52004TA1230(01)

EUR-Lex

Access to European Union law

This document is an excerpt from the EUR-Lex website

EUROPA
EUR-Lex home
EUR-Lex - 52004TA1230(01) - EN

Help

Search tips

Need more search options? Use the Advanced search

Document 52004TA1230(01)

Rapport om årsredovisningen för Europeiska arbetsmiljöbyrån för budgetåret 2003 samt byråns svar

EUT C 324, 30.12.2004, p. 1–8 (ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, SK, SL, FI, SV)

HTML

PDF

Official Journal

30.12.2004

Europeiska unionens officiella tidning

C 324/1

RAPPORT

om årsredovisningen för Europeiska arbetsmiljöbyrån för budgetåret 2003 samt byråns svar

(2003/C 324/01)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

INLEDNING

2–5	REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

6–11	IAKTTAGELSER

Tabell 1–4

Byråns svar

INLEDNING

Europeiska arbetsmiljöbyrån (nedan kallad byrån) inrättades genom rådets förordning (EG) nr 2062/94 av den 18 juli 1994 (1). När det gäller arbetsmiljö är byråns uppgift att samla in och sprida information om nationella prioriteringar och gemenskapsprioriteringar, och att stödja berörda nationella instanser och gemenskapsinstanser vid utformningen och genomförandet av arbetsmiljöpolitik samt att upplysa om förebyggande åtgärder. I tabell 1 ges en sammanfattning av byråns behörighet och verksamhet som baseras på uppgifter från byrån.

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

2.	Detta uttalande riktas till Europaparlamentet och rådet i enlighet med artikel 185.2 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (2).

Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Europeiska arbetsmiljöbyrån för det budgetår som slutade den 31 december 2003. I enlighet med artikel 14.1 i rådets förordning (EG) nr 2062/94 har budgeten genomförts under direktörens ansvar. I detta ansvar ingår att upprätta och lägga fram räkenskaperna (3) i överensstämmelse med de interna finansiella bestämmelser som antagits i enlighet med artikel 15 i rådets förordning (EG) nr 2062/94. Enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall revisionsrätten granska dessa räkenskaper.

Revisionsrätten har utfört granskningen i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa baseras på internationellt erkänd god revisionssed och har anpassats till de särskilda förhållandena inom gemenskapen. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsåtgärder som ansetts nödvändiga i sammanhanget.

Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som slutade den 31 december 2003 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta. Innehållet i följande iakttagelser innebär inte att det revisionsuttalande som revisionsrätten gör i denna rapport omprövas.

IAKTTAGELSER

6.	Utnyttjandet av anslagen för budgetåret 2003 och av de anslag som förts över från det föregående budgetåret visas i tabell 2. Byråns inkomst- och utgiftsredovisning och balansräkning för budgetåret 2003 sammanfattas i tabellerna 3 och 4.

7.	Överföringarna av anslag gäller främst avdelning III i budgeten och motsvarar, trots en betydande minskning, över 45 % av ingångna åtaganden. Revisionsrätten uppmärksammar återigen byrån på nödvändigheten av att bättre övervaka verksamheten.

8.	För det budgetår som slutade den 31 december 2003 har byrån börjat tillämpa redovisningsprinciperna i sin nya budgetförordning. Eftersom uppgifterna för budgetåret 2002 inte har räknats om är det dock inte möjligt att jämföra de två budgetåren.

I sin rapport om budgetåret 2002 (4) konstaterade revisionsrätten att det fanns brister i kontrollen av ett stödprogram för utarbetande och spridning av goda arbetsmetoder som minskar arbetsmiljöriskerna i små och medelstora företag. Under 2003 betalade byrån 3,1 miljoner euro på grundval av en analys av verksamhetsrapporter och ekonomiska rapporter för 53 projekt inom detta program. Revisionsrätten har granskat utgiftsredovisningarna för 20 av dessa projekt. I takt med att datumet för programmets avslutande närmade sig sänkte byrån sina krav på den ekonomiska dokumentation som utgjorde underlag för ansökningarna om slutbetalning. Härav följde att i fem av de 20 ärenden som undersöktes hade byrån gjort utbetalningar på omkring 348 000 euro på grundval av endast en enkel utgiftsdeklaration utan tillräckligt styrkande underlag, och ibland helt utan underlag (5). I sitt svar på revisionsrättens rapport om budgetåret 2002 svarade byrån att man undersökte möjligheterna att genomföra kontroller på projektnivå (6). Det har inte gjorts några kontroller av detta slag under 2003.

