52006DC0358

[pic] | EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION |

Bryssel, 04.07.2006

KOM(2006) 358 slutlig

MEDDELANDE FRÅN KOMMISSIONEN

LÄGESRAPPORT DEN 31 MARS 2006 OM MODERNISERINGEN AV EUROPEISKA KOMMISSIONENS REDOVISNINGSSYSTEM

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

MEDDELANDE FRÅN KOMMISSIONEN – LÄGESRAPPORT DEN 31 MARS 2006 OM MODERNISERINGEN AV EUROPEISKA KOMMISSIONENS REDOVISNINGSSYSTEM

1

1. Inledning 4

2. Sammanfattning av genomförandet till och med den 31 mars 2006 4

3. Genomförande av moderniserad redovisning inom kommissionen 5

3.1. Förberedande av årsredovisningarna och den ingående balansen för budgetåret 2005. 5

3.2. In- och utlåning 6

3.3. Fortbildning 6

3.4. Konsolidering. 7

3.5. Övergång till nytt budgetår 7

4. Kontroller och validering av lokala system 8

4.1. Kommunikation och redovisningskvalitet 8

4.2. Validering av lokala system 8

5. IT-utveckling med avseende på den allmänna budgeten 9

6. Andra institutioners och organs inomförande av ABAC-systemet………….. 10

7. ABAC för delegationerna 10

8. Europeiska utvecklingsfonden 11

9. Framtida utveckling 12

10. Slutsats 12

BILGA I: INTEGRERAD PROGRAMPLAN PER DEN 31 MARS 2006………………………………..

Bilaga II: Systemsäkerhet och synkronisering 13

Inledning

Den 31 mars 2006 överlämnade kommissionens räkenskapsförare Europeiska gemenskapens första preliminära redovisningar som förberetts enligt internationellt godtagna redovisningsstandarder till revisionsrätten. Förutom att kommissionen i detta avseende placerar sig i frontlinjen bland offentliga organ, visar den därmed sina ansvarsbeviljande myndigheter att den önskar vara helt ansvarig för de skattemedel som anförtros den.

Dessa räkenskaper är frukten av tre års intensivt arbete inom alla kommissionens tjänstegrenar och andra institutioner och organ:

- Det har utvecklats redovisningsregler som är avpassade efter gemenskapens verksamhet och som är förenliga med internationella normer, tillsammans med lämpliga räkenskapsmanualer.

- IT-system har utvecklats till stöd för de nya redovisningskraven.

- Varje avdelning inom kommissionen har anpassat sina administrativa och finansiella förfaranden för att registrera konteringshändelser på det sätt som och allt eftersom de uppträder, och inte bara när kontanter tas emot eller utbetalas, eller bara vid årsslutet. På så sätt möjliggör man införandet av periodiserad redovisning.

- Det beslutades vilka saldon som krävs för att inleda den första periodiserade redovisningen.

Detta arbete slutfördes i januari 2005 i god tid för att budgetåret 2005 skall inledas på rätt grund. Sedan januari 2005 har följande gjorts:

- Den ingående balansen har kontrollerats och utvärderats av de utanordnande avdelningarna.

- Varje tjänstegren har uppskattat de utgifter som skall periodiseras i början och slutet av varje år.

- Alla system har undersökts av kommissionens räkenskapsförare för att säkerställa att de klarar av att registrera och förmedla de efterfrågade redovisningsuppgifterna.

- Kommissionens räkenskaper har förberetts och konsoliderats med dem från åtta andra institutioner och sexton organ.

Därmed har kommissionen hållit sig inom budgetförordningens tidsfrister för förberedande av årsredovisningarna, som i alla avgörande avseenden är förenliga med internationella normer, och dessutom fullföljt sina åtaganden visavi Europaparlamentet och rådet om att rapportera om framsteg i arbetet med att uppnå detta mål,[1] som de ansåg vara särskilt ambitiöst.

Arbetet är emellertid ännu inte avslutat. Att tillfullo efterleva alla redovisningsnormer är en process som kommer att ta tid. Förskottskonton som hålls av kommissionens delegationer i utlandet måste inlemmas i det centrala redovisningssystemet och Europeiska utvecklingsfonderna behöver få ett moderniserat IT-system. Förseningar i detta arbete berodde på svårigheterna med att införa nya system och den efterfrågade fortbildningen i geografiskt spridda tjänster men påverkar inte redovisningen på något avgörande sätt.

Systemen inom två av generaldirektoraten måste förbättras innan den kan utvärderas. Väsentliga fel har upptäckts i de uppgifter som inrapporterats av åtminstone ett generaldirektorat som därför har ombetts lägga fram korrigerade uppgifter. Trots de ansträngningar som kommissionen gjort för att granska och dubbelgranska den ingående balansen och de upplupna utgifterna, kommer revisionsrätten sannolikt att hitta fler felaktigheter som i görligaste mån måste korrigeras i slutredovisningarna som skall läggas fram senast den 31 juli 2006. Risken för fel ökar p.g.a. för lite redovisningspersonal inom kommissionen för att snabbt klara av en så omfattande reform, förseningar som uppstått inom vissa tjänster och som gjort att arbetet måste utföras under stor tidspress och förseningar i utvecklingen av vissa datoriserade räkenskaps- och rapporteringsverktyg samt i uppdateringen av dokumentation och fortbildningskurser.

Sammanfattning av genomförandet till och med den 31 mars 2006

Övergången till ett nytt redovisningssystem inom Europeiska kommissionen har hittills gått bra. Den 1 januari 2005 övergick kommissionen i sina allmänna räkenskaper för EU från redovisning enligt kontantmetoden till periodiserad redovisning, ett system som redan har givit Europeiska kommissionen bättre löpande kontroll över sina finanser och givit den bättre finansiell information. Utvecklingen av det periodiserade redovisningssystemet fortsatte under hela 2005. Utvecklingen och förbättringen kommer att fortsätta under 2006 och 2007 och kommer stegvis att också omfatta Europeiska utvecklingsfonden, delegationerna, organen och ett enskilt datoriserat redovisningssystem.

En utförlig åtgärdsplan upprättades för de båda åren 2005 och 2006; den antogs och utökades utifrån gjorda erfarenheter. Planerna för 2006 och 2007 presenteras grafiskt i bilagan. Det arbete som krävs för att fullfölja utvecklingen av IT-systemen hade underskattats i den ursprungliga planen, vilket medförde att tidplanen för vissa uppgifter måste läggas om. De främsta redovisningsprojekt som fortfarande är på gång är ABAC för Europeiska utvecklingsfonden och ABAC för delegationerna som nu förväntas vara i funktion i början av budgetåren 2007 (ABAC för delegationerna) och 2008 (ABAC för Europeiska utvecklingsfonden). De viktigaste frågorna under 2005 presenteras i rapporten.

Kommissionens räkenskapsförare försåg revisionsrätten med de preliminära årsredovisningarna för 2005, alltså de första som utarbetas enligt principen om periodiserad redovisning. Slutredovisningen skall godkännas av kommissionen den 31 juli 2006. Alla generaldirektorat och övriga avdelningar har gjort avsevärda ansträngningar för att förbereda den ingående balansen för första året, för att kontrollera den och göra nödvändiga korrigeringar samt för att uppskatta de upplupna utgifterna i början och slutet av budgetåret på ett sammanhållet och konsekvent sätt. Vissa uppgiftskontroller kommer att fortsätta till dess att slutredovisningen är avslutad. Vissa konton måste fortfarande avslutas i de allmänna redovisningarna och ett generaldirektorat har uppmanats att göra om sina beräkningar. Trots dessa ansträngningar samt med tanke på uppgiftens omfattning och tjänstegrenarnas bristande förtrogenhet med de nya redovisningsförfarandena samt det begränsade antalet kvalificerad och specialutbildad personal finns det en risk att väsentliga fel och förbiseenden kommer att kvarstå i slutredovisningen.

Vissa redovisningsfrågor har uppmärksammats av revisionsrätten, särskilt sådana som gäller vilka enheter som skulle omfattas av EG:s konsoliderade redovisning, men som ännu inte har godtagit detta, samt metoderna för att upptäcka de belopp som skall återkrävas från medlemsstaterna för att betala återstående skulder till EG.

Genomförande av moderniserad redovisning inom kommissionen

Förberedande av årsredovisningarna och den ingående balansen för budgetåret 2005

De nya rapporteringskraven för årsredovisningarna 2005 fastställdes och de redovisningsarbetet för att avsluta 2005 års redovisningar och förbereda 2005 års årsredovisningar inleddes. De preliminära årsredovisningarna lades fram den 31 mars 2006, vilket är det datum som fastslås i budgetförordningen.

För att kunna upprätta den inledande verksamhetsbalansen matades alla uppgifter som krävs för periodiserad redovisning in i det centrala redovisningssystemet i januari 2005, närmare bestämt över 7 000 fakturor eller betalningskrav, 30 000 förfinansieringsposter, 92 000 tillgångsposter och 3 100 garantier. Varje tjänstegren uppmanades att verifiera riktigheten i dessa inmatningar senast den 1 maj 2005 och i juli 2005 uppmanades varje generaldirektorat och avdelning att formellt kontrollera sina inledande verksamhetsbalanser. Efter verifieringarna och kontrollerna validerade varje generaldirektorat uppgifterna och krävde vissa korrigeringar för att kunna garantera uppgifternas kvalitet. Den sista valideringen inkom i januari 2006.

Revisionsrätten fick uppgifterna om de inmatade fakturorna och förfinansieringarna i februari 2005 och balansräkningarna från generaldirektoraten så snart de översänts för validering i juli 2005. Revisionsrätten har också haft tillgång till alla uppgifter som förts upp i redovisningssystemet ända sedan det infördes.

Övergångsarbetet under 2005 var huvudsakligen inriktat på att avsluta denna inledande periodiserade balans senast den 1 januari 2005, vilket visade sig vara en mödosam uppgift både för GD Budget och övriga tjänstegrenar. Riktlinjer för att uppskatta värdet av de återkrävda EG-medel som ännu inte betalats in av stödmottagare (”avbrott”) översändes till generaldirektoraten den 16 augusti 2005 efter överläggningar med dem om den lämpligaste grunden för beräkningen. Den 31 januari 2006 hade det sista generaldirektoratet förberett sin egen metod och sina avbrottsbokningar för den inkommande balansräkningen, och den 17 mars hade det sista generaldirektoratet lagt fram nödvändiga uppgifter för avbrottsbokningarna vid årsslutet. GD Budget har granskat och kontrollerat konsekvensen i genomförandet för att säkerställa uppgifternas kvalitet. Vissa korrigeringar kommer att krävas innan slutredovisningarna godkänns den 31 juli 2006, särskilt i fråga om ett av generaldirektoraten som kommer att uppmanas att göra om sina avbrottsberäkningar.

Fastän alla generaldirektorat gjort vad som begärts av dem, förekom allvarliga förseningar innan informationen var fullständig, vilket framgår av tabell 1. Dessa förseningar visar på svårigheterna med att snabbt gå över till periodiserad redovisning och att förse alla tjänstegrenar med IT-verktyg och fortbildning i god tid.

Tabell 1

Redovisningsuppgifter

Dag då uppgifterna begärdes in | Tidsfrist för svaren | GD:n som hållit fristen | Högst 1 månads försening | Mer än 1 månads försening | Sista svar | Sista begäran om tilläggsbokningar |

Inledande bidrag | Slutversion |

Kontroller av inledande balans | 24.1.2005 | 31. 3.2005* |

Utvärdering av inledande balans | 29.7.2005 | 15.9.2005 | 23 | 12 | 6 | 24.1.2006 | 10.3.2006** |

Avbrott avseende inledande balans den 1.1.2005 | 16.08.2005 | 14.10.2005 | 6 | 15 | 19 | 23.2.2006 | 17.3.2006 |

Avbrott den 31.12.2005 | 4.10.2005 | 31.1.2006 | 18 | 21 | 1 | 13.3.2006 | 17.3.2006 |

* Tidsfristen anger perioden för automatisk korrigering avseende inmatade fakturor och förfinansiering . Ingen formell validering krävdes vid detta datum.

** Även efter det att valideringen inkommit begärde ett antal generaldirektorat att ytterligare korrigeringar skulle göras av den inledande balansen.

Vad gäller de sammanställda redovisningarna tillhandahöll övriga institutioner och organ i allmänhet informationen inom utsatt tidsfrist. Undantagen gäller två institutioner som inte lämnat in sina kassaflödesrapporter och tre enheter som ansåg att de inte skulle omfattas av de sammanställa redovisningarna, eftersom ett sådant undantag är möjligt enligt budgetförordningen (två organ) eller p.g.a. att de inte kontrollerades av Europeiska gemenskapen (det gemensamma sjukförsäkringssystemet). Dessa frågor måste lösas innan slutredovisningarna godkänns.

De preliminära redovisningarna visar att EG:s skulder överstiger tillgångarna med omkring 62 miljoner euro. Detta beror på att dess intäkter bara tas upp när skulder förfaller till betalning. De främsta skulderna gäller personalens pensioner (32 miljoner euro) och krav på EUGFJ:s garantisektion (47 miljoner euro). I avsaknad av internationella normer för presentation av medlemsstaternas skulder i detta avseende, kommer kontona att avslutas enligt revisionsrättens synpunkter.

