32000Q0122

ARBETSORDNING

INNEHÅLL

>Plats för tabell>

INLEDNING

Med artikel 264 andra stycket i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen (EG-fördraget) som rättslig grund har Regionkommittén antagit följande arbetsordning (Regionkommitténs beslut av den 18 november 1999):

ANMÄRKNING

De beteckningar på tjänster och funktioner som används i denna arbetsordning skall uppfattas som könsneutrala.

AVDELNING I

KOMMITTÉNS LEDAMÖTER OCH ORGAN

KAPITEL 1

KOMMITTÉNS ORGAN

Artikel 1

Kommitténs organ

Kommitténs organ skall vara plenarförsamlingen, ordföranden, presidiet och utskotten.

KAPITEL 2

KOMMITTÉNS LEDAMÖTER

Artikel 2

Ledamöternas och suppleanternas ställning

Kommitténs ledamöter och deras suppleanter skall i enlighet med EG-fördragets artikel 263 vara företrädare för lokala och regionala organ. De är inte bundna av några instruktioner vid utövandet av sitt uppdrag. De skall i gemenskapens allmänna intresse fullgöra sina skyldigheter under full oavhängighet.

Artikel 3

Mandatperiod

1. En ledamots eller suppleants fyraåriga mandatperiod börjar räknas från det datum då rådets formella utnämning träder i kraft.

2. En ledamots eller suppleants mandat skall upphöra på grund av avgång eller dödsfall. En efterträdare skall utses av rådet för återstoden av mandatperioden.

3. Varje avgång måste meddelas skriftligen och med underskrift av den avgående ledamoten eller suppleanten till kommitténs ordförande. Ordföranden skall underrätta rådet, som i sin tur konstaterar att det finns en vakans och genomför ersättningsförfarandet.

Artikel 4

Förmåner

Ledamöternas och de formellt utsedda suppleanternas förmåner skall vara i överensstämmelse med det protokoll om Europeiska gemenskapernas immunitet och privilegier som bifogas Fördraget om upprättandet av ett gemensamt råd och en gemensam kommission för Europeiska gemenskaperna av den 8 april 1965.

Artikel 5

Suppleanters deltagande

1. Varje ledamot som är förhindrad att delta i en plenarsession kan låta sig ersättas av en suppleant från sin nationella delegation.

2. Varje ledamot som är förhindrad att delta i ett utskottssammanträde, ett arbetsgruppsmöte eller en annan sammankomst som godkänts av presidiet kan låta sig ersättas av en annan ledamot eller suppleant från sin nationella delegation.

3. En suppleant eller en ledamot som ersätter en annan ledamot kan inte ersätta mer än en ordinarie ledamot. Han eller hon har samma befogenheter som en ordinarie ledamot på det berörda mötet. Överlåtelsen av rösträtt måste meddelas skriftligen till generalsekreteraren före det berörda sammanträdet.

4. Utnämningen av suppleanter skall avse enskilda plenarsessionsdagar. I samband med en plenarsession utgår kostnadsersättning till endera ledamoten eller suppleanten. Presidiet fastställer detaljbestämmelser i tillämpningsföreskrifterna för reskostnads- och traktamentsersättningar.

5. En suppleant som utsetts till föredragande får närvara vid den plenarsession där det utkast till yttrande som han eller hon ansvarar för är upptaget på dagordningen, för att presentera utkastet för plenarförsamlingen. Detta gäller även om den ledamot som ersätts också är närvarande. Ledamoten kan överlåta sin rösträtt till suppleanten under behandlingen av detta utkast till yttrande. Generalsekreteraren måste informeras skriftligen om rösträttsöverlåtelsen före det aktuella sammanträdet.

Artikel 6

Delegering av rösträtt

Rösträtten kan inte delegeras på andra grunder än enligt föreskrifterna i artiklarna 5 och 29.

Artikel 7

Nationella delegationer och politiska grupper

I rimlig proportion till sina resurser skall de nationella delegationerna och de politiska grupperna bidra till kommitténs verksamhet.

Artikel 8

Nationella delegationer

1. Ledamöterna och suppleanterna från en medlemsstat bildar en nationell delegation. Varje nationell delegation beslutar själv om sin arbetsordning och väljer en ordförande. Kommitténs ordförande informeras officiellt om namnet på delegationens ordförande.

2. Generalsekreteraren skall organisera kommitténs administration så att de nationella delegationerna kan stödjas i arbetet. På så sätt skall varje enskild medlem kunna få information och stöd på sitt eget språk. Denna administrativa kapacitet skall samlas inom en särskild enhet som bemannas av tjänstemän eller övriga anställda vid Regionkommittén, och skall ge de nationella delegationerna möjlighet att utnyttja Regionkommitténs resurser i skälig utsträckning. Specifikt skall generalsekreteraren avsätta resurser till nationella delegationers förberedande sammanträden omedelbart före eller under plenarsessionerna.

Artikel 9

Politiska grupper och grupplösa ledamöter

1. Ledamöterna och suppleanterna kan bilda grupper som återspeglar deras politiska tillhörighet. Bestämmelser för medlemskapet fastställs i de politiska gruppernas arbetsordningar.

2. För att bilda en politisk grupp krävs det minst 20 ledamöter/suppleanter som representerar minst två medlemsstater, eller 18 ledamöter/suppleanter som representerar minst tre medlemsstater, eller 16 ledamöter/suppleanter som representerar minst fyra medlemsstater. I samtliga fall måste minst hälften av gruppmedlemmarna vara ordinarie ledamöter. En ledamot eller suppleant får inte tillhöra mer än en politisk grupp. En politisk grupp upplöses om antalet medlemmar understiger det antal som krävs för att en grupp skall bildas.

