This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 52014TA1210(19)
Report on the annual accounts of the European Institute for Gender Equality for the financial year 2013, together with the Institute’s reply
Rapport om årsredovisningen för Europeiska jämställdhetsinstitutet för budgetåret 2013, med institutets svar
Rapport om årsredovisningen för Europeiska jämställdhetsinstitutet för budgetåret 2013, med institutets svar
EUT C 442, 10.12.2014, p. 167–173
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
10.12.2014 |
SV |
Europeiska unionens officiella tidning |
C 442/167 |
RAPPORT
om årsredovisningen för Europeiska jämställdhetsinstitutet för budgetåret 2013, med institutets svar
(2014/C 442/19)
INLEDNING
1. |
Europeiska jämställdhetsinstitutet (nedan kallat institutet) ligger i Vilnius och inrättades genom Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1922/2006 (1). Institutets uppgift är att samla in, analysera och sprida information om jämställdhet och utveckla, analysera, utvärdera och sprida metodverktyg för att stödja jämställdhetsintegrering i all unionspolitik och i den därav följande nationella politiken (2). |
INFORMATION TILL STÖD FÖR REVISIONSFÖRKLARINGEN
2. |
I revisionsrättens revisionsmetod ingår analytiska granskningsåtgärder, en direkt granskning av transaktioner och en bedömning av nyckelkontroller i institutets system för övervakning och kontroll. Detta kompletteras (vid behov) med revisionsbevis från andra revisorers arbete och en analys av uttalanden från ledningen |
REVISIONSFÖRKLARING
Ledningens ansvar
Revisorns ansvar
Uttalande om räkenskapernas tillförlitlighet
Uttalande om lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna
|
10. |
Kommentarerna nedan påverkar inte revisionsrättens uttalande. |
KOMMENTARER OM BUDGETFÖRVALTNINGEN
11. |
Under 2013 var den samlade andelen gjorda åtaganden 99 %, vilket visar att åtagandena gjordes i tid. Institutet har minskat mängden överföringar av gjorda åtaganden ytterligare från 2,5 miljoner euro (32 %) 2012 till 2,2 miljoner euro (29 %) 2013. Överföringarna avser främst avdelning III (driftsutgifter) med 2,0 miljoner euro, vilket motsvarar 56 % av de motsvarande gjorda åtagandena. De gäller främst upphandlingsförfaranden som avslutades sent på året av orsaker som ligger utanför institutets kontroll, såsom ett sent meddelande från ordförandeskapet i Europeiska unionens råd om en studie som skulle genomföras (1,1 miljoner euro) och komplexa it-relaterade projekt för vilka upphandlingen tog mycket tid i anspråk (0,6 miljoner euro). |
UPPFÖLJNING AV TIDIGARE ÅRS IAKTTAGELSER
12. |
En översikt över de korrigerande åtgärder som har vidtagits som en reaktion på revisionsrättens kommentarer från tidigare år finns i bilaga I. |
Denna rapport antogs av revisionsrättens avdelning IV, med ledamoten Milan Martin CVIKL som ordförande, vid dess sammanträde i Luxemburg den 8 juli 2014.
För revisionsrätten
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
Ordförande
(1) EUT L 403, 30.12.2006, s. 9.
(2) I bilaga II sammanfattas institutets behörighet och verksamhet i informationssyfte.
(3) I årsredovisningen ingår balans- och resultaträkningen, kassaflödesanalysen, sammanställningen av förändringar i nettotillgångarna och en sammanfattning av de viktigaste redovisningsprinciperna och andra förklarande noter.
(4) Här ingår sammanställningen av resultatet av budgetgenomförandet med bilaga.
(5) Artiklarna 39 och 50 i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1271/2013 (EUT L 328, 7.12.2013, s. 42).
(6) De redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare bygger på de internationella redovisningsstandarderna för den offentliga sektorn (Ipsas) som ges ut av Internationella revisorsförbundet IFAC eller, när så är lämpligt, på de internationella redovisningsstandarderna International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS) som ges ut av International Accounting Standards Board (IASB).
(7) Artikel 107 i förordning (EU) nr 1271/2013.
