This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 52004TA1230(13)
Report on the annual accounts of the European Monitoring Centre on Racism and Xenophobia for the 2003 financial year together with the Monitoring Centre's replies
Rapport om årsredovisningen för Europeiska centrumet för övervakning av rasism och främlingsfientlighet för budgetåret 2003 samt centrumets svar
Rapport om årsredovisningen för Europeiska centrumet för övervakning av rasism och främlingsfientlighet för budgetåret 2003 samt centrumets svar
EUT C 324, 30.12.2004, p. 91–98
(ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, SK, SL, FI, SV)
30.12.2004 |
SV |
Europeiska unionens officiella tidning |
C 324/91 |
RAPPORT
om årsredovisningen för Europeiska centrumet för övervakning av rasism och främlingsfientlighet för budgetåret 2003 samt centrumets svar
(2003/C 324/13)
INEHÅLLSFÖRTECKNING
1 |
INLEDNING |
2–5 |
REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE |
6–14 |
IAKTTAGELSER |
Tabell 1–4
Centrumets svar
INLEDNING
1. |
Europeiska centrumet för övervakning av rasism och främlingsfientlighet (nedan kallat centrumet) inrättades genom rådets förordning (EG) nr 1035/97 av den 2 juni 1997 (1). Centrumets uppdrag är att förse gemenskapen och medlemsstaterna med tillförlitlig information om företeelser som rasism, främlingsfientlighet och antisemitism inom unionen och samarbeta med Europarådet på dessa områden. I tabell 1 ges en sammanfattning av centrumets behörighetsområde som baseras på uppgifter från centrumet. |
REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE
2. |
Detta uttalande riktas till Europaparlamentet och rådet i enlighet med artikel 185.2 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (2). |
3. |
Revisionsrätten har granskat centrumets årsredovisning för det budgetår som slutade den 31 december 2003. I enlighet med artikel 12.8 i rådets förordning (EG) nr 1035/97 har budgeten genomförts under direktörens ansvar. I detta ansvar ingår att upprätta och lägga fram räkenskaperna (3) i enlighet med de interna finansiella bestämmelser som avses i artikel 12.12 i rådets förordning (EEG) nr 1035/97. Enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall revisionsrätten granska dessa räkenskaper. |
4. |
Revisionsrätten har utfört granskningen i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa baseras på internationellt erkänd god revisionssed och har anpassats till de särskilda förhållandena inom gemenskapen. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsåtgärder som ansetts nödvändiga i sammanhanget. |
5. |
Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått rimlig säkerhet om att årsredovisningen för det budgetår som slutade den 31 december 2003 är tillförlitlig. Med reservation för det förhållande som beskrivs i punkt 13 har revisionsrätten uppnått rimlig säkerhet om att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta. |
IAKTTAGELSER
6. |
Utnyttjandet av anslagen för budgetåret 2003 och av de anslag som förts över från det föregående budgetåret visas i tabell 2 (4). Byråns inkomst- och utgiftsredovisning och balansräkning för budgetåret 2003 sammanfattas i tabellerna 3 och 4. |
7. |
Andelen anslag som förts över från avdelning III Drift är fortfarande hög även om den har minskat jämfört med det föregående budgetåret (36 % 2003 och 40 % 2002). Revisionsrätten uppmärksammar än en gång (5) centrumet på att det är nödvändigt att göra en programplanering för och uppföljning av verksamheten som i högre grad följer principen om budgetens ettårighet. |
8. |
Av de anslag som fördes över från budgetåret 2002 till budgetåret 2003 (1,5 miljoner euro) förföll 20 % vid budgetårets slut. Denna höga andel visar att de automatiska överföringarna av anslagen från budgetåret 2002 var dåligt underbyggda, särskilt när det gäller preliminära åtaganden. Överföringen av anslag måste strikt begränsas till de åtaganden som normalt ingås vid avslutandet av budgetåret. |