10.	Såsom anges i revisionsrättens uttalande om budgetåret 2002 (7) visade granskningen av räkenskaperna återigen att utformningen och definitionen av finansiella förhandskontroller var bristfällig.

11.

I enlighet med artikel 4 i dess grundförordning skall de nationella myndigheterna underrätta byrån om namnen på de institutioner med vilka byrån har rätt att samarbeta inom ramen för ämnescentrum. Byrån har finansierat två centrum (8) som täcker ett brett spektrum av teman, där det ena centrumet grupperar 14 institutioner och det andra 12 stycken. Det viktigaste mervärdet i de studier som utförs av dessa centrum är att samla ihop uppgifter som ibland kan vara svåra att få fram, och att göra en komparativ analys av dem på europeisk nivå. Byrån bör förstärka sitt system för kontroll av de utgifter som ämnescentrumen deklarerar och särskilt begära att utgifterna intygas av en extern revisor.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 29 och 30 september 2004.

För revisionsrätten

Juan Manuel FABRA VALLÉS

Ordförande

(1) EGT L 216, 20.8.1994, s. 1. Förordningen ändrades genom rådets förordning (EG) nr 1654/2003 av den 18 juni 2003, EUT L 245, 29.9.2003, s. 38.

(2) EGT L 248, 16.9.2002, s. 1.

(3) I enlighet med artikel 14.3 i byråns budgetförordning har de slutliga räkenskaperna för budgetåret 2003 upprättats den 27 juli 2004 och därefter överlämnats till revisionsrätten. Revisionsrätten mottog räkenskaperna den 24 september 2004. En sammanfattning av dessa räkenskaper ges i de tabeller som bifogas denna rapport.

(4) Se punkt 12 i rapporten om budgetåret 2002, EUT C 319, 30.12.2003, s. 10.

(5) I fyra ärenden bifogades det inget styrkande underlag alls till ansökan och i ett fall täckte ansökan endast delvis det begärda beloppet.

(6) Se punkt 13 i svaret på rapporten om budgetåret 2002, EUT C 319, 30.12.2003, s. 14.

(7) Se punkt 9 i rapporten om budgetåret 2002, EUT C 319, 30.12.2003, s. 9.

(8) Ett tredje centrum inrättades i juni 2003 för att enbart samla in uppgifter från kandidatländerna. Verksamheten vid detta centrum upphörde i april 2004.

Tabell 1

Europeiska arbetsmiljöbyrå (Bilbao)

Gemenskapens behörighetsområde enligt fördraget

Byråns behörighet enligt definitionen i rådets

förordning (EG) nr 2062/94 av den 18 juli 1994

Organisation

Medel till myndighetens förfogande 2003 (uppgifter för 2002 inom parentes)

Produkter och tjänster som tillhandahållits under 2003

Sociala bestämmelser

Gemenskapen och medlemsstaternas mål skall (…) vara (…) att förbättra levnads– och arbetsvillkor och därigenom möjliggöra en harmonisering samtidigt som förbättringarna bibehålls (…).

För att uppnå målen i artikel 136 skall gemenskapen understödja och komplettera medlemsstaternas verksamhet inom följande områden:

a)	förbättringar, särskilt av arbetsmiljön, för att skydda arbetstagarnas hälsa och säkerhet,

b)	arbetsvillkor, (…).

(Utdrag ur artiklarna 136 och 137 i fördraget)

Mål

Ge gemenskapsorganen, medlemsstaterna och övriga berörda nödvändig information på arbetsmiljöområdet för att främja förbättringar, särskilt i arbetsmiljön, vad gäller arbetstagarnas säkerhet och hälsa.

Uppgift

—	Samla in och sprida information om prioriteringar på nationell nivå och gemenskapsnivå samt om forskning.

—	Främja samarbete och utbyte av information, inbegripet information om utbildningsprogram.

—	Förse gemenskapsorganen och medlemsstaterna med information för att de skall kunna utforma och genomföra arbetsmiljöpolitik, i synnerhet vad gäller inverkan på små och medelstora företag.

—	Göra information tillgänglig från och till tredje länder och internationella organisationer.

—	Sprida information om förebyggande åtgärder.

—	Bidra till utvecklingen av framtida gemensamma handlingsprogram.

—	Upprätta ett nätverk med nationella kontaktpunkter och ämnescentrum.

Styrelse

Sammansättning

—	1 företrädare från varje medlemsstat,

—	1 företrädare för arbetsgivarorganisationerna i varje medlemsstat,

—	1 företrädare för arbetstagarorganisationerna i varje medlemsstat,

—	3 företrädare för kommissionen.

Uppgift

—	Anta byråns årliga arbetsprogram och årsberättelse.

Direktör

—	Utses av styrelsen efter förslag från kommissionen.

3	Kommittéer Samråd med kommissionen och rådgivande kommittén för arbetarskyddsfrågor obligatoriskt vad gäller arbetsprogrammet.

4	Extern granskning Revisionsrätten.

5	Myndighet som beviljar ansvarsfrihet Parlamentet efter rådets rekommendation.

Slutlig budget:

14,6 miljoner euro (13,2 miljoner euro)

varav:

—	gemenskapsbidrag från GD Sysselsättning och socialpolitik: 91,58 % (98,41 %)

—	gemenskapsbidrag från GD Utvidgning: 7,19 % (0 %)

—	övriga inkomster: 1,23 % (1,59 %)

Personalstyrka den 31 december 2003:

33 (31) tjänster enligt tjänsteförteckningen,

varav besatta: (29)

25 (21) andra anställningsformer (extraanställda, nationella experter, lokalanställda, korttidsanställda)

Personalstyrka totalt: 54 (50)

varav anställda med uppgifter inom

verksamheten: 34 (32)

administrativa uppgifter: 12 (9)

blandade uppgifter: 8 (9)

Utveckla nätverk

Omkring 600 partnerorganisationer genom de nationella kontaktpunkterna, nio expertgrupper, tre ämnescentrum, deltagande av Phare– och Efta–länderna.

Sprida information

Europaveckan för arbetsmiljö: ”Farliga ämnen”,

—	Deltagande i 58 mässor/konferenser

—	Elektroniska medier:nyhetsbrev varannan vecka till 20 000 abonnenter, webbplats (1,7 miljoner besök)

—	Publikationer: 9 informationsrapporter och arbetsdokument, 11 faktablad, 2 nummer av tidskriften ”Forum”,3 nyhetsbrev – pappersversion, 19 pressmeddelanden

Tredje programmet för små och medelstora företag (2003–2004): 40 projekt har valts ut.

Andra programmet för små och medelstora företag (2002–2003): 51 projekt har slutförts.

Källa:Uppgifter från byrån.

Tabell 2

Europeiska arbetsmiljöbyrån – Budgetgenomförandet för budgetåret 2003

(miljoner euro)
Inkomster			Utgifter
Inkomsternas ursprung	Inkomster i den slutliga budgeten för budgetåret	Faktiska inkomster	Utgiftsfördelning	Anslag i den slutliga budgeten					Anslag som förts över från det föregående budgetåret			Tillgängliga anslag (budgeten 2003 och budgetåret 2002)
Inkomsternas ursprung	Inkomster i den slutliga budgeten för budgetåret	Faktiska inkomster	Utgiftsfördelning	budgeten	åtaganden	betalda	överförda	förfallna	Utestående åtaganden	betalda	förfallna	anslag	åtaganden	betalda	överförda	förfallna
Gemenskapsbidrag	13,4	11,6	Avdelning I Personal	3,7	3,5	3,2	0,1	0,4	0,1	0,1	0,1	3,9	3,6	3,3	0,1	0,5
Egna inkomster	0,0	0,0	Avdelning II Administration	1,4	1,4	1,1	0,2	0,0	0,2	0,2	0,1	1,6	1,6	1,3	0,2	0,1
Övriga bidrag	0,2	0,1	Avdelning III Driftsutgifter	8,5	8,3	2,6	5,9	0,0	5,8	5,2	0,6	14,3	14,1	7,8	5,9	0,6
Övriga inkomster	p.m.	0,2	Utgifter för Phare	1,1	1,0	0,5	0,5	0,0	0,0	0,0	0,0	1,1	1,0	0,5	0,5	0,0
Inkomster från Phare	1,1	0,8
Totalt	14,6	12,7	Totalt	14,6	14,1	7,5	6,6	0,5	6,2	5,5	0,8	20,8	20,3	13,0	6,6	1,2
Anm.:Eventuella differenser i totalbeloppen beror på avrundning. Källa:Uppgifter från byrån. I tabellen sammanfattas de uppgifter som byrån lagt fram i sina räkenskaper.

Tabell 3

Europeiska arbetsmiljöbyrån – Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 2003 och 2002

(1000 euro)
	2003	2002
Inkomster
Bidrag från gemenskapen	11 641	12 324
Övriga bidrag	66	252
Övriga inkomster	157	81
Inkomster från Phare	824	0
Inkomster totalt (a)	12 688	12 657
Utgifter
Personal - avdelning I i budgeten
Betalningar	3 245	3 024
Överförda anslag	87	136
Administration - avdelning II i budgeten
Betalningar	1 146	1 140
Överförda anslag	186	247
Drift - avdelning III i budgeten
Betalningar	2 559	2 030
Överförda anslag	5 859	5 623
Utgifter för Phare
Betalningar	548	0
Överförda anslag	502	0
Utgifter totalt (b)	14 131	12 199
Budgetårets resultat (c = a – b) (1)	–1 443	458
Saldo som överförts från det föregående budgetåret	–1 108	–2 185
Överförda anslag från det föregående budgetåret som förfallit	766	609
Belopp för återanvändning som förts över från det föregående budgetåret och som inte utnyttjats	1	0
Betalningar av åtaganden som förföll 2002	– 191	0
Kursdifferens	4	4
Justeringspost	–16	7
Budgetårets resultat före korrigeringar (d)	–1 987	–1 108
Budgetinkomster som skall återvinnas	850	0
Övriga inkomster som skall återvinnas	3	0
Förvärv av fast egendom	207	0
Avskrivningar (2)	– 186	0
Övriga utgifter	–1	0
Korrigeringar (e)	873	0
Budgetårets saldo (d + e) (3)	–1 113	–1 108
Anm.:Eventuella differenser i totalbeloppen beror på avrundning. Källa:Uppgifter från byrån. I tabellen sammanfattas de uppgifter som byrån lagt fram i sina räkenskaper.

Tabell 4

Europeiska arbetsmiljöbyrån – Balansräkning per den 31 december 2003 och den 31 december 2002

(1000 euro)
Tillgångar	2003	2002	Skulder och eget kapital	2003	2002
Anläggningstillgångar			Eget kapital
Dataprogram	95	145	Eget kapital (4)	431	1 229
Datautrustning	136	428	Budgetårets saldo	–1 113	–1 108
Anläggning och inventarier	215	614	Deltotal	– 682	121
Fordon	0	26	Medel- och långfristiga skulder
Deltotal	445	1 214	Skulder på inkomster avsatta för särskilda ändamål	0	369
Medel- och långfristiga fordringar			Deltotal	0	369
Bidrag från gemenskapen	0	369	Kortfristiga skulder
Deltotal	0	369	Icke-automatiska överföringar	135	193
Lager			Automatiska överföringar	6 498	5 813
Kontorsmateriel	6	15	Kommissionen	282	7
Deltotal	6	15	Övriga skulder	128	19
Kortfristiga fordringar			Löneavdrag	73	24
Gemenskapsbidrag	1 035	681	Skulder på inkomster avsatta för särskilda ändamål	0	736
Övriga kortfristiga fordringar	62	53	Deltotal	7 117	6 791
Momsfordran	0	5	Bevakningskonton och konton för upplupna kostnader och förutbetalda intäkter
Deltotal	1 097	739	Betalningskrav	11	21
Likvida medel			Inkomster att använda på nytt	0	17
Banktillgodohavanden och kassa	4 889	4 922	Deltotal	11	37
Förskottskonto	1	61
Deltotal	4 890	4 982
Bevakningskonton och konton för förutbetalda kostnader och upplupna intäkter
Förskott	6	0
Deltotal	6	0
Totalt	6 445	7 319	Totalt	6 445	7 319
Anm.:Eventuella differenser i totalbeloppen beror på avrundning. Källa:Uppgifter från byrån. I tabellen sammanfattas de uppgifter som byrån lagt fram i sina räkenskaper.

(1) Beräkning enligt principerna i artikel 15 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1150/2000 av den 22 maj 2000 (EGT L 130, 31.5.2000, s. 8).