3. Regionkommitténs ordförande skall meddelas när en politisk grupp bildas eller upplöses, samt när andra förändringar inträffar. Ett meddelande om att en grupp har bildats skall ange gruppens namn, dess medlemmar och dess presidium. Ordföranden skall offentliggöra uppgifter om gruppens bildande, namn, presidium och medlemsantal, samt om dess upplösning, i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

4. Varje politisk grupp skall biträdas av ett sekretariat, vars medarbetare är anställda vid generalsekretariatet. När det gäller dessa medarbetare kan grupperna lägga fram förslag för tillsättningsmyndigheten beträffande urval, anställning, befordran och kontraktsförlängning. Tillsättningsmyndigheten fattar beslut efter samråd med gruppernas ordförande.

5. Regionkommitténs generalsekreterare skall ge de politiska grupperna och deras organ tillräckliga resurser för sammanträden, gruppernas verksamhet, publikationer samt sekretariatets verksamhet. Resurserna till varje grupp skall öronmärkas i budgeten. De politiska grupperna och deras sekretariat kan utnyttja Regionkommitténs administrativa och tekniska resurser i skälig utsträckning.

6. Grupperna och deras presidier kan sammanträda omedelbart före eller under plenarsessionerna. Två gånger om året kan grupperna hålla extra sammanträden. För deltagande i dessa sammanträden har en suppleant bara rätt till reskostnads- och traktamentsersättning om han eller hon ersätter en ledamot ur den egna politiska gruppen.

7. Grupplösa ledamöter skall ges administrativt stöd. Presidiet fastställer detaljbestämmelser för detta på förslag av generalsekreteraren.

Artikel 10

Mellanregionala grupper

Ledamöter och suppleanter kan bilda mellanregionala grupper. När en grupp bildas skall kommitténs ordförande informeras.

AVDELNING II

KOMMITTÉNS ORGANISATION OCH ARBETSSÄTT

KAPITEL 1

KALLELSE TILL DET FÖRSTA SAMMANTRÄDET OCH KOMMITTÉNS KONSTITUERANDE

Artikel 11

Kallelse till det första sammanträdet

Kommitténs första sammanträde i början av varje ny mandatperiod vart fjärde år skall sammankallas av kommitténs äldste ledamot. Sammanträdet skall äga rum inom högst en månad efter det att rådet utnämnt ledamöterna. Det första sammanträdet skall ledas av den äldste närvarande ledamoten, ålderspresidenten, som biträds av de fyra yngsta närvarande ledamöterna samt kommitténs generalsekreterare. Tillsammans utgör dessa ålderspresidiet.

Artikel 12

Kommitténs konstituerande samt fastställande av mandat

1. Under detta sammanträde skall ålderspresidenten informera kommittén om meddelandet från rådet rörande deras utnämning. Han eller hon kan på begäran kontrollera ledamöternas utnämning och mandat innan kommittén förklaras inrättad för en ny fyraårig mandatperiod.

2. Ålderspresidiet skall sitta kvar till dess att resultaten av valen av ordförande, förste vice ordförande och övriga presidiemedlemmar tillkännagivits.

KAPITEL 2

PLENARFÖRSAMLINGEN

Artikel 13

Plenarförsamlingens uppgifter

Kommittén sammanträder i plenarförsamlingen, som framför allt har följande huvuduppgifter:

a) Antagande av yttranden, rapporter och resolutioner.

b) Antagande av kommitténs preliminära beräkning av inkomster och utgifter.

c) Val av ordförande, förste vice ordförande och övriga presidiemedlemmar.

d) Inrättande av utskott.

e) Antagande och översyn av kommitténs arbetsordning.

Artikel 14

Sammankallande av plenarförsamlingen

1. Kommitténs ordförande sammankallar plenarförsamlingen minst en gång per kvartal. Tidsschemat för plenarsessionerna bör fastställas av presidiet under det tredje kvartalet föregående år. En plenarsession kan bestå av en eller flera sammanträdesdagar.

2. Om minst en fjärdedel av ledamöterna skriftligen begär det måste ordföranden sammankalla en extra plenarsession som skall äga rum tidigast inom en vecka och senast inom en månad efter ledamöternas begäran. Den skriftliga begäran skall ange vilken fråga som skall diskuteras vid den extra plenarsessionen. Inga andra frågor får behandlas under denna session.

Artikel 15

Dagordning för plenarsessionen

1. Presidiet skall förbereda en första preliminär dagordning, som innehåller en preliminär förteckning över de utkast till yttranden eller resolutioner som skall behandlas under den plenarsession som följer på den närmast kommande plenarsessionen samt alla övriga dokument som behövs för att beslut skall kunna fattas (beslutsdokument).

2. Ordföranden skall senast fyra veckor före plenarsessionens öppnande skicka den preliminära dagordningen till ledamöterna och suppleanterna tillsammans med de beslutsdokument som nämns i den. Ledamöterna och suppleanterna skall få dokumentunderlaget till sessionen på sina officiella språk.

3. Utkasten till yttranden och resolutioner skall i princip sättas upp på dagordningen i den ordningsföljd som de antagits av utskotten eller lagts fram i enlighet med arbetsordningen; hänsyn skall också tas till dagordningspunkternas innehållsmässiga samband.

4. Om tidsgränsen under punkt 2 inte kan hållas kan ordföranden i särskilda, motiverade undantagsfall ta upp ett beslutsdokument på den preliminära dagordningen, under förutsättning att ledamöterna och suppleanterna fått del av berörda dokument på sina respektive gemenskapsspråk senast en vecka före plenarsessionens öppnande.

5. Skriftliga ändringsförslag till den preliminära dagordningen måste vara generalsekreteraren till handa senast tre arbetsdagar före plenarsessionens öppnande.

6. Vid det presidiesammanträde som omedelbart föregår plenarsessionens öppnande fastställer presidiet det slutgiltiga förslaget till dagordning. Under detta sammanträde kan presidiet med stöd av två tredjedelar av de avgivna rösterna föra upp sådana brådskande eller aktuella ärenden på dagordningen som inte kan skjutas upp till nästa plenarsession.

Artikel 16

Plenarsessionens öppnande

Ordföranden förklarar plenarsessionen öppnad och lägger fram förslaget till dagordning för beslut.

