BILAGA

HANDELSKOMMITTÉNS ARBETSORDNING

Artikel 1

Sammansättning och ordförandeskap

1.   Den handelskommitté som inrättas i enlighet med artikel 15.1 frihandelsavtalet mellan Europeiska unionen och dess medlemsstater, å ena sidan, och Republiken Korea, å andra sidan, (nedan kallat avtalet) ska utföra sina uppgifter i enlighet med artikel 15.1 i avtalet och ansvara för den allmänna tillämpningen av avtalet.

2.   Enligt artikel 15.1.1 i avtalet ska handelskommittén bestå av företrädare för EU-parten, å ena sidan, och företrädare för Korea, å andra sidan.

3.   Ordförandeskapet i handelskommittén ska innehas gemensamt av Koreas handelsminister och Europeiska kommissionens ledamot med ansvar för handel. Ordförandena får låta sig företrädas av sina respektive utsedda företrädare i enlighet med artikel 15.1.2 i avtalet.

Artikel 2

Företrädare

1.   En part ska underrätta den andra parten om sin förteckning över ledamöter i handelskommittén. Förteckningen ska förvaltas av handelskommitténs sekretariat.

2.   En ledamot som önskar låta sig företrädas ska underrätta ordförandena i handelskommittén om sin utsedda företrädares namn före det sammanträde där företrädaren ska närvara. Den som utsetts att företräda en av handelskommitténs ledamöter ska utöva alla rättigheter som den ledamoten har.

Artikel 3

Sammanträden

1.   Handelskommittén ska sammanträda en gång per år eller på begäran av en av parterna. Sammanträdena ska växelvis hållas i Bryssel eller Seoul, såvida inte parterna kommer överens om något annat.

2.   Undantagsvis och om båda parter är överens om det, får handelskommitténs sammanträden hållas som video- eller telekonferens.

3.   Varje sammanträde i handelskommittén ska sammankallas av handelskommitténs sekretariat och hållas på en dag och plats som parterna enats om. Kallelsen till sammanträdet ska sändas ut av handelskommitténs sekretariat till ledamöterna i handelskommittén senast 28 dagar före sammanträdet, såvida inte parterna kommer överens om något annat.

Artikel 4

Delegation

Handelskommitténs ledamöter får åtföljas av tjänstemän. Före varje sammanträde ska ordförandena i handelskommittén underrättas om den planerade sammansättningen av de delegationer som kommer att närvara.

Artikel 5

Observatörer

Handelskommittén får besluta att bjuda in observatörer till enstaka sammanträden.

Artikel 6

Sekretariat

De samordnare som parterna har utsett i enlighet med artikel 15.6 i avtalet ska gemensamt tjänstgöra som handelskommitténs sekretariat.

Artikel 7

Handlingar

När handelskommitténs överläggningar grundar sig på skriftliga underlag, ska dess sekretariat numrera och skicka ut sådana dokument som dokument från handelskommittén.

Artikel 8

Korrespondens

1.   Korrespondens till ordförandena i handelskommittén ska sändas till handelskommitténs sekretariat för vidarebefordran till ledamöterna i handelskommittén.

2.   Korrespondens från ordförandena i handelskommittén ska av handelskommitténs sekretariat sändas till mottagarna och ska, när så är lämpligt, numreras och sändas till de övriga ledamöterna i handelskommittén.

Artikel 9

Dagordning för sammanträdena

1.   En preliminär dagordning för varje sammanträde ska upprättas av handelskommitténs sekretariat. Den ska tillsammans med relevanta dokument sändas till ledamöterna i handelskommittén, liksom till ordförandena i handelskommittén, senast 7 dagar före sammanträdet.

2.   Den preliminära dagordningen ska innehålla de punkter som en part, senast 14 dagar före sammanträdets början, begärt att handelskommitténs sekretariat för upp på dagordningen, tillsammans med relevanta dokument.

3.   Handelskommittén ska anta dagordningen i början av varje sammanträde. Andra punkter än de som är uppsatta på den preliminära dagordningen får, om parterna är överens om det, föras upp på dagordningen.

4.   Ordförandena i handelskommittén får efter överenskommelse be experter att delta i kommitténs sammanträden för att informera om särskilda ämnen.

5.   Ordförandena i handelskommittén får efter överenskommelse förkorta de tidsfrister som anges i punkterna 1 och 2 för att ta hänsyn till omständigheterna i ett särskilt fall.

Artikel 10

Protokoll

1.   Ett utkast till protokoll ska utarbetas av handelskommitténs sekretariat, normalt sett senast 21 dagar efter sammanträdets slut.

