År

Revisionsrättens kommentar

Genomförande av korrigerande åtgärder

(Har genomförts/Pågår/Har inte genomförts/e.t.)

2012

Stödkontorets redovisningssystem har ännu inte godkänts av räkenskapsföraren.

Har genomförts

2012

En överföring av 0,2 miljoner euro omfattades inte av ett rättsligt åtagande (kontrakt) och var därför oriktig.

e.t.

2012

Man har inte gjort någon fysisk inventering för att se till att all utrustning som köpts in till stödkontoret finns med i registret.

Har genomförts

2012

50 betalningar, som motsvarar cirka 20 % av det totala beloppet för betalningar, gjordes efter de tidsfrister som fastställs i budgetförordningen.

e.t.

2012

Tio av de 16 normerna för intern kontroll (1) har ännu inte införts fullt ut.

Pågår

2012

Budgetbehoven för 2012 uppskattades alldeles för högt: man ingick åtaganden för endast 4,8 miljoner euro av de 7 miljoner som överfördes i samband med att stödkontoret fick ekonomiskt självbestämmande.

e.t.

2012

Ingångna åtaganden på 3,2 miljoner euro fördes över, vilket motsvarar 65,13 % av de totala ingångna åtagandena under perioden av ekonomiskt självbestämmande (2). Överföringarna avser avdelning I (personalutgifter) när det gäller 0,3 miljoner euro, avdelning II (övriga administrativa utgifter) när det gäller 1,4 miljoner euro och avdelning III (driftsutgifter) när det gäller 1,5 miljoner euro. De gäller främst fakturor som inte hade tagits emot och/eller betalats vid årets slut och utestående ersättningar av kostnader för experter. Vidare gäller omkring 0,8 miljoner euro inredningsarbete som utförts i stödkontorets lokaler 2012, för vilket betalningarna kommer att göras efter det slutliga godkännandet (3). En sådan hög andel överföringar strider dock mot principen om budgetens ettårighet.

e.t.

2012

Beloppen på flera budgetåtaganden räckte inte för att täcka motsvarande varor och tjänster som tillhandahållits. Det uppskattade beloppet för de tillhandahållna varorna och tjänsterna som inte täcktes var 0,2 miljoner euro, vilket ledde till en motsvarande övervärdering i sammanställningen över resultatet av budgetgenomförandet.

e.t.

2012

Stödkontoret samordnar utplaceringen av medlemsstaternas experter som ska stödja andra medlemsstater i kris (krisåtgärder) och ersätter kostnaderna för experternas tjänsteresor med ett schablonbelopp. De totala kostnaderna för tjänsteresor uppgick till ungefär 4 17  000 euro (24 % av de totala betalningarna). Schablonersättningar för kostnader gavs även till externa deltagare som var med på möten som hölls i stödkontorets lokaler. Möteskostnaderna är utspridda på olika budgetposter och det totala beloppet är okänt. Tillämpningen av schablonbelopp minskar visserligen den administrativa bördan men beloppen kan bli högre än de faktiska kostnaderna.

e.t.

2012

Den maltesiska regeringen erbjöd stödkontoret en byggnad (4) och i hyresavtalet med den maltesiska transportmyndigheten anges att lokalerna håller på att iordningställas i färdigt skick med grundläggande tjänster. För att byggnaden skulle kunna tas i bruk krävdes dock att den anpassades (5) till en uppskattad kostnad av 4,3 miljoner euro, varav kommissionen skulle stå för 3,8 miljoner euro. Vid utgången av 2012 hade merparten av arbetet avslutats och förskottsbetalningar på omkring 3 miljoner euro hade gjorts till den maltesiska regeringen. Stödkontoret kommer dessutom att betala omkring 3,7 miljoner euro i hyra under en nioårsperiod.

e.t.

