BILAGA

ARBETSORDNING FÖR KOMMITTÉN FÖR EUROPEISKA UTVECKLINGSFONDEN

Artikel 1

Sammansättning

Kommittén för Europeiska utvecklingsfonden, (”kommittén”) ska bestå av delegationer från medlemsstaterna (”delegationer”) och ha en företrädare för kommissionen som ordförande.

En företrädare för Europeiska investeringsbanken ska delta i kommitténs överläggningar.

En företrädare för rådets generalsekretariat ska vara närvarande vid kommitténs sammanträden i egenskap av observatör.

Artikel 2

Hänskjutande av frågor till kommittén

1.   Frågor ska hänskjutas till kommittén i de fall och enligt de förfaranden som fastställs i genomförandeförordningen för tionde EUF och i förekommande fall i ULT-beslutet. Med avseende på kommitténs ansvarsområden enligt ULT-beslutet ska den kallas ”EUF-ULT-kommittén”.

2.   Förutom de fall som avses i punkt 1

a)	ska kommissionen vid varje sammanträde i kommittén lägga fram en förteckning över de beslut som har fattats under föregående period på grundval av artikel 11.2 och artikel 12 i genomförandeförordningen för tionde EUF,

b)

ska kommittén så snart som möjligt informeras om sådana förseningar eller svårigheter vid genomförandet av årliga handlingsprogram, särskilda stödprogram och särskilda åtgärder som kan komma att leda till betydande ytterligare åtaganden eller väsentliga ändringar vilka sannolikt kommer att medföra en obligatorisk hänskjutning till kommittén enligt bestämmelserna i genomförandeförordningen för tionde EUF.

Artikel 3

Kallelse till sammanträde

1.   Kommittén ska sammankallas av ordföranden, antingen på dennes eget initiativ eller på begäran av en medlemsstat.

2.   Kommittén får också sammankallas till gemensamma sammanträden med andra kommittéer för diskussion av frågor av gemensamt intresse inom ramen för deras respektive ansvarsområden.

Artikel 4

Dagordning

1.   Ordföranden ska upprätta ett utkast till dagordning och lägga fram det för kommittén.

2.   I dagordningen ska det skiljas mellan

a)	förslag till åtgärder som kommittén ska yttra sig över i enlighet med förvaltningsförfarandet i artikel 11.3 i genomförandeförordningen för tionde EUF, och

b)	övriga frågor som hänskjuts till kommittén med stöd av artikel 11.4 och 11.5 i genomförandeförordningen för tionde EUF, antingen på ordförandens initiativ eller på skriftlig begäran av en ledamot i kommittén.

3.   Delegationerna får begära att frågor ska föras upp på dagordningen för ett sammanträde i kommittén. Relevant information om dessa får lämnas muntligen.

4.   Dagordningen ska omfatta godkännande av protokollet från det föregående sammanträdet.

Artikel 5

Överlämnande av dokument till kommitténs ledamöter

1.   Ordföranden ska på gemenskapens officiella språk skicka kallelse till sammanträde, utkast till dagordning samt förslag till åtgärder över vilka kommittén ska yttra sig samt alla andra arbetsdokument till kommitténs ledamöter genom sekretariatet, som allmän regel senast 15 arbetsdagar före dagen för sammanträdet.

2.   I brådskande fall och i fall då åtgärderna ska börja tillämpas genast får ordföranden på begäran av en ledamot i kommittén eller på eget initiativ förkorta den tidsfrist som anges i punkt 1 till fem arbetsdagar före dagen för sammanträdet.

3.   I undantagsfall får ordföranden i synnerligen brådskande och motiverade fall (t.ex. vid allvarliga ekonomiska, sociala och politiska omständigheter, naturkatastrofer i mottagarlandet, humanitära kriser eller andra liknande yttre omständigheter som kräver mycket brådskande åtgärder) på begäran av en ledamot i kommittén eller på eget initiativ frångå de tidsfrister som anges i punkterna 1 och 2.

4.   Punkterna 2 och 3 gäller inte strategidokument och fleråriga vägledande program och justeringar av dessa som följer av de halvtidsöversyner och slutliga översyner som avses i artiklarna 4 och 5 i genomförandeförordningen för tionde EUF.

5.   Vid förslag till åtgärder som föreläggs kommittén för yttrande genom muntligt förfarande bör delegationerna minst tre arbetsdagar före dagen för sammanträdet skriftligen meddela kommitténs sekretariat

a)	vilka förslag som de redan kan ge sitt principiella godkännande och föreslår ska tas upp som A-punkter på dagordningen enligt artikel 4.1 (med eller utan synpunkter eller framställningar om ytterligare information),

b)	vilka förslag som de anser måste diskuteras och föreslår ska tas upp som B-punkter.

Delegationerna ska inom samma tidsfrist skriftligen lämna eventuella synpunkter och framställningar om ytterligare information.

Kommissionen ska skriftligen och före kommitténs sammanträde om möjligt lämna ytterligare information och svar på eventuella synpunkter.

Artikel 6

Överlämnande av strategidokument till den gemensamma parlamentariska församlingen

I enlighet med artikel 4.5 i genomförandeförordningen för tionde EUF ska kommitténs sekretariat överlämna strategidokumenten till den gemensamma parlamentariska församlingen för kännedom samtidigt som de skickas till delegationerna i kommittén.

Artikel 7

Kommitténs yttrande

1.   När kommittén föreläggs ett ärende för yttrande, ska den behandla detta i enlighet med de villkor och det förfarande som föreskrivs i artikel 11.3 i genomförandeförordningen för tionde EUF och i artikel 8.2 och 8.3 i det interna avtalet.

2.   När det muntliga förfarandet tillämpas och en betydande ändring görs eller nya fakta tillförs åtgärdsförslaget under sammanträdets gång, får ordföranden på eget initiativ eller på begäran av en medlemsstat skjuta upp omröstningen om en punkt på dagordningen till slutet av sammanträdet eller till ett senare sammanträde.

3.   Om ordföranden i den situation som avses i punkt 2 beslutar att inte skjuta upp en omröstning i enlighet med en eller flera delegationers begäran, får den eller de berörda delegationerna lämna in en reservation, som kan dras tillbaka inom högst tre arbetsdagar räknat från dagen efter sammanträdet. Kommitténs yttrande ska registreras som slutgiltigt efter utgången av denna tidsfrist. Kommissionen ska underrätta medlemsstaterna om den medlemsstats slutgiltiga ståndpunkt vars delegation lämnade in en reservation vid sammanträdet.

4.   På begäran av en delegation får omröstningen i en fråga skjutas upp, om de handlingar som hör till denna punkt på dagordningen inte har skickats till kommittéledamöterna inom den tidsfrist som fastställs i artikel 5.1 och 5.2. I sådana fall får ordföranden besluta att förlänga samrådsperioden, dock högst till slutet av nästa sammanträde. Vid behov får det skriftliga förfarandet i artikel 11 tillämpas.

På förslag av ordföranden eller på begäran av en kommittéledamot får dock kommittén med enkel majoritet besluta att behålla denna punkt på dagordningen, om ärendet är brådskande.

5.   Vid behandlingen av årliga handlingsprogram får vilken som helst av delegationerna begära att ett projekt eller program tas bort ur det årliga handlingsprogrammet. Om denna begäran stöds av en blockerande minoritet av delegationer enligt artikel 9.3 jämförd med artikel 8.2 i det interna avtalet, ska kommissionen anta det årliga handlingsprogrammet utan det berörda projektet eller programmet i enlighet med fövaltningsförfarandet i artikel 11.3 i genomförandeförordningen för tionde EUF. Såvida inte kommissionen i linje med de synpunkter som lämnas av delegationerna i kommittén önskar avbryta det borttagna projektet eller programmet, ska detta senare läggas fram för kommittén på nytt utanför det årliga handlingsprogrammet i form av ett finansieringsförslag, vilket därefter ska antas av kommissionen i enlighet med förvaltningsförfarandet i artikel 11.3 i genomförandeförordningen för tionde EUF.

Artikel 8

Utbyte av åsikter

1.   I enlighet med artikel 11.4 i genomförandeförordningen för tionde EUF ska kommittén diskutera de allmänna slutsatserna från de årliga verksamhetsöversynerna och från den årsrapport som avses i artikel 14.3 i genomförandeförordningen för tionde EUF. Varje delegation får också begära en diskussion om de utvärderingar som avses i artikel 15.2 i genomförandeförordningen för tionde EUF.

Varje delegation kan när som helst uppmana kommissionen att lämna kommittén upplysningar och att delta i en diskussion om frågor som rör de arbetsuppgifter som beskrivs i artikel 11.2 i genomförandeförordningen för tionde EUF.

2.   Sådana diskussioner kan leda till att delegationerna utfärdar rekommendationer, vilka kommissionen ska beakta. Kommitténs protokoll ska visa vilka förslag som framförts. Ett förslag som stöds av en kvalificerad majoritet av delegationerna enligt artikel 8.3 jämförd med artikel 8.2 i det interna avtalet ska registreras som en rekommendation.

Artikel 9

Representation och beslutförhet

1.   Varje delegation betraktas som en enda ledamot av kommittén. Varje medlemsstat ska besluta om sin delegations sammansättning och underrätta ordföranden om denna.

2.   Med ordförandens medgivande får delegationerna på den berörda medlemsstatens bekostnad åtföljas av icke-statliga experter. Ordförandens godkännande kan erhållas genom att delegaterna i förväg skriftligen underrättar kommitténs sekretariat om att de önskar bli åtföljda när det gäller en bestämd punkt på dagordningen. Om ordföranden inte i förväg invänder mot att en expert deltar i kommitténs sammanträde, ska godkännande anses ha lämnats.

3.   En delegation får om nödvändigt företräda högst en annan medlemsstat. Den delegation som låter sig företrädas ska senast före sammanträdets början skriftligen underrätta kommitténs ordförande om detta.

4.   För att kommittén ska vara beslutför krävs samma antal närvarande ledamöter som för att ett yttrande ska kunna avges med kvalificerad majoritet enligt artikel 11.3 i genomförandeförordningen för tionde EUF.

Artikel 10

Utomstående personers deltagande i sammanträden

1.   Ordföranden får på begäran av en delegation eller på eget initiativ besluta att höra experter om särskilda frågor.

2.   Dessa experter och de som nämns i artikel 9.2 får inte vara närvarande vid eller delta i kommitténs omröstningar.

Artikel 11

Skriftligt förfarande

1.   Om förslag till åtgärder behandlas genom skriftligt förfarande, ska delegationerna ta ställning till förslaget inom 15 arbetsdagar räknat från den dag då förslaget skickades. En delegation som inom den tidsfrist som anges i skrivelsen varken invänder mot förslaget eller meddelar sin avsikt att inte uttala sig i frågan ska anses ha givit sitt tysta medgivande till förslaget.

I brådskande eller synnerligen brådskande fall ska tidsfristerna i artikel 5.2 och 5.3 tillämpas. Sådana brådskande eller synnerligen brådskande fall ska motiveras skriftligen av kommissionen. I synnerligen brådskande fall ska delegationerna endast anses samtycka, om deras samtycke har meddelats uttryckligen. Om inget svar inkommer från en viss delegation inom 48 timmar, ska den anses ha lagt ner sin röst.

2.   Om en ledamot av kommittén begär att förslaget till åtgärder ska behandlas vid ett kommittésammanträde, ska dock det skriftliga förfarandet avbrytas och behandlingen av förslaget skjutas upp till följande sammanträde i kommittén.

3.   Kommissionen ska skriftligen underrätta kommitténs ledamöter om resultatet av ett skriftligt förfarande så snart beslutet i fråga har antagits.

Artikel 12

Sekretariatstjänster

Kommissionen ska tillhandahålla sekretariatstjänster åt kommittén.

Artikel 13

Protokoll och referat från sammanträdena

Under ordförandens överinseende ska det för varje sammanträde upprättas ett protokoll, som ska innehålla de yttranden som avgivits över förslag till åtgärder och de ståndpunkter som uttryckts under sammanträdet. Protokollet ska sändas till kommitténs ledamöter inom 15 arbetsdagar.

Delegationerna ska skriftligen meddela ordföranden sina eventuella synpunkter på protokollet. Kommittén ska underrättas om dessa; om det råder oenighet, ska kommittén diskutera den föreslagna ändringen. Om oenigheten kvarstår, ska förslaget till ändring fogas till protokollet som bilaga.

Artikel 14

Närvaroförteckning

1.   Vid varje sammanträde ska ordföranden upprätta en närvaroförteckning, i vilken det ska anges vilka myndigheter eller organ deltagarna tillhör. Närvaroförteckningen ska delas ut till deltagarna vid sammanträdet.

2.   I början av varje sammanträde ska varje delegation vars deltagande i arbetet skulle kunna ge upphov till en intressekonflikt när det gäller en bestämd punkt på dagordningen meddela ordföranden detta. De delegationsmedlemmar som inte tillhör en viss myndighet eller en viss organisation i en medlemsstat ska underteckna en försäkran om att deras deltagande inte ger upphov till någon intressekonflikt.

Om en sådan intressekonflikt skulle uppstå, ska den berörda ledamoten på ordförandens begäran avstå från att delta i behandlingen av den berörda punkten på dagordningen.

Artikel 15

Korrespondens

1.   Korrespondens beträffande kommittén ska skickas till kommissionen och vara ställd till kommitténs sekretariat.

2.   Korrespondens från sekretariatet till delegationerna ska också skickas till den berörda medlemsstatens ständiga representant på snabbaste och mest tillförlitliga elektroniska väg.

3.   Utom under exceptionella omständigheter ska korrespondens mellan kommissionen och delegationerna sändas i båda riktningar med för ändamålet avsedda elektroniska hjälpmedel.

Artikel 16

Insyn

1.   De principer och villkor för allmänhetens tillgång till handlingar som gäller för kommissionen ska tillämpas på kommittén. Om en begäran riktas till en medlemsstat, ska denna tillämpa artikel 5 i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar (1).

2.   Kommitténs överläggningar ska vara konfidentiella för samtliga deltagare.

Artikel 17

Löpande kostnader

1.   Kommissionen ska stå för kommitténs löpande kostnader, inbegripet resekostnader för en deltagare per medlemsstat.

Om den anslagna finansieringsramen medger det, ska kommissionen inom dess ramar täcka två delegationsledamöters resekostnader, om de lämnar in en begäran om detta.

2.   Kommissionen ska ha rätt att ersätta rese- och uppehållskostnaderna för experter som bjuds in med stöd av artikel 8.1.

3.   Kommissionen ska se till att kommittén har tillgång till de lokaler och den utrustning som behövs för dess arbete.

---

(1)  EGT L 145, 31.5.2001, s. 43.