1.   Upphovspersonen till nyskapad information ska analysera den för att fastställa vilket elektroniskt system som ska användas för att hantera den, om den ska samlas in och i vilket officiellt arkivsystem den ska bevaras.

2.   Registerposter ska skapas i enlighet med de formella krav som fastställts för den relevanta typen av registerposter.

3.   Kommissionens registerposter ska skapas som elektroniska registerposter och förvaras i dess officiella elektroniska register.

I följande situationer kan dock registerposter skapas på ett annat medium eller lagras på ett annat sätt:

1.   Information i analoga medier som skapas eller tas emot av kommissionen ska systematiskt digitaliseras. De resulterande elektroniska versionerna ska, när de samlas in i ett officiellt elektroniskt arkiv, ersätta motsvarande analoga originalhandlingar, såvida inte en handskriven underskrift krävs enligt en bestämmelse i unionslagstiftningen eller lagstiftningen i den berörda medlemsstaten eller det berörda tredjelandet.

2.   Genomförandebestämmelser som antas i enlighet med artikel 22 ska innehålla förfarandemässiga och tekniska detaljer för digitalisering, tillämpliga undantag och borttagning av analoga inspelningar efter det att de har digitaliserats.

1.   Alla generaldirektorat eller motsvarande avdelningar ska regelbundet se över de typer av uppgifter som skapas eller tas emot inom ramen för deras verksamhet för att fastställa vilka av dessa som ska samlas in i ett officiellt elektroniskt arkiv och, med beaktande av det sammanhang där uppgifterna har tagits fram, organisera hanteringen av dem under hela deras livscykel.

2.   De insamlade registerposterna får inte ändras. De kan tas bort eller ersättas av senare versioner fram till dess att den akt de tillhör har avslutats.

1.   Handlingar ska registreras om de innehåller viktiga uppgifter som inte är kortlivade eller om de kan kräva åtgärder eller uppföljning av kommissionen eller någon av dess avdelningar.

2.   Register ska upprättas för att generera unika identitetsbeteckningar för varje registerpost.

Alla register ska vara anslutna till ett eller fler elektroniska arkiv. Undantag får göras av säkerhetsskäl.

1.   En kvalificerad elektronisk underskrift (14) ska ha likvärdig rättslig verkan som en handskriven underskrift.

2.   Det ska presumeras att de uppgifter som den kvalificerade elektroniska stämpeln (15) är kopplad till är riktiga och har korrekt ursprung.

3.   Det ska presumeras att det datum och den tid som den kvalificerade elektroniska tidsstämplingen (16) anger är korrekta och att de uppgifter som datumet och tiden är kopplade till är riktiga.

4.   Det ska presumeras att uppgifter som sänds och tas emot genom en kvalificerad elektronisk tjänst för rekommenderad leverans (17) äger riktighet, att de har sänts av den identifierade avsändaren, att de har tagits emot av den identifierade adressaten och att det datum och den tidpunkt för avsändandet och mottagandet som anges av den kvalificerade elektroniska tjänsten för rekommenderad leverans är korrekta.

1.   En handling som skapats eller mottagits av kommissionen ska anses uppfylla giltighets- eller tillåtlighetskriterierna om följande villkor är uppfyllda:

2.   En elektronisk version som har skapats genom att en handling som skapats eller mottagits av kommissionen har digitaliserats ska anses uppfylla giltighets- eller tillåtlighetskriterierna om följande villkor är uppfyllda:

Om en undertecknad analog handling inte krävs får en sådan elektronisk version användas för allt informationsutbyte och för alla interna förfaranden inom kommissionen.

3.   Om en bestämmelse i unionslagstiftningen eller nationell lagstiftning kräver ett undertecknat original av en handling, ska en handling som upprättats eller mottagits av kommissionen uppfylla detta krav om handlingen innehåller något av följande:

4.   Om det enligt ett av kommissionens interna förfaranden krävs en underskrift av en person i ansvarig ställning eller tillstånd från en person för ett eller flera steg av förfarandet i fråga, kan detta förfarande hanteras genom datorsystem under förutsättning att varje persons identitet kan styrkas på ett säkert och otvetydigt sätt och att systemet i fråga garanterar att innehållet inte ändras under de olika stegen i förfarandet.

5.   Om ett förfarande inbegriper kommissionen och andra enheter och kräver en underskrift av en person i ansvarig ställning eller tillstånd från en person för ett eller flera steg av förfarandet i fråga, kan detta förfarande hanteras genom datorsystem som uppfyller villkor och tekniska garantier som fastställts genom ömsesidig överenskommelse.

1.   Uppgifter och information ska göras tillgängliga och delas så brett som möjligt inom kommissionen, såvida inte rättsliga skyldigheter kräver att tillgången begränsas.

2.   För att underlätta informationsutbytet ska generaldirektoraten och motsvarande avdelningar se till att deras akter är så allmänt tillgängliga som möjligt med avseende på innehållets känslighet.

1.   Lagring och bevarande ska ske på följande villkor:

2.   Generalsekreteraren ska säkerställa genomförandet av en strategi för digitalt bevarande för att säkerställa långsiktig tillgång till elektroniska register på grundval av de bevarandeförteckningar som avses i artikel 15.1. Strategin ska utarbetas i samarbete med kommissionens historiska arkiv och ska säkerställa att förfaranden, verktyg och resurser finns på plats för att säkerställa registerposternas äkthet, tillförlitlighet och riktighet samt deras tillgänglighet.

1.   Arkiveringstiden för de olika kategorierna av akter och, i vissa fall, registerposter, ska fastställas för hela kommissionen genom rättsliga instrument, såsom den gemensamma bevarandeförteckningen eller en eller flera särskilda bevarandeförteckningar som upprättats på grundval av det organisatoriska sammanhanget, den befintliga lagstiftningen och kommissionens rättsliga skyldigheter.

2.   Generaldirektoraten och motsvarande avdelningar ska regelbundet göra en bedömning av de registerposter och akter som de förvaltar för att bedöma om de ska överföras till kommissionens historiska arkiv enligt artikel 16 eller tas bort.

En uppsättning metadata om registerposter och akter ska dock bevaras i det ursprungliga elektroniska arkivet som bevis på sådana registerposter och akter och överföring eller borttagning av dem.

3.   Säkerhetsskyddsklassificerade EU-uppgifter med sekretessgraden CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL eller högre får inte överföras till kommissionens historiska arkiv.

1.   Följande undantag från de registrerades rättigheter ska tillämpas i enlighet med artikel 25.4 i förordning (EU) 2018/1725, vid behov för att uppfylla arkivändamål i allmänhetens intresse och för att bevara riktigheten i kommissionens historiska arkiv. Detta gäller i synnerhet följande:

2.   Kommissionen ska genomföra lämpliga skyddsåtgärder för att säkerställa efterlevnad av artikel 13 i förordning (EU) 2018/1725. Sådana skyddsåtgärder ska omfatta tekniska och organisatoriska åtgärder, särskilt för att säkerställa respekten för principen om uppgiftsminimering. Skyddsåtgärderna ska omfatta följande:

3.   Kommissionen ska dokumentera skälen till de undantag som tillämpas i enlighet med detta beslut. Registerposter och, i tillämpliga fall, handlingar som rör den faktiska eller rättsliga bakgrunden ska registreras. De ska på begäran ställas till Europeiska datatillsynsmannens förfogande.

4.   Kommissionens dataskyddsombud ska så snart som möjligt underrättas om tillämpningen av undantag från de registrerades rättigheter i enlighet med detta beslut. På begäran ska dataskyddsombudet ges tillgång till de berörda registerposterna och alla handlingar som innehåller bakomliggande faktiska och rättsliga omständigheter.

1.   Kommissionens historiska arkiv ska när så är möjligt ge Europeiska universitetsinstitutet tillgång till digitaliserade kopior av handlingar som förvaltas i analogt format.

2.   Europeiska universitetsinstitutet ska vara den huvudsakliga åtkomstpunkten till de delar av kommissionens historiska arkiv som är öppna för allmänheten.

3.   Kommissionens historiska arkiv ska översända beskrivningar av de deponerade arkiven till Europeiska universitetsinstitutet. I enlighet med internationella standarder och för att underlätta utbytet av metadata kommer kommissionen att främja interoperabilitet mellan sina arkivsystem och Europeiska universitetsinstitutets system.

4.   Europeiska universitetsinstitutet fungerar som personuppgiftsbiträde (23) i enlighet med artikel 3 i förordning (EU) 2018/1725, på instruktion från kommissionen, som fungerar som personuppgiftsansvarig (24) för de personuppgifter som ingår i dess historiska arkiv, vilka deponerats vid Europeiska universitetsinstitutet. Kommissionens historiska arkiv tillhandahåller, på kommissionens vägnar, nödvändiga instruktioner för behandling av de personuppgifter om ingår i de arkiv som kommissionens har deponerat vid Europeiska universitetsinstitutet och övervakar institutets arbete.

5.   Säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter får inte deponeras vid Europeiska universitetsinstitutet.

1.   Alla generaldirektörer eller tjänstegrenschefer ska införa den organisatoriska, administrativa och materiella struktur samt avdela den personal som behövs för att detta beslut och dess tillämpningsföreskrifter ska kunna genomföras på avdelningarna.

2.   Generalsekretariatet ska ansvara för att detta beslut och dess tillämpningsföreskrifter tillämpas.

3.   Generaldirektoratet för informationsteknik ska ansvara för att tillhandahålla den tekniska infrastruktur som krävs för att genomföra detta beslut.

1.   Alla generaldirektörer eller tjänstegrenschefer ska utse en dokumenthanteringsansvarig som ska upprätthålla ett modernt och effektivt system för registerhantering inom sin avdelning och säkerställa samordning inom sin avdelning med generalsekretariatet och kommissionens övriga avdelningar.

2.   Nätverket av dokumenthanteringsansvariga, som leds av generalsekretariatet, ska ha följande uppgifter: