Access to European Union law
<a href="https://eur-lex.europa.eu/content/help/eurlex-content/experimental-features.html" target="_blank">More about the experimental features corner</a>
Choose the experimental features you want to try
EUR-Lex
Access to European Union law

This document is an excerpt from the EUR-Lex website

You are here
Use quotation marks to search for an "exact phrase". Append an asterisk (*) to a search term to find variations of it (transp*, 32019R*). Use a question mark (?) instead of a single character in your search term to find variations of it (ca?e finds case, cane, care).
Search tips
Need more search options? Use the Advanced search

Document 52014TA1210(03)

    Rapport om årsredovisningen för byrån för Organet för europeiska regleringsmyndigheter för elektronisk kommunikation för budgetåret 2013, med byråns svar

    EUT C 442, 10.12.2014, p. 28–34 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

    10.12.2014   

    SV

    Europeiska unionens officiella tidning

    C 442/28

    RAPPORT

    om årsredovisningen för byrån för Organet för europeiska regleringsmyndigheter för elektronisk kommunikation för budgetåret 2013, med byråns svar

    (2014/C 442/03)

    INLEDNING

    1.

    Byrån för Organet för europeiska regleringsmyndigheter för elektronisk kommunikation (nedan kallad byrån) ligger i Riga och inrättades genom Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1211/2009 (1). Byråns viktigaste uppgift är att ge Organet för europeiska regleringsmyndigheter för elektronisk kommunikation administrativt och sakkunnigt stöd och att under vägledning av tillsynsnämnden samla in och analysera information om elektronisk kommunikation och till nationella regleringsmyndigheter sprida bästa praxis, såsom gemensamma strategier, metoder eller riktlinjer för genomförande av EU-regelverket (2).

    INFORMATION TILL STÖD FÖR REVISIONSFÖRKLARINGEN

    2.

    I revisionsrättens revisionsmetod ingår analytiska granskningsåtgärder, direkt granskning av transaktioner och en bedömning av nyckelkontroller i byråns system för övervakning och kontroll. Detta kompletteras (vid behov) med revisionsbevis från andra revisorers arbete och en analys av uttalanden från ledningen.

    REVISIONSFÖRKLARING

    3.

    Revisionsrätten har i enlighet med artikel 287 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt granskat

    a)

    byråns årsredovisning, som består av räkenskaperna (3) och rapporterna om budgetgenomförandet (4) för det budgetår som slutade den 31 december 2013,

    b)

    lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna.

    Ledningens Ansvar

    4.

    Ledningen har ansvaret för att upprätta en årsredovisning för byrån som ger en rättvisande bild och för att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta (5):

    a)

    I ledningens ansvar för byråns årsredovisning ingår att utforma, införa och upprätthålla de system för internkontroll som krävs för upprättandet av räkenskaper som ger en rättvisande bild och som inte innehåller väsentliga felaktigheter, vare sig dessa beror på oegentligheter eller fel, välja och tillämpa ändamålsenliga redovisningsprinciper utifrån de redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare (6) och göra uppskattningar i redovisningen som är rimliga med hänsyn till omständigheterna. Förvaltningsdirektören godkänner byråns årsredovisning efter det att räkenskapsföraren har upprättat den på grundval av all tillgänglig information tillsammans med en not till årsredovisningen där han eller hon bland annat förklarar att han eller hon har uppnått rimlig säkerhet om att den ger en i alla väsentliga avseenden sann och rättvisande bild av byråns finansiella ställning.

    b)

    Ledningens ansvar när det gäller de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet och efterlevnaden av principen om sund ekonomisk förvaltning består i att utforma, införa och upprätthålla ett ändamålsenligt och effektivt system för internkontroll som innefattar tillfredsställande övervakning och lämpliga åtgärder för att förebygga oriktigheter och oegentligheter och, vid behov, rättsliga förfaranden för att kräva tillbaka belopp som betalats ut eller använts felaktigt.

    Revisorns ansvar

    5.