2012

Kommissionen informerade Europaparlamentet och rådet om arrangemangen för stödkontorets lokaler och det faktum att byggnaden krävde viss anpassning som skulle finansieras av den maltesiska regeringen och kommissionen. Även om budgetmyndigheterna kände till projektet finns det inga bevis på att de var medvetna om de förväntade kostnaderna och EU:s andel av dem.

e.t.

2012

Insynen i rekryteringsförfarandena kan förbättras: det fanns inga bevis på att stödkontoret hade fastställt viktningarna och tröskelvärdena för att en sökande skulle bli kallad till intervju och bli uppförd på reservlistan eller gjort frågorna till intervjuer och skriftliga prov innan det gick igenom ansökningarna.

Har inte genomförts

Unionens behörighetsområden enligt fördraget

(Artikel 3 i EU-fördraget och artiklarna 67, 78 och 80 i EUF-fördraget)

Unionen ska erbjuda sina medborgare ett område med frihet, säkerhet och rättvisa utan inre gränser, där den fria rörligheten för personer garanteras samtidigt som lämpliga åtgärder vidtas avseende kontroller vid yttre gränser, asyl, invandring samt förebyggande och bekämpande av brottslighet.

Unionen ska utforma en gemensam politik avseende asyl, subsidiärt skydd och tillfälligt skydd i syfte att erbjuda en lämplig status till alla tredjelandsmedborgare som har behov av internationellt skydd och att säkerställa principen om ”non-refoulement”. Denna politik ska överensstämma med Genèvekonventionen av den 28 juli 1951, med protokollet av den 31 januari 1967 om flyktingars rättsliga ställning och med andra tillämpliga fördrag.

I det syftet ska [beslut fattas] om åtgärder om ett gemensamt europeiskt asylsystem som omfattar en enhetlig asylstatus för medborgare i tredjeland som ska gälla i hela unionen, en enhetlig status för subsidiärt skydd för de tredjelandsmedborgare som, utan att beviljas europeisk asyl, har behov av internationellt skydd, ett gemensamt system, i händelse av en massiv tillströmning, för tillfälligt skydd för fördrivna personer, gemensamma förfaranden för att bevilja och återkalla enhetlig asylstatus eller subsidiärt skydd, kriterier och mekanismer för att avgöra vilken medlemsstat som har ansvaret för att pröva en ansökan om asyl eller subsidiärt skydd, normer för mottagande av personer som söker asyl eller subsidiärt skydd, partnerskap och samarbete med tredjeländer för att hantera flöden av personer som söker asyl eller subsidiärt eller tillfälligt skydd.

Om en eller flera medlemsstater försätts i en nödsituation med plötslig tillströmning av medborgare från tredjeländer, får [det beslutas] om provisoriska åtgärder till förmån för den eller de medlemsstater som berörs.

Unionspolitiken och dess genomförande ska styras av principen om solidaritet och rättvis ansvarsfördelning, även i finansiellt avseende, mellan medlemsstaterna.

Stödkontorets behörighet

(Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 439/2010 om inrättande av ett europeiskt stödkontor för asylfrågor)

Mål

Stödkontoret ska bidra till att inrätta ett gemensamt europeiskt asylsystem. Stödkontorets uppdrag är att underlätta, samordna och stärka det praktiska samarbetet mellan medlemsstaterna i asylfrågor ur en mängd olika perspektiv, till exempel ge praktiskt och operativt stöd till medlemsstater, ge operativt stöd till medlemsstater med specifika behov eller till medlemsstater där asyl- och mottagningssystemen är utsatta för särskilt tryck, tillhandahålla vetenskapligt och tekniskt stöd för unionens politik och lagstiftning på samtliga områden som direkt eller indirekt påverkar asylhanteringen.

Uppgifter

Organisation

Styrelsen

Sammansättning

Stödkontorets styrelse ska bestå av en ledamot från varje medlemsstat förutom Danmark, två ledamöter från Europeiska kommissionen och en företrädare för FN:s flyktingkommissariat som ska vara utan rösträtt. Alla ledamöter ska utses på grundval av sin erfarenhet, sitt yrkesmässiga ansvar och sin höga kompetens i asylfrågor.