9. |
Den 3 mars 2003 träffade centrumet en överenskommelse med kommissionen om att inrätta ett nätverk för information för kandidatländerna i Central- och Östeuropa. Detta projekt finansieras med PHARE-bidrag till ett belopp av 845 000 euro. I enlighet med artikel 4 i överenskommelsen mottog centrumet ett förskott på 676 000 euro (80 %) under 2003. I strid med principen om budgetens enhet (6) har centrumet inte fört in bidragsbeloppet från PHARE för 2003 i sin budget genom en ändringsbudget. |
10. |
Som revisionsrätten redan har påpekat i rapporten om budgetåret 2002 (7) bör centrumet fastställa ett effektivt system för förvaltning och uppföljning av de inkomster som skall återkrävas. Med ett sådant system skulle de fördröjningar som konstaterats när det gäller att utfärda betalningskrav och återvinna moms kunna undvikas. |
11. |
När det gäller de österrikiska myndigheternas återbetalning av hyrorna för perioden maj till augusti 2003 (37 017 euro) hade betalningskraven fortfarande inte utfärdats den 31 december 2003. |
12. |
Ett belopp på 333 474 euro i moms som betalades 2000 har fortfarande inte återvunnits. Med hänsyn till kursdifferenser har detta belopp underskattats med 19 242 euro. Centrumet måste öka sina ansträngningar för att få momsen återbetalad. Momsbokföringen analyseras dessutom inte regelbundet och det saknas ibland underlag. Därför togs inte en återbetalning av moms på cirka 78 000 euro upp som budgetinkomst och den är fortfarande bokförd på ett bevakningskonto. |
13. |
Under 2003 ingick centrumet tre kontrakt (för totalt 181 078 euro) med samma leverantör genom förhandlat förfarande trots att varje kontrakt överskred den tröskel på 13 800 euro under vilken detta förfarande kan tillämpas och trots att de villkor som tillåter att man avviker från denna tröskel inte var uppfyllda. |
14. |
Vid två rekryteringar använde centrumet ett anbudsförfarande för interna sökande. I ett fall fanns det bara en enda sökande, i ett annat två. Med tanke på centrumets storlek begränsar denna typ av förfarande konkurrensen mellan de sökande. |
Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 29 och 30 september 2004.
För revisionsrätten
Juan Manuel FABRA VALLÉS
Ordförande
(1) EGT L 151, 10.6.1997, s. 6.
(2) EGT L 248, 16.9.2002, s. 1.
(3) Som föreskrivs i artikel 12.10 i rådets förordning (EEG) nr 1035/97 har de slutliga räkenskaperna för centrumets samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 2003 upprättats den 9 september 2004 och därefter överlämnats till revisionsrätten. Revisionsrätten mottog räkenskaperna den 24 september 2004. En sammanfattning av räkenskaperna ges i tabellerna som bifogas denna rapport.
(4) Alla tabeller i denna rapport har upprättats utifrån så exakta värden som möjligt för de uppgifter som använts. I uppställningen har siffrorna avrundats, vilket kan ge upphov till smärre skillnader vad gäller totalbelopp. Ett streck anger att värdet saknas eller är lika med noll, och 0,0 anger att värdet är lägre än avrundningsgränsen.
(5) Se punkt 7 i rapporten om budgetåret 2002, EUT C 319, 30.12.2003, s. 70.
(6) Se artiklarna 4 till 6 om principen om budgetens enhet och principen om riktighet i budgeten samt artikel 19.3 i centrumets budgetförordning.
(7) Se punkt 9 i rapporten om budgetåret 2002, EUT C 319, 30.12.2003, s. 70.
Tabell 1
Europeiska centrumet för övervakning av rasism och främlingsfientlighet (Wien)
Gemenskapens behörighetsområde enligt fördraget |
Centrumets behörighet enligt rådets förordning (EG) nr 1035/97 av den 2 juni 1997 |
Organisation |
Medel till centrumets förfogande 2003(uppgifter för 2002) |
Produkter och tjänster 2003 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Insamling av information
(Artikel 284) |
Mål
|
Uppgift
|
|
Slutlig budget: 6,575 miljoner euro (6,170 miljoner euro) varav bidrag från gemenskapen: 98,9 % (98,9 %): Personalstyrka den 31 december 2003: Tjänster enligt tjänsteförteckningen: 30 (28) varav tillsatta: 26 (26) +4 (5) andra tjänster (extraanställningar, nationella experter, lokalt anställda och korttidsanställda). Personalstyrka totalt: 30 (31) varav anställda med uppgifter inom verksamheten: 17 (19) med administrativa uppgifter: 8 (8) med blandade uppgifter: 5 (4) Utanför budgeten PHARE-programmet 845 miljoner euro (– miljoner euro), personalstyrka: 4 (–) |
Raxen: Antal bidrag från de 15 nationella kontaktpunkterna: 165 Antal sammanträden: 3 +22 rapporter inom ramen för PHARE-programmet och 3 sammanträden. ForskningsRapporter: Antal rapporter: 12 Antal sammanträden: 3 Samarbete Med Medlemsstater Och Övriga Institutioner (antal evenemang som anordnats gemensamt):
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Källa:Uppgifter från centrumet. |
Tabell 2
Europeiska centrumet för övervakning av rasism och främlingsfientlighet – Budgetgenomförande för budgetåret 2003
(miljoner euro) |
||||||||||||||||
Inkomster |
Utgifter |
|||||||||||||||
Inkomsternas ursprung |
Inkomster i den slutliga budgeten för budgetåret |
Faktiska inkomster |
Utgiftsfördelning |
Anslag i den slutliga budgeten |
Anslag som förts över från det föregående budgetåret |
Tillgängliga anslag (budgeten 2003 och budgetåret 2002) |
||||||||||
budgeten |
åtaganden |
betalda |
överförda |
förfallna |
utestående åtaganden |
betalda |
förfallna |
anslag |
åtaganden |
betalda |
överförda |
förfallna |
||||
Bidrag från gemenskapen |
6,5 |
5,6 |
Avdelning I Personal |
2,8 |
2,7 |
2,6 |
0,1 |
0,1 |
0,2 |
0,1 |
0,1 |
3,0 |
2,9 |
2,7 |
0,1 |
0,2 |
Övriga inkomster |
0,1 |
0,2 |
Avdelning II Administration |
0,6 |
0,5 |
0,4 |
0,1 |
0,1 |
0,1 |
0,0 |
0,0 |
0,6 |
0,6 |
0,4 |
0,1 |
0,1 |
|
|
|
Avdelning III Drift |
3,2 |
2,8 |
1,7 |
1,2 |
0,4 |
1,2 |
1,0 |
0,2 |
4,4 |
4,0 |
2,7 |
1,2 |
0,5 |
Totalt |
6,6 |
5,8 |
Totalt |
6,6 |
6,0 |
4,7 |
1,3 |
0,6 |
1,5 |
1,2 |
0,3 |
8,1 |
7,5 |
5,9 |
1,3 |
0,9 |
Anm.:Eventuella differenser i totalbeloppen beror på avrundning. Källa:Uppgifter från centrumet. I tabellerna sammanfattas de uppgifter som centrumet har lagt fram i sina räkenskaper. |
Tabell 3
Europeiska centrumet för övervakning av rasism och främlingsfientlighet – Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 2003 och 2002
(1000 euro) |
||
|
2003 |
2002 |
Inkomster |
||
Bidrag från gemenskapen |
7 318 |
4 320 |
Övriga inkomster |
374 |
|
Finansiella inkomster |
21 |
43 |
Inkomster från PHARE |
676 |
|
Totalt inkomster (a) |
8 389 |
4 363 |
Utgifter |
||
Personal – Avdelning I i budgeten |
||
Betalningar |
2 618 |
2 416 |
Överförda anslag |
64 |
187 |
Administration – Avdelning II i budgeten |
||
Betalningar |
412 |
377 |
Överförda anslag |
51 |
60 |
Drift – Avdelningar III i budgeten |
||
Betalningar |
1 678 |
1 686 |
Överförda anslag |
1 162 |
1 234 |
Utgifter för PHARE |
||
Betalningar |
377 |
|
Överförda anslag |
694 |
|
Totalt utgifter (b) |
7 055 |
5 960 |
Budgetårets resultat (a – b) |
1 334 |
–1 597 |
Saldo som överförts från det föregående budgetåret |
–1 579 |
–8 |
Överförda anslag från det föregående budgetåret som förfallit |
301 |
52 |
Belopp för återanvändning som förts över från det föregående budgetåret och som inte utnyttjats |
38 |
151 |
Kursdifferens |
5 |
2 |
Återbetalning till kommissionen |
|
– 179 |
Budgetårets saldo |
98 |
–1 579 |
Anm.:Eventuella differenser i totalbeloppen beror på avrundning. Källa:Uppgifter från centrumet. I tabellen sammanfattas de uppgifter som centrumet lagt fram i sina räkenskaper. |
Tabell 4
Europeiska centrumet för övervakning av rasism och främlingsfientlighet – Balansräkning per den 31 december 2003 och den 31 december 2002
(1000 euro) |
|||||
TILLGÅNGAR |
2003 |
2002 |
