Access to European Union law
<a href="https://eur-lex.europa.eu/content/help/eurlex-content/experimental-features.html" target="_blank">More about the experimental features corner</a>
Choose the experimental features you want to try
EUR-Lex
Access to European Union law

This document is an excerpt from the EUR-Lex website

You are here
Use quotation marks to search for an "exact phrase". Append an asterisk (*) to a search term to find variations of it (transp*, 32019R*). Use a question mark (?) instead of a single character in your search term to find variations of it (ca?e finds case, cane, care).
Search tips
Need more search options? Use the Advanced search

Document 52014TA1210(06)

    Rapport om årsredovisningen för Europeiska polisakademin för budgetåret 2013, med akademins svar

    EUT C 442, 10.12.2014, p. 51–60 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

    10.12.2014   

    SV

    Europeiska unionens officiella tidning

    C 442/51

    RAPPORT

    om årsredovisningen för Europeiska polisakademin för budgetåret 2013, med akademins svar

    (2014/C 442/06)

    INLEDNING

    1.

    Europeiska polisakademin (nedan kallad akademin) ligger i Bramshill och inrättades genom rådets beslut 2000/820/RIF (1) som upphävdes 2005 och ersattes med rådets beslut 2005/681/RIF (2). Akademins uppgift är att fungera som ett nätverk och sammanföra de nationella instituten för polisutbildning i medlemsstaterna för att ombesörja utbildningstillfällen på grundval av gemensamma normer för högre polismän (3).

    INFORMATION TILL STÖD FÖR REVISIONSFÖRKLARINGEN

    2.

    I revisionsrättens revisionsmetod ingår analytiska granskningsåtgärder, direkt granskning av transaktioner och bedömning av nyckelkontroller i akademins system för övervakning och kontroll. Detta kompletteras (vid behov) med revisionsbevis från andra revisorers arbete och en analys av uttalanden från ledningen.

    REVISIONSFÖRKLARING

    3.

    Revisionsrätten har i enlighet med artikel 287 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt granskat

    a)

    akademins årsredovisning, som består av räkenskaperna (4) och rapporterna om budgetgenomförandet (5) för det budgetår som slutade den 31 december 2013,

    b)

    lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna.

    Ledningens ansvar

    4.

    Ledningen har ansvaret för att upprätta en årsredovisning för akademin som ger en rättvisande bild och för att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta (6):

    a)

    I ledningens ansvar för akademins årsredovisning ingår att utforma, införa och upprätthålla de system för internkontroll som krävs för upprättandet av räkenskaper som ger en rättvisande bild och som inte innehåller väsentliga felaktigheter, vare sig dessa beror på oegentligheter eller fel, välja och tillämpa ändamålsenliga redovisningsprinciper utifrån de redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare (7) och göra uppskattningar i redovisningen som är rimliga med hänsyn till omständigheterna. Direktören godkänner akademins årsredovisning efter det att räkenskapsföraren har upprättat den på grundval av all tillgänglig information tillsammans med en not till årsredovisningen där han eller hon bland annat förklarar att han eller hon har uppnått rimlig säkerhet om att den ger en i alla väsentliga avseenden sann och rättvisande bild av akademins finansiella ställning.

    b)

    Ledningens ansvar när det gäller de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet och efterlevnaden av principen om sund ekonomisk förvaltning består i att utforma, införa och upprätthålla ett ändamålsenligt och effektivt system för internkontroll som innefattar en tillfredsställande övervakning och lämpliga åtgärder för att förebygga oriktigheter och oegentligheter och, vid behov, rättsliga förfaranden för att kräva tillbaka belopp som betalats ut eller använts felaktigt.

    Revisorns ansvar

    5.

    Revisionsrätten ska utifrån revisionen avge en förklaring till Europaparlamentet och rådet (8)om årsredovisningens tillförlitlighet och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet. Revisionsrätten utför sin revision i enlighet med IFAC:s internationella revisionsstandarder (International Standards on Auditing, ISA) och etiska riktlinjer och Intosais internationella standarder för högre revisionsorgan (Issai). Enligt dessa standarder ska revisionsrätten planera och utföra revisionen så att rimlig säkerhet uppnås om huruvida akademins årsredovisning innehåller väsentliga felaktigheter och huruvida de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta.

