52006DC0358

[pic] | KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI |

Bruselj, 04.07.2006

COM(2006) 358 konč.

.

SPOROČILO KOMISIJE

POROČILO O NAPREDKU, DOSEŽENEMU DO 31. MARCA 2006, PRI POSODOBITVI RAČUNOVODSKEGA SISTEMA EVROPSKE KOMISIJE

KAZALO

SPOROČILO KOMISIJEPOROČILO O NAPREDKU, DOSEŽENEMU DO 31. MARCA 2006, PRI POSODOBITVI RAČUNOVODSKEGA SISTEMA EVROPSKE KOMISIJE 1

1. Uvod 4

2. Povzetek izvajanja do 31. marca 2006 4

3. Uvedba posodobljenega računovodstva v službah Komisije 5

3.1 Priprava računovodskih izkazov in otvoritvenih bilanc za proračunsko leto 2005 5

3.2 Krediti in posojila 6

3.3 Usposabljanje 6

3.4 Konsolidacija 7

3.5 Sprememba proračunskega leta 7

4 Okolje kontroliranja in potrjevanje lokalnih sistemov 8

4.1 Komuniciranje in kakovost računovodstva 8

4.2 Potrjevanje lokalnih sistemov 8

5. Razvoj na področju informacijskih sistemov za splošni proračun 9

6. Uvedba sistema ABAC v drugih institucijah in agencijah 10

7 ABAC-Delegacije 10

8 Evropski razvojni sklad 11

9 Prihodnji razvoj 12

10 Sklepna ugotovitev 12

PRILOGA 1: INTEGRIRANI NAčRT–STANJE NA DAN 31. MARCA 2005 13

Priloga II: Varnost in usklajenost sistema 18

UVOD

Računovodja Komisije je 31. marca 2006 predložil Evropskemu računskemu sodišču prve začasne zaključne račune Evropskih skupnosti, ki so bili pripravljeni v skladu z mednarodno sprejetimi računovodskimi standardi. Komisija, ki je v tem pogledu prevzela vodilno vlogo med javnimi organi, je tako organom, odgovornim za razrešnico, pokazala svojo željo, da prevzame polno odgovornost za sredstva davkoplačevalcev, ki so ji zaupana.

Ti zaključni računi so rezultat triletnega intenzivnega dela vseh služb Komisije in drugih institucij ter agencij:

- oblikovana so bila računovodska pravila, ki so pomembna za dejavnosti Komisije in so skladna z mednarodnimi standardi, skupaj z ustreznimi računovodskimi priročniki.

- Razviti so bili informacijski sistemi, ki ustrezajo zahtevam novega računovodskega sistema.

- Vsaka služba Komisije je svoje administrativne in finančne postopke prilagodila tako, da se poslovni dogodki beležijo ob njihovem nastanku, in ne le, ko se gotovina prejme ali plača ali samo ob koncu leta, s čimer se je omogočila vzpostavitev računovodstva na podlagi nastanka poslovnih dogodkov.

- Določene so bile otvoritvene bilance za uvedbo računovodstva na podlagi nastanka poslovnih dogodkov.

Te dejavnosti so bile zaključene do januarja 2005, kar je dovolj zgodaj, da se je proračunsko leto 2005 lahko začelo na pravilni osnovi. Od januarja 2005:

- so službe za odobravanje preverile in potrdile otvoritvene bilance,

- je vsaka služba ocenila izdatke, ki se evidentirajo na začetku in koncu vsakega leta,

- je računovodja Komisije preveril, ali so vsi sistemi sposobni beležiti in sporočati zahtevane računovodske podatke,

- so bili pripravljeni računovodski izkazi Komisije in konsolidirani z izkazi 8 drugih institucij in 16 agencij.

Komisija je tako upoštevala roke, določene v Finančni uredbi za pripravo računovodskih izkazov, ki so v vseh pomembnih pogledih skladni z mednarodnimi standardi, ter je izpolnila svojo zavezo Evropskemu parlamentu in Svetu, da bo poročala o napredku pri doseganju tega cilja[1], za katerega sta obe instituciji menili, da je precej velikopotezen.

