhetsrapport som sammanställs av generaldirektören och föreläggs kommissionen för godkännande skall innehålla en sammanfattning av de interna granskningar som utförts av internrevisorn, vilka rekommendationer som gjorts och vilka åtgärder som vidtagits för att följa upp dessa rekommendationer.

Artikel 68

Villkoren för att ålägga internrevisorn ansvar skall fastställas enligt artikel 87 i förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002.

AVDELNING V – OFFENTLIG UPPHANDLING

Artikel 69

Vad avser offentlig upphandling skall relevanta bestämmelser i förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 samt i dess genomförandebestämmelser tillämpas.

AVDELNING VI – ÅRSREDOVISNINGAR OCH LÖPANDE RÄKENSKAPER

KAPITEL 1: Årsredovisningar

Artikel 70

Byråns årsredovisningar skall omfatta

a) dess räkenskaper, och

b) rapporter om hur budgeten genomförts.

Byråns räkenskaper skall åtföljas av rapporter om budgetförvaltningen samt om den ekonomiska förvaltningen för budgetåret.

Artikel 71

Räkenskaperna skall vara formellt korrekta, sanningsenliga och fullständiga och ge en rättvisande bild,

a) när det gäller redovisningarna, av tillgångar och skulder, kostnader och intäkter, kassaflöden samt rättigheter och skyldigheter som inte tas upp under tillgångar och skulder,

b) när det gäller rapporten om hur budgeten genomförts: hur budgeten genomförts avseende inkomster och utgifter.

Artikel 72

Redovisningarna skall upprättas på grundval av följande allmänt godtagna redovisningsprinciper enligt preciseringarna i genomförandebestämmelserna till förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002.

a) Principen om kontinuerlig verksamhet.

b) Försiktighetsprincipen.

c) Principen om beständiga redovisningsmetoder.

d) Principen om uppgifters jämförbarhet.

e) Väsentlighetsprincipen.

f) Principen om att inte tillämpa kvittning.

g) Principen att innehåll går före form.

(h) Periodiserad redovisning.

Artikel 73

1. Enligt principen om periodiserad redovisning skall redovisningarna omfatta alla kostnader och intäkter som avser det aktuella budgetåret, oavsett när betalningarna eller inkasseringarna ägt rum.

2. Tillgångar och skulder skall i balansräkningen värderas i enlighet med värderingsreglerna i artikel 132 i förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002.

Artikel 74

1. Redovisningarna skall uttryckas i euro och innehålla

48. balansräkningen och resultaträkningen som visar situationen på tillgångssidan, den finansiella ställningen samt det ekonomiska resultatet per den 31 december det föregående budgetåret; redovisningarnas struktur skall följa Europaparlamentets och rådets direktiv om årsbokslut i vissa typer av bolag, dock med hänsyn tagen till särdragen hos byråns verksamhet,

49. tabellen över kassaflöden som visar vilka in- och utbetalningar som skett under budgetåret liksom behållningen av likvida medel vid budgetårets slut,

50. en redogörelse för ändringar i det egna kapitalet som på ett detaljerat sätt visar de ökningar och minskningar som skett under budgetåret för varje enskild post som hänförs till eget kapital.

2. Bilagan till redovisningarna skall innehålla kompletteringar och kommentarer till uppgifterna i de redogörelser som avses i punkt 1 samt alla de kompletteringar som föreskrivs i internationellt erkänd redovisningspraxis när dessa uppgifter är väsentliga för byråns verksamhet.

Artikel 75

Rapporterna om genomförandet av budgeten skall uttryckas i euro. De skall innehålla

51. en sammanställning i siffror av budgetårets inkomst- och utgiftstransaktioner i syfte att spegla resultatet av budgetgenomförandet; denna sammanställning skall vara indelad på samma sätt som budgeten,

52. en bilaga med kompletteringar och anmärkningar till ovan nämnda sammanställning.

Artikel 76

De preliminära redovisningarna för ett givet budgetår samt den rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen som avses i artikel 71 i denna förordning skall av byråns räkenskapsförare översändas till

1. kommissionens räkenskapsförare senast den 1 mars påföljande budgetår, så att denne kan sammanställa redovisningarna i enlighet med artikel 128 i förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002,

2. revisionsrätten senast den 31 mars påföljande budgetår.

Artikel 77

1. Revisionsrätten skall meddela sina iakttagelser i fråga om byråns preliminära redovisningar senast den 15 juni.

2. Efter att ha mottagit revisionsrättens iakttagelser över byråns preliminära redovisningar skall generaldirektören på eget ansvar upprätta byråns slutliga redovisningar och överlämna dem till byråns rådgivande kommitté för ett yttrande.

3. Generaldirektören skall senast den 1 juli efter utgången av det berörda budgetåret överlämna de slutliga redovisningarna tillsammans med den rådgivande kommitténs yttrande till Europaparlamentet, rådet och revisionsrätten.

4. Slutrapporten skall offentliggöras på byråns webbplats.

5. Generaldirektören skall senast den 30 september ge revisionsrätten svar på de iakttagelser som den redovisat inom ramen för sin årsrapport.

KAPITEL 2: Räkenskaper

Avsnitt 1: Gemensamma bestämmelser

Artikel 78

1. Byråns räkenskaper är ett system för att strukturera och redovisa budgetinformation och finansiell information, på ett sådant sätt att sifferuppgifter kan sammanföras, klassificeras och registreras.

2. Räkenskaperna skall delas in i allmänna räkenskaper och budgeträkenskaper. Räkenskaperna skall upprättas i euro och löpa över ett kalenderår.

3. Uppgifterna i de allmänna räkenskaperna och budgeträkenskaperna skall fastställas vid budgetårets utgång för att användas som underlag för de redovisningar som behandlas i kapitel 1.

