EUROPEISKA KOMMISSIONEN

Bryssel den 8.11.2023

COM(2023) 693 final

2023/0390(NLE)

Förslag till

RÅDETS BESLUT

om den ståndpunkt som ska intas på Europeiska unionens
vägnar i transportgemenskapens regionala styrkommitté vad gäller införandet av gemensamma regler för ersättning för kostnader som uppkommit för personer som inte ingår i transportgemenskapens ständiga sekretariat och som bjuds in att delta i transportgemenskapens möten

MOTIVERING

1.FRÅGA SOM BEHANDLAS I FÖRSLAGET

Detta förslag rör ett beslut om att fastställandet av den ståndpunkt som ska intas på Europeiska unionens vägnar i den regionala styrkommitté som inrättats enligt fördraget om upprättande av en transportgemenskap (fördraget om en transportgemenskap) vad gäller införandet av gemensamma regler för ersättning för kostnader som uppkommit för personer som inte ingår i transportgemenskapens ständiga sekretariat (det ständiga sekretariatet) och som bjuds in att delta i transportgemenskapens möten.

I praktiken kommer den föreslagna ändringen av reglerna att öka antalet deltagare som får stöd från en till två per delegerande institution för vissa evenemang med inriktning på kapacitetsbyggande och att införa ett dagtraktamente som motsvarar det som gäller transportgemenskapens personal. Därför kommer genom den regionala styrkommitténs beslut att införas gemensamma regler för ersättning för kostnader som uppkommit för personer som inte ingår i transportgemenskapens ständiga sekretariat och som bjuds in att delta i transportgemenskapens möten. Detta beslut kommer att ersätta de regler som antagits i enlighet med beslut nr 2020/5 1 och 2021/02 2 .

2.BAKGRUND TILL FÖRSLAGET

2.1Fördraget om upprättande av en transportgemenskap

Den 1 maj 2019 ratificerade Republiken Albanien, Bosnien och Hercegovina, Republiken Nordmakedonien, Kosovo 3* , Montenegro och Republiken Serbien fördraget om en transportgemenskap. Den 4 mars 2019 antogs rådets beslut om ingående av fördraget om upprättande av en transportgemenskap och Europeiska unionen blev därmed part i fördraget om en transportgemenskap 4 . Fördraget om en transportgemenskap trädde i kraft den 1 maj 2019.

2.2Den regionala styrkommittén

a) förbereder arbetet i ministerrådet,

b) fattar beslut om inrättande av tekniska kommittéer,

c) ger rekommendationer och fattar beslut i enlighet med fördraget om en transportgemenskap,

d) vidtar, när det gäller EU:s nyligen antagna akter, lämpliga åtgärder, framför allt genom översynen av bilaga I till fördraget om en transportgemenskap,

e) utnämner ständiga sekretariatets direktör efter samråd med ministerrådet,

f) får utse en eller flera biträdande direktörer för det ständiga sekretariatet,

g) fastställer regler för det ständiga sekretariatet,

h) får, genom ett beslut, granska nivån på budgetanslagen,

i) antar den årliga budgeten för transportgemenskapen,

j) antar ett beslut som fastställer förfarandet för genomförandet av budgeten och för redovisning och revision av konton och för tillsyn,

k) fattar beslut om tvister som inletts av de fördragsslutande parterna,

l) fastställer allmänna principer för tillgång till handlingar som innehas av organ som inrättats genom, eller i enlighet med, fördraget om en transportgemenskap,

m) antar årliga rapporter till ministerrådet om genomförandet av det övergripande nätet,

n) fastställer, med avseende på vissa unionsakter tidsfrister och metoder för införlivande av de sydösteuropeiska parterna.

Den regionala styrkommittén består av en företrädare och en suppleant från var och en av de fördragsslutande parterna. Alla EU-medlemsstater kan delta som observatörer. Den regionala styrkommittén fattar beslut enhälligt.