    Revisionsrätten ska utifrån revisionen avge en förklaring till Europaparlamentet och rådet (7) om årsredovisningens tillförlitlighet och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet. Revisionsrätten utför sin revision i enlighet med IFAC:s internationella revisionsstandarder (International Standards on Auditing, ISA) och etiska riktlinjer och Intosais internationella standarder för högre revisionsorgan (Issai). Enligt dessa standarder ska revisionsrätten planera och utföra revisionen så att rimlig säkerhet uppnås om huruvida byråns årsredovisning innehåller väsentliga felaktigheter och huruvida de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta.

    6.

    Revisionen innebär att revisorn genom olika åtgärder inhämtar revisionsbevis om belopp och annan information i räkenskaperna och om lagligheten och korrektheten i de underliggande transaktionerna. Revisorn väljer vilka åtgärder som ska vidtas, bland annat genom att bedöma riskerna för att det finns väsentliga felaktigheter i räkenskaperna och för att de underliggande transaktionerna i väsentlig utsträckning inte uppfyller kraven i Europeiska unionens rättsliga ram, vare sig det beror på oegentligheter eller fel. Vid denna riskbedömning beaktar revisorn de delar av internkontrollen som krävs för upprättandet av räkenskaper som ger en rättvisande bild och de system för övervakning och kontroll som ska garantera de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet och utformar granskningsåtgärder som är ändamålsenliga med hänsyn till omständigheterna. Revisionen inbegriper också en utvärdering av redovisningsprincipernas ändamålsenlighet, rimligheten i uppskattningarna i redovisningen och den övergripande presentationen i räkenskaperna.

    7.

    Revisionsrätten anser att den har inhämtat tillräckliga och ändamålsenliga revisionsbevis till stöd för sin revisionsförklaring.

    Uttalande om räkenskapernas tillförlitlighet

    8.

    Revisionsrätten anser att byråns årsredovisning i alla väsentliga avseenden ger en rättvisande bild av byråns finansiella ställning per den 31 december 2013 och av det finansiella resultatet och kassaflödena för det budgetår som slutade detta datum i enlighet med bestämmelserna i byråns budgetförordning och de redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare.

    Uttalande om lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna

    9.

    Revisionsrätten anser att de transaktioner som ligger till grund för årsredovisningen för det budgetår som slutade den 31 december 2013 i alla väsentliga avseenden är lagliga och korrekta.

    10.

    Kommentarerna nedan påverkar inte revisionsrättens uttalande.

    KOMMENTARER OM BUDGETFÖRVALTNINGEN

    11.

    Budgetgenomförandet har förbättrats betydligt, vilket tyder på att planeringen är bättre och att verksamheten i större utsträckning genomförs i tid. Även om andelen överförda anslag från 2012 som förfallit fortfarande är relativt hög, 28 % (2012: 45 %), minskade gjorda åtaganden som fördes över till 4 61  983 euro eller 13 % (2012: 6 11  223 euro eller 19 %). Överföringarna gällde i huvudsak kontrakt som hade undertecknades under andra halvåret 2013 för planerad verksamhet 2013 och 2014.

    ÖVRIGA KOMMENTARER

    12.

    Av de 1  183 ersättningar som betalades till experter 2013 gjordes 1  078 för sent. De betalningar som var sena var i genomsnitt försenade med 78 dagar under första halvåret 2013, jämfört med 33 dagar under andra halvåret 2013.

    UPPFÖLJNING AV TIDIGARE ÅRS KOMMENTARER

    13.

    En översikt över de korrigerande åtgärder som har vidtagits som en reaktion på revisionsrättens kommentarer från tidigare år finns i bilaga I.

    Denna rapport antogs av revisionsrättens avdelning IV, med ledamoten Milan Martin CVIKL som ordförande, vid dess sammanträde i Luxemburg den 1 juli 2014.

    För revisionsrätten

    Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

    Ordförande

    (1)  EUT L 337, 18.12.2009, s. 1.

    (2)  I bilaga II sammanfattas byråns behörighet och verksamhet i informationssyfte.

    (3)  I årsredovisningen ingår balans- och resultaträkningen, kassaflödesanalysen, sammanställningen av förändringar i nettotillgångarna och en sammanfattning av de viktigaste redovisningsprinciperna och andra förklarande noter.

    (4)  Här ingår sammanställningen av resultatet av budgetgenomförandet med bilaga.

    (5)  Artiklarna 39 och 50 i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1271/2013 (EUT L 328, 7.12.2013, s. 42).

    (6)  De redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare bygger på de internationella redovisningsstandarderna för den offentliga sektorn (Ipsas) som ges ut av Internationella revisorsförbundet IFAC eller, när så är lämpligt, på de internationella redovisningsstandarderna International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS) som ges ut av International Accounting Standards Board (IASB).

    (7)  Artikel 107 i förordning (EU) nr 1271/2013.

    BILAGA I

    Uppföljning av tidigare års kommentarer

    År

    Revisionsrättens kommentarer

    Genomförande av korrigerande åtgärder

    (Har genomförts/Pågår/Har inte genomförts/e.t.)

    2011

    Revisionsrätten fann 21 fall till ett totalt värde av 94  120 euro där anslag som hade förts över till 2012 inte motsvarade rättsliga åtaganden. Dessa överföringar var därför oriktiga.

    Har genomförts

    2011

    Byrån hade ännu inte antagit och tillämpat alla normer för internkontroll. Det saknades särskilt en förteckning över avvikelser.

    Har genomförts (förteckning över avvikelser)

    Pågår (normer för internkontroll)

    2011

    Byrån behöver förbättra insynen i rekryteringsförfarandena. Frågorna till de muntliga och skriftliga proven hade inte fastställts innan uttagningskommittén gick igenom ansökningarna, det fanns inget beslut av tillsättningsmyndigheten att utse uttagningskommittén och lönegraden för medlemmarna i uttagningskommittén angavs inte.

    Har genomförts

    2012

    Byråns redovisningssystem hade fortfarande inte validerats av räkenskapsföraren.

    Har genomförts

    2012

    Gjorda åtaganden på 61  500 euro som hade förts över (10 % av de totala gjorda åtaganden som förts över) motsvarade inte rättsliga åtaganden och är därför oriktiga.

    Har genomförts

    2012

    Byrån hade ännu inte infört normerna för internkontroll avseende ”mål och resultatindikatorer” (norm för internkontroll nr 5), ”processer och förfaranden” (norm för internkontroll nr 8), ”dokumenthantering” (norm för internkontroll nr 11) och ”information och kommunikation” (norm för internkontroll nr 12).

    Pågår

    2012

    Det finns inget förfarande för registrering och avyttring av anläggningstillgångar och det har inte gjorts någon fysisk inventering.

    Har genomförts

    2012

    Förfaranden för att fastställa, godkänna och registrera undantag och avvikelser från riktlinjer och förfaranden har inte införts.

    Har genomförts

    2012

    Ungefär 1 01  000 euro, det vill säga 45 % av de gjorda åtagandena som hade förts över från 2011, förföll. Anslag för 2012 på 5 45  000 euro, det vill säga 17 % av de totala anslagen för 2012, utnyttjades inte utan man blev tvungen att låta även dem förfalla. Andelen överföringar av gjorda åtaganden till 2013 var stor, nämligen 6 11  000 euro eller 19 % av de totala åtagandena. Detta tyder på svårigheter i planeringen och/eller genomförandet av byråns verksamhet. Överföringarna för 2012 gällde i huvudsak försenade rekryteringar och avsaknaden av en ändamålsenlig policy för att garantera att kostnader för tjänsteresor som experter begär ersättning för redovisades och betalades ut i tid.

    Pågår

    2012

    Det finns stort utrymme att förbättra utarbetandet, genomförandet och dokumentationen av upphandlingsförfaranden. Till exempel tittar man inte under tilldelningsförfarandena tillräckligt på förhållandet mellan pris och kvalitet, och de allmänna tilldelningskriterierna har inte delats in i underkriterier som skulle möjliggöra en tydlig och jämförande utvärdering av anbuden.

    Har genomförts

    2012

    De rekryteringsförfaranden som granskades visade på stora brister som påverkar insynen: frågorna till skriftliga prov och intervjuer fastställdes efter det att uttagningskommittén hade gått igenom ansökningarna, minimikrav för att få tillträde till skriftliga prov och intervjuer eller för att tas upp på reservlistan över godkända sökande hade inte fastställts och nomineringar till och ändringar av sammansättningen av uttagningskommittén hade inte godkänts av tillsättningsmyndigheten.

