(1)

Inom ramen för sitt uppdrag enligt Europaparlamentets och rådets förordningar (EU) 2015/478 (1), (EU) 2015/755 (2), (EU) 2016/1036 (3) och (EU) 2016/1037 (4) ansvarar kommissionen för unionens handelspolitik.

(2)

Särskilt i samband med undersökningar avseende handelspolitiska skyddsåtgärder är det dock ofrånkomligt med behandling av personuppgifter i den mening som avses i artikel 3.1 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 (5). Kommissionen samlar in information av utredningsintresse, inbegripet personuppgifter. Med förbehåll för kravet på att skydda konfidentiella uppgifter bör alla uppgifter som görs tillgängliga av någon part i en undersökning utan dröjsmål göras tillgängliga för andra berörda parter som deltar i en undersökning genom att de ges tillgång till den icke-konfidentiella akten. Denna överföring av uppgifter är nödvändig och ett lagstadgat krav för att tillvarata de berörda parternas rättsliga anspråk. Huvudansvaret för kommissionens arbetsuppgifter inom området handelspolitik och handelspolitiska skyddsåtgärder innehas av generaldirektoratet för handel (nedan kallat GD Handel), vars organisatoriska enheter fungerar som registeransvarig.

(3)

De personuppgifter som behandlas av kommissionen är till exempel uppgifter om identitet, kontaktuppgifter, yrkesrelaterade uppgifter och uppgifter som rör eller har lämnats in i samband med föremålet för undersökningen. Personuppgifterna lagras i en säker elektronisk miljö för att förhindra olaglig åtkomst eller överföring av uppgifter till personer utanför kommissionen. Vissa personuppgifter kan inkluderas i en separat elektronisk miljö som ger tillträde för ett begränsat antal parter med intresse i undersökningen. Personuppgifterna lagras av tjänsteavdelningar i kommissionen som ansvarar för undersökningen, fram till dess att denna är avslutad. Den administrativa lagringsperioden på 5 år börjar löpa från det att undersökningen är avslutad. Vid utgången av lagringsperioden överförs de ärenderelaterade uppgifterna, inbegripet personuppgifter, till kommissionens historiska arkiv (6).

(4)

När kommissionen utför sina uppgifter är den skyldig att respektera fysiska personers rättigheter i samband med den behandling av personuppgifter som erkänns i artikel 8.1 i stadgan om de grundläggande rättigheterna och i artikel 16.1 i fördraget, liksom de rättigheter som fastställs i förordning (EU) 2018/1725. Samtidigt har kommissionen en skyldighet att följa strikta sekretessregler i enlighet med vad som föreskrivs i artikel 19 i förordning (EU) 2016/1036, artikel 29 i förordning (EU) 2016/1037, artikel 8 i förordning (EU) 2015/478 och artikel 5 i förordning (EU) 2015/755.

(5)

Under vissa omständigheter är det nödvändigt att sammanjämka de registrerades rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 med behovet av effektiva undersökningar och av att visa full respekt för andra registrerades grundläggande rättigheter och friheter. Genom artikel 25.1 c, g och h i förordning (EU) 2018/1725 ges därför kommissionen möjlighet att föreskriva begränsningar i tillämpningen av artiklarna 14–17, 19, 20 och 35, samt principen om insyn som anges i artikel 4.1 a, i den mån dess bestämmelser motsvarar de rättigheter och skyldigheter som fastställs i artiklarna 14–17, 19, 20 och 35 i den förordningen.

(6)

För att säkerställa effektiviteten vid undersökningar avseende handelspolitiska skyddsåtgärder och samtidigt respektera standarderna för skydd av personuppgifter enligt förordning (EU) 2018/1725, som ersatte Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 (7), är det nödvändigt att anta interna regler enligt vilka kommissionen får begränsa registrerades rättigheter i enlighet med artikel 25.1 c, g och h i förordning (EU) 2018/1725.

