(1)

eu-Lisa bedriver sin verksamhet i enlighet med förordning (EU) 2018/1726.

(2)

eu-Lisa har befogenhet att utföra administrativa utredningar, förfaranden som föregår disciplinära förfaranden, disciplinära förfaranden och avstängningsförfaranden i enlighet med tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i Europeiska unionen och anställningsvillkor för övriga anställda i Europeiska unionen, som fastställs i rådets förordning (EEG, Euratom, EKSG) nr 259/68 (4) (nedan kallade tjänsteföreskrifterna), och i enlighet med beslut nr 2014-080 av den 28 januari 2015 av styrelsen för eu-Lisa om antagande av genomförandebestämmelser för tjänsteföreskrifterna för utförandet av administrativa utredningar och disciplinära förfaranden. Vid behov anmäler Europeiska ombudsmannen också ärenden till Olaf.

(3)

eu-Lisas personal är skyldig att rapportera potentiellt olaglig verksamhet, inklusive bedrägeri och korruption, som kan skada unionens intressen. Personalen är även skyldig att rapportera uppträdande i tjänsten som kan innebära ett allvarligt avsteg från skyldigheterna för unionens tjänstemän. Detta regleras i eu-Lisas beslut om interna bestämmelser om visselblåsning av den 26 juni 2018.

(4)

eu-Lisa har antagit en policy för att förebygga och hantera faktiska eller eventuella fall av mobbning och sexuella trakasserier på arbetsplatsen, såsom föreskrivs i styrelsens beslut nr 2018-174 av den 6 december 2018 om eu-Lisas policy om skydd av enskildas värdighet och förebyggande av mobbning och sexuella trakasserier, genom vilket genomförandebestämmelser antas i enlighet med tjänsteföreskrifterna. I beslutet fastställs ett informellt förfarande där den som påstår sig ha utsatts för trakasserierna kan kontakta eu-Lisas konfidentiella rådgivare.

(5)

eu-Lisa kan också utreda potentiella överträdelser av säkerhetsbestämmelserna för skydd av säkerhetsskyddsklassificerade EU-uppgifter på grundval av sitt beslut nr 2019-273 av den 20 november 2019 om ändring av eu-Lisas säkerhetsbestämmelser för skydd av säkerhetsskyddsklassificerade EU-uppgifter.

(6)

eu-Lisas verksamhet är föremål för både interna och externa revisioner.

(7)

I samband med sådana administrativa utredningar, revisioner och undersökningar samarbetar eu-Lisa med unionens andra institutioner, organ och byråer.

(8)

eu-Lisa kan samarbeta med tredjeländers nationella myndigheter och internationella organisationer, i enlighet med bestämmelserna i artikel 43 förordning (EU) 2018/1726.

(9)

eu-Lisa kan även samarbeta med medlemsstaternas offentliga myndigheter, på deras begäran eller på eget initiativ.

(10)

eu-Lisa ingriper i mål vid Europeiska unionens domstol när eu-Lisa antingen hänskjuter en fråga till domstolen, försvarar ett beslut som eu-Lisa har fattat och som har överklagats till domstolen eller intervenerar i ärenden som är relevanta för dess arbetsuppgifter. I samband med detta kan eu-Lisa behöva säkerställa konfidentialiteten för personuppgifter som finns i handlingar från parterna eller intervenienterna.

(11)

För att utföra sina arbetsuppgifter samlar eu-Lisa in och behandlar information och flera olika kategorier av personuppgifter, inbegripet personidentifieringsuppgifter från fysiska personer, kontaktuppgifter, yrkesroller och -uppgifter, information om privat och yrkesmässig etik och prestation samt finansiella uppgifter. eu-Lisa fungerar som personuppgiftsansvarig.

(12)

Enligt förordning (EU) 2018/1725 ska eu-Lisa därför tillhandahålla de registrerade information om denna behandling och respektera deras rättigheter som registrerade.

(13)

eu-Lisa kan behöva förena dessa rättigheter med syftena med administrativa utredningar, revisioner, undersökningar och domstolsförfaranden. eu-Lisa kan även behöva ställa de registrerades rättigheter mot andra registrerades grundläggande rättigheter och friheter. I detta syfte föreskrivs i artikel 25 i förordning (EU) 2018/1725 en möjlighet för eu-Lisa att, under stränga villkor, begränsa tillämpningen av artiklarna 14–22, 35 och 36 samt artikel 4 i förordning (EU) 2018/1725, i den mån som bestämmelserna motsvarar de rättigheter och skyldigheter som föreskrivs i artiklarna 14–20. Om begränsningar inte föreskrivs i en rättsakt som har antagits på grundval av fördragen är det nödvändigt att anta interna bestämmelser enligt vilka eu-Lisa får begränsa dessa rättigheter.

