52003TA1230(10)

Rapport

om årsredovisningen för Europeiskt centrum för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk för budgetåret 2002 samt centrumets svar

(2003/C 319/10)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till Europaparlamentet och rådet i enlighet med artikel 185.2 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för centrumet för det budgetår som avslutades den 31 december 2002. I enlighet med artikel 11.8 i rådets förordning (EEG) nr 302/93(2) har budgeten genomförts under direktörens ansvar. I detta ansvar ingår det att upprätta och lägga fram årsredovisningen(3) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna som antagits enligt artikel 11.12 i rådets förordning (EEG) nr 302/93, ändrad genom artikel 1 i rådets förordning (EG) nr 3294/94(4). Enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall revisionsrätten granska dessa räkenskaper.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed och till de särskilda förhållandena inom gemenskapen. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsåtgärder som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Granskningen har gett revisionsrätten en tillräcklig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som avslutades den 31 december 2002 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

5. Utan att det påverkar uttalandet ovan vill dock revisionsrätten att myndigheten för beviljande av ansvarsfrihet uppmärksammar de omständigheter som beskrivs i punkterna 8, 9, 12 och särskilt i punkt 13.

IAKTTAGELSER

Inledning

6. Europeiskt centrum för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk inrättades genom rådets förordning (EEG) nr 302/93 av den 8 februari 1993. Centrumets huvuduppgift består i att sammanställa och sprida "objektiv, tillförlitlig och jämförbar information" om narkotika och narkotikamissbruk i Europa. För detta ändamål har centrumet bildat ett nätverk av nationella centra. Dessutom samarbetar det med olika internationella organisationer som verkar på samma område.

Budgetgenomförande

7. Utnyttjandet av anslag för budgetåret 2002 och överförda anslag från det föregående budgetåret visas i tabell 1(5).

8. Centrumet har inte beaktat budgetförordningens bestämmelser avseende anslagsöverföringar(6). De förslag till åtaganden som lades fram i december 2001 för ett belopp av 308300 euro motiverades först under påföljande år.

9. När det gäller icke automatiska överföringar på 212400 euro är det beslut som styrelsen fattade i slutet av budgetåret oriktigt(7). Dessa överföringar avsåg outnyttjade anslag för avdelningarna I och II som felaktigt överfördes till avdelning III för att de skulle överföras till nästa budgetår(8).

Årsredovisning

10. Den inkomst- och utgiftsredovisning och balansräkning som centrumet offentliggör för budgetåret 2002 återges i sammanfattning i tabellerna 2 och 3.

11. Inventarieförteckningen bör föras på ett striktare sätt. Det har inte gjorts någon fysisk inventering under de senaste åren. De artiklar som förekommer i inventarieförteckningarna, som för övrigt inte är uttömmande, har varken identifierats eller lokaliserats. Dessutom har det inte gjorts någon utrangering av artiklar som tagits ur bruk.

De underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet

12. Som en följd av ett beslut av den 18 april 2002 har direktören gett tre utanordnare som är ansvariga för Phare-projektet tillåtelse att underteckna checker och banktransaktioner. Att ge en sådan tillåtelse, som ger utanordnaren en räkenskapsförares befogenheter, strider mot principen om åtskillnad mellan funktioner(9).

Personalförvaltning

13. Revisionsrätten har redan haft anledning att uppmärksamma centrumet på att det är nödvändigt att göra systemet för personalförvaltning mer strikt(10). De kontroller som utfördes under 2002 visade att det fortfarande finns anomalier som till exempel att de i handlingar saknas viktiga underlag vilket gör att det inte går att bedöma huruvida de ekonomiska rättigheter som beviljas berörda anställda är berättigade. Samma sak gäller för urvalsförfarandena: otydliga yttranden, ofullständiga protokoll från urvalskommittéerna, bedömningskriterier för de sökande som inte har fastställts på förhand, med mera. Till exempel har anordnandet och genomförandet av ett internt prov, som skulle ge vissa anställda på centrumet permanent tjänstemannastatus, kännetecknats av olika oegentligheter, särskilt när det gäller vissa sökandes behörighet eller också juryns sammansättning. Allvaret i de anomalier som konstaterats har föranlett kommissionen att göra invändningar till centrumet mot vissa delar av de tillämpade förfarandena.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 23 oktober 2003.

För revisionsrätten

Juan Manuel Fabra Vallés

Ordförande

(1) EGT L 248, 16.9.2002, s. 1.