BILAGA I
Uppföljning av tidigare års iakttagelser
År |
Revisionsrättens kommentar |
Genomförande av korrigerande åtgärder (Har genomförts/Pågår/Har inte genomförts/e.t.) |
2011 |
Den höga andelen överföringar strider mot budgetprincipen om ettårighet. |
Har genomförts |
2011 |
Europeiska kommissionens tjänst för internrevision gjorde en begränsad granskning av införandet av normerna för internkontroll vid institutet i december 2011. Institutet har godtagit rekommendationerna om att avsluta förfarandet för att införa normerna för internkontroll och ledningen har antagit en handlingsplan som ska genomföras 2012. |
Pågår |
2012 |
Institutet har minskat mängden överföringar av gjorda åtaganden från 50 % 2011 till 32 % 2012. Överföringarna till 2013 uppgår till 2,5 miljoner euro och gäller främst avdelning II (administrativa utgifter) med 0,3 miljoner euro och avdelning III (driftsutgifter) med 2,1 miljoner euro, vilket motsvarar 23 % respektive 59 % av de gjorda åtagandena. Överföringarna i avdelning II gäller åtaganden som gjordes i slutet av året i samband med flytten till nya lokaler som genomfördes i januari 2013. Överföringarna i avdelning III gäller främst upphandlingsförfaranden som avslutades sent på året. Institutet har inget formellt förfarande för planering och övervakning av upphandlingarna. Framför allt innehåller arbetsprogrammet ingen plan för upphandlingarna med koppling till den planerade verksamheten som fastställer optimal omfattning av och tidpunkt för upphandlingarna. Endast 7 % av de gjorda åtaganden som fördes över från 2011 till 2012 förblev outnyttjade och måste förfalla. |
Har genomförts |
2012 |
Revisionsrätten konstaterade att det fanns brister i dokumentationen om rekryteringsförfaranden. Det finns inget bevis för att frågorna till de skriftliga proven och intervjuerna och motsvarande viktningar var klara innan ansökningarna började gås igenom. |
Pågår |
BILAGA II
Europeiska jämställdhetsinstitutet (Vilnius)
Behörighet och verksamhet
Unionens behörighetsområden enligt fördraget (Artiklarna 2 och 3 i EU-fördraget) |
Unionen ska bygga på värdena respekt för människans värdighet, frihet, demokrati, jämlikhet, rättsstaten och respekt för de mänskliga rättigheterna, inklusive rättigheter för personer som tillhör minoriteter. Dessa värden ska vara gemensamma för medlemsstaterna i ett samhälle som kännetecknas av mångfald, icke-diskriminering, tolerans, rättvisa, solidaritet och principen om jämställdhet mellan kvinnor och män. Den ska bekämpa social utestängning och diskriminering samt främja social rättvisa och socialt skydd, jämställdhet mellan kvinnor och män, solidaritet mellan generationerna och skydd av barnets rättigheter. |
||||||||||||||||||||||||
Institutets behörighet (Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1922/2006) |
Mål Bidra till och stärka jämställdhet, inbegripet integrering av ett jämställdhetsperspektiv i all unionspolitik och nationell politik som följer av denna, att bekämpa könsdiskriminering samt öka medvetenheten om jämställdhetsfrågorna bland EU-medborgarna. Uppgifter
|
||||||||||||||||||||||||
Organisation |
Styrelse Sammansättning Arton företrädare utsedda av rådet på förslag från varje berörd medlemsstat och en ledamot, utsedd av kommissionen, vilken företräder kommissionen. Styrelseledamöterna ska utses på ett sådant sätt att högsta kompetens och en bred och relevant tvärvetenskaplig sakkunskap på jämställdhetsområdet garanteras. Rådet och kommissionen strävar efter en jämn könsfördelning i styrelsen. De ledamöter som rådet utser ska företräda arton medlemsstater i samma ordningsföljd som de roterande ordförandeskapen. Uppgifter
Expertforum Sammansättning Ledamöter från behöriga organ som är specialiserade på jämställdhetsfrågor, varav en företrädare ska utses av varje medlemsstat, två ledamöter som företräder andra relevanta organisationer som arbetar med jämställdhetsfrågor ska utses av Europaparlamentet och tre ledamöter ska utses av kommissionen. Uppgifter Stödja direktören när det gäller att garantera kompetens och oberoende för institutets verksamhet, vara en mekanism för att utbyta information om jämställdhetsfrågor och sammanföra kunskaper. Forumet ska se till att institutet samarbetar nära med behöriga organ i medlemsstaterna. Direktören utses av styrelsen på grundval av en förteckning över kandidater som kommissionen föreslår efter ett öppet uttagningsförfarande. Uppgifter Direktören ska ansvara för de uppgifter som anges i förordning (EG) nr 1922/2006, utarbeta och genomföra institutets årliga arbetsprogram och arbetsprogram på medellång sikt, förbereda styrelse- och expertforumsmöten, utarbeta och offentliggöra den årliga rapporten, handlägga alla personalfrågor, sköta den löpande administrationen och införa effektiva förfaranden för övervakning och utvärdering av institutets resultat i förhållande till dess mål. Extern revision Europeiska revisionsrätten. Intern revision Europeiska kommissionens tjänst för internrevision. Myndighet som beviljar ansvarsfrihet Europaparlamentet på rådets rekommendation. |
||||||||||||||||||||||||
Medel till institutets förfogande 2013 (2012) |
Slutlig budget 7,5(7,7) miljoner euro, varav bidrag från unionen 100 % (100 %). Personalstyrka den 31 december 2013 30 (30) tjänster enligt tjänsteförteckningen, varav tillsatta: 30 (30), 16 (14) övrig personal (kontraktsanställda och utstationerade nationella experter). Antal anställda totalt den 31 december 2013 46 (44), varav anställda med
|
||||||||||||||||||||||||
Produkter och tjänster 2013 (2012) |
Målområden: Jämförbara och tillförlitliga uppgifter och indikatorer om jämställdhet, insamling och bearbetning av metoder och praxis för jämställdhetsarbetet, resurs- och dokumentationscentrum, ökad medvetenhet, nätverksarbete och kommunikation. Antal påbörjade undersökningar: 14 (7). Antal bidrag till ordförandeskapsländer: 2 (2). Antal expertmöten och arbetsgruppsmöten: 13 (23). Många ytterligare möten anordnades inom ramen för det lettiska ordförandeskapet för Europeiska unionens råd. Internationella konferenser: 2 (1). Antal forskningsrapporter: 2 (2). Årliga rapporter: 1 (1). |
||||||||||||||||||||||||
Källa: Bilagan har tillhandahållits av institutet. |
INSTITUTETS SVAR
11. |
Instämmer i iakttagelsen. Vi har infört godtagbara tak per avdelning (avdelning I: max 10 %, avdelning II: max 20 %, avdelning III: max 30 %). På samma sätt som sagts tidigare år berodde förseningarna under 2013 som rörde driftsanslagen på omständigheter som låg utanför vår kontroll. Det handlade om att beslutet av EU:s ordförandeskap om ämnet för en undersökning försenades. För att förbättra planeringen och övervakningen av upphandlingar har vi nu ett övervakningsverktyg på plats som ska användas för att följa de beräknade datumen för varje steg i de årliga upphandlingsförfarandena. |