This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 52014TA1210(38)
Report on the annual accounts of the European Agency for the Operational Management of Large-Scale IT Systems in the Area of Freedom, Security and Justice (eu-LISA) for the financial year 2013, together with the Agency’s replies
Rapport om årsredovisningen för Europeiska byrån för den operativa förvaltningen av stora it-system inom området frihet, säkerhet och rättvisa (eu-LISA) för budgetåret 2013 med byråns svar
Rapport om årsredovisningen för Europeiska byrån för den operativa förvaltningen av stora it-system inom området frihet, säkerhet och rättvisa (eu-LISA) för budgetåret 2013 med byråns svar
EUT C 442, 10.12.2014, p. 326–331
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
10.12.2014 |
SV |
Europeiska unionens officiella tidning |
C 442/326 |
RAPPORT
om årsredovisningen för Europeiska byrån för den operativa förvaltningen av stora it-system inom området frihet, säkerhet och rättvisa (eu-LISA) för budgetåret 2013 med byråns svar
(2014/C 442/38)
INLEDNING
1. |
Europeiska byrån för den operativa förvaltningen av stora it-system inom området frihet, säkerhet och rättvisa (eu-LISA) (nedan kallad byrån) ligger i Tallinn, Strasbourg och Sankt Johann im Pongau (se punkt 18) och inrättades genom Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1077/2011 (1). Byråns huvudfunktion är att sköta den operativa förvaltningen av andra generationen av Schengens informationssystem (SIS II), informationssystemet för viseringar (VIS) och Eurodac (2). |
2. |
Kommissionen beviljade byrån ekonomiskt självbestämmande den 22 maj 2013. Den granskade perioden för budgetåret 2013 löper därför från den 22 maj 2013 till den 31 december 2013. |
INFORMATION TILL STÖD FÖR REVISIONSFÖRKLARINGEN
3. |
I revisionsrättens revisionsmetod ingår analytiska granskningsåtgärder, en direkt granskning av transaktioner och en bedömning av nyckelkontroller i byråns system för övervakning och kontroll. Detta kompletteras (vid behov) med revisionsbevis från andra revisorers arbete och en analys av uttalanden från ledningen. |
REVISIONSFÖRKLARING
Ledningens ansvar
Revisorns ansvar
Uttalande om räkenskapernas tillförlitlighet
Uttalande om lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna
Upplysningar av särskild betydelse för räkenskapernas tillförlitlighet
|
12. |
Kommentarerna nedan påverkar inte revisionsrättens uttalande om räkenskapernas tillförlitlighet eller revisionsrättens uttalande om lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna. Det bör noteras att 2013 var det första året som byrån var ekonomiskt självbestämmande och att införandet av förfaranden och rutiner fortfarande pågår. |
KOMMENTARER OM INTERNKONTROLLER
13. |
Byråns normer för internkontroll höll ännu på att tas fram vid årets slut. De godkändes av styrelsen i juni 2014. |
14. |
De materiella anläggningstillgångarna är inte försäkrade, utom lokalerna i Tallinn som är brandförsäkrade mot flera olika risker. |
KOMMENTARER OM BUDGETFÖRVALTNINGEN
15. |
Enligt förordningen om inrättande av byrån (8) skulle kommissionen ansvara för inrättandet av byrån och dess inledande verksamhet fram till dess att den beviljades ekonomiskt självbestämmande den 22 maj 2013. Överföringen av uppgifter om åtagande- och betalningsbemyndiganden från kommissionen till byrån var en komplex process, och uppgifterna i kommissionens och byråns redovisningssystem stämdes slutligen av mot varandra i juni 2014. Detta påverkade byråns betalningsplanering och upprättandet av dess preliminära räkenskaper. |
16. |
Enligt byråns slutliga räkenskaper var budgetgenomförandet 96 % för åtagandebemyndiganden och 67 % för betalningsbemyndiganden. Beroende på att delar av byråns totala årliga budget verkställdes av kommissionen och på grund av skillnaderna mellan kommissionens och byråns budgetstrukturer kunde inte en mer detaljerad analys per budgetavdelning göras för 2013. |
17. |
Enligt förordningen om inrättande av byrån (9) måste de länder som har åtagit sig att delta i genomförandet, tillämpningen och utvecklingen av Schengenregelverket och Eurodac-relaterade åtgärder bidra till byråns budget. Trots att de länder som deltar i Schengensamarbetet använde de system som förvaltades av byrån 2013, pågick ännu kommissionens förhandlingar. |
ÖVRIGA KOMMENTARER
18. |
Byråns säte är i Tallinn (med 46 tillsatta tjänster) men den operativa verksamheten genomförs i Strasbourg (med 79 tillsatta tjänster) (10). Det är sannolikt att förvaltningen skulle kunna bli ändamålsenligare och att de administrativa kostnaderna skulle kunna minskas om all personal var samlad på en plats. |
19. |
Ett avtal om säte som förtydligar under vilka villkor byrån och dess personal arbetar har ännu inte ingåtts med värdmedlemsstaten Estland, och förhandlingar pågick ännu vid tidpunkten för revisionen. |
Denna rapport antogs av revisionsrättens avdelning IV, med ledamoten Pietro RUSSO som ordförande, vid dess sammanträde i Luxemburg den 16 september 2014.
