(1)

Flera ändringar ska göras i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) 2018/1046 (3). Den förordningen bör av tydlighets- och rättssäkerhetsskäl omarbetas.

(2)

I denna förordning fastställs finansiella regler för unionens allmänna budget (budgeten) i den mening som avses i artikel 322 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt (EUF-fördraget) och den varken reglerar eller påverkar genomförandet av restriktiva åtgärder som antagits på grundval av EUF-fördraget och fördraget om Europeiska unionen (EU-fördraget), inbegripet inom ramen för genomförandet av budgeten.

(3)

Med beaktande av erfarenheterna från genomförandet av de finansiella reglerna för budgeten och efter antagandet av rådets förordning (EU, Euratom) 2020/2093 (4) bör vissa riktade ändringar göras för att anpassa dessa finansiella regler till den nya rättsliga ramen, anpassa dem till behoven av effektiv krishantering och stärka skyddet av unionens ekonomiska intressen. Dessutom bör riktade förenklingar, tekniska uppdateringar och korrigeringar göras.

(4)

Efter antagandet av förordning (EU, Euratom) 2020/2093 bör hänvisningarna till grundläggande rättsakter ersättas och hänvisningarna till rådets beslut (EU, Euratom) 2020/2053 (5), rådets förordning (EU, Euratom) 2021/768 (6) och det interinstitutionella avtalet av den 16 december 2020 om budgetdisciplin, samarbete i budgetfrågor och sund ekonomisk förvaltning samt om nya egna medel, inbegripet en färdplan för införandet av nya egna medel (7), bör läggas till de hänvisningar som används i hela den här förordningen.

(5)

Av tydlighetsskäl bör alla hänvisningar till den upphävda Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 (8) ersättas med hänvisningar till Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 (9).

(6)

Av rättssäkerhetsskäl bör ett antal korshänvisningar korrigeras.

(7)

Det är nödvändigt att bättre återspegla den särskilda karaktären och funktionen hos avsättningarna för finansiella förpliktelser och budgetgarantierna. Vissa definitioner och regler om budgetgarantier, budgetåtaganden, rättsliga åtaganden, betalningsbemyndiganden, mottagare och offentliggörande av information om mottagare bör därför anpassas. En definition av uppbyggnadsfasen för avsättningar för finansiella förpliktelser bör läggas till. Dessutom bör definitionerna uppdateras för att särskilt återspegla ändringar av upphandlingsreglerna och införandet av regler för icke-finansiella donationer.

(8)

För att öka transparensen när det gäller mottagare av unionsmedel som är icke-statliga organisationer bör en definition av icke-statliga organisationer införas, med kriterier för att identifiera dem. Bidragssökande bör dessutom uppge sin rättsliga status, inbegripet huruvida de är icke-statliga organisationer.

(9)

En hänvisning till den generella villkorlighetsordning för skydd av budgeten som fastställs i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) 2020/2092 (10) bör införas i denna förordning. Förordning (EU, Euratom) 2020/2092 är en hörnsten i den rättsliga ramen för genomförandet av budgeten.

(10)

Det är ytterst viktigt att medlemsstaterna och kommissionen vid genomförandet av budgeten säkerställer överensstämmelse med Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna och respekterar unionens värden enligt artikel 2 i EU-fördraget.

(11)

Denna förordning bör göra det möjligt för utanordnarna, i förekommande fall i enlighet med sektorsspecifika regler, att anta lämpliga åtgärder och agera för att skydda budgeten, till exempel genom att tillfälligt avbryta betalningar, i fall där en medlemsstats genomförande av en åtgärd som finansieras med unionsmedel påverkas av att den medlemsstaten inte respekterar unionens relevanta värden och grundläggande rättigheter.

(12)

De grundläggande budgetprinciperna bör bibehållas. Befintliga undantag från dessa principer som gäller för specifika områden som forskning, yttre åtgärder och strukturfonder bör ses över och i möjligaste mån förenklas, och hänsyn bör därvid tas till huruvida ett enskilt undantag fortfarande är relevant, om det ger ett mervärde för budgeten och om det medför en börda för berörda parter.

(13)

Reglerna om överföring av anslag bör uttryckas tydligare, och en åtskillnad bör göras mellan automatiska och icke-automatiska överföringar. De unionsinstitutioner som berörs bör informera Europaparlamentet och rådet både om automatiska och icke-automatiska överföringar.

(14)

Det bör vara tillåtet att överföra externa inkomster avsatta för särskilda ändamål till och använda dem för efterföljande program eller åtgärd så att dessa medel används effektivt. Interna inkomster avsatta för särskilda ändamål bör endast få överföras till närmast följande budgetår, såvida inget annat anges i denna förordning.

(15)

Efter antagandet av förordning (EU, Euratom) 2020/2093 och de därtill hörande grundläggande akterna bör vissa regler som rör budgetprinciper, särskilt vad gäller anslag som förfaller och anslag som överförs, tillbakadraganden och anslag som motsvarar tillbakadraganden som görs disponibla på nytt i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordningar (EU) 2021/1060 (11) och (EU) 2021/2116 (12), införlivas i den här förordningen.

(16)

När det gäller interna inkomster avsatta för särskilda ändamål bör det vara tillåtet att finansiera nya fastighetsprojekt med inkomster som härrör från uthyrning och försäljning av byggnader. Sådana inkomster bör betraktas som interna inkomster avsatta för särskilda ändamål som får överföras tills de har använts till fullo.

(17)

För enkelhetens skull och för att bättre anpassa tidpunkten för medlemsstaternas bidrag till motsvarande betalningsbehov bör alla ytterligare finansiella bidrag från medlemsstaterna till unionens åtgärder och program, inbegripet frivilliga bidrag, behandlas på samma sätt och betraktas som externa inkomster avsatta för särskilda ändamål.

(18)

För att öka transparensen och synligheten i presentationen av inkomster avsatta för särskilda ändamål samtidigt som substansen i den information som tidigare lämnats bibehålls, bör detaljerad information om det beräknade beloppet för de interna och externa inkomster avsatta för särskilda ändamål som kommer att tas emot och den planerade tilldelningen till de relevanta budgetposterna lämnas i en bilaga, som utgör en integrerad del av budgeten. Det är dessutom lämpligt att förtydliga rapporteringskraven när det gäller genomförandet av interna och externa inkomster avsatta för särskilda ändamål under det föregående året. Detta kommer att säkerställa att all information om genomförandet av inkomster avsatta för särskilda ändamål och prognoser för inkomster avsatta för särskilda ändamål presenteras på ett tydligt och tillgängligt sätt.

(19)

Reglerna om överföringar som omfattas av särskilda bestämmelser bör uppdateras för att ta hänsyn till reserven för solidaritet och katastrofbistånd som upprättats enligt förordning (EU, Euratom) 2020/2093. Dessutom bör justeringar göras för att återspegla att förslag till ändringsbudgetar inte längre behövs för att utnyttja reserven för solidaritet och katastrofbistånd.

(20)

Unionsinstitutioner bör ha rätt att ta emot donationer som görs till unionen.

(21)

För att möjliggöra en snabb reaktion under exceptionella omständigheter bör kommissionen kunna ta emot donationer in natura, oavsett deras värde, om sådana donationer görs för humanitärt bistånd, katastrofbistånd, civilskydd eller insatser i krissituationer. För att säkerställa lämpliga skyddsåtgärder bör kommissionen endast godta sådana donationer om mottagandet sker i enlighet med principerna om sund ekonomisk förvaltning och transparens, inte ger upphov till intressekonflikter, inte skadar bilden av unionen och inte skadar eller riskerar att skada unionens eller medlemsstaternas säkerhet eller allmänna ordning. Givaren bör vid tidpunkten för mottagandet inte befinna sig i någon av de uteslutningssituationer som omfattas av systemet för tidig upptäckt och uteslutning och bör inte registreras som utesluten i motsvarande databas. Om kommissionen tar emot en donation bör den behöriga utanordnaren lämna information om detta i sin årliga verksamhetsrapport.

(22)

Det bör införas en bestämmelse som tillåter sponsring in natura från en juridisk person för att finansiera ett evenemang eller en aktivitet som syftar till att sprida information eller främja företagens sociala ansvar.

(23)

Begreppet prestation i samband med budgeten bör klargöras. Prestation bör kopplas till direkt tillämpning av principen om sund ekonomisk förvaltning. Principen om sund ekonomisk förvaltning bör också definieras och en koppling bör göras mellan målformulering och prestationsindikatorer, resultat och sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet vid användningen av anslagen. Av rättssäkerhetsskäl bör termer som avser prestation, särskilt output och resultat, definieras samtidigt som man undviker överlappning i förhållande till befintliga prestationsramar för de olika programmen.

(24)

I ljuset av det övergripande målet om jämställdhetsintegrering och målen för övervakning av klimatutgifter och klimatprestationer och utgifter som bidrar till att stoppa och vända förlusten av den biologiska mångfalden, bör särskilda prestationsindikatorer för unionens budget införas i syfte att övervaka hur unionens utgifter påverkar jämställdheten samt för att spåra utgifter för begränsning av och anpassning till klimatförändringarna och skydd av den biologiska mångfalden. Sådana indikatorer bör vara koncisa och proportionella, överlappning bör undvikas, de bör begränsas till antalet och inte leda till en alltför stor administrativ börda. De bör baseras på en effektiv, transparent och heltäckande metod och, när så är lämpligt, allmänt vedertagna vetenskapliga rön. När så är lämpligt bör de uppgifter som samlas in avseende sådana indikatorer delas upp efter kön och samlas in på ett sätt som gör det möjligt att aggregera sådana uppgifter för alla relevanta program.

(25)

Med tanke på vikten av att ta itu med klimat- och miljöutmaningarna och för att säkerställa att budgetgenomförandet bidrar till uppnåendet av den europeiska gröna given enligt vad som anges i meddelandet från kommissionen av den 11 december 2019Den europeiska gröna given av unionens klimat- och energimål och av klimatneutralitet senast 2050, bör begreppet prestation när det gäller budgeten utvidgas till att omfatta genomförandet av program och verksamheter på ett hållbart sätt, som inte hindrar uppnåendet av miljömålen om begränsning av klimatförändringar, anpassning till klimatförändringar, hållbar användning och skydd av vatten och marina resurser, övergången till en cirkulär ekonomi, förebyggande och kontroll av föroreningar samt skydd och återställande av biologisk mångfald och ekosystem.

(26)

Det är viktigt att främja sociala rättigheter och rättvisa arbets- och anställningsvillkor, i linje med den europeiska pelaren för sociala rättigheter och artikel 9 i EUF-fördraget. När det är möjligt och lämpligt bör kommissionen och medlemsstaterna respektera relevant tillämplig nationell rätt, unionsrätten, Internationella arbetsorganisationens (ILO) konventioner och kollektivavtal när de genomför program och verksamheter som finansieras genom budgeten.

(27)

I enlighet med det interinstitutionella avtalet av den 13 april 2016 om bättre lagstiftning (13), bör unionslagstiftningen hålla hög kvalitet och bör inriktas på områden där den har störst mervärde för medborgarna och fungera så effektivt och ändamålsenligt som möjligt för att förverkliga unionens gemensamma politiska mål. Att göra befintliga och nya utgiftsprogram och verksamheter som medför betydande utgifter föremål för utvärderingar kan bidra till att dessa mål uppnås.

(28)

För att genomföra kommissionens åtagande att vara digital som standard och främja effektivare och mer kvalitativa kontroller och revisioner genom att öka säkerhetsnivån och samtidigt minska kostnaderna, är det lämpligt att införa en uttrycklig hänvisning till användningen av digitala verktyg och ny teknik såsom maskininlärning, automatisering av robottekniska processer, datautvinning och artificiell intelligens.

(29)

För att förbättra skyddet av budgeten mot oriktigheter, inbegripet bedrägerier, korruption, intressekonflikter och dubbelfinansiering bör standardiserade åtgärder införas för att samla in, jämföra och sammanställa information om mottagarna av unionsmedel. Särskilt i syfte att effektivt förebygga, upptäcka, utreda och korrigera bedrägerier eller åtgärda oriktigheter är det nödvändigt att kunna identifiera de fysiska personer som i slutändan, direkt eller indirekt, drar nytta av unionsfinansiering eller av missbruk av denna finansiering. Elektronisk registrering och lagring av uppgifter om mottagarna av unionsfinansiering, inbegripet deras verkliga huvudmän enligt definitionen i artikel 3.6 i Europaparlamentets och rådets direktiv (EU) 2015/849 (14), och regelbundet tillhandahållande av dessa uppgifter i ett enda gemensamt integrerat och interoperabelt informations- och övervakningssystem, inbegripet ett gemensamt verktyg för datautvinning och riskgradering (gemensamt integrerat it-system) som tillhandahålls av kommissionen, bör underlätta riskbedömning för urval, tilldelning, ekonomisk förvaltning, övervakning, utredning, kontroll och revision och bidra till att effektivt förebygga, upptäcka, korrigera och följa upp oriktigheter, inte minst bedrägerier, korruption, intressekonflikter och dubbelfinansiering. De regler som gäller registrering, lagring, överföring och behandling av uppgifter bör vara förenliga med tillämpliga dataskyddsregler. Det gemensamma integrerade it-systemet bör utvecklas i syfte att undvika dubbelrapportering och minska den administrativa bördan för medlemsstaterna och andra genomförandeenheter. Kommissionen bör fungera som personuppgiftsansvarig och bör ansvara för utveckling, förvaltning och övervakning av det gemensamma integrerade it-systemet. Medlemsstaterna, unionens utrednings-, kontroll- och revisionsorgan, inbegripet Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf), revisionsrätten och Europeiska åklagarmyndigheten (Eppo), bör ha tillgång till dessa uppgifter inom ramen för utövandet av deras respektive befogenheter. Sådan tillgång bör respektera principerna om nödvändighet och proportionalitet. Uppgifter som är tillgängliga via det gemensamma integrerade it-systemet bör göras tillgängliga för Europaparlamentet och rådet från fall till fall i den utsträckning som är nödvändig och står i proportion till utövandet av deras respektive befogenheter, i samband med förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet för kommissionen.

(30)

Det gemensamma integrerade it-systemet bör bygga på interoperabilitet, varigenom aktuell information och uppgifter om mottagare av unionsmedel automatiskt bör hämtas från och överföras till det systemet, i realtid när så är möjligt, bland annat med användning av relevanta nationella databaser, interna system för relevanta nationella organ och myndigheter, förvaltande myndigheter och utbetalande myndigheter, nationella databaser för offentlig upphandling och anbudsförfaranden, offentligt tillgängliga uppgifter och uppgifter från andra av kommissionens databaser, och därigenom säkerställa att informationen och uppgifterna är heltäckande och fullständiga.

(31)

Det gemensamma integrerade it-systemet bör utformas och införas på ett sätt som gör det möjligt att aggregera relevant information om samma mottagare mellan unionens olika finansieringsprogram. Det bör endast använda riskindikatorer som är objektiva, proportionella, nödvändiga för riskbedömning samt baserade på tillförlitliga uppgifts- och informationskällor som uppdateras i realtid när så är möjligt. Det gemensamma integrerade it-systemet bör vara utformat för att användas i enlighet med de allmänna dataskyddsprinciper, inbegripet uppgiftsminimering och lagringsbegränsning, som är tillämpliga på behandling av personuppgifter.

(32)

För att säkerställa att det gemensamma integrerade it-systemets funktioner förblir av hög standard bör vissa insatser och åtgärder genomföras när så är möjligt, inbegripet följande: anpassning av datafälten till relevanta it-system och databaser på nationell nivå och hos kommissionen, med nödvändiga tillägg för datautvinnings- och riskgraderingsverktyget, inbegripet hänvisning till den unika identifieringskod för insatserna, integrering av relevanta nationella it-system och databaser med det gemensamma integrerade it-systemet för automatiskt utbyte av information, ge användarna möjlighet att skräddarsy och gruppera riskindikatorer och deras viktning efter behoven och särdragen hos en unionsfond, ett program eller ett land, användning av artificiell intelligens för analys och tolkning av data, ge användarna flera möjligheter att använda sökalternativ och filtreringskapacitet, ge användarna vägledning om tolkning och användning av data och resultat samt utbildning i hur man navigerar i det gemensamma integrerade it-systemet, bedömer risker och tar hänsyn till dem i kontroller och revisioner.

(33)

I enlighet med principen om transparens enligt artikel 15 i EUF-fördraget ska unionsinstitutionerna utföra sitt arbete så öppet som möjligt. När det gäller budgetgenomförandet innebär tillämpningen av den principen att medborgarna bör kunna veta var, och för vilket ändamål, unionsmedel används. Sådan information främjar demokratisk debatt, bidrar till att medborgarna medverkar i unionens beslutsprocess, förstärker institutionell kontroll och granskning av unionens utgifter och bidrar till att öka dess trovärdighet. Kommunikationen bör vara mer målinriktad och bör syfta till att öka synligheten när det gäller unionens bidrag för medborgarna. Målen bör uppnås genom att man offentliggör, helst med användning av moderna informationsverktyg, relevant information om alla mottagare av medel som finansieras av unionen, på ett sätt som beaktar dessa mottagares legitima intressen när det gäller konfidentialitet och säkerhet och, när det gäller fysiska personer, deras rätt till integritet och skydd av personuppgifter. Unionsinstitutionerna bör därför vara selektiva och följa proportionalitetsprincipen vid offentliggörandet av sådana uppgifter. Beslut att offentliggöra bör baseras på relevanta kriterier i syfte att tillhandahålla meningsfull information.

(34)

Utan att det påverkar tillämpningen av reglerna om skydd av personuppgifter bör största möjliga transparens i fråga om uppgifter om mottagare eftersträvas. Informationen om mottagare av unionsmedel bör offentliggöras på en centraliserad och särskild webbplats för unionsinstitutionerna, såsom systemet för finansiell transparens, och bör vara lätt tillgänglig via lämpliga och säkra tekniska lösningar. Kraven på offentliggörande bör omfatta alla metoder för att genomföra budgeten, även andra unionsinstitutioners och unionsorgans metoder.

(35)

Det bör vara möjligt för kommissionen att genomföra budgeten indirekt genom medlemsstatsorganisationer. Av rättssäkerhetsskäl är det därför lämpligt att definiera en medlemsstatsorganisation som en enhet som är etablerad i en medlemsstat som ett offentligrättsligt eller privaträttsligt organ som har anförtrotts offentliga förvaltningsuppgifter och getts tillräckliga finansiella garantier av den medlemsstaten. Finansiellt stöd som en medlemsstat tillhandahåller sådana privaträttsliga organ i enlighet med befintliga krav i unionsrätten, i en form som beslutas av den medlemsstaten och inte nödvändigtvis kräver en bankgaranti, bör betraktas som tillräckliga finansiella garantier.

(36)

Personuppgifter om fysiska personer bör inte förbli offentliga under längre tid än den period under vilken medlen används av mottagaren i fråga, och uppgifterna bör därför tas bort efter två år.

(37)

I de flesta fall som omfattas av denna förordning gäller kravet på offentliggörande juridiska personer. När det gäller fysiska personer bör offentliggörandet av uppgifterna vara förenligt med proportionalitetsprincipen, efter en avvägning mellan det beviljade beloppets storlek och behovet att kontrollera bästa möjliga användning av medlen. I sådana fall är ett offentliggörande av regionen på nivå 2 i den gemensamma nomenklaturen för statistiska territoriella enheter (Nuts) förenligt med målet att uppgifter om mottagare ska offentliggöras och säkerställer likabehandling av medlemsstater av olika storlek, samtidigt som mottagarens privatliv respekteras, särskilt med avseende på skyddet av personuppgifter.

(38)

Av rättssäkerhetsskäl och i enlighet med proportionalitetsprincipen bör de situationer då ett offentliggörande inte bör äga rum anges. Till exempel bör det inte ske något offentliggörande av information om stipendier eller andra former av direkt stöd till fysiska personer som är mest behövande, om vissa kontrakt med ett mycket lågt värde eller om ekonomiskt stöd under ett visst tröskelvärde som tillhandahålls genom finansieringsinstrument eller budgetgarantier eller när informationens utlämnande skulle utgöra en risk för berörda enskilda personers fri- och rättigheter enligt Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna eller skada mottagarnas affärsintressen. För bidrag bör det dock inte finnas något särskilt undantag från skyldigheten att offentliggöra information på grundval av ett särskilt tröskelvärde, så att nuvarande praxis bibehålls och transparens möjliggörs.

(39)

Om mottagares personuppgifter offentliggörs för att främja transparens i samband med användningen av unionsmedel och kontrollen av förfarandena för tilldelning bör dessa mottagare informeras om ett sådant offentliggörande och om sina rättigheter och om de förfaranden som gäller för utövandet av dessa rättigheter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordningar (EU) 2018/1725 och (EU) 2016/679 (15).

(40)

För att säkerställa att principen om likabehandling följs för alla mottagare bör uppgifter om fysiska personer också offentliggöras i överensstämmelse med medlemsstaternas skyldighet att iaktta en hög grad av transparens när det gäller kontrakt över de tröskelvärden som fastställs i Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/24/EU (16).

(41)

Vid indirekt och delad förvaltning bör de personer, enheter eller organ som utsetts att förvalta unionsmedel offentliggöra information om mottagare och slutmottagare. Vid delad förvaltning bör informationen offentliggöras i enlighet med sektorsspecifika regler. Medlemsstater som tar emot och förvaltar unionsmedel inom ramen för direkt förvaltning bör tillhandahålla information om sina mottagare i enlighet med denna förordning. Kommissionen bör offentliggöra information om en enda webbplats, inklusive en hänvisning till dess adress, där informationen om mottagare och slutmottagare finns.

(42)

För att främja ökad läsbarhet och transparens i rapporteringen om finansieringsinstrument som genomförs inom ramen för direkt och indirekt förvaltning, bör alla rapporteringskrav sammanföras i ett enda arbetsdokument som ska bifogas budgetförslaget.

(43)

För att säkerställa transparens, undvika vissa överlappningar och anpassa tidpunkten för rapporteringen till tillgången till relevanta uppgifter, samtidigt som ingen information går förlorad, bör informationen om budgetgarantier, den gemensamma avsättningsfonden och ansvarsförbindelser som omfattas av taket för egna medel samlas i dessa tre kategorier och presenteras på ett heltäckande sätt i respektive rapport.

(44)

För att öka transparensen och korrektheten i rapporteringen bör den information om finansieringsinstrument som presenteras i det arbetsdokument som bifogas budgetförslaget innehålla information om realiserade förluster från tillgångar.

(45)

För att säkerställa synkronisering med tidsplanen för antagandet av budgetberäkningen bör arbetsdokumentet om kommissionens fastighetspolitik bifogas budgetförslaget.

(46)

För att främja bästa praxis vid genomförande av Europeiska regionala utvecklingsfonden (Eruf), Europeiska socialfonden (ESF), Sammanhållningsfonden, Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling (Ejflu), Europeiska havs-, fiskeri- och vattenbruksfonden (EHFVF) och Europeiska garantifonden för jordbruket (EGJF) bör kommissionen i informationssyfte ha möjlighet att förse de organ som ansvarar för förvaltning och kontroll med en icke bindande metodhandledning som beskriver kommissionens egen strategi och metod för kontroller, inklusive checklistor och exempel på bästa praxis. Denna handledning bör vid behov uppdateras.

(47)

Rättspraxis (17) som ålägger kommissionen att betala ränta eller andra avgifter på de bötesbelopp som upphävts eller sänkts av Europeiska unionens domstol har lett till en ny oförutsebar situation. Det är därför nödvändigt att tillåta avdrag från budgetens inkomster för räntor eller andra avgifter som ska betalas avseende upphävda eller sänkta böter eller andra sanktioner, inklusive eventuell negativ avkastning på dessa belopp. Detta undantag från förbudet mot negativa inkomster bör vara begränsat till denna specifika situation. För att följa den allmänna princip om återställande av försutten tid (restitutio in integrum) som gäller i fråga om böter eller andra sanktioner ålagda av unionsinstitutionerna som senare upphävs eller sänks av Europeiska unionens domstol, är det nödvändigt att föreskriva att eventuell negativ avkastning på sådana preliminärt indrivna böter och andra sanktioner ålagda av unionsinstitutionerna inte ska dras av från det belopp som ska återbetalas. För att gottgöra den berörda tredje parten för att den inte kunnat förfoga över medlen från och med den dag då böterna preliminärt betalades till kommissionen till och med dagen för återbetalningen, bör ränta utgå på det belopp som återbetalas enligt den räntesats som Europeiska centralbanken tillämpar på sina huvudsakliga refinansieringstransaktioner, med tillägg av en och en halv procentenhet, som lämplig gottgörelse till den tredje parten i sådana fall, vilket utesluter behovet av att påföra någon ytterligare ränta. Denna räntesats är dessutom densamma som den som tillämpas med avseende på gäldenären om denna begär anstånd med betalningen av böter eller andra sanktioner och ställer en finansiell garanti i stället för att betala. Sådana räntor och avgifter bör endast dras av som negativa inkomster fram till och med den 31 december 2027, i avvaktan på en slutgiltig lösning för den fleråriga budgetramen efter 2027 när det gäller den räntesats och de andra avgifter som bör betalas som lämplig kompensation för återbetalning av upphävda eller sänkta böter eller andra sanktioner. Denna definitiva lösning bör ta hänsyn till tidigare erfarenheter och förväntad framtida utveckling och bör vara i linje med tillämpningen av de budgetprinciper som fastställs i denna förordning. För att säkra ett tillräckligt kassaflöde för att gottgöra berörda tredje parter för att de inte kunnat förfoga över medlen i fall där böter eller andra sanktioner har upphävts eller deras belopp har sänkts, skulle det kunna bli nödvändigt att tillåta att belopp som mottagits genom böter eller andra sanktioner, samt eventuell upplupen ränta eller andra inkomster som de genererar, tas upp i budgeten före utgången av påföljande budgetår. För att säkerställa full transparens i denna mekanism bör kommissionen förse Europaparlamentet och rådet med all tillgänglig information inom ramen för det årliga budgetförfarandet.

(48)

Med tanke på den ökade volymen av upp- och utlåningstransaktioner som kommissionen utför på unionens vägnar för att finansiera återhämtningen från covid-19-pandemin bör transparensen i dessa transaktioner förbättras ytterligare. För att ta itu med den ökade komplexiteten i dessa transaktioner och för att säkerställa att deras innehåll synliggörs bättre bör en omfattande översikt över kommissionens upp- och utlåningstransaktioner läggas till i det dokument som bifogas det avsnitt i budgeten som rör kommissionen. Denna översikt bör bland annat innehålla detaljerad information om löptider, betalningsplaner, upplupen ränta på aggregerad nivå, investerarbasen på primärmarknaden och, i tillämpliga fall, dimensionen av och kostnaderna för den gemensamma likviditetspool som ligger till grund för den diversifierade finansieringsstrategin, liksom om upplåningsplanen. Dessutom bör denna översikt innehålla de underliggande uppgifterna och den metod som kommissionen använder för att beräkna den upplupna räntan och beräkna den ränta som ska betalas, utan att ta med några marknadskänsliga uppgifter.

(49)

Unionsinstitutionerna bör ges möjligheten att ingå servicenivåavtal med varandra för att underlätta genomförandet av sina anslag, och det bör också anges att sådana avtal får ingås mellan avdelningar inom unionsinstitutionerna, unionens organ, europeiska byråer, organ eller personer som anförtrotts genomförandet av särskilda åtgärder inom den gemensamma utrikes- och säkerhetspolitiken (Gusp) enligt avdelning V i EU-fördraget samt generalsekreterarens kansli vid styrelsen för Europaskolorna avseende tillhandahållande av tjänster, leverans av varor eller utförandet av byggentreprenader eller fastighetskontrakt.

(50)

Av rättssäkerhetsskäl är det nödvändigt att klargöra att tillämplig rätt, enligt vilken lämpliga åtgärder ska vidtas med avseende på intressekonflikter, omfattar unionsrätt och nationell rätt om intressekonflikter.

(51)

För att öka delaktigheten bör privaträttsliga eller unionsrättsliga organ som är etablerade i en medlemsstat och som är berättigade att i enlighet med sektorsspecifika regler anförtros förvaltningen av unionsmedel eller budgetgarantier läggas till i förteckningen över enheter till vilka budgetgenomförandeuppgifter kan anförtros i den mån de kontrolleras av offentligrättsliga organ eller privaträttsliga organ med offentliga förvaltningsuppgifter som är stödberättigande inom ramen för indirekt förvaltning och har tillräckliga finansiella garantier. Om sådana privaträttsliga eller unionsrättsliga organ inte får ekonomiskt stöd från en medlemsstat bör tillräckliga finansiella garantier ges i form av solidariskt ansvar från kontrollorganens sida eller motsvarande finansiella garantier.

(52)

Förfarandet för inrättande av nya europeiska byråer bör fastställas, och åtskillnad bör göras mellan dessa byråers obligatoriska och icke-obligatoriska arbetsuppgifter. Det bör införas en möjlighet för unionsinstitutioner och organ samt andra europeiska byråer att delegera utanordnarens befogenheter till direktören för en europeisk byrå. De europeiska byråerna bör också ha möjlighet att ingå servicenivåavtal om tillhandahållande av tjänster, leverans av varor eller utförande av byggentreprenader eller fastighetskontrakt. Det bör fastställas särskilda regler för upprättandet av räkenskaper, bestämmelser som ger kommissionens räkenskapsförare tillstånd att delegera vissa av sina arbetsuppgifter till anställda vid dessa byråer, samt rutiner för handhavandet av de bankkonton som kommissionen bör kunna öppna i den europeiska byråns namn.

(53)

För att göra genomförandeorganen mer kostnadseffektiva, och mot bakgrund av de praktiska erfarenheterna från andra unionsorgan, bör samtliga eller vissa av de uppgifter som vilar på räkenskapsföraren vid det berörda genomförandeorganet kunna anförtros kommissionens räkenskapsförare.

(54)

Av rättssäkerhetsskäl måste det klargöras att direktörerna för genomförandeorganen fungerar som delegerade utanordnare vid förvaltningen av driftsanslagen för de program som delegerats till deras genomförandeorgan. För att de effektivitetsvinster som skapas genom en övergripande centralisering av vissa stödtjänster ska realiseras fullt ut, bör det uttryckligen fastställas att genomförandeorganen själva får handlägga sina administrativa utgifter.

(55)

Det är nödvändigt att fastställa regler för de befogenheter och det ansvar som varje aktör i budgetförvaltningen har, särskilt utanordnarna och räkenskapsförarna.

(56)

Europaparlamentet, rådet, revisionsrätten och kommissionens räkenskapsförare bör underrättas om att en delegerad utanordnare, internrevisor eller räkenskapsförare utnämnts eller avgår inom två veckor efter en sådan utnämning eller avgång.

(57)

Utanordnarna bör fullt ut ansvara för alla inkomst- och utgiftstransaktioner som genomförts under deras bemyndigande, och för interna kontrollsystem, och bör kunna ställas till svars för sina handlingar, vid behov även genom disciplinförfaranden.

(58)

Utanordnarnas arbetsuppgifter och ansvarsområden samt principerna för de förfaranden som utanordnare ska använda bör fastställas. De delegerade utanordnarna bör säkerställa att de vidaredelegerade utanordnarna och deras personal informeras och får utbildning om kontrollnormerna och om därtill knutna metoder och tekniker, och att åtgärder vidtas för att säkerställa funktionen hos kontrollsystemet. Den delegerade utanordnaren bör till sin unionsinstitution rapportera om utförandet av sina uppgifter i form av en årsrapport. Den rapporten bör innehålla de uppgifter om de finansiella förhållandena och förvaltningen som behövs till stöd för den utanordnarens förklaring om utförandet av dessa uppgifter, inklusive information om de övergripande prestationerna för de transaktioner som gjorts. De styrkande handlingarna avseende genomförda transaktioner bör bevaras i minst fem år. De olika formerna av förhandlade förfaranden för tilldelning av offentliga kontrakt bör redovisas i en särskild rapport från den delegerade utanordnaren till den berörda unionsinstitutionen och i en rapport från den unionsinstitutionen till Europaparlamentet och rådet, eftersom dessa förfaranden utgör undantag från de gängse förfarandena för tilldelning.

(59)

Hänsyn bör tas till det faktum att cheferna för unionens delegationer, samt deras ställföreträdare i den ordinarie chefens frånvaro, har en dubbel roll som vidaredelegerade utanordnare för Europeiska utrikestjänsten (utrikestjänsten) och, i fråga om driftanslag, för kommissionen.

(60)

Kommissionen bör bara delegera befogenheter vad gäller budgetens genomförande för driftsanslag inom sitt eget budgetavsnitt till ställföreträdande chefer för unionens delegationer om utförandet av dessa uppgifter är absolut nödvändigt för att säkerställa kontinuitet i verksamheten i de ordinarie delegationschefernas frånvaro. Ställföreträdande delegationschefer bör inte få utöva sådana befogenheter regelbundet eller som ett led i intern arbetsfördelning.

(61)

Räkenskapsföraren bör ansvara för att betalningar genomförs korrekt, inkassering av inkomster och indrivande av fordringar. Räkenskapsföraren bör förvalta likvida medel och bankkonton, föra register över tredjepartsuppgifter, sköta bokföringen och ansvara för upprättandet av unionsinstitutionens redovisningar. Kommissionens räkenskapsförare bör vara den enda person som har befogenheten att fastställa redovisningsreglerna och den harmoniserade kontoplanen, medan redovisningsförfarandena för var och en av unionens övriga institutioner bör fastställas av deras respektive räkenskapsförare.

(62)

Arrangemangen för hur räkenskapsförare utnämns respektive avgår bör också fastställas.

(63)

En räkenskapsförare bör införa rutiner som säkerställer att konton som öppnats för likviditetsförvaltning och förskottskonton inte uppvisar negativa saldon.

(64)

Det är lämpligt att anpassa de betalningsmedel som godkänts för likviditetsförvaltning till moderna betalningsmetoder, inbegripet kreditkort och elektroniska plånböcker.

(65)

Med tanke på att unionens delegationers betalningar enligt standardreglerna för budget-, likviditets- och redovisningstransaktioner (budgetförfaranden) i allt högre grad sker via den centrala finansförvaltningen och att antalet transaktioner och de belopp som betalas genom förskottskonton därför minskar, är det lämpligt att förenkla reglerna för upprättande, administration och kontroll av förskottskonton.

(66)

Eftersom förskottskonton är ett förvaltningssystem som utgör ett undantag från normala budgetförfaranden och endast avser begränsade belopp, bör det fastställas villkor för användningen av dessa konton och för förskottsförvaltarens arbetsuppgifter och ansvarsområden, liksom för utanordnarnas och räkenskapsförarnas arbetsuppgifter och ansvarsområden, när det gäller kontrollen av dessa konton. Av effektivitetsskäl bör förskottskonton inrättas vid varje unionsdelegation, för att användas för anslag från både kommissionens och utrikestjänstens avsnitt i budgeten. Det är även lämpligt att på särskilda villkor tillåta unionens delegationer att använda förskottskonton för betalning av begränsade belopp inom ramen för gällande budgetförfaranden. När det gäller utnämningen av förskottsförvaltare bör det vara möjligt att välja även personer som kommissionen anställt särskilt för insatser i krissituationer och humanitära insatser, om ingen kommissionsanställd som omfattas av tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i Europeiska unionen och anställningsvillkor för övriga anställda vid unionen som fastställs i rådets förordning (EEG, Euratom, EKSG) nr 259/68 (18) (tjänsteföreskrifterna) är tillgänglig.

(67)

Med hänsyn till de speciella omständigheterna vid insatser i krissituationer och humanitära insatser bör det, i varje situation där ingen kommissionsanställd som omfattas av tjänsteföreskrifterna är tillgänglig, och där tekniska svårigheter gör det omöjligt att få alla rättsliga åtaganden undertecknade av den behöriga utanordnaren, vara tillåtet för all kommissionsanställd personal på det området att ingå rättsliga åtaganden som avser mycket låga belopp upp till 2 500 EUR och som är kopplade till betalningar från förskottskonton, samt för delegationschefer eller deras ställföreträdare att ingå rättsliga åtaganden på instruktion från kommissionens ansvariga utanordnare.

(68)

När arbetsuppgifterna och ansvarsområdena för aktörer i budgetförvaltningen väl har avgränsats kan dessa aktörer endast ställas till svars enligt villkoren i tjänsteföreskrifterna. Specialiserade paneler för finansiella oriktigheter har inrättats inom unionsinstitutionerna enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 (19). På grund av det begränsade antal ärenden som tagits emot av de enskilda panelerna, och av effektivitetsskäl, är det emellertid lämpligt att panelernas funktioner överförs till en interinstitutionell panel som inrättas enligt den här förordningen (panelen). Panelen bör inrättas för att bedöma ansökningar och utfärda rekommendationer i fråga om behovet av att fatta beslut om uteslutningar och ekonomiska sanktioner som kommer in från kommissionen eller unionens övriga institutioner och organ, utan att det påverkar deras administrativa självständighet med avseende på deras anställda. Den överföringen av funktioner syftar även till att undvika dubbelarbete och minska risken för motstridiga rekommendationer eller yttranden, i fall där både en ekonomisk aktör och en anställd vid en unionsinstitution eller ett unionsorgan berörs. Det är nödvändigt att upprätthålla det förfarande enligt vilket en utanordnare, för att själv befrias från ansvar, kan begära bekräftelse av ett beslut som utanordnaren anser är oriktigt eller strider mot principen om sund ekonomisk förvaltning. Panelens sammansättning bör ändras när den trätt i funktion. Panelen bör inte ha några utredningsbefogenheter.

(69)

När det gäller inkomstsidan i budgeten är det nödvändigt att behandla negativa korrigeringar av egna medel som omfattas av rådets förordningar (EU, Euratom) nr 609/2014 (20) och (EU, Euratom) 2021/770 (21). Utom i fallet med egna medel är det nödvändigt att upprätthålla följande arbetsuppgifter och kontroller som omfattas av utanordnarnas ansvar genom de olika stegen i förfarandet: beräkning av fordran, utfärdande av betalningskrav, debetnota som underrättar gäldenären om att en fordran fastställts samt, i förekommande fall, beslut om en avskrivning av fordran under iakttagande av kriterierna för sund ekonomisk förvaltning, så att inkasseringen av inkomster sker på ett effektivt sätt.

(70)

Utanordnaren bör ha möjlighet att helt eller delvis avstå från att kräva in en fastställd fordran om gäldenären är föremål för något av de insolvensförfaranden som definieras i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2015/848 (22), i synnerhet när det gäller konkurs, ackord och liknande förfaranden.

(71)

Särskilda bestämmelser bör fastställas för förfaranden för justering eller reducering till noll av beräknade fordringar.

(72)

Det är nödvändigt att klargöra när de belopp som mottagits genom böter och andra sanktioner, och eventuella upplupna räntor eller annan inkomst som de genererat, bör införas i budgeten.

(73)

På grund av den senaste tidens utveckling på finansmarknaderna och den räntesats som Europeiska centralbanken tillämpar på sina huvudsakliga refinansieringstransaktioner är det nödvändigt att se över bestämmelserna om ränta på böter eller andra sanktioner.

(74)

I det speciella fallet med fordringar som består av böter eller andra sanktioner som unionsinstitutioner har beslutat om enligt EUF-fördraget eller fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen (Euratomfördraget), bör det införas särskilda bestämmelser om räntesatser för belopp som har förfallit till betalning men ännu inte har betalats, i det fall belopp av denna typ höjs genom ett avgörande från Europeiska unionens domstol.

(75)

Reglerna för återkrav bör både förtydligas och skärpas. I synnerhet bör det preciseras att räkenskapsföraren ska kräva in medel även genom avräkning mot belopp som genomförandeorgan är skyldiga den berörda gäldenären i samband med genomförandet av budgeten.

(76)

För att garantera rättssäkerhet och transparens bör det anges vilka regler som ska gälla för de frister inom vilka en debetnota ska skickas ut.

(77)

För att säkerställa en god förvaltning av tillgångar, samtidigt som syftet med penningmedlens säkerhet och likviditet prioriteras, bör belopp som hänför sig till böter eller andra sanktioner som ålagts i enlighet med EUF-fördraget eller Euratomfördraget, t.ex. konkurrensböter som bestrids, drivas in preliminärt. Det bör också vara möjligt för kommissionen att investera dessa belopp i finansiella tillgångar och att fastställa hur avkastningen på dem ska fördelas. Eftersom kommissionen inte är den enda unionsinstitution som har rätt att ålägga böter eller andra sanktioner är det nödvändigt att det fastställs bestämmelser för sådana böter och andra sanktioner som åläggs av andra unionsinstitutioner, samt för att fastställa regler för hur dessa belopp ska inkasseras som bör vara likvärdiga med dem som tillämpas av kommissionen.

(78)

För att säkerställa att kommissionen har tillgång till all nödvändig information för att anta finansieringsbeslut är det nödvändigt att fastställa minimikrav för innehållet i finansieringsbeslut avseende bidrag, upphandling, unionsförvaltningsfonder för yttre åtgärder (unionsförvaltningsfonder), priser, finansieringsinstrument, blandfinansieringsinstrument eller blandfinansieringsplattformar och budgetgarantier. För att ge de potentiella mottagarna möjlighet att planera mer långsiktigt bör det vara möjligt att låta finansieringsbeslut gälla för mer än ett budgetår med angivande av att genomförandet fortfarande är avhängigt av att det finns tillgängliga budgetanslag under budgetåret i fråga. Det är dessutom nödvändigt att minska antalet obligatoriska komponenter som måste ingå i ett finansieringsbeslut. I linje med syftet att förenkla bör finansieringsbeslutet samtidigt anses utgöra ett arbetsprogram, som täcker antingen ett eller flera år. Eftersom bidragen till de unionsorgan som avses i artiklarna 70 och 71 redan fastställs i budgeten bör det inte krävas några specifika finansieringsbeslut för detta ändamål.

(79)

På utgiftssidan bör man precisera sambandet mellan finansieringsbeslut, övergripande budgetmässiga åtaganden och enskilda budgetmässiga åtaganden, liksom begreppen budgetmässiga och rättsliga åtaganden, så att budgetgenomförandets förlopp omges av klara och tydliga ramar.

(80)

Särskilt med hänsyn till det stora antalet rättsliga åtaganden som ingås vid unionens delegationer och unionens representationer, och de växelkursfluktuationer som de påverkas av, bör preliminära budgetmässiga åtaganden kunna användas även i fall då den slutliga betalningsmottagaren och beloppet är kända.

(81)

För att anpassa EGFJ till de allmänna redovisnings- och budgetförfarandena så snart det är tekniskt möjligt, bör det vara tillåtet att göra enskilda budgetmässiga åtaganden för att verkställa betalningarna, utan att först behöva göra ett övergripande preliminärt åtagande att göra de betalningar som följs av enskilda åtaganden inom en period på upp till två månader eller, på vissa villkor, en längre period. För att kunna göra enskilda budgetmässiga åtaganden och betalningar under budgetårets första månad i december bör dessutom rutinmässiga förvaltningsutgifter för EGFJ läggas till de typer av utgifter för vilka förskottsbetalningar beviljas.

(82)

När det gäller de olika typer av betalningar som det är möjligt för en utanordnare att göra bör klarhet skapas för dessa olika typer av betalningar, i enlighet med principen om sund ekonomisk förvaltning. Reglerna för avslutning av förfinansieringen bör ytterligare klargöras, särskilt i fall där mellanliggande avräkning inte är möjlig. Villkoren för detta bör ingå i de rättsliga åtaganden som ingås.

(83)

Det bör anges i denna förordning att betalningar ska effektueras inom givna tidsfrister och att betalningsmottagarna kommer att ha rätt till en dröjsmålsränta som belastar budgeten om sådana tidsfrister överskrids, utom när det gäller medlemsstater, Europeiska investeringsbanken (EIB) och Europeiska investeringsfonden (EIF).

(84)

De centrala delarna av elektroniska fakturor vid offentlig upphandling bör baseras på de regler som fastställs i Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/55/EU (23).

(85)

För tydlighetens skull bör definitionen av olämpliga anbud vid offentlig upphandling ses över så att den omfattar anbud där den ekonomiska aktören inte har tillgång till upphandling.

(86)

Det är nödvändigt att klargöra att specifika kontrakt inom ramen för ramavtal som ingåtts med en enda ekonomisk aktör kan tilldelas och ändras inom ramen för villkoren i ramavtalet.

(87)

Med tanke på att åtgärderna för offentliggörande på förhand är desamma för öppna, selektiva och förhandlade förfaranden under konkurrens, bör det på vissa villkor vara tillåtet att använda ett förhandlat förfarande utan föregående meddelande om upphandling efter ett förhandlat förfarande under konkurrens utan godtagbart resultat.

(88)

Det är nödvändigt att från tillämpningsområdet för upphandlingsreglerna i denna förordning undanta tjänster för certifiering och autentisering av handlingar som tillhandahålls av notarier, i fall då förfarandena för dessa tjänster i den berörda medlemsstaten inte är öppna för konkurrens.

(89)

Det är lämpligt att tillåta förhandlade förfaranden utan föregående meddelande om upphandling för tjänster som tillhandahålls av organisationer i medlemsstaterna som inte kan delta i konkurrensutsatta förfaranden.

(90)

För att säkerställa överensstämmelse med rättspraxis från Europeiska unionens domstol (24) bör utanordnaren begära att bevis för uteslutning och urvalskriterier lämnas in innan tilldelningsbeslutet fattas.

(91)

Det är lämpligt att sammanföra bestämmelserna om kontroll och godkännande av utgifter i en enda artikel, och begreppet tillbakadragande av åtaganden bör definieras. Eftersom transaktioner sker i datoriserade system bör underskrift med påskriften ”kan betalas” för att uttrycka beslutet om kontroll ersättas med en elektroniskt säkrad underskrift, utom i ett begränsat antal fall. Det är även nödvändigt att förtydliga att kontrollen av utgifter omfattar alla stödberättigande kostnader inklusive, vilket till exempel är fallet för avslutning av förfinansiering, kostnader som inte är förknippade med en begäran om betalning.

(92)

För att minska komplexiteten, förenkla de gällande reglerna och förbättra denna förordnings läsbarhet bör det införas gemensamma regler för fler än ett instrument för budgetgenomförande. Vissa bestämmelser bör därför disponeras om, andra harmoniseras i fråga om lydelse och tillämpningsområde, och onödiga upprepningar och korshänvisningar bör tas bort.

(93)

Varje institution bör föreskriva en skyldighet att inrätta en uppföljningskommitté för internrevision med uppdrag att säkerställa internrevisorns oberoende, övervaka kvaliteten på det interna revisionsarbetet och säkerställa att interna och externa revisionsrekommendationer beaktas och följs upp på ett korrekt sätt av institutionens avdelningar. Sammansättningen av den uppföljningskommittén för internrevision bör varje unionsinstitution själv bestämma med beaktande av sin rätt att själv organisera sitt arbete samt vikten av oberoende expertrådgivning.

(94)

Det bör läggas större vikt vid prestation och resultat med avseende på projekt som finansieras genom budgeten. Utöver de redan väl etablerade formerna av stöd från unionen (ersättning av stödberättigande kostnader, enhetskostnader, enhetsbelopp och finansiering till en schablonsats), bör det därför införas ytterligare en finansieringsform, som inte är kopplad till kostnaderna för den finansierade verksamheten. Den ytterligare formen av finansiering bör grundas på att vissa villkor är uppfyllda i förväg, eller på att vissa resultat uppnås, mätt utifrån de på förhand fastställda delmålen eller utifrån prestationsindikatorer.

(95)

När unionens bidrag ges i form av finansiering som inte är kopplad till kostnader och ersättningen baseras på resultat, bör uppnåendet av dessa resultat mätas antingen genom på förhand fastställda delmål eller mål, och uppnåendet av sådana delmål eller mål bör kontrolleras innan bidraget betalas ut. Dokumentation och styrkande handlingar som är kopplade till uppnåendet av målen eller delmålen bör bevaras för efterhandsverifieringar eller revisioner, inbegripet av revisionsrätten.

(96)

När kommissionen bedömer den operativa och finansiella kapaciteten hos en mottagare av unionsmedel eller hos de system och förfaranden som mottagaren använder, bör den ha rätt att förlita sig på tidigare bedömningar som genomförts av kommissionen själv, andra enheter eller givare, t.ex. nationella organ och internationella organisationer, för att undvika att samma mottagare bedöms flera gånger. Möjligheten att förlita sig på bedömningar som utförts av andra enheter bör användas när bedömningarna i fråga har gjorts i överensstämmelse med villkor som är likvärdiga med dem som anges i denna förordning för tillämplig metod för genomförande. För att underlätta för givare att förlita sig på varandras bedömningar bör kommissionen därför arbeta för erkännande av internationellt vedertagna standarder eller internationell bästa praxis för sådana bedömningar.

(97)

Det är också viktigt att undvika situationer då mottagarna av unionsmedel blir föremål för revision flera gånger av olika enheter eller organ när det gäller användningen av dessa medel. Det bör därför vara möjligt att förlita sig på revisioner som redan utförts av oberoende revisorer, förutsatt att det finns tillräckliga belägg för deras kompetens och oberoende och förutsatt att de har utförts enligt internationellt vedertagna revisionsstandarder, att de ger rimliga garantier och att de har utförts på de finansiella redovisningar och rapporter som gäller användningen av unionens bidrag. Sådana revisioner bör sedan ligga till grund för den övergripande förklaringen om användningen av unionsmedel. För detta ändamål är det viktigt att säkerställa att den oberoende revisorns rapport och den tillhörande revisionsdokumentationen på begäran görs tillgänglig för Europaparlamentet, kommissionen, revisionsrätten och medlemsstaternas revisionsmyndigheter.

(98)

När det gäller att förlita sig på bedömningar och revisioner och för att minska den administrativa bördan för personer och enheter som tar emot unionsmedel, är det viktigt att säkerställa att den information som redan finns tillgänglig inom unionsinstitutioner, förvaltande myndigheter eller andra organ eller enheter som förvaltar unionsmedel återanvänds för att undvika att samma information begärs mer än en gång från mottagare och bidragsmottagare.

(99)

För att underlätta långsiktigt samarbete med mottagare bör det ges möjlighet att ingå ramöverenskommelser om ekonomiskt partnerskap. Sådana ramöverenskommelser om ekonomiskt partnerskap bör omsättas i praktiken antingen genom bidrag eller genom överenskommelser om medverkan med personer och enheter som förvaltar unionsmedel. Vidare bör det fastställas minimiregler för vad sådana överenskommelser om medverkan måste innehålla. Ramöverenskommelser om ekonomiskt partnerskap får inte innebära att tillgången till unionsfinansiering begränsas på ett otillbörligt sätt.

(100)

Villkoren och förfarandena för att avbryta, häva eller minska unionens bidrag bör harmoniseras mellan de olika redskap som används för att genomföra budgeten såsom bidrag, upphandling, indirekt förvaltning, priser osv. Man bör också närmare definiera vilka omständigheter som motiverar att bidrag avbryts, hävs eller minskas. Om oriktigheter eller bedrägerier senare upptäcks under ett förfarande för tilldelning bör den ansvariga utanordnaren vidta vissa korrigerande åtgärder, såvida det inte är motiverat att inte göra detta, till exempel om det ligger i den berörda institutionens eller det berörda organets intresse att fullgöra det rättsliga åtagandet eller om det finns ett behov av att garantera tjänstekontinuitet.

(101)

Denna förordning bör fastställa de standardperioder under vilka mottagare bör vara skyldiga att bevara handlingar som gäller stöd från unionen, för att undvika skiljaktiga eller oproportionella avtalsvillkor samtidigt som kommissionen, revisionsrätten och Olaf får tillräckligt med tid på sig för att skaffa sig tillgång till sådana uppgifter och handlingar samt utföra efterhandsverifieringar och revisioner. Vidare bör alla personer eller enheter som erhåller unionsmedel vara skyldiga att samarbeta för att skydda unionens ekonomiska intressen.

(102)

För att se till att alla deltagare och mottagare har tillgång till adekvat information och säkerställa att de har möjlighet att utöva sin rätt till försvar, bör deltagare och mottagare tillåtas att yttra sig innan en åtgärd antas som inverkar negativt på deras intressen, och de bör informeras om de rättsmedel som de har tillgång till för att invända mot en sådan åtgärd.

(103)

I samband med ett förfarande för tilldelning är det inte nödvändigt att den behöriga utanordnaren ger en deltagare möjlighet att lämna synpunkter om den deltagaren har avvisats från ett förfarande för tilldelning. För att säkerställa rättssäkerheten bör detta också specificeras i bestämmelsen om kontradiktoriska förfaranden och möjligheter till omprövning.

(104)

Med tanke på den alltmer utmanande geopolitiska miljön med snabbt föränderliga hybrid- och cyberhot, liksom behovet av en digital omvandling med dess inneboende exponering för tekniska sårbarheter, måste unionen säkerställa skyddet av säkerhet och allmän ordning i unionen eller dess medlemsstater, i enlighet med allmän ordning och offentlig rätt. Detta gäller bevarandet av grundläggande samhällsintressen, såsom att trygga energiförsörjningen och bekämpa organiserad brottslighet och bedrägerier. Tilldelningen av unionsmedel med avseende på strategiska tillgångar och intressen, såsom digital infrastruktur eller rymdinfrastruktur, kommunikations- och informationssystem och -tjänster, kan, med respekt för unionens internationella avtal, kräva tillämpning av särskilda villkor för att säkerställa ett sådant skydd, inbegripet för kommunikations- och informationssystems och relaterade leveranskedjors integritet. Typerna av villkor och kraven för att tillämpa dem bör klargöras. De särskilda villkor som fastställs i denna förordning är dock inte uttömmande, och en grundläggande rättsakt kan innehålla särskilda villkor förutsatt att den inte ändrar eller avviker från de krav och förfaranden som fastställs i denna förordning när det gäller skydd av säkerhet och allmän ordning.

(105)

För att skydda unionens ekonomiska intressen bör kommissionen upprätta ett enda, gemensamt system för tidig upptäckt och uteslutning.

(106)

Ett sådant system för tidig upptäckt och uteslutning bör tillämpas på deltagare, mottagare och enheter vars kapacitet den anbudssökande eller anbudsgivaren avser att använda sig av, underleverantörer till en entreprenör, verkliga huvudmän och anknutna enheter till en utesluten enhet, fysiska personer, garanter samt varje person eller enhet som tar emot unionsmedel då budgeten genomförs inom ramen för indirekt förvaltning, varje person eller enhet som tar emot unionsmedel inom ramen för finansieringsinstrument som genomförs inom ramen för direkt förvaltning, deltagare eller mottagare avseende vilka sådana enheter som genomför budgeten genom delad förvaltning har lämnat uppgifter, samt sponsorer.

(107)

Systemet för tidig upptäckt och uteslutning bör stärkas för att skydda unionens ekonomiska intressen. Det är viktigt att undvika att en person eller enhet som befinner sig i en uteslutningssituation kan ansöka till, eller väljas ut för att förvalta unionsmedel, eller ta emot sådana medel inom ramen för ett program med delad förvaltning. Om det finns en slutgiltig dom eller ett slutgiltigt administrativt beslut bör den behöriga utanordnaren kunna utesluta en person eller enhet, förutsatt att personen eller enheten befinner sig i en uteslutningssituation och bedöms som otillförlitlig genom att ha gjort sig skyldig till vissa typer av allvarliga fel. Utan att det påverkar de informationsskyldigheter som fastställs i andra grundläggande akter bör personer och enheter som genomför budgeten inom ramen för delad förvaltning lämna information till kommissionen, via alla officiella kanaler, såsom det automatiska informationssystem som inrättats av kommissionen och som för närvarande används för rapportering av bedrägerier och oriktigheter (systemet för hantering av oriktigheter, Irregularity Management System), om fastställda faktiska omständigheter och slutsatser, i samband med sådana slutgiltiga domar eller slutgiltiga administrativa beslut, endast med hänvisning till de skäl som anges i artikel 138.1 c iv och d, när de får kännedom om sådana uppgifter. I avsaknad av en slutgiltig dom eller ett slutgiltigt administrativt beslut bör den behöriga utanordnaren kunna utesluta på grundval av en preliminär rättslig bedömning som gjorts av panelen, med beaktande av fakta och resultat som fastställts i samband med revisioner eller utredningar som utförts av Olaf, Eppo eller revisionsrätten eller någon annan verifiering, revision eller kontroll som utförts under utanordnarens ansvar. Sådan uteslutning bör registreras i databasen för systemet för tidig upptäckt och uteslutning. Personer och enheter som genomför budgeten inom ramen för delad förvaltning bör konsultera databasen för systemet för tidig upptäckt och uteslutning innan de tilldelar unionsmedel eller väljer ut deltagare och bidragsmottagare. Konsultationen bör avse den person eller enhet som ansöker om eller väljs ut för att förvalta unionsmedel. För att säkerställa ett effektivt genomförande av systemet för tidig upptäckt och uteslutning bör medlemsstaternas behöriga myndigheter verkställa de uteslutningar som registrerats i databasen avseende sådana personer eller enheter som ansöker om eller väljs ut för att genomföra unionsmedel under hela uteslutningens varaktighet. Denna uteslutning bör upprätthålla upphandlings- eller urvalsprocessens integritet och skydda den mot deltagande av enskilda personer eller enheter som är inblandade i ett allvarligt fel. Betalningsansökningar från medlemsstater inom ramen för delad förvaltning, inklusive utgifter för en person eller enhet som har uteslutits, bör inte ersättas. Om medel betalas ut till medlemsstaterna inom prestationsbaserade ramar bör särskilda regler vara tillämpliga, i enlighet med sektorsspecifika regler.

(108)

Det är viktigt att understryka att systemet för tidig upptäckt och uteslutning endast bör tillämpas på unionsmedel som betalas ut till medlemsstaterna inom ramen för direkt förvaltning, där medlemsstaterna har ansvaret för att vidta alla lämpliga åtgärder för att skydda unionens ekonomiska intressen, i den mån kommissionen har relevant ansvar enligt respektive rättslig ram. Kommissionens ansvar bör därför begränsas till skyldigheten att hänskjuta ett ärende till panelen i syfte att utesluta en person eller enhet om utanordnaren får kännedom om allvarliga fel genom slutgiltiga domar, slutgiltiga administrativa beslut eller fakta och resultat som fastställts i samband med revisioner eller utredningar som utförts av Olaf, Eppo eller revisionsrätten eller någon annan verifiering, revision eller kontroll som utförts under utanordnarens ansvar. Utan att det påverkar kommissionens ansvar förblir medlemsstaterna ansvariga för att kontrollera de uppgifter om beslut om uteslutning som registrerats i databasen för systemet för tidig upptäckt och uteslutning, verkställa sådana beslut och säkerställa att inga betalningsansökningar lämnas in som avser en person eller enhet som befinner sig i en sådan uteslutningssituation. Utan att det påverkar sektorsspecifika regler och frivillig tillämpning bör systemet för tidig upptäckt och uteslutning inte vara tillämpligt på Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2021/241 (25).

(109)

Det bör förtydligas att om ett beslut om att registrera en person eller enhet i databasen för systemet för tidig upptäckt och uteslutning fattas på grundval av en uteslutningssituation som avser en fysisk eller en juridisk person som är medlem i ett förvaltnings-, lednings- eller tillsynsorgan för personen eller enheten i fråga, eller som är behörig att företräda, fatta beslut eller utöva kontroll med avseende på personen eller enheten i fråga, eller en fysisk eller juridisk person som åtar sig ett obegränsat ansvar för skulder som innehas av personen eller enheten i fråga, eller en fysisk person utan vilken tilldelningen eller genomförandet av det rättsliga åtagandet inte kan ske, ska den information som registreras i databasen även innehålla uppgifter om dessa personer.

(110)

Beslut om att utesluta en person eller enhet från deltagande i förfaranden för tilldelning, eller om att ålägga en person eller enhet en ekonomisk sanktion, samt om att offentliggöra information om omständigheterna, bör fattas av den behöriga utanordnaren, på grundval av dennes oberoende i administrativa frågor. Om det inte finns någon slutgiltig dom eller något slutgiltigt administrativt beslut, och i fall som rör allvarliga kontraktsbrott, bör den behöriga utanordnaren fatta sitt beslut på grundval av en preliminär rättslig bedömning, med beaktande av panelens rekommendation. Panelen bör också fastställa varaktigheten för en uteslutning, såvida denna inte har fastställts genom den slutgiltiga domen eller det slutgiltiga administrativa beslutet.

(111)

Panelens roll bör vara att säkerställa en enhetlig tillämpning av systemet för tidig upptäckt och uteslutning. Panelen bör bestå av en ständig ordförande, en ständig vice ordförande som bör vara ställföreträdande för ordföranden, två företrädare för kommissionen och en företrädare för den begärande utanordnaren.

(112)

För att anpassa systemet för tidig upptäckt och uteslutning till reglerna för offentlig upphandling och öka dess effektivitet bör försök att påverka tilldelningen av unionsmedel eller otillbörligt erhålla unionsmedel, inbegripet i samband med intressekonflikter, uttryckligen inkluderas som en särskild uteslutningssituation på grund av allvarligt fel i yrkesutövningen.

(113)

Med vederbörlig hänsyn till proportionalitetsprincipen bör den behöriga utanordnaren utesluta en person eller enhet som har visat bristande integritet genom att ha gjort sig skyldig till ett felaktigt agerande som är oförenligt med de värden som fastställs i artikel 2 i EU-fördraget och Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna, såsom uppmaning till diskriminering, hat eller våld mot en grupp av personer eller en medlem av en grupp, om agerandet kan inverka negativt på fullgörandet av avtalet.

(114)

Ett självständigt skäl för uteslutning bör läggas till vid avsiktlig och omotiverad brist på samarbete i samband med utredningar, verifieringar eller revisioner som utförs av en utanordnare, Olaf, Eppo eller revisionsrätten, eftersom detta kan få allvarliga konsekvenser för skyddet av unionens ekonomiska intressen.

(115)

Den preliminära rättsliga bedömningen föregriper inte den slutliga bedömning av den berörda personens eller enhetens agerande som görs av medlemsstaternas behöriga myndigheter i enlighet med nationell rätt. Panelens rekommendation liksom den behöriga utanordnarens beslut bör därför ses över efter anmälan av en sådan slutlig bedömning.

(116)

Den behöriga utanordnaren bör utesluta personer och enheter när det har fastställts genom en slutgiltig dom eller ett slutgiltigt administrativt beslut att personen eller enheten har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen, till avsiktlig eller oavsiktlig underlåtenhet att betala socialförsäkringsavgifter eller skatt, till upprättande av en enhet i en annan jurisdiktion i syfte att kringgå skattemässiga, sociala eller andra rättsliga skyldigheter, till bedrägerier som riktar sig mot budgeten, till korruption, till beteende som rör en kriminell organisation, till penningtvätt eller finansiering av terrorism, till terroristbrott eller brott med anknytning till terroristverksamhet, till barnarbete eller andra människohandelsbrott eller till att ha begått oriktigheter. En person eller enhet bör också uteslutas i fall som avser en allvarlig överträdelse av ett rättsligt åtagande, inbegripet åsidosättande av kravet på att fullgöra avtal med högsta yrkesmässiga standard, konkurs eller vid vägran att samarbeta i utredningar, verifieringar eller revisioner. Vid bedömningen av dessa skäl för uteslutning kan orimligt skadliga handlingar som dömts enligt internationell handelsrätt betraktas som en relevant faktor om de innebär ett allvarligt fel i yrkesutövningen.

(117)

I enlighet med tribunalens dom av den 15 februari 2023 (26) bör utanordnaren, vid beslut om uteslutning av en person eller enhet på grund av ett allvarligt fel i yrkesutövningen, förlita sig på bevis som är tillräckligt specifika, övertygande och konkreta och som därmed klart och otvetydigt kan visa att sökanden har gjort sig skyldig till ett felaktigt agerande som påverkar sökandens yrkesmässiga trovärdighet, vilket dessutom skulle tyda på avsiktligt fel eller grov oaktsamhet i den mening som avses i denna förordning.

(118)

När den behöriga utanordnaren fattar ett beslut om uteslutning av en person eller enhet eller om ekonomiska sanktioner mot en person eller enhet och om offentliggörande av information om detta, bör utanordnaren säkerställa att beslutet är förenligt med proportionalitetsprincipen, särskilt med beaktande av hur allvarlig situationen är, dess konsekvenser för budgeten, den tid som har förflutit sedan agerandet i fråga, hur länge agerandet pågick och hur ofta det upprepades, huruvida agerandet var avsiktligt eller graden av oaktsamhet och graden av samarbete mellan personen eller enheten och den relevanta behöriga myndigheten samt personens eller enhetens bidrag till utredningen.

(119)

Den behöriga utanordnaren bör också ha möjlighet att utesluta en person eller enhet när en fysisk eller juridisk person som åtar sig ett obegränsat ansvar för den förstnämnda personens skulder befinner sig i konkurs eller i en liknande insolvenssituation eller när den fysiska eller juridiska personen underlåter att uppfylla sina skyldigheter att betala sociala avgifter eller skatter, om sådana situationer påverkar den ekonomiska aktörens finansiella situation.

(120)

För att ytterligare stärka skyddet av unionens ekonomiska intressen bör det vara möjligt för utanordnaren att utesluta eller ålägga ekonomiska sanktioner mot verkliga huvudmän och anknutna enheter till den uteslutna enheten som varit inblandade i de fel som den uteslutna enheten har begått. Möjligheten att utesluta verkliga huvudmän och anknutna enheter syftar till att förhindra att en person eller enhet som har uteslutits från att väljas ut för att förvalta unionsmedel kan fortsätta att delta i upphandlingsförfaranden och förfaranden för tilldelning genom ett nytt företag eller befintliga anknutna enheter.

(121)

För att öka effektiviteten bör systemet för tidig upptäckt och uteslutning också tillämpas på fysiska personer som anses vara ansvariga för de fel som en enhet har begått, så att de inte kan delta i förfaranden för tilldelning eller väljas ut för att förvalta unionsmedel, vare sig i egenskap av privatpersoner eller genom en ny företagsidentitet, utan att det påverkar rätten att bli hörd.

(122)

På begäran av utanordnaren bör panelen i systemet för tidig upptäckt och uteslutning ha möjlighet att utfärda sina rekommendationer genom ett skyndsamt förfarande, utan att det påverkar rätten att höras. Ett sådant förfarande bör användas när omständigheterna eller ärendets art så kräver, till exempel när en slutgiltig dom eller ett slutgiltigt administrativt beslut har utfärdats av en medlemsstats myndighet men uteslutningens varaktighet inte har fastställts, eller en slutgiltig dom eller ett slutgiltigt administrativt beslut har utfärdats av ett tredjeland, eller en sanktion som motsvarar en uteslutning redan har ålagts personen eller enheten genom ett beslut av internationella organisationer.

(123)

En person eller enhet som har visat sin tillförlitlighet genom att vidta korrigerande åtgärder bör inte bli föremål för beslut om uteslutning. Detta bör emellertid inte gälla för de grövsta formerna av brott.

(124)

Mot bakgrund av proportionalitetsprincipen bör det göras åtskillnad mellan, å ena sidan, fall där ekonomiska sanktioner kan utdömas som ett alternativ till uteslutning och, å andra sidan, fall där mottagarens agerande i syfte att få otillbörlig tillgång till unionsmedel är så allvarligt att det utöver uteslutning motiverar ekonomiska sanktioner för att uppnå en avskräckande verkan. Det högsta beloppet på ekonomiska sanktioner som kan åläggas av den upphandlande myndigheten bör också fastställas.

(125)

En ekonomisk sanktion bör bara få åläggas mottagare, inte deltagare, eftersom sanktionen beräknas på grundval av värdet av det rättsliga åtagande som saken gäller.

(126)

Möjligheten att fatta beslut om uteslutning eller om åläggande av ekonomiska sanktioner är oberoende av möjligheten att tillämpa kontraktsenliga sanktioner, såsom avtalsviten.

(127)

Uteslutningen bör tidsbegränsas på samma sätt som i direktiv 2014/24/EU och varaktigheten bör vara förenlig med proportionalitetsprincipen.

(128)

Det är nödvändigt att fastställa startdatum och varaktighet för preskriptionstiden för att fatta beslut om uteslutning eller för att ålägga ekonomiska sanktioner.

(129)

Det är också viktigt att kunna förstärka den avskräckande effekt som uppnås genom uteslutningen och den ekonomiska sanktionen. I detta avseende bör den avskräckande effekten förstärkas av möjligheten att offentliggöra uppgifterna i samband med uteslutningen och/eller den ekonomiska sanktionen, på ett sätt som är förenligt med bestämmelserna om skydd av personuppgifter i förordningarna (EU) 2018/1725 och (EU) 2016/679. Ett sådant offentliggörande bör bidra till att säkerställa att samma agerande inte upprepas. Av rättssäkerhetsskäl och i enlighet med proportionalitetsprincipen bör det anges i vilka situationer som ett offentliggörande inte bör äga rum. I sin bedömning bör den behöriga utanordnaren ta hänsyn till eventuella rekommendationer från panelen. När det gäller fysiska personer bör personuppgifter endast offentliggöras i undantagsfall, när det är motiverat på grund av agerandets allvar eller dess inverkan på unionens ekonomiska intressen.

(130)

Informationen om en uteslutning eller en ekonomisk sanktion bör endast offentliggöras i vissa fall som rör allvarligt fel i yrkesutövningen, bedrägerier, allvarliga brister när det gäller att uppfylla de viktigaste kraven i ett rättsligt åtagande som finansieras genom budgeten, eller en oriktighet, eller när en enhet upprättas i en annan jurisdiktion i syfte att kringgå skattemässiga, sociala eller andra rättsliga skyldigheter.

(131)

Uteslutningskriterierna bör tydligt skiljas från de kriterier som leder till att anbudet förkastas vid förfarandet för tilldelning.

(132)

Information om tidig upptäckt av risker och om beslut om uteslutning och åläggande av ekonomiska sanktioner för en person eller enhet bör sammanföras centralt. För detta ändamål bör tillhörande uppgifter lagras i en databas som inrättas och drivs av kommissionen som ägare av det centraliserade systemet. Detta system bör fungera i full överensstämmelse med rätten till integritet och skydd av personuppgifter.

(133)

Även om kommissionen bör ansvara för inrättandet och driften av systemet för tidig upptäckt och uteslutning bör andra unionsinstitutioner och unionsorgan, och alla personer och enheter som förvaltar unionsmedel inom ramen för direkt, delad eller indirekt förvaltning delta i det systemet genom att översända relevanta uppgifter till kommissionen. Den behöriga utanordnaren och panelen bör garantera personens eller enhetens rätt till försvar. Samma rättigheter bör ges till berörda personer eller enheter, vid fall av tidig upptäckt, om en åtgärd som utanordnaren avser att vidta kan ha negativ inverkan på den berörda personens eller enhetens rättigheter. Vid bedrägerier, korruption och annan olaglig verksamhet som skadar unionens ekonomiska intressen men som ännu inte lett till en slutgiltig dom bör det vara möjligt för den behöriga utanordnaren att skjuta upp delgivningen till den personen eller enheten och för panelen att skjuta upp personens eller enhetens möjlighet att yttra sig. Sådant uppskjutande bör bara anses vara motiverat om det finns tvingande, berättigade skäl att bevara sekretessen i utredningen eller i nationella rättsliga förfaranden.

(134)

Europeiska unionens domstol bör ges obegränsad behörighet i fråga om beslut om uteslutning och ekonomiska sanktioner som ålagts enligt den här förordningen, i enlighet med artikel 261 i EUF-fördraget.

(135)

För att ta itu med enheternas försök att undvika eventuella negativa konsekvenser av sitt fel bör regler för anmälan fastställas på exakta villkor i samband med förfaranden för tidig upptäckt och uteslutning. Dessutom bör användningen av elektroniska system för utbyte gälla för sådana förfaranden.

(136)

För att bidra till skyddet av unionens ekonomiska intressen inom samtliga metoder för genomförande av budgeten, bör de personer och enheter som förvaltar budgetmedel ha tillgång till databasen för systemet för tidig upptäckt och uteslutning och verifiera de uteslutningar som beslutats av ansvariga utanordnare på unionsnivå. Databasen för systemet för tidig upptäckt och uteslutning bör konsulteras innan en person eller enhet tilldelas eller väljs ut för att förvalta och ta emot unionsmedel. Detta påverkar inte möjligheten att söka i databasen i andra skeden av genomförandet av det rättsliga åtagandet.

(137)

Denna förordning bör främja e-förvaltning, och särskilt användningen av elektroniskt lagrade uppgifter vid informationsutbyte mellan unionsinstitutionerna och tredje parter.

(138)

Utvecklingen mot elektroniskt utbyte av information och elektroniskt översändande av handlingar, i förekommande fall inbegripet e-upphandling, som medför väsentliga förenklingar, bör åtföljas av tydliga villkor för godkännandet av de system som ska användas, i syfte att upprätta en rättsligt sund miljö och samtidigt bibehålla tillräcklig flexibilitet vid förvaltningen av unionsmedel såväl för deltagare och mottagare som för utanordnare i enlighet med denna förordning.

(139)

För att förbättra styrningen av och kvaliteten på interoperabla digitala offentliga tjänster bör medlemsstaterna, unionsinstitutionerna, genomförandeorgan och unionsorgan, i största möjliga utsträckning tillämpa den europeiska interoperabilitetsramen.

(140)

Det bör fastställas regler för sammansättningen av och arbetsuppgifterna för den kommitté som ska utvärdera ansökningar inom upphandlingsförfaranden, förfaranden för beviljande av bidrag och pristävlingar. Det bör vara möjligt för kommittén att inkludera externa experter om denna möjlighet har fastställts i den grundläggande rättsakten.

(141)

Enligt god förvaltningssed bör utanordnaren vid behov begära klargöranden eller kompletterande handlingar, så länge som principen om likabehandling upprätthålls och det inte medför några väsentliga ändringar i ansökningshandlingarna. Utanordnaren bör ha möjlighet att besluta att avstå från att begära in sådana kompletteringar i vederbörligen motiverade fall. Dessutom bör utanordnaren själv få rätta uppenbara skrivfel eller begära att deltagaren rättar till felet eller felen i fråga.

(142)

En sund ekonomisk förvaltning bör kräva att kommissionen begär garantier vid utbetalning av förfinansiering. Kravet att entreprenörer och bidragsmottagare ska ställa garantier bör inte längre gälla automatiskt, utan i stället baseras på en riskanalys. Om utanordnaren under genomförandet upptäcker att en borgensman i enlighet med tillämplig nationell rätt inte är eller inte längre är bemyndigad att utfärda garantier bör utanordnaren få kräva att en ny garanti ställs.

(143)

De olika reglerna för direkt och indirekt förvaltning, särskilt när det gäller begreppet budgetgenomförandeuppgifter, har skapat förvirring och medfört risker för misstag vid bedömning av kvalifikationer både från kommissionens och dess partner sida, och bör därför förenklas och harmoniseras.

(144)

Bestämmelserna om förhandsbedömningar indelade per pelare av personer och enheter som förvaltar unionsmedel inom ramen för indirekt förvaltning bör revideras, för att göra det möjligt för kommissionen att förlita sig så mycket som möjligt på de system, regler och förfaranden, inbegripet tillbörlig aktsamhet, som används av dessa personer och enheter, och som bedömts vara likvärdiga med dem som används av kommissionen. Det är också viktigt att klargöra att kommissionen, i fall där bedömningen visar på områden där de gällande förfarandena inte räcker till för att skydda unionens ekonomiska intressen, samtidigt bör kunna ingå bidragsöverenskommelser och vidta lämpliga tillsynsåtgärder. Det måste också göras klart under vilka omständigheter kommissionen får besluta att inte kräva en förhandsbedömning per pelare för att underteckna bidragsöverenskommelser.

(145)

För att säkerställa ett effektivt genomförande av budgeten är det lämpligt att ytterligare klargöra tillämpningen av proportionalitetsprincipen på indirekt förvaltning. Även om proportionalitetsprincipen inte kan påverka arten av de skyldigheter som införs genom den relevanta tillämpliga rättsliga ramen, bör den användas systematiskt i samarbetet med unionens genomförandepartner, för att hitta rätt balans mellan skyddet av unionens ekonomiska intressen och bevarandet av unionens förmåga att genomföra sin politik. Vissa anpassningar och omstruktureringar av de relevanta bestämmelserna bör göras. Detta bör inte tolkas som att det i praktiken begränsar de rättigheter och den tillgång som krävs för att den behöriga utanordnaren, Eppo när det gäller de medlemsstater som deltar i fördjupat samarbete enligt rådets förordning (EU) 2017/1939 (27), Olaf, revisionsrätten och, i tillämpliga fall, relevanta nationella myndigheter ska kunna utöva sina respektive befogenheter på ett heltäckande sätt.

(146)

I enlighet med proportionalitetsprincipen är det nödvändigt att föreskriva att de skyldigheter som föreskrivs i denna förordning ska tillämpas på de slutmottagare som får stöd från budgeten inom ramen för finansieringsinstrument eller budgetgarantier. Denna ansökan bör ta vederbörlig hänsyn till och stå i proportion till slutmottagarnas och åtgärdens karaktär samt de ekonomiska riskerna. En onödig administrativ börda bör undvikas, särskilt om slutmottagarna är mikroföretag samt små och medelstora företag (SMF-företag) och jämförbara ekonomiska aktörer med motsvarande omsättning eller balansomslutning.

(147)

De finansiella regler som fastställs i denna förordning bör hållas enkla och tydliga för att undvika överreglering och ytterligare administrativa bördor för mottagarna av unionsmedel, medlemsstaterna, unionsinstitutionerna eller andra personer och enheter som genomför budgeten.

(148)

Proportionalitetsprincipen måste också tillämpas på bedömningen av regler, system och förfaranden hos enheter som redan har bedömts med framgång, t.ex. enheter som använder regler som fastställts av kommissionen, vilka bör undantas från förhandsbedömning. Det bör också vara möjligt att från förhandsbedömningen undanta organisationer i medlemsstaterna som anförtrotts förvaltningen av unionsmedel inom ramen för delad förvaltning.

(149)

Det är nödvändigt att klargöra att principerna om likabehandling och icke-diskriminering gäller när enheter väljs ut att arbeta inom ramen för indirekt förvaltning till följd av en inbjudan att anmäla intresse.

(150)

Ersättning till de personer och enheter som ansvarar för genomförandet av budgeten bör, där så är relevant och möjligt, vara prestationsbaserad.

(151)

För att säkerställa integriteten hos budgeten när den genomförs inom ramen förindirekt förvaltning är det lämpligt att begära att genomförandepartnerna informerar kommissionen om misstänkta fall av bedrägeri, korruption eller annan olaglig verksamhet och att sådana skyldigheter införs i avtal som de ingår med tredje parter inom ramen för indirekt förvaltning.

(152)

Kommissionens partnerskap med tredjeländer ingås i form av finansieringsöverenskommelser. Det är viktigt att klargöra sådana finansieringsöverenskommelsers innehåll, särskilt i fråga om de delar av en åtgärd som genomförs av tredjeländer inom ramen för indirekt förvaltning.

(153)

Det är också viktigt att ta hänsyn till de speciella egenskaperna hos blandfinansieringsinstrument eller blandfinansieringsplattformar, där kommissionen bidrar tillsammans med finansinstitut, och förtydliga tillämpningen av bestämmelserna om finansieringsinstrument och budgetgarantier.

(154)

Regler och principer för offentliga kontrakt som tilldelas av unionsinstitutioner för egen räkning bör baseras på reglerna i Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/23/EU (28) och direktiv 2014/24/EU.

(155)

Erfarenheten har visat att tillämpningen av bestämmelserna om upphandling i denna förordning inte är lämplig vid offentlig upphandling av finansiella tjänster med anknytning till utfärdande, försäljning, förvärv eller överlåtelse av värdepapper eller andra finansiella instrument i den mening som avses i Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/65/EU (29), som används av kommissionen i samband med dess upp- och utlåning, kapitalförvaltning och likviditetsförvaltning. Detta inbegriper tjänster som tillhandahålls av centralbanker, Europeiska stabilitetsmekanismen, EIB och andra internationella finansinstitut samt nationella enheter som ansvarar för emittering och förvaltning av statspapper. Av detta skäl och i enlighet med artikel 10 i direktiv 2014/24/EU bör bestämmelserna om upphandling i denna förordning inte tillämpas på dessa tjänster.

(156)

Mot bakgrund av covid-19-pandemin är det lämpligt att ändra definitionen av kris, som särskilt gäller de gemensamma bestämmelserna och upphandling inom området för yttre åtgärder och bör omfatta människors och djurs hälsa, livsmedelstrygghet och livsmedelssäkerhetshot och globala hot mot hälsan. För att möjliggöra den flexibilitet som krävs för att säkerställa en snabb reaktion på oförutsedda och synnerligen brådskande omständigheter till följd av en kris, bör den upphandlande myndigheten tillåtas att tillämpa förenklade upphandlingsregler, såsom användning av förhandlat förfarande utan föregående meddelande om upphandling som är tillämpligt på krissituationer och godtagande av bevis på uteslutnings- och urvalskriterier från den förmodade utvalda anbudsgivaren efter tilldelningsbeslutet, men under alla omständigheter innan kontraktet undertecknas. Den upphandlande myndigheten bör också ha flexibilitet att undantagsvis ändra ett kontrakt eller ett ramavtal, utöver de tillämpliga tröskelvärdena, utan ett upphandlingsförfarande för att hantera en kris. I en krissituation bör det dessutom undantagsvis vara möjligt att lägga till nya upphandlande myndigheter efter att ett upphandlingsförfarande inletts och innan kontraktet undertecknas eller efter en ändring av ett kontrakt utan att begränsa konkurrensen. En krisförklaring bör krävas i enlighet med relevanta interna regler innan sådana förenklade regler tillämpas, med undantag för upphandling på området för yttre åtgärder där en sådan förklaring inte krävs. Dessutom bör de behöriga utanordnarna från fall till fall motivera den synnerliga brådska som följer av den kris som tillkännagetts.

(157)

När det gäller blandade kontrakt bör det förtydligas hur de upphandlande myndigheterna ska avgöra vilka regler som är tillämpliga.

(158)

De åtgärder för offentliggörande som krävs före och efter ett upphandlingsförfarande bör förtydligas när det gäller kontrakt vars värde uppgår till eller överstiger de tröskelvärden som fastställs i direktiv 2014/24/EU, för kontrakt som understiger dessa tröskelvärden samt för kontrakt som inte omfattas av det direktivet.

(159)

Denna förordning bör innehålla en uttömmande förteckning över alla upphandlingsförfaranden som används av unionsinstitutionerna oavsett upphandlingens tröskelvärden.

(160)

För att förenkla administrationen och uppmuntra SMF-företags deltagande bör förhandlade förfaranden få användas för kontrakt till medelhögt värde.

(161)

Vid behov bör det vara möjligt att genomföra en gemensam upphandling mellan å ena sidan en eller flera upphandlande myndigheter i medlemsstaterna och å andra sidan unionsinstitutioner, organ eller genomförandeorgan, utan att dessa institutioner, organ eller genomförandeorgan är skyldiga att förvärva byggentreprenader, varor eller tjänster. För att göra det möjligt för upphandlande myndigheter att fullt ut dra nytta av den inre marknadens potential när det gäller stordriftsfördelar och delning av risker och fördelar, bör möjligheterna för unionsinstitutioner, unionsorgan eller genomförandeorgan att köpa varor eller tjänster på två eller flera medlemsstaters vägnar utvidgas. En unionsinstitution, ett unionsorgan eller ett genomförandeorgan bör kunna genomföra det relevanta upphandlingsförfarandet på medlemsstaternas vägnar eller i deras namn på grundval av ett avtal mellan parterna, eller agera som grossist genom att köpa, lagra och sälja eller donera varor och tjänster, inbegripet hyror, till medlemsstater eller partnerorganisationer som den har valt ut. I enlighet med bestämmelserna om sekundärlagstiftningens överensstämmelse med denna förordning kan andra unionslagstiftningsakter innehålla mer specifika regler om gemensam upphandling eller upphandling på medlemsstaternas vägnar eller i deras namn. I samband med detta bör sådana undantag tydligt anges i sådana akter liksom de särskilda skäl som berättigar dem.

(162)

På samma sätt som direktiv 2014/24/EU bör denna förordning tillåta att marknadsundersökningar görs innan ett upphandlingsförfarande inleds. För att säkerställa att innovationspartnerskap enbart används när den byggnadsentreprenad, vara eller tjänst som efterfrågas inte finns på marknaden, eller har kommit så långt i sin utveckling att en marknadslansering är nära, bör det vara obligatoriskt enligt denna förordning att utföra en sådan preliminär marknadsundersökning innan ett innovationspartnerskap inleds.

(163)

Det bör dessutom förtydligas hur de upphandlande myndigheterna kan bidra till att skydda miljön och främja en hållbar utveckling samtidigt som de sörjer för bästa möjliga förhållande mellan kvalitet och pris i sina kontrakt, i synnerhet genom att kräva särskild märkning eller genom användning av lämpliga tilldelningsmetoder.

(164)

I linje med målen i den europeiska gröna given bör framsteg i genomförandet av miljöanpassningsaspekter säkerställas genom att, när så är relevant, inkludera anbudsinfordringar, gröna urvals- eller tilldelningskriterier, vilket kommer att uppmuntra de ekonomiska aktörerna att erbjuda mer hållbara alternativ.

(165)

För att säkerställa att de ekonomiska aktörerna i samband med genomförandet av kontrakt uppfyller de tillämpliga miljö-, social- och arbetsrättsliga skyldigheter som fastställts i unionsrätten, nationell rätt, kollektivavtal eller i de internationella sociala och miljörelaterade konventioner som anges i bilaga X till direktiv 2014/24/EU bör sådana skyldigheter ingå i de minimikrav som fastställts av den upphandlande myndigheten och bör integreras i de kontrakt som undertecknas av den upphandlande myndigheten.

(166)

Åtskillnad bör göras mellan olika situationer som vanligen går under benämningen intressekonflikt, och hantera dem separat enligt kategori. Begreppet intressekonflikt bör endast användas om den som befinner sig i en sådan situation är en person eller enhet med ansvar för budgetplanering, revision eller kontroll, eller en tjänsteman eller en anställd vid en av unionsinstitutionerna eller vid en nationell myndighet, oberoende av på vilken nivå. Försök att påverka ett förfarande för tilldelning på ett otillbörligt sätt eller komma åt konfidentiella uppgifter bör hanteras som allvarligt fel i yrkesutövningen, som kan leda till att enheten eller personen avvisas från förfarandet för tilldelning och/eller utesluts från unionsmedel. Ekonomiska aktörer kan också befinna sig i en situation som gör att de på grund av en konflikt i yrkesmässiga intressen inte bör väljas ut för att genomföra ett kontrakt. Till exempel bör ett företag inte bedöma ett projekt i vilket det själv har deltagit, och inte heller bör en revisor granska räkenskaper vars riktighet denne tidigare själv har intygat. I samband med bedömningen av intressekonflikter och skyldigheten att inrätta system för att upptäcka och förebygga sådana konflikter bör proportionalitetsprincipen respekteras. De som bedömer intressekonflikter på unionsnivå och nationell nivå bör ges lämplig vägledning med ytterligare förtydliganden om bedömningen, för rättssäkerhetens skull.

(167)

För att säkerställa att det inte finns några yrkesmässiga intressekonflikter som kan påverka eller riskera att påverka förmågan att fullgöra kontraktet på ett oberoende, opartiskt och objektivt sätt, är det nödvändigt att klargöra den upphandlande myndighetens och anbudssökandenas eller anbudsgivarnas skyldigheter. Å ena sidan bör anbudssökande, anbudsgivare och, i förekommande fall, enheter vars kapacitet de förlitar sig på samt planerade underleverantörer deklarera att det inte finns några sådana intressekonflikter, och lämna information om detta på begäran. Å andra sidan bör den upphandlande myndigheten bedöma förekomsten av sådana yrkesmässiga intressekonflikter när de deklareras eller på grundval av ytterligare information. Om sådana yrkesmässiga intressekonflikter konstateras bör detta leda till att tilldelningen avslås.

(168)

En konkurrenskraftig och öppen inre marknad bör säkerställa lika spelregler och göra det möjligt för både europeiska och utländska ekonomiska aktörer att konkurrera på meriter. Utländska subventioner kan snedvrida den inre marknaden och undergräva lika spelregler i upphandlingsförfaranden där de ekonomiska aktörer som tilldelas kontrakt till exempel har gynnats av utländska subventioner. För att avhjälpa denna risk fastställs i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2022/2560 (30) regler och förfaranden för utredning av utländska subventioner som faktiskt eller potentiellt snedvrider den inre marknaden och, i förekommande fall, för att säkerställa att dessa snedvridningar åtgärdas. För överensstämmelse mellan de regler som är tillämpliga på medlemsstaterna och upphandlingsförfarandena enligt denna förordning bör unionsinstitutioner, unionsorgan och genomförandeorgan i tillämpliga delar tillämpa samma regler och förfaranden för utländska subventioner som fastställs i förordning (EU) 2022/2560.

(169)

För att säkerställa enhetliga villkor för genomförandet av denna förordning bör kommissionen tilldelas genomförandebefogenheter med avseende på förfaranden och därmed sammanhängande inslag som rör preliminära granskningar och fördjupade utredningar av utländska ekonomiska bidrag som erhållits i ett upphandlingsförfarande. Dessa genomförandebefogenheter bör utövas i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 182/2011 (31).

(170)

I enlighet med direktiv 2014/24/EU bör det vid varje beställning vara möjligt att kontrollera om en ekonomisk aktör är föremål för uteslutning, tillämpa urvals- och tilldelningskriterierna samt kontrollera överensstämmelsen med upphandlingsdokumenten. Därmed bör det vara möjligt att förkasta anbud i enlighet med tilldelningskriterierna utan att först behöva kontrollera anbudsgivaren när det gäller uteslutnings- eller urvalskriterierna.