In- och utlåning

Åtgärder avseende in- och utlåningsverksamhet, som ligger utanför kommissionens budget, registrerades tidigare i GD Ekonomi och finans IT-system Globus. Under 2005 överfördes dessa uppgifter till kommissionens centrala system (SAP/CFM och FM). Vissa finansiella instrument matades in i det nya systemet i juli och de återstående överfördes i november 2005. Rapporteringsfunktionerna håller på att avslutas. En uppgradering av det centrala IT-systemet kommer att krävas innan det kan göra redovisningar som helt överensstämmer med internationella normer. Denna uppgradering är planerad till det andra kvartalet 2006.

Fortbildning

Under 2005 var de främsta framstegen på området följande:

- Slutförandet av den intensiva ABAC-fortbildningen som omfattade över 7 000 fortbildningsplatser mellan oktober 2004 och juni 2005.

- En progressiv uppdatering av kurserna i användningen av ABAC för att hålla jämna steg med systemets utveckling och förbättra kursernas kvalitet. Andelen nöjda deltagare i ABAC-kurserna steg från 79 % 2004 till 90 % 2005. För att tillgodose generaldirektoratens efterfrågan lanserades en ny integrerad kurs som omfattar alla grundläggande aspekter av hur transaktioner genomförs inom såväl SI2 (som gradvis håller på att fasas ut) som ABAC. Särskilda genomgångar för utanordnare hölls under första kvartalet.

- Fortsatt genomförande av ABAC- och SI2-kurser efter genomförandet av intensivkursplanen och kurserna i redovisning inom offentlig förvaltning och företag, fastän kursmaterialet och dokumentation inte alltid höll jämna steg med förändringarna i systemen.

Under 2006 kommer de huvudsakliga uppgifterna att vara följande:

- Fortsatt genomförande och uppdatering av kurser med en starkare inriktning på valet av rätt kontokod, eftersom det verkar vara ett problem inom vissa generaldirektorat.

- Fortbildning för personalen vid delegationer och representationer.

- Förberedelser för fortbildning för personal inom andra organ och institutioner än de som har valt att anta ABAC.

Konsolidering

En konsolideringshandbok och ett rapporteringspaket har förberetts och skickats ut till alla institutioner och organ. Ett nytt verktyg för IT-konsolidering (SAP ECCS) utvecklades och testades i november med hjälp av det rapporteringspaket som inkommit från femton deltagande institutioner och organ. Institutionerna och organen hade förberett sina egna ingående balansräkningar och överlämnat dem till kommissionens räkenskapsförare för kontroll av överensstämmelse och konsolidering. Institutionernas och organens preliminära redovisningar konsoliderades med hjälp av det nya verktyget.

Övergång till nytt budgetår

Från och med juli 2005 har alla generaldirektorat och tjänster som samarbetar med GD Budget lyckats korta av den period då de finansiella transaktionerna avbryts p.g.a. övergången till ett nytt budgetår till några få dagar. Övergångsperioden minskades med mer än tre veckor jämfört med den vanliga tidsåtgången (tabell 2). Denna framgång beror inte enbart på ABAC-projektet utan också på bättre samordning mellan de tretton enheterna och fem direktoraten inom GD Budget samt på användningen av uppgifter från det preliminära budgetförslaget som en grund för de första överläggningarna mellan tjänsterna om de interna reglerna för 2006 som skall gälla från september 2005. Dessa preliminära uppgifter uppdaterades så snart budgeten hade antagits.

TABELL 2: JÄMFÖRELSE MELLAN ÖPPNINGEN AV BUDGETÅREN 2006 OCH 2005

Kontering | 2005/2006 | 2004/2005 |

Öppning av den planerade miljön (*) | 15.11 | 19.11 |

Inskrivning av beslutade anslag som möjliggör nya åtaganden och därmed sammanhängande utbetalningar | 21.12 (**) | 10.1 |

Överföring av utestående förhandsåtaganden som möjliggör utbetalning av dessa åtaganden: |

– körning 1 | 5.1 -- 9.1 | 31.1 -- 1.2 |

– körning 2 (***) | 20.1 -- 22.1 | 18.2 |

– körning 2 a (***) | 24.1 | Ej tillämplig |

– körning 3 (***) | 3.2 | 28.2 |

Återstående anslag, allmän körning | 6.1 -- 9.1 | 3.2 |

Intäktskörning | 16.1 -- 17.1 | 15.2 |

(*) Datumet 15 november är fastställt i artiklarna 178.1 och 150.3 i budgetförordningen. |

