31995R1663

KOMMISSIONENS FÖRORDNING (EG) nr 1663/95 av den 7 juli 1995 om tillämpningsföreskrifter för rådets förordning (EEG) nr 729/70 i fråga om förfarandet vid avslutande av räkenskaperna för garantisektionen vid Europeiska utvecklings- och garantifonden för jordbruket (EUGFJ)

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen,

med beaktande av rådets förordning (EEG) nr 729/70 av den 21 april 1970 om finansiering av den gemensamma jordbrukspolitiken (1), senast ändrad genom förordning (EG) nr 1287/95 (2), särskilt artiklarna 4.6 och 5.3 i denna, och

med beaktande av följande:

Den reform av förfarandet vid avslutande av räkenskaperna som trädde i kraft genom rådets förordning (EG) nr 1287/95, föreskriver införande av närmare bestämmelser om attestering och avslutande av årsbokslut för ackrediterade utbetalningsställen.

Förändringarna av såväl antalet åtgärder som finansieras av garantisektionen vid EUGFJ, som beskaffenheten av dessa, tillsammans med utvecklingen av tekniken för registrering och överföring av information, kräver en översyn av innehåll och beskaffenhet hos den information som skall lämnas till kommissionen för avslutande av räkenskaper.

Kommissionens förordning (EEG) nr 1723/72 (3), senast ändrad genom förordning (EEG) nr 295/88 (4), bör därför upphävas.

Fondkommittén har inte avgivit något yttrande inom den tid som dess ordförande bestämt.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

1. Varje medlemsstat skall fastställa antalet ackrediterade utbetalningsställen enligt artikel 4.2 i förordning (EEG) nr 729/70 efter samråd med kommissionen. Kommissionen kan särskilt meddela vilka eventuella hinder detta antal innebär för att följa de tidsgränser som fastställts i artikel 5.2 b i den förordningen och för insynen avseende kontrollerna av fondens verksamhet. Kommissionen skall underrätta Fondkommittén om vilka utbetalningsställen som ackrediterats i medlemsstaterna.

2. För varje utbetalningsställe skall medlemsstaten underrätta kommissionen om den myndighet eller de myndigheter ("den behöriga myndigheten") som utfärdar och återkallar ackrediteringar, och som fastställer tidsfristen för att göra nödvändiga anpassningar i den mening som avses i artikel 4.4 i förordning (EEG) nr 729/70.

3. Innan ett utbetalningsställe ackrediteras skall den behöriga myndigheten kontrollera att det aktuella organets förvaltnings- och redovisningsrutiner uppfyller kraven i artikel 4.1 a i förordning (EEG) nr 729/70. Kriterierna skall fastställas av medlemsstaten och tillämpas av den behöriga myndigheten vid ackrediteringen med beaktande av kommissionens riktlinjer som anges i bilagan. Om kriterier som har väsentlig betydelse för utbetalningsställets verksamhet inte iakttas skall artikel 4.4 i ovannämnda förordning tillämpas.

Beslutet om ackreditering skall fattas på grundval av en undersökning som skall omfatta de förvaltnings- och redovisningsmässiga förhållandena, inbegripet de som antagits i syfte att skydda gemenskapens intressen beträffande förskottsbetalningar, erhållna säkerheter, interventionslager och belopp som skall drivas in. Undersökningen skall särskilt omfatta de rutiner som rör verkställandet av utbetalningar, kassaskyddet, säkerheten hos informationssystem, skötsel av bokföring, ansvarsfördelning samt interna och externa kontrollers lämplighet, allt med avseende på transaktioner som finansieras av garantisektionen vid EUGFJ.

4. Om den behöriga myndigheten finner att det utbetalningsställe som har kontrollerats uppfyller alla relevanta krav, skall den gå vidare med ackrediteringen. I annat fall skall myndigheten ge utbetalningsstället instruktioner för de förvaltnings- och redovisningsrutiner och i synnerhet för de villkor som utbetalningsstället måste uppfylla för att kunna beviljas ackreditering. Ackreditering kan beviljas tillfälligt för en tid som skall fastställas med hänsyn till hur allvarligt problemet är, i avvaktan på att de förändringar som krävs i förvaltnings- och redovisningsrutinerna genomförs.

5. Om ackrediteringen återkallas skall medlemsstaten utse ett annat utbetalningsställe i enlighet med de villkor som fastställts i artikel 4 i förordning (EEG) nr 729/70 och i punkt 3 och 4 i den här artikeln och som säkerställer att betalningar till bidragsmottagare inte avbryts.

