1.   En ansökan om tillgång till handlingar som riktar sig till utrikestjänsten ska lämnas in skriftligen, via utrikestjänstens webbplats, per e-post till utrikestjänstens arbetsgrupp för öppenhet och insyn eller per post till kontaktpersonen för tillgång till handlingar, Europeiska utrikestjänsten, Rond-point Schuman/Schumanplein 9A, 1040 Bruxelles/Brussel, Belgique/België.

2.   Ansökan ska vara tillräckligt detaljerad, så att utrikestjänsten kan identifiera de begärda handlingarna och behandla ansökan inom de tidsfrister som anges i förordningen.

3.   Om ansökningarna inte är tillräckligt detaljerade eller alltför generella ska utrikestjänsten omgående kontakta sökanden i syfte att förtydliga begäran eller begränsa dess omfattning i enlighet med artikel 6.2 och 6.3 i förordningen. Om sökanden inte svarar inom tio arbetsdagar ska utrikestjänsten på nytt kontakta sökanden och bevilja denne ytterligare fem arbetsdagar för att förtydliga begäran eller begränsa dess omfattning så att utrikestjänsten kan hantera den på ett effektivt sätt. Om sökanden inte förtydligar ansökan eller begränsar dess omfattning ska den anses ha avslagits.

4.   Så snart ansökan har registrerats ska utrikestjänstens kontaktperson för tillgång till handlingar skicka en bekräftelse om mottagande till sökanden.

5.   De sökandes personuppgifter ska behandlas i enlighet med tillämpliga regler för skydd av personuppgifter (4).

1.   Alla ansökningar ska behandlas på de villkor och inom de tidsfrister som fastställs i förordningen.

2.   I undantagsfall får tidsfristerna i enlighet med artiklarna 7.3 och 8.2 i förordningen förlängas med 15 arbetsdagar, särskilt om

Sökanden ska informeras om varje eventuell förlängning och om skälen till denna.

1.   Det är arbetsgruppen för öppenhet och insyn som lämnar besked på ursprungliga ansökningar och beskeden undertecknas av utrikestjänstens kontaktperson för tillgång till handlingar.

2.   Beskeden på bekräftande ansökningar undertecknas av utrikestjänstens generalsekreterare efter att denne har beaktat rådgivningen från kontaktpersonen för tillgång till handlingar. Generalsekreteraren får delegera denna befogenhet inom utrikestjänsten.

1.   När Europeiska utrikestjänsten mottar en ansökan om tillgång till en handling som den innehar, men som härrör från tredje part, ska samråd först ske med den berörda tredje parten, såvida det inte med hänsyn till de undantag som anges i förordningen är uppenbart att handlingen ska eller inte ska lämnas ut.

2.   Tillgång till handlingen ska beviljas utan samråd med den berörda tredje parten om handlingen redan har offentliggjorts av sin upphovsman, har gjorts tillgänglig av utrikestjänsten, eller om det är uppenbart att ett utlämnande av hela eller delar av handlingen uppenbart inte skadar något av de intressen som anges i artikel 4 i förordningen.

3.   Samråd måste alltid ske med den berörda tredje parten om handlingen omfattas av artikel 9 i förordningen eller om handlingen härrör från en medlemsstat och denna i enlighet med artikel 4.5 i förordningen har begärt att Europeiska utrikestjänsten inte ska lämna ut handlingen utan att medlemsstaten dessförinnan har lämnat sitt medgivande. En sådan begäran från en medlemsstat ska göras skriftligen.

4.   Samråd med den tredje parten ska ske skriftligen och den tredje parten ska ges en rimlig tidsfrist för svar med hänsyn till de tidsfrister som anges i artikel 3 i det här beslutet. Den tredje parten ska lämna sina synpunkter skriftligen.

5.   Om den tredje parten inte lämnar ett svar inom den fastställda tidsfristen eller om det inte är möjligt att identifiera eller spåra den tredje parten ska Europeiska utrikestjänsten fatta beslut om ansökan mot bakgrund av de undantag som anges i förordningen, med hänsyn tagen till den tredje partens legitima intressen enligt de uppgifter som utrikestjänsten har tillgång till.

6.   Om Europeiska utrikestjänsten avser att ge tillgång till en handling i strid mot den tredje partens uttryckliga vilja ska den underrätta den tredje parten om sin avsikt att lämna ut handlingen inom den tidsfrist som fastställs i förordningen.

1.   En begäran om samråd med Europeiska utrikestjänsten från en medlemsstat eller en unionsinstitution, ett unionsorgan eller en unionsbyrå som mottagit en ansökan om utlämnande av en handling som de innehar och som härrör från Europeiska utrikestjänsten ska lämnas till utrikestjänstens arbetsgrupp för öppenhet och insyn eller kontaktpersonen för tillgång till handlingar per post till Europeiska utrikestjänsten, Rond-point Schuman/Schumanplein 9A, 1040 Bruxelles/Brussel, Belgique/België, eller per e-post till ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   Europeiska utrikestjänsten ska lämna sitt yttrande snarast möjligt med beaktande av den tidsfrist för svar som eventuellt är tillämplig, dock senast inom fem arbetsdagar.

1.   Om en ansökan om tillgång gäller en handling som omfattas av artikel 9 i förordningen eller en annan handling som klassificerats enligt Europeiska utrikestjänstens säkerhetsbestämmelser, ska ansökan behandlas av en personal som är behörig att befatta sig med handlingen.

2.   Alla beslut om att helt eller delvis vägra tillgång till en sekretessbelagd handling ska motiveras på grundval av något av undantagen i artikel 4 i förordningen. Om det visar sig att tillgång till den begärda handlingen inte kan vägras på grundval av dessa undantag, ska den tjänsteman som behandlar ansökan säkerställa att sekretessen hävs för handlingen innan den överlämnas till sökanden.

1.   Handlingar som det beviljas tillgång till ska översändas med post eller e-post. Om den begärda handlingen är omfattande eller svår att hantera, får sökanden uppmanas att ta del av handlingen på plats. Ett sådant besök ska vara gratis.

2.   Om utrikestjänsten redan har gjort handlingen tillgänglig får institutionen fullgöra sitt åliggande att ge tillgång till handlingen genom att upplysa sökanden om hur denne kan få tillgång till den begärda handlingen, till exempel genom att tillhandahålla publikationshänvisningar eller ange en webbadress där den är tillgänglig.

3.   Om det antal exemplar av handlingen som ska sändas med post omfattar mer än 20 sidor, får en avgift på 0,10 euro per sida samt porto tas ut av sökanden. Avgifter för handlingar på andra typer av medier ska bestämmas från fall till fall, men de får inte överstiga ett skäligt belopp.

1.   Handlingar som det beviljas tillgång till efter en ansökan enligt förordningen ska offentliggöras i utrikestjänstens offentliga register. Registret ska vara tillgängligt i elektronisk form.

2.   Handlingar som klassificeras som ”känsliga” i enlighet med artikel 9.3 i förordningen får registreras endast om den varifrån handlingen härrör givit sitt samtycke.