This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 52014TA1210(39)
Report on the annual accounts of the Office for Harmonization in the Internal Market for the financial year 2013, together with the Office’s replies
Poročilo o zaključnem računu Urada za usklajevanje na notranjem trgu za proračunsko leto 2013 z odgovori Urada
Poročilo o zaključnem računu Urada za usklajevanje na notranjem trgu za proračunsko leto 2013 z odgovori Urada
UL C 442, 10.12.2014, p. 332–339
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
10.12.2014 |
SL |
Uradni list Evropske unije |
C 442/332 |
POROČILO
o zaključnem računu Urada za usklajevanje na notranjem trgu za proračunsko leto 2013 z odgovori Urada
(2014/C 442/39)
UVOD
1. |
Urad za usklajevanje na notranjem trgu (v nadaljnjem besedilu: Urad ali OHIM) s sedežem v Alicanteju je bil ustanovljen z Uredbo Sveta (ES) št. 40/94 (1), ki je bila razveljavljena in nadomeščena z Uredbo (ES) št. 207/2009 (2). Njegova naloga je izvajanje zakonodaje Unije o blagovnih znamkah in modelih, kar daje podjetjem enotno varstvo na celotnem območju Evropske unije (3). |
INFORMACIJE V PODKREPITEV IZJAVE O ZANESLJIVOSTI
2. |
Revizijski pristop Sodišča vključuje analitične revizijske postopke, neposredno preizkušanje transakcij in oceno ključnih kontrol nadzornih in kontrolnih sistemov Urada. Dopolnjujejo jih dokazi, pridobljeni z delom drugih revizorjev (kadar je smiselno) in analizo poslovodskih predstavitev. |
IZJAVA O ZANESLJIVOSTI
Odgovornost poslovodstva
Revizorjeva odgovornost
Mnenje o zanesljivosti računovodskih izkazov
Mnenje o zakonitosti in pravilnosti z izkazi povezanih transakcij
|
10. |
Zaradi naslednjih pripomb mnenji Sodišča nista vprašljivi. |
PRIPOMBI O UPRAVLJANJU PRORAČUNA
11. |
Znesek razveljavljenih prenosov iz prejšnjih let se je v letu 2013 povečal s 4,2 milijona EUR (13 %), kolikor je znašal v letu 2012, na 6,0 milijona EUR (16 %). V obeh letih je bilo to zlasti posledica nižjih stroškov, ki jih je bilo treba povrniti v zvezi s sporazumi o sodelovanju z nacionalnimi uradi držav članic, kot je bilo predvideno (1,9 milijona EUR v letu 2012 in 3,8 milijona EUR v letu 2013), kar kaže, da je treba ob koncu leta od nacionalnih uradov dobiti bolj točne informacije o dejanskih stroških. |
12. |
Stopnja odobrenih proračunskih sredstev, za katera so bile prevzete obveznosti, iz leta 2013 za različne naslove se je gibala med 98 % in 89 % vseh odobrenih proračunskih sredstev, kar kaže, da so bile pravne obveznosti pravočasno prevzete. Stopnja odobrenih proračunskih sredstev, za katera so bile prevzete obveznosti in so bila prenesena v leto 2014, je bila za naslov II (upravni odhodki) v znesku 23,9 milijona EUR (28 %) in za naslov III v znesku 13,3 milijona EUR (38 %) visoka. V naslovu II je bilo to posledica večletnih pogodb, ki so se nanašale zlasti na izgradnjo nove stavbe ter na razvoj in storitve/material IT, ki so bili naročeni, kot je bilo načrtovano, konec leta 2013 in katerih plačilo je zapadlo šele leta 2014. Znesek v naslovu III se nanaša predvsem na sporazume o sodelovanju z nacionalnimi uradi, v zvezi s katerimi nacionalnim uradom ni bilo treba pošiljati zahtevkov za povračilo stroškov pred letom 2014, ter na običajna naročila prevajalskih storitev v zadnjih mesecih leta 2013, katerih rok plačila je bil šele v letu 2014. |
DRUGE PRIPOMBE
13. |
Urad je uvedel načrt neprekinjenega delovanja in kriznega upravljanja, v katerem je določeno, da morajo biti za približno 25 funkcij stalno določeni delavci v pripravljenosti. Čeprav odobrena proračunska sredstva za dodatke za pripravljenost letno odobri proračunski odbor Urada, pa znesek, plačan v letu 2013 (4 02 458 EUR) znatno presega tovrstne dodatke, ki so jih izplačale druge agencije, ki morajo zagotavljati stalne storitve. |
SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA PRIPOMB IZ PREJŠNJIH LET
14. |
Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi pripomb Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi I. |
To poročilo je sprejel senat IV, ki ga vodi g. Milan Martin CVIKL, član Evropskega računskega sodišča, v Luxembourgu na zasedanju 8. julija 2014.
Za Računsko sodišče
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
Predsednik
(1) UL L 11, 14.1.1994, str. 1.
(2) UL L 78, 24.3.2009, str. 1.
(3) V Prilogi II, ki je predstavljena v informativne namene, so povzete pristojnosti in dejavnosti Urada.
(4) Ti zajemajo bilanco stanja in izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz sprememb čistih sredstev ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.
(5) Ta vsebujejo izkaz realizacije proračuna in njegovo prilogo.
(6) Člena 38 in 43 Uredbe CB-3-09 proračunskega odbora Urada za usklajevanje na notranjem trgu.
(7) Računovodska pravila, ki jih je sprejel računovodja Komisije, so izpeljana iz mednarodnih računovodskih standardov za javni sektor (MRSJS), ki jih je izdala Mednarodna zveza računovodskih strokovnjakov, ali, kadar je smiselno, iz mednarodnih računovodskih standardov (MRS)/mednarodnih standardov računovodskega poročanja (MSRP), ki jih je izdal Odbor za mednarodne računovodske standarde.
(8) Členi od 91 do 95 Uredbe CB-3-09 proračunskega odbora Urada za usklajevanje na notranjem trgu.
PRILOGA I
Spremljanje upoštevanja pripomb iz prejšnjih let
Leto |
Pripomba Sodišča |
Status popravljalnega ukrepa (zaključen/se izvaja/neizveden/ni relevantno) |
2011 |
Sodišče je odkrilo več pomanjkljivosti v zvezi s sporazumom o ravni storitev za leto 2011, sklenjenim med Uradom in Prevajalskim centrom za organe EU (v nadaljnjem besedilu: CDT). Urad je sporazum, ki naj bi v skladu s členom 10 veljal od 1. januarja 2011, podpisal 20. junija 2011. Pogodba se je začela izvrševati, preden je bila podpisana. Urad je na zahtevo CDT izvršil plačilo kompenzacije v višini 1,8 milijona EUR (1). Poleg tega je bilo to plačilo odobreno brez prevzete proračunske obveznosti in brez razpoložljivih odobrenih proračunskih sredstev (2). |
ni relevantno |
2011 |
Urad mora izboljšati svoje upravljanje osnovnih sredstev. Računovodski postopki in informacije o stroških za neopredmetena sredstva, ki jih je razvil Urad, niso bili zanesljivi. |
zaključen |
2011 |
Skupni znesek gotovine Urada je 31. decembra 2011 znašal 520 milijonov EUR (495 milijonov EUR leta 2010). V skladu z zakladniško politiko, ki jo je proračunski odbor odobril leta 2010, je bila gotovina naložena na bančnih računih v 9 bankah v petih državah članicah. |
zaključen Sodišče kljub temu ugotavlja, da je znesek gotovine še vedno visok. |
2012 |
Od 31,9 milijona EUR odobrenih proračunskih sredstev, ki so bila iz leta 2011 prenesena v leto 2012, je leta 2012 zapadlo 4,16 milijona EUR (13 %). Od tega zneska se je 1,93 milijona EUR nanašalo na sporazume o sodelovanju z državami članicami, za katere niso bili izkoriščeni celotni zneski, ki so bili dodeljeni zanje. |
ni relevantno |
2012 |
Leta 2012 je skupna stopnja odobrenih proračunskih sredstev znašala 93 %, kar kaže, da so bile obveznosti sprejete pravočasno. Po drugi strani je bila stopnja odobrenih proračunskih sredstev, prenesenih v leto 2013, s 36,7 milijona EUR (19 % skupnih odobrenih proračunskih sredstev) visoka. Od tega zneska se je 21,7 milijona EUR nanašalo na naslov II (upravni odhodki), 14,1 milijona EUR pa na naslov III (operativni odhodki). Glavni razlog za visoko stopnjo prenosov je bil pozen prejem faktur za blago in storitve v letu 2012. Natančneje, za naslov II so bile razlog za visoko stopnjo prenosov tudi številne večletne pogodbe, povezane z gradnjo nove stavbe Urada (6,09 milijona EUR) in javnimi naročili informacijskotehnoloških novosti (7,67 milijona EUR). Prenosi pri naslovu III so v veliki meri povezani s sporazumi o sodelovanju, podpisanimi z državami članicami, za katere je treba zahtevke za povračilo stroškov predložiti šele leta 2013 (8,13 milijona EUR). Poleg tega so bile v zadnjih mesecih leta 2012 naročene prevajalske storitve (5,43 milijona EUR), ki jih je treba plačati šele leta 2013. |
ni relevantno |
(1) V sporazumu je bila določena minimalna vrednost v višini 16,3 milijona EUR. Skupna vrednost storitev, zagotovljenih v letu 2011, je bila 14,5 milijona EUR.
(2) To plačilo je bilo izvršeno iz proračuna za leto 2012.
PRILOGA II
Urad za usklajevanje na notranjem trgu (Alicante)
Pristojnosti in dejavnosti
Področja pristojnosti Unije, ki izhajajo iz Pogodbe (člena 36 in 56 Pogodbe o delovanju Evropske unije) |
Prost pretok blaga [...] prepovedi ali omejit[ve] [...] utemeljene [...] z varstvom industrijske in poslovne lastnine [...] ne smejo biti sredstvo za samovoljno diskriminacijo ali prikrito omejevanje trgovine med državami članicami. [...] omejitve svobode opravljanja storitev v Uniji [se] prepovejo za državljane držav članic, ki imajo sedež v eni od držav članic, vendar ne v državi osebe, ki so ji storitve namenjene. [...] |
||||||||||||||||||||||||||||||||
Pristojnosti Urada (Uredba Sveta (ES) št. 207/2009) (Uredba (EU) št. 386/2012 Evropskega parlamenta in Sveta) |
Cilji Izvajanje zakonodaje Unije v zvezi z blagovnimi znamkami in modeli, kar daje podjetjem pravico do enotnega varstva na celotnem območju Evropske unije. Spodbujanje razprave, raziskav, usposabljanja, komuniciranja, razvoja naprednih orodij informacijske tehnologije in razširjanje najboljše prakse v zvezi z intelektualno lastnino. Naloge
|
||||||||||||||||||||||||||||||||
Vodenje |
Upravni odbor Sestava
Naloge
Predstojnik Urada
Proračunski odbor Sestava
Naloge
Odločitve o prijavah Odločitve sprejemajo:
Zunanja revizija Evropsko računsko sodišče. Organ za razrešnico Proračunski odbor Urada. |
||||||||||||||||||||||||||||||||
Viri, ki so bili Uradu na voljo v letu 2013 (2012) |
Proračun 418 milijonov EUR (429 milijonov EUR) Število zaposlenih 31. decembra 2013 861 (775) mest, predvidenih v načrtu delovnih mest, od tega zasedenih: 731 (680) + 171 (138) drugih uslužbencev (pomožni uslužbenci, napoteni nacionalni strokovnjaki, lokalni uslužbenci in uslužbenci, zaposleni prek agencij za zaposlovanje, posebni svetovalci) Skupno število zaposlenih: 902 (818) |
||||||||||||||||||||||||||||||||
Proizvodi in storitve, zagotovljeni v letu 2013 (2012) |
Blagovne znamke Število prijav: 1 14 421 (1 07 924) Število registriranih znamk: 98 092 (95 645) Število ugovorov: 17 006 (16 634) Število pritožb pred odbori za pritožbe: 2 602 (2 339) Število nerešenih pritožb: 2 361 (2 352) Modeli Število prejetih modelov: 95 429 (92 175) Število registriranih modelov: 84 056 (78 658) |
||||||||||||||||||||||||||||||||
Vir: Priloga, ki jo je posredoval Urad. |
ODGOVORI URADA
11. |
Urad UUNT v sodelovanju z nacionalnimi uradi trenutno pripravlja ukrepe za zmanjšanje velikega števila razveljavljenih prenosov. Pripravljen je bil pilotni projekt za 6-mesečna vmesna poročila o izvajanju. Namen je razširiti te pilotne projekte na druge pomembne skupne projekte Urada in nacionalnih uradov po tem, ko se bo udeležba v pričujočem pilotnem projektu povečala. Urad bo tudi proučil morebitne prilagoditve pogodb z nacionalnimi uradi za leto 2015, da bi zmanjšal nepotrebne prenose. |
12. |
Poleg zgoraj omenjenih ukrepov, ki bodo znižali veliko število prenosov predvsem iz Naslova III, a tudi iz Naslova II, Urad v sodelovanju s Prevajalskim centrom trenutno pripravlja sistem za zmanjšanje števila prenosov ob koncu leta. Poleg tega širjenje sedeža Urada in razvoj na področju informacijske tehnologije opravičujeta visoke prenose iz Naslova II, kot je že ugotovilo Sodišče. Urad uvaja nove ukrepe za boljši nadzor nad zneski, ki se prenesejo vsako leto. |
13. |
Urad je pripravil načrt neprekinjenega poslovanja v skladu z zahtevami mednarodnih standardov kakovosti (ISO 27001) in standardov notranjega kontroliranja (ICS 10), ki jih je sprejel proračunski odbor Urada (BCP). To je predvideno tudi z okvirno finančno uredbo za leto 2013. Novembra 2006 sta bila vodilna odbora Urada, tj. upravni in proračunski odbor, obveščena o strategiji Urada, ki temelji na tristopenjskem scenariju (stopnja 0: skupina za obvladovanje kriz; stopnja 1: skupine za IT in logistiko, usklajevanje ponovne oživitve dejavnosti ter splošno komunikacijo; stopnja 2: skupine, ki bodo delale na ponovni oživitvi dejavnosti) in sta jo tudi podprla. Plačilo zaposlenih, ki so v pripravljenosti, je določeno v kadrovskih predpisih. Vpliv tega plačila na proračun je vključen v posebno proračunsko postavko, posodobljeno v skladu s potrebami organizacije in sprejeto kot del vsakoletnega proračuna. Načrt neprekinjenega poslovanja je bil pripravljen po izčrpni analizi vpliva, opravljeni v sodelovanju z zunanjimi svetovalci, in zajema VSE dejavnosti Urada. Plačila za petindvajset funkcij, za katere so bili stalno določeni delavci v pripravljenosti, so za leto 2013 znašala 4 02 458 EUR. Razlogi, zaradi katerih je bila predvidena tako obsežna shema v načrtu neprekinjenega poslovanja, so: Urad je močno izpostavljen in prepoznaven interesnim skupinam ter mora zagotavljati službo za e-poslovanje, ki deluje neprekinjeno, in takojšnjo odzivnost na potrebe uporabnikov. Nezanesljivost sistema IT bi zelo negativno vplivala na neprekinjenost poslovanja. Nenehno poslovanje je torej bistveno za ves Urad, zato so vanj vključeni vsi oddelki (preglednost dejavnosti, kot so sodelovanje z državami članicami in na področju opazovalnega urada, izmenjava z uradom v Bruslju, podpora osebju, ki dela na daljavo, zagotavljanje učinkovitega delovanja sistema za plačevanje pristojbin (ki je avtomatiziran in ga uporablja ves Urad) in nenazadnje tudi sodelovanje osebja, ki skrbi za javna naročila, saj ima bistveno centralizirano vlogo pri ukrepanju (upravljanju vseh spisov) v primeru nesreče). Naša uradna dokumentacija je zelo obsežna in zelo odvisna od sistema IT zaradi števila in mednarodnega ozadja naših dobaviteljev. Ti razlogi po našem mnenju opravičujejo razlikovanje od drugih agencij. Urad se je v od svojega nastanka že dvakrat zatekel k delu v izmenah, zadnjič pri uvajanju svojega novega spletnega mesta. Plačila za delo v pripravljenosti v letu 2013 prestavljajo manj kot 0,5 % skupnih odhodkov iz Naslova I. Ti odhodki znašajo manj od prihodka za spletne storitve Urada na en delovni dan. Urad bo upošteval pripombo Računskega sodišča v svojem letnem pregledu procesov, postopkov in načrtov ter jih bo poskusil izboljšati. |
14. |
Urad se je seznanil s sklepom Računskega sodišča, da so bile vse ugotovitve iz predhodnega leta zaključene ali niso več relevantne. |