Artikel 17

Allmänheten, gäster och gästtalare

1. Plenarförsamlingens sammanträden skall vara offentliga om inte plenarförsamlingen har beslutat annorlunda med avseende på hela sessionen eller en viss punkt på dagordningen.

2. Företrädare för Europaparlamentet, rådet och kommissionen kan delta i plenarsessionerna, och de kan bli ombedda att yttra sig under dessa.

3. Ordföranden kan också bjuda in utomstående personer med speciell ställning eller kompetens för att hålla ett anförande inför plenarförsamlingen, eventuellt med påföljande debatt, för vilken de allmänna reglerna för talartid skall tillämpas.

Artikel 18

Talartid

1. Plenarförsamlingen skall i början av sessionen, på presidiets förslag, bestämma talartiden för varje punkt på dagordningen. Under sammanträdets lopp skall ordföranden på eget initiativ eller på begäran av en ledamot föreslå församlingen att besluta om begränsning av talartiden.

2. I samband med debatter om allmänna eller specifika frågor kan ordföranden, på presidiets förslag, föreslå plenarförsamlingen att fördela anslagen talartid mellan de politiska grupperna och de nationella delegationerna.

3. Allmänt är talartiden begränsad till två minuter när det gäller kommentarer om protokollet, ordningsfrågor, ändringar i den preliminära dagordningen eller ändringar i den godkända dagordningen.

4. Om en talare överskrider sin tid kan ordföranden ta ifrån honom eller henne ordet efter en första tillsägelse.

5. En ledamot kan föreslå att debatten skall avslutas, och ordföranden skall genomföra votering om detta förslag.

Artikel 19

Talarlista

1. Namnen på de ledamöter som begär ordet skall föras upp på talarlistan i den ordning i vilken deras begäran mottogs. Ordföranden tilldelar ledamöter ordet efter listans ordningsföljd. Han eller hon skall så långt det är möjligt säkerställa att talare från olika politiska åsiktsriktningar och olika nationella delegationer växelvis tilldelas ordet.

2. Det ansvariga utskottets föredragande samt politiska gruppers och nationella delegationers ordförande som önskar tala på gruppens eller delegationens vägnar eller talare som ersätter dessa kan ges företräde framför andra talare.

3. Ingen kan få ordet mer än två gånger i samma fråga utan ordförandens godkännande. Berörda utskotts ordförande och föredragande skall dock på egen begäran tillåtas att tala under en tidslängd som bestäms av ordföranden.

Artikel 20

Ordningsfrågor

1. En ledamot skall ges ordet när det gäller en ordningsfråga eller när denne vill göra ordföranden uppmärksam på att arbetsordningens bestämmelser inte följs. Frågan måste avse ett rådgivningsärende eller dagordningen.

2. En begäran om att ta upp en sådan ordningsfråga skall ha företräde framför alla andra yrkanden om att tilldelas ordet.

3. Ordföranden skall omedelbart fatta beslut angående ordningsfrågor i enlighet med arbetsordningen och skall meddela sitt beslut omedelbart efter det att ordningsfrågan har tagits upp. Det skall inte förrättas omröstning om detta.

Artikel 21

Beslutsmässighet

1. Plenarförsamlingen skall vara beslutsför då en majoritet av ledamöterna är närvarande. Beslutsmässighet kan endast konstateras under sammanträdet och efter begäran av minst tio ledamöter. Så länge konstaterande av beslutsmässighet inte har begärts är varje omröstning giltig, oberoende av antalet röstande. Ordföranden kan avbryta sammanträdet i högst tio minuter innan beslutsmässighet har konstaterats. Ledamöter som har begärt att beslutsmässigheten skall kontrolleras men inte längre befinner sig i plenarsalen skall betraktas som närvarande när räkningen genomförs. Om färre än tio ledamöter är närvarande kan ordföranden fastställa att beslutsmässighet inte föreligger.

2. Om det konstateras att beslutsmässighet inte föreligger skall alla punkter som kräver omröstning flyttas till nästa sammanträdesdag, under vilken plenarförsamlingen med giltig verkan kan rösta om de punkter som skjutits upp oavsett antalet närvarande ledamöter.

3. Samtliga ledamöter och suppleanter som deltar i sammanträdet och andra närvarande skall anteckna sig på en närvarolista.

Artikel 22

Voteringsförfarande

1. Plenarförsamlingen skall fatta beslut med majoriteten av de avgivna rösterna, om inte annat föreskrivs i denna arbetsordning.

2. För att vara giltig skall en röst vara "för", "emot" eller "nedlagd". När majoriteten beräknas skall hänsyn endast tas till röster "för" och "emot". Vid lika röstetal anses församlingen ha förkastat texten eller förslaget.

3. Omvotering kan begäras av ordföranden eller genomföras på begäran av minst tio ledamöter om resultatet av rösträkningen ifrågasätts.

4. Beslut som berör personer skall fattas genom sluten omröstning.

Artikel 23

Inlämnande av ändringsförslag

1. Endast ledamöter och de suppleanter som har ett formellt mandat får lämna in skriftliga ändringsförslag som avser beslutsdokument.

2. Ändringsförslag till beslutsunderlag måste ställas av minst sex ledamöter och innehålla uppgift om dessas namn. Denna regel gäller inte när artikel 26.1 första meningen är tillämplig.

3. De skall vara generalsekreteraren till handa senast den sjunde arbetsdagen innan plenarsessionen inleds. Så snart de föreligger i översättning, men senast två arbetsdagar före plenarsessionen, skall de göras tillgängliga i elektronisk form. Ordföranden kan förkorta tidsfristen för inlämning av ändringsförslag till tre arbetsdagar om artikel 15.4 tillämpas. Detta gäller inte ändringsförslag till brådskande rådgivningsärenden i enlighet med artikel 15.6 andra meningen.

4. Alla ändringsförslag skall delas ut till ledamöterna före plenarsessionens öppnande.

Artikel 24

Behandling av ändringsförslag

1. Om fler än 20 ändringsförslag till ett beslutsdokument lämnats in kan presidiet eller plenarförsamlingen skicka tillbaka dokumentet till utskottet för ytterligare behandling. Detta gäller inte dokument rörande beslut som inte kan skjutas upp.

2. Ett ändringsförslag som lämnats in i vederbörlig ordning men som under sammanträdet inte stöds av förslagsställarna eller någon annan ledamot skall inte tas upp till behandling.

3. Om ett eller flera ändringsförslag lagts fram avseende ett visst textavsnitt kan ordföranden, föredraganden eller ledamöter som ställt detta eller dessa ändringsförslag under debatten lägga fram kompromissförslag om ändringar. Ett kompromissförslag får endast läggas fram med de ursprungliga förslagsställarnas medgivande. Ett kompromissförslag om ändringar skall bli föremål för votering med förtur och gör alla ändringsförslag som kompromissen bygger på ogiltiga.

4. Votering om ändringsförslag skall ske i samma ordning som hela textens punktnumrering. Ordföranden kan besluta om gemensam votering om flera ändringsförslag om de är likartade till sitt innehåll eller syfte.

5. Behandlingen av ändringsförslag har förtur framför den text som de hänför sig till och skall gå till omröstning innan omröstning om texten sker.

6. Om två eller fler ändringsförslag som liknar varandra rör samma ställe i texten skall det ändringsförslag som ligger längst ifrån den ursprungliga texten ha förtur och gå till omröstning först.

7. Avslutningsvis genomförs votering om den eventuellt omformulerade texten i dess helhet.

Artikel 25

Yttranden i brådskande frågor

I brådskande frågor då man med det normala förfarandet inte kan hålla den tidsgräns som rådet, kommissionen eller Europaparlamentet fastställt och det ansvariga utskottet antagit sitt yttrande enhälligt, skall ordföranden skicka detta till rådet, kommissionen och Europaparlamentet för kännedom. Utkastet till yttrande skall på nästa plenarsession underställas plenarförsamlingen för antagande utan ändringsförslag. Alla dokument med anknytning till nämnda yttrande måste bekräfta yttrandets brådskande karaktär.

Artikel 26

Förenklat förfarande

1. Yttrandeutkast som antagits enhälligt i det ansvariga (eller huvudansvariga) utskottet, med en majoritet av medlemmarna närvarande, beslutas utan debatt av plenarförsamlingen om inte minst 32 ledamöter lämnat in ett ändringsförslag inom den tidsgräns som anges i art. 23.3 första meningen; i detta fall diskuterar plenarförsamlingen yttrandeutkastet. Utskottsyttrandet skickas till ledamöterna tillsammans med förslaget till dagordning och med påpekande om att detta förfarande tillämpas.

2. Om det ansvariga (eller huvudansvariga) utskottet finner att ett dokument som det fått presidiets uppdrag att bereda inte bör bli föremål för några påpekanden eller ändringsförslag, kan det föreslå att inga invändningar görs mot förslaget. Förslaget läggs fram för plenarförsamlingen för beslut utan debatt.

Artikel 27

Plenarsessionens avslutning

Innan plenarsessionen avslutas skall kommitténs ordförande meddela plats och datum för nästa sammanträde, samt de punkter på dess dagordning som redan är kända.

KAPITEL 3

PRESIDIET OCH ORDFÖRANDEN

Artikel 28

Presidiets sammansättning

Presidiet skall bestå av

a) ordföranden,

b) förste vice ordföranden,

c) ytterligare 14 vice ordförande,

d) ytterligare 20 medlemmar samt

e) de politiska gruppernas ordförande.

En medlem per land skall vara vice ordförande.

Presidieposterna skall fördelas mellan de nationella delegationerna på följande sätt, ordförandeposten och de politiska gruppordförandenas poster oräknade:

- Tre mandat: Tyskland, Spanien, Frankrike, Italien, Förenade kungariket

- Två mandat: Belgien, Danmark, Grekland, Irland, Luxemburg, Nederländerna, Österrike, Portugal, Finland, Sverige.

Artikel 29

Personliga suppleanter i presidiet

1. För varje presidiemedlem, ordföranden undantagen, meddelas samtidigt namnet på en ledamot eller suppleant ur samma nationella delegation som är personlig suppleant. Den personliga suppleanten har bara rätt att delta, yttra sig och rösta om han eller hon företräder presidiemedlemmen. Överlåtelsen av rösträtten måste meddelas generalsekreteraren skriftligen före det berörda sammanträdet.

2. För varje politisk gruppordförande skall den berörda gruppen lämna uppgift om vilken av dess medlemmar som är suppleant. Andra och tredje meningarna under punkt 1 skall gälla på motsvarande sätt.

Artikel 30

Valbestämmelser

1. Presidiet skall väljas av plenarförsamlingen för en tvåårsperiod.

2. Val av ordförande, förste vice ordförande, 14 vice ordförande, övriga presidiemedlemmar samt de politiska gruppordförandena i egenskap av presidiemedlemmar skall förrättas i analogi med artiklarna 11 och 12 under ålderspresidentens ledning. Alla kandidaturer skall ha inkommit skriftligen till generalsekreteraren senast en timme före plenarsessionens öppnande. Omröstningarna kan bara genomföras om minst två tredjedelar av kommittémedlemmarna är närvarande.

Artikel 31

Val av ordförande och förste vice ordförande

1. De som kandiderar till ordförandeposten och förste vice ordförandeposten kan hålla ett kortare anförande inför plenarförsamlingen. Tillgänglig talartid skall vara jämnt fördelad och bestämmas av ålderspresidenten.

2. Val av ordförande och förste vice ordförande skall göras separat. De väljs genom sluten omröstning med över 50 procents majoritet av de avgivna rösterna.

3. Endast röster för en föreslagen kandidat och nedlagda röster är giltiga. Vid fastställande av majoritet räknas endast rösterna för förslaget.

4. Om ingen kandidat får den majoritet som krävs i den första valomgången, genomförs en andra omgång, där den kandidat väljs som fått de flesta av de avgivna rösterna. Vid lika röstetal sker avgörande genom lottning.

Artikel 32

Val av 14 vice ordförande, övriga presidiemedlemmar samt de politiska gruppordförandena i egenskap av presidiemedlemmar

1. Vid valet av de 14 vice ordförandena och de 20 övriga presidiemedlemmarna kan en gemensam kandidatlista läggas fram med de kandidater vilkas nationella delegationer endast föreslår en kandidat vardera till de platser de har rätt till i presidiet. Denna lista kan antas i en valomgång med över 50 procents majoritet.

2. Om en gemensam kandidatlista inte kan antas, eller om det finns fler kandidater ur en nationell delegation än denna tilldelats poster i presidiet, tillsätts varje post genom separata omröstningar. Reglerna för val av ordförande och förste vice ordförande skall tillämpas, i enlighet med artikel 30 och artikel 31.2-4.

3. Inför valet av de politiska gruppernas ordförande till presidiemedlemmar lägger ålderspresidenten fram en förteckning för plenarförsamlingen över deras namn för antagande. Beslutet skall avse förteckningen i dess helhet.

Artikel 33

Val av suppleanter

I anslutning till valet av kandidat till en presidiepost väljs också vars och ens suppleant.

Artikel 34

Ersättare på vakanta presidieposter

När en presidiemedlem avgår som kommittémedlem eller från sitt uppdrag som medlem av presidiet skall denne och hans suppleant ersättas för återstoden av mandattiden i enlighet med artiklarna 28-33.

Artikel 35

Presidiets uppgifter

Presidiet skall ha följande uppgifter:

a) Formulering av det politiska programmet i början av varje mandatperiod, bevakning av dess genomförande samt utarbetande av de utvärderingar som skall läggas fram årligen och vid mandatperiodens slut.

b) Förberedelse, organisation och samordning av plenarförsamlingens och utskottens arbeten.

I detta syfte kan presidiet

- inrätta arbetsgrupper med presidie- eller kommittéledamöter för rådgivning i vissa ärenden.

- till sina sammanträden inbjuda andra ledamöter av Regionkommittén på grund av deras kompetens eller mandat, samt utomstående personer.

c) Övergripande ansvar för ekonomiska, organisatoriska och administrativa frågor som berör ledamöter och suppleanter, samt den interna organisationen av kommittén, dess generalsekretariat (bland annat tjänsteförteckningen) och dess organ.

d) Tillsättning av generalsekreteraren och de tjänstemän och övriga anställda som nämns i artikel 62.1-2.

e) Antagande av en beräkning av inkomster och utgifter som sedan skall underställas plenarförsamlingen i enlighet med artikel 63.

f) Beviljande av sammanträden på annan ort.

g) Fastställande av genomförandebestämmelserna gällande ledamöternas, de i vederbörlig ordning utsedda suppleanternas och de sakkunnigas kostnader för resa och uppehälle, med hänsyn till de bestämmelser som utfärdats under budgetbehandlingen.

Artikel 36

Sammankallande av presidiet/beslutsfattande

1. Presidiet sammankallas av ordföranden, som fastställer mötestidpunkt och dagordning i samråd med förste vice ordföranden. Presidiet sammanträder minst en gång per kvartal, eller inom fjorton dagar efter det att skriftlig begäran inkommit från minst tio av presidiets medlemmar.

2. Presidiet är beslutsmässigt när minst hälften av dess medlemmar är närvarande. Beslut skall fattas med en majoritet av de avgivna rösterna såvida inte annat föreskrivs i denna arbetsordning. Artikel 22.2 skall tillämpas i förekommande fall.

3. Som en förberedelse för presidiets beslut utarbetar generalsekreteraren diskussionsunderlag och beslutsrekommendationer avseende de enskilda punkterna; detta bifogas förslaget till dagordning. Efter en allmän debatt ger presidiet vid behov generalsekreteraren eller en arbetsgrupp ytterligare uppdrag som är tydligt avgränsade till innehåll och tid. Arbetsgruppen eller generalsekreteraren lägger sedan fram diskussionsunderlag med beslutsförslag. Ändringsförslag avseende rekommendationer om beslut skall vara generalsekreteraren till handa senast den tredje arbetsdagen innan plenarsessionen inleds. Så snart de föreligger i översättning skall de göras tillgängliga i elektronisk form.

Artikel 37

Ordföranden

1. Ordföranden leder kommitténs arbete.

2. Kommittén företräds av sin ordförande. Han eller hon kan delegera dessa befogenheter.

3. Vid frånvaro eller förhinder företräds ordföranden av förste vice ordföranden. Vid dennes frånvaro eller förhinder företräds ordföranden av en av de övriga vice ordförandena.

YTTRANDEN OCH RESOLUTIONER - FÖRFARANDEN I PRESIDIET

Artikel 38

Yttranden - rättslig grund

Kommitténs yttranden antas enligt artikel 265 i EG-fördraget

a) efter remiss från kommissionen eller rådet i de fall som föreskrivs i EG-fördraget, samt efter remiss från dessa institutioner eller Europaparlamentet i alla övriga fall,

b) på eget initiativ,

c) i de fall Ekonomiska och sociala kommittén hörs i enlighet med artikel 262 i EG-fördraget och Regionkommittén anser att särskilda regionala intressen berörs.

Artikel 39

Yttranden - beslut om utskott

1. Efter att ha samrått med utskotten fattar presidiet beslut om dessas årliga arbetsprogram. Detta innefattar en fördelning av de väntade remisserna på de ansvariga utskotten. När de dokument som upptas i det årliga arbetsprogrammet har anlänt fastställer presidiet en tidsgräns för framläggande av utkastet till yttrande.

2. De råds-, kommissions- och parlamentsdokument som inte finns upptagna i arbetsprogrammet fördelas av presidiet på de ansvariga utskotten när remisserna inkommit. Presidiet fastställer en tidsgräns för utkastet till yttrande. I brådskande frågor kan ordföranden utse ansvarigt utskott och informera presidiet vid nästa sammanträde.

3. Om innehållet i ett yttrande berör mer än ett utskott skall presidiet ge ett av utskotten huvudansvaret och vid behov utse ett eller flera kompletterande utskott. I detta fall kan presidiet antingen

a) besluta att inrätta en arbetsgrupp med företrädare för de berörda utskotten, eller

b) i undantagsfall ge ett eller flera utskott, utöver det som getts huvudansvaret, i uppgift att avge ett kompletteringsyttrande. Det huvudansvariga utskottet voterar om de övriga utskottens slutsatser och integrerar de antagna slutsatserna i huvudyttrandet. Det är endast det huvudansvariga utskottet som har befogenhet att rapportera till plenarförsamlingen.

Artikel 40

Utnämning av huvudföredragande

1. Om det berörda utskottet inte skulle hinna utarbeta ett yttrande inom den tidsgräns som angivits av rådet, kommissionen eller Europaparlamentet, kan presidiet föreslå att plenarförsamlingen utser en huvudföredragande som lägger fram sitt utkast till yttrande direkt inför plenarförsamlingen.

2. Om en tidsgräns som fastställts av rådet, kommissionen eller Europaparlamentet innebär att kommitténs plenarförsamling inte hinner utnämna en huvudföredragande, kan ordföranden utnämna en huvudföredragande och informera plenarförsamlingen om detta vid nästa sammanträde.

3. I båda fallen skall om möjligt det berörda utskottet sammanträda för att hålla en allmän, orienterande debatt i frågan.

Artikel 41

Yttranden på eget initiativ

1. Begäran om utarbetande av yttranden på eget initiativ kan läggas fram för presidiet för beslut av tre av presidiemedlemmarna, av ett utskott via dess ordförande eller av 32 kommittéledamöter. Sådana framställningar måste åtföljas av en motivering och skall lämnas in senast tre arbetsdagar innan presidiesammanträdet inleds, och om möjligt innan det årliga arbetsprogrammet antas.

2. Presidiets beslut avseende begäran om att utarbeta ett yttrande på eget initiativ skall fattas av en majoritet av medlemmarna. Detta beslut skall också avse tilldelning av yttrandena till berört utskott i enlighet med artikel 39. Ordföranden skall underrätta plenarförsamlingen om alla presidiebeslut om att godkänna ett förslag till yttrande på eget initiativ och att tilldela ett utskott ärendet.

3. Denna artikel skall på motsvarande sätt vara tillämplig på yttranden i enlighet med artikel 38 c.

Artikel 42

Utarbetande av resolutioner

1. Resolutioner bör endast tas upp på dagordningen om de berör Europeiska unionens verksamhetsområde, gäller viktiga regionala och lokala angelägenheter och behandlar en aktuell fråga.

2. Förslag avseende resolutionsutkast eller begäran om utarbetande av en resolution kan läggas fram för kommittén av en politisk grupp eller minst 32 ledamöter. Sådana förslag respektive ansökningar skall inlämnas skriftligen till presidiet med angivande av namn på de förslagsställande ledamöterna eller den politiska gruppen. De måste vara generalsekreteraren till handa senast tre arbetsdagar före plenarsessionens öppnande.

3. Om presidiet beslutar att kommittén skall behandla ett utkast till resolution eller en begäran om utarbetande av en resolution kan presidiet

a) sätta upp resolutionsutkastet på plenarsessionens preliminära dagordning enligt artikel 15.1, eller

b) utse ett behörigt utskott som ges en tidsfrist för utarbetandet av utkastet till resolution; det behöriga utskottet utarbetar utkastet till resolution enligt förfarandet för utarbetande av utkast till yttranden; artikel 51 är då ej tillämplig.

4. I brådskande fall kan presidiet i enlighet med artikel 15.6 andra meningen ta upp ett utkast till resolution på dagordningen för nästa plenarsession. Ett sådant utkast behandlas den andra sammanträdesdagen.

Artikel 43

Lansering av yttranden och resolutioner

Presidiet skall ansvara för att lansera de yttranden och resolutioner som kommittén avger. En gång per år och i slutet av varje mandatperiod skall en rapport presenteras för plenarförsamlingen av ordföranden om det genomslag som kommitténs arbete haft.

KAPITEL 4

UTSKOTTEN

Artikel 44

Sammansättning och mandat

1. Plenarförsamlingen skall i början av varje mandatperiod tillsätta utskott som skall förbereda dess arbete. Plenarförsamlingen beslutar efter förslag från presidiet om deras sammansättning och befogenheter.

2. Sammansättningen av ett utskott skall återspegla kommitténs nationella sammansättning.

3. Kommitténs medlemmar skall tillhöra minst ett men högst två utskott. Presidiet kan göra undantag för medlemmar som kommer från de till antalet minsta nationella delegationerna.

Artikel 45

Ordförande och vice ordförande

1. Under sitt första sammanträde utser varje utskott bland sina medlemmar en ordförande, en förste vice ordförande och vid behov högst två vice ordförande (ordförandeskapet).

2. Om antalet kandidater svarar mot antalet lediga platser kan valet ske med acklamation. Då detta inte är fallet eller på begäran av en sjättedel av utskottets medlemmar skall valet ske i analogi med föreskrifterna om val av ordförande och förste vice ordförande i artikel 31.2-4.

3. Om ett mandat som ledamot i kommittén upphör eller en presidiemedlem i ett utskott avgår tillsätts den lediga posten i analogi med denna artikel.

Artikel 46

Utskottens uppgifter

Utskotten utarbetar framför allt utkast till yttranden och resolutioner som läggs fram för plenarförsamlingen för beslut.

Artikel 47

Kallelse och dagordning

1. Datum och dagordning för mötena skall fastställas av varje utskotts ordförande i samråd med förste vice ordföranden.

2. Ett utskott sammankallas av sin ordförande. Kallelsen med bifogad dagordning till ett ordinarie sammanträde skall vara medlemmarna till handa senast fyra veckor före sammanträdet.

3. På skriftlig begäran av minst en fjärdedel av medlemmarna skall ordföranden sammankalla utskottet till ett extra sammanträde, som skall äga rum senast fyra veckor efter denna begäran. Dagordningen för ett extra sammanträde bestäms av de medlemmar som begärt detta. Den skall sändas till medlemmarna tillsammans med kallelsen.

4. Alla utkast till yttranden och andra nödvändiga dokument som kräver översättning och utskick före sammanträdet måste vara utskottets sekretariat till handa minst fem veckor före sammanträdesdagen. De skall skickas ut till medlemmarna senast två veckor före sammanträdesdagen. Ordföranden kan i undantagsfall ändra dessa tidsgränser.

Artikel 48

Offentlighet

1. Utskottens sammanträden skall vara offentliga. Ett utskott kan besluta att hela sammanträdet eller behandlingen av en viss punkt på dagordningen sker med stängda dörrar.

2. Representanter från Europaparlamentet, rådet och kommissionen kan delta i utskottens överläggningar och svara på frågor från deras medlemmar.

Artikel 49

Offentliga hearingar

I särskilda fall och med presidiets godkännande kan ett utskott hålla offentliga hearingar eller bjuda in utomstående personer med särskild sakkunskap om ett eller flera ämnen på dagordningen.

Artikel 50

Tidsgränser för utarbetande av yttranden

1. Utskotten skall lägga fram sina utkast till yttranden inom de tidsgränser som presidiet satt. De skall utarbeta sina utkast till yttranden inom ramen för högst två sammanträden, utöver det första sammanträdet för organisation av arbetet.

2. I undantagsfall kan presidiet ge tillstånd till att ett utkast till yttrande behandlas under fler sammanträden, eller senarelägga tidsgränsen för att presentera detta.

Artikel 51

Yttrandenas disposition

1. Kommitténs yttranden skall innehålla

- en ingress som anger den rättsliga grunden och det förfarande som har följts vid utarbetandet av yttrandet och som eventuellt innehåller inledande kommentarer,

- en huvuddel som omfattar kommitténs ståndpunkt och rekommendationer i rådgivningsärendet.

2. För varje yttrande utarbetas en motivering i ett separat dokument, som ger uttryck för kommitténs uppfattning om frågan i dess helhet samt specifika kommentarer till vissa aspekter av den. Föredraganden ansvarar för utarbetandet av motiveringsdelen. Denna blir inte föremål för votering men måste motsvara formuleringarna i det yttrande som man röstat om. Om detta inte är fallet kan utskottsordföranden stryka motiveringsdelen.

Artikel 52

Föredragande

1. Varje utskott skall efter förslag från sin ordförande utse en eller, om det är motiverat, två föredragande för utarbetandet av ett utkast till yttrande. I brådskande fall kan ordföranden, efter att ha underrättat generalsekreteraren, utse en föredragande genom skriftligt förfarande.

2. Ordföranden riktar i detta fall en skrivelse till utskottets medlemmar med uppmaning att inom tre arbetsdagar skriftligen inkomma med eventuella invändningar mot tillsättningen av den föredragande som föreslagits. I detta fall fattar ordföranden och förste vice ordföranden beslut i samförstånd.

Artikel 53

Arbetsgrupper

1. Utskott kan efter godkännande av presidiet tillsätta arbetsgrupper när detta är befogat. Även medlemmar ur andra utskott kan ingå i dessa.

2. Varje arbetsgrupp kan bland sina medlemmar utse en ordförande och en vice ordförande.

Artikel 54

Sakkunniga

1. Utskottens medlemmar kan bistås av en sakkunnig.

2. Ett utskott kan kalla in sakkunniga inom ramen för sitt arbete och till stöd för de egna arbetsgrupperna. På ordförandens inbjudan kan dessa sakkunniga delta i utskottets eller en av dess arbetsgruppers sammanträden. Dessa och de sakkunniga som medföljer en föredragande kan erbjudas att yttra sig.

3. Endast föredragandenas sakkunniga och de som bjudits in av utskottet kan få sina kostnader för resa och uppehälle ersatta.

Artikel 55

Beslutsmässighet

1. Ett utskott skall vara beslutsmässigt då mer än hälften av dess medlemmar är närvarande.

2. Beslutsmässigheten konstateras endast under sammanträdet och om minst sex medlemmar begär detta. Förutsatt att ingen begärt att beslutsmässigheten skall kontrolleras är voteringsresultat giltiga oavsett antal röstande. Om det konstaterats att beslutsmässighet inte föreligger kan utskottet behandla ärenden, men voteringar uppskjuts till påföljande sammanträde.

3. Samtliga medlemmar och suppleanter som deltar i sammanträdet och andra närvarande skall anteckna sig på en närvarolista.

Artikel 56

Votering

Beslut fattas med majoritet av de avgivna rösterna. I övrigt gäller artikel 22.2 på motsvarande sätt.

Artikel 57

Ändringsförslag

1. Ändringsförslag måste vara utskottssekretariatet till handa senast den femte arbetsdagen före sammanträdesdagen. Ovanstående tidsgränser kan i undantagsfall ändras av ordföranden.

2. Omröstningen om ändringsförslagen följer styckesindelningen i det utkast till yttrande som behandlas och avslutas med en omröstning om texten som helhet. Om två eller fler ömsesidigt uteslutande ändringsförslag rör samma ställe i texten skall det ändringsförslag som ligger längst ifrån den ursprungliga texten ha förtur och gå till omröstning först.

3. När utskottet antagit utkastet till yttrande överlämnar ordföranden detta till kommitténs ordförande.

Artikel 58

Beslut att inte avge yttrande

Om det ansvariga (eller huvudansvariga) utskottet finner att ett ärende som det fått presidiets uppdrag att bereda inte berör några regionala eller lokala angelägenheter eller saknar politisk betydelse, kan det besluta att inget yttrande utarbetas.

KAPITEL 5

REGIONKOMMITTÉNS ADMINISTRATION

Artikel 59

Generalsekretariatet

1. Kommittén skall biträdas av ett generalsekretariat.

2. Generalsekretariatet leds av en generalsekreterare.

3. Efter förslag från generalsekreteraren skall presidiet organisera generalsekretariatet på ett sådant sätt att det kan säkerställa att Regionkommittén och dess organ fungerar på bästa sätt och bistå medlemmarna i utövandet av deras mandat. Generalsekretariatets tjänster till ledamöternas, de nationella delegationernas, de politiska gruppernas och de grupplösa ledamöternas förfogande fastställs i samband med detta.

4. Generalsekretariatet skall utarbeta protokoll från överläggningarna i Regionkommitténs organ.

Artikel 60

Generalsekreteraren

1. Generalsekreteraren skall vara ansvarig för genomförandet av de beslut presidiet eller ordföranden fattar med stöd av denna arbetsordning och av gällande rättsliga bestämmelser. Generalsekreteraren deltar utan rösträtt vid presidiets sammanträden och för protokoll.

2. I tjänsteutövningen är generalsekreteraren underställd ordföranden, som företräder presidiet.

Artikel 61

Tillsättning av generalsekreteraren

1. Presidiet tillsätter generalsekreteraren genom beslut med två tredjedels majoritet samt tillämpning av artiklarna 2 och 8 i anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska gemenskaperna.

2. Generalsekreteraren tillsätts för en femårsperiod. Detaljvillkoren för hans eller hennes anställningskontrakt fastställs av presidiet.

3. De befogenheter som delegerats till tillsättningsmyndigheten i enlighet med anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska gemenskaperna skall i fråga om generalsekreteraren utövas av presidiet.

Artikel 62

Tjänsteföreskrifter för tjänstemän och anställningsvillkor för övriga anställda

1. De befogenheter som enligt tjänsteföreskrifterna tillkommer tillsättningsmyndigheten skall utövas:

- För tjänstemän i lönegrad A6-A8 och LA6-LA8 samt tjänstemän i kategori B, C, D: av generalsekreteraren.

- För övriga tjänstemän: av presidiet efter förslag från generalsekreteraren.

2. De befogenheter som i anställningsvillkoren för övriga anställda tillkommer tillsättningsmyndigheten skall utövas:

- För tillfälligt anställd personal i lönegrad A6-A8 och LA6-LA8 samt tillfälligt anställd personal i kategori B, C och D: av generalsekreteraren.

- För övrig tillfälligt anställd personal: av presidiet efter förslag från generalsekreteraren.

- För tillfälligt anställd personal i ordförandens kansli:

- För tjänstemän i lönegrad A6-A8 och karriärerna B, C och D av generalsekreteraren efter förslag från ordföranden.

- För övriga anställda av presidiet efter förslag från ordföranden.

Tillfälligt anställda tjänstemän i ordförandens kansli tillsätts för perioden fram till slutdatum för ordförandens mandatperiod:

- För extraanställda och lokalanställda av generalsekreteraren.

- För särskilda rådgivare av generalsekreteraren i enlighet med artikel 82 i anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska gemenskaperna.

Artikel 63

Budget

1. Generalsekreteraren lägger inför presidiet fram kommitténs preliminära beräkning av inkomster och utgifter för följande budgetår. Presidiet lägger fram beräkningen för plenarförsamlingen för beslut.

2. Plenarförsamlingen godtar utkastet till beräkning av inkomster och utgifter och översänder det till kommissionen, rådet och Europaparlamentet i så god tid att tidsfristerna i budgetförordningen kan hållas.

3. Kommitténs budget skall genomföras i enlighet med budgetförordningen för Europeiska gemenskapernas allmänna budget. Ordföranden är ytterst ansvarig för genomförandet av budgeten i enlighet med artiklarna 28, 29, 39, 48 och 52 i Europeiska gemenskapernas budgetförordning. Ordföranden beslutar efter förslag från generalsekreteraren.

AVDELNING III

ALLMÄNNA BESTÄMMELSER

KAPITEL 1

SAMARBETE MED ANDRA INSTITUTIONER

Artikel 64

Mellaninstitutionella samarbetsavtal

Inom ramen för samarbetet mellan institutionerna kan presidiet på generalsekreterarens förslag sluta avtal om samverkan med andra organ (institutioner, hjälporgan) inom Europeiska unionen.

Artikel 65

Översändande och offentliggörande av yttranden och resolutioner

1. Kommitténs yttranden och resolutioner, liksom meddelanden om tillämpning av ett förenklat förfarande i enlighet med artikel 26 eller om att inte avge något yttrande enligt artikel 58, skall översändas till rådet, kommissionen eller Europaparlamentet genom ordförandens försorg.

2. Kommitténs yttranden och resolutioner skall offentliggöras i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

KAPITEL 2

ARBETSORDNINGSFRÅGOR

Artikel 66

Revidering av arbetsordningen

1. Plenarförsamlingen skall med en majoritet av medlemmarna besluta om en fullständig eller partiell översyn av denna arbetsordning.

2. Plenarförsamlingen skall tillsätta ett tillfälligt arbetsutskott som skall utarbeta en rapport och ett utkast till ny text som skall ligga till grund för antagandet av nya regler av en majoritet av medlemmarna. De nya bestämmelserna träder i kraft dagen efter det att de publicerats i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

Artikel 67

Presidiets anvisningar

Presidiet kan fastställa anvisningar för tillämpningen av denna arbetsordning, och i enlighet med denna.

Artikel 68

Arbetsordningens ikraftträdande

Denna arbetsordning träder i kraft dagen efter det att den publicerats i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

Utfärdad i Bryssel den 18 november 1999.

På Regionkommitténs vägnar

Manfred DAMMEYER

Ordförande