    6.

    Revisionen innebär att revisorn genom olika åtgärder inhämtar revisionsbevis om belopp och annan information i räkenskaperna och om lagligheten och korrektheten i de underliggande transaktionerna. Revisorn väljer vilka åtgärder som ska vidtas, bland annat genom att bedöma riskerna för att det finns väsentliga felaktigheter i räkenskaperna och för att de underliggande transaktionerna i väsentlig utsträckning inte uppfyller kraven i Europeiska unionens rättsliga ram, vare sig det beror på oegentligheter eller fel. Vid denna riskbedömning beaktar revisorn de delar av internkontrollen som krävs för upprättandet av räkenskaper som ger en rättvisande bild och de system för övervakning och kontroll som ska garantera de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet och utformar granskningsåtgärder som är ändamålsenliga med hänsyn till omständigheterna. Revisionen inbegriper också en utvärdering av redovisningsprincipernas ändamålsenlighet, rimligheten i uppskattningarna i redovisningen och den övergripande presentationen i räkenskaperna.

    7.

    Revisionsrätten anser att den har inhämtat tillräckliga och ändamålsenliga revisionsbevis till stöd för sin revisionsförklaring.

    Uttalande om räkenskapernas tillförlitlighet

    8.

    Revisionsrätten anser att akademins årsredovisning i alla väsentliga avseenden ger en rättvisande bild av akademins finansiella ställning per den 31 december 2013 och av det finansiella resultatet och kassaflödena för det budgetår som slutade detta datum i enlighet med bestämmelserna i akademins budgetförordning och de redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare.

    Uttalande om lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna

    9.

    Revisionsrätten anser att de transaktioner som ligger till grund för årsredovisningen för det budgetår som slutade den 31 december 2013 i alla väsentliga avseenden är lagliga och korrekta.

    10.

    Kommentarerna nedan påverkar inte revisionsrättens uttalande.

    KOMMENTARER OM BUDGETFÖRVALTNINGEN

    11.

    Av de 1,7 miljoner euro i gjorda åtaganden som fördes över från 2012 förföll 0,3 miljoner euro (17,6 %) 2013. Detta berodde främst på att de kostnader som skulle ersättas inom 2012 års bidragsöverenskommelser var lägre än beräknat (0,21 miljoner euro eller 70 % av de överförda anslag som förföll), vilket visar att akademin behöver få korrektare information från stödmottagarna vid årets slut om de faktiska kostnader som uppkommit.

    12.

    Andelen gjorda åtaganden 2013 under de olika rubrikerna varierade mellan 92 % och 95 %, vilket visar att de rättsliga åtagandena gjordes i tid. Andelen gjorda åtaganden som fördes över till 2014 var hög för avdelning II (administrativa utgifter) med 1 45  410 euro (30,5 %) men detta berodde främst på händelser som låg utanför akademins kontroll, såsom betalningar som skulle göras 2014 för tjänster och varor som hade beställts och tagits emot som planerat 2013.

    ÖVRIGA KOMMENTARER

    13.

    Akademins rekryteringsförfaranden medger ännu inte full insyn. Anvisningarna till medlemmar i uttagningskommittéerna om enhetlig bedömning av urvalskriterier var inte tillräckligt tydliga, kraven på yrkeserfarenhet överensstämde inte alltid med genomförandebestämmelserna till akademins tjänsteföreskrifter och rekryteringsdokumentationen var ofullständig.

    UPPFÖLJNING AV TIDIGARE ÅRS KOMMENTARER

    14.

    En översikt över de korrigerande åtgärder som har vidtagits som en reaktion på revisionsrättens kommentarer från tidigare år finns i bilaga I.

    Denna rapport antogs av revisionsrättens avdelning IV, med ledamoten Milan Martin CVIKL som ordförande, vid dess sammanträde i Luxemburg den 1 juli 2014.

    För revisionsrätten

    Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

    Ordförande

    (1)  EGT L 336, 30.12.2000, s. 1.

