52023BP1836

Language
- My EUR-Lex
- Sign in
- Register
- My recent searches (0)

This document is an excerpt from the EUR-Lex website

Search tips

Need more search options? Use the Advanced search

EUROPA
EUR-Lex home
EUR-Lex - 52023BP1836 - EN

Document 52023BP1836

Help

Europaparlamentets resolution (EU) 2023/1836 av den 10 maj 2023 med de iakttagelser som utgör en del av beslutet om ansvarsfrihet för genomförandet av Europeiska unionens allmänna budget för budgetåret 2021, avsnitt VIII – Europeiska ombudsmannen

EUT L 242, 29.9.2023, p. 151–156 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, GA, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

ELI: http://data.europa.eu/eli/res/2023/1836/oj

HTML

PDF

Official Journal

29.9.2023

Europeiska unionens officiella tidning

L 242/151

EUROPAPARLAMENTETS RESOLUTION (EU) 2023/1836

av den 10 maj 2023

med de iakttagelser som utgör en del av beslutet om ansvarsfrihet för genomförandet av Europeiska unionens allmänna budget för budgetåret 2021, avsnitt VIII – Europeiska ombudsmannen

EUROPAPARLAMENTET UTFÄRDAR DENNA RESOLUTION

—	med beaktande av sitt beslut om ansvarsfrihet för genomförandet av Europeiska unionens allmänna budget för budgetåret 2021, avsnitt VIII – Europeiska ombudsmannen,

—	med beaktande av artikel 100 och bilaga V i arbetsordningen,

—	med beaktande av skrivelsen från utskottet för konstitutionella frågor,

—	med beaktande av betänkandet från budgetkontrollutskottet (A9-0067/2023), och av följande skäl:

I samband med förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet betonar den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten hur viktigt det är att man fortsätter att stärka unionsinstitutionernas demokratiska legitimitet genom att öka transparensen och ansvarsskyldigheten och genom att tillämpa en resultatbaserad budgetering och säkra en god förvaltning av personalresurserna.

I artikel 228 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt föreskrivs att Europaparlamentet ska välja en europeisk ombudsman, som ska ha befogenhet att ta emot klagomål från varje unionsmedborgare eller varje fysisk eller juridisk person som är bosatt eller har sitt säte i en medlemsstat om missförhållanden i unionsinstitutionernas, unionsorganens eller unionsbyråernas verksamhet, med undantag för Europeiska unionens domstol då den utövar sina domstolsfunktioner. Han eller hon ska granska sådana klagomål och rapportera om dem.

C.	I Europaparlamentets förordning (EU, Euratom) 2021/1163 (1) fastställs föreskrifter och allmänna villkor för ombudsmannens ämbetsutövning (Europeiska ombudsmannens stadga).

D.	Europeiska ombudsmannens beslut om antagande av genomförandebestämmelser håller för närvarande på att ses över efter antagandet av förordning (EU, Euratom) 2021/1163.

Europaparlamentet noterar att Europeiska ombudsmannens (ombudsmannen) budget sorterar under rubrik 7 i den fleråriga budgetramen, ”Europeisk offentlig förvaltning”, vars anslag uppgick till totalt 10,7 miljarder EUR 2021. Parlamentet noterar att ombudsmannen är en relativt liten institution vars budget endast utgör omkring 0,12 % av den totala administrativa budgeten.

Europaparlamentet noterar att revisionsrätten i sin årsrapport för budgetåret 2021 ökade sitt urval av transaktioner under Administration från 48 år 2020 till 60 år 2021.

Europaparlamentet noterar att revisionsrätten nämner att dess arbete under många år har visat att dessa utgifter på det stora hela är förknippade med låg risk. Parlamentet noterar dock att årsrapporten om genomförandet av unionens budget för budgetåret 2021 inte innehåller någon relevant information om ombudsmannen, och uppmanar revisionsrätten att i kommande årsrapporter inkludera heltäckande uppgifter om uppfyllandet av alla krav som är nödvändiga för ett konsekvent ansvarsfrihetsförfarande.

Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att revisionsrätten även konstaterar i sin årsrapport för budgetåret 2021 att man inte identifierade några specifika problem när det gäller ombudsmannen.

Budgetförvaltning och ekonomisk förvaltning

Europaparlamentet noterar att ombudsmannens budget uppgick till 12 501 836 EUR för 2021, vilket utgör en mindre ökning med 1,2 % jämfört med 2020. Detta bör dock också bedömas mot bakgrund av att budgeten för 2020 ökade med 7,4 % jämfört med 2019.

Europaparlamentet noterar att den största budgetökningen gällde hyror och berodde på flytten av ombudsmannens kontor i Bryssel. Parlamentet noterar att ombudsmannen, i stället för att betala under en period på 6 år, kunde betala alla kostnader i samband med inredningsarbetet i den nya byggnaden under 2021. Parlamentet noterar att detta kommer att ha en positiv inverkan på ombudsmannens budget för de kommande åren.

Europaparlamentet noterar dock att budgetgenomförandet endast var 88,8 % för 2021, vilket är en minskning jämfört med 2020 då genomförandegraden var 94,9 %. Parlamentet konstaterar att även för 2021 påverkades budgetgenomförandet kraftigt av covid-19-pandemin, som delvis försenade rekryteringen men också allvarligt begränsade fysiska evenemang, konferenser och tjänsteresor.

Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att ombudsmannen fortfarande har en mycket kort betalningstid på i genomsnitt 11,35 dagar för fakturor, men vill samtidigt starkt rekommendera införandet av ett elektroniskt faktureringssystem.

Europaparlamentet uppskattar att ombudsmannen har ett brett spektrum av servicenivåavtal, särskilt med Europaparlamentet och kommissionen, vilket gör det möjligt för institutionen att spara pengar då den inte behöver införa strukturer för att förvalta dessa tjänster. Parlamentet uppskattar dessutom att ombudsmannen också deltar i interinstitutionella ramavtal, vilket också gör det möjligt för ombudsmannen att dra nytta av lägre priser och minskar behovet av att inrätta egna komplexa administrativa strukturer.

Intern förvaltning, resultat och internkontroll

10.

Europaparlamentet konstaterar att 2021 var ett utmanande år, särskilt på grund av de pågående effekterna av covid-19-pandemin och det fortsatta behovet av att säkra personalens välbefinnande och utforma nya arbetsmetoder. Parlamentet uppmuntrar ombudsmannen att anta en omfattande kommunikationsram som integrerar lärdomarna från de två åren av covid-19-pandemin för att vara förberedd inför eventuella framtida omvälvande händelser och kunna säkerställa driftskontinuitet.

11.

Europaparlamentet noterar att ombudsmannen under 2021 fortsatte att genomföra strategin inför 2024, i syfte att skapa en ny enklare struktur med färre chefer och uppmuntra till mer samarbete samt flexibla och smidiga processer.

12.

Europaparlamentet välkomnar varmt att ombudsmannen under de senaste åren avsevärt har kunnat minska den genomsnittliga tid som behövs för att handlägga olika typer av ärenden. Den genomsnittliga handläggningstiden för ett klagomål har minskat från 78 dagar 2018 till 29 dagar 2021, vilket motsvarar en minskning på 63 %, och från 157 dagar till 61 dagar, vilket motsvarar en minskning med 61 %, inom mandattiden. Den genomsnittliga handläggningstiden för en utredning har minskat från 254 dagar till 112 dagar, vilket motsvarar en minskning på 56 %.

13.

Europaparlamentet gläder sig över att ombudsmannen har fortsatt att effektivisera förfarandena för att handlägga klagomål utanför sitt mandat, vilka uppgår till cirka 1 400 per år. Parlamentet välkomnar också att andelen klagomål utanför ombudsmannens mandat som behandlas av direktoratet för administration har ökat från 22 % 2020 till 35 % 2021.

14.

Europaparlamentet noterar att allmänhetens tillgång till handlingar är en viktig prioritering för ombudsmannen och är föremålet för upp till en av fyra undersökningar. Parlamentet noterar vidare att allmänhetens tillgång till handlingar inbegriper hur unionens administration hanterar textmeddelanden och snabbmeddelanden och snabb tillgång till handlingar. Parlamentet stöder ombudsmannens krav på att unionens lagstiftning om tillgång till handlingar ska moderniseras och i högre grad vara i linje med medborgarnas rättigheter, och ser fram emot att få veta mer om hur ombudsmannen kan ge unionens institutioner och organ råd om hur man kan införa system för att förbättra rutinerna när det gäller tillgången till handlingar. Parlamentet uppmanar ombudsmannen att ge återkoppling om kommissionens nya it-verktyg på detta område (EASE – Electronic Access to European Commission Documents).