(**) Utbetalningarna godkänns inte förrän den 1 januari, med undantag för dem som är tillåtna enligt artiklarna 178.2 i budgetförordningen. (***) Ytterligare körningar gäller generaldirektorat som inte har gjort det nödvändiga förberedelsearbetet i tid inför föregående körning. |

Kontroller och validering av lokala system

Kommunikations- och redovisningskvalitet

Generaldirektoratens medverkan och kommunikationen med dem i redovisningsfrågor fortsatte under hela 2005 i form av möten med redovisningsnätverk och budgetrapportörer. För att göra redovisningarna tillförlitligare utförde räkenskapsförarens enhet kontroller under 2005 för att bedöma kvalitet på de nya redovisningsuppgifterna. Alla felaktigheter och inkonsekvenser rapporterades till berörda tjänster. Ekonomistyrningen inom generaldirektoraten utvecklades och flera möten hölls med räkenskapsrapportörerna.

Arbetet kommer att fortsätta med att förbättra redovisningskontrollen samt att förtydliga roller och ansvar i syfte att höja kvaliteten på redovisningsuppgifterna.

Validering av lokala system

Vad gäller uppgifternas kvalitet kommer det moderniserade redovisningssystemet att vara beroende av att de många användarna av det centrala IT-systemet (ungefär 7000 förväntas) gör en exakt och fullständig inmatning av uppgifter. I de menyer som utvecklats för användarna kommer hjälp att ges steg för steg för att minimera risken för fel. Uppgifternas kvalitet kommer dock även att bero på de kontroller som utförs av varje delegerad utanordnare. GD Budgets åtta personer starka valideringsgrupp har följt ett program för utförliga kontroller av system som införts av utanordnarna för att tillhandahålla eller motivera redovisningsinformation i enlighet med artikel 61.1 a) i budgetförordningen. Dessa kontroller börjar med de system som anses utgöra de största riskerna.

Generaldirektoratets systemvalideringsgrupp har avslutat det arbete som planerats för år 2005. Den lägesrapport som lades fram i juli 2005 visar att det allmänna läget inom de 27 generaldirektoraten är tillfredsställande. I slutrapporten, som antog den 28 februari 2006, beskrivs de framsteg som gjorts inom samtliga generaldirektorat, men det finns fortfarande avsevärda problem med systemen inom två av generaldirektoraten (EuropeAid och Europeiska samarbetsorganet) som gjort att räkenskapsföraren avbröt valideringen av deras system till dess att förbättringarna fullföljts. Dessutom kan systemen för registrering av förskottskontona inte valideras förrän arbetet med ABAC för delegationerna är avslutat (se punkt 7 nedan).

IT-utveckling med avseende på den allmänna budgeten

ABAC-modulerna förbättrades stegvis genom nya versioner i april, juni och november 2005 samt i mars 2006. Räkningar, utbetalningar och validerade underlag kan nu registreras i webbstödda program. Insatserna för att höja säkerhetsspärrarna för tillgång till det centrala redovisningssystemet (SAP) fortsatte och ny begränsad tillgång för IT-personal infördes i februari 2006. ABAC-systemet fungerade i stort sett väl, men vissa förseningar i genomförandet av IT-utvecklingsprogrammet ledde till att tjänstegrenarna inte kunde genomföra vissa förändringar i redovisningen.

Den första etappen i förbättringen av återkravsförfarandet var slutförd i mitten av december. Enligt planerna skall den andra etappen vara slutförd i slutet av september 2006.

Arbete med Gemensamma forskningscentrets projekt för att använda programmen SAP-PS och CATS (arbetsschema) för att tillgodose dess behov av detaljerad budgetering och redovisning för forskningsprojekt. Projektet genomfördes i tid inför budgetåret 2006.

En genomförbarhetsstudie som gjordes 2005 visade att den nya versionen av SAP FM-modulen, Budget Control System (”Budgetkontrollsystem”), kunde användas för att ersätta den version som f.n. används inom den centrala budgetförvaltningen och att den kunde inbegripa de lokala budgetposter som krävdes för att förse avdelningarna med ett mer ingående system för förvaltning av deras budgetar. Dessa lokala budgetposter förvaltas f.n. inom ramen för Si2. Införandet av budgetkontrollsystemet förväntas nu till slutat av 2006.

Nödvändiga framsteg för att fullfölja integreringen av IT-filer och redovisningsposter i arbetet med utvecklingen av ett nytt enskilt datoriserat redovisningssystem begränsades till idéstadiet.

ABAC-kontrakten 2005 gällde tillhandahållande av funktioner som efterfrågades av användargruppen och att fullfölja utplaceringen av systemet i alla generaldirektorat. Alla kontrakt över 13 800 euro som undertecknats sedan januari 2005 skall registreras i ABAC för kontrakt. I slutet av mars 2006 hade omkring 57 000 kontrakt till ett totalt värde på mer än 7,7 miljarder euro registrerats i programmet.

De huvudsakliga posterna inom 2005 för ABAC för fasta tillgångar gällde följande områden:

- Insatserna för att utveckla periodiserad redovisning samt förbättrad integration och överensstämmelse med andra ABAC-program för att göra uppgifterna mer samstämmiga inom ABAC avslutades.

- Arbetet med att byta ut tidigare system avslutades.

- En pilotetapp inom utvecklingen av program för delegationer och representationer avslutades.

Kommissionen fortsatte att höja säkerhetskraven för att få tillgång till systemet och att garantera samordning av de redovisningsuppgifter som systemet innehåller ( Bilaga II ).

Andra institutioners och organs genomförande av ABAC-systemet

FLERA OBEROENDE ORGAN OCH MINDRE INSTITUTIONER ANVÄNDER EN VERSION AV KOMMISSIONENS SI2- SYSTEM FÖR SINA BUDGETREDOVISNINGAR. KOMMISSIONEN HAR GODKÄNT ANVÄNDNING AV SI2 UNDER 2006 OCH ATT GÖRA ALLA ABAC-MODULER TILLGÄNGLIGA FÖR DE ENHETER SOM ÖNSKAR ANVÄNDA DEM.

Ett antal organ (två verkställande och nio traditionella) och två kommittéer (Ekonomiska och social kommittén samt Regionkommittén) har officiellt begärt att få använda ABAC. Under 2006 kommer fem organ att börja provanvända ABAC, resten under 2007 och 2008.

För vart och ett av organen inrättas en specifik finansstyrnings- och redovisningsmiljö i ABAC. De enskilda räkenskapsförarna förblir ansvariga för sina redovisningar och utbetalningskörningar.

ABAC FÖR DELEGATIONERNA

GD Budget, GD Yttre förbindelser och GD Informationsteknik har fastlagt metoder för att i ABAC införliva delegationernas transaktioner som f.n. genomförs via förskottskontona och registreras i det oberoende systemet RAI-web. Deras register över fasta tillgångar kommer att förvaltas inom ABAC för fasta tillgångar. Detta projekt kommer att kräva anpassningar till berörda ABAC-moduler samt utveckling och komplettering av webb-stödda program. Spridningen till delegationerna är planerad till 2006 har påbörjats, men länkarna till SAP kommer inte upprättas förrän 2007. I möjligaste mån kommer spridningen till delegationerna att samordnas med spridningen av ABAC för Europeiska utvecklingsfonden (se punkt 8 nedan).

Europeiska utvecklingsfonden

Europeiska utvecklingsfondens (EUF) redovisningar, som ligger utanför den allmänna budgeten, måste också moderniseras, vilket emellertid kommer att ske separat.

Moderniseringen av EUF omfattar förberedelsen av en uppdaterad kontoplan och formulering av nya redovisningsregler i enlighet med kraven på periodiserad redovisning. Moderniseringsprojektet innebär också att OLAS, EUF:s befintliga IT-system, måste bytas ut. OLAS kommer att ersättas med en kombination av ABAC och EuropeAids lokala IT-system CRIS. Både ABAC och CRIS används redan för att göra revision på den allmänna budgeten och de är f.n. på väg att anpassas efter EUF:s specifika krav.

Projektet ABAC för Europeiska utvecklingsfonden gjorde tydliga framsteg under 2005. En ny kontoplan och nya redovisningsmetoder utarbetades och godkändes av räkenskapsföraren. I samarbete med EuropeAid gjordes också en analys för att fastställa hur ABAC och CRIS behöver utvecklas. Dessa utvecklingsinsatser på IT-området är på väg och planeras nu att sättas i verket i januari 2008. Fortbildningen av framtida användare inom de 46 AVS för delegationerna kvarstår som en utmaning.

Det är viktigt att betona att fastän de nya IT-verktygen ännu inte är färdigutvecklade, gjordes EUF:s årsredovisningar för 2005 ändå i enlighet med principerna för periodiserad redovisning. För att garantera jämförbarheten mellan uppgifterna i årsredovisningen har EUF:s räkenskapsförare dessutom räknat om de ingående finansieringsöversikterna för budgetåret 2005 på grundval av principen om periodiserad redovisning. Redovisningsuppgifterna i det nuvarande datoriserade redovisningssystemet (OLAS) har anpassats där så krävs för att systemet skall kunna tillhandahålla uppgifter som är förenliga med principen om periodiserad redovisning. EUF:s räkenskapsförare gjorde också nödvändiga korrigeringar av de kontantbaserade uppgifterna grundade på kompletterande information som lämnats av utanordnaren.

Framtida utveckling

Åtgärdsplanen har uppdaterats för 2006 och förlängts till 2007 (se bilaga). I slutet av 2006 bör det kompletta datoriserade ABAC-systemet vara på plats. Ytterligare utveckling av IT-systemen kommer huvudsakligen att gälla ökad användarvänlighet och en förbättring av ekonomistyrningsfunktionerna samt för att uppnå det långsiktiga målet med en fördjupad integration av lokala system och tillhandahållande av nya verktyg för användarstöd och ekonomistyrning. Vad gäller redovisningssystemet kommer arbetet att inriktas på att definiera vilka roller och vilket ansvar som åligger aktörerna inom de finansiella förfarandena, för att på så sätt höja redovisningsuppgifternas och förvaltningsrapporternas kvalitet, samt för att övervaka att de delegerade utanordnarna följder valideringskriterierna för de lokala systemen.

Slutsats

Övergången till ett nytt redovisningssystem inom Europeiska kommissionen skedde inom den utsatta tidsfristen, dvs. den 1 januari 2005; kommissionen har i sina allmänna räkenskaper övergått från redovisning enligt kontantmetoden till periodiserad redovisning och kommissionen uppfyller nu i alla viktiga hänseende internationellt godkända redovisningsnormer. De första definitiva resultaten av det nya systemet testades och dokumenterades när kommissionens räkenskapsförare förberedde de preliminära redovisningarna inom utsatt tid den 31 mars. Kommissionen har alltså uppnått målet att övergå till periodiserad redovisning inom en mycket ambitiös tidsram. Detta mål hade inte kunnat uppnås utan engagemang och konstruktivt samarbete från kommissionens tjänstegrenar.

Fastän övergången hittills har förvaltats väl och övergripande test har genomförts, uppdagades problem vid verifieringen av de lokala systemen i slutet av 2005 med tre enskilda system. Rapporten om generaldirektoratens lokala system innehöll också rekommendationer om förbättrade kontroller av redovisningsuppgifterna, bättre insikter i vilka kontokoder som skall användas, bättre fortbildning i redovisning och det byte av redovisningskultur som följer av det nya systemet. Under 2005 hade kommissionens tjänstegrenar dessutom avsevärd press på sig att utföra nya komplicerade uppgifter på kort tid. Arbetet med att förbättra kontrollen av överensstämmelsen inom redovisningssystemet kommer med all säkerhet att pågå till godkännandet av de slutliga sammanställda redovisningarna den 31 juli 2006.

Vad gäller de tre lokala system som inte kunde valideras förväntas två vara förenliga med systemet i slutet av 2006 (EuropeAid och GD Yttre förbindelser). Utvecklingen av ett system för att ersätta det tredje systemet (EAC) har försenats, så det berörda generaldirektoratet måste försäkra att det befintliga systemet kan förbättras innan avslutningen av budgetåret 2006.

Kommissionen försöker lösa frågan med bristen på kvalificerad redovisningspersonal genom att anordna specialiserade externa uttagningsprov för att locka till sig kandidater med lämplig utbildning och erfarenhet. Den kommer också att öka antalet fortbildningskurser för befintlig personal.

Den utveckling av IT-systemen som är nödvändig för att införliva Europeiska utvecklingsfonden, delegationernas förskottskonton och organen i ABAC-systemet bör vara slutförd i mitten av 2006 och därefter kommer kommissionen att koncentrera insatserna på att fullfölja integreringen av det centrala IT-systemet och att förbättra säkerhetskontrollerna.

Syftet med projektet är att på lång sikt förse förvaltningen för varje avdelning med mer tillförlitlig och fullständig information om de tillgångar och skulder för vilka den ansvarar och om dess finansiella relationer med leverantörerna, och, på mellanlång sikt, om det finansiella genomförandet av fleråriga program och projekt.

Kommissionen bör kunna använda sina erfarenheter av problemen och förseningarna under det första året med periodiserad redovisning för att höja kvaliteten på den finansiella informationen och förbättra efterlevnaden av tidsfristerna i kommande års redovisningsarbete.