    (2)  EUT L 256, 1.10.2005, s. 63.

    (3)  I bilaga II sammanfattas akademins behörighet och verksamhet i informationssyfte.

    (4)  I årsredovisningen ingår balans- och resultaträkningen, kassaflödesanalysen, sammanställningen av förändringar i nettotillgångarna och en sammanfattning av de viktigaste redovisningsprinciperna och andra förklarande noter.

    (5)  Här ingår sammanställningen av resultatet av budgetgenomförandet med bilaga.

    (6)  Artiklarna 39 och 50 i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1271/2013 (EUT L 328, 7.12.2013, s. 42).

    (7)  De redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare bygger på de internationella redovisningsstandarderna för den offentliga sektorn (Ipsas) som ges ut av Internationella revisorsförbundet IFAC eller, när så är lämpligt, på de internationella redovisningsstandarderna International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS) som ges ut av International Accounting Standards Board (IASB).

    (8)  Artikel 107 i förordning (EU) nr 1271/2013.

    BILAGA I

    Uppföljning av tidigare års kommentarer

    År

    Revisionsrättens kommentar

    Genomförande av korrigerande åtgärder

    (Har genomförts/Pågår/Har inte genomförts/e.t.)

    2011

    Den stora andelen överföringar och den stora andelen förfallna anslag tyder på brister i planeringen och/eller genomförandet av budgeten och strider mot principen om budgetens ettårighet.

    e.t.

    2011

    Den stora andelen budgetöverföringar tyder på brister i budgetplaneringen och strider mot principen om specificering av anslag.

    Pågår

    2011

    Akademin ligger i Bramshill där den använder den brittiska National Policing Improvement Agencys (NPIA) lokaler. NPIA ska stänga i slutet av 2012 och det är oklart hur länge akademin kan fortsätta att använda sina nuvarande lokaler.

    Pågår

    2011

    Akademin behöver öka insynen i sina rekryteringsförfaranden. I meddelandena om lediga tjänster finns ingen information om möjligheten att överklaga beslut, akademin hade inte fastställt hur urvalskriterierna skulle viktas innan den gick igenom ansökningarna och den utarbetade inte alltid rapporter där urvalsförfaranden och beslut om reservlistor sammanfattades.

    Har genomförts

    2012

    Akademin förde över 3 55  500 euro i gjorda åtaganden till 2013 för att användas till 2013 års utbytesprogram som planeras äga rum mellan mars och november 2013. Eftersom 2013 års utbytesprogram inte nämns i akademins arbetsprogram för 2012 och inget finansieringsbeslut hade fattats om detta under 2012 är överföringen oriktig.

    e.t.

    2012

    Av de 1,7 miljoner euro i gjorda åtaganden som fördes över från 2011 förföll 0,7 miljoner euro (41,2 %) 2012. Detta berodde främst på att de kostnader som skulle ersättas i enlighet med bidragsöverenskommelser 2011 blev lägre än beräknat (0,44 miljoner euro eller 62 % av de förfallna överföringarna).

    Har inte genomförts

    2012

    Andelen anslag för vilka det gjordes åtaganden 2012 under de olika rubrikerna varierade mellan 90 % och 99 %, vilket visar att de rättsliga åtagandena gjordes i tid. Andelen gjorda åtaganden som fördes över till 2013 var hög under avdelning III (driftsutgifter) och uppgick till 1,5 miljoner euro (36 %). Detta berodde dock inte på att genomförandet av akademins årliga arbetsprogram för 2012 var försenat utan till största delen på den överföring som nämns i punkt 11 och på det faktum att ersättning för kostnader för kurser som organiserades under de sista månaderna av 2012 inom ramen för 2012 års bidragsöverenskommelser inte skulle betalas förrän i början av 2013 (1 miljon euro).

    e.t.

    2012

    Akademin gjorde 37 budgetöverföringar på 1 miljon euro under 2012, varav 36 var inom respektive avdelning.

    Pågår

    2012

    De diskussioner om akademins framtid som pågår sedan flera år har lett till att planeringen och genomförandet av arbetet präglas av osäkerhet.

    Pågår

    2012

    Akademin måste se till att i alla delar följa sin handledning för rekrytering och att ytterligare förbättra insynen i rekryteringsförfarandena: meddelandena om ledig tjänst offentliggjordes inte alltid minst sex veckor före ansökningstidens slut, det fanns inga bevis för att bedömare kontrollerade att reglerna för inlämnande av ansökningar hade följts, de urvalskriterier som tillämpades överensstämde inte alltid med de kriterier som hade angivits i meddelandet om ledig tjänst och i några fall var bedömningen av ansökningar mycket försenad.

    Har genomförts

    BILAGA II

    Europeiska polisakademin (Bramshill)

    Behörighet och verksamhet

    Unionens behörighetsområden enligt fördraget

    (Artikel 87 i EUF-fördraget)

    Tillnärmning av lagar

    ”1.

    Unionen ska utveckla ett polissamarbete mellan alla behöriga myndigheter i medlemsstaterna, inbegripet polisen, tullen och andra brottsbekämpande organ som är specialiserade på att förebygga, upptäcka och utreda brott.

    2.

    Vid tillämpning av punkt 1 får Europaparlamentet och rådet i enlighet med det ordinarie lagstiftningsförfarandet föreskriva åtgärder om

    [...]

     

    b)

    stöd till utbildning av personal samt samarbete om personalutbyte, utrustning och kriminalteknisk forskning [...].”

    Akademins behörighet

    (Rådets beslut 2005/681/RIF)

    Mål

    ”Akademins syfte ska vara att genom optimering av samarbetet mellan de olika delar som akademin består av bidra till utbildningen av medlemsstaternas högre polismän. Akademin ska stödja och utveckla ett europeiskt tillvägagångssätt när det gäller medlemsstaternas viktigaste problem med brottsbekämpning, brottsförebyggande verksamhet och upprätthållande av den allmänna ordningen och säkerheten, särskilt när det gäller gränsöverskridande frågor med anknytning till dessa problem.”

    Uppgifter

    —

    Fördjupa kunskapen om de nationella polismyndigheternas system och strukturer i övriga medlemsstater och det gränsöverskridande polissamarbetet inom Europeiska unionen.

    —

    Förbättra kunskapen om internationella instrument och Europeiska unionens instrument, särskilt avseende följande sektorer:

    a)

    Europeiska unionens institutioner och deras funktion och roll samt Europeiska unionens beslutsmekanismer och rättsliga instrument, särskilt deras betydelse för brottsbekämpande samarbete.

    b)

    Europols mål, uppbyggnad och funktion samt möjligheterna att optimera samarbetet mellan Europol och berörda brottsbekämpande myndigheter i medlemsstaterna i fråga om bekämpningen av organiserad brottslighet.

    c)

    Eurojusts mål, uppbyggnad och funktion.

    —

    Tillhandahålla lämplig utbildning med avseende på upprätthållandet av demokratiska garantier, i synnerhet när det gäller rätten till försvar.

    Organisation

    Styrelse

    Sammansättning

    En delegation från varje medlemsstat.

    Varje delegation ska ha en röst. Företrädare för Europeiska kommissionen och för generalsekretariatet vid Europeiska unionens råd och Europol ska inbjudas att närvara vid mötena som observatörer utan rösträtt.

    Direktör

    Direktören leder akademin och utses av styrelsen som också kan skilja direktören från dennes uppdrag.

    Extern revision

    Europeiska revisionsrätten.

    Intern revision

    Europeiska kommissionens tjänst för internrevision.

    Myndighet som beviljar ansvarsfrihet

    Europaparlamentet på rådets rekommendation.

    Medel till akademins förfogande 2013 (2012)

    Budget

    8,4(8,4) miljoner euro.

    Personalstyrka

    Tjänster enligt tjänsteförteckningen 2013: 28 (28) tillfälligt anställda.

    Dessutom budgeterades 10 (10) tjänster för kontraktsanställda.

    Medlemsstaterna utstationerade även totalt 5 (5) nationella experter under året.

    Produkter och tjänster 2013 (2012)

    Kurser, seminarier och konferenser

    Akademin genomförde sammanlagt 72 (82) aktiviteter (kurser, seminarier och konferenser). Bedömningen av utvärderingarna av aktiviteterna visar att den allmänna tillfredsställelsen med akademins aktiviteter och utbildningsresultat var fortsatt hög med 94 % (93 %).

    Akademin samlade det högsta antalet deltagare hittills: 2  251(2  098) deltagare från brottsbekämpande myndigheter och 707 (772) utbildare från 42 (33) länder (EU-medlemsstater och tredjeländer) och 21 (27) EU-organ och internationella organ.

    Deltagandet (närvaro/tillgängliga platser) har ökat betydligt och var högre än tidigare med 116 % (96 %), vilket visar på ökad efterfrågan på akademins utbildning. Akademin anordnade själv 19 (15) aktiviteter till stöd för nätverket och inledde en ansökningsprocess avseende en bidragsöverenskommelse för 2014. Inga aktiviteter sköts upp till det påföljande kalenderåret.

    Yttre förbindelser

    Under 2013 fortsatte akademin sitt fruktbara samarbete med kandidatländer, potentiella kandidatländer och grannskapsländer/östliga partnerländer liksom med strategiska partner, RIF-byråer och EU-institutioner, däribland Europeiska utrikestjänsten.

    Under 2013 undertecknade akademin två samarbetsavtal med Albanien och Ryssland (betecknande nog genomförde Ryssland och akademin för första gången en gemensam aktivitet i Moskva 2013) och ett samarbetsavtal med Europeiska byrån för den operativa förvaltningen av stora it-system inom området frihet, säkerhet och rättvisa (eu-LISA). Förhandlingarna fortsatte med f.d. jugoslaviska republiken Makedonien och med Bosnien och Hercegovina. Formella kontakter togs med Kosovo och Armenien, vilket ledde till två expertuppdrag dit för att undersöka möjligheterna till samarbete.

    Kontakter togs även med utbildare i USA som arbetar med brottsbekämpande organisationer. Akademin slutförde framgångsrikt sitt ordförandeskap för RIF-byråernas kontaktgrupp och genomförde överenskomna gemensamma aktiviteter som ingick i en slutrapport som godkändes av den ständiga kommittén för operativt samarbete i frågor som rör den inre säkerheten.

    Akademin gav under 2013 stöd till sju projekt om kapacitetsuppbyggnad som genomfördes av EU:s medlemsstater. Projekten gällde allt från metoder för e-lärande, utbildning om bekämpning av sexuellt utnyttjande av barn till civil krishantering och andra viktiga polisiära frågor.

    Utarbetande av utbildningshandböcker och (gemensamma) kursplaner

    Handboken för Sirene-utbildning användes vid Sirene-aktiviteter under 2013 och uppdaterades av Sirenes utbildningskommitté. Handboken kommer att delas ut till generalsekretariatet vid Europeiska unionens råd i början av 2014.

    Den gemensamma kursplanen om narkotikahandel uppdaterades och två nya gemensamma kursplaner utarbetades: om terrorismbekämpning och om Eurojust; den senare med aktivt deltagande av experter vid Eurojust. En expert från Europol bidrog till den gemensamma kursplanen om terrorismbekämpning, och Europol kommenterade även den gemensamma kursplanen om narkotikahandel (fyra gemensamma kursplaner uppdaterades och slutfördes under 2012).

    Forskning och vetenskap

    Akademins årliga konferens 2013 om polisiär vetenskap och forskning handlade om polisarbete i det civila samhället i ekonomiskt svåra tider. Konferensen hade 126 (120) deltagare både från EU:s medlemsstater och utifrån och mottogs väl. Bidrag till konferensen har lagts ut på akademins webbplats och en samlingsvolym förbereds för publicering.

    Med stöd av akademins nätverk för nationella korrespondenter inom forskning och vetenskap och arbetsgruppen för kunskapsöverföring publicerades två nya utgåvor av akademins forsknings- och vetenskapsbulletin på webbplatsen. Dessutom har en webbsida skapats där vetenskapliga polisiära publikationer som publicerats i EU samlas. Akademins e-bibliotek fortsätter att erbjudas som en kunskapsbank för registrerade användare av e-Net.