(2) EGT L 36, 12.2.1993.

(3) Som föreskrivs i artikel 82 i kommissionens förordning (EG) nr 2343/2002 har räkenskaperna för centrumets samtliga slutliga inkomster och utgifter för budgetåret 2002 upprättats den 15 september 2003 och överlämnats till revisionsrätten. Revisionsrätten mottog räkenskaperna den 19 september 2003. En sammanfattning av årsredovisningen finns i tabellerna som bifogas denna rapport.

(4) EGT L 341, 30.12.1994, s. 7.

(5) Siffrorna har avrundats, vilket kan ge upphov till skillnader i totalbeloppen.

(6) Artikel 6.1 a i centrumets budgetförordning.

(7) Artikel 6.2 i centrumets budgetförordning.

(8) Enligt centrumets budgetförordning (artikel 21) får överföringar endast göras mellan kapitel.

(9) Artikel 16 i centrumets budgetförordning.

(10) Se punkterna 16-34 i årsrapporten för budgetåret 2000 (EGT C 372, 28.12.2000, s. 64).

Tabell 1

Europeiskt centrum för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk - Budgetgenomförande för budgetåret 2002Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från centrumet. Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som centrumet lagt fram i sin årsredovisning.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Europeiskt centrum för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk - Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 2002 och 2001((I sin redovisning har centrumet inkluderat i inkomster och utgifter utnyttjandet av tilldelade medel som inte användes under 2001.))

>Plats för tabell>

Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från centrumet.

Tabell 3

Europeiskt centrum för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk - Balansräkning per den 31 december 2002 och den 31 december 2001Anm.:

Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar.

Källa:

Uppgifter från centrumet. Dessa tabeller redgör i sammanfattning för de uppgifter som centrumet framlagt i sin årsredovisning.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Centrumets svar

8. Centrumet medger att de automatiska överföringarna måste minimeras så att principen om budgetens ettårighet bättre iakttas. De ansträngningar som centrumet gjort i detta hänseende bidrog till att man i slutet av 2002 kunde minska de automatiska överföringarna i förhållande till föregående budgetår.

9. Det beslut som styrelsen tog var avsett att tillmötesgå det behov som uppkom i slutet av budgetåret, nämligen att garantera finansieringen av en tillfällig lösning på fastighetsfrågan i väntan på att en definitiv lösning kunde godkännas.

11. Betydande insatser har redan gjorts för att förbättra systemet för inventering. Från och med 2003 har värdet på anläggningstillgångarna, så som det införts på tillgångssidan i centrumets balansräkning, kunnat stämmas av i programvaran för inventarieförvaltning (ELS). Fortsatta insatser skall göras för att förbättra systemet. En fysisk inventering kommer att verkställas före utgången av 2003.

Den 12 maj 2003 beslöt centrumet att avskriva föråldrad IT-utrustning till ett värde av totalt 226959 euro (anskaffningsvärde).

12. Detta förfarande medgavs undantagsvis för detta specifika projekt. Åtgärder har vidtagits för att rätta till situationen.

13. Centrumet kommer att göra en noggrann undersökning av de problem som revisionsrätten konstaterat och kommer alltid, när så är nödvändigt, att vidta lämpliga åtgärder för att se till att handlingarna är fullständiga. Vad beträffar rekryteringen av tillfälligt anställda är centrumets uttagningsförfaranden i överensstämmelse med bestämmelserna i bilaga III i tjänsteföreskrifterna (Förfarande vid uttagningsprov). När det gäller uttagningsproven för fast anställning - och med hänsyn tagen till de tillämpliga förfarandenas komplicerade art, samt bristen på personal med kunskaper på detta område i en inrättning av centrumets storlek - har fel uppstått trots de försiktighetsåtgärder som vidtagits; bland annat har företrädare från kommissionen deltagit för att fastställa och genomföra förfarandet. Med anledning av de grundliga kontroller som bland annat gjorts av kommissionens specialavdelningar, understryker centrumet att de brister som påträffats i grund och botten inte ansetts vara av sådan art att korrektheten vad beträffar förfarandet och resultaten behövt ifrågasättas. Centrumet skall fortsätta sina ansträngningar för att följa principerna för anställningsförfaranden ännu bättre, och samtidigt utnyttja EPSO:s tjänster på ett så systematiskt sätt som möjligt.