(2) Byrån har 2003 för första gången gjort avskrivningar på sina anläggningstillgångar.

(3) Det negativa kontosaldot beror på att överföringarna fortsätter att likställas med utgifter utan att det görs några korrigeringar i bokföringen. En grov beräkning av den korrigering som behöver göras pekar på att budgetårets verkliga saldo borde vara i storleksordningen 1 miljon euro.

Anm.:Eventuella differenser i totalbeloppen beror på avrundning.

Källa:Uppgifter från byrån. I tabellen sammanfattas de uppgifter som byrån lagt fram i sina räkenskaper.

(4) Kapitalets storlek per den 31 december 2003 motsvarar anläggningstillgångarnas bruttovärde per den 31 december 2002. Vidare tillkommer förändringen av lagervärdet mellan den 31 december 2002 och den 31 december 2003 samt korrigeringar av värdering, bokföring och utrangering av anläggningstillgångar. Avskrivningarna för budgetåret 2003 har tagits med i resultatet och dras alltså inte av direkt från kapitalet.

Anm.:Eventuella differenser i totalbeloppen beror på avrundning.

Källa:Uppgifter från byrån. I tabellen sammanfattas de uppgifter som byrån lagt fram i sina räkenskaper.

BYRÅNS SVAR

Byrån vill bekräfta sitt fortlöpande åtagande att reducera mängden överföringar med hänsyn till principen om budgetens ettårighet. Jämfört med 2002 har byrån avsevärt minskat överföringarna under 2003 (från 60 till 45 procent). Liksom under 2002 gäller överföringarna huvudsakligen det korrekta genomförandet av finansieringsprogrammet för små och medelstora företag, som uppenbart har en genomförandecykel på två år.

8.	Efter diverse möten mellan kommissionen och räkenskapsförarna för samtliga inrättningar togs beslut om att annulleringen av anslag som överfördes i slutet av året krävde särskilda IT-verktyg, som inte fanns tillgängliga men som byrån nu håller på att utveckla.

När det gällde projekten för programmet för små och medelstora företag betalade byrån inte ut hela bidragsbeloppet till mer än hälften av de projektansvariga och sex betalningskrav utfärdades efter den interna bedömningen som byråns personal gjorde av de verksamhetsberättelser, ekonomiska rapporter och underlag som de 53 bidragsmottagarna lämnat. Skillnaden mellan det förutsedda totalbeloppet och det utbetalda totala bidragsbeloppet var 382 377 euro. Byrån vill framhålla att fyra av de fem projektbidragstagarna som revisionsrätten omnämner lämnade ytterligare information, på byråns begäran efter revisionsrättens besök, som bekräftade den information som lämnats tidigare i den ekonomiska redogörelsen och någon justering var inte nödvändig. Den femte projektbidragstagaren lämnade en viss del av den begärda informationen som berättigade en utbetalning på totalt 11 000 euro. Under 2004 anlitade byrån en uppdragstagare för att genomföra fem redovisningsrevisioner i efterhand, däribland inspektioner på plats av räkenskaperna för de projektansvariga för små och medelstora företag. Slutrapporterna skall vara klara i oktober 2004. En oberoende utvärdering av de två första programmen för små och medelstora företag har för övrigt visat på de utvalda projektens hållbarhet och mervärde samt god förvaltning av programmen.

10.	Byrån noterar revisionsrättens kommentarer. I slutet av 2003 blev den interna omstruktureringen av avdelningen för resurser och tjänster klar – alla transaktioner kontrolleras nu på förhand (operationella och finansiella aspekter).

11.

För att förstärka kontrollen av utgifterna vill byrån framhålla att alla avtal som undertecknats med ämnescentrumen från och med september 2003 innehåller en bestämmelse enligt vilken bidragsmottagaren skall genomföra en extern granskning av användningen av de medel som ställts till förfogande enligt bidragsavtalet. Revisorerna skall lämna sakkunniga yttranden, då syftet med granskningen är att kontrollera att de finansiella uppgifter som bidragsmottagaren lämnat till byrån överensstämmer med de finansiella bestämmelserna i avtalet, att de redovisade kostnaderna faktiskt har uppburits och att de redovisade inkomsterna är fullständiga.

Top

Choose the experimental features you want to try