    Har genomförts

    2012

    De flesta anställda vid byrån har en administrativ eller stödjande funktion och reser inte, men alla har fått en mobiltelefon med en månatlig kredit på ungefär 50 euro. Det finns inga kontroller av om telefonerna används för privat bruk.

    Har genomförts

    2012

    Byrån har ingen policy för sin likviditetsförvaltning. Vid utgången av 2012 fanns alla likvida medel (1,6 miljoner euro) på en bank (med kreditbetyget BBB (1).

    Har genomförts

    (1)  Enligt en not från kommissionens räkenskapsförare från den 27 oktober 2008 bör det lägsta kortsiktiga kreditbetyget vara A-1.

    BILAGA II

    Byrån för Organet för europeiska regleringsmyndigheter för elektronisk kommunikation (Riga)

    Behörighet och verksamhet

    Unionens behörighetsområden enligt fördraget

    (Artikel 114 i EUF-fördraget)

    Tillnärmning av lagar på området för elektronisk kommunikation.

    Byråns behörighet

    (Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1211/2009)

    Byråns befogenheter definieras i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1211/2009.

    Den byrå som avses i artikel 6 ska ge Organet för europeiska regleringsmyndigheter för elektronisk kommunikation administrativt och sakkunnigt stöd.

    Byrån ska utföra sina uppgifter under vägledning av tillsynsnämnden.

    Organisation

    Byrån består av

    a)

    en förvaltningskommitté,

    b)

    en förvaltningsdirektör,

    som mellan sig delar allt administrativt och ekonomiskt ansvar, inbegripet ansvaret för personalen.

    Endast förvaltningskommittén ansvarar dock för personaltillsättningen (artikel 7.4).

    Den vägledning om tjänster och produkter som byrån ska tillhandahålla lämnas av tillsynsnämnden, se ”Produkter och tjänster 2013”.

    Intern revision

    Europeiska kommissionens tjänst för internrevision.

    Extern revision

    Europeiska revisionsrätten.

    Myndighet som beviljar ansvarsfrihet

    Europaparlamentet på rådets rekommendation.

    Medel till byråns förfogande 2013 (2012)

    Slutlig budget:3 5 57  218,93 euro (ändringsbudget 1/2013 inklusive interna inkomster avsatta för särskilda ändamål)

    Personalstyrka den 31 december: 25 (22),

    Produkter och tjänster 2013

    Under vägledning av tillsynsnämnden har byrån bistått med följande tjänster:

    —

    Sakkunnigt och administrativt stöd till Organet för europeiska regleringsmyndigheter för elektronisk kommunikation.

    —

    Insamling av information från de nationella regleringsmyndigheterna samt utbyte och överlämnande av information.

    —

    Spridning av bästa regleringspraxis bland de nationella regleringsmyndigheterna inom EU och till tredje part.

    —

    Stöd till ordföranden med att förbereda arbetet för byråns tillsynsnämnd och förvaltningskommitté.

    —

    Stöd till de expertgrupper som har inrättats av tillsynsnämnden.

    Källa: Bilagan har tillhandahållits av byrån.

    BYRÅNS SVAR

    11.

    Byrån noterar kommentaren om budgetförvaltningen och har satt som mål att ytterligare förbättra genomförandet av budgeten 2014 jämfört med 2012 och 2013.

    Vi kommer fortsätta att följa upp den stora andel överförda anslag som förfallit genom att grundligt analysera de överförda beloppen i slutet av året. Denna åtgärd bör ge en positiv effekt på den övergripande nivån av överföringar, som vi kommer att fortsätta att minska genom att tidigarelägga kontraktens löptid.

    12.

    Byrån håller med om att den fråga som tas upp i revisionsrättens iakttagelse är mycket viktig. Vi söker aktivt efter åtgärder för att minska tiden för betalning till det fastställda målet på 30 dagar.

    Vi kommer att undersöka tre möjliga vägar till förbättringar: ytterligare minska tiden för insamling av dokument, garantera nödvändiga personalresurser till ekonomihanteringsprocessen och gå vidare med tekniska förbättringar som finns att tillgå via ekonomisystemen.
    Top