Vendar pa se delo še ni povsem končalo. Doseganje popolne skladnosti z vsemi računovodskimi standardi je dolgotrajen proces. Račune izločenih sredstev, ki se vodijo v zunanjih delegacijah Komisije, je treba vključiti v centralni računovodski sistem in Evropski razvojni skladi morajo preiti na posodobljen informacijski sistem. Zaostanki pri teh nalogah so posledica težav pri uvajanju novih sistemov in zagotavljanju potrebnega usposabljanja v geografsko razpršenih službah ter nimajo pomembnega vpliva na izkaze.

Sistema dveh generalnih direktoratov je treba izboljšati, preden se ju lahko potrdi. Pomembne napake so bile odkrite pri predloženih zneskih vsaj enega generalnega direktorata, od katerega je bilo zahtevano, da predloži pravilne zneske. Kljub prizadevanjem služb Komisije, da bi preverile in ponovno preverile otvoritvene bilance in vnaprej vračunane odhodke, lahko Računsko sodišče odkrije še druge napake, ki jih je po možnosti treba odpraviti v dokončnih zaključnih računih, ki se predložijo do 31. julija 2006. Tveganje, da pride do napak, se še poveča zaradi nezadostnega števila usposobljenih delavcev v računovodstvu pri Komisiji za hitro izvedbo tako obsežne reforme, zaradi zaostankov nekaterih služb, ki so vzrok za naglico pri delu, in zaostankov pri razvoju nekaterih računovodskih orodij in orodij za poročanje v informacijskem sistemu ter pri posodabljanju dokumentacije in tečajev usposabljanja.

POVZETEK IZVAJANJA DO 31. MARCA 2006

Prehod na nov računovodski sistem pri Evropski komisiji je do zdaj potekal uspešno. Komisija je 1. januarja 2005 v okviru splošnega računovodstva EU prešla z računovodskega sistema na podlagi nastanka plačil na računovodski sistem na podlagi nastanka poslovnih dogodkov; slednji je Komisiji že omogočil večji nadzor nad njenimi tekočimi financami in ji zagotavlja boljše finančne podatke. Računovodski sistem na podlagi nastanka poslovnih dogodkov se je razvijal skozi vse leto 2005; razvoj in izboljšave se bodo nadaljevali v letih 2006 in 2007 z namenom postopne vključitve Evropskega razvojnega sklada, delegacij, agencij in enotnega podatkovnega skladišča.

Podroben akcijski načrt je bil pripravljen za leti 2005 in 2006 ter spremenjen in razširjen na podlagi izkušenj. Načrta za leti 2006 in 2007 sta grafično prikazana v prilogi. Delo, ki je potrebno za dokončanje obsežnega razvoja na področju IT, je bilo v prvotnem načrtu podcenjeno, zaradi česar je bilo treba ponovno določiti časovni načrt za nekatere naloge. Najpomembnejša projekta na področju računovodstva, ki sta še vedno v teku, sta ABAC-ERS in ABAC-Delegacije, ki bosta po sedanjih načrtih v celoti začela delovati na začetku proračunskega leta 2007 (Delegacije) in 2008 (ERS). Glavna vprašanja, ki so se na tem področju pojavila v letu 2005, se obravnavajo v tem poročilu.

Računovodja Komisije je Računskemu sodišču predložil začasne zaključne račune za leto 2005, ki so prvi zaključni računi, pripravljeni v celoti po načelu računovodstva na podlagi nastanka poslovnih dogodkov. Komisija mora potrditi dokončne zaključne račune do 31. julija 2006. Vsi generalni direktorati in službe so vložili precejšen trud, da bi pripravili otvoritvene bilance za to prvo leto, jih preverili in ustrezno popravili ter skladno in dosledno ocenili vnaprej vračunane odhodke na začetku in koncu proračunskega leta. Nekatera preverjanja podatkov se bodo nadaljevala, dokler ne bodo pripravljeni dokončni zaključni računi, nekatere račune je še treba uskladiti s splošnim računovodstvom in en generalni direktorat je bil pozvan k ponovni izvedbi ocen. Ne glede na ta prizadevanja pa zaradi razsežnosti naloge in pomanjkljive seznanjenosti služb z novimi računovodskimi postopki ter omejenega števila izobraženega in usposobljenega osebja obstaja tveganje, da bodo pomembne napake in izpuščeni podatki ostali neodkriti v dokončnih zaključnih računih.

