52007DC0280

[pic] | EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION |

Bryssel den 30.5.2007

KOM(2007) 280 slutlig

ÅRSRAPPORT

till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om internrevisioner genomförda under 2006 (framlagt av kommissionen){SEK(2007) 708}

INNEHÅLL

1. Inledning 3

2. Arbetsfält och revisionsplan 3

2.1. Arbetsfält 3

2.2. Utvecklingen inom internrevisionen 4

2.3. Genomförande av internrevisionstjänstens arbetsprogram 5

2.4. De reviderade enheternas och övriga intressenters godtagande av rekommendationerna 7

3. Resultat 8

3.1. Kvalitetsöversyn av samtliga internrevisionsfunktioner 8

3.2. Förvaltning, planering och organisation 8

3.3. Förvaltning av EU:s fonder 10

3.4. Personalförvaltning 11

3.5. Systemet med periodiserad redovisning 11

3.6. Uppföljning 12

4. Slutsatser 12

1. INLEDNING

Syftet med föreliggande rapport är att informera den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om det arbete som kommissionens tjänst för internrevision har genomfört under 2006 i enlighet med artikel 86.4 i budgetförordningen. Den bygger på internrevisionstjänstens rapport enligt artikel 86.3 i budgetförordningen om centrala revisionsresultat och, i enlighet med rådande redovisningsnormer, om exponering för betydande risker och kontrollfrågor samt frågor om bolagsstyrning. Denna rapport bygger på det revisions- och rådgivningsarbete som internrevisionstjänsten har utfört under 2006, men också på det arbete som har utförts av generaldirektoratens internrevisionsfunktioner genom internrevisionstjänstens halvårsrapporter om internrevisionsfunktionernas arbete. Rapporten tar inte upp internrevisionstjänstens revisionsarbete åt gemenskapsorgan, utöver uppgifterna om genomförandet av arbetsprogrammet[1].

Kommissionens svar på internrevisorns resultat och slutsatser finns i den sammanfattande rapporten om generaldirektoratens årliga verksamhetsrapporter. I denna sammanfattande rapport, som antogs samtidigt, tar kommissionen ställning till de övergripande frågor som tagits upp av internrevisorn, Europeiska revisionsrätten och den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten, eller som inringats av kommittén för revisionsuppföljning och i rapporten från generaldirektoratet för budget. Detta innebär att vissa synpunkter eller åsikter i rapporten inte nödvändigtvis till fullo delas av kommissionen. Åsiktsskillnader är emellertid helt normala i dialogen mellan institutionen och dess internrevision.

2. ARBETSFÄLT OCH REVISIONSPLAN

2.1. Arbetsfält

I januari 2006 framlades en handlingsplan för en integrerad ram för intern kontroll med 16 specifika förslag. Kommissionen förbättrande ansvarstagandet, bland annat genom de enskilda generaldirektörernas revisionsförklaringar och reservationer. På grundval av detta utnyttjade kommissionen för första gången den sammanfattande rapporten för att uttryckligen ta sitt politiska ansvar för ledningsfrågor.

Kommissionens räkenskapsförare lade fram årsredovisningen för 2005 för Europeiska revisionsrätten, vilken är den första årsredovisning som har utarbetats helt i enlighet med internationella redovisningsprinciper. Revisionsrätten noterade att stora framsteg hade gjorts. Det är en lång process innan alla redovisningsprinciper tillämpas fullt ut inom hela kommissionen. Preliminära studier pågår fortfarande av överföringen av de tillgångar som finns i systemet för periodiserad redovisning till associeringsprocessen och införandet av avtal om periodiserad redovisning i arbetsflödet. Det största pågående arbetet är den successiva implementeringen av det nya redovisningssystemet för Europeiska utvecklingsfonden samt i de olika kontoren, Europeiska ekonomiska och sociala kommittén, Regionkommittén och kommissionens delegationer.

I den ändrade budgetförordningen[2], som trädde ikraft den 1 maj 2007, har räkenskapsförarens ansvar när det gäller att bestyrka räkenskaperna och kontrollera att den information som mottagits beaktats.

Införandet av genomförandeorgan, samt i vissa fall även interna revisionsfunktioner för dessa, har fortsatt. Internrevisionsfunktionen har undersökt vilka möjligheter som ett av dem har att ta över arbetsuppgifter som rör programgenomförande från det generaldirektorat som det lyder under. Det är särskilt viktigt att arbetsuppgifter överlämnas från generaldirektoraten till genomförandeorganen på ett tydligt och välorganiserat sätt.

Kommissionen har förbättrat kontinuiteten i sin verksamhet och utfärdat ett rammeddelande om åtgärder vid större avbrott som påverkar dess verksamhet, personal, lokaler, information och andra tillgångar för att se till att kommissionen skall kunna fortsätta sin ordinarie verksamhet i största möjliga utsträckning.

Kommissionen har genomfört sin första etikdag i form av en endagsutbildning uppdelad på fyra seminarier. Livliga diskussioner uppstod under dessa och uppslutningen från personalen var god. Syftet var att öka personalens medvetenhet om etiska frågor och diskutera etik och integritetsfrågor i de olika generaldirektoraten och tjänsterna.

Även om dessa framsteg är mycket uppmuntrande, delar kommissionen fortfarande genomförandet av cirka 80 procent av EU:s budget med medlemsstaterna. För att arbetet med att skapa ett integrerat kontrollsystem skall lyckas måste medlemsstaterna vara fast beslutna och ha den kapacitet som krävs för att införa effektiva kontrollsystem som minskar risken till en godtagbar nivå och samtidigt kunna garantera att systemen fungerar.

2.2. Utvecklingen inom internrevisionen

Under 2006 genomförde internrevisionstjänsten för första gången en kvalitetsöversyn av samtliga kommissionens 32 internrevisionsfunktioner. Detta röjde vägen för en samordnad strategisk revisionsplanering (där de flesta internrevisionsfunktioner deltar) och för ändrade revisionsregler (det arbetet har redan påbörjats).

Samarbetet mellan internrevisionstjänsten och internrevisionsfunktionerna förbättrades ytterligare under 2006, bland annat genom nya gemensamma revisioner. Samordningen av revisionsplanerna, gemensamma utbildningsinsatser och samarbete om revisioner av systemet med periodiserad redovisning är exempel på samarbetet med Europeiska revisionsrätten.

Nya mallar för revisions- och uppföljningsrapporter utformades och infördes för att göra det möjligt för revisorerna att framställa mer fokuserade revisionsrapporter.

Förberedande arbete utfördes för att införa en ny, mer användarvänlig version av systemet för revisionshantering (AMS). Införandet av den nya versionen planeras till första kvartalet 2007.

Ansträngningarna för att identifiera relevanta områden som kan bli aktuella för förenklingar kommer att öka under 2007.

2.3. Genomförande av internrevisionstjänstens arbetsprogram

Revisionstjänstens arbetsprogram för år 2006 godkändes av kommissionens kommitté för revisionsuppföljning den 5 december 2005 och finslipades löpande under året. För att försöka undvika dubbleringar med revisioner som utförs av Europeiska revisionsrätten inställdes de flesta av internrevisionstjänstens revisioner av systemet med periodiserad redovisning i de operativa generaldirektoraten samt revisionen av landsbygdsutvecklingen, och ersattes av i huvudsak nya uppföljningsåtaganden, arbete med den strategiska revisionsplanen för 2007-2009 och ökade resurser för internrevisionsfunktionernas kvalitetsöversyn.

Arbetsprogrammet genomfördes till 88 %: 69 rapporter om kommissionen (23 revisionsberättelser, 8 uppföljningsrapporter och 38 granskningsrapporter) samt 8 rapporter om organens revisioner färdigställdes under 2006. Sammanfattningar av kommissionens revisioner och granskningar finns i bilagan.