(171)

Kontrakt bör tilldelas på grundval av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet enligt artikel 67 i direktiv 2014/24/EU.

(172)

Av rättssäkerhetsskäl är det nödvändigt att förtydliga att urvalskriterierna är nära kopplade till utvärderingen av anbudssökande eller anbudsgivare och att tilldelningskriterierna har en stark koppling till utvärderingen av anbudsgivare. För att anpassa unionens upphandlingsregler till direktiv 2014/24/EU bör de upphandlande myndigheterna också som ett tilldelningskriterium få använda arbetsorganisationen samt kvalifikationer och erfarenheter hos den personal som utsetts att fullgöra det berörda kontraktet, om de avsevärt kan påverka kvaliteten på fullgörandet av kontraktet och därmed anbudets ekonomiska värde. Upphandlande myndigheter som använder sig av något av dessa tilldelningskriterier bör med lämpliga kontraktsmedel se till att den personal som avdelats för att fullgöra kontraktet faktiskt uppfyller de angivna kvalitetsnormerna. De upphandlande myndigheterna bör ge sitt samtycke till varje byte av sådan personal och bör kontrollera om ersättande personal ger en likvärdig kvalitetsnivå som den ersatta personalen. Dessutom bör det säkerställas att det inte förekommer någon överlappning och dubbel utvärdering av samma del inom ramen för urvals- och tilldelningskriterierna.

(173)

För att minska tidsödande förfaranden och göra det möjligt för upphandlande myndigheter att till fullo utnyttja de möjligheter som dynamiska inköpssystem erbjuder är det nödvändigt att förenkla reglerna för dessa system. Systemen bör i synnerhet drivas i form av ett selektivt förfarande, så att alla ekonomiska aktörer som lämnar in en anbudsansökan och uppfyller uteslutnings- och urvalskriterierna kan delta i upphandlingsförfaranden som genomförs genom det dynamiska inköpssystemet under dess giltighetstid, som inte bör begränsas till fyra år. Anbud kan också lämnas i form av en elektronisk katalog, särskilt för färdiga produkter eller tjänster som är allmänt tillgängliga på marknaden. För att minska den administrativa bördan bör dessutom kravet på att utse en öppnings- och utvärderingskommitté frångås för specifika upphandlingar inom ramen för ett dynamiskt inköpssystem.

(174)

Med tanke på framstegen med digitaliseringen av upphandlingsförfarandena bör det klargöras att offentliga öppningar för öppna förfaranden kan anordnas på distans via videokonferenser.

(175)

För att förenkla och anpassa sig till de regler som gäller för unionsinstitutionernas upphandling för egen räkning bör skyldigheten att offentliggöra förteckningen över utvalda anbudssökande som ska inbjudas att lämna anbud på kommissionens webbplats tas bort när det gäller området för yttre åtgärder.

(176)

Unionens upphandling bör säkerställa att dess medel används på ett effektivt, transparent och ändamålsenligt sätt, samtidigt som den administrativa bördan minskar för mottagarna av unionsmedel. I detta sammanhang bör e-upphandling bidra till effektivare användning av unionsmedel och underlätta tillgången till offentliga upphandlingsomgångar för alla ekonomiska aktörer. Alla unionsinstitutioner som genomför en upphandling bör på sina webbplatser offentliggöra tydliga regler om förvärv, utgifter och övervakning samt alla kontrakt som tilldelats, inbegripet deras värde.

(177)

Vid e-upphandling bör det elektroniska informationsutbytet med deltagarna i största möjliga utsträckning bygga på befintliga standarder, såsom det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet och de standarder för e-fakturering som föreskrivs i kommissionens genomförandeförordning (EU) 2016/7 (32) respektive direktiv 2014/55/EU.

(178)

Det bör förtydligas att varje förfarande består av ett öppningsskede och ett utvärderingsskede. Ett beslut om tilldelning bör alltid grundas på en utvärdering.

(179)

När anbudssökande och anbudsgivare underrättas om resultatet av ett förfarande bör de informeras om de skäl som ligger till grund för beslutet och få en detaljerad redogörelse för orsakerna på grundval av utvärderingsrapportens innehåll.

(180)

Det är lämpligt att precisera att anbudsgivare vars anbud förkastats men vars anbud uppfyller kraven bör ha rätt att på begäran få information om vilka egenskaper och relativa fördelar som kännetecknar det utvalda anbudet. Anbudsgivare vars anbud förkastats bör på begäran få ytterligare information även om deras anbud inte har kontrollerats på grund av den valda rangordningen av kriterier. Det bör också klargöras att anbudsgivare vars anbud förkastats inte bör ha tillgång till sådan information.

(181)

Vid ramavtal med förnyad konkurrensutsättning bör det inte finnas någon skyldighet att informera en entreprenör vars anbud inte valts ut om de egenskaper och relativa fördelar som kännetecknar det utvalda anbudet, eftersom mottagandet av sådan information av parter i samma ramavtal varje gång en förnyad konkurrensutsättning görs kan motverka sund konkurrens mellan dessa parter.

(182)

Den upphandlande myndigheten bör kunna avbryta upphandlingsförfarandet, eller delvis avbryta förfaranden som tilldelas i delar eller genom upphandling från flera leverantörer innan kontraktet har undertecknats utan att de anbudssökande eller anbudsgivarna har rätt att kräva ersättning. Detta bör inte påverka situationer där den upphandlande myndigheten har agerat på ett sådant sätt att den kan vara skadeståndsansvarig i enlighet med de allmänna principerna i unionsrätten.

(183)

Tilldelning av kontrakt efter upphandling med flera leverantörer bör tillåtas i vederbörligen motiverade fall, särskilt för att undvika ett alltför stort beroende av en enda leverantör för kritisk utrustning och kritiska tjänster, med beaktande av målen om tekniskt oberoende och tjänstekontinuitet.

(184)

På samma sätt som i direktiv 2014/24/EU är det nödvändigt att klargöra under vilka omständigheter det är möjligt att ändra ett kontrakt under genomförandets gång utan ett nytt upphandlingsförfarande. I synnerhet bör ett nytt upphandlingsförfarande inte krävas vid administrativa förändringar, generell övergång och tillämpning av tydliga och entydiga översynsklausuler eller alternativ som inte ändrar minimikraven i det ursprungliga förfarandet. Ett nytt upphandlingsförfarande bör krävas om väsentliga ändringar görs av det ursprungliga kontraktet, särskilt i fråga om omfattningen av och innehållet i parternas ömsesidiga rättigheter och skyldigheter, inbegripet fördelningen av immateriella rättigheter. Sådana ändringar visar att parterna har för avsikt att omförhandla viktiga kontraktsvillkor, särskilt om ändringarna skulle ha påverkat resultatet av förfarandet, om de ändrade kontraktsvillkoren hade ingått i det ursprungliga förfarandet.

(185)

Erfarenheten har visat att det är nödvändigt att klargöra i vilka fall en ändring ska anses ändra kontraktsföremålet.

(186)

Det är nödvändigt att införa en möjlighet att kräva en fullgörandegaranti för byggentreprenader, varuleveranser eller komplexa tjänster, för att säkerställa efterlevnad av väsentliga kontraktsskyldigheter och ett korrekt fullgörande under kontraktets hela löptid. Det är också nödvändigt att föreskriva en möjlighet att kräva innehållandegaranti som täcker kontraktsperioden, i linje med sedvanlig praxis inom berörda sektorer.

(187)

I syfte att fastställa vilka tröskelvärden och förfaranden som ska vara tillämpliga är det nödvändigt att förtydliga huruvida unionsinstitutioner, genomförandeorgan och unionsorgan ska betraktas som upphandlande myndigheter. De bör inte betraktas som upphandlande myndigheter i fall där de gör inköp från en inköpscentral. Dessutom utgör unionsinstitutionerna en enda juridisk person och deras avdelningar kan inte ingå kontrakt utan endast servicenivåavtal mellan varandra.

(188)

Det är lämpligt att i denna förordning inkludera en hänvisning till de tröskelvärden som fastställs i direktiv 2014/24/EU för byggentreprenader och för varuleveranser och tjänster samt i direktiv 2014/23/EU för koncessioner. Den revidering av dessa tröskelvärden som föreskrivs i direktiven 2014/24/EU och 2014/23/EU bör därför vara direkt tillämplig på upphandlingar och koncessioner enligt denna förordning.

(189)

Tilldelningen av koncessioner bör förenklas genom att tröskelvärdena i direktiv 2014/23/EU tillämpas på koncessioner.

(190)

I syfte att harmonisera och förenkla bör de standardförfaranden som är tillämpliga på upphandling också tillämpas på inköp inom ramen för det enklare systemet för tilldelning av kontrakt för sociala tjänster och andra särskilda tjänster som avses i artikel 74 i direktiv 2014/24/EU. Tröskelvärdet för inköp inom ramen för det enklare systemet bör därför anpassas till tröskelvärdet för tjänstekontrakt.

(191)

För att bättre anpassa upphandlingsförfarandena till marknadsvillkoren utanför unionen bör denna förordning innehålla särskilda bestämmelser enligt vilka unionens delegationer tilldelar kontrakt för egen räkning i tredjeländer. Det är därför lämpligt att se över de tröskelvärden för tilldelning av kontrakt som tillämpas av unionens delegationer i tredjeländer och anpassa dem till de tröskelvärden som tillämpas för tilldelning av kontrakt inom området för yttre åtgärder.

(192)

Det är nödvändigt att förtydliga hur den frysningsperiod som ska iakttas innan avtalet eller ramavtalet undertecknas ska tillämpas.

(193)

Reglerna för upphandling inom området för yttre åtgärder bör vara förenliga med principerna i direktiven 2014/23/EU och 2014/24/EU.

(194)

Reglerna om tillträde till upphandling, som är tillämpliga både vid tidpunkten för inlämnande av anbud och under genomförandet av kontraktet, bör omfatta de villkor som fastställs i genomförandeakter (åtgärder inom ramen för instrumentet för internationell upphandling) som antagits enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2022/1031 (33) samt de respektive skyldigheter för anbudsgivare som tilldelats kontrakt enligt den förordningen.

(195)

För att göra befintliga upphandlingsbestämmelser mindre komplicerade, mer samordnade sinsemellan och lättare att överblicka bör de allmänna upphandlingsreglerna och de specifika reglerna för upphandling inom området för yttre åtgärder disponeras om, och onödiga upprepningar och korshänvisningar bör tas bort.

(196)

Det är nödvändigt att förtydliga vilka ekonomiska aktörer som får delta i upphandling enligt denna förordning beroende på var aktörerna har sitt säte, och bestämmelserna bör uttryckligen tillåta även internationella organisationer att delta.

(197)

I vederbörligen motiverade fall, när kontraktet ska tilldelas av en unionsdelegation i ett tredje land, eller uteslutande i en unionsdelegations intresse i ett tredjeland, bör den behöriga utanordnaren ha rätt att ge fysiska eller juridiska personer som är etablerade i ett tredjeland som inte har ett särskilt avtal med unionen på upphandlingsområdet tillträde till upphandlingsförfarandet. Denna flexibilitet bör särskilt medges om det inte finns några fysiska eller juridiska personer som är etablerade i länder som har tillträde till upphandlingen enligt ett särskilt avtal med unionen på upphandlingsområdet som kan tillhandahålla det arbete, de varor eller de tjänster som krävs.

(198)

För att uppnå en rimlig balans mellan behovet av transparens och ökad samstämmighet mellan upphandlingsreglerna å ena sidan, och behovet av flexibilitet i fråga om vissa tekniska aspekter av dessa regler å andra sidan, bör de tekniska reglerna om upphandling anges i en bilaga till denna förordning, och befogenheten att anta akter i enlighet med artikel 290 i EUF-fördraget bör delegeras till kommissionen i fråga om ändringar av den bilagan.

(199)

Det är nödvändigt att förtydliga tillämpningsområdet för den avdelning som gäller bidrag, särskilt i fråga om vilka åtgärder som är bidragsberättigande och vilka kategorier av organ som kan komma i fråga som mottagare, samt hur de rättsliga åtaganden som ligger till grund för bidrag ska vara utformade. Förfarandet med bidragsbeslut bör fasas ut på grund av dess begränsade användning, samtidigt som formen e-bidrag successivt införs. Textens disposition bör förenklas genom att bestämmelser om instrument som inte utgör bidrag flyttas till andra delar av denna förordning. Det bör klargöras vilka typer av organ som kan få administrationsbidrag genom att inte längre hänvisa till organ som inrättats för att uppnå ett mål av allmänt unionsintresse, eftersom dessa organ täcks av begreppet organ som har ett mål som omfattas av och stöder unionens politik.

(200)

För att förenkla förfarandena i denna förordning och öka dess läsbarhet bör de regler som gäller innehållet i bidragsansökan, inbjudan att lämna förslag och bidragsöverenskommelser förenklas och göras enhetliga.

(201)

För att underlätta genomförandet av åtgärder som finansieras av flera givare, där den totala finansieringen av åtgärden ännu inte är definitiv vid tidpunkten för unionens budgetåtagande, behöver det klargöras hur unionens bidrag definieras och vilken metod som ska användas för att kontrollera hur dess medel har använts.

(202)

En ny kategori i form av bidrag till mycket lågt värde uppgående till ett belopp på högst 15 000 EUR bör införas i syfte att förenkla de administrativa kraven för sökande av unionsfinansiering. Med tanke på sådana bidrags mycket låga värde bör kraven på inlämnande av en försäkran på heder och samvete och på bedömning av den finansiella kapaciteten frångås.

(203)

För att ytterligare förenkla bidragsansökningar i linje med sund ekonomisk förvaltning bör det vara möjligt för utanordnaren att på grundval av en riskbedömning besluta att kontrollerna av den finansiella kapaciteten endast ska inriktas på huvudsökanden.

(204)

Erfarenheterna från tillämpningen av enhetsbelopp, enhetskostnader eller finansiering till en schablonsats har visat att dessa former av finansiering har lett till en betydande förenkling av de administrativa förfarandena samt väsentligt minskat riskerna för fel. Oberoende av det område på vilket unionen intervenerar utgör enhetsbelopp, enhetskostnader och schablonsatser lämpliga finansieringsformer, särskilt när det gäller standardiserade och återkommande åtgärder som rörlighet eller utbildning. Eftersom institutionellt samarbete mellan medlemsstaternas offentliga förvaltningar och stödmottagande länder eller partnerländer (institutionell partnersamverkan) genomförs av medlemsstatsinstitutioner, är användningen av förenklade kostnadsalternativ motiverad och bör främja deras engagemang. För att åstadkomma ökad effektivitet bör medlemsstaterna och andra mottagare av unionsmedel kunna öka användningen av förenklade kostnadsalternativ. I detta sammanhang bör villkoren för att utnyttja enhetsbelopp, enhetskostnader och schablonsatser göras mer flexibla. Det bör uttryckligen anges att ett enda enhetsbelopp får användas för att täcka samtliga stödberättigande kostnader för en åtgärd eller ett arbetsprogram. Som ett uttryck för ökat resultatfokus bör man prioritera lösningar där finansieringen är avhängig av output. Enhetsbelopp, enhetskostnader och schablonsatser som bygger på resursanvändning bör dock förbli ett alternativ i fall där output-baserad finansiering inte är möjlig eller lämplig.

(205)

För att säkerställa rättslig säkerhet är det nödvändigt att klargöra att när ett bidrag ges i form av finansiering som inte är kopplad till kostnader är bestämmelserna om en preliminär budget, samfinansiering och ingen dubbelfinansiering inte tillämpliga, eftersom de inte kan tillämpas i ett fall där det belopp som ska återbetalas är kopplat till fastställda villkor eller resultat och är frikopplat från de underliggande kostnaderna.

(206)

De administrativa förfarandena för att godkänna enhetsbelopp, enhetskostnader och schablonsatser bör förenklas genom att rätten att besluta om sådana godkännanden tilldelas den ansvariga utanordnaren. Om så är lämpligt på grund av verksamhetens eller utgiftens natur, eller därför att det finns flera berörda utanordnare, kan en sådan befogenhet att godkänna finansieringsformen ligga hos kommissionen.

(207)

För att kompensera för brister i tillgången till uppgifter som behövs för att fastställa enhetsbelopp, enhetskostnader och schablonsatser bör det vara tillåtet att använda sig av expertbedömningar.

(208)

Samtidigt som de möjligheter som erbjuds genom utökad användning av förenklade finansieringsformer bör utnyttjas, bör iakttagande av principen om sund ekonomisk förvaltning och framför allt principerna om sparsamhet och om effektivitet samt principen om att ingen dubbelfinansiering får förekomma säkerställas. Därför bör förenklade former av finansiering säkerställa att de resurser som används är tillräckliga för de mål som ska uppnås, att samma kostnader inte finansieras mer än en gång ur budgeten, att medfinansieringsprincipen iakttas och att det undviks att mottagarna överkompenseras totalt sett. Därför bör förenklade finansieringsformer grundas på statistiska uppgifter eller redovisningsuppgifter, liknande objektiva underlag eller en expertbedömning. Dessutom bör lämpliga verifieringar, kontroller och regelbundna bedömningar fortsätta att tillämpas.

(209)

Tillämpningsområdena för verifieringar och kontroller respektive regelbundna bedömningar av enhetsbelopp, enhetskostnader eller schablonsatser. Dessa verifieringar och kontroller bör först och främst avse huruvida villkoren för utbetalningen av enhetsbelopp, enhetskostnader eller schablonbelopp är uppfyllda, inklusive där så krävs att output och/eller resultat har uppnåtts. Dessa villkor bör inte kräva någon rapportering av de kostnader som bidragsmottagaren faktiskt ådragit sig. När sifferuppgifter för enhetsbelopp, enhetskostnader eller schablonsats har bestämts i förväg av den behöriga utanordnaren eller av kommissionen bör dessa uppgifter inte ifrågasättas i samband med efterhandskontroller. Detta bör inte hindra att ett bidrag sänks vid bristfälligt, ofullständigt eller för sent genomförande eller vid oriktigheter, bedrägerier eller ett åsidosättande av andra skyldigheter. I synnerhet bör ett bidrag minskas om villkoren för utbetalningen av enhetsbelopp, enhetskostnader eller schablonsatser inte är uppfyllda. De regelbundna bedömningarnas frekvens och omfattning bör vara avhängig kostnadernas utveckling och art, i synnerhet med hänsyn till betydande ändringar i marknadspriser och andra relevanta omständigheter. De regelbundna bedömningarna skulle kunna leda till uppdateringar av enhetsbelopp, enhetskostnader eller schablonsatser som sedan tillämpas på framtida avtal, men bör inte användas för att ifrågasätta de enhetsbelopp, enhetskostnader eller schablonsatser som redan har överenskommits. De regelbundna bedömningarna av enhetsbelopp, enhetskostnader eller schablonsatser kan kräva tillgång till bidragsmottagarens räkenskaper, för statistiska och metodologiska ändamål, och sådan tillgång är också nödvändig för att kunna förebygga och spåra bedrägerier.

(210)

Om ett bidrag ges i form av schablonbelopp, enhetskostnader eller enhetsbelopp och det därför inte görs någon efterhandskontroll av de underliggande kostnaderna, är det inte möjligt att kontrollera att de stödberättigande kostnaderna uppkommit under åtgärdens löptid. För att säkerställa rättslig säkerhet bör det klargöras att efterhandsverifieringar och kontroller av bidragsmottagare kommer att kontrollera att villkoren för utbetalning av schablonbelopp, enhetskostnader eller enhetsbelopp har uppfyllts under genomförandeperioden.

(211)

För att underlätta för små organisationer att delta i genomförandet av unionens politik är det, särskilt mot en bakgrund av knappa resurser, nödvändigt att värdet på frivilligarbete erkänns som en stödberättigande kostnad. Som ett resultat därav bör sådana organisationer ha möjlighet att i högre grad förlita sig på frivilligarbetare för att tillhandahålla medfinansieringen av åtgärden eller arbetsprogrammet. Utan att detta påverkar tillämpningen av den maximala medfinansieringssats som anges i den grundläggande rättsakten bör unionens bidrag i dessa fall begränsas till de beräknade stödberättigande kostnaderna utöver dem som motsvarar själva frivilligarbetet. Eftersom frivilligarbete utförs av tredje parter utan ersättning från bidragsmottagaren innebär denna begränsning att man undviker att betala ut ersättning för kostnader som i praktiken inte belastar mottagaren. Dessutom bör värdet av frivilligarbetet inte överstiga 50 % av värdet på bidrag in natura och eventuell annan medfinansiering.

(212)

För att säkerställa rättslig säkerhet bör det klargöras att om bidrag in natura från tredje parter i form av frivilligarbete redovisas som stödberättigande kostnader i den preliminära budgeten, bör den samfinansiering på vilken gränsen på 50 % tillämpas omfatta alla finansieringskällor, dvs. unionsbidrag, bidrag in natura och andra finansieringskällor.

(213)

I syfte att skydda en av de grundläggande principerna för offentliga finanser bör principen om icke-vinst bibehållas i förordningen.

(214)

För att säkerställa rättssäkerhet vid beräkningen av unionens bidrag vid vinst i ett bidrag som finansieras genom budgeten bör det klargöras att återkravet av den procentandel av vinsten som motsvarar unionens bidrag till de stödberättigande kostnaderna inte bör skilja mellan faktiskt uppkomna kostnader och förenklade kostnader.

(215)

I princip bör bidrag tilldelas efter inbjudan att lämna förslag. I fall där undantag medges bör de tolkas och tillämpas restriktivt med avseende på räckvidd och varaktighet. Möjligheten att i undantagsfall bevilja bidrag utan ansökningsomgång till organ med ett faktiskt eller rättsligt monopol bör endast användas när de berörda organen är de enda som kan genomföra de relevanta typerna av verksamhet eller har tilldelats detta monopol enligt lag eller av en offentlig myndighet.

(216)

Inom ramen för utvecklingen i riktning mot e-bidrag och e-upphandling bör sökande och anbudsgivare endast en gång inom en viss tidsperiod behöva styrka sin rättsliga ställning och ekonomiska bärkraft och bör inte behöva lämna in kompletterande dokument för varje förfarande för tilldelning. Det är därför nödvändigt att anpassa kraven för det antal år för vilka handlingar kommer att begäras i samband med förfaranden för tilldelning och upphandlingsförfaranden.

(217)

En bidragsmottagare kan ge ekonomiskt stöd till en tredje part på grundval av att vissa villkor är uppfyllda, och det belopp som betalas till en tredje part bör inte få överstiga 60 000 EUR. Det bör vara möjligt att överskrida detta belopp om det annars skulle vara omöjligt eller alltför svårt att uppnå målen för åtgärderna. För att möjliggöra större flexibilitet i genomförandet av budgeten i krissituationer och nödsituationer bör det också vara möjligt att utan motivering från fall till fall överskrida detta belopp när det gäller humanitärt bistånd, katastrofinsatser, civilskyddsinsatser eller insatser i krissituationer. Utanordnaren bör rapportera om sådana fall.

(218)

Om genomförandet av en åtgärd eller ett arbetsprogram kräver att en bidragsmottagare genomför en upphandling, bör det klargöras att en bidragsmottagare kan använda sin egen inköpspraxis, förutsatt att den säkerställer bästa valuta för pengarna eller, i förekommande fall, lägsta pris, oavsett om bidragsmottagaren tilldelar ett offentligt kontrakt och är en upphandlande myndighet i den mening som avses i denna förordning. Definitionen av kontrakt bör ändras i enlighet med detta.

(219)

Priser är en värdefull form av ekonomiskt stöd, som inte bygger på i förväg kända kostnader, och användningen av dem bör främjas och de regler som är tillämpliga bör förtydligas. Priser bör betraktas som ett komplement till och inte som ersättning för andra finansieringsformer, t.ex. bidrag.

(220)

För att underlätta användningen av priser som stödform bör kravet enligt förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 att tävlingar om priser med ett enhetsvärde på 1 000 000 EUR eller mer ska offentliggöras som en del av det årliga budgetförslaget ersättas av en skyldighet att i förväg översända information till Europaparlamentet och rådet samt att uttryckligen nämna sådana priser i finansieringsbeslutet.

(221)

Priser bör tilldelas i enlighet med principerna om transparens och likabehandling. Vissa minimikrav för tävlingar bör härvid fastställas, särskilt arrangemangen för utdelning av priserna till vinnarna efter tilldelningen, samt om lämpliga sätt för offentliggörande. Det är också nödvändigt att upprätta ett klart definierat förfarande för tilldelning, från inlämnande av tävlingsbidrag till bestämmelser om information till deltagarna och underrättelse till vinnaren, som motsvarar förfarandet för tilldelning av bidrag.

(222)

Denna förordning bör fastställa principer och villkor som är tillämpliga på finansieringsinstrument, budgetgarantier och ekonomiskt stöd, inklusive regler för begränsning av unionens finansiella förpliktelser, kamp mot bedrägerier och penningtvätt, avveckling av finansieringsinstrument samt rapportering.

(223)

Unionen har under de senaste åren ökat sin användning av finansieringsinstrument som ger större hävstångsverkan för budgeten men samtidigt också innebär större risker för denna budget. Till dessa finansieringsinstrument hör inte endast de som redan omfattas av förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 utan också andra instrument, t.ex. budgetgarantier och ekonomiskt stöd som tidigare bara reglerats genom respektive grundläggande rättsakt. För att säkerställa att enhetliga principer gäller för denna uppsättning av instrument är det viktigt att det upprättas gemensamma rambestämmelser som sammanförs i en ny avdelning i den här förordningen, som utöver de befintliga bestämmelserna om finansieringsinstrument omfattar avsnitt om budgetgarantier och ekonomiskt stöd till medlemsstater och tredjeländer.

(224)

Finansieringsinstrument och budgetgarantier kan spela en viktig roll för att multiplicera effekten av unionsmedel när dessa sammanförs med medel från andra källor och åstadkommer en hävstångseffekt. Finansieringsinstrument och budgetgarantier bör endast användas om det inte föreligger någon risk för snedvridning av konkurrensen på den inre marknaden eller överträdelse av reglerna om statligt stöd.

(225)

Inom ramen för de årliga anslag som godkänns av Europaparlamentet och rådet för ett visst program bör finansieringsinstrument och budgetgarantier användas på grundval av en förhandsutvärdering som visar att sådana instrument effektivt kan bidra till att uppnå unionens politiska mål.

(226)

Finansieringsinstrument, budgetgarantier och ekonomiskt stöd bör godkännas genom en grundläggande rättsakt. När finansieringsinstrument, i vederbörligen motiverade fall, inrättas utan en grundläggande akt bör de godkännas av Europaparlamentet och rådet i budgeten.

(227)

De instrument som eventuellt kan omfattas av avdelning X, t.ex. lån, garantier, kapitalinvesteringar, investeringar i form av kapital likställt med eget kapital och riskdelningsinstrument, bör definieras. Definitionen av riskdelningsinstrument bör kunna innehålla kreditförstärkningar för projektobligationer som täcker låneskuldsrisken för ett projekt och minskar kreditrisken för obligationsinnehavare genom kreditförstärkning i form av ett lån eller en garanti.

(228)

Om inget annat anges i den grundläggande rättsakten bör alla återbetalningar från ett finansieringsinstrument eller en budgetgaranti användas för det instrument eller den garanti som genererat återbetalningen i syfte att öka instrumentets eller garantins effektivitet, och bör beaktas när framtida anslag till det instrumentet eller den garantin föreslås.

(229)

I denna förordning föreskrivs att kommissionen i den relevanta grundläggande akten ges befogenhet att på unionens eller Euratoms vägnar låna upp motsvarande belopp för mottagande medlemsstater eller tredjeländer på de villkor som är tillämpliga på upplåningen. I det avseendet matchas kassaflödena mellan de upplånade medlen och lånen ett-till-ett. Detta innebär att unionen bör genomföra marknadstransaktioner på grundval av utbetalningsbehoven för varje enskilt utlåningsfall, vilket begränsar möjligheten att på ett sammanhängande sätt planera olika upplåningstransaktioner och att anpassa löptider för att optimera kostnaderna.

(230)

Finansiering av enskilda program för ekonomiskt stöd genom separata finansieringsmetoder leder till kostnader och komplexitet eftersom olika program för ekonomiskt stöd konkurrerar om ett begränsat antal finansieringsmöjligheter. Det splittrar utbudet av unionens skuldinstrument och minskar likviditeten och investerarnas intresse för de separata programmen, trots att alla unionens skuldinstrument har samma höga kreditkvalitet. Det ekonomiska stödet bör därför genomföras enligt en enda finansieringsmetod som ökar likviditeten för unionens obligationer och gör unionens emissioner mer attraktiva och kostnadseffektiva.

(231)

Den senaste tidens erfarenheter av Ukrainas finansieringsbehov har belyst nackdelarna med en splittrad strategi för hur unionens skulder ska organiseras. För att stärka unionens ställning som emittent av eurodenominerade skuldinstrument är det mycket viktigt att alla nya emissioner organiseras genom en enda finansieringsmetod, utom i vederbörligen motiverade fall, såsom Euratomemissioner, små emissioner och finansiering av program för finansiellt stöd för vilka de grundläggande akterna trädde i kraft före den 9 november 2022.

(232)

Modellen för en enda finansieringsmetod, och de flesta delar av den infrastruktur som krävs för dess genomförande, har redan fastställts i form av en diversifierad finansieringsstrategi enligt beslut (EU, Euratom) 2020/2053. Denna strategi har gjort det möjligt att framgångsrikt mobilisera medel för bidrag och lån enligt förordning (EU) 2021/241 och för en rad andra unionsprogram som avses i rådets förordning (EU) 2020/2094 (34). Med tanke på den förväntade komplexiteten hos de transaktioner som krävs för att tillgodose Ukrainas akuta finansieringsbehov, och för att föregripa eventuella framtida upp- och utlåningstransaktioner, är det lämpligt att fastställa en diversifierad finansieringsstrategi som den enda finansieringsmetoden för genomförande av upplåningstransaktioner.

(233)

Tillämpningen av en diversifierad finansieringsstrategi bör möjliggöra ett flexibelt genomförande av finansieringsprogrammet, samtidigt som principerna om budgetneutralitet och budgetbalans i artikel 310.1 i EUF-fördraget respekteras fullt ut. Kostnaderna för finansieringsprogrammet bör bäras fullt ut av bidragsmottagarna på grundval av en enda metod för kostnadsfördelning som säkerställer en transparent och proportionell fördelning av kostnaderna. Återbetalningsskyldigheterna bör ligga kvar hos de bidragsmottagare som mottar det ekonomiska stödet, i enlighet med denna förordning.

(234)

Genomförandet av en diversifierad finansieringsstrategi skulle kräva en enda uppsättning regler för alla upp- och utlåningsprogram som är beroende av den.

(235)

En diversifierad finansieringsstrategi bör ge kommissionen större flexibilitet när det gäller tidpunkten och löptiden för enskilda finansieringstransaktioner och möjliggöra regelbundna och stabila utbetalningar till olika mottagarländer. En sådan strategi bör bygga på en sammanslagning av finansieringsformer. Detta skulle ge kommissionen flexibilitet att organisera utbetalningarna till bidragsmottagarna oberoende av marknadsvillkoren vid tidpunkten för utbetalningen, samtidigt som risken minskar för att kommissionen skulle behöva anskaffa fasta belopp under instabila eller ogynnsamma förhållanden.

(236)

Att ge kommissionen denna flexibilitet skulle kräva att en gemensam likviditetspool inrättas. En sådan centraliserad likviditetsfunktion skulle göra unionens finansieringskapacitet mer resilient och kapabel att stå emot tillfälliga obalanser mellan alla in- och utflöden, på grundval av en solid kapacitet för likviditetsprognoser.

(237)

Kommissionen bör genomföra alla nödvändiga transaktioner som syftar till en regelbunden närvaro på kapitalmarknaden, till att optimera finansieringskostnaderna och till att underlätta transaktioner med unionens och Euratoms skuldinstrument.

(238)

Vid utvidgning av den diversifierade finansieringsstrategin till att omfatta ett bredare spektrum av program är det därför lämpligt att kommissionen fastställer de nödvändiga arrangemangen för dess genomförande. Dessa arrangemang bör omfatta en styrningsram, förfaranden för riskhantering och en metod för kostnadsfördelning som bör respektera artikel 223.4 e i denna förordning. För att säkerställa transparens bör kommissionen regelbundet och på ett heltäckande sätt informera Europaparlamentet och rådet om alla aspekter av sin upplånings- och skuldförvaltningsstrategi.

(239)

När det gäller redan beviljat ekonomiskt stöd och makroekonomiskt stöd enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2022/2463 (35), bör reglerna i den här förordningen om den diversifierade finansieringsstrategin av rättssäkerhets- och tydlighetsskäl endast vara tillämpliga på program för ekonomiskt stöd vars grundläggande rättsakter träder i kraft den 9 november 2022 eller senare.

(240)

Det är viktigt att de reviderade årsredovisningarna för finansieringsinstrument och budgetgarantier som genomförs inom ramen för indirekt förvaltning lämnas i så god tid att revisionsrätten kan ta hänsyn till dem när den gör sina iakttagelser om de preliminära räkenskaperna.

(241)

Det är lämpligt att notera att intressena sammanfaller när det gäller att eftersträva unionens politiska mål, och i synnerhet att EIB och EIF besitter specifik sakkunskap när det gäller att förvalta finansieringsinstrument och budgetgarantier.

(242)

EIB och EIF bör, såsom grupp, ha möjlighet att överlåta delar av genomförandet sinsemellan, om ett sådant överlåtande kan underlätta genomförandet av åtgärden i fråga och sker i enlighet med de närmare villkoren i det berörda avtalet med kommissionen.

(243)

För konsekvensens skull och för att ta hänsyn till den fleråriga budgetramen för 2021–2027 för finansieringsinstrument och budgetgarantier är det nödvändigt att klargöra vissa bestämmelser om rapportering från de personer eller enheter som förvaltar unionsmedel inom ramen för indirekt förvaltning, om tillämpningen av avdelning X vid kombination med kompletterande stöd från budgeten, inklusive bidrag, och i kombination med unionsmedel som förvaltas inom ramen för delad förvaltning.

(244)

Det bör klargöras att det är reglerna för finansieringsinstrument och budgetgarantier som bör tillämpas för hela åtgärden när finansieringsinstrument och budgetgarantier används i kombination med kompletterande former av stöd från budgeten. Sådana regler bör i tillämpliga fall kompletteras med särskilda krav i sektorsspecifika regler.

(245)

Genomförandet av finansieringsinstrument och budgetgarantier som finansieras via budgeten bör följa unionens policy för icke samarbetsvilliga jurisdiktioner på skatteområdet och uppdateringar av denna, såsom den fastställts i relevanta unionsrättsakter och rådsslutsatser, i synnerhet rådets slutsatser av den 8 november 2016 om kriterierna för EU:s förteckning över icke samarbetsvilliga jurisdiktioner på skatteområdet (36) och den process som ska resultera i upprättandet av förteckningen och bilagan till slutsatserna, och rådets slutsatser av den 5 december 2017 om EU:s förteckning över icke samarbetsvilliga jurisdiktioner på skatteområdet (37) och bilagorna till slutsatserna.

(246)

Budgetgarantier och ekonomiskt stöd till medlemsstater eller tredjeländer är i allmänhet transaktioner som ligger utanför själva budgeten, men som har en betydande inverkan på unionens balansräkning. Därför skulle en reglering av dessa transaktioner i denna förordning, även om de även fortsättningsvis i allmänhet sker utanför budgeten, ge ett starkare skydd för unionens ekonomiska intressen och tydligare ramar för godkännande, förvaltning och redovisning av dessa transaktioner.

(247)

Unionen har lanserat viktiga initiativ som grundar sig på budgetgarantier, till exempel Europeiska fonden för strategiska investeringar (Efsi) och Europeiska fonden för hållbar utveckling (EFHU). Kännetecknande för dessa instrument är att de ger upphov till ansvarsförbindelser för unionen, och därmed kräver en avsättning av medel som likviditetsbuffert, för att betalningsskyldigheter som kan uppstå ur dessa ansvarsförbindelser ska kunna hanteras på ett ordnat sätt. För att slå vakt om unionens kreditvärdighet och därmed dess förmåga att effektivt erbjuda finansiering krävs det att godkännande, finansiering och övervakning av ansvarsförbindelser omges av ett stabilt regelverk som tillämpas på alla budgetgarantier.

(248)

De ansvarsförbindelser som uppstår genom att det ställs en budgetgaranti kan avse ett brett spektrum av finansierings- och investeringstransaktioner. Risken att budgetgarantin behöver tas i anspråk kan inte med säkerhet förutses på årsbasis på samma sätt som vid till exempel lån, där det finns en återbetalningsplan som är fastställd på förhand. Det är därför absolut nödvändigt att en ram skapas för godkännande och övervakning av ansvarsförbindelser, för att säkerställa full respekt för det tak för årliga betalningsbemyndiganden som fastställs i beslut (EU, Euratom) 2020/2053.

(249)

Den ramen bör också reglera förvaltning och tillsyn, bland annat i form av regelbundna rapporter om unionens finansiella exponering. De medel som avsätts för finansiella förpliktelser bör fastställas på grundval av en noggrann bedömning av de finansiella risker som det berörda instrumentet ger upphov till. Man bör varje år inom ramen för budgetförfarandet utvärdera om ansvarsförbindelserna är hållbara. En mekanism för tidig varning bör inrättas för att undvika brist på avsatta medel för att täcka finansiella förpliktelser.

(250)

Den ökade användningen av finansieringsinstrument, budgetgarantier och ekonomiskt stöd kräver att en betydande volym betalningsbemyndiganden kan frigöras och betalas. För att uppnå en hävstångseffekt och samtidigt säkerställa ett adekvat skydd mot finansiella förpliktelser är det viktigt att optimera nivån på de avsättningar som krävs samt förbättra verkan av avsättningarna genom att sammanföra dem till en gemensam avsättningsfond. Den mer flexibla användningen av dessa sammanförda avsättningar möjliggör dessutom en effektiv global avsättningsnivå som garanterar ett adekvat skydd och en optimal resursanvändning.

(251)

De regler som är tillämpliga på avsättning och på den gemensamma avsättningsfonden bör ge en stabil ram för den interna kontrollen inom detta område. De riktlinjer som är tillämpliga på förvaltningen av medlen i den gemensamma avsättningsfonden bör fastställas av kommissionen efter samråd med kommissionens räkenskapsförare. Finansieringsinstrumentens, budgetgarantiernas eller det ekonomiska stödets utanordnare bör aktivt övervaka de finansiella förpliktelserna inom sina respektive ansvarsområden, och den ekonomiska förvaltaren av medlen i den gemensamma avsättningsfonden bör förvalta de likvida medlen och tillgångarna i fonden enligt de regler och förfaranden som fastställts av räkenskapsföraren.

(252)

Budgetgarantier och ekonomiskt stöd bör följa samma principer som fastställts för finansieringsinstrument. Budgetgarantier bör vara oåterkalleliga, ovillkorliga och tas i anspråk på begäran. De bör förvaltas inom ramen för indirekt förvaltning eller, i undantagsfall, inom ramen för direkt genomförande. De bör endast täcka finansierings- och investeringstransaktioner, och motparterna bör bidra med sina egna resurser till de transaktioner som omfattas.

(253)

Ekonomiskt stöd till medlemsstater eller tredjeländer bör ges i form av lån, kreditramar eller andra instrument som bedöms vara lämpliga för att säkerställa att stödet ger avsedd verkan. I detta syfte bör kommissionen i den relevanta grundläggande akten ges befogenhet att låna upp de nödvändiga medlen på kapitalmarknaderna eller från finansinstitut, för att undvika att utsätta unionen för löptidstransformering och därmed ränterisker eller andra kommersiella risker.

(254)

För att uppnå den avsedda förenklingen och förbättrade verkan bör de bestämmelser som rör finansieringsinstrument tillämpas så snart som möjligt. Bestämmelserna om budgetgarantier, ekonomiskt stöd och den gemensamma avsättningsfonden bör tillämpas från och med den fleråriga budgetramen för perioden efter 2020. Den tidsplanen kommer att ge tillräckligt med tid för att noggrant utforma de nya verktygen för hantering av ansvarsförbindelser. Det kommer även att möjliggöra anpassning mellan principerna i avdelning X och, å ena sidan, förslaget till flerårig budgetram för perioden efter 2020 och, å andra sidan, de specifika program som hör samman med den budgetramen.

(255)

I Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014 (38), fastställs nya regler om bland annat finansieringen av politiska partier och stiftelser på europeisk nivå, i synnerhet avseende finansieringsvillkor, tilldelning och fördelning av medel, donationer och bidrag, finansiering av valkampanjer i samband med val till Europaparlamentet, ersättningsgilla utgifter, förbud mot viss finansiering, redovisning, rapportering och revision, genomförande och kontroll, sanktioner, samarbete mellan Myndigheten för europeiska politiska partier och europeiska politiska stiftelser, Europaparlamentets utanordnare och medlemsstaterna samt transparens.

(256)

Det bör införas regler i den här förordningen om bidrag från budgeten till europeiska politiska partier enligt förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014.

(257)

Det finansiella stödet till de europeiska politiska partierna bör utformas som ett särskilt bidrag, som är anpassat till de specifika behoven hos dessa partier.

(258)

Även om finansiellt stöd lämnas utan krav på något årligt arbetsprogram, bör de europeiska politiska partierna i efterhand styrka att unionsmedlen använts på ett korrekt sätt. I synnerhet bör den behöriga utanordnaren kontrollera om medlen använts för att betala sådana ersättningsgilla kostnader som anges i ansökningsomgången inom de tidsramar som fastställs i denna förordning. Stöd till europeiska politiska partier bör användas före utgången av det budgetår som följer det år då det tilldelades, varefter eventuella outnyttjade medel bör återkrävas av den behöriga utanordnaren.

(259)

Unionsmedel som beviljas för att finansiera europeiska politiska partiers administrativa kostnader bör inte användas för andra syften än de som anges i förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014, i synnerhet inte för att direkt eller indirekt finansiera tredje parter, såsom nationella politiska partier. Europeiska politiska partier bör använda bidragen för att betala delar av sina löpande och framtida kostnader, men inte sådana kostnader eller skulder som uppkommit innan ansökan om bidrag lämnats in.

(260)

Tilldelningen av bidragen bör vidare förenklas och anpassas till de europeiska politiska partiernas särskilda behov, framför allt genom att inga urvalskriterier tillämpas och att det blir allmän regel att bidragen betalas ut i form av en enda utbetalning som klassas som förfinansiering, samtidigt som man bibehåller möjligheten att använda enhetsbelopp, finansiering till en schablonsats och enhetskostnader.

(261)

Bidragen från budgeten bör skjutas upp, sättas ned eller avslutas om europeiska politiska partier överträder förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014.

(262)

Sanktioner som grundas på både den här förordningen och förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014 bör påföras på ett konsekvent sätt och följa principen ne bis in idem. I enlighet med förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014 bör de administrativa och/eller ekonomiska sanktioner som föreskrivs i den här förordningen inte åläggas i de fall där sanktioner redan ålagts på grundval av förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014.

(263)

Genom denna förordning bör en ram fastställas inom vilken budgetstöd kan utnyttjas inom området för yttre åtgärder och innefatta en skyldighet för tredjeländer att förse kommissionen med tillräcklig information i god tid, så att kommissionen kan bedöma om de överenskomna villkoren är uppfyllda samt bestämmelser som säkerställer skyddet av unionens ekonomiska intressen.

(264)

I syfte att stärka Europaparlamentets och rådets roll bör förfarandet för inrättande av unionsförvaltningsfonder tydliggöras. Det är också nödvändigt att klargöra de principer som ska tillämpas på bidrag till unionsförvaltningsfonder, särskilt vikten av att säkra bidrag från andra givare, vilket motiverar deras inrättande på grund av det tillförda mervärdet. Det är också nödvändigt att klargöra ansvarsförhållandena mellan de finansiella aktörerna och aktörerna i unionsförvaltningsfondens styrelse och att fastställa regler som säkerställer att givarna är rättvist företrädda i unionsförvaltningsstyrelsen, och att kommissionen måste avge ett tillstyrkande för att medlen från fonden ska kunna utnyttjas. Det är också viktigt att mer detaljerat fastställa de rapporteringskrav som är tillämpliga på unionsförvaltningsfonder.

(265)

Unionen bör kunna delta i globala initiativ när ett sådant deltagande bidrar till att uppnå unionens politiska mål. För att skapa en lämplig rättslig ram för unionens deltagande i globala initiativ bör unionens bidrag till sådana initiativ ingå som ett nytt instrument för budgetgenomförande. Användningen av detta nya finansieringsinstrument skulle omfattas av villkor som, om de uppfylldes, skulle säkerställa en skyddsnivå som är jämförbar med andra instrument för budgetgenomförande. Sådana villkor bör inbegripa förekomsten av lämpliga interna och externa system för bekämpning av bedrägerier och oriktigheter, varvid de system som används av det globala initiativets genomförandeenheter bör betraktas som externa system. Tillämpningen av bestämmelser som rör globala initiativ bör begränsas till fall där andra instrument för budgetgenomförande inte gör det möjligt att uppnå unionens respektive politiska mål med samma omfattning och verkan. Kommissionen bör, när så är möjligt och lämpligt, ansluta sig till ett globalt initiativs styrelse eller motsvarande styrkommitté för att säkerställa bästa möjliga representation av unionens intressen. För transparens och effektivt beslutsfattande bör kommissionen så tidigt som möjligt förse Europaparlamentet och rådet med detaljerad information om eventuella planerade bidrag till ett globalt initiativ, så att de kan ta informationen i vederbörligt beaktande.

(266)

För att anpassa sig till digitaliseringens utveckling bör de förteckningar över externa experter som upprättas efter en inbjudan att anmäla intresse vara giltiga längre än det fleråriga programmet, förutsatt att det säkerställs att experterna roterar och att nya experter kan anmäla sitt intresse. Dessutom är det nödvändigt att göra det möjligt för unionsinstitutioner att locka till sig högkvalificerade externa experter för att säkerställa att utvärderingsprocessen och experternas särskilda yttranden och råd håller hög kvalitet. För att framgångsrikt kunna konkurrera med andra aktörer på marknaden bör unionsinstitutioner tillåtas att erbjuda mer konkurrenskraftig ersättning i vederbörligen motiverade undantagsfall. Av rättssäkerhetsskäl bör slutligen de regler som gäller för avlönade externa experter förtydligas så att de återspeglar de olika stegen i förfarandet för tilldelning.

(267)

För att skapa en tydlig rättslig ram för unionsinstitutionerna när det gäller att donera tjänster, varor eller byggentreprenader, bör icke-finansiella donationer ingå som ett nytt instrument för budgetgenomförande. Detta instrument bör inte förväxlas med den allmänna ramen för stöd från unionen till tredjeländer som är av bredare karaktär men som kan omfatta icke-finansiella donationer. Mot bakgrund av covid-19-pandemin och effekterna av Rysslands anfallskrig mot Ukraina bör ett sådant instrument tillhandahålla en stabil rättslig grund, särskilt för framtida kris- och nödsituationer, och säkerställa att unionsinstitutionerna har lämpliga verktyg för budgetstöd för att hjälpa medlemsstaterna, andra personer och enheter när stödet behövs mest. Detta instrument bör genomföras av ett unionsorgan inom ramen för direkt förvaltning eller inom ramen för indirekt förvaltning. Relaterade bestämmelser, såsom definitioner, tillfälligt avbrytande, avslutande och minskning, samt utvärderingskommittén bör anpassas i enlighet med detta. För att främja sund ekonomisk förvaltning bör varor som inte är lättfördärvliga och som finansieras med administrativa anslag inte doneras förrän deras värde delvis har avskrivits.

(268)

I likhet med införandet av icke-finansiella donationer bör unionsinstitutioner kunna dela ut priser som inte är finansiella. Detta är också viktigt för att möjliggöra tävlingar bland ungdomar som inte har något bankkonto i sin medlemsstat, men som lätt kan få sin belöning i en praktisk form. I detta syfte bör definitionen och bestämmelserna om ”priser” anpassas i enlighet med detta.

(269)

Som ett led i att rationalisera de befintliga reglerna och för att undvika onödig upprepning bör specialbestämmelserna i del 2 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 som är tillämpliga på EGFJ, forskning, yttre åtgärder och särskilda unionsfonder endast infogas i lämpliga avsnitt i den här förordningen under förutsättning att bestämmelserna fortfarande används och är relevanta.

(270)

Bestämmelserna om redovisning och löpande räkenskaper bör förenklas och förtydligas. Det är därför lämpligt att föra samman alla bestämmelser om årsbokslut och annan finansiell rapportering.

(271)

Tidsfristerna för revisionsrättens iakttagelser i fråga om de preliminära redovisningarna och för inlämnandet av de slutliga redovisningarna bör anpassas med hänsyn till tidsplanen för förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet.

(272)

Räkenskaperna över unionens samtliga inkomster och utgifter, inbegripet inkomster avsatta för särskilda ändamål och de tillhörande specifika budgetposterna, det saldo som uppstår samt unionens tillgångar och skulder enligt balansräkningen, inbegripet de som härrör från upp- och utlåningstransaktioner, bör omfattas av beslutet om ansvarsfrihet. På samma sätt bör revisionsrättens granskning av alla inkomster omfatta inkomster avsatta för särskilda ändamål och de tillhörande utgiftsposterna.

(273)

Det sätt på vilket unionsinstitutionerna för närvarande rapporterar om fastighetsprojekt till Europaparlamentet och rådet bör förbättras. Unionsinstitutionerna bör ges rätt att finansiera nya fastighetsprojekt med inkomster från fastigheter som redan sålts. Följaktligen bör en hänvisning till bestämmelserna om interna inkomster avsatta för särskilda ändamål införas i bestämmelserna om fastighetsprojekt. Detta skulle göra det möjligt att bättre hantera förändringar i unionsinstitutionernas fastighetspolitik, och samtidigt spara in kostnader och uppnå ökad flexibilitet.

(274)

I sitt meddelande om den europeiska gröna given uppmuntrar kommissionen renovering av byggnader för att minska deras utsläpp och göra dem mer energieffektiva. Med tanke på den snabba utvecklingen på marknaden för energieffektiva byggnader finns det ett akut behov av att unionsinstitutionerna införlivar åtagandena i den europeiska gröna given i sin egen fastighetspolitik och renoverar sina byggnader, med prioritering av de mest energieffektiva investeringarna. Dessutom kräver den senaste utvecklingen av arbetsmetoder som påskyndats av covid-19-pandemin att institutionernas kontorsbestånd anpassas för att utveckla en dynamisk kontorsstrategi. Därför bör finansiering av strukturella renoveringar genom lån tillåtas, förutsatt att detta leder till besparingar, i enlighet med principen om sund ekonomisk förvaltning. Europaparlamentet och rådet bör få tillräcklig information för förhandsgodkännande, inbegripet om mervärdet av den planerade strukturella renoveringen och dess bidrag till den gröna omställningen. Tolkningen av begreppet nya byggprojekt bör breddas och i synnerhet omfatta projekt som rör strukturella renoveringar.

(275)

I syfte att anpassa reglerna för vissa unionsorgan, närmare regler om upphandling och minimikvoten för den effektiva avsättningsnivån, bör befogenheten att anta akter i enlighet med artikel 290 i EUF-fördraget delegeras till kommissionen med avseende på rambudgetförordningen för organ som inrättas på grundval av EUF-fördraget och Euratomfördraget, modellbudgetförordningen för offentlig-privata partnerskap, bilaga I till den här förordningen, närmare villkor och metod för beräkning av den effektiva avsättningsnivån och ändring av den fastställda minimikvoten för den effektiva avsättningsnivån, som inte bör fastställas till en nivå som är lägre än 85 %. Det är särskilt viktigt att kommissionen genomför lämpliga samråd under sitt förberedande arbete, inklusive på expertnivå, och att dessa samråd genomförs i enlighet med principerna i det interinstitutionella avtalet av den 13 april 2016 om bättre lagstiftning. För att säkerställa lika stor delaktighet i förberedelsen av delegerade akter erhåller Europaparlamentet och rådet alla handlingar samtidigt som medlemsstaternas experter, och deras experter ges systematiskt tillträde till möten i kommissionens expertgrupper som arbetar med förberedelse av delegerade akter.

(276)

Vissa ändringar när det gäller kommissionens tillhandahållande av tillgång till uppgifter om mottagare för offentliggörande och elektronisk registrering och lagring av uppgifter om mottagare och deras verkliga huvudmän och tillgång till det gemensamma integrerade it-systemet för datautvinning och riskgradering för att analysera dessa uppgifter bör endast gälla program som antas inom och finansieras genom den fleråriga budgetramen från och med 2027 för att säkerställa en smidig övergång genom att ge tillräckligt med tid för nödvändig anpassning av elektroniska datasystem och relevanta avtal samt tillhandahållande av vägledning och utbildning.

(277)

Kommissionen bör före utgången av 2027 lägga fram en bedömning av det gemensamma integrerade it-systemets möjligheter. I bedömningen bör det ingå en utvärdering av om interoperabilitet med relevanta it-system och databaser, inbegripet medlemsstaternas, gör det möjligt att automatiskt överföra relevant information i realtid när så är möjligt, och undvika dubbel rapportering, om de riskindikatorer som används av det gemensamma integrerade it-systemet är tillräckligt enhetliga, objektiva, proportionella och nödvändiga för riskbedömningen och bygger på tillförlitliga informationskällor, om det gemensamma integrerade it-systemet tillåter användning av artificiell intelligens för analys och tolkning av data, och om det gemensamma integrerade it-systemet är förenligt med allmänna dataskyddsprinciper.

(278)

Europeiska datatillsynsmannen har hörts i enlighet med artikel 42.1 i förordning (EU) 2018/1725 och avgav ett yttrande den 7 juli 2022.

(279)

Denna förordning bör träda i kraft den tredje dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.