Računsko sodišče je bilo obveščeno o nekaterih vprašanjih na področju računovodstva, zlasti glede subjektov, ki naj bi bili vključeni v konsolidirane računovodske izkaze ES, vendar še niso pristali na to vključitev, ter glede načinov razkritja zneskov, ki naj bi se vpoklicali od držav članic za poravnavo obstoječih obveznosti ES.

UVEDBA POSODOBLJENEGA RAčUNOVODSTVA V SLUžBAH KOMISIJE

Priprava računovodskih izkazov in otvoritvenih bilanc za proračunsko leto 2005

Opredeljene so bile nove zahteve glede poročanja v računovodskih izkazih za leto 2005 in oblikovani računovodski postopki za pripravo zaključnih računov za leto 2005 ter računovodskih izkazov za leto 2005. Začasni zaključni računi so bili predloženi 31. marca 2006, ki je rok, določen v Finančni uredbi.

Vsi podatki, potrebni za določitev operativnih otvoritvenih bilanc na podlagi nastanka poslovnih dogodkov, so bili januarja 2005 vneseni v centralni računovodski sistem; to je vključevalo vnos podatkov za več kot 7 000 računov ali zahtevkov za povračilo stroškov, 30 000 primerov predfinanciranja, 92 000 sredstev in 3 100 jamstev. Vse službe so bile pozvane, da preverijo točnost teh vnosov do 1. maja 2005 in julija 2005 se je od vseh generalnih direktorjev in vodij služb zahtevalo, da formalno potrdijo svoje operativne otvoritvene bilance. Po preverjanju in kontrolah so vsi generalni direktorati potrdili zneske, vendar so zaprosili za nekaj popravkov, da bi se zagotovila kakovost podatkov. Zadnja potrditev je bila prejeta januarja 2006.

Računskemu sodišču so bili podrobni podatki v zvezi z vnesenimi računi in predfinanciranjem predloženi februarja 2005, bilance stanja po posameznih generalnih direktoratih pa julija 2005, ko so bile poslane v potrditev. Poleg tega ima Računsko sodišče dostop do računovodskega sistema, s katerim mu je omogočen vpogled v vse podatke, ki so se v sistemu beležili od njegove prve uvedbe.

V letu 2005 so bile glavne dejavnosti v zvezi s prehodom usmerjene k dokončanju otvoritvenih bilanc na podlagi nastanka poslovnih dogodkov na dan 1. januarja 2005, kar se je za GD za proračun ter za vse službe izkazalo kot zelo zahtevna naloga. Smernice o ocenjevanju vrednosti zahtevkov za financiranje s strani ES, ki jih upravičenci še niso predložili („cut-off“), so bile 16. avgusta 2005 poslane generalnim direktoratom, po tem ko so bila z njimi opravljena posvetovanja glede najprimernejše osnove za ocene. Do 31. januarja 2006 je še zadnji generalni direktorat oblikoval svojo lastno metodologijo ter zaključne knjižbe za otvoritveno bilanco stanja in do 17. marca je zadnji generalni direktorat predložil podatke, potrebne za zaključne knjižbe ob koncu leta. GD za proračun je opravil preglede in preveril skladnost, da bi se zagotovili točni podatki. Preden se 31. julija 2006 potrdijo dokončni zaključni računi, bodo potrebni nekateri popravki, zlasti v zvezi z enim generalnim direktoratom, od katerega se bo zahtevalo, da ponovno opravi ocene za zaključne knjižbe.

Čeprav so vsi generalni direktorati opravili delo, ki se je od njih zahtevalo, je prišlo do precejšnjih zaostankov, preden so bili podatki popolni, kot je razvidno iz razpredelnice 1. Ti zaostanki kažejo na težave, ki so povezane s prehodom na računovodstvo na podlagi nastanka poslovnih dogodkov v kratkem časovnem obdobju in s pravočasnim zagotavljanjem informacijskih orodij ter povezanega usposabljanja vsem službam.

Razpredelnica 1

[pic]Kar zadeva konsolidirane računovodske izkaze, so druge institucije in agencije predložile zahtevane podatke večinoma v rokih. Izjema sta dve instituciji, ki nista predložili svojih izkazov finančnega izida, in trije subjekti, ki so menili, da ne bi smeli biti vključeni v konsolidirane računovodske izkaze, ker Finančna uredba dopušča to izjemo (dve agenciji) ali ker niso pod nadzorom Evropske skupnosti (Skupni sistem zdravstvenega zavarovanja). Ta vprašanja je treba razrešiti, preden se odobrijo dokončni zaključni računi.

Začasni zaključni računi kažejo, da obveznosti ES presegajo njena sredstva za okoli 62 milijard EUR. Razlog za to je, da se njeni prihodki vpokličejo, šele ko obveznosti zapadejo v plačilo. Najpomembnejše obveznosti se nanašajo na pokojnine zaposlenih (32 milijard EUR) in zahtevke v okviru Jamstvenega oddelka EKUJS (47 milijard EUR). Ker mednarodni standardi za prikaz ustreznih obveznosti držav članic niso na voljo, bodo zaključni računi dokončno pripravljeni ob upoštevanju pripomb Računskega sodišča.

Krediti in posojila

Poslovni dogodki na področju kreditov in posojil, ki ne spadajo v okvir proračuna Komisije, so se pred tem evidentirali v informacijskem sistemu GD ECFIN, imenovanem Globus. Ti podatki so bili leta 2005 preneseni v centralni sistem Komisije (SAP/CFM in FM). Nekateri finančni instrumenti so se v novi sistem prenesli julija, preostali pa novembra 2005. Funkcionalnosti poročanja še niso dokončane. Potrebna bo nadgradnja centralnega informacijskega sistema, preden se bo lahko zagotovilo računovodstvo, ki je v celoti skladno z mednarodnimi standardi. Ta nadgradnja je načrtovana za drugo četrtletje leta 2006.

Usposabljanje

V letu 2005 so bili glavni dosežki na področju usposabljanja naslednji:

- zaključek intenzivnega usposabljanja za ABAC, v okviru katerega je bilo od oktobra 2004 do junija 2005 zagotovljeno usposabljanje za več kot 7 000 oseb.

- Postopno posodabljanje tečajev v zvezi z uporabo sistema ABAC, da bi se upošteval razvoj sistema in izboljšala kakovost tečajev. Zadovoljstvo s tečaji za ABAC se je povišalo z 79 % leta 2004 na 90 % leta 2005. Kot odgovor na povpraševanje generalnih direktoratov se je začel izvajati nov integriran tečaj, ki je zajel vse osnovne vidike upravljanja transakcij v SI2 (ki se postopoma opušča) in v ABAC. V prvem četrtletju leta 2005 so potekali posebni informativni sestanki z računovodji.

- Nadaljevanje izvajanja tečajev za ABAC in SI2 po zaključku intenzivne faze in tudi tečajev v zvezi z računovodstvom v zasebnem ter javnem sektorju, čeprav učno gradivo in dokumentacija včasih nista dohajala sprememb v sistemu.

V letu 2006 bodo glavne naloge:

- nadaljevanje izvajanja in posodabljanje tečajev, pri čemer bo večja pozornost namenjena izbiri pravilne računovodske kode, saj je videti, da to v nekaterih generalnih direktoratih povzroča težave.

- Izvajanje usposabljanja za osebje delegacij in predstavništev.

- Priprave za izvajanje usposabljanja osebja agencij in drugih institucij, ki se lahko odločijo za uporabo ABAC.

Konsolidacija

Pripravljena sta bila priročnik za konsolidacijo in poročevalni paket ter poslana vsem institucijam in agencijam. Razvito je bilo novo informacijsko orodje za konsolidacijo (SAP ECCS) in testirano novembra na podlagi testnih poročevalskih paketov, ki jih je predložilo 15 sodelujočih institucij in agencij. Institucije in agencije so pripravile lastne otvoritvene bilance in jih sporočile računovodju Komisije, da bi se preverila skladnost in izvedla konsolidacija. Začasni zaključni računi institucij in agencij so bili uspešno konsolidirani z uporabo novega orodja.

Sprememba proračunskega leta

Od julija 2005 so vsi generalni direktorati in službe sodelovali z GD za proračun pri tem, da bi se obdobje, v katerem so finančne operacije začasno prekinjene zaradi prehoda na novo proračunsko leto, omejilo na samo nekaj dni. To obdobje je bilo uspešno skrajšano za več kot tri tedne v primerjavi z običajnim časovnim razporedom (preglednica 2). Ta dosežek v strogem smislu ne gre pripisati projektu ABAC, ampak je na eni strani rezultat boljše usklajenosti med 13 enotami petih direktoratov v okviru GD za proračun ter na drugi strani uporabe podatkov iz predhodnega predloga proračuna kot osnove za prvo posvetovanje med službami glede internih pravil za leto 2006, ki se je začelo septembra 2005. Ti začasni podatki so bili nato posodobljeni, ko je bi sprejet proračun.

PREGLEDNICA 2: PRIMERJAVA MED ZAČETKOM PRORAČUNSKEGA LETA 2006 IN 2005

[pic]

OKOLJE KONTROLIRANJA IN POTRJEVANJE LOKALNIH SISTEMOV

Komuniciranje in kakovost računovodstva

Sodelovanje generalnih direktoratov in komuniciranje z njimi glede računovodskih vprašanj se je nadaljevalo skozi vse leto 2005 v obliki sestankov z mrežami korespondentov za računovodstvo in finance. Da bi bilo računovodstvo zanesljivejše, je osebje računovodje med letom 2005 preverjalo kakovost novih računovodskih podatkov. Vse odkrite napake in nedoslednosti so bile sporočene zadevnim službam. Razvilo se je finančno poročanje po generalnih direktoratih in organiziranih je bilo več sestankov s korespondenti za računovodstvo.

Dejavnosti za izboljšanje računovodskega kontroliranega okolja in razjasnjevanje nalog ter pristojnosti se nadaljujejo z namenom izboljšanja kakovosti računovodskih podatkov.

Potrjevanje lokalnih sistemov

Kar zadeva kakovost podatkov , je posodobljeni računovodski sistem odvisen od vnosa točnih in popolnih podatkov s strani velikega števila (po pričakovanjih okoli 7 000) uporabnikov centralnega informacijskega sistema. Zaslonski prikazi, ki so bili razviti za uporabnike, so v čedalje večjem obsegu nudili podporo, da bi se zagotovilo kar najmanjše tveganje za napake, vendar je kakovost vnesenih podatkov odvisna od kontroliranega okolja, ki ga je vzpostavil računovodja vsake posamezne delegacije. V okviru GD za proračun je skupina za potrjevanje, ki jo je sestavljalo 8 oseb, izvedla program temeljitega preverjanja sistemov, ki so jih vzpostavili računovodje za zagotovitev ali utemeljevanje računovodskih podatkov, kot zahteva člen 61(1)(e) Finančne uredbe, pri čemer so se najprej začeli preverjati tisti sistemi, ki so po ocenah pomenili največje tveganje.

Skupina za potrjevanje sistemov v generalnih direktoratih je zaključila vse delo, ki je bilo načrtovano za leto 2005. Poročilo o napredku, objavljeno julija 2005, navaja splošno zadovoljivo stanje v 27 generalnih direktoratih. Končno poročilo, sprejeto 28. februarja 2006, opisuje napredek, ki je bil dosežen v vseh generalnih direktoratih, vendar pa so še vedno precejšne težave v sistemih dveh generalnih direktoratov (AIDCO in EAC), zaradi česar je računovodja ustavil potrjevanje njunih sistemov, dokler ne bodo končane izboljšave. Poleg tega računov izločenih sredstev ni mogoče potrditi, dokler ni zaključen informacijski projekt ABAC-Delegacije (glej odstavek 7 spodaj).

RAZVOJ NA PODROčJU INFORMACIJSKIH SISTEMOV ZA SPLOšNI PRORAčUN

Moduli ABAC so se z novimi verzijami aprila, junija in novembra leta 2005 ter marca 2006 postopoma izboljševali. Računi, plačila in dosjeji o pravnih subjektih se zdaj lahko evidentirajo prek spletnih aplikacij. Dejavnosti za izboljšanje varnosti v zvezi z dostopom do centralnega računovodskega sistema (SAP) so se nadaljevale in februarja 2006 so bile uvedene nove omejene pravice do dostopa za osebje IT. Sistem ABAC je načeloma dobro deloval, vendar nekatere službe zaradi zaostankov pri uvedbi informacijskega razvojnega programa določenih računovodskih popravkov niso mogle izvesti do marca 2006.

Prva faza izboljšav postopka izterjave je bila zaključena do sredine decembra. Druga faza bo po načrtih izvedena konec septembra 2006.

Delo na projektu JRC za uporabo funkcionalnosti SAP-PS in CATS (evidenca opravljenih ur) za podporo zahtev projekta po podrobnih proračunskih in računovodskih podatkih za razvojne projekte je uspešno napredovalo. Izvedba projekta se je pravočasno končala do proračunskega leta 2006.

Študija izvedljivosti, ki je bila zaključena leta 2005, je pokazala, da bi se nova različica modula SAP FM, BCS (Kontrolni sistem za proračun) , lahko uporabila namesto različice, ki se trenutno uporablja za centralno upravljanje proračuna, in da bi lahko vključila lokalne proračunske postavke, ki so potrebne, da se oddelkom zagotovi podrobnejši sistem za upravljanje njihovih proračunov. Te lokalne postavke se trenutno upravljajo v okviru sistema Si2. Po sedanjih pričakovanjih bo BCS uveden do konca leta 2006.

Napredek pri razvoju novega enotnega podatkovnega skladišča za finančne podatke, ki je potrebno za zaključek integracije informacijskih datotek in računovodskih podatkov, je še vedno omejen na fazo zasnove.

V zvezi z ABAC-Pogodbe je bila pozornost v letu 2005 namenjena zagotavljanju funkcij, ki jih je zahtevala uporabniška skupina, in uvedbi sistema v vseh generalnih direktoratih. Vse pogodbe v vrednosti nad 13 800 EUR, ki so bile podpisane od januarja 2005, morajo biti evidentirane v ABAC-Pogodbe. Konec marca 2006 je bilo v aplikaciji evidentiranih več kot 57 000 pogodb s skupno vrednostjo nad 7,7 milijard EUR.

Glavne dejavnosti v letu 2005 v zvezi z ABAC-Sredstva so bile umerjene na naslednja področja:

- dokončanje razvojev za računovodstvo na podlagi nastanka poslovnih dogodkov in izboljšana integracija ter skladnost z drugimi aplikacijami ABAC, pri čemer je bil cilj doseči večjo usklajenost podatkov znotraj sistema ABAC,

- popolna nadomestitev prejšnjih sistemov,

- pilotna faza razvoja aplikacij za delegacije in predstavništva.

Komisija si je še naprej prizadevala izboljšati varnost v zvezi z dostopom do sistema in zagotoviti usklajenost računovodskih podatkov v sistemu ( Priloga II ).

UVEDBA SISTEMA ABAC V DRUGIH INSTITUCIJAH IN AGENCIJAH

Več agencij in manjših institucij uporablja različico Si2 sistema Komisije za svoje proračunsko računovodstvo. Komisija je pristala, da bo v letu 2006 še naprej dajala na voljo Si2 in bo vse module ABAC ponudila tistim subjektom, ki jih bodo želeli uporabljati.

Številne agencije (2 izvršilni ter 9 tradicionalnih) in 2 odbora (Ekonomsko-socialni odbor, Odbor regij) so uradno zaprosili za uporabo ABAC. Pet agencij bo začelo uporabljati ABAC v letu 2006 na poskusni osnovi, ostale pa v letih 2007 in 2008.

V sistemu ABAC je bilo za vsako agencijo uvedeno posebno finančno in računovodsko okolje. Posamezni računovodje so še naprej odgovorni za svoje zaključne račune in za izvrševanje svojih ciklov plačil.

ABAC-DELEGACIJE

GD za proračun, GD RELEX in GD DIGIT so opredelili način, na katerega se bodo v ABAC vključile transakcije delegacij, ki se trenutno izvršujejo prek računov izločenih sredstev in se evidentirajo v neodvisnem sistemu RAI-web. Njihove registre osnovnih sredstev bo treba upravljati v sistemu ABAC-Sredstva. Ta projekt bo zahteval prilagoditve zadevnim modulom ABAC in razvoj ter izvedbo spletnih aplikacij. Uvedba sistema v delegacijah je načrtovana za leto 2006, čeprav povezava s SAP ne bo delovala, dokler se ne začne leto 2007. Uvedba sistema v delegacijah bo, kolikor bo možno, usklajena z uvedbo ABAC-ERS (glej odstavek 8 spodaj).

EVROPSKI RAZVOJNI SKLAD

Računovodstvo Evropskih razvojnih skladov („ERS“), ki se razlikuje od računovodstva splošnega proračuna, je prav tako treba posodobiti.

Posodobitev ERS obsega pripravo posodobljenega kontnega načrta in oblikovanje novih računovodskih pravil, ki bodo skladna z zahtevami računovodstva na podlagi nastanka poslovnih dogodkov. Projekt posodobitve bo vključeval tudi nadomestitev obstoječega informacijskega sistema za ERS, imenovanega OLAS. OLAS se bo nadomestil s kombinacijo ABAC in lokalnim informacijskim sistemom GD AIDCO, imenovanem CRIS. ABAC in CRIS se že uporabljata za izdelavo zaključnih računov splošnega proračuna in sta trenutno v fazi prilagajanja posebnostim ERS.

Pri projektu ABAC-ERS je bil v letu 2005 dosežen precejšen napredek. Računovodja je oblikoval in potrdil nov kontni načrt in nove računovodske metode. V sodelovanju z GD AIDCO je bila izvedena analiza vrzeli, da bi se ugotovilo, kakšni dodatni razvoji so bili potrebni v ABAC in CRIS. Ti razvoji na področju IT so v teku in cilj je, da začnejo delovati z januarjem 2008. Usposabljanje prihodnjih uporabnikov v 46 delegacijah ACP je še vedno izziv.

Pomembno je poudariti, da so bili zaključni računi ERS za leto 2005 kljub temu, da so nova podporna informacijska orodja trenutno šele v fazi razvoja, pripravljeni v skladu z načeli računovodstva na podlagi nastanka poslovnih dogodkov. Poleg tega je računovodja ERS za zagotovitev primerljivosti podatkov v zaključnih računih popravil otvoritvene računovodske izkaze za proračunsko leto 2005, tako da v celoti temeljijo na načelu nastanka poslovnih dogodkov. Računovodski podatki, ki jih zagotavlja sedanji informacijski računovodski sistem (OLAS), so bili po potrebi prilagojeni, da bi prikazovali podatke, skladne z nastankom poslovnih dogodkov. Prav tako je računovodja ERS z upoštevanjem dodatnih podatkov, ki jih je zagotovil odredbodajalec, izvedel potrebne popravke tistih podatkov, ki so temeljili na načelu nastanka plačil.

PRIHODNJI RAZVOJ

Akcijski načrt za leto 2006 je bil posodobljen in podaljšan na leto 2007 (glej Prilogo). Do konca leta 2006 mora biti vzpostavljena popolna informacijska arhitektura ABAC. Nadaljnji razvoj na področju IT bo predvsem povezan s povečanjem prijaznosti za uporabnika, izboljšanjem funkcij finančnega poročanja, doseganjem dolgoročnejšega cilja tesnejše integracije lokalnih sistemov in zagotavljanjem novih orodij za podporo uporabnikom ter finančno upravljanje. Kar zadeva računovodski okvir, bo delo usmerjeno na opredeljevanje nalog in pristojnosti akterjev v finančnih postopkih, izboljšanje kakovosti računovodskih podatkov in poročil o finančnem poslovodenju ter spremljanje skladnosti z merili za potrjevanje lokalnih sistemov s strani vseh odredbodajalcev po posameznih delegacijah.

SKLEPNA UGOTOVITEV

Prehod na nov računovodski sistem v Evropski komisiji je bil izveden v predpisanem roku in Komisija je 1. januarja 2005 prešla iz splošnega računovodstva EU na podlagi nastanka plačil na računovodstvo na podlagi nastanka poslovnih dogodkov, s čimer ji je omogočeno, da v vseh pomembnih vidikih izpolnjuje mednarodno sprejete računovodske standarde. Prvi dokončni rezultati vzpostavljenega sistema so bili testirani in dokumentirani, ko je računovodja Komisije pripravil začasne zaključne račune do predpisanega roka 31. marca 2006. Komisija je tako dosegla cilj prehoda na računovodstvo na podlagi nastanka poslovnih dogodkov v zelo ambicioznem časovnem okviru. Tega cilja ne bi bilo možno doseči brez predanosti in konstruktivnega sodelovanja vseh služb Komisije.

Kljub temu, da je prehod do zdaj potekal uspešno in so bili opravljeni obsežni testi, pa je preverjanje lokalnih sistemov ob koncu leta 2005 dalo povod za zaskrbljenost glede treh sistemov, za katere potrditev ni bila mogoča. Poročilo o lokalnih sistemih generalnih direktoratov vsebuje tudi priporočila za izboljšanje kontrol računovodskih podatkov, boljše razumevanje izbire računovodskih kod, boljše usposabljanje v zvezi z računovodskimi vprašanji ter za povezano kulturno spremembo. Poleg tega so bili oddelki Komisije leta 2005 pod precejšnjim pritiskom, da v ambiciozno zastavljenih rokih zagotovijo nove, zahtevne procese. Delo na izboljšanju preverjanja skladnosti znotraj računovodskega sistema se bo nedvomno nadaljevalo vsaj do 31. julija 2006, ko se bodo odobrili dokončni konsolidirani zaključni računi.

Po načrtih bosta dva od treh lokalnih sistemov, ki jih ni bilo mogoče potrditi, izpolnjevala zahteve do konca leta 2006 (AIDCO in RELEX). V razvoju nadomestka za tretji sistem (EAC) je prišlo do zaostankov, zato bodo zadevni generalni direktorati morali zagotoviti, da se sedanji sistem lahko izboljša v pravem času za zaključek proračunskega leta 2006.

Komisija rešuje vprašanje pomanjkanja usposobljenega računovodskega osebja z razpisom specializiranih zunanjih natečajev, da bi privabila kandidate z ustrezno usposobljenostjo in izkušnjami. Prav tako bo povečala število tečajev usposabljanja za že zaposleno osebje.

Razvoj na področju IT, ki je potreben za vključitev Evropskih razvojnih skladov, računov izločenih sredstev delegacij in agencij v ABAC, bi moral biti zaključen do sredine leta 2006; Komisija se bo nato usmerila na dokončanje integracije centralnih informacijskih sistemov ter izpopolnjevanje preverjanja varnosti.

Namen projekta je, da se vodstvu vsakega oddelka zagotovijo zanesljivejši in popolnejši podatki o sredstvih in obveznostih, za katera je odgovoren, in (na dolgi rok) o finančnih razmerjih z vsakim dobaviteljem ter na srednji rok o finančnem izvrševanju večletnih programov in projektov.

Izkušnje, pridobljene pri srečevanju s težavami in zaostanki v prvem letu računovodstva na podlagi nastanka poslovnih dogodkov, bi morale Komisiji omogočiti, da izboljša kakovost finančnih podatkov in upošteva roke za zaključne račune v naslednjih letih.

Annex 1

| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC FED Developments | | Mod Tests | | | | | | | | | | Training & Int. tests | |Post-Impl. Support | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Delegations Developments | | ABAC Delegations Migration | | Deleg Post Impl support | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Tests | |Corrections | |Roll-out without SAP link | |Complete Roll-Out | | Data upload in SAP | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Assets for delegations development & