Artikel 1

FADO-systemets tekniska struktur, de tekniska specifikationerna för hur information ska föras in och lagras i FADO-systemet samt förfarandena för kontroll och verifiering av den information som finns i FADO-systemet ska vara de som anges i bilagan.

Artikel 2

Detta beslut träder i kraft dagen efter det att det har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.

BILAGA

DEL 1

1.   Mål

Denna del av bilagan innehåller en beskrivning av den tekniska strukturen för Europeiska gräns- och kustbevakningsbyråns (Frontex) system för falska och äkta handlingar online (Frontex FADO-systemet) och dess komponenter.

Det nya Frontex FADO-systemets tekniska struktur kommer att utvecklas stegvis efter lanseringen av det nya systemet och i enlighet med eventuella framtida krav.

2.   Beskrivning av Frontex FADO-systemets struktur

Den tekniska strukturen gör det möjligt för Frontex att fastställa de olika nivåerna av åtkomst till den information som lagras i systemet. Frontex kommer skyndsamt och effektivt att föra in den erhållna informationen i Frontex FADO-systemet och garantera informationens enhetlighet och kvalitet.

Frontex FADO-systemet kommer att vara den övergripande applikationen för alla åtkomstnivåer och tillhandahålla en enda åtkomstpunkt för användare som vill hantera information eller söka efter Frontex FADO-innehåll.

Frontex FADO-systemets tekniska struktur kommer att ha kapacitet att hysa följande:

a)	En offentlig domän med viss grundläggande information om provexemplar av äkta handlingar samt äkta handlingar.

b)

En domän med känslig icke-säkerhetsskyddsklassificerad EU-information som omfattas av åtkomstkontroll och som — tillåter olika kategorier av användare att utforska information i enlighet med angivna åtkomsträttigheter, — tillåter ett utvalt antal användare att tillhandahålla och validera känslig icke-säkerhetsskyddsklassificerad information innan denna information görs tillgänglig för slutanvändare (konsumenter av känslig icke-säkerhetsskyddsklassificerad EU-information), — möjliggör ett arkiv som lagrar en del av den känsliga icke-säkerhetsskyddsklassificerade informationen för statistiska och historiska ändamål när det ändamål för vilket informationen inhämtades inte längre föreligger.

c)

En EU-säkerhetsskyddsklassificerad (RESTREINT UE/EU RESTRICTED) domän som omfattas av åtkomstkontroll för behöriga användare och som — gör det möjligt att utforska säkerhetsskyddsklassificerad information, — tillåter ett utvalt antal användare att tillhandahålla och validera säkerhetsskyddsklassificerad information innan denna information görs tillgänglig för slutanvändare som har åtkomsträtt till det säkerhetsskyddsklassificerade nätverket (konsumenter av säkerhetsskyddsklassificerad information).

Dessutom kommer systemets tekniska struktur att ha kapacitet att

a)	säkerställa en hög nivå av cybersäkerhet,

b)	stödja omfattande sök- och rapporteringskapacitet och tillämpa avancerade analystjänster, inklusive artificiell intelligens,

c)	integreras med externa enheter och deras system och tillhandahålla kapacitet för datautbyte via automatiska gränssnitt, t.ex. Frontex-Interpols dokumentsystem med elektroniskt bibliotek (Fields) och dokumentinformationssystemet Discs,

d)	arbeta med en molnbaserad infrastruktur för icke-säkerhetsskyddsklassificerade, känsliga och offentliga domäner, förutsatt att den säkerställer överensstämmelse med kraven på skydd av personuppgifter,

e)	införa den senaste tekniken och moderna tekniska metoder, bland annat för tillgänglighet, tillförlitlighet och flexibilitet för nya funktioner, produkter och modifieringar, samt kunna skalas upp så att det kan användas av ett stort antal användare,

f)	möjliggöra integrering med hårdvara och stödja åtkomst till systemet offline eller i situationer med begränsade uppkopplingsmöjligheter från mobila enheter.

DEL 2

1.   Mål

Denna andra del av bilagan innehåller en beskrivning av de tekniska specifikationerna för hur information ska föras in och lagras i Europeiska gräns- och kustbevakningsbyråns (Frontex) system för falska och äkta handlingar online (Frontex FADO-systemet) i enlighet med strikta normer.

Frontex FADO kommer också att bidra till kampen mot identitetsbedrägerier genom att information delas med andra aktörer, även allmänheten.

Dessa tekniska specifikationer omfattar behandling av personuppgifter. Införandet och lagringen av information i systemet kommer att ske i enlighet med behandlingens ändamål.

2.   Beskrivning av processen för att föra in och lagra information i Frontex FADO-systemet

Behöriga användare kommer att tillhandahålla information i en särskild modul i Frontex FADO-systemet för validering innan denna information görs tillgänglig för andra användare.

Valideringsprocessen gäller all information som förs in i Frontex FADO-systemet eller skapas i systemet.

Valideringsprocessen för sådan information kontrolleras av Frontex och genomförs i samråd med den som lämnat informationen. För att säkerställa strikta normer får Frontex besluta att samråda med utvalda dokumentexperter eller med byråns dataskyddsombud.

När informationen har validerats kommer den att översättas och lagras i Frontex FADO-systemdomänerna.

3.   Kontroll och verifiering av information i Frontex FADO-systemet

I Frontex FADO-systemet kommer dokumentuppgifterna (nedan kallade informationen) att verifieras och behandlas endast för administrativa ändamål med elektroniska och materiella medel, beroende på i vilket format informationen lämnas till Frontex. I Frontex FADO-systemet sker ingen behandling av operativa personuppgifter i den mening som avses i artikel 3.2 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 (1).

Information som behandlas genomgår de verksamhetsprocesser som utformats för att föra in och lagra information i Frontex FADO-systemet. Endast publicerade handlingar som först validerats görs tillgängliga för användarna.

Behandlingen av information i Frontex FADO-systemet kommer att förbättras kontinuerligt för att säkerställa en gradvis översyn och anpassning av de tekniska och organisatoriska åtgärderna i linje med den tekniska utvecklingen och för att åtgärda brister i de underliggande verksamhetsprocesserna.

Frontex specificerar

a)	de kategorier av registrerade vars personuppgifter behandlas i systemet,

b)	de kategorier av personuppgifter som behandlas,

c)	personuppgiftsansvarig eller kategorier av personuppgiftsansvariga, inbegripet gemensamt personuppgiftsansvariga,

d)	mottagarna av personuppgifterna,

e)	skyddsåtgärder för att förhindra missbruk eller olaglig åtkomst eller överföring av personuppgifter,

f)	lagringstiden i samband med behandling av personuppgifter som utförs för att driva Frontex FADO-systemet och utföra administrativa uppgifter,

g)	metoden för insamling av uppgifter, inbegripet huruvida uppgifterna kommer från medlemsstater och/eller tredjeländer,

h)	spridning och mottagare av personuppgifterna.

4.   Behandling av personuppgifter för att föra in och lagra information i Frontex FADO-systemet

Frontex kommer att införa särskilda organisatoriska och tekniska åtgärder under processen för införande och lagring av information i Frontex FADO-systemet genom att

a)	ge behöriga användare vägledning om redigering – minimering och pseudonymisering – av personuppgifter innan information lämnas till Frontex och under valideringsprocessen,

b)	vidta lämpliga tekniska åtgärder för att säkerställa nödvändiga skyddsåtgärder för att skydda de registrerades rättigheter under valideringsprocessen, innan informationen görs tillgänglig för slutanvändare,

c)	begränsa åtkomsten till den modul som är avsedd för valideringsprocessen till ett minimiantal användare,

d)	tillgängliggöra information som lagrats i de känsliga icke-säkerhetsskyddsklassificerade och säkerhetsskyddsklassificerade domänerna för ett känt antal användare på grundval av behovsenlig behörighet.

DEL 3

1.   Mål

Den tredje delen av bilagan innehåller en beskrivning av förfarandena för kontroll och verifiering av den information som finns i Europeiska gräns- och kustbevakningsbyråns (Frontex) system för falska och äkta handlingar online (Frontex FADO-systemet).

Förfarandena för kontroll och verifiering av information i Frontex FADO-systemet kommer att omfatta behandling av personuppgifter.

Kommissionen övervakar bland annat genomförandet av åtgärderna i detta beslut. Kommissionen biträds av den kommitté som inrättats genom artikel 6 i rådets förordning (EG) nr 1683/95 (2). Frontex deltar utan beslutanderätt i artikel 6-kommitténs möten.

Frontex kommer att tillämpa kvalitetssäkrings- och kvalitetskontrollmetoder för kontroll och verifiering av information som finns i Frontex FADO-systemet.

2.   Kvalitetssäkring och kvalitetskontroll

I enlighet med del 2 i bilagan till detta genomförandebeslut från kommissionen om fastställande av de tekniska specifikationerna för hur information ska föras in och lagras i Frontex FADO-systemet (3) kommer Frontex att fastställa förfaranden för att genomföra

a)	kvalitetssäkring: — innan information förs in i FADO-systemet för valideringsändamål, — under valideringsprocessen,

b)	kvalitetskontroll: — efter publiceringen, när informationen har gjorts tillgänglig för allmänheten och andra slutanvändare (konsumenter).

3.   Kvalitetssäkring

i.   Åtkomsthantering

Syftet med hanteringen av åtkomst till FADO-systemet är att

a)	bevilja åtkomst till FADO-systemet på grundval av behovsenlig behörighet,

b)	återkalla åtkomsträttigheter.

Frontex kommer att inrätta förfaranden för hantering av åtkomst till FADO-systemet där följande minimikrav ska iakttas:

a)	Användarna ska få information om behandlingen av deras personuppgifter.

b)	Användarna ska förvalta sina användarkonton i FADO-systemet.

c)	Personuppgifter ska förmedlas direkt till Frontex av de registrerade eller av deras kontaktpunkter.

d)	Ett begränsat antal Frontexanvändare som tillhör FADO-systemorganisationen ska vara behöriga att sköta åtkomsthantering.

ii.   Validering av information som förts in i FADO-systemet

Syftet med validering av information är att minska risken för brister i systemet och säkerställa informationens enhetlighet och kvalitet.

Endast ett utvalt antal behöriga och utbildade dokumentexperter ska tillhandahålla och validera information i systemet.

Innan de börjar föra in information i systemet kommer dessa användare att

a)	utbildas i införande av information i systemet,

b)	få vägledande material och/eller handledning om att föra in information i systemet,

c)	informeras om de verksamhetsprocesser som Frontex har infört för valideringsändamål.

Frontex kommer att införa en särskild modul i Frontex Fado-systemet för validering innan denna information görs tillgänglig för andra användare. Under valideringsprocessen ska denna modul göra det möjligt för

a)	ett utvalt antal användare att föra in eller korrigera information i Frontex FADO-systemet,

b)	ett begränsat antal användare att behandla valideringen av information i systemet, inbegripet frivilligt samråd med andra utvalda användare än de som för in eller korrigerar information,

c)	ett begränsat antal användare att tillhandahålla översättning vid behov,

d)	ett begränsat antal användare att godkänna och publicera informationen.

iii.   Publicering av information

Efter valideringsprocessen kommer informationen att publiceras.

4.   Kvalitetskontroll

Frontex kommer att upprätta en årlig kvalitetskontrollplan i Frontex FADO-systemet.

Planen kommer att säkerställa att kontroller av en lämplig mängd information regelbundet utförs varje år, då man bland annat kontrollerar

a)	relevansen av informationen i Frontex FADO-systemet,

b)	kvaliteten på informationen i Frontex FADO-systemet,

c)	Frontex FADO-systemhanteringens överensstämmelse med bland annat kraven på skydd av personuppgifter.

Resultaten av granskningarna kommer att överlämnas till kommissionen, Frontex styrelse och Frontex dataskyddsombud.

5.   Användarnas bidrag till kvaliteten

Användare får involveras i processen för kontroll och verifiering av information i Frontex FADO-systemet.

---

(1)  Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter samt om upphävande av förordning (EG) nr 45/2001 och beslut nr 1247/2002/EG (EUT L 295, 21.11.2018, s. 39).

(2)  Rådets förordning (EG) nr 1683/95 av den 29 maj 1995 om en enhetlig utformning av visumhandlingar (EGT L 164, 14.7.1995, s. 1).

(3)  Kommissionens genomförandebeslut om fastställande av den tekniska strukturen för Europeiska gräns- och kustbevakningsbyråns FADO-system i enlighet med artikel 6.1 a i förordning (EU) 2020/493.