52010DC0447

[pic] | EVROPSKA KOMISIJA |

Bruselj, 31.8.2010

COM(2010) 447 konč.

POROČILO KOMISIJE EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU

Letno poročilo organu, ki da razrešnico,o notranjih revizijah, opravljenih leta 2009(Člen 86(4) finančne uredbe)

SEC(2010) 994

KAZALO

1. Uvod 3

1.1. Naloga Službe za notranjo revizijo: neodvisnost, objektivnost in odgovornost 3

2. Delovno okolje in revizijski načrt 3

2.1. Postopek notranje revizije 3

2.2. Izvajanje strateškega revizijski načrta Službe za notranjo revizijo 4

2.3. Strinjanje s priporočili Službe za notranjo revizijo in dojemanje njenega dela 4

3. Glavne ugotovitve in priporočila Službe za notranjo revizijo 5

4. Sklepne ugotovitve 10

UVOD

To poročilo seznanja organ, ki da razrešnico, z delom, ki ga je opravila Služba Komisije za notranjo revizijo v skladu s členom 86(4) finančne uredbe. Poročilo temelji na poročilu Službe za notranjo revizijo v skladu s členom 86(3) finančne uredbe o ključnih revizijskih ugotovitvah ter v skladu s strokovnimi standardi o vprašanjih glede izpostavljenosti velikim tveganjem, kontrole in skupnega upravljanja.

To poročilo temelji na revizijskih in svetovalnih poročilih[1], ki jih je Služba za notranjo revizijo leta 2009 dokončala v oddelkih Komisije in njenih izvajalskih agencijah. Ne zajema izsledkov revizij v drugih agencijah ali organih, ki jih je opravila Služba za notranjo revizijo, saj se zanje pripravijo posebna letna poročila.

Odzivi Komisije na ugotovitve in sklepne ugotovitve notranjega revizorja so zajeti v zbirnem poročilu[2], v katerem Komisija izrazi svoje stališče do večsektorskih vprašanj, ki so jih zastavili Služba za notranjo revizijo, Evropsko računsko sodišče in organ, ki da razrešnico, ter vprašanj, ki jih je opredelil Odbor za spremljanje poteka revizij, in tistih, ki so opredeljena v predlogih za triletno revizijo finančne uredbe.

Naloga Službe za notranjo revizijo: neodvisnost, objektivnost in odgovornost

Naloga Službe za notranjo revizijo je prispevati k dobremu upravljanju Evropske komisije z revidiranjem sistemov notranjega upravljanja in kontrole znotraj Komisije ter regulativnih in izvajalskih agencij, da se oceni njihova uspešnost ter s tem zagotovi nenehno izboljševanje.

Služba za notranjo revizijo je v pristojnosti komisarja, pristojnega za revizijo, odgovorna pa je Odboru za spremljanje napredka revizij.

Služba za notranjo revizijo svoje delo opravlja v skladu z mednarodnim okvirom strokovnih praks Inštituta za notranje revizorje, notranji revizor pa da Odboru za spremljanje poteka revizij izjavo o organizacijski neodvisnosti.

Komisija za finančne nepravilnosti leta 2009 ni navedla nobenih sistemskih težav iz člena 112 pravil za izvajanje finančne uredbe.

DELOVNO OKOLJE IN REVIZIJSKI NAčRT

Postopek notranje revizije

Služba za notranjo revizijo je sodelovala z Evropskim računskim sodiščem in oddelki za notranjo revizijo pri usklajevanju načrtovanja revizij, rednem zagotavljanju revizijskih poročil ter izmenjavi metodologij in skupnih priložnostih usposabljanja.

Služba za notranjo revizijo in oddelki za notranjo revizijo uporabljajo enako opredelitev narave in metodologije revizije za oceno tveganja. Mreža oddelkov za notranjo revizijo, ki jim predseduje Služba za notranjo revizijo (Audinet), je še naprej zagotavljala uspešno platformo za usklajevanje pristopa k notranji reviziji v celotni Komisiji.

Razvoj programa poklicnega usposabljanja za notranje revizorje na Komisiji, vključno s tečajem usposabljanja v zvezi s preprečevanjem goljufij, ki ga je razvil OLAF, je končan.