Förteckning över slutförda revisioner och granskningar rörande kommissionen:

Generaldirektorat (eller motsvarande) | Uppgift | Utfört |

Granskningar av administrativa system och andra stödsystem |

32 Internrevisions-funktioner | 32 kvalitetsöversyner av internrevisionsfunktioner och en översiktsrapport | 12 oktober |

ADMIN | Förvaltning av personalresurser I | 7 april |

ADMIN | Förvaltning av personalresurser II | 27 oktober |

COMM | Uppföljning av ingående revision 2003 | 24 oktober |

DIGIT | Datacentral – verksamhet och säkerhet | 8 december |

EPSO | EPSO:s hantering av urvalsförfarandet | 7 april |

OPOCE | Uppföljning av ingående revision 2004 | 18 december |

PMO | Den finansiella förvaltningens korrekthet, tillämpning av ekonomihanteringsprocesser | 8 december |

SCIC | Ekonomisk förvaltning och upphandling | 22 september |

Inre politik |

ADMIN, SG, BUDG, SANCO, TREN, COMP | Strategisk planering och programplanering/ verksamhetsbaserad förvaltning i kommissionen | 27 november |

COMP | Strategisk planering och programplanering / verksamhetsbaserad förvaltning – effektivitet och resultat | 20 juli |

SANCO | Strategisk planering och programplanering / verksamhetsbaserad förvaltning – effektivitet och resultat | 7 april |

TREN | Strategisk planering och programplanering / verksamhetsbaserad förvaltning – effektivitet och resultat, resursfördelning | 10 april |

SG, MARKT, ENTR, ENV, TREN | Översiktsrapport: Övervakning av genomförandet av EG:s lagstiftning | 22 december |

ENTR | Övervakning av genomförandet av EG:s lagstiftning | 5 december |

MARKT | Övervakning av genomförandet av EG:s lagstiftning | 7 november |

TREN | Granskning av övervakningen av genomförandet av EG:s lagstiftning | 14 december |

JLS | Hantering av stort IT-projekt | 8 juni |

MARKT | Lokalt IT | 10 november |

SANCO | IT-förvaltning | 8 december |

TAXUD | Stora IT-system | 24 januari |

COMM | Kontraktshantering | 11 oktober |

EAC | Genomförande av systemet med periodiserad redovisning | 30 juni |

ENTR* | Ekonomisk förvaltning av nätverket av internrevisionsfunktioner | 6 april |

ENV | Uppföljning av ingående revision | 9 februari |

INFSO | Uppföljning av ingående revision 2004 | 7 december |

JRC | Uppföljningsrapport – delrapport | 9 februari |

RTD | Kontroller i efterhand | 21 december |

Strukturåtgärder och den gemensamma jordbrukspolitiken |

AGRI,EMPL,FISH,REGIO | Översiktsrapport över strukturfonderna (artikel 38) | 8 mars |

REGIO | ERUF | 21 februari |

FISH | Uppföljning av ingående revisionen 2004 | 18 december |

REGIO | Ekonomiska korrigeringar i sammanhållningsfonden | 22 november |

Utrikespolitik |

AIDCO | Uppföljningsrapport – delrapport | 22 februari |

AIDCO, ECHO | Genomförande av ramavtalet med FN:s organ, i kombination med ECHO:s system för övervakning och rapportering – spill från revisionen 2005 | 28 juli |

ELARG | Kontroller i efterhand | 20 december |

RELEX** | Kontroller i efterhand | 22 december |

RELEX | Uppföljningsmeddelande | 31 oktober |

* Gemensam revision med GD ENTR ** Gemensam revision med GD RELEX

2.4. De reviderade enheternas och övriga intressenters godtagande av rekommendationerna

Under 2006 godtog de granskade enheterna 89,4 % av revisionsrekommendationerna, 7,9 % ogillades och 2,7 % var fortfarande oavslutade[3].

Kommissionens revisioner (med undantag av internrevisionsfunktionernas kvalitetsöversyn) |

Rekommendationer | Godtagna | Ogillade | Öppna* | % | Totalt |

Absolut nödvändig | 11 | 1 | 0 | 2,9 | 12 |

Mycket viktig | 182 | 6 | 8 | 48,3 | 196 |

Viktig | 162 | 25 | 3 | 46,8 | 190 |

Önskvärd | 8 | 0 | 0 | 2,0 | 8 |

% | 89,4 |7,9 |2,7 | | | | Totalt |363 |32 |11 | |406 | | * Behandlas i samband med ett beslut från kommissionen

Vad gällde internrevisionsfunktionernas kvalitetsöversyn lämnades 241 rekommendationer, varav 228 godtogs och 13 ogillades.

De granskade enheternas synpunkter avseende revisionens omfattning och sättet den genomförts på gav ett genomsnittligt resultat av 1,95 (föregående år: 1,82) på en skala från 1 (högst) till 4 (lägst). I en ny undersökning av de granskade enheterna i slutet av 2006 ansåg 75 % att internrevisionstjänsten hade en tydlig revisionsstrategi (jämfört med tidigare resultat på 79 %), 86 % ansåg att revisionerna genomfördes ärligt, objektivt och rättvist (minskning från 93 %) och 61 % (tidigare 63 %) ansåg att internrevisionstjänstens rekommendationer var direkt användbara. Totalt ansåg 80 % (upp från 71 %) att internrevisionstjänsten har tolkat sitt uppdrag korrekt.

3. RESULTAT

3.1. Kvalitetsöversyn av samtliga internrevisionsfunktioner

Denna kvalitetsöversyn av internrevisionsfunktionerna gjordes i form av valideringsrapporter från internrevisionstjänsten avseende 32 olika internrevisionsfunktioners självutvärderingar och den resulterande översiktsrapporten. Syftet var att granska i vilken grad internrevisionsfunktionerna följde IIA:s Standards for the Professional Practice for Internal Auditing och dess etiska kodex. Elva av de 32 internrevisionsfunktionerna befanns generellt sett uppfylla såväl IIA:s Attribute Standards som deras Performance Standards, 17 uppfyllde kraven delvis och 30 ansågs uppfylla de etiska normerna. Detta visar klart att ansträngningarna att öka professionalismen och revisionsstandardernas efterlevnad måste fortsätta.

Denna översyn gav upphov till diskussioner och funderingar kring internrevisionens roll och organisation inom kommissionen. Eftersom cirka 120 revisorer arbetar inom internrevisionsfunktionerna och cirka 60 för internrevisionstjänsten, finns det ett klart behov av en gemensam definition av revisionsområdet, riskvärdering och samordnad revisionsplanering. Utan att föregripa några kommande beslut från kommissionen undersöks för närvarande tillsammans med internrevisionsfunktionerna några av förslagen från internrevisionstjänsten avseende internrevisionsfunktionernas självständighet och möjligheten att chefen för en internrevisionsfunktion skall kunna vända sig till någon utanför generaldirektoratet. Kommittén för revisionsuppföljning kommer att granska genomförandet av internrevisionstjänstens förslag i juli 2007.

3.2. Förvaltning, planering och organisation

Övervakning av genomförandet av EG:s lagstiftning

Ett skyndsamt och korrekt genomförande av EG:s lagstiftning är i första hand medlemsstaternas ansvar, men i sin egenskap av ”fördragets väktare” har kommissionen en övervakande roll. För att förbättra övervakningen av genomförandet av EG:s lagstiftning föreslog internrevisionstjänsten en riskbaserad plan för införlivandet av EG:s direktiv, en mer systematisk strategi för verifiering av genomförandeåtgärder på medlemsstatsnivå, prioriteringskriterier för klagomål och överträdelseärenden och maximala handläggningstider för de viktigaste fallen. Kommissionen förbereder för närvarande ett meddelande om övervakning av EG:s lagstiftning. Meddelandet förväntas bli antaget i slutet av 2007.

Genomförande av strategisk planering och programplanering/verksamhetsbaserad förvaltning

Även om de reviderade generaldirektoraten befanns formellt följa kommissionens regler om strategisk planering och programplanering/verksamhetsbaserad förvaltning och kommissionens motsvarande interna kontrollstandarder, anser internrevisionstjänsten att det krävs ytterligare framsteg vad gäller de processernas effektivitet och resultat så att generaldirektoraten kan gå från formell efterlevnad till ett reellt ägande och utnyttja fördelarna i sin interna förvaltning. Vissa av internrevisionstjänstens rekommendationer har redan genomförts, till exempel behovet av flerårig strategisk planering och kravet att ta hänsyn till kärnverksamheten snarare än att fokusera enbart på nya initiativ i kommissionens årliga strategi. Internrevisionstjänsten rekommenderade också screening. Som svar på Europaparlamentets begäran har kommissionen utarbetat en utvärdering av sina personalbehov efter halva mandatperioden och en detaljerad rapport om stöd- och samordningsfunktionernas bemanning. Framsteg har också gjorts när det gäller att integrera riskhanteringen i den politiska beslutsprocessen. Övriga rekommendationer, till exempel att utveckla en strategi för att stödja strategisk planering och programplanering/verksamhetsbaserad förvaltning med IT och att genomföra en komplett övervakning av hur de mänskliga resurserna fördelas har ännu inte upptagits.

IT-förvaltning/system

Internrevisionstjänsten reviderade kommissionens datacentrum och IT-förvaltning i fyra operativa generaldirektorat och riskanalysen bekräftades genom fem (av totalt tolv) absolut nödvändiga rekommendationer.

Två absolut nödvändiga rekommendationer avsåg den fysiska säkerheten i JMO- och BECH-byggnaderna i Luxemburg. En annan mycket viktig rekommendation var att utarbeta en heltäckande katastrofplan för återställning av alla viktiga informationssystem som finns i datacentralen. Detta är kopplat till det faktum att generaldirektoraten kanske inte är tillräckligt väl förberedda för att kunna garantera fortsatt verksamhet, eftersom pålitlig information om deras viktiga system inte fanns tillgänglig.

Schengens informationssystem (SIS II) befanns lida av bristfällig projektledning, framför allt otillräcklig övervakning av underleverantörernas prestationer på grund av för få anställda med specialkompetens och ett icke-optimerat personalutnyttjande, vilket gjorde att kommissionen i stor utsträckning tvingades lita på leverantörernas kvalitet och pålitlighet.

Åtgärder bör också vidtas för att tillse att samtliga generaldirektorat fullt ut uppfyller bestämmelserna i förordning (EG) nr 45/2001 om skydd av personuppgifter och att den som är lokalt ansvarig för informationssäkerheten genomför tillräckligt omfattande kontroller och agerar självständigt.

Tre internrevisionsfunktioner hade dessutom genomfört IT-relaterade revisioner. Bland de frågor som identifierades på lokal nivå ingick behovet av en grundlig planeringsprocess för IT-tillämpningar, definition av de projektansvarigas roll och behov av en komplett, lokal IT-inventering.

3.3. Förvaltning av EU:s fonder

Strukturfonderna

Syftet var att fastställa om kommissionen hade infört ett system för att verifiera om medlemsstaternas kontrollsystem uppfyllde angivna krav, att utvärdera de kontroller som införts på generaldirektoratsnivå, inklusive en utvärdering av samarbetet med medlemsstaterna, och att utvärdera de kontroller i efterhand som genomförts av strukturfondernas generaldirektorat. Internrevisionstjänsten rekommenderade att rapporteringskraven för utanordnaren skulle definieras mera i detalj. Strukturfondernas generaldirektorat borde utarbeta en gemensam revisionsstrategi, baserad på det samordningsarbete som redan utförts. Bättre samordning med medlemsstaterna, bland annat genom ”förtroendekontrakt”, förbättrad efterlevnad av minimistandarder för revisionen och ett tydligt och exakt revisionsyttrande eller en friskrivningsklausul skulle förbättra kontrollprocessen. De viktigaste revisionsresultaten bör tydligt redovisas i generaldirektoratens årliga verksamhetsrapporter för att man skall få en fullständigare bild av säkerhetsnivå och typ av säkerhet för de lednings- och kontrollsystem som medlemsstaterna tillämpar.

Internrevisionstjänsten anser att det ekonomiska korrigeringsförfarandet för sammanhållningsfonden bör förbättras kraftigt för att påskynda det. För att undvika risken att överträda bestämmelserna i budgetförordningen och andra regler, bör tolkningen av ”nettoreduktionsprincipen” och tillämpningen av korrigeringskriteriet för ”schablonavgift” förtydligas. Även den ekonomiska rapporteringen bör förbättras, framför allt vad gäller intäktsprognoser.

FAFA (ekonomiskt och administrativt ramavtal med FN)

Syftet med revisionen var att granska hur ramavtalet följdes och möjligheten att erhålla garantier för hur EU:s resurser utnyttjades. Internrevisionstjänsten fann att det förelåg en risk för att EU:s resurser kanske inte hade använts för avsedda ändamål, framför allt eftersom insynen vad gällde rapportering av indirekta kostnader var bristfällig. Genom revisionen påvisades att det ekonomiska och administrativa ramavtalet hade haft god effekt, eftersom det erbjöd en efterlängtad ram för samarbetet mellan olika partner på båda sidor av partnerskapet mellan EU och FN. AVS uppmanade internrevisionen att utvärdera den faktiska förekomsten av kvarvarande risker vad gällde indirekta kostnader i samband med den övergripande kontrollen av EU:s och FN:s finansiering inom ramen för FAFA och FN:s ekonomiska kontrollsystem.

Efterhandskontroll av forskningsaktiviteter

Dessa revisioner utfördes för att utvärdera efterlevnad, effektivitet och resultat av efterhandskontrollerna av forskningsaktiviteter, som är av avgörande betydelse för en positiv säkerhetsförklaring. I linje med Europeiska revisionsrättens senaste årsrapport fann internrevisionstjänsten att efterhandskontrollerna var otillfredsställande och att det behövs en samordnad och riskbaserad planering av efterhandskontrollerna. Internrevisionstjänsten rekommenderade att målen för efterhandskontrollerna och den underliggande strategin borde definieras tydligare och att resultaten borde dokumenteras bättre i generaldirektoratens årliga verksamhetsrapporter. Tillräcklig täckning av de revisionsbara programmen och mottagarna borde granteras. Budgetförordningens krav borde uppfyllas vad gällde prognoserna över intäkter från ersättningsanspråk som en följd av efterhandskontroller. Efterhandskontrollernas täckning är helt klart otillräcklig jämfört med kontrollmålen, vilket gjorde att en reservation infördes i den årliga verksamhetsrapporten.

3.4. Personalförvaltning

Dessa revisioner omfattade planering, rekrytering, rörlighet, bristande prestationer, frånvaro och systemet för internkontroller i urvalsförfarandet för fast anställda. Internrevisionstjänsten påpekade behovet av att GD ADMIN tar ett större ansvar för samordning och övervakning i syfte att garantera en konsekvent tillämpning av personalpolitiken i kommissionen som helhet. Internrevisionstjänsten föreslog dessutom att man skulle göra personalförvaltningen till en integrerad del av kommissionens strategiska planerings- och förvaltningsprocess för att förbättra matchningen mellan generaldirektoratens behov av och tillgången på personal och att utveckla en långsiktig vision för en effektiv personalförvaltning.

Internrevisionstjänsten föreslog bland annat att man skulle utarbeta indikatorer för arbetsbelastningen, bestämma mål för ledigheter och ledtider för rekrytering, förbättra förvaltningen av den obligatoriska rörligheten, granska förhållandet mellan fast och tillfälligt anställd personal och garantera en bättre hantering av bristfälliga arbetsprestationer genom att förbättra chefernas kunskaper om personalförvaltning. Att införa en serie kontroller och övervakningsaktiviteter i rekryteringsförfarandet skulle kunna göra det lättare att organisera rätt antal uttagningsprov inom rätt område och öka antalet framgångsrika sökande som slutligen rekryterades.

I sina revisioner av den strategiska planeringen och programplaneringen och den verksamhetsbaserade förvaltningen fann internrevisionstjänsten också att det fattades en långsiktig personalstrategi och att fördelningen av personalresurserna behövde planeras bättre.

Personalförvaltning var också ämnet för översynen av två internrevisionsfunktioner under 2006, där strategisk planering och effektiv resursfördelning fick stort utrymme bland rekommendationerna. Mycket viktiga rekommendationer i ett antal andra revisionsberättelser från internrevisionsfunktionerna avsåg också personalfrågor.

3.5. Systemet med periodiserad redovisning

Genomförandet av det nya systemet med periodiserad redovisning innebär en stor utmaning för kommissionen. Under 2006 inkluderade både internrevisionstjänsten och Europeiska revisionsrätten periodiserad redovisning i olika generaldirektorat i sin revisionsplan. Eftersom en av Europeiska revisionsrättens viktigaste skyldigheter som externrevisor är att yttra sig om årsredovisningarna, beslutade internrevisionstjänsten att ställa in sina planerade revisioner av den periodiserade redovisningen i ett antal generaldirektorat som reviderades av revisionsrätten, och i nära samarbete med revisionsrätten utföra en revision av införandet av den periodiserade redovisningen i GD EAC som omfattade övergångsprocessen till periodiserad redovisning samt GD EAC:s bokslut för 2005.

På basis av resultaten från internrevisionstjänstens revision föreföll systemen för redovisningskontroll i GD EAC inte räcka till för att garantera uppgifternas fullständighet, korrekthet och pålitlighet. De uppgifter i årsbokslutet som rapporterades av GD EAC gav därför inte en sann och rättvisande bild av GD EAC:s finansiella ställning och prestanda. Internrevisionens åsikt byggde i första hand på bristen på adekvat dokumentation av bokslutsförfarandet, frånvaron av en fullständig överensstämmelse mellan de lokala systemen och de centrala redovisningssystemen, plus betydande redovisningsmissar i beräkningen av periodiseringarna med stora effekter för kontobalanserna.

3.6. Uppföljning

I takt med att produktionen av revisioner har fortsatt har uppföljning blivit en allt viktigare fråga, och är nu föremål för en systematisk strategi och separata rapporter. Internrevisionstjänstens årsrapport för 2006 som utgavs i februari 2007 innehöll slutsatsen att även om antalet utestående rekommendationer minskar, så förekommer det fortfarande betydande förseningar: 50 % av de utestående absolut nödvändiga och mycket viktiga rekommendationerna har fortfarande inte genomförts efter mer än sex månader. Därför föreligger det fortfarande betydande svagheter i ledningens tillämpning av handlingsplanerna.

I två fall drog internrevisionstjänsten slutsatsen att genomförandenivån för de fortfarande utestående rekommendationerna inte var tillräcklig för att genomföra en fullständig uppföljningsrevision. Rekommendationer i internrevisionstjänstens tidigare årsrapporter från internrevisorn bör också följas upp. Exempel på rekommendationer som inte följdes upp i tillräcklig omfattning under 2006 omfattar förslagen om IT-styrning och konsolideringen av IT-infrastrukturen.

4. SLUTSATSER

Mot bakgrund av sitt arbete med kommissionens revisioner och granskningar och därmed sammanhängande arbete under 2006 vill internrevisionstjänsten framhålla följande slutsatser. (Kommissionens ståndpunkt återfinns i den sammanfattande rapporten om generaldirektoratens årliga verksamhetsrapporter.)

Slutsats 1: Fortsatt strävan efter förbättringar

Internrevisionstjänsten fann i sitt revisionsarbete tydliga förbättringar av de interna kontrollsystemen inom många områden. Kommissionen hade vidtagit kraftiga åtgärder för att förbättra kontrollmiljön, till exempel meddelandet om verksamhetens kontinuitet, etikdagarna och högnivågruppens fokusering på EG:s lagstiftning. Det finns emellertid fortfarande stora svagheter och det krävs ytterligare insatser, vilket visas av antalet kritiska rekommendationer från internrevisionstjänsten (tolv) och antalet revisioner med negativt resultat från internrevisionstjänsten (nio). Bland de områden som behöver förbättras återfinns kontrollerna i efterhand, IT (byggnader, dataskydd, lämpliga personal- och planeringsprocesser för IT-projekt och verksamhetens kontinuitet), tillämpning av nya redovisningsregler och kontraktsförvaltning[4] (genomgång av användningen av ramavtal, övervakning av underleverantörer och multipla roller för totalentreprenören).

Slutsats 2: Uppföljning, en återkommande fråga

Översiktsrapporterna om uppföljning visar att den uppföljningskultur som föreslagits i 2005 års rapport ännu inte har etablerats fullt ut. Ytterligare ansträngningar måste göras i kommissionen för att garantera korrekt, systematisk och snabb uppföljning av revisionsrekommendationerna. Genomförandet av interna och externa revisionsrekommendationer är av avgörande betydelse för att uppnå kommissionens strategiska mål, en positiv revisionsförklaring.

Slutsats 3: Integrerad strategi för personalförvaltning

Inte bara granskningen av personalförvaltningen, utan också revisionerna av strategisk planering och programplanering/verksamhetsbaserad förvaltning, övervakningen av genomförandet av EG:s lagstiftning och IT-förvaltningen visade att en långsiktig strategi för personalförvaltningen är en viktig framgångsfaktor och att en bristfällig fördelning av personalresurserna kan få kraftigt negativa effekter på kommissionens verksamhet och goda rykte. GD ADMIN är den centrala enheten med ansvar för förvaltningen av personalresurser, tillsammans med de decentraliserade enheterna för personalförvaltning i generaldirektorat och tjänsteenheter, och bör därför utarbeta en strategi som ligger helt i linje med den strategiska planeringsprocessen.

Slutsats 4: Förbättra den interna revisionsstrukturens effektivitet och stabilitet

Kommissionen tillämpar ett system på två nivåer för intern revision: internrevisionsfunktionerna och internrevisionstjänsten, som är en återspegling av kommissionens förvaltningsstruktur. I kvalitetsöversynen blev slutsatsen att den övervägande majoriteten av internrevisionsfunktionerna delvis eller generellt uppfyllde normerna. Ansträngningarna att öka professionaliteten bör emellertid fortsätta och den nyligen införda samordnade planeringsprocessen bör förankras ordentligt för att ytterligare förbättra den övergripande kvaliteten på kommissionens interna revisionsarbete. Utan att föregripa några framtida beslut från kommissionen diskuterades olika frågor, såsom ett ytterligare stärkande av internrevisionsfunktionernas självständighet genom att ge dem en möjlighet att föra upp olika frågor på kommissionsnivå. De frågorna är fortfarande öppna och kommer att tas upp på nytt i kommittén för revisionsuppföljning under 2007.

Slutsats 5: Årligt uttalande om styrelseformer

Ett antal styrelserelaterade frågor togs upp i revisionerna som slutfördes under 2006 (strategisk planering och programplanering/verksamhetsbaserad förvaltning, övervakning av EG-rätten etc.) och i kvalitetsöversynen av internrevisionsfunktionerna. Styrningsrelaterade frågor stod också i fokus under internrevisionstjänstens konferens 2006. Kommissionen har lagt en stabil grund för sina styrelseformer. För att uppnå en fullständig mognad och göra sin styrningsstruktur och den senaste utvecklingen känd för sina intressenter bör kommissionen beskriva sin förvaltningspolicy och sina rutiner, helst i den sammanfattande rapporten om generaldirektoratens årliga verksamhetsrapporter, ställa den till förfogande på sin webbplats och se till att den uppdateras regelbundet[5]. En sådan beskrivning skulle kunna innehålla förklaringar av kommissionens system för riskhantering, strategiska planering, etiska kodex, revisorns roll, de interna kontrollsystemen, internrevisionen och kommittén för revisionsuppföljning. På det viset skulle kommissionen öka sin trovärdighet och förtroendet hos sina intressenter och EU:s medborgare.

[1] I vissa fall har dock revisioner av organen lett till rekommendationer som rör kommissionen och ingår då i statistiken i avsnitt 2.4.

[2] Rådets förordning (EG, Euratom) nr 1995/2006 av den 13 december 2006 om ändring av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (EUT L 390, 30.12.2006, s. 1.).

[3] Enbart kommissionens revisioner, med undantag av internrevisionsfunktionernas kvalitetsöversyn.

[4] Ett antal av internrevisionstjänstens revisioner avsåg också effektiv kontraktsförvaltning inom offentlig upphandling.

[5] Direktiv 2006/46/EG (EUT L 224, 16.8.2006, s. 1) innehåller en skyldighet för företag vars värdepapper är upptagna till handel på en reglerad marknad och som har sitt säte inom gemenskapen att offentliggöra en årsberättelse om företagsstyrningen som en specifik och klart urskiljbar del av förvaltningsberättelsen.