Personalresurser, jämställdhet och personalens välbefinnande

15.

Europaparlamentet noterar att ombudsmannen i slutet av 2021 hade 74 anställda, vilket är nästan oförändrat jämfört med slutet av 2020 då antalet anställda var 73, precis som i slutet av 2019. Parlamentet noterar dock att antalet kontraktsanställda har minskat från 11 år 2019 till 8 år 2020 och 6 år 2021, medan antalet tillfälligt anställda har ökat från 23 år 2019 till 28 år 2020 och 30 år 2021. Antalet tjänstemän har varit mer eller mindre konstant med 40 tjänstemän 2019, 37 år 2020 och 38 år 2021.

16.

Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att antalet EU-nationaliteter bland personalen i slutet av 2021 var 18, vilket är oförändrat jämfört med 2020, och att chefstjänsterna är fördelade på 5 nationaliteter (jämfört med 4 år 2020). Parlamentet uppmanar bestämt ombudsmannen att fortsätta sina insatser för att uppnå en balanserad geografisk spridning av medborgare från alla medlemsstater inom sin personal (särskilt på ledningsnivå).

17.

Europaparlamentet noterar att 68 % av ombudsmannens personal är kvinnor, vilket är en liten ökning jämfört med 2020 då andelen kvinnor utgjorde 66 %. Parlamentet noterar vidare att kvinnor utgör den största delen i alla personalkategorier: ledningen, AD, AST, AST-SC, GF IV och övriga GF. Parlamentet uppmanar ombudsmannen att fortsätta sina insatser för att uppnå en jämn könsfördelning, med hänsyn tagen till ombudsmannakontorets ringa storlek.

18.

Europaparlamentet noterar att de nya reglerna om hybridarbete medger 60 % distansarbete per månad, medan de dagliga arbetsformerna fastställs på gruppnivå. Parlamentet uppskattar att alla personalkategorier kan utnyttja de flexibla arbetsformerna. Parlamentet noterar slutligen att personalen har rätt att distansarbeta 15 dagar per år från en plats utanför anställningsorten.

19.

Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att ombudsmannen arbetar med ett ärendehanteringssystem som tillhandahåller realtidsinformation om fördelningen av klagomål till utredare, vilket gör det möjligt för ledningen att anpassa arbetsbördan i enlighet med detta. Parlamentet välkomnar att inga fall av utbrändhet rapporterades under 2021. Parlamentet välkomnar vidare att antalet frånvarodagar på grund av sjukdom minskade med 28 % under 2021 jämfört med 2020, och att antalet anställda som var sjukskrivna under mer än 30 dagar minskade med en tredjedel från 9 år 2020 till 6 år 2021.

20.

Europaparlamentet gläder sig över att inga fall av trakasserier rapporterades 2021. Parlamentet noterar att det ärende som rapporterades 2020 fortfarande var föremål för utredning av Olaf 2021 och avslutades 2022 utan att Olaf utfärdade några rekommendationer. Parlamentet noterar slutligen att ombudsmannen har anordnat utbildning för sina etikkorrespondenter och ledamöterna av förlikningskommittén för att ge dem den kunskap som krävs för att de ska kunna utföra sina uppgifter inom ramen för ombudsmannens policy mot trakasserier.

21.

Europaparlamentet välkomnar att ombudsmannen rekryterade ett relativt stort antal praktikanter, 16 under 2021, och därmed erbjuder många unga en europeisk erfarenhet. Parlamentet välkomnar vidare att alla praktikanter som rekryterades 2021 fick en ersättning.

Etisk ram och transparens

22.

Europaparlamentet uppskattar att ombudsmannen har en särskild sida på sitt intranät om etiskt uppförande och att interna regler för extern verksamhet och personalens uppdrag antogs 2021. Parlamentet uppskattar också att ombudsmannakontoret anordnade ett möte för hela personalen för att redogöra för sin policy för extern verksamhet, som var planerad till 2021 men som måste skjutas upp till början av 2022.

23.

Europaparlamentet välkomnar att internrevisorn som en del av sitt arbetsprogram ser över ombudsmannens etiska ram. Ombudsmannen uppmanas att rapportera resultatet av denna översyn till parlamentet, med eventuella rekommendationer som internrevisorerna kan ha utfärdat.

24.

Europaparlamentet uppskattar att ombudsmannen publicerar sitt schema på sin webbplats och konsekvent använder öppenhetsregistret för att kontrollera att talare och samtalspartner vid evenemang eller möten som anordnas av ombudsmannen är registrerade i registret. Parlamentet gläder sig över att ombudsmannen åtog sig att koppla evenemangens värd och deltagarna i de möten som publiceras på dess webbplats till de uppgifter som registrerats i öppenhetsregistret. Parlamentet lovordar de framsteg som ombudsmannen gjort i detta avseende och uppmuntrar ombudsmannen att fortsätta att fullfölja sitt åtagande om ökad transparens.

25.

Europaparlamentet noterar att ombudsmannens strategi för att förebygga bedrägerier baseras på de åtgärder som rör etiskt beteende. Parlamentet noterar vidare med tillfredsställelse att ombudsmannen tillämpar fyra ögon-principen för att säkerställa att varje transaktion hanteras av minst två personer.

26.

Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att inga fall av intressekonflikter upptäcktes under 2021 och att alla anställda som lämnar sin tjänst nu får ett brev där de informeras om sina fortsatta skyldigheter gentemot ombudsmannakontoret och sin skyldighet att informera kontoret om detta och få dess tillstånd innan de inleder en yrkesverksamhet, oavsett om den är avlönad eller inte, under två år efter det att de lämnat sin offentliga tjänst i unionen.

27.

Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att ombudsmannen 2015 antog en rad interna regler avseende behovet av att skydda visselblåsare mot negativa åtgärder och att stödja dem under processen. Parlamentet noterar att inga fall av visselblåsning rapporterades 2021.

28.

Europaparlamentet vill se ett slut på användningen av externa företag som enligt Yale-universitetets rankning (2) fortfarande är verksamma i Ryssland.

Digitalisering, cybersäkerhet och skydd av personuppgifter

29.

Europaparlamentet noterar att utgifterna för it ökade avsevärt under 2021, vilket möjliggjordes efter en anslagsöverföring, så att de nästan multiplicerades med 2,5 och steg från 127 430 EUR 2020 till 303 020 EUR 2021, främst för att förbättra videokonferensutrustningen.

30.

Europaparlamentet noterar att ombudsmannen inte utsattes för några cyberattacker under 2021 och att institutionen i första hand förlitar sig på Europaparlamentet i frågor som rör säkerställandet av tillräcklig cybersäkerhet.

31.

Europaparlamentet uppmuntrar ombudsmannen att nära samarbeta med Europeiska unionens cybersäkerhetsbyrå. Parlamentet föreslår att uppdaterade utbildningsprogram om cybersäkerhet ska erbjudas alla anställda hos ombudsmannen.

32.

Europaparlamentet gläder sig över att ombudsmannens verksamhet, inbegripet hanteringen av klagomål, personalfrågor och ekonomi, redan är helt digitaliserad, men att klagomål fortfarande kan lämnas i pappersformat och därefter också kommer att besvaras i pappersformat om den klagande väljer detta format.

33.

Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att Europeiska datatillsynsmannens (EDPS) undersökning av ombudsmannens behandling av personuppgifter vid hanteringen av klagomål, som ledde till en inspektion av EDPS i ombudsmannens lokaler 2019, slutfördes och att alla EDPS rekommendationer har godtagits, vilket ledde till att ärendet avslutades 2021.

34.

Europaparlamentet noterar att ombudsmannen prioriterar användningen av verktyg med öppen källkod där så är möjligt och uteslutande använder programvara med öppen källkod på ombudsmannens webbplats.

Fastigheter

35.

Europaparlamentet noterar att 2021 var ett övergångsår då ombudsmannen flyttade sitt kontor i Bryssel till nya lokaler i oktober 2021, och att dessa används som ett samarbetsutrymme.

36.

Europaparlamentet gläder sig över att de nya lokalerna tack vare användningen av modern teknik har möjliggjort en minskning av miljöavtrycket.

37.

Europaparlamentet välkomnar ombudsmannens avsikter att förbättra tillgängligheten till sin byggnad i Bryssel och ser fram emot att få uppdateringar om framstegen.

Miljö och hållbarhet

38.

Europaparlamentet välkomnar att ombudsmannakontoret under årens lopp har lyckats minska pappersanvändningen avsevärt genom digitaliseringen av processerna, inbegripet möjligheten att underteckna dokument elektroniskt och att i stor utsträckning avstå från tryckta versioner av årsrapporten och nyhetsbreven.

39.

Europaparlamentet noterar att användningen av modern teknik har gjort det möjligt för ombudsmannen att införa system för att minska energiförbrukningen, bland annat genom att använda rörelsedetektorer och centralt drivna termostater.

40.

Europaparlamentet gläder sig över att ombudsmannakontoret uppmuntrar användningen av kollektivtrafik genom att ersätta 50 % av de årliga kostnaderna för kollektivtrafiken upp till 500 EUR och att man har förbättrat faciliteterna i sina garage för personal som cyklar, samtidigt som det inte finns någon bilparkering i den nya byggnaden.

41.

Europaparlamentet noterar att ombudsmannakontoret hyr sin byggnad av Europaparlamentet och hänvisar till parlamentet när det gäller förfrågningar om installation av solpaneler på taket. Parlamentet uppmuntrar dock ombudsmannen att starkt förespråka inrättandet av sådana paneler om så inte är fallet.

Interinstitutionellt samarbete

42.

Europaparlamentet uppskattar att ombudsmannen har ett nära informellt samarbete med Olaf, Eppo och revisionsrätten för att undvika dubbelarbete vid utredningar och diskutera områden av ömsesidigt intresse såsom intressekonflikter och svängdörrsproblematik.

43.

Europaparlamentet understryker vikten av att ombudsmannen fortsätter att i hög grad utbyta information och samarbeta med Europeiska ombudsmannanätverket. Parlamentet noterar med tillfredsställelse att ombudsmannen har börjat erbjuda målinriktade workshoppar och seminarier på särskilda områden för specialister hos nätverkets medlemmar och att ombudsmannen står värd för ombudsmannanätverkets årliga konferens. Parlamentet uppmuntrar ombudsmannen att konsolidera de nära förbindelserna med unionens institutioner, organ och byråer.

44.

Europaparlamentet uppskattar att ombudsmannen har ett nära samarbete med relevanta utskott i Europaparlamentet om viktiga utredningar, antingen genom att redogöra för arbetet direkt vid utskottssammanträden eller genom att information skickas till utskottsordförandena. Parlamentet noterar med tillfredsställelse att ombudsmannens årsrapport till parlamentet nu innehåller ett särskilt avsnitt om effekter och framsteg, som innehåller både en statistisk uppföljning av ombudsmannens rekommendationer, lösningar och förslag, men också konkreta exempel på effekter.

45.

Europaparlamentet noterar att budgetkontrollutskottet ser fram emot att få höra med om ombudsmannens arbete med transparens och ansvarsskyldighet inom faciliteten för återhämtning och resiliens, som utskottet kommer att kontrollera för att säkerställa att medlen används på ett korrekt sätt. Parlamentet uppmanar ombudsmannen att regelbundet informera budgetmyndigheten om de svårigheter som uppstått, men även om de lärdomar som dragits för framtida finansiering.

Kommunikation

46.

Europaparlamentet noterar att ombudsmannakontoret har fortsatt att utveckla sin webbplats för att göra det lättare för intresserade medborgare att hitta utredningar och i allmänhet göra den mer attraktiv för användarna. Parlamentet noterar vidare att användningen av SoMes också kan öka kunskapen om ombudsmannens arbete, på samma sätt som under 2021, med särskilt fokus på rätten att få tillgång till unionens handlingar.

(1) Europaparlamentets förordning (EU, Euratom) 2021/1163 av den 24 juni 2021 om föreskrifter och allmänna villkor för ombudsmannens ämbetsutövning (Europeiska ombudsmannens stadga) och om upphävande av beslut 94/262/EKSG, EG, Euratom (EUT L 253, 16.7.2021, s. 1).

(2) https://som.yale.edu/story/2022/over-1000-companies-have-curtailed-operations-russia-some-remain

Top