4. Bestämmelserna i punkterna 2 och 3 skall inte utgöra något hinder för att de delegerade utanordnarna därutöver kan hålla en kostnadsbokföring.

Artikel 79

Byråns räkenskapsregler och räkenskapsmetoder skall liksom kontoplanen fastställas av kommissionens räkenskapsförare i enlighet med artikel 133 i förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002.

Avsnitt 2: Allmänna räkenskaper

Artikel 80

I de allmänna räkenskaperna skall alla konteringshändelser och transaktioner som påverkar den ekonomiska och finansiella ställningen samt ställningen på tillgångssidan för byrån registreras i kronologisk ordning enligt metoden för dubbel bokföring.

Artikel 81

1. Kontorörelser och saldon skall föras in i respektive liggare.

2. All registrering i räkenskaperna, inklusive korrigeringar, skall stödja sig på styrkande dokument, och det skall göras hänvisningar till dessa dokument i räkenskaperna.

3. Systemet skall göra det möjligt att spåra varje enskild transaktion.

Artikel 82

Efter utgången av budgetåret och fram till dess att räkenskaperna avslutas skall byråns räkenskapsförare göra de korrigeringar som behövs för att få till stånd en rättvisande redovisning, förutsatt att dessa korrigeringar inte leder till utbetalningar eller inbetalningar som belastar det berörda budgetåret.

Avsnitt 3: Budgeträkenskaper

Artikel 83

1. Budgeträkenskaperna skall göra det möjligt att i detalj följa genomförandet av budgeten.

2. För att kunna tillämpa punkt 1 skall alla handlingar för att genomföra budgeten registreras i budgeträkenskaperna, både i fråga om inkomster och utgifter, i enlighet med avdelning IV i denna förordning.

KAPITEL 3: Inventarieförteckning över anläggningstillgångar

Artikel 84

1. Byrån skall hålla förteckningar avseende all gemenskapens materiella, immateriella och finansiella egendom, med angivande av både antal och värde, i enlighet med en modell som fastställs av kommissionens räkenskapsförare.

Byrån skall kontrollera att inventarieförteckningen stämmer överens med verkligheten.

2. Försäljning av lös egendom skall annonseras på lämpligt sätt.

AVDELNING VII – EXTERN GRANSKNING OCH BEVILJANDE AV ANSVARSFRIHET

KAPITEL 1: Extern granskning

Artikel 85

Revisionsrätten skall granska byråns räkenskaper i enlighet med artikel 160c i Euratomfördraget.

Artikel 86

1. Byrån skall översända den slutligt antagna budgeten till revisionsrätten. Den skall också så snart som möjligt meddela revisionsrätten alla åtgärder den vidtar och beslut den fattar enligt artikel 24.

2. Revisionsrätten skall underrättas om utnämningar av utanordnare och räkenskapsförare samt om alla beslut om delegering enligt artiklarna 31 och 40.

Artikel 87

Revisionsrättens granskningar skall ske enligt artiklarna 139–144 i förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002.

KAPITEL 2: Beviljande av ansvarsfrihet

Artikel 88

1. Europaparlamentet skall före den 30 april år n+2 på rekommendation av rådet bevilja byråns generaldirektör ansvarsfrihet beträffande budgetens genomförande år n.

2. Om det datum som anges i punkt 1 inte kan hållas skall Europaparlamentet eller rådet underrätta generaldirektören om orsakerna till att beslutet har måst skjutas upp.

3. Om Europaparlamentet skjuter upp beslutet om beviljande av ansvarsfrihet skall generaldirektören så fort som möjligt vidta åtgärder för att underlätta att hindren för detta beslut undanröjs.

Artikel 89

1. Beslutet om ansvarsfrihet skall omfatta räkenskaperna över byråns samtliga inkomster och utgifter, det saldo som uppstår samt byråns tillgångar och skulder enligt balansräkningen.

2. För att kunna fatta beslut om ansvarsfrihet skall Europaparlamentet, efter rådet, granska byråns räkenskaper och redovisningar. Europaparlamentet skall också granska revisionsrättens årsrapport åtföljd av svaren från byråns generaldirektör, liksom de av revisionsrättens särskilda rapporter som är av betydelse för det berörda budgetåret och dess förklaring om räkenskapernas tillförlitlighet och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet.

3. Generaldirektören skall på Europaparlamentets begäran lägga fram alla uppgifter som behövs för att förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet för det berörda budgetåret skall fungera väl, i enlighet med artikel 146.3 i förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002.

Artikel 90

1. Generaldirektören skall vidta alla nödvändiga åtgärder för att rätta sig efter iakttagelserna i Europaparlamentets beslut om ansvarsfrihet samt de kommentarer som är fogade till den rekommendation om ansvarsfrihet som antas av rådet.

2. På Europaparlamentets eller rådets begäran skall generaldirektören rapportera om de åtgärder som vidtagits till följd av dessa iakttagelser och kommentarer. Han eller hon skall också översända ett exemplar av rapporten till kommissionen och revisionsrätten.

AVDELNING VIII – ÖVERGÅNGS- OCH SLUTBESTÄMMELSER

Artikel 91

Europaparlamentet, rådet och kommissionen skall ha rätt att ta del av alla relevanta upplysningar och förklaringar i budgetfrågor som tillhör deras respektive behörighet.

Artikel 92

Denna förordning träder i kraft dagen efter det att den offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.

Utfärdad i Bryssel den […]

På rådets vägnar

Ordförande

[…]

[1] EGT L 248, 16.9.2002, s. 1.

[2] EGT L 357, 31.12.2002, s. 72.

[3] Enligt artikel 30 i förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 skall personal vid gemenskapsorganen redovisas separat i kommissionens tjänsteförteckning.