För revisionsrätten
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
Ordförande
(1) EUT L 286, 1.11.2011, s. 1.
(2) I bilaga II sammanfattas byråns behörighet och verksamhet i informationssyfte.
(3) I årsredovisningen ingår balans- och resultaträkningen, kassaflödesanalysen, sammanställningen av förändringar i nettotillgångarna och en sammanfattning av de viktigaste redovisningsprinciperna och andra förklarande noter.
(4) Här ingår sammanställningen av resultatet av budgetgenomförandet med bilaga.
(5) Artiklarna 39 och 50 i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1271/2013 (EUT L 328, 7.12.2013, s. 42).
(6) De redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare bygger på de internationella redovisningsstandarderna för den offentliga sektorn (Ipsas) som ges ut av Internationella revisorsförbundet IFAC eller, när så är lämpligt, på de internationella redovisningsstandarderna International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS) som ges ut av International Accounting Standards Board (IASB).
(7) Artikel 107 i förordning (EU) nr 1271/2013.
(8) Artikel 32 i förordning (EU) nr 1077/2011.
(9) Artikel 32 i förordning (EU) nr 1077/2011.
(10) Byråns backup-system har inrättats i Sankt Johann im Pongau, där det inte finns någon personal.
BILAGA I
Europeiska byrån för den operativa förvaltningen av stora it-system inom området frihet, säkerhet och rättvisa (Tallinn)
Behörighet och verksamhet
Unionens behörighetsområden enligt fördraget (Artiklarna 74, 77.2 a och b, 78.2 e, 79.2 c, 82.1 d, 85.1, 87.2 a och 88.2 i EUF-fördraget) |
Bidra till inrättandet av ett område med fri rörlighet för personer genom att öka samarbetet i gränsöverskridande frågor, till exempel asyl, invandring, gränskontroll samt civilrättsligt samarbete och polissamarbete. |
||||||||||||||||||
Byråns behörighet (Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1077/2011) |
Med hänvisning till förordning (EU) nr 1077/2011 om inrättande av byrån och utan att det påverkar kommissionens och de respektive medlemsstaternas skyldigheter enligt de lagstiftningsinstrument som reglerar stora it-system, ska byrån säkerställa
|
||||||||||||||||||
Organisation |
|
||||||||||||||||||
Medel till byråns förfogande 2013 |
Slutlig budget (1) 61,35 miljoner euro (åtagandebemyndiganden) 34,38 miljoner euro (betalningsbemyndiganden) Personalstyrka den 31 december 2013 Antal tjänster enligt tjänsteförteckningen:
Tillsatta tjänster:
|
||||||||||||||||||
Produkter och tjänster 2013 |
Produkter och tjänster 2013:
|
||||||||||||||||||
(1) För perioden den 22 maj 2013, när byrån beviljades ekonomiskt självbestämmande, till den 31 december 2013.
Källa: Bilagan har tillhandahållits av byrån.
BYRÅNS SVAR
11. |
Vi instämmer i revisionsrättens kommentar och beaktar den i noterna till balansräkningen, punkt 6.3.1, ”Anläggningstillgångar”, avsnittet ”Fysisk överföring av materiella och immateriella anläggningstillgångar som mottagits från andra enheter som ingår i de konsoliderade räkenskaperna”. |
13. |
Vi instämmer i revisionsrättens kommentar och för att se till att kraven enligt normerna för internkontroll följs fullt ut kommer vi att fortsätta att vidareutveckla de väl fungerande metoder och förfaranden som redan finns på plats. |
14. |
Tekniska specifikationer håller på att utarbetas, upphandling planeras för andra halvåret och målet är att börja genomföra kontraktet under fjärde kvartalet 2014. |
15. |
När Europeiska kommissionen överlät ansvaret för den operativa förvaltningen av systemen till byrån skedde ett intensivt informationsutbyte på arbetsnivå. Kommissionen informerade byrån om följande:
En omfattande uppsättning handlingar som rörde den tekniska dokumentationen eller de undertecknade kontrakten överlämnades till byrån elektroniskt eller i pappersform till stöd för överlåtelsen. Kommissionen behöll några originalhandlingar för kontroll- och revisionsändamål. Även om avstämningen varit invecklad och dragit ut på tiden har vi åstadkommit en fullständig avstämning av budgetuppgifterna. Den ger en helhetsöversikt över 2013 års budget som omfattar genomförandet både vid GD Inrikes frågor och byrån. Eftersom överlåtelsen av anslag till följd av det ekonomiska självbestämmandet är en engångshändelse räknar vi med att den framtida rapporteringen av budgetgenomförandet kommer att utgöra grund för en utförlig analys. |
17. |
Förfarandet för rådets antagande kommer att inledas så snart de förhandlingar som kommissionen leder har avslutats. Efter rådets beslut måste länderna som deltar ratificera avtalet i enlighet med sin nationella lagstiftning. Det bör noteras att texten i avtalen för närvarande innehåller en bestämmelse om att bidraget ska betalas retroaktivt till byrån med början från och med december 2012. |
18. |
Byråns organisationsstruktur styrs av inrättandeförordningen. Vi kan inte uttala oss närmare om denna fråga. |
19. |
Vi instämmer i denna iakttagelse. Den enda punkten som det återstår att förhandla om med den estniska staten är momsreglerna för byråns personal. |