PRILOGA

Skupno podjetje „Čisto nebo“ (Bruselj)

Pristojnosti in dejavnosti

Področja pristojnosti Unije, ki izhajajo iz Pogodbe (izvlečki iz členov 187 in 188 Pogodbe o delovanju Evropske unije)	Sklep št. 1982/2006/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2006 o Sedmem okvirnem programu določa prispevek Unije k vzpostavitvi dolgoročnih javno-zasebnih partnerstev v obliki skupnih tehnoloških pobud, ki bi se lahko izvajale prek skupnih podjetij v smislu člena 187 Pogodbe. Uredba Sveta (ES) št. 71/2008 z dne 20. decembra 2007 o ustanovitvi Skupnega podjetja „Čisto nebo“ (UL L 30, 4.2.2008, str. 1).
Pristojnosti Skupnega podjetja (Uredba Sveta (ES) št. 71/2008)	Cilji — Skupno podjetje „Čisto nebo“ prispeva k izvajanju Sedmega okvirnega programa in zlasti k tematskemu področju 7 – Promet (vključno z aeronavtiko) posebnega programa „Sodelovanje“, — pospešiti razvoj čistih tehnologij zračnega prometa v EU, jih potrditi in predstaviti, da bi se lahko začele čim prej uporabljati, — zagotoviti skladno izvajanje evropskih raziskovalnih prizadevanj za okoljske izboljšave na področju zračnega prometa, — vzpostaviti radikalno inovativen sistem zračnega prometa, ki temelji na vključevanju naprednih tehnologij in vseobsegajočih demonstratorjev in ki stremi k zmanjšanju vpliva zračnega prometa na okolje, tako da bi znatno zmanjšali emisije hrupa in plinaste emisije ter povečali ekonomičnost porabe goriva pri zrakoplovih, — pospešiti ustvarjanje novega znanja, inovacij in prenosa raziskav na podlagi združenih tehnologij in popolnoma integriranega sistema sistemov v ustreznih operativnih okoliščinah, kar vodi do večje industrijske konkurenčnosti.
Vodenje	— Skupno podjetje vodi upravni odbor. Izvršno osebje vodi izvršni direktor. Javni sektor je zastopan na različne načine, npr z usmerjevalnimi odbori ITD in skupino nacionalnih predstavnikov.
Viri, ki so bili Skupnemu podjetju na voljo v letu 2011	Proračun 192 350 991 EUR Število zaposlenih 31. decembra 2011 24 mest v načrtu delovnih mest (18 začasnih uslužbencev in 6 pogodbenih uslužbencev), od tega 23 zasedenih; ta so bila dodeljena za: operativne dejavnosti: 9; upravne naloge: 14; obojne naloge: 5
Dejavnosti in storitve, zagotovljene v letu 2011	Glej Letno poročilo o dejavnostih za leto 2011 Skupnega podjetja „Čisto nebo” na www.cleansky.eu.
Vir: Podatki, ki jih je posredovalo Skupno podjetje „Čisto nebo”.

ODGOVORI SKUPNEGA PODJETJA „ČISTO NEBO“

Osnova za mnenje s pridržkom o zakonitosti in pravilnosti transakcij, povezanih z računovodskimi izkazi

Odstavek 15

Skupno podjetje „Čisto nebo“ pozdravlja pozitiven sklep Sodišča glede zakonitosti in pravilnosti vseh transakcij, povezanih z računovodskimi izkazi za leto 2011, razen transakcij v zvezi s potrjevanjem zahtevkov za povračilo stroškov.

Potrjevanje zahtevkov za povračilo stroškov, ki jih predložijo upravičenci Skupnega podjetja, privede do vmesnih/končnih plačil in obračuna predfinanciranja. Naknadne revizije, ki jih je Skupno podjetje opravilo leta 2011, so zajele stroške, ki jih je poslovodstvo Skupnega podjetja potrdilo v zvezi z izvajanjem projektov v letih 2008, 2009 in 2010. Med akumuliranimi operativnimi plačili v breme Skupnega podjetja od začetka programa Čisto nebo do decembra 2011 jih je bilo samo 49,5 % (1) povezanih z izvajanjem projektov v letih 2008, 2009 in 2010.

Napaka, ki jo je Skupno podjetje odkrilo v naknadnih revizijah leta 2011, znaša 6,16 %. Vendar je treba pri presoji zakonitosti in pravilnosti potrjenih zahtevkov za povračilo stroškov ob upoštevanju popravnih ukrepov, ki jih je izvedlo Skupno podjetje in so opisani v nadaljevanju te pripombe, poleg stopnje odkrite napake upoštevati še en kazalnik: stopnjo preostale napake. V skladu z metodologijo, opisano v odobreni strategiji naknadnih revizij Skupnega podjetja, stopnja preostale napake kaže napako, ki ostane v potrjenih zahtevkih za povračilo stroškov po izvedbi mehanizma za izterjavo. Stopnja preostale napake za naknadne revizije, ki so bile v letu 2011 opravljene za zahtevke za povračilo stroškov iz prejšnjih let, znaša 4,09 %, kar privede do sorazmerno majhnega tveganega zneska glede na akumulirana operativna plačila v breme programa Čisto nebo do konca leta 2011 (2,02 % (2)).

Skupno podjetje priznava pomen stopenj odkrite in preostale napake pri revidiranih zahtevkih za povračilo stroškov ter namerava dodatno izboljšati kakovost postopka predhodnega potrjevanja.

Skupno podjetje je postopek naknadne revizije uvedlo leta 2011, približno eno leto po tem, ko je novembra 2009 postalo samostojno. Prve revizije so zajemale proces potrjevanja v letu 2010, tj. prvi tak proces, ki ga je Skupno podjetje izvedlo. Leta 2010 je bilo Skupno podjetje še v fazi zagona in predhodne kontrole, povezane z upravljanjem nepovratnih sredstev, še niso bile dovolj izpopolnjene za upravljanje velike količine teh sredstev.

Skupno podjetje želi v zvezi z rezultati prve opravljene naknadne revizije poudariti učinkovitost tega elementa svojega sistema notranje kontrole, s katerim je poslovodstvo odkrilo in popravilo napake, nastale med predhodnim potrjevanjem zahtevkov za povračilo stroškov. Zadnji popravni ukrepi se še izvajajo.

Skupno podjetje je od leta 2010 znatno izpopolnilo proces potrjevanja zahtevkov za povračilo stroškov, in sicer z uvedbo posebnih postopkov, vključno s podatkovno zbirko za upravljanje nepovratnih sredstev, s čimer je bil zagotovljen standardni mehanizem, s katerim uradniki za finance in odgovorni za projekte odobrijo zahtevke za povračilo stroškov.

Skupno podjetje je po prvi naknadni reviziji za popravo preteklih preplačil uvedlo ustrezne ukrepe za izterjavo, vključno z ekstrapolacijo sistematičnih napak, odkritih v revizijah nerevidiranih zahtevkov za povračilo stroškov. Opozoriti je treba, da Skupno podjetje 75 % sredstev dodeli imenovanim upravičencem (svojim članom), ki sodelujejo v projektih Čisto nebo do konca programa. Zaradi tega lažje sprejema popravne ukrepe, in sicer z izterjavami, izvedenimi v okviru poznejših plačil upravičencem.

Kot preventivni ukrep se v postopkih, ki se danes uporabljajo za predhodno potrjevanje zahtevkov za povračilo stroškov, upoštevajo rezultati naknadnih revizij iz prejšnjih let, zlasti v primerih sistematičnih napak. V obdobju 2008–2010 je bilo več kot 80 % odkritih napak sistematičnih. To Skupnemu podjetju omogoča, da imenovanim upravičencem zagotovi napotke in s tem prepreči napake v prihodnjih zahtevkih za povračilo stroškov.

Precejšen del napak, odkritih v naknadnih revizijah iz leta 2011 (približno 50 %), je izhajal iz uporabe računovodskih podatkov iz prejšnjih let, saj dejanski podatki do roka za predložitev računovodskih izkazov niso bili na voljo. Skupno podjetje spremlja postopek poznejših popravkov v svojih predhodnih kontrolah in bo v prihodnjih poročevalnih obdobjih zagotovilo, da bodo popravki zahtevkov za povračilo stroškov iz prejšnjih let predloženi brez zamud.

Poslovodstvo Skupnega podjetja meni, da je pomembno zagotoviti večletno kontrolno strukturo za upravljanje njegovih nepovratnih sredstev, v kateri se upoštevajo priložnosti za standardne postopke izterjave in preventivne ukrepe. Zato je poslovodstvo Skupnega podjetja za večletne projekte določilo kontrolne mehanizme in cilje, pri čemer se ti merijo s kazalniki, ki pokrivajo celotno obdobje programa.

Pripombe o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju

Odstavek 18

Skupno podjetje se zanaša na učinkovit in uspešen izid pogajanj v zvezi z razpisi za zbiranje predlogov ter je sprejelo notranje ukrepe za izboljšanje in pospešitev postopka, na katerem temelji ta pomembni vidik plačil novim partnerjem. Skupno podjetje opaža splošno izboljšanje časa, potrebnega za dodelitev sredstev, in ga pozorno spremlja na ravni poslovodstva (3).

Odstavek 19

Skupno podjetje priznava, da je upravni odbor z zamudo sprejel sklep, s katerim je odobril prenos odobritev plačil v proračunski načrt za leto 2012 (4). Časovni razpored za cikel proračunskega načrtovanja in poročanja Skupnega podjetja je bil spremenjen, da bi se zagotovila ustrezna in pravočasna odobritev upravnega odbora za prenose v leto 2013.

Odstavek 20

Skupno podjetje se je v prvi polovici leta 2012 znašlo v izjemnem položaju, kar zadeva prejemanje zahtevkov za povračilo stroškov od članov Skupnega podjetja za izvajanje projektov v letu 2011. Računovodske izkaze za sporazume o odobritvi sredstev članom (GAM) za leto 2011, ki bi jih bilo treba predložiti do 1. marca 2012, so upravičenci predložili z neobičajno 3- do 4-mesečno zamudo. Skupno podjetje je skupaj s koordinatorji ITD (vodji konzorcijev) analiziralo glavni razlog za to zamudo in izvaja ukrepe, da bi v letu 2013 preprečilo podobne dogodke. Odločeno je bilo, da se sprejmejo naslednji ukrepi:

—	v sporazumu upravnega odbora (junij 2012) bo določen jasen časovni razpored za postopek v letu 2013 (januar–junij 2013), v katerem bodo navedeni roki in odzivni časi, ki se pričakujejo od industrije in Skupnega podjetja,

—	Skupno podjetje bo z usmerjanjem in usposabljanjem prispevalo k izboljšanju popolnosti in kakovosti zahtevkov za povračilo stroškov ter s tem povezanih potrdil o računovodskih izkazih,

—	Skupno podjetje bo še bolj okrepilo pozorno spremljanje, pri čemer bo članom aktivno pomagalo pri posameznih vprašanjih o upravičenosti stroškov. To v prvi polovici leta 2012 zaradi pomanjkanja virov ni bilo mogoče,

—	novo orodje informacijske tehnologije za upravljanje nepovratnih sredstev bo poenostavilo proces predložitve in potrjevanja zahtevkov za povračilo stroškov.

Ko bo poslovodstvo potrdilo končno prejete zahtevke za povračilo stroškov in jih bo upravni odbor pozneje v letu 2012 odobril, bodo zadevni stvarni prispevki v končnih računovodskih izkazih za leto 2012 preneseni med čista sredstva Skupnega podjetja. Zato je treba stanje čistih sredstev, kot je predstavljeno v končnih računovodskih izkazih za leto 2011, šteti za začasno.

Pripombe o ključnih kontrolah nadzornega in kontrolnega sistema Skupnega podjetja

Odstavek 21

Skupno podjetje je v prvem četrtletju 2012 in po priporočilih, ki jih je Evropsko računsko sodišče podalo prejšnje leto, vzpostavilo poseben postopek za procese v zvezi s potrjevanjem zahtevkov za povračilo stroškov, s katerim so odgovorni za projekte vključeni v proces potrjevanja računovodskih izkazov (5). Te osebe poleg potrjevanja tehničnih poročil preverjajo razpoložljive informacije o uporabi virov in obveščajo uradnike za finance o rezultatih. Določena so bila jasna pravila, s katerimi se zagotavljajo dokazi o finančnem in operativnem preverjanju oziroma odobritvi pri potrjevanju zahtevkov za povračilo stroškov. Oblika kontrolnega seznama, ki se je uporabljal prej, je bila izboljšana, da bi se zagotovili dokazi o dejansko izvedenih korakih potrjevanja ter da bi se prikazalo sodelovanje med finančnimi in operativnimi enotami.

Odstavek 22

Skupno podjetje je ob upoštevanju svojih izkušenj in preteklih opažanj Sodišča v zvezi z obdelavo podatkov o upravičencih v zadnjem četrtletju 2011 razvilo posebno orodje za upravljanje takih podatkov za sporazume o dodelitvi sredstev članom. To orodje je bilo v drugem četrtletju 2012 uporabljeno za obdelavo zahtevkov za povračilo stroškov iz leta 2011, rezultati pa so bili – potem ko je bila preizkušena zanesljivost kodiranih podatkov in s tem povezanih poročil, ki jih je pripravil računovodja Skupnega podjetja skupaj z zunanjim revizijskim podjetjem – uporabljeni za končne računovodske izkaze za leto 2011.

Odstavek 23

Skupno podjetje upošteva opažanja Sodišča ter je sprejelo ukrepe za izboljšanje notranjih postopkov odobritve za finančne in operativne akterje. V resnici je zaradi zgoraj navedenega orodja za upravljanje nepovratnih sredstev zdaj pristop, ki ga zadevni finančni in operativni akterji uporabljajo za potrjevanje zahtevkov za povračilo stroškov in letnih tehničnih poročil, bolj povezan, in to je v procesu bolj vidno.

Kar zadeva ločitev nalog, Skupno podjetje trenutno pripravlja spremembo finančnih krogov, da bi zagotovilo ločevanje med finančnih preverjanjem in odobritvijo v primerih, v katerih ni običajno predvidenih finančnih akterjev.

Odstavek 24

Skupno podjetje je upoštevalo priporočila računovodje in je, kot je bilo že navedeno, izvedlo pomembne ukrepe za uvedbo orodja za upravljanje nepovratnih sredstev, s katerim bo mogoče izboljšati potrjevanje zahtevkov za povračilo stroškov, ter omogočanje izčrpnega in rednega poročanja poslovodstvu Skupnega podjetja.

Druge zadeve

Odstavek 25

Notranji revizor je avgusta 2011 seznanil upravni odbor in poslovodstvo Skupnega podjetja s svojim vključevanjem v nekatere osnovne procese finančnega poslovodenja Skupnega podjetja in možnimi posledicami za neodvisnost notranjega revizorja. Tveganje morebitne nezanesljivosti v zvezi z zadevnimi procesi bo po potrebi zmanjšano z vključitvijo Službe za notranjo revizijo (IAS).

Odstavek 27

Skupno podjetje bo spremenilo svoja finančna pravila po naslednji posodobitvi okvirne finančne uredbe, ki se pripravlja (glej tudi točko 30).

Odstavek 28

Zahtevek Komisiji (kot članici Skupnega podjetja) za plačilo prispevkov za leto 2011 je ustrezno spremljal primeren načrt denarnih tokov. Čeprav načrt denarnih tokov ni bil priložen zahtevku, ki je bil poslan članom, ki niso Evropska komisija, je ta zahtevek spremljalo pojasnilo o zahtevanem znesku in razdelitvenem ključu, v katerem je bil naveden delež vsakega člana ali pridruženega člana. Poleg tega so vsi člani dobili ustrezne finančne podatke v okviru informacij o letnih računovodskih izkazih za prejšnje leto in odobrenem letnem proračunu za leto 2011, ki so bile zagotovljene v zapisniku upravnega odbora. Skupno podjetje bo poskrbelo, da bodo v prihodnosti načrti denarnih tokov priloženi tudi zahtevkom za plačila, poslanim članom, ki niso Komisija.

Odstavek 29

Ustrezno izvajanje podrobnih določb Splošnih pogojev iz Priloge II k sporazumom o odobritvi sredstev Skupnega podjetja članom, ki se nanašajo na varstvo, uporabo in širjenje rezultatov raziskav, še poteka.

Pravočasno bo vzpostavljen poseben postopek, v katerem bodo povzeti elementi uvedenih nadzornih kontrol in vloge Skupnega podjetja.

Odstavek 30

Skupno podjetje bo spremenilo svoja finančna pravila po naslednji posodobitvi okvirne finančne uredbe, ki se pripravlja. To mu bo omogočilo, da se bo uskladilo s skupno priznanimi pravili in, kjer je to mogoče, pojasnilo vprašanja, ki jih je izpostavilo Sodišče.

Odstavek 31

Skupno podjetje si je skupaj s sosednjimi skupnimi podjetji, ki imajo prostore v isti stavbi, še naprej prizadevalo za dokončanje načrta ponovne vzpostavitve delovanja po nesreči. Predvideva se, da bo dokončan do konca leta 2012.

---

(1)  Akumulirana operativna plačila od leta 2008 do leta 2011 znašajo 261 358 871 EUR, končna plačila in obračun predfinanciranja za leta od 2008 do 2010 pa 129 295 956 EUR.

(2)  = 4,09 % * (129 295 956 EUR / 261 385 871 EUR) * 100.

(3)  Od zagona Skupnega podjetja se je čas, potreben za dodelitev sredstev, s 418 dni skrajšal na 268 dni, kolikor je trajala dodelitev pri zadnjem razpisu (razpis 10). To kaže na dodatno izboljšanje glede na tisto v oceni Sodišča.

(4)  Upravni odbor je decembra 2010 sprejel letni proračunski načrt za leto 2011, ki je vključeval oceno prenesenega zneska.

(5)  Postopek programa Čisto nebo št. 2.9.1, vmesni postopek za potrjevanje računovodskih izkazov, prejetih od članov v zvezi z izvajanjem sporazumov o odobritvi sredstev članom iz leta 2011 in popravki, predloženimi za sporazume o odobritvi sredstev članom iz prejšnjih let.