(14)

eu-Lisa kan exempelvis behöva begränsa sitt tillhandahållande av information om behandling av personuppgifter till en registrerad vid den preliminära bedömningsfasen i en administrativ utredning eller under själva utredningen, före en eventuell avvisning av ärendet eller i ett skede som föregår ett disciplinärt förfarande. Under vissa omständigheter kan ett tillhandahållande av sådan information allvarligt påverka eu-Lisas förmåga att genomföra utredningen på ett effektivt sätt, till exempel när det finns en risk att de berörda personerna förstör bevisning eller påverkar eventuella vittnen innan de kan höras. eu-Lisa kan också behöva skydda vittnens eller andra berörda personers rättigheter och friheter.

(15)

Det kan vara nödvändigt att garantera anonymiteten för ett vittne eller en visselblåsare som har bett om att inte bli identifierad. I ett sådant fall kan eu-Lisa besluta att begränsa åtkomsten vad gäller identitet, uttalanden och andra personuppgifter från sådana personer för att skydda deras rättigheter och friheter.

(16)

Det kan vara nödvändigt att skydda konfidentiella uppgifter om en anställd som har kontaktat eu-Lisas konfidentiella rådgivare inom ramen för ett förfarande beträffande trakasserier. I sådana fall kan eu-Lisa behöva begränsa åtkomsten vad gäller identiteten, uttalanden och andra personuppgifter från det påstådda offret, den påstådda gärningsmannen och andra berörda personer för att skydda rättigheterna och friheterna för alla parter.

(17)

eu-Lisa bör endast tillämpa begränsningar om de respekterar andemeningen i de grundläggande rättigheterna och friheterna och utgör en absolut nödvändig och proportionerlig åtgärd i ett demokratiskt samhälle, och bör förklara de skäl som motiverar begränsningarna.

(18)

Med tillämpning av principen om ansvarsskyldighet är eu-Lisa skyldig att registrera tillämpningen av begränsningar.

(19)

När eu-Lisa behandlar personuppgifter som utbyts med andra organisationer i samband med dess arbetsuppgifter ska byrån samråda med dessa organisationer om potentiella grunder för att införa begränsningar och om huruvida begränsningarna är nödvändiga och proportionerliga, såvida detta inte skulle äventyra eu-Lisas verksamhet.

(20)

Enligt artikel 25.6 i förordning (EU) 2018/1725 ska den personuppgiftsansvarige informera den registrerade om de huvudsakliga skälen till begränsningen och om dennes rätt att lämna in klagomål till Europeiska datatillsynsmannen.

(21)

Enligt artikel 25.8 i förordning (EU) 2018/1725 får eu-Lisa skjuta upp, utelämna eller neka tillhandahållande av information till den registrerade om skälen till begränsningen, om det på något sätt skulle upphäva verkan av begränsningen. eu-Lisa bör bedöma från fall till fall huruvida tillhandahållande av information om en begränsning skulle upphäva dess verkan.

(22)

eu-Lisa ska upphäva begränsningen så snart som de förhållanden som motiverar begränsningen inte längre är tillämpliga och bedöma detta med jämna mellanrum.

(23)

För att garantera maximalt skydd för de registrerades rättigheter och friheter och i enlighet med artikel 44.1 i förordning (EU) 2018/1725, ska eu-Lisas dataskyddsombud rådfrågas i tid om tillämpningen av eventuella begränsningar och kontrollera efterlevnaden av detta beslut.

(24)

I artiklarna 16.5 och 17.4 i förordning (EU) 2018/1725 föreskrivs undantag från registrerades rätt till information och rätt till tillgång. Om dessa undantag är tillämpliga behöver eu-Lisa inte tillämpa en begränsning enligt detta beslut.

(25)

Enligt artikel 35.2 i förordning (EU) 2018/1726 ska styrelsen anta föreskrifter för byråns tillämpning av förordning (EU) 2018/1725, inbegripet de interna bestämmelser som avses i artikel 25.1, 25.3 och 25.4 i förordning (EU) 2018/1725, efter samråd med Europeiska datatillsynsmannen.