SKULDER OCH EGET KAPITAL |
2003 |
2002 |
Anläggningstillgångar |
|
|
Eget kapital |
|
|
Dataprogram |
72 |
70 |
Eget kapital |
108 |
183 |
Datautrustning |
148 |
140 |
Budgetårets saldo |
98 |
–1 579 |
Anläggningar och inventarier |
250 |
235 |
Deltotal |
207 |
–1 396 |
Avskrivningar |
– 362 |
– 262 |
Kortfristiga skulder |
|
|
Deltotal |
108 |
183 |
Automatiska överföringar |
1 277 |
1 482 |
Kortfristiga fordringar |
|
|
Övriga kortfristiga skulder |
275 |
225 |
Bidrag från gemenskapen |
23 |
13 |
Moms att betala |
454 |
507 |
Förskott |
0 |
1 |
Skulder till PHARE |
694 |
|
Övriga kortfristiga fordringar |
77 |
66 |
Deltotal |
2 700 |
2 214 |
Momsfordran |
456 |
541 |
|
|
|
Bidrag från PHARE |
169 |
0 |
|
|
|
Deltotal |
725 |
621 |
|
|
|
Likvida medel |
|
|
Bevaknings- och regleringskonton |
|
|
Banktillgodohavanden |
2 073 |
113 |
Inkomster för återanvändning |
|
99 |
Deltotal |
2 073 |
113 |
Deltotal |
0 |
99 |
Totalt |
2 906 |
917 |
Totalt |
2 906 |
917 |
Anm.:Eventuella differenser i totalbeloppen beror på avrundning. Källa:Uppgifter från centrumet. I tabellen sammanfattas de uppgifter som centrumet lagt fram i sina räkenskaper. |
CENTRUMETS SVAR
7. |
Genomförandet av budgeten och arbetsprogrammet under 2003 påverkades negativt på grund av den låga nivån på betalningsbemyndiganden som EUMC hade under året. I juli 2003 krävde EUMC ytterligare anslag som slutligen mottogs först i december 2003. EUMC vill även poängtera det faktum att i vissa medlemsstater publiceras inte de offentliga uppgifter som används i RAXEN-nätverket förrän i september. Trots det som angivits ovan minskade antalet överföringar jämfört med 2002 såsom revisionsrätten påpekat. EUMC kommer att fortsätta att göra ansträngningar för att förbättra situationen. |
8. |
EUMC instämmer i revisionsrättens iakttagelse och har vidtagit lämpliga åtgärder under 2003 för att undvika problem av dessa slag i framtiden. |
9. |
EUMC beslutade att inte publicera PHARE-budgeten i en ändringsbudget eftersom projektet omfattade icke medlemsstater. Det låg därför inte inom EUMC:s uppdragsområde enligt grundförordningen. Emellertid har EUMC till följd av revisionsrättens iakttagelse inbegripit budgeten för PHARE-projekt i ändringsbudgeten för 2004. |
10 och 11. |
EUMC instämmer i revisionsrättens iakttagelse och har vidtagit åtgärder för att förbättra kontrollen över utfärdande av betalningskrav. |
12. |
EUMC räknade om och lämnade på nytt in kravet på tillbakabetalning av ett utestående momsbelopp på 333 474 euro som österrikiska myndigheter betalade i juni 2004. Beträffande beloppet på 78 000 euro har EUMC ändrat sina räkenskaper med hänsyn därtill. Momsen kontrolleras nu regelbundet. |
13. |
EUMC instämmer med revisionsrättens iakttagelser och har följaktligen förstärkt de interna kontrollerna genom att införa en upphandlingshjälpcentral och mer utbildning. EUMC skulle vilja framhålla att ett öppet anbudsförfarande hade planerats för 2003 men att det inte kunde genomföras eftersom det inte fanns tillräckligt med personal (se svar på punkt 14). EUMC utfärdade en öppen anbudsinfordran 2004 för ett ramavtal för organisation av möten. Det företag som vann anbudsförfarandet är samma företag som anlitades under hela 2003. Det faktum att detta företag valdes ut efter regelrätt anbudsförfarande åren före 2003 tyder enligt EUMC på att det inte förelåg några materiella negativa ekonomiska effekter. |
14. |
Intern uttagning bryter inte mot tjänsteföreskrifterna. Med tanke på EUMC:s ringa storlek och att det inte finns några fasta tjänster togs ett beslut om att tillsätta lediga tillfälliga tjänster via intern uttagning så att personalen får ett visst karriärsperspektiv och att tillsätta två nyckelpositioner så snart som möjligt. EUMC bestämde däremot att interna uttagningar i framtiden kommer att äga rum endast om en viss konkurrensnivå garanteras. |