    Europeiskt utbytesprogram för poliser

    Akademins utbytesprogram för poliser 2013 bestod av sex delar plus studiebesök:

    —

    En allmän del för högre polismän.

    —

    En del för befälhavare.

    —

    En del för utbildare.

    —

    En del för forskare.

    —

    En del för samarbete mellan organ.

    —

    En del för grannskapsländer och länder på västra Balkan.

    —

    Studiebesök vid Europol (2 ggr), Frontex, Europeiska centrumet för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk och Olaf.

    Programmet innehöll ämnen som hämtats från Stockholmsprogrammets prioriteringar och EU:s policycykel och ämnen som begärts av medlemsstaterna. Utbytena anordnas bilateralt och varar mellan högst tolv kalenderdagar och lägst fem arbetsdagar. Studiebesök på mellan tre och fem dagar anordnades till de ovan nämnda organisationerna.

    För första gången deltog länder på västra Balkan, Turkiet och östliga partnerländer i utbytesprogrammet.

    Sammanlagt deltog 444 (293) deltagare från 25 medlemsstater, grannskapsländer och länder på västra Balkan – det högsta deltagarantalet sedan projektet inleddes 2007. Programmet hade en budget på något över 6 00  000 euro som finansierades av akademin, och utnyttjandegraden var över 95 %.

    Återkopplingen från 135 deltagare i utbytesprogrammet och 54 deltagare i studiebesöken visade på en anmärkningsvärd andel – 98 % – nöjda deltagare i det europeiska utbytesprogrammet för poliser 2013.

    Elektroniskt nätverk (e-Net)

    —

    Ett möte för nationella förvaltare av det elektroniska nätverket ägde rum i november. Akademins system för förvaltning av utbildning (LMS, Learning Management System) visade sig vara mycket framgångsrikt både när det gällde att uppdatera och förbättra on line-stödet till akademins aktiviteter och som plattform för informationsutbyte inom akademins nätverk. Öppna plattformar har också gjorts tillgängliga där verksamhetsgrupper i ett nätverkslärande sammanhang kan lära sig av och tillsammans med varandra med hjälp av digital teknik.

    e-lärande

    —

    Under 2013 utarbetade akademin tre (fyra) nya moduler och uppdaterade två (noll) existerande moduler för e-lärande om ämnena pengatvätt, SIS II, Prümbeslutet, Europol och it-brottslighet. Framtagningen av e-lärandemodulen om EU:s policycykel slutfördes under 2013, och den antogs i januari 2014. I dagsläget finns 19 moduler tillgängliga på internet.

    —

    Under 2013 besöktes e-lärandemodulerna av 1  994(1  961) unika användare, 31 webbinarier genomfördes med 3  562(1  667) deltagare. Tio plattformar för verksamhetsgrupper var aktiva under 2013, och 2  063 likasinnade yrkesverksamma inom olika områden av polisarbete och polisutbildning delade och utbytte kunskaper och erfarenhet.

    Källa: Bilagan har tillhandahållits av akademin.

    AKADEMINS SVAR

    11 och 12:

    Akademin har noterat revisionsrättens kommentarer. Utifrån de omständigheter som beskrivs kan vi konstatera att de åtgärder som akademin har vidtagit under de senaste åren har gjort att antalet överföringar minskat markant. Vi strävar efter att i allt högre grad efterleva och upprätthålla principen om budgetens ettårighet som föreskrivs i budgetförordningen.

    13:

    Akademin har noterat revisionsrättens kommentarer. Vi är färdiga med dokumentationen av personalprocesserna och har gjort om och förbättrat de tillhörande arbetsanvisningarna, mallarna och kontrollistorna. Vi räknar med att dessa förändringar, som ska tillämpas vid de rekryteringsförfaranden som nyligen inletts, kommer att bidra till bättre hantering av och ökad insyn i rekryteringsprocessen.
    Top