6. Ackrediteringshandlingen skall utgöras av en skriftlig bekräftelse på ett organet uppfyller kriterierna för ackreditering och skall i förekommande fall, ange de institutioner som avser förändringar och den fastställda tidsfristen. Handlingen skall överlämnas till kommissionen.

7. Det meddelande som avses i artikel 4.3 i förordning (EEG) nr 729/70 skall lämnas när utbetalningsstället först ackrediteras och skall åtföljas av följande information beträffande varje utbetalningsställe:

- Det ansvar som det ålagts.

- Fördelningen av ansvar mellan avdelningarna.

- Förhållandet till andra organ, offentliga eller privata, som också har ålagts ansvar för att utföra åtgärder som skall bekostas av fonden.

- Det sätt på vilket krav från bidragsmottagare tas emot, kontrolleras och värderas, hur utgifter godkänns, betalas och bokförs.

- Bestämmelser om intern revision.

Den information som skall ges när artikel 4.4 i förordning (EEG) nr 729/70 är tillämplig skall framför allt innehålla instruktioner som avser förvaltnings- och redovisningsrutiner och de anpassningar som utbetalningsstället måste företa för att undvika återkallelse av ackrediteringen, samt den fastställda tidsfristen för genomförandet.

Artikel 2

1. Det samordningsorgan som avses i artikel 4.1 b i förordning (EEG) nr 729/70 skall vara den enda representanten för medlemsstaten inför kommissionen i alla frågor som rör garantisektionen vid EUGFJ vad gäller

- att sprida gemenskapstexter och riktlinjer till dessa till de olika utbetalningsställena och till de organ som svarar för genomförandet av dessa,

- att främja en harmoniserad tillämpning av gemenskapsreglerna,

- att till kommissionen överlämna de uppgifter som fastställs i den här förordningen och i förordning (EEG) nr 729/70,

- att ställa en fullständig förteckning över alla redovisningsuppgifter, som krävs för statistik och kontroll, till kommissionens förfogande.

Det skall inte vara nödvändigt att översända den information som finns i dokumentform hos utbetalningsställena eller bemyndigande organ till kommissionen. Denna information skall emellertid finnas tillgänglig hos utbetalningsställena eller bemyndigande organ. Ett utbetalningsställe kan fullgöra uppgiften som samordningsorgan förutsatt att de två ansvarsområdena hålls isär. Samordningsorganet kan, när det fullgör sina uppgifter, i enlighet med nationella bestämmelser, utnyttja andra administrativa organ eller avdelningar, särskilt sådana med teknisk eller redovisningsteknisk expertis.

2. Medlemsstaten skall ge kommissionen uppgifter om samordningsorganets namn och den handling, genom vilken organet bildats, samt om de villkor som gäller för dess verksamhet i fråga om administration, redovisning och intern kontroll.

3. Formen och innehållet hos de redovisningsuppgifter som avses i punkt 1 skall fastställas av kommissionen efter samråd med Fondkommittén, och översändas till medlemsstaterna inom tre månader efter det att denna förordning har trätt i kraft. Alla ändringar skall meddelas medlemsstaterna inom tre månader efter den händelse som orsakade ändringen och medlemsstaterna skall införa alla ändringar som krävs i sina informationssystem inom den tidsfrist som fastställs av kommissionen i samråd med Fondkommittén.

Artikel 3

1. Det intyg som avses i artikel 5.1 b i förordning (EEG) nr 729/70 skall utfärdas av en avdelning eller ett organ som är funktionellt oberoende av utbetalningsstället och samordningsorganet, och som har lämplig teknisk kompetens (det attesterande organet).

Intyget skall grundas på en granskning av rutinerna och av ett urval transaktioner. Det skall gälla betalningarnas överensstämmelse med gemenskapsregler endast vad beträffar förmågan hos utbetalningsställets administrativa strukturer att säkerställa att sådan överensstämmelse har kontrollerats innan betalningen genomförs.

Det attesterande organet skall utföra sin granskning i enlighet med internationellt accepterade revisionsnormer. Granskningen skall genomföras både under och efter slutet av varje räkenskapsår. Det attesterande organet skall före den 31 januari följande år utfärda intyget och också upprätta en rapport om sina iakttagelser, av vilken det särskilt skall framgå om det försäkrat sig om att de redovisningar som skall översändas till kommissionen är rättvisande, fullständiga och korrekta, och att de interna kontrollfunktionerna har fungerat tillfredsställande.