2.3Budgetregler och finansiella regler

3.DEN STÅNDPUNKT SOM SKA INTAS PÅ UNIONENS VÄGNAR

Vissa av de sydösteuropeiska parterna har tidigare betonat svårigheter med att delta i transportgemenskapens olika evenemang och officiella möten på grund av statliga restriktioner av resekostnader. Detta har i flera fall lett till att fysisk närvaro vid möten inte har kunnat garanteras. Dessutom gör den institutionella strukturen och fördelningen av ansvar inom vissa av de sydösteuropeiska parterna ibland att fler än en representant per delegerande institution borde delta.

Statliga restriktioner av resekostnader inom de sydösteuropeiska parterna har också lett till en märkbart större administrativ börda för det ständiga sekretariatet, eftersom de flesta sydösteuropeiska parter som deltar i evenemangen anhåller om undantag och förskottsbetalning för deltagande. Detta leder till att det ständiga sekretariatet planerar resor och logi på förhand.

Ändringen av de regler för ersättning som gäller för närvarande innefattar ett förslag om att öka antalet deltagare som får stöd från en till två per delegerande institution för vissa evenemang som fokuserar på kapacitetsbyggande. Genom ändringen harmoniseras också de regler som gäller externa experter och deltagare från de sydösteuropeiska parterna, inbegripet införandet av ett dagtraktamente som motsvarar det som gäller transportgemenskapens personal. Införandet av ett dagtraktamente förväntas också minska det ständiga sekretariatets administrativa börda, eftersom det inte längre skulle behöva förhandsboka researrangemang och/eller logi för deltagarna från de sydösteuropeiska parterna.

Antagandet av beslutet av den regionala styrkommittén är därmed nödvändigt för att genomföra fördraget om en transportgemenskap och för ett korrekt funktionssätt av det ständiga sekretariatet och transportgemenskapens organ. Eftersom unionen är part i fördraget om en transportgemenskap är det nödvändigt att fastställa unionens ståndpunkt i förhållande till det planerade beslutet.

I detta sammanhang bör det erinras om att fördraget om en transportgemenskap är en faktor som kan stärka det regionala samarbetet inom västra Balkan på det sätt som beskrivs i kommissionens förslag till rådets beslut om undertecknande av fördraget om en transportgemenskap 5 .

4.RÄTTSLIG GRUND

4.1Förfarandemässig rättslig grund

4.1.1 Principer

4.1.2 Tillämpning i det aktuella fallet

Den regionala styrkommittén är ett organ som inrättats genom ett avtal, nämligen fördraget om en transportgemenskap.

Den akt som ska antas av den regionala styrkommittén utgör en akt med rättslig verkan. Den planerade akten kommer att bli bindande enligt internationell rätt i enlighet med artikel 25.1 i fördraget om en transportgemenskap. Detta beror på att den regionala styrkommittén enligt artikel 35 i fördraget om en transportgemenskap har befogenhet att anta ett beslut med närmare föreskrifter när det gäller förfarandet för genomförande av budgeten. I enlighet med artikel 25.1 i fördraget om en transportgemenskap ska den regionala styrkommitténs beslut vara bindande för de fördragsslutande parterna.

De planerade akterna varken kompletterar eller ändrar den institutionella ramen för fördraget om en transportgemenskap.

Den förfarandemässiga rättsliga grunden för det föreslagna beslutet är därför artikel 218.9 i EUF-fördraget.

4.2Materiell rättslig grund

4.2.1.Principer

Den materiella rättsliga grunden för ett beslut enligt artikel 218.9 i EUF-fördraget är främst beroende av syftet med och innehållet i den planerade akt avseende vilken en ståndpunkt intas på unionens vägnar. Om den planerade akten har två syften eller två beståndsdelar av vilka det ena syftet eller den ena beståndsdelen kan identifieras som det eller den huvudsakliga, medan det eller den andra endast är av underordnad betydelse, måste det beslut som antas enligt artikel 218.9 i EUF-fördraget ha en enda materiell rättslig grund, nämligen den som krävs med hänsyn till det huvudsakliga eller avgörande syftet eller den huvudsakliga eller avgörande beståndsdelen.