2.   Protokollet ska som regel sammanfatta varje punkt på dagordningen och, om så är lämpligt, ange

a)	vilka handlingar som lagts fram för handelskommittén,

b)	de uttalanden som en ledamot i handelskommittén har begärt att få inskrivna i protokollet, och

c)	de beslut som antagits, de rekommendationer som utfärdats, de uttalanden som man enats om samt de slutsatser som antagits i särskilda frågor.

3.   Protokollet ska även omfatta en förteckning över de ledamöter i handelskommittén eller de företrädare för dessa som deltagit i sammanträdet och en förteckning över de medlemmar av delegationerna som åtföljt dessa samt en förteckning över eventuella observatörer eller experter som deltagit i sammanträdet.

4.   Protokollet ska godkännas skriftligt av båda parterna inom 28 dagar efter sammanträdet eller inom en annan tidsfrist som parterna har enats om. När protokollet godkänts, ska två exemplar av protokollet undertecknas av handelskommitténs sekretariat, och parterna ska erhålla ett original vardera av dessa autentiska dokument. Kopior av det undertecknade protokollet ska sändas till ledamöterna i handelskommittén.

Artikel 11

Rapporter

Handelskommittén ska rapportera till den gemensamma kommitté som inrättats genom ramavtalet om sin egen och de specialiserade kommittéernas, arbetsgruppernas och andra organs verksamhet vid varje regelbundet sammanträde i gemensamma kommittén i enlighet med artikel 15.1.5 i avtalet.

Artikel 12

Beslut och rekommendationer

1.   Handelskommittén ska anta beslut och rekommendationer i samförstånd mellan parterna enligt artikel 15.4 i avtalet.

2.   Mellan sammanträdena får handelskommittén anta beslut eller rekommendationer genom ett skriftligt förfarande om parterna är överens om det. Det skriftliga förfarandet ska utgöras av en notväxling mellan ordförandena i handelskommittén.

3.   När handelskommittén enligt avtalet bemyndigats att anta beslut eller rekommendationer, ska dessa akter benämnas ”beslut” respektive ”rekommendation”. Handelskommitténs sekretariat ska förse varje beslut eller rekommendation med ett löpnummer, datum för antagandet och en beskrivning av ämnet. I varje beslut ska det anges när beslutet träder i kraft.

4.   De beslut och rekommendationer som antagits av handelskommittén ska bestyrkas genom två autentiska exemplar som ska undertecknas av ordförandena i handelskommittén.

Artikel 13

Offentliggörande och sekretess

1.   Om inte något annat beslutas, ska handelskommitténs sammanträden inte vara offentliga.

2.   Om en part till handelskommittén, de specialiserade kommittéerna, arbetsgrupperna eller andra organ överlämnar uppgifter som betraktas som konfidentiella enligt partens lagar och andra författningar, ska den andra parten, i enlighet med artikel 15.1.7 i avtalet, iaktta sekretess beträffande dessa uppgifter.

3.   Parterna kan besluta att offentliggöra handelskommitténs beslut och rekommendationer i sina respektive officiella kungörelseorgan.

Artikel 14

Kostnader

1.   Vardera parten ska stå för de kostnader den ådrar sig för sitt deltagande i handelskommitténs sammanträden, såväl kostnader för personal, resor och uppehälle som för post och telekommunikationer.

2.   Den part som är värd för ett sammanträde ska stå för kostnaderna för att ordna sammanträdet och för utgifterna för mångfaldigandet av dokument.

Artikel 15

Specialiserade kommittéer och arbetsgrupper

1.   Handelskommittén ska vid fullgörandet av sina uppgifter biträdas av de specialiserade kommittéer och arbetsgrupper som inrättats under ledning av handelskommittén.

2.   Handelskommittén ska underrättas om de kontaktpunkter som utsetts av varje specialiserad kommitté och arbetsgrupp. All korrespondens, alla dokument och meddelanden, inbegripet utväxling av e-post, mellan kontaktpunkterna för de specialiserade kommittéerna och arbetsgrupperna rörande tillämpningen av avtalet ska samtidigt sändas till handelskommitténs sekretariat.

3.   Handelskommittén ska vid varje regelbundet sammanträde ta emot rapporter från de specialiserade kommittéerna och arbetsgrupperna om deras verksamhet.

4.   Var och en av de specialiserade kommittéerna och arbetsgrupperna får anta sin egen arbetsordning, vilken ska rapporteras till handelskommittén.