(7)

Det är därför nödvändigt att fastställa interna regler som omfattar all uppgiftsbehandling som kommissionen utför i samband med sitt utredningsarbete på området handelspolitiska skyddsåtgärder. Dessa regler bör tillämpas på uppgiftsbehandling som utförs innan en undersökning inleds, under pågående undersökningar och i samband med övervakningen av hur undersökningar följs upp.

(8)

För att uppfylla kraven i artiklarna 14, 15 och 16 i förordning (EU) 2018/1725 bör kommissionen informera alla enskilda personer om verksamhet som innebär behandling av personuppgifter och om deras rättigheter på ett tydligt och konsekvent sätt genom ett dataskyddsmeddelande som offentliggörs på kommissionens webbplats. I förekommande fall bör kommissionen införa kompletterande säkerhetsåtgärder för att säkerställa att de registrerade informeras individuellt i ett lämpligt format.

(9)

Med stöd av artikel 25 i förordning (EU) 2018/1725 kan kommissionen också begränsa tillhandahållandet av information till registrerade och utövandet av andra rättigheter som tillkommer registrerade i syfte att skydda sina egna undersökningar avseende handelsrättsliga skyddsåtgärder, liksom rättigheterna för andra personer som berörs av dess undersökningar.

(10)

För att upprätthålla ett effektivt samarbete kan det vidare vara nödvändigt för kommissionen att begränsa tillämpningen av de registrerades rättigheter för att skydda uppgiftsbehandling som genomförs av unionens övriga institutioner, organ och byråer eller av medlemsstaternas behöriga myndigheter. Kommissionen bör därför samråda med dessa institutioner, organ, byråer och myndigheter om vilka skäl som ska anses vara relevanta för att införa begränsningar och om behovet av begränsningen och dess proportionalitet.

(11)

Kommissionen kan också behöva begränsa tillhandahållandet av information till registrerade och tillämpningen av andra registrerades rättigheter i samband med personuppgifter som mottagits från tredjeländer eller internationella organisationer, för att fullgöra sin skyldighet att samarbeta med dessa länder eller organisationer och därigenom trygga viktiga mål av allmänt intresse för unionen. I vissa fall kan dock den registrerades intresse eller grundläggande rättigheter väga tyngre än intresset av internationellt samarbete.

(12)

Kommissionen bör hantera alla begränsningar på ett öppet sätt och dokumentera varje tillämpning av begränsningar i motsvarande register.

(13)

I enlighet med artikel 25.8 i förordning (EU) 2018/1725 får personuppgiftsansvariga skjuta upp, utelämna eller avstå från tillhandahållandet av information till den registrerade om skälen till tillämpningen av en begränsning, om detta på något sätt skulle äventyra syftet med begränsningen. Detta gäller i synnerhet begränsningar av de rättigheter som anges i artiklarna 16 och 35 i förordning (EU) 2018/1725.

(14)

Kommissionen bör regelbundet se över införda begränsningar för att säkerställa att de registrerades rätt att bli informerade i enlighet med artiklarna 16 och 35 i förordning (EU) 2018/1725 begränsas endast så länge som är nödvändigt för att göra det möjligt för kommissionen att genomföra sina undersökningar avseende handelspolitiska skyddsåtgärder.

(15)

Om den registrerades övriga rättigheter begränsas bör de personuppgiftsansvariga bedöma från fall till fall huruvida information om begränsningen skulle äventyra dess syfte.

(16)

Europeiska kommissionens dataskyddsombud bör genomföra en oberoende översyn av tillämpningen av begränsningar för att säkerställa överensstämmelse med detta beslut.

(17)

Förordning (EU) 2018/1725 ersätter förordning (EG) nr 45/2001, utan någon övergångsperiod, från och med den dag då den träder i kraft. Möjligheten att tillämpa restriktioner med avseende på vissa av de rättigheter som tillkommer registrerade föreskrivs i förordning (EG) nr 45/2001. För att undvika att äventyra handelspolitiken och genomförandet av undersökningar avseende handelspolitiska skyddsåtgärder bör detta beslut tillämpas från och med ikraftträdandet av förordning (EU) 2018/1725.

(18)

Europeiska datatillsynsmannen avgav sitt yttrande den 30 november 2018.