Kroatien bjöds in att delta i alla styrelsemöten och andra relevanta möten som observatör fram till den 1 juli 2013 då landet blev fullvärdig medlem av stödkontoret efter ikraftträdandet av anslutningsfördraget mellan EU och Kroatien den 9 december 2011.

Danmark, Island, Liechtenstein, Norge och Schweiz inbjuds att delta i alla styrelsemöten och andra relevanta möten som observatörer.

Uppgifter

Styrelsens nyckelfunktioner i dess egenskap av styrande och planerande organ för stödkontoret beskrivs i artikel 29 i förordningen om stödkontoret och i dem ingår att utse verkställande direktör och anta stödkontorets arbetsprogram och årliga rapporter och stödkontorets allmänna budget. Den har det övergripande ansvaret för att se till att stödkontoret utför sina uppgifter på ett ändamålsenligt sätt.

Verkställande direktör

Den verkställande direktören, som ska vara oavhängig vid fullgörandet av sina uppgifter, är stödkontorets legala ställföreträdare och ansvarar bland annat för stödkontorets administrativa ledning och för att genomföra arbetsprogrammet och verkställa styrelsens beslut. Stödkontorets verkställande direktör, Robert K. Visser, tillträdde den 1 februari 2011. Hans mandatperiod är fem år och kan förlängas en gång med tre år.

Rådgivande forum

Stödkontoret har inrättat ett rådgivande forum i enlighet med artikel 51 i förordningen om stödkontoret. Det rådgivande forumet hjälper stödkontoret att se till att det finns ett nära samarbete med relevanta organisationer i det civila samhället och relevanta behöriga organ. Det rådgivande forumet är en mekanism för informationsutbyte och sammanställning av kunskap mellan stödkontoret, organisationer i det civila samhället och relevanta organ som arbetar med asylpolitik. I enlighet med förordningen om stödkontoret ska det rådgivande forumet sammanträda i plenum minst en gång om året. Stödkontoret har också en årlig samrådskalender för att samordna sina samrådsmetoder och samrådsverksamhet, dvs. expertmöten, workshoppar, seminarier och samråd online.

Intern revision

Europeiska kommissionens tjänst för internrevision.

Extern revision

Europeiska revisionsrätten.

Myndighet som beviljar ansvarsfrihet

Europaparlamentet på rådets rekommendation.

Medel till stödkontorets förfogande 2013

Slutlig budget

12 miljoner euro.

Personalstyrka den 31 december 2013

Tjänster i tjänsteförteckningen (tillfälligt anställda): 45. Tillsatta tjänster: 44.

Övriga tjänster (kontraktsanställda och nationella experter): 32. Tillsatta tjänster: 27.

Tjänster totalt: 77

Tillsatta tjänster: 71, varav anställda med

Produkter och tjänster 2013

Stödkontorets verksamheter kan delas in i fem prioriterade områden: permanent stöd, särskilt stöd, krisstöd, informations- och analysstöd och stöd till tredjeland.

Permanent stöd: När det gäller utbildning anordnade stödkontoret 13 kurser för utbildare, tog fram tre nya utbildningsmoduler och uppdaterade sex befintliga moduler, tog fram två utbildningshandböcker och en verktygslåda om utbildning (training cockpit), utformade en ny utbildningsväg, anordnade ett årligt didaktiskt seminarium, två utbildningsmöten för nationella kontaktpunkter och ett möte med referensgruppen för utbildning.

Stödkontorets arbete med asylprocessernas kvalitet och beslut i asylfrågor bestod bland annat i att ta fram en kvalitetsmatris för stödkontoret, anordna fyra tematiska möten om praktiskt samarbete och ett möte med de nationella kontaktpunkterna om kvalitet.

När det gäller information om ursprungsland antog stödkontoret en nätverksmetod för information om ursprungsland, inrättade tre särskilda nätverk för information om ursprungsland för Syrien, Somalia och Pakistan, ställde 2  108 nya dokument om information om ursprungsland till förfogande på den gemensamma europeiska portalen för information om ursprungsland, anordnade två möten med de nationella gemensamma administratörerna av portalen, två möten med det strategiska nätverket för information om ursprungsland och tio landspecifika workshoppar och seminarier. Dessutom gjorde stödkontoret en jämförande analys av Västra Balkan och gav en utbildning om portalen för information om ursprungsland.

På området ensamkommande barn gav stödkontoret ut en publikation med titeln EASO age assessment practice in Europe (stödkontorets åldersbedömningspraxis i Europa), anordnade fyra möten om praktiskt samarbete, en årlig konferens om ensamkommande barn och gjorde en undersökning om spårning av familjemedlemmar.

Stödkontoret uppdaterade listan över språk som fanns tillgängliga för direkt översättning i medlemsstaterna, deltog i relevanta möten i RIF-byråer om människohandel och stärkte samarbetet med ledamöter i domstolarna.

Särskilt stöd: Stödkontoret gav särskilt stöd till Sverige och Italien. I Sveriges fall gav stödkontoret särskild utbildning i två av stödkontorets moduler, medan det i Italiens fall bidrog till genomförandet av en plan för särskilt stöd som bestod av 45 stödaktiviteter. 25 experter placerades ut i tio stödgrupper som anordnade sex tematiska workshoppar om Dublin och information om ursprungsland, kartlade mottagningssystemet i Italien och gav utbildning till det italienska rättsväsendet. Dessutom anordnade stödkontoret två möten om praktiskt samarbete om omplacering, deltog i det första årliga forumet för omplacering och deltog i arbetsgruppen för Medelhavsområdet där åtta åtgärder var öronmärkta för stödkontoret.

Krisstöd: Stödkontoret gav krisstöd till Grekland och Bulgarien, placerade ut 49 experter i 25 asylstödgrupper. Stödkontorets och UNHCR:s projekt för Grekland om behandling av pågående fall genomfördes, och en katastrofövning med Frontex genomfördes vid den rumänska och ungerska gränsen. Stödkontoret anordnade tre möten med de nationella kontaktpunkterna för reserven för asylinsatser.

Informations- och analysstöd: Stödkontoret offentliggjorde sin årliga rapport om asylläget i EU 2012, tre kvartalsvisa asylrapporter och tolv månatliga asylrapporter. Vidare utvecklade stödkontoret steg II av sitt system för tidig varning och beredskap.

Stöd till tredjeland: Stödkontoret antog strategin för externa åtgärder, deltog i Pragprocessen och i EU:s partnerskap för rörlighet med Tunisien och Marocko och dialogen om migration, rörlighet och säkerhet med Jordanien. Man kom överens om ett projekt med dessa tre länder i december 2013 inom ramen för det europeiska grannskaps- och partnerskapsinstrumentet. Slutligen anordnade stödkontoret två möten om praktiskt samarbete, ett om vidarebosättning och ett om den externa dimensionen av det gemensamma europeiska asylsystemet (Ceas) och deltog i två workshoppar inom ramen för instrumentet för tekniskt bistånd och informationsutbyte (Taiex).

När det gäller stödkontorets organisation höll stödkontoret fyra styrelsemöten, antog tre styrelsebeslut, undertecknade ett arbetsavtal med UNHCR och med Europeiska unionens byrå för grundläggande rättigheter (FRA), höll sitt tredje möte i det rådgivande forumet och konsulterade det civila samhället i olika ämnen. Stödkontoret antog sitt fleråriga arbetsprogram 2014–2016. Slutligen gjorde Europeiska kommissionen en utvärdering av effekten av stödkontorets praktiska samarbete på asylområdet och av Ceas 2013.