Annex 1

| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC FED Developments | | Mod Tests | | | | | | | | | | Training & Int. tests | |Post-Impl. Support | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Delegations Developments | | ABAC Delegations Migration | | Deleg Post Impl support | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Tests | |Corrections | |Roll-out without SAP link | |Complete Roll-Out | | Data upload in SAP | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Assets for delegations development & PRESS | | | | Migration & Roll-Out | | Post Implementat. | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Training | | | | | | Training | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Integrat. ABAC Assets / Invoice | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Assets vs SAP gap analysis | | Assets to SAP migration? | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Guaranties | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Specs | |Dev. | |Test & Prod. | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Web Commitments | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Systems Screen Coherence | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |v | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Integrat. ABAC Contract and Workflow? | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Income BPR | | Web Income Development | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Ongoing review of Security and Workflow specifications | | Development of enhanced Security and Workflows as specified in the previous phase | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Corrections Developments | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |C | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Inbox | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Systems Db Coherence | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Specs | | FEL Split/Merge | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |C | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Expert Screens: SAP/Dev? | |DG Expert Screens Development | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Si2 impact analysis | | BCS Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | PS re-assessment | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Dunning Phase 2 Technical BP | | Dunning Phase 2 Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Support R3 for Close & Consolidation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC PS post-Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC ECFIN Follow UP R3 & C2 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | SAP and SAP CFM Upgrade + Test | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Weblogic Upgrade | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Oracle Upgrade | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Archiving FM | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Arch. FI | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Arch. FI | | | | | | Archiving ABAC Workflow | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Performance Improvement | | Performance Improvement based on the Data Model | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |DRP | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Data Dictionary and Model | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Single Data Warehouse | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Budget Reporting Review | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Internal Accounting Control | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Acc. Correspondant R&R | |Acc. Budg R&R | |Procedures Documentation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Consolidation: Intragroup Procedure / Reconciliation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Accounting Reporting BUDG C / DGs | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Company Codes, CoA & Object Codes: HB Accounting, Security, Accounting Impact Analysis and Maintenance | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Accounting Follow up, DGs awareness & Training | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Acc. Manual new Web Site solution | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Provisional Closing | | | | Final Closing | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Accounting is the main impact | | | |ABAC impacted | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |USM and DwH | | | | | | | |ABAC-Assets impacted | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Performance impacted | | | | | |FED Functional | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |

ANNEX II SYSTEM SECURITY AND SYNCHRONISATION

1. System Security.

Following the formalisation of the Security Policy for SINCOM2 in 2003 and taking account of the recommendations of various audits, an action plan was established the same year to reinforce security within the central accounting system.

The implementation of this action plan was continued in 2005, in particular regarding the revision of access in the accounting system, SAP, aiming to guarantee the segregation of functions, concerning in particular the management of the Treasury banking reconciliations, and to control the IT experts' accesses. Due to new emerging priorities (accesses to new modules of SAP and new users of other modules, including the more extensive use of SAP by other DGs), the revisions were not effective until February 2006.

In order to investigate and resolve dysfunctions in the system with the greatest effectiveness, a broad access (emergency profile) was kept in the system but will be activated only for a limited period necessary for the resolution of the problem. In these cases, the procedure of approval, monitoring and reporting of the interventions will ensure an effective control of the actions taken by the user of this "broad" access. A rigorous monitoring of system security was in place in 2005 and no major errors were found.

During 2005, an analysis was also launched for the complete recasting of security in ABAC Workflow, including the setting up of a workflow for subdelegations. A new, integrated ABAC disaster recovery plan was successfully tested in March 2006.

There remain two actions to be completed in 2006 concerning security:

- completion of the revision of the SAP accesses in DG Budget (e.g. by budgetary rapporteurs)

- the revision of the security module in ABAC Workflow, including the creation of an electronic workflow for subdelegations.

2. Quality of the system.

An important activity in 2005 concerned the identification of errors in the system and their correction. Checks on the datawarehouse, on a daily basis and at the end of the year, ensured the consistency of the budgetary data between Si2 and SAP at the level of each individual transaction. Changes in the system improved this consistency (for example in the treatment of the exchange rates). Three "system change requests" implemented in 2005 had a significant impact in the daily consistency of the system. Reconciliation reports for 2004 were presented to the Directorates-General to check the consistency of the budgetary data in the accounting annexes of the RAA with those encoded in Si2. In 2005, a major project was launched concerning the creation of a data model and its data dictionary for ABAC.

[1] Kommissionen har lagt fram lägesrapporter varje halvår t.o.m. den 31 maj 2005.