2. Om mer än ett utbetalningsställe är ackrediterat kan medlemsstaten utgå från de intyg som utfärdats av de avdelningar eller organ som attesterade räkenskaperna hos respektive utbetalningställe, förutsatt att den kan övertyga sig om att dessa revisioners omfattning och standard uppfyller de krav som fastställs i punkt 1.

3. Den rapport som avses i punkt 1 skall ange:

- om utbetalningsställets rutiner, särskilt vad beträffar ackrediteringskriterierna, kan ge tillräckliga garantier att gemenskapsreglerna följs för verksamhet som skall bekostas av fonden och vilka rekommendationer som har lämnats för att förbättra systemen,

- om årsrapporten som avses i artikel 4.1 a i denna förordning överensstämmer med bokföringen hos utbetalningsstället,

- om kostnadsredovisningen och redovisningen av interventionsverksamhet som föreskrivs i artikel 5 är en i sak rättvisande, fullständig och korrekt förteckning av den verksamhet som bekostas av fonden,

- om gemenskapens ekonomiska intressen är tillräckligt skyddade i fråga om förskottsbetalningar, erhållna säkerheter, interventionslager och belopp som skall drivas in,

- om rekommendationer till utbetalningsställena om förbättring av systemen har följts upp.

Rapporten skall åtföljas av upplysningar om antalet personer som utfört revisionen och deras kvalifikationer, vilket arbete som utförts, antalet undersökta transaktioner, den nivå som uppnåtts för tillförlitlighet och substans, de svagheter som upptäckts och de rekommendationer som har lämnats för förbättring, och om både det attesterande organets och andra redovisningsorgans verksamhet, interna såväl som externa i förhållande till utbetalningsställena, varifrån hela eller delar av det attesterande organets kontroll av rapporterade uppgifter härrör.

Artikel 4

1. För det avslutande av räkenskaperna som föreskrivs i artikel 5.2 b i förordning (EEG) nr 729/70, skall medlemsstaterna skicka följande till kommissionen:

a) En årsrapport över utgifter hänförliga till fondens garantisektion och rapporter upprättade av varje avdelning eller organ med stöd av artikel 5.1 i den förordningen.

b) De intyg och rapporter som upprättats av det attesterande organet eller organen.

2. De handlingar som avses i punkt 1 skall sändas till kommissionen i fyra exemplar senast den 10 februari året efter det berörda räkenskapsåret.

3. På kommissionens begäran eller på medlemsstatens initiativ kan ytterligare uppgifter beträffande avslutande av de berörda räkenskaperna sändas till kommissionen fram till en tidsfrist som skall fastställas av kommissionen med hänsyn tagen till det arbete som krävs för att få fram dessa uppgifter. I avsaknad av dessa uppgifter skall kommissionen avsluta räkenskaperna på grundval av den information som den har tillgång till vid utgången av denna tidsfrist.

4. Kommissionen kan acceptera en begäran om anstånd med insändandet av uppgifter i välgrundade fall om begäran lämnas till kommissionen före tidsfristens utgång.

Artikel 5

1. De räkenskaper som avses i artikel 4.1 a skall innefatta följande:

a) Utgifterna summerade per post och delpost i gemenskapens budget.

b) En summering av interventionsåtgärder och en redogörelse för befintliga lagers omfattning och lokalisering vid räkenskapsårets slut.

c) Uppgifter om utgifter, eller bekräftelse på att detaljuppgifter om varje transaktion finns registrerad på datafil till kommissionens förfogande.

d) Bekräftelse på att detaljuppgifter om varje förändring av interventionslager finns registrerad på fil hos utbetalningsstället.

e) Förklaringar av skillnader mellan de utgifter som uppgivits i årsbokslutet och de som för samma period uppgivits i de dokument som avses i artikel 3.5 i förordning (EEG) nr 2776/88 (5), ändrad i artikel 9.7 i den förordningen.

2. De rapporter som avses i artikel 4.1 a i den här förordningen skall innehålla följande information om samordningsorganet och varje utbetalningsställe:

- alla exceptionella transaktioner eller tekniska svårigheter beträffande det aktuella räkenskapsåret,

- alla viktiga förändringar avseende informationen enligt artikel 1.7 sedan föregående rapport.