Izvajanje strateškega revizijski načrta Službe za notranjo revizijo

Strateški revizijski načrt Službe za notranjo revizijo za obdobje 2007–2009 je bil leta 2009 posodobljen zaradi upoštevanja izsledkov letne ocene tveganja upravljanja ter drugih sprememb v zunanjem in notranjem okolju (npr. sprememb glede poslovanja organizacije, njenih operativnih dejavnosti, programov, sistemov in kontrol).

Do konca cikla načrtovanja za obdobje 2007–2009 naj bi sisteme notranjih kontrol znotraj Komisije, ki so zajemali 56 % vseh finančnih revizij (66 % proračunskih obveznosti za leto 2009), revidirale bodisi Služba za notranjo revizijo bodisi oddelki za notranjo revizijo. Dokončni obseg revizij se bo izračunal, ko bodo oddelki za notranjo revizijo predložili posodobljene podatke. Služba za notranjo revizijo je izvedla tudi številne revizije na nefinančnem področju (npr. neprekinjeno delovanje, obvladovanje tveganj).

Služba za notranjo revizijo je leta 2009 dokončala 87 % svojega delovnega programa, kar je 100 % zavez C1[3] in 66 % zavez C2[4]. Skupaj je bilo izdanih 67 poročil (34 revizijskih poročil, 32 poročil o nadaljnjem ukrepanju in eno svetovalno poročilo). Celotni seznam poročil je v prilogi.

Strinjanje s priporočili Službe za notranjo revizijo in dojemanje njenega dela

Leta 2009 so se revidiranci v 98,8 % primerov strinjali z revizijskimi priporočili.

[pic]

*Revidiranci so se strinjali z vsemi priporočili razen dveh „zelo pomembnih“ in enega „pomembnega“.

Na podlagi povratnih informacij revidirancev o njihovem zadovoljstvu s posameznimi revizijami je bila povprečna ocena na lestvici od 1 (najvišje) do 4 (najnižje) 1,71, medtem ko je za leto 2008 znašala 1,74, za leto 2007 pa 1,86. Anketa, izvedena na začetku leta 2010, je pokazala, da 78,8 % zainteresiranih strani meni, da Služba za notranjo revizijo pri svojem delu upošteva jasno vizijo na področju upravljanja in notranjih kontrol ter to tudi posreduje drugim, 90,0 %, da Služba svoje revizije opravlja pošteno, objektivno in pravično, ter 76,3 %, da so njena priporočila neposredno koristna za revidirance (medtem ko je za leto 2008 ta podatek znašal 61,5 %, za leto 2007 pa 48,8 %). Na splošno je 90,0 % vprašanih menilo, da delo Službe za notranjo revizijo prispeva h kakovosti sistemov upravljanja in kontrole na Komisiji in v njenih izvajalskih agencijah.

GLAVNE UGOTOVITVE IN PRIPOROčILA SLUžBE ZA NOTRANJO REVIZIJO

Neprekinjeno delovanje

Ustreznost in uspešnost upravljanja neprekinjenega delovanja sta bila ocenjena v štirih službah. Ugotovljeno je bilo, da je upravljanje neprekinjenega delovanja postopek, ki se neprestano razvija in še ni zrel, ter da so bila od leta 2006 za njegov razvoj, izvajanje in izboljšave vložena znatna prizadevanja. Kljub temu je Služba za notranjo revizijo menila, da obstaja potreba po boljšem skupnem pregledu in okrepljenih splošnih smernicah. Služba za notranjo revizijo je priporočila, naj se pristojnost za izvedbo teh priporočil prenese na ustrezen nadzorni organ ali usmerjevalno funkcijo. Horizontalna služba, odgovorna za upravljanje neprekinjenega delovanja, bi morala zagotavljati več smernic o izvedbi analize poslovnega učinka na podlagi ocene tveganja, okrepiti usklajevanje večsektorskih vprašanj in soodvisnosti ter izboljšati načrtovanje neprekinjenega delovanja. Na institucionalni ravni je treba zagotoviti pregled načrtovanja neprekinjenega delovanja služb. Zato je treba narediti popoln seznam ključnih dejavnosti. Načrte je treba redno preizkušati v praksi, sestaviti pa je treba tudi skupni program vaj za upravljanje neprekinjenega delovanja z obveznim rednim izvajanjem simulacijskih vaj.

Obvladovanje tveganj

Sedanji okvir obvladovanja tveganj je bil uveden leta 2005, skupaj z akcijskim načrtom, ki naj bi se izvajal v obdobju od leta 2005 do 2007. V revizijah, izvedenih leta 2009 v dveh horizontalnih in dveh operativnih službah, sta bila ocenjena tako ustreznost okvira obvladovanja tveganj kot njegovo uspešno izvajanje.

Revizija je potrdila, da je okvir Komisije za obvladovanje tveganj skladen z mednarodno sprejetimi merili, tj. modelom obvladovanja tveganj za podjetja, ki ga je pripravil odbor COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), ter da zagotavlja trdno podlago za obvladovanje tveganj.

Služba za notranjo revizijo je priporočila, naj se vloga osrednje službe znatno okrepi, da se doseže učinkovit pregled izvajanja obvladovanja tveganj na Komisiji ter zagotovi, da se večsektorska tveganja v celoti obravnavajo in da se ustrezno opredelijo tveganja za institucijo kot celoto. Priporočila je tudi, naj osrednje službe spodbujajo najboljše prakse na področju obvladovanja tveganj, analizirajo ključna tveganja, ki jih sporočajo generalni direktorati, in odzive združenega upravljanja nanje, ter konsolidirano različico svoje analize pošljejo kolegiju.

Za izboljšanje poročanja o upravljanju in tveganjih je treba pojasniti ključne pojme (npr. oceno ključnih tveganj, neločljivo povezanih z upravljanjem, in preostalih tveganj) in oblikovati dodatne smernice (npr. za uporabo pojma dovoljenega tveganja in za upoštevanje tveganj, ki so posledica odvisnosti od zunanjih partnerjev).

Operativni generalni direktorati morajo okrepiti sedanje obvladovanje tveganj ter uveljaviti obvladovanje tveganj kot učinkovito sredstvo, ki je del njihovega procesa upravljanja.

Upravljanje javnih naročil in donacij

Na področju notranjih politik so bile izvedene tri nove revizije in pet naknadnih revizij o postopkih upravljanja javnih naročil in donacij.

Kar zadeva postopke javnih naročil v Skupnem raziskovalnem središču, obstajajo tveganja, ki so neločljivo povezana z decentralizirano strukturo središča in posebno naravo njegovih dejavnosti. Obstaja posebna izpostavljenost tveganjem, ki izhaja iz ravnanja z jedrskim materialom in delovanja naprav za jedrske raziskave. Služba za notranjo revizijo je priporočila izboljšanje postopka načrtovanja javnih naročil, dokumentiranja spisov o javnih naročilih, naknadnih kontrol, smernic in spremljanja izjemnih primerov.

Za donacije, ki jih je dodelil Statistični urad Evropskih skupnosti, je bilo priporočeno, naj se okrepita predhodno vrednotenje obsežnih projektov in vrednotenje med pripravo postopka dodelitve donacij ter naj se poenostavi osnova za izračun stroškov Komisije.

Kar zadeva upravljanje donacij iz schengenskega vira, je bilo predlagano, naj se poročanje v okviru letnih poročil o dejavnostih Generalnega direktorata za pravosodje, svobodo in varnost izboljša z vključitvijo povzetka ključnih kontrol, uvedenih za programe, ki se izvajajo v okviru decentraliziranega upravljanja, in s predstavitvijo ključnih kazalcev uspešnosti, ki dokazujejo zakonitost in pravilnost z izkazi povezanih transakcij. Ugotovljeno je bilo, da pravna podlaga kontrol schengenskega vira ni dovolj jasna. Nizka izvedbena stopnja „schengenskega vira 2“ v Bolgariji in Romuniji pomeni, da ključne dejavnosti, ki naj bi izboljšale učinkovite kontrole na zunanjih mejah EU, še niso bile izvedene ali so zamujale, ko se je izvajala revizija. Obstajalo je tudi tveganje, da Bolgarija ni v celoti izvršila proračuna „schengenskega vira 2“. Generalni direktorat za pravosodje, svobodo in varnost bi moral okrepiti spremljanje napredka te države z oblikovanjem akcijskega načrta v dogovoru z organi države članice in razmisliti o razvoju načrta za omejitev izgube proračunskih sredstev, če se ukrepi ne izvedejo.

Kar zadeva kontrole za sedmi okvirni program (7OP), ki jih je oblikoval Generalni direktorat za raziskave, je Služba za notranjo revizijo predlagala izboljšave kontrolnih strategij. Čeprav je bilo potrjeno, da zakonodajni okvir poudarja poenostavitev in zmanjšanje obsega predhodnih kontrol upravičencev, pa so revizije poudarile potrebo po vzpostavitvi učinkovitega ravnovesja med preventivnimi ukrepi in naknadnimi kontrolami. Služba za notranjo revizijo je priporočila, naj se po potrebi uporabijo bolj selektivne kontrole, ki upoštevajo tveganja, ter naj se razvijejo jasne strategije za preprečevanje in odkrivanje goljufij. Sankcijske mehanizme, določene v predpisih, bi bilo treba uporabljati tudi v praksi in tako zagotoviti odvračilni učinek.

Izvajalske agencije

V izvajalskih agencijah so bile izvedene dve reviziji proračuna za delovanje, prenesenega na izvajalske agencije, in dve naknadni reviziji. Posebno pozornost bi bilo treba nameniti zagotovitvi jasne in organizirane predaje nalog z generalnih direktoratov na novo ustanovljene izvajalske agencije ter natančni porazdelitvi njihovih nalog. Služba za notranjo revizijo je priporočila, naj se med vsakim matičnim generalnim direktoratom in zadevno izvajalsko agencijo sklene memorandum o soglasju ter naj matični generalni direktorat oblikuje jasno in formalizirano strategijo za spremljanje izvrševanja odgovornosti izvajalske agencije v zvezi z odhodki iz delovanja.

Po obeh revizijah je bilo priporočeno, naj se vzpostavi celovit upravljavski informacijski sistem ter tako izboljša osnova za spremljanje programov, ki jih upravljajo izvajalske agencije, in poročanje o njih.

Služba za notranjo revizijo je priporočila, naj izvajalska agencija za konkurenčnost in inovativnost preizkusi svoj načrt neprekinjenega delovanja, da se zagotovi učinkovito izvajanje. Poleg tega je navedla, da ima lahko omejevanje dostopa do informacijskih sistemov in varnostnih služb Komisije škodljiv učinek na neprekinjeno delovanje izvajalskih agencij zaradi visoke stopnje odvisnosti od nekaterih od teh sistemov.

Vprašanja informacijske tehnologije (IT)

Na zahtevo odbora za spremljanje napredka revizij sta bila izdana dva dopisa poslovodstvu s povzetkom glavnih točk iz poročil o revizijah obsežnih in skupnih informacijskih sistemov[5], izvedenih v zadnjih letih.

Za obsežne informacijske sisteme so bila naslednja vprašanja navedena za razmislek: okrepitev informacijskih postopkov za obvladovanje tveganj z rednimi in natančnimi ocenami tveganj; razvoj in uporaba formalizirane metodologije vodenja projektov za vse pomembnejše dogodke na področju IT; tesnejše spremljanje uspešnosti in kakovosti pogodbenih izvajalcev na področju IT; ter izvajanje popolnega in formaliziranega postopka za upravljanje sprememb informacijskih sistemov. Posebna pozornost je bila namenjena pomenu ustreznega načrtovanja javnih naročil informacijske tehnologije in ustrezne nabavne strategije, da se preprečita tehnična ujetost in prekinitev delovanja ob zamenjavi ponudnika storitev. Okrepiti bi bilo treba pregled na skupni ravni, da se spremljajo pomembnejši dogodki na področju IT.

Obsežni in skupni informacijski sistemi vsebujejo naslednja tveganja: neskladnost s skupnimi pravili za upravljanje IT, ki se uporabljajo; nezmožnost zagotovitve pričakovanih rezultatov v roku in z razpoložljivimi sredstvi; nezadovoljstvo uporabnikov; neučinkovita uporaba virov; in škodovanje ugledu.

Glede skupnih informacijskih sistemov so bili ugotovljeni dodatni dejavniki tveganja, povezani zlasti s potrebo po ustreznem upravljanju na centralni in lokalni ravni: neustrezno skupno vodenje in nadzor v zvezi z razvojem informacijskih sistemov; nejasne ureditve upravljanja; neustrezno sodelovanje zainteresiranih strani v postopku odločanja; in neustrezna dodelitev stroškov, nastalih pri izvajanju projektov IT. Če bi se ta tveganja uresničila, bi lahko ogrozila izvajanje usklajene in učinkovite strategije Komisije na področju IT ter dosego ciljev projekta. Obstaja tveganje, da Komisiji ne bi uspelo učinkovito uporabiti znatnih človeških in proračunskih sredstev.

Služba za notranjo revizijo je priporočila, naj se ustrezen organ pooblasti za določitev srednje- in dolgoročne strategije in prednostnih nalog Komisije na področju IT, ki naj jih potrdi usmerjevalna skupina za ABM, ki bo tudi spremljala njihovo učinkovito izvajanje. Te prednostne naloge na področju IT, ki se določijo za sisteme, financirane tako z odobritvami za poslovanje kot z upravnimi odobritvami, bi morale biti osnova strategij posameznih generalnih direktoratov na področju IT („Schémas Directeurs“) ter postopkov dodelitve in sprostitve proračunskih sredstev. Pristojnosti za upravljanje skupnih informacijskih sistemov bi bilo treba bolje opredeliti, s tem povezani postopek odločanja pa okrepiti z ureditvijo ustrezne udeležbe ključnih akterjev. Sedanjo strukturo upravljanja bi bilo treba okrepiti na ravni projektov in področij ter na skupni ravni, obenem pa določiti posebne postopke za prenos nesporazumov med službami na usmerjevalno skupino za ABM. Okrepiti bi bilo treba tudi proračunski postopek in spremljanje stroškov.

Deljeno upravljanje

Revizije Službe za notranjo revizijo so se osredotočale na nadzorne odgovornosti generalnih direktoratov na ključnih področjih politik: kmetijstva, ribištva in kohezije. Vključevale so revizije zagonskih faz večletnih kontrolnih strategij zadevnih generalnih direktoratov za programsko obdobje 2007–2013.

Revizija na področju kmetijstva se je osredotočala na vračila neposrednih pomoči državam članicam in spremljanje izvajanja integriranega administrativnega in kontrolnega sistema v nekaterih državah članicah, kjer so bile ugotovljene velike pomanjkljivosti, in v eni državi kandidatki. Služba za notranjo revizijo je ugotovila, da postopki za začetek, preverjanje in odobritev plačil državam članicam delujejo zadovoljivo ter da je Komisija v zadnjih letih budno spremljala izvajanje integriranega administrativnega in kontrolnega sistema v proučenih državah. Glede razvoja podeželja je Služba za notranjo revizijo ugotovila, da uvedeni sistem notranjih kontrol daje razumno zagotovilo o dosegi poslovnih ciljev, določenih za Evropski kmetijski sklad za razvoj podeželja za programsko obdobje 2007–2013. Vendar pa bi se lahko izboljšalo notranje usklajevanje za zagotovitev, da se vse zadevne informacije v zvezi z izsledki revizij sistematično dajejo na voljo regionalnim enotam za razvoj podeželja ter da se te informacije redno uporabljajo.

Kar zadeva Evropski sklad za ribištvo, je Služba za notranjo revizijo priporočila, naj Generalni direktorat za pomorske zadeve in ribištvo okrepi postopek, ki se trenutno uporablja za spremljanje izvrševanja v državah članicah, ter zagotovi boljšo dokumentacijo. Generalni direktorat za pomorske zadeve in ribištvo bi moral sprejeti natančen revizijski načrt in oblikovati dokumentirano delovno ureditev z Generalnim direktoratom za regionalno politiko in Generalnim direktoratom za zaposlovanje, socialne zadeve in enake možnosti za sodelovanje z istimi nacionalnimi revizijskimi organi. Služba za notranjo revizijo je tudi priporočila, naj generalni direktorat v svojo revizijsko strategijo vključi tudi postopke za preprečevanje in odkrivanje goljufij.

Na področju kohezije je Služba za notranjo revizijo proučila kontrole Generalnega direktorata za regionalno politiko in Generalnega direktorata za zaposlovanje, socialne zadeve in enake možnosti za upravljavske in kontrolne sisteme, ki so jih napovedale države članice za programsko obdobje 2007–2013. Služba za notranjo revizijo je ugotovila, da čeprav so bile kontrole izvedene po načrtu, je v postopku prišlo do zamud, ki so jih povzročile službe držav članic. Služba za notranjo revizijo je izrazila zaskrbljenost zaradi kakovosti informacij, zagotovljenih na ravni držav članic, in priporočila, naj generalna direktorata v naslednji fazi postopka oblikovanja zagotovil to spremljata. Služba za notranjo revizijo se strinja z mnenjem Evropskega računskega sodišča, da je še prezgodaj v programskem obdobju za sklepanje, da se je zaradi sprememb pravil in nadzornih sistemov zmanjšalo število napak pri plačilih na ravni končnih upravičencev. Revizije so poudarile potrebo, da generalna direktorata natančneje opredelita svoji revizijski strategiji, zlasti obseg, v katerem upoštevata izsledke revizij držav članic. Komisija in države članice bi lahko bolj uskladile pristop k revizijam, lahko bi se izvedle celo skupne revizije, zlasti kadar gre za različne revizije istih nacionalnih revizijskih organov.

Upravljanje premoženja

Revizija postopka popisa inventarja, ki ga vodi Urad za infrastrukturo in logistiko v Bruslju (vključno s centrom za upravljanje informacijske opreme), je pokazala, da je pravna podlaga zastarela in da ni dovolj dokazov o tem, da so bile potrebne redne kontrole inventarja vedno izvedene. Služba za notranjo revizijo je poudarila pomen jasne določitve vlog in pristojnosti, dokumentiranja postopkov ter usklajevanja kot osnovnih pogojev za učinkovit postopek.

Glavni izsledki revizije projekta upravljanja dobave in sredstev so povzeti v poglavju o vprašanjih IT.

Zunanje politike

Revizija proračuna skupne zunanje in varnostne politike je pokazala, da ima Komisija zaradi dejstva, da si pristojnosti deli s Svetom, le omejen vpliv na operativno izvajanje in zmogljivost ukrepov skupne zunanje in varnostne politike. Služba za notranjo revizijo ni mogla pridobiti razumnega zagotovila glede upravljanja proračuna skupne zunanje in varnostne politike. Priporočila je, naj Komisija zagotovi popolno skladnost s pravnimi zahtevami v zvezi s predhodnimi ocenami. Zamude, opažene v zagonski fazi in pri izvajanju ukrepov skupne zunanje in varnostne politike, bi se lahko odpravile v sodelovanju s Svetom, in sicer z boljšimi smernicami (postopkovni priročniki), standardiziranimi postopki in z zagotovitvijo orodij. Po mnenju Službe za notranjo revizijo obstajata tveganje, da v misijah za civilno krizno upravljanje v okviru skupne varnostne in obrambne politike znatna sredstva ne bodo porabljena, ter potreba po strategiji misij na kraju samem ter usklajenih postopkih poročanja in pravočasnega dokončanja misij.

Revizija finančnega poslovodenja sheme pomoči v hrani je dala razumno zagotovilo glede dosege zastavljenih ciljev. Na podlagi revizij sosedske politike in dokončanja programov CARD in PHARE je bilo priporočeno, naj se izboljšajo kontrole, poudarjeno pa je bilo tudi tveganje, ki je posledica znatnega menjavanja osebja.

Nadaljnje spremljanje priporočil iz prejšnjih revizij

Službe, v katerih je bila izvedena revizija, so naredile akcijske načrte za upoštevanje priporočil Službe za notranjo revizijo. Izvajanje teh načrtov se spremlja v okviru tako imenovanega „Issue-track“ in preizkuša z naknadnimi revizijami.

Od 34 naknadnih revizij, dokončanih leta 2009, jih je 24 pokazalo, da so bila vsa priporočila iz prvotnih revizijskih poročil izvedena, šest pa, da samo eno priporočilo še ni bilo v celoti izvedeno.

Na splošno se je stopnja izvajanja priporočil notranjih revizij nekoliko izboljšala. Najnovejši podatki (z dne 29. januarja 2010) kažejo, da gre pri 26 % še neizvedenih „zelo pomembnih“ priporočil (41 od 159) za zamudo roka, daljšo od šestih mesecev, medtem ko jih je bilo leto prej 29 %.

SKLEPNE UGOTOVITVE

Na podlagi revizijskega in s tem povezanega dela, dokončanega leta 2009, se lahko ugotovi naslednje:

Sklepna ugotovitev 1: dosežen je bil nov napredek, vendar so potrebne nadaljnje izboljšave

Služba za notranjo revizijo opaža nenehne izboljšave v okolju notranjih kontrol Komisije, ki so povezane s prizadevanji za pridobitev izjave o zanesljivosti brez pridržka. Vendar pa je Služba za notranjo revizijo navedla, da so v zvezi z več vidiki finančnega poslovodenja potrebne nove izboljšave:

- deljeno upravljanje:

- Kar zadeva upravljanje donacij iz schengenskega vira 2, bo treba kljub odobrenemu podaljšanju pogodbe in sprejetim spremembam v zvezi z razdelitvijo sredstev na schengenski del in denarni tok bolje opredeliti profile tveganja, ustrezno prilagoditi zaključne revizije, Generalni direktorat za pravosodje, svobodo in varnost pa bo moral pozorno spremljati izvrševanje proračuna.

- Službe Komisije, pristojne za politike upravljanja strukturnih skladov, bi morale izboljšati splošno usklajevanje revizijskih strategij in s tem tudi obseg dejavnosti skupnih revizijskih organov. Na podlagi rezultatov ankete, ki se je začela leta 2009 in s katero se je pregledovalo delo revizijskih organov, se bo Komisija lahko opirala na navedena mnenja in posledično zmanjšala svoje revizije na kraju samem.

- neposredno upravljanje:

- Kar zadeva postopek popisa inventarja, je bila izvedena revizija pravne podlage; Urad za infrastrukturo in logistiko v Bruslju mora v celoti izvesti kontrolne zahteve.

- Postopek javnih naročil v Skupnem raziskovalnem središču je treba kljub prednostim svetovalne skupine za javna naročila znatno izboljšati, zlasti v zvezi z dokumentiranjem izjem, načrtovanjem, kakovostjo naknadnih kontrol in utemeljitvami za ujetost trga.

- Na področju raziskav je bila pozornost usmerjena na potrebo po strategiji za odkrivanje in preprečevanje goljufij ter po izboljšanju smernic za izvajanje kontrol finančne sposobnosti. Vendar pa so že uvedene številne izboljšave sistemov notranje kontrole za upravljanje sedmega okvirnega programa (npr. ravnovesje med predhodnimi in naknadnimi kontrolami ter dokončanje postopka za upravljanje jamstvenih skladov).

- posredno centralizirano upravljanje – izvajanje ukrepov skupne zunanje in varnostne politike: dosežen je bil napredek pri zahtevah, ki jih morajo izpolniti misije na področju skupne varnostne in obrambne politike v zvezi s posrednim centraliziranim upravljanjem, pa tudi pri ustanovitvi, podpori in spremljanju misij na področju skupne varnostne in obrambne politike ter pri postopku dokončanja pogodb na področju skupne varnostne in obrambne politike. Generalni direktorat za zunanje odnose mora še vedno izvesti nadaljnje ukrepe ter tako v celoti izpolniti zahteve posrednega centraliziranega upravljanja („šeststebrne“ ocene iz člena 56 finančne uredbe). Poleg tega bo treba razviti smernice in metodologijo za ocenjevanje misij civilnega kriznega upravljanja ter za vzpostavitev sistemov finančnega poslovodenja za misije, pa tudi okrepiti naknadne kontrole misij.

Po mnenju Službe za notranjo revizijo je potreben pregled na ravni institucije, da bodo skupni postopki, kot sta analiza tveganja in upravljanje neprekinjenega delovanja, učinkovito ščitili institucijo kot celoto. Pregled je potreben tudi zato, da se zagotovi dobro finančno poslovodenje naložb v informacijske sisteme z ekonomijo obsega in zagotavljanjem skupnih rešitev za skupne zahteve.

Služba za notranjo revizijo priporoča, naj se ustrezni organi pooblastijo za izvedbo tega pregleda in oblikovanje ustreznih priporočil, pri čemer naj poskrbijo, da se pooblastila za izvajanje posameznih postopkov v celoti upoštevajo.

Komisija meni, da je skupni pregled za nekatere postopke že uveden ali načrtovan; vzpostavljeni so na primer odbor za oceno učinka, usmerjevalna skupina za ABM, mreža dopisnikov za notranjo kontrolo in medsebojni pregled letnih poročil o dejavnostih ter vrsta mrež in delavnic ter spletna pomoč službam na teh področjih.

Komisija tudi meni, da bi vsak prenos takih pristojnosti na osrednje službo oslabila pristojnosti posameznih generalnih direktorjev in vodij služb.

Sklepna ugotovitev 2: obvladovanje tveganj

Služba za notranjo revizijo ugotavlja, da je bil od leta 2005, ko je Komisija sprejela okvir obvladovanja tveganj, dosežen napredek, vendar meni, da se mora njegovo izvajanje bolj izražati v postopkih upravljanja posameznih služb. Vzporedno s tem bi bilo treba izvesti okrepljen pregled večsektorskih tveganj in oblikovati boljše smernice na osrednji ravni.

Osrednje službe se niso mogle v celoti strinjati s tem priporočilom, saj menijo, da je deloma neskladno z upravljavskim okvirom Komisije. Komisija meni, da osrednje službe v okviru sedanje upravljavske strukture že zagotavljajo pregled večsektorskih tveganj ter smernice za okvir obvladovanja tveganj in njegovo izvajanje.

Sklepna ugotovitev 3: skupno neprekinjeno delovanje

Revizija Službe za notranjo revizijo je pokazala, da mora Komisija ohraniti zagon pri prizadevanjih za zagotovitev neprekinjenega delovanja v primeru resnih motenj, zlasti z okrepljenim vodenjem, usklajevanjem in preizkušanjem ponovne vzpostavitve ključnih dejavnosti. Komisija se s tem stališčem strinja.

Sklepna ugotovitev 4: skupni pristop na področju IT

Služba za notranjo revizijo je pokazala na potrebo po nadaljnji okrepitvi strateškega odločanja na področju IT in postopkov vodenja projektov IT za zagotovitev, da so projekti IT ustrezno usklajeni s cilji Komisije, vredni sredstev, ki jih porabijo zanje, in pravočasno izvedeni. Komisija se s to analizo strinja.

Končne pripombe

Služba za notranjo revizijo je aprila 2010 predložila svoj strateški revizijski načrt za obdobje 2010–2012. Njegov cilj je zajeti glavna tveganja, ki so bila ugotovljena, in doseči potrebni obseg dejavnosti za podporo splošnega mnenja notranjega revizorja o finančnem poslovodenju.

[1] Nekatera poročila, dokončana na začetku leta 2009, so bila vključena v poročilo za leto 2008, zato niso vključena v poročilo za leto 2009. Podobno so v poročilo za leto 2009 vključena tudi nekatera poročila, katerih osnutki so bili pripravljeni leta 2009, vendar so bila končana na začetku leta 2010.

[2] COM(2010) 281 z dne 25. maja 2010.

[3] Zaveze C1 so zaveze, ki jih je treba izpolniti v enem letu.

[4] Zaveze C2 so zaveze, ki se lahko prenesejo v naslednje leto, zlasti če izvajanje akcijskih načrtov ne zadostuje za utemeljitev naknadne revizije ali če pri predmetu revizije pride do zamud.

[5] Sistemi, ki jih uporabljajo številni uporabniki zunaj matičnega generalnega direktorata.