Vad gäller en planerad akt som samtidigt har flera syften eller beståndsdelar, vilka är oskiljaktigt förbundna med varandra utan att det eller den ena är av underordnad betydelse i förhållande till det eller den andra, måste den materiella rättsliga grunden för ett beslut enligt artikel 218.9 i EUF-fördraget undantagsvis inbegripa de däremot svarande olika rättsliga grunderna.

4.2.2.Tillämpning i det aktuella fallet

De föreslagna akterna är nödvändiga för ett korrekt genomförande av fördraget om en transportgemenskap. Fördraget om en transportgemenskap har i sin tur flera syften och har beståndsdelar på områdena väg, järnväg och inre vattenvägar, vilka är transportslag som omfattas av artikel 91 i EUF-fördraget, samt på området sjötransport, ett transportslag som omfattas av artikel 100.2 i EUF-fördraget. Till följd av sin övergripande natur berör de planerade akterna alla dessa aspekter.

4.3Slutsats

4.4 Offentliggörande av den planerade akten

I enlighet med artikel 25.2 i fördraget om en transportgemenskap ska den regionala styrkommitténs beslut offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning.

2023/0390 (NLE)

Förslag till

RÅDETS BESLUT

om den ståndpunkt som ska intas på Europeiska unionens
vägnar i transportgemenskapens regionala styrkommitté vad gäller införandet av gemensamma regler för ersättning för kostnader som uppkommit för personer som inte ingår i transportgemenskapens ständiga sekretariat och som bjuds in att delta i transportgemenskapens möten

EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR ANTAGIT DETTA BESLUT

med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt, särskilt artiklarna 91 och 100.2 jämförda med artikel 218.9,

med beaktande av Europeiska kommissionens förslag, och

av följande skäl:

(1)Fördraget om upprättande av en transportgemenskap godkändes på unionens vägnar den 4 mars 2019 7 och trädde i kraft den 1 maj 2019.

(2)Den regionala styrkommittén inrättades genom fördraget om en transportgemenskap för att ansvara för förvaltningen och ett korrekt genomförande av fördraget om en transportgemenskap. Enligt artikel 35 i fördraget om en transportgemenskap ska den regionala styrkommittén anta beslut med närmare föreskrifter när det gäller förfarandet för genomförande av budgeten.

(3)Den regionala styrkommittén förväntas anta ett beslut om införande av gemensamma regler för ersättning för kostnader som uppkommit för personer som inte ingår i transportgemenskapens ständiga sekretariat och som bjuds in att delta i transportgemenskapens möten. Detta beslut kommer att ersätta de regler som antagits i enlighet med beslut nr 2020/5 8 och 2021/02 9 .

(4)Det är lämpligt att fastställa den ståndpunkt som ska intas på unionens vägnar i den regionala styrkommittén, eftersom beslutet kommer att vara rättsligt bindande för unionen.

(5)Eftersom sådana beslut är nödvändiga för att transportgemenskapens ständiga sekretariat och transportgemenskapens organ ska fungera smidigt, är det lämpligt att fastställa den ståndpunkt som ska intas på unionens vägnar i den regionala styrkommittén.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Den ståndpunkt som ska intas på Europeiska unionens vägnar i transportgemenskapens regionala styrkommitté, vad gäller beslutet om införande av gemensamma regler om ersättning för kostnader som uppkommit för personer utanför transportgemenskapens ständiga sekretariat som bjuds in att delta i transportgemenskapens möten, kommer att ersätta de regler som antogs i enlighet med beslut nr 2020/5 och 2021/02 av den regionala styrkommittén och ska baseras på det utkast till beslut av den regionala styrkommittén som åtföljer detta beslut.

Unionens företrädare i den regionala styrkommittén får godkänna mindre ändringar av utkasten till beslut utan att ett nytt rådsbeslut erfordras.

Artikel 2

Detta beslut riktar sig till kommissionen.

Utfärdat i Bryssel den

(1)    Beslut om regler om ersättning för kostnader som uppkommit för personer som inte ingår i transportgemenskapens ständiga sekretariat som bjuds in att delta i möten som experter.

(2)    Beslut om reglerna för ersättning för kostnader som uppkommit för personer som inte ingår i transportgemenskapens ständiga sekretariat och som bjuds in att delta i transportgemenskapens möten.

(3) *    Denna beteckning påverkar inte ståndpunkter om Kosovos status och är i överensstämmelse med FN:s säkerhetsråds resolution 1244/1999 och med Internationella domstolens utlåtande om Kosovos självständighetsförklaring.

(4)    Rådets beslut (EU) 2019/392 av den 4 mars 2019 om ingående på Europeiska unionens vägnar av fördraget om upprättande av en transportgemenskap (EUT L 71, 13.3.2019, s. 1).

(5)    COM(2017)324 final, under ”Allmän bakgrund”.

(6)    Domstolens dom av den 7 oktober 2014, Tyskland/rådet, C-399/12, ECLI:EU:C:2014:2258, punkterna 61–64.

(7)    Rådets beslut (EU) 2019/392 av den 4 mars 2019 om ingående på Europeiska unionens vägnar av fördraget om upprättande av en transportgemenskap (EUT L 71, 13.3.2019, s. 1).

(8)    Beslut om regler om ersättning för kostnader som uppkommit för personer som inte ingår i transportgemenskapens ständiga sekretariat som bjuds in att delta i möten som experter.

(9)    Beslut om reglerna för ersättning för kostnader som uppkommit för personer som inte ingår i transportgemenskapens ständiga sekretariat och som bjuds in att delta i transportgemenskapens möten.

EUROPEISKA KOMMISSIONEN

Bryssel den 8.11.2023

COM(2023) 693 final

BILAGA

till

Förslag till rådets beslut

om den ståndpunkt som ska intas på Europeiska unionens vägnar





i transportgemenskapens regionala styrkommitté vad gäller införandet av gemensamma regler för ersättning för kostnader som uppkommit för personer som inte ingår i transportgemenskapens ständiga sekretariat och som bjuds in att delta i transportgemenskapens möten

Bilaga

UTKAST TILL

BESLUT Nr 202X/

AV TRANSPORTGEMENSKAPENS REGIONALA STYRKOMMITTÉ

om införande av gemensamma regler för ersättning för kostnader som uppkommit för personer som inte ingår i transportgemenskapens ständiga sekretariat och som bjuds in att delta i transportgemenskapens möten

TRANSPORTGEMENSKAPENS REGIONALA STYRKOMMITTÉ HAR ANTAGIT DETTA BESLUT

med beaktande av fördraget om upprättande av en transportgemenskap, särskilt artiklarna 24.1 och 35.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

De gemensamma regler för ersättning för kostnader som uppkommit för personer som inte ingår i transportgemenskapens ständiga sekretariat och som bjuds in att delta i transportgemenskapens möten, och som återges i bilagan, antas härmed.

De gemensamma regler som antas i enlighet med detta beslut ersätter de regler som antogs i enlighet med beslut nr 2020/5 och 2021/02 av den regionala styrkommittén.

De antagna reglerna ska offentliggöras av transportgemenskapens ständiga sekretariat på transportgemenskapens webbplats.

Artikel 2

Detta beslut träder i kraft samma dag som det antas.

Utfärdat i

På den regionala styrkommitténs vägnar

                       Ordförande

1.1.BILAGA

REGLER FÖR ERSÄTTNING FÖR KOSTNADER SOM UPPKOMMIT FÖR PERSONER SOM INTE INGÅR I TRANSPORTGEMENSKAPENS STÄNDIGA SEKRETARIAT OCH SOM BJUDS IN ATT DELTA I TRANSPORTSGEMENSKAPENS MÖTEN

1.Tillämpningsområde

1.1.    Dessa regler ska gälla personer som inte ingår i transportgemenskapens ständiga sekretariat (det ständiga sekretariatet) och som bjuds in att delta i något av de möten eller evenemang i transportgemenskapen som anges i regel 1.3.

1.1.Dessa regler ska gälla följande personer som bjuds in att delta i något av de möten som transportgemenskapen beskriver i regel 1.3:

(a)Medlemmar i berörda organ inom transportgemenskapen inbegripet, men inte avgränsat till, ministerrådet, den regionala styrkommittén, tekniska kommittéer, det sociala forumet och budgetkommittén.

(b)Andra medlemmar som formellt bjuds in att delta i något av de möten i transportgemenskapen som anges i regel 1.3 och av vars inbjudan det tydligt framgår att transportgemenskapen ska täcka kostnaderna för att delta.

(c)Sådana externa experter (personer från den privata sektorn, den offentliga sektorn eller personer som inte hör till den offentliga sektorn bland transportgemenskapens fördragsslutande parter eller som är från en annan EU-medlemsstat) som bjuds in för att ge professionella synpunkter i något av de möten som ordnas av transportgemenskapen och som inte är medlemmar i transportgemenskapens organ, arbetsgrupper, samordningsgrupper eller andra arbetande organ.

(d)Varje person som ansvarar för att följa med en person med funktionshinder som omfattas av leden a, b eller c.

1.3.    De möten som omfattas av dessa regler ska vara möten i följande konfigurationer, kommittéer och andra forum inom transportgemenskapen:

(a)ministerrådet, den regionala styrkommittén, tekniska kommittéer och det sociala forumet,

(b)budgetkommittén,

(c)arbetsgrupper, samordningsgrupper och andra arbetande organ som inrättas genom beslut i ministerrådet och den regionala styrkommittén,

(d)konferenser, workshoppar och andra forum som organiseras av det ständiga sekretariatet för syften kopplade till transportgemenskapens arbetsprogram,

(e)andra möten som organiseras inom ramen för genomförandet av fördraget om upprättande av en transportgemenskap (högnivådebatter, workshoppar m.m.),

(f)urvalsförfaranden för tjänster som offentliggörs av transportgemenskapen (medlemmar i urvalspaneler) och

(g)urvalsförfaranden för tjänster som offentliggörs av transportgemenskapen (sökande).

1.4.    

(a)Enligt dessa regler ska högst en officiellt utsedd företrädare per ministerium, tillsynsmyndighet, byrå, enhet eller annan berättigad part ha rätt till ersättning för utgifter för deltagande i ett möte för de organ som inrättats genom fördraget om inrättande av en transportgemenskap.

(b)Enligt dessa regler ska högst två företrädare per ministerium, tillsynsmyndighet, byrå, enhet eller annan berättigad part ha rätt till ersättning för utgifter för deltagande i ett kapacitetsbyggande initiativ såsom workshoppar, fortbildning, studiebesök eller konferenser.

(c)Om de evenemang som anges i led a eller b antingen direkt följer på varandra eller om den institution som utser en företrädare har större auktoritet i olika transportfrågor, kan det ständiga sekretariatet (nedan kallat sekretariatet) genom ett motiverat beslut avvika från denna regel.

(d)Antalet deltagare som har rätt till ersättning ska bestämmas utifrån varje enskilt fall och huruvida medel finns tillgängliga.

1.5.    Dessa regler ska omfatta ersättningen av resekostnader och dagtraktamenten.

1.6.    Det högsta antalet inbjudna externa experter per möte, oavsett om de har rätt till kostnadsersättning eller inte, ska vara en per transportgemenskapens avtalsslutande parter och en per EU-medlemsstat. Antalet experter från den privata sektorn och experter per evenemang som inte hör till den offentliga sektorn får inte överskrida antalet experter från den offentliga sektorn.

2.Resekostnader

2.1.    Alla deltagare ska ha rätt till ersättning för sina resekostnader från den plats som anges i deras inbjudan (adressen till arbetsplatsen eller hemmet) till platsen för mötet och ska använda det lämpligaste transportmedlet med tanke på färdsträckan. Generellt ska resor kortare än 400 km göras per tåg i andra klass (enkel resa, enligt officiellt avstånd per järnväg) och resor på 400 km eller mer ska göras per flyg i ekonomiklass.

2.2.    Direktören ska eftersträva att säkerställa att mötena anordnas på ett sådant sätt att deltagarna kan utnyttja de mest ekonomiska resealternativen.

2.3.    Resekostnaderna ska ersättas endast vid inlämning av styrkande handlingar.

2.4.    Om ingen luft- eller järnvägstransport är tillgänglig eller kostnadseffektiv, godkänns buss- eller bilresor.

2.5.    Kostnaden för resa med privat fordon ska ersättas med 0,28 euro per km.

2.6.    Resekostnaderna ska ersättas upp till 700 euro.

3.Dagtraktamente

3.1.    Dagtraktamentet ska täcka kostnaderna för logi, lokal transport, måltider, gratifikationer och andra tillfälliga utgifter.

3.2.    De senaste nivåerna för dagtraktamenten som är tillämpliga på avtal om EU-finansierat bistånd till tredjeland ska gälla.

Den nivå för dagtraktamentet som tillämpas gäller den plats där deltagaren tillbringar natten. Dagtraktamente för en hel dag betalas ut för den dag då resan påbörjas, dock ska inget dagtraktamente betalas ut för den dag då resan avslutas, vilket betyder att dagtraktamentet beräknas på basis av antalet övernattningar under resan.

Dagtraktamente ska endast betalas när mötestiderna är inte är förenlig med flyg- eller tågtider.

   Antalet övernattningar får inte överskrida antalet mötesdagar + 1.

3.3.    Under förutsättning att direktören ger sitt förhandsgodkännande kan deltagarna undantagsvis ha rätt till dagtraktamente i samband med en extra natt på den plats där mötet hålls, om deltagaren genom att förlänga vistelsen kan uppnå en minskning av transportkostnaderna till ett värde som är högre än kostnaderna för dagtraktamentet i samband med den extra natten.

3.4.    Deltagarna har inte rätt till ersättning för andra utgifter i samband med hotellvistelsen, till exempel internet, telefon, fotokopiering, minibar eller frukost som inte ingår.

3.5.    Deltagare som reser från ett ställe som ligger mer än 50 kilometer från stället där mötet ska hållas ska inte ha rätt till dagtraktamente.

3.6.    Nedsatta dagtraktamenten ska tillämpas i följande fall:

a) När resan för att delta i ett möte inte innebär övernattning:

(i) vid resor på åtta timmar eller mer ska 50 % av dagtraktamentet på respektive resmål betalas,

(ii) vid resor som varar mindre än åtta timmar, men mer än fem timmar, ska 35 % av dagtraktamentet betalas,

       (iii) vid resor som varar fem timmar eller mindre ska 20 % av dagtraktamentet betalas.

(b) För varje gratis måltid, såsom lunch eller middag, ska dagtraktamentet minskas med 10 %.

I alla situationer där mötets eller evenemangets agenda innehåller en lunch eller middag anses det vara en gratis måltid.

4.Inköp av biljetter och logi

4.1.    De deltagare som bjudits in till ett möte som förtecknas i regel 1.3 a–e ska själva boka sina biljetter och sin logi. Bokningarna ska göras så tidigt som möjligt, för att få det lägsta möjliga priset. Endast i undantagsfall och i enlighet med de villkor som anges i regel 6 ska det ständiga sekretariatet boka resor för deltagarnas räkning eller genomföra förskottsbetalningar för utgifter.

4.2.    För deltagare som bjudits in till ett möte som förtecknas i regel 1.3 f och g ska det ständiga sekretariatet sköta rese- och logiarrangemangen.

5.Ersättningsförfarande

5.1.    För att få ersättning för resekostnader och utbetalning av dagtraktamente ska deltagarna lämna in en ansökan om ersättning för utgifter (ansökan om ersättning). Ansökan om ersättning ska

(a)göras på det formulär som återges i tillägg 1,

(b)lämnas till det ständiga sekretariatet i elektroniskt format senast 15 kalenderdagar efter dagen för det aktuella mötet, och

(c)åtföljas av en fullständig uppsättning styrkande handlingar i original, till exempel biljetter och fakturor eller, när det gäller onlinebokningar, en utskrift av den elektroniska bokningen och boardingkorten för utresan, som styrker kostnaderna och visar i vilken klass resan genomförts, restid och erlagt belopp.

5.2.    Korrespondens om ersättningar ska sändas till det ständiga sekretariatet på e-postadressen finance@transport-community.org.

5.3.    Ersättningen ska betalas i euro. Den växelkurs som gäller för ersättningen ska vara den som gäller på mötesdagen.

5.4.    Ersättningen ska betalas via banköverföring till det bankkonto som innehas av den institution eller organisation som utser deltagaren, med hjälp av de bankkontouppgifter som lämnats in i enlighet med regel 5.5. Ersättning får dock utbetalas till ett privat bankkonto som tillhör deltagaren om institutionen eller organisationen skriftligen begär detta.

5.5.    De bankkontouppgifter som ska lämnas in för tillämpning av regel 5.4 ska innehålla följande uppgifter om kontoinnehavaren: Kontoinnehavarens namn och adress, bankens namn, bankkontonummer (IBAN) och SWIFT-kod (BIC).

6.Förskottsbetalning av utgifter för resa och logi

6.1.    I undantagsfall får en nominerande institution eller organisation lämna in en ansökan till det ständiga sekretariatet om förskottsbetalning av resor eller kostnader för en deltagare som bjudits in till ett möte som förtecknas i regel 1.3 a–e. Ett sådant förfarande ska omfatta det ständiga sekretariatets bokning av resa.

6.2.    Regel 6.1 ska inte tillämpas på deltagare som bjudits in i enlighet med regel 1.2 c.

6.3.    Ansökningar om förskottsbetalning ska göras på det formulär som återges i tillägg 2 och skickas minst 21 kalenderdagar före mötesdagen till det ständiga sekretariatet på e-postadressen finance@transport-community.org.

6.4.    Direktören ska fatta beslutet om att bevilja eller avslå en ansökan som lämnats i enlighet med regel 6.3.

6.5.    Efter att en ansökan beviljats enligt regel 6.4, och med beaktande av utkastet till dagordning för mötet, ska det ständiga sekretariatet boka researrangemangen för den berörda deltagaren. Det ständiga sekretariatet ska skicka bokningsbekräftelserna för biljetten till deltagaren via e-post.

6.6.    Genom att begära förskottsbetalning av resekostnader förbinder sig deltagaren att närvara vid mötet.

6.7.    Om en deltagare som beviljats förskottsbetalning av resekostnader inte kan närvara vid mötet – av skäl som inte direkt kan hänföras till transportgemenskapen – ska den nominerande institutionen eller organisationen ersätta det ständiga sekretariatet för de kostnader som uppstått i samband med organiseringen av resan (till exempel kostnader för bokade biljetter, inklusive avbokningskostnader).

7.    Administrativa bestämmelser och slutbestämmelser

7.1.    Direktören är ansvarig för en korrekt tillämpning av dessa regler.

7.2.    Det ständiga sekretariatet ska i fem år spara register, handlingar och bevis som rör ersättningar enligt dessa regler, även handlingar som rör exceptionell behandling.

7.3.    Dessa regler ska offentliggöras via transportgemenskapens webbplats när de har antagits.

1.2.Tillägg 1

ANSÖKAN OM ERSÄTTNING FÖR RESEKOSTNADER

1.3.Tillägg 2

ANSÖKAN OM FÖRSKOTTSBETALNING AV RESEKOSTNADER