Artikel 6

Det bokföringsunderlag som avser utgifter finansierade av och inkomster som skall betalas in till garantisektionen vid EUGFJ, skall hållas till kommissionens förfogande i minst tre år efter det att kommissionen har avslutat räkenskaperna för det aktuella räkenskapsåret, och, i det fall beslutet om avslutande av räkenskaperna är föremål för ett förfarande inför Europeiska gemenskapernas domstol, upp till ett år efter det att domstolsförfarandet avslutats.

Artikel 7

1. I beslutet om avslutande av räkenskaperna som avses i artikel 5.2 b i förordning (EEG) nr 729/70 skall fastställas beloppet av de utgifter som tas i anspråk i varje medlemsstat under räkenskapsåret i fråga och som skall bekostas av EUGFJ utan att detta påverkar beslut som fattas senare i enlighet med punkt 2 c i den artikeln.

De belopp som skall betalas in av eller betalas ut till varje medlemsstat, som en följd av ovan nämnda beslut, skall fastställas genom att de förskott som betalats för det aktuella räkenskapsåret dras av från den utgift som godkänts för samma år enligt första stycket. Dessa belopp skall dras från, eller läggas till de förskott som skall betalas från och med den andra månaden efter den månad då beslutet om avslutande av räkenskaperna vann laga kraft.

2. Kommissionen skall meddela den berörda medlemsstaten resultaten av kontrollerna av de uppgifter som lämnats tillsammans med eventuella förslag till ändringar före den 31 mars året efter räkenskapsårets slut.

3. Om kommissionen inte kan avsluta medlemsstatens räkenskaper före den 30 april följande år, av skäl som är hänförliga till medlemsstaten i fråga, skall kommissionen underrätta medlemsstaten om de ytterligare undersökningar som den avser att genomföra enligt artikel 9 i förordning (EEG) nr 729/70.

Artikel 8

1. När kommissionen, till följd av en eventuell undersökning anser att utgifter inte har verkställts i enlighet med gemenskapsreglerna, skall den meddela den berörda medlemsstaten sina iakttagelser, de korrigerande åtgärder som skall vidtas för att säkerställa framtida uppfyllande av reglerna och en utvärdering av de utgifter som den föreslår skall uteslutas enligt artikel 5.2 c i förordning (EEG) nr 729/70. Meddelandet skall innehålla en hänvisning till den här förordningen. Medlemsstaten skall svara inom två månader och kommissionen kan därvid ändra sitt ställningstagande. I berättigade fall får kommissionen medge en förlängning av denna svarsperiod.

Efter utgången av den tillåtna svarstiden skall kommissionen inleda en ömsesidig diskussion och båda parterna skall söka nå en överenskommelse om vilka åtgärder som skall vidtas. Kommissionen skall sedan formellt meddela sina slutsatser till medlemsstaten med hänvisning till kommissionens beslut 94/442/EG (6).

2. De beslut som avses i artikel 5.2 c i förordning (EEG) nr 729/70 skall fattas efter det att eventuella rapporter som upprättats av förlikningsorganet har granskats enligt bestämmelserna i beslut 94/442/EG.

3. Det belopp som skall dras av från gemenskapens finansiering enligt artikel 5.2 c i förordning (EEG) nr 729/70 skall göras från förskotten avseende utgifterna för den andra månaden efter beslutet enligt beslut 94/442/EG. På medlemsstatens begäran, och när det är befogat med hänsyn till avdragets storlek, kan kommissionen emellertid efter samråd med Fondkommittén besluta om ett annat datum.

Artikel 9

Förordning (EEG) nr 1723/72 skall upphöra att gälla den 16 oktober 1995.

Den skall dock fortfarande gälla i fråga om avslutande av räkenskaperna för garantifonden till och med räkenskapsår 1995.

Artikel 10

Denna förordning träder i kraft den sjunde dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

Den skall tillämpas från och med det räkenskapsår som börjar den 16 oktober 1995.

Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.

Utfärdad i Bryssel den 7 juli 1995.

På kommissionens vägnar

Franz FISCHLER

Ledamot av kommissionen

(1) EGT nr L 94, 28.4.1970, s. 13.

(2) EGT nr L 125, 8.6.1995, s. 1.

(3) EGT nr L 186, 16.8.1972, s. 1.

(4) EGT nr L 30, 2.2.1988, s. 7.

(5) EGT nr L 249, 8.9.1988, s. 9.

(6) EGT nr L 182, 16.7.1994, s. 45.

BILAGA

Riktlinjer för kriterier för ackreditering av utbetalningsställen

Kriterierna för ackrediteringen skall vara sådana att utbetalningsstället ger tillräckliga garantier för ett väl fungerande förvaltningssystem och för systemet för intern kontroll och hållande av dokument enligt artikel 4 i förordning (EEG) nr 729/70. Endast om utbetalningsstället har mycket liten verksamhet kan tillämpning av förenklade kriterier vara befogade. Om kriterier av vikt för utbetalningsställets verksamhet inte iakttas skall artikel 4.4 i den förordningen tillämpas.

1. Medlemsstatens inrättande av ett utbetalningsställe skall ske i form av ett formellt beslut som fastställer organets befogenheter, skyldigheter och ansvar, i synnerhet i relation till EUGFJ:s garantisektions utgifter, enligt artiklarna 2 och 3 i förordning (EEG) nr 729/70, och som fastställer utbetalningsställets administrativa struktur.

2. Utbetalningsstället skall ha tre huvudfunktioner för EUGFJ:s garantiutgifter:

i) Godkännande av betalningar: Syftet med denna funktion är att fastställa det belopp som skall betalas till en fordringshavare i enlighet med gemenskapsreglerna.

ii) Verkställande av utbetalningar: Syftet med denna funktion är att ge en instruktion till utbetalningsställets bank, eller, i lämpliga fall, ett statligt betalningskontor att till fordringshavaren (eller dennes befullmäktigade) betala det godkända beloppet.

iii) Redovisning av utbetalningar: Syftet med denna funktion är bokföringen av utbetalningen i utbetalningsställets särskilda räkenskaper för EUGFJ-utgifter, vilket normalt skall ske i ett ADB-system, samt periodiska sammanställningar av utgifter, inklusive de månatliga och årliga redogörelserna till Europeiska kommissionen. I räkenskaperna skall också tas upp tillgångar som finansieras av fonden, i synnerhet rörande interventionslager, icke avräknade förskott och gäldenärer.

3. Utan att tillämpningen påverkas av de delegeringar som avses i punkt 4 nedan skall utbetalningsstället normalt ha tillgång till två servicefunktioner:

i) Internrevision: Syftet med denna funktion är att säkerställa att utbetalningsställets system för intern kontroll fungerar effektivt. Internrevisionsfunktionen skall vara oberoende av utbetalningsställets övriga avdelningar och skall rapportera direkt till utbetalningsställets högsta ledning.

ii) Teknisk kontroll: Syftet med denna funktion är att kontrollera de data på vilka utbetalningarna till dem som ansöker om stöd baseras, t.ex. data om sådana frågor som produktkvalitet, produktegenskaper, kreatursbesättning, mark etc., leveransdatum, bearbetning till en annan produkt och andra kontroller av teknisk natur. Kontrollen av dessa data försäkras normalt genom ett kontroll- och inspektionssystem. En väsentlig uppgift för den tekniska servicefunktionen är översynen av detta kontrollsystem.

4. Hela eller delar av godkännandefunktionen och/eller den tekniska servicefunktionen kan delegeras till andra organisationer förutsatt att följande villkor uppfylls:

i) Dessa andra organisationers uppgifter och skyldigheter i synnerhet beträffande kontrollen och granskningen av överensstämmandet med gemenskapsreglerna skall vara klart definierade.

ii) Dessa organisationer skall ha tillgång till effektiva system för att säkerställa att de fullföljer sina uppgifter på ett tillfredsställande sätt.

iii) Dessa organisationer skall uttryckligen bekräfta för utbetalningsstället att de faktiskt fullföljer sina uppgifter och beskriva sina arbetsmetoder.

iv) Utbetalningsstället skall informeras på en regelbunden och punktlig basis om resultaten av genomförda kontroller, så att tillräckligheten hos dessa kontroller kan tas i beaktande innan ett yrkande godkänns. Det utförda arbetet skall i detalj beskrivas i en rapport som följer med varje ansökan, samling av ansökningar eller, när så är lämpligt, i en rapport som omfattar ett räkenskapsår. Rapporten skall åtföljas av ett intyg om godkända ansökningars berättigande och om det utförda arbetets karaktär, omfattning och avgränsningar. Om någon fysisk eller administrativ kontroll inte är fullständig, utan genomförd på ett urval av ansökningar, skall valda ansökningar identifieras, urvalsmetoden beskrivas, resultatet av alla inspektioner och de åtgärder som vidtagits mot bakgrund av rapporterade avvikelser och oriktigheter rapporteras. Stöddokument som sänds till kontoret skall vara tillräckliga för att ge garantier för att alla nödvändiga kontroller beträffande ansökningarnas riktighet har genomförts.

v) Då dokument som hänför sig till godkända ansökningar och genomförda kontroller förvaras av andra organ, skall både dessa och det betalande utbetalningsstället använda rutiner som säkerställer att det registreras var alla dokument som hänför sig till specifika utbetalningar finns, och att dessa dokument kan göras tillgängliga för inspektion i utbetalningsställets lokaler på begäran av de personer och organisationer som normalt har rätt att inspektera sådana dokument, vilket inbegriper

- kontorets personal som arbetar med ansökningen;

- kontorets internrevision;

- det organ som attesterar utbetalningsställets årsredogörelse;

- bemyndigade tjänstemän från Europeiska unionen.

5. Utbetalningsställets administrativa struktur skall sörja för att de tre funktionernas godkännande, verkställande och redovisning av utbetalningar, är skilda åt och varje funktion skall ha en egen administrativ underenhet vars uppgifter skall definieras i ett organisationsschema. Den administrativa strukturen kan i lämpliga fall medge att den tekniska kontrollen utförs av avdelningen för godkännande.

6. Utbetalningsstället skall anta följande rutiner eller sådana som ger motsvarande garantier:

i) Utbetalningsstället skall fastställa skriftliga rutiner för mottagande, registrering och handläggning av ansökningar inklusive en beskrivning av vilka dokument som skall användas.

ii) Fördelningen av arbetsuppgifter skall vara sådan att ingen anställd har ansvar för mer än en av uppgifternas godkännande, utbetalning och bokföring av belopp som skall påföras EUGFJ, och att ingen anställd utför någon av dessa uppgifter utan att arbetet sker under överinsyn av en annan anställd.

Varje anställdas arbetsuppgifter skall skriftligen definieras inklusive fastställandet av ekonomiska begränsningar för dennes befogenhet. Lämplig utbildning skall anordnas. Personalen skall rotera så att ingen förblir på samma ansvarsposition i mer än fem år, alternativt skall övervakningen ökas.

iii) Varje tjänsteman som ansvarar för godkännande skall förfoga över en fullständig checklista för de kontroller som det krävs att han genomför, och skall i stöddokumentet föra in sitt bestyrkande av att dessa kontroller har utförts. Detta bestyrkande kan göras på elektronisk väg i enlighet med de villkor som avses i stycke vi. Samtliga anställdas arbete skall bli föremål för en dokumenterad granskning av en högre tjänsteman.

iv) Godkännande av utbetalning för en ansökan skall ske endast efter det att tillräckliga kontroller gjorts för att kontrollera att den är förenlig med gemenskapsreglerna. Dessa kontroller skall omfatta dem som föreskrivs i den förordning som gäller för den specifika åtgärd för vilken medel söks, och dem som krävs enligt artikel 8 i förordning (EEG) nr 729/70 för att undvika och avslöja bedrägeri och oegentligheter med särskilt beaktande av de risker som föreligger. De kontroller som skall vidtas skall anges i en checklista, och deras verkställande skall attesteras för varje ansökan, eller för varje omgång ansökningar.

v) Rutinerna skall säkerställa att betalning endast görs till fordringshavaren, till dennes bankkonto eller till dennes befullmäktigade. Betalningen skall utföras av utbetalningsställets bank, eller, när så är lämpligt, av ett statligt betalningskontor, eller med check skickad per post, inom fem arbetsdagar efter belastning av EUGFJ. Rutiner skall antas för att säkerställa att alla betalningar där överföringen inte verkställs, eller där checkar inte löses in, återförs till fonden. Inga betalningar skall göras kontant. Godkännande som ges av den attesterande tjänstemannen och/eller dennes överordnade får ske på elektronisk väg förutsatt att denna metod säkerställer en skälig säkerhetsnivå och att identiteten på dem som utför godkännandet bevaras i de elektroniska registren.

vi) Då yrkanden handläggs med användande av ett datasystem skall tillträdet till datasystemet skyddas och kontrolleras på ett sådant sätt att

i) all information som registreras i systemet av en tjänsteman verifieras ordentligt för att säkerställa att inmatningsfel upptäcks och korrigeras.

ii) inga uppgifter kan registreras, ändras eller godkännas av annan än bemyndigad personal som har tilldelats individuella lösenord,

iii) identiteten hos varje tjänsteman som registrerar eller ändrar data bevaras i en journal. Lösenord skall bytas regelbundet för att undvika missbruk. Datasystem skall skyddas från otillåtet tillträde genom fysiska kontroller och säkerhetskopior på data skall göras och förvaras på en separat skyddad plats. Logikkontroller skall utföras på registrerade data i syfte att upptäcka inkonsekventa och orimliga data.

vii) Utbetalningsställets rutiner skall säkerställa att alla ändringar i gemenskapens förordningar, särskilt storleken på de stöd som tillämpas, registreras och att instruktionen, databaser och checklistor uppdateras i god tid.

7. Utbetalningar av förskott skall identifieras i bokföringsregistren och rutiner antas för att säkerställa att

i) säkerheter erhålls endast från finansiella institutioner som uppfyller villkoren i kommissionens förordning (EEG) nr 2220/85 (1) och som har godkänts av behöriga myndigheter och ställer säkerheter som är giltiga tills de kan dras tillbaka eller tas i anspråk efter enkel begäran från utbetalningsstället,

ii) förskott avräknas inom fastställda tidsgränser, och att de som förfallit till avräkning identifieras och att säkerheterna snarast åberopas,

iii) avräkning av förskott underställs samma kontroller av attesterande tjänstemän som utbetalningar.

8. Redovisningen av interventionslager skall säkerställa att kvantiteterna, och kostnader förenade med dem, behandlas och registreras korrekt och utan dröjsmål per identifierbar post och på rätt konto för varje steg, från accepterandet av en offert till det fysiska erhållandet av produkten, i enlighet med tidsförordningar, samt tillse att kvantitet och beskaffenhet hos lagren på varje plats kan bestämmas när som helst. Lager skall regelbundet kontrolleras fysiskt av personer, organ eller avdelningar som är oberoende av lagerhållarna.

9. Redovisningsrutinerna skall säkerställa att månatliga och årliga redogörelser är fullständiga, korrekta och i rätt tid, och att eventuella fel och utelämnanden upptäcks och korrigeras, främst genom att kontroller och avstämningar genomförs med intervaller på högst tre månader.

10. Den interna revisionen skall kontrollera att de av utbetalningsstället antagna rutinerna är lämpliga för att säkerställa överensstämmelse med gemenskapsreglerna kontrolleras, och att räkenskaperna är korrekta, fullständiga och görs i tid. Kontrollerna kan begränsas till utvalda åtgärder och till ett urval av transaktioner, förutsatt att en revisionsplan säkerställer att alla viktiga områden, inklusive de avdelningar som ansvarar för godkännande, täcks under en period på högst fem år. Internrevisionens arbete skall genomföras enligt internationellt erkända principer, skall registreras i arbetsdokument och skall resultera i rapporter och rekommendationer riktade till utbetalningsställets högsta ledning. Revisionsplaner och rapporter skall ställas till förfogande för det attesterande organet och för tjänstemän från Europeiska unionen som är bemyndigade att företa finansiell revision och med ändamålet att undersöka effektiviteten hos den interna revisionsfunktionen.

11. Alla punkter ovan skall också tillämpas på "negativa kostnader" (avgifter, förfallna säkerheter, återförda utbetalningar etc.) som kontoret måste inkassera för EUGFJs garantisektions räkning. I synnerhet skall utbetalningsstället upprätta ett system för identifiering av alla belopp som tillkommer EUGFJ och för registrering av alla sådana fordringar i en liggare före mottagandet. Liggaren skall inspekteras med regelbundna intervall i syfte att att verkställa inkassering av förfallna skulder.

Utbetalningsstället kan delegera ansvaret för inkassering av vissa typer av negativa kostnader till andra organisationer, förutsatt att de villkor som fastställs i punkt 4 uppfylls med lämplig anpassning och med det ytterligare villkoret att den andra organisationen regelbundet och i tid rapporterar till utbetalningsstället, minst en gång i månaden, beträffande identifierade intäkter och erhållna likvider.

12. Utbetalningsstället skall upprätta rutiner som säkerställer att alla mottagna ansökningar handläggs snabbt.

(1) EGT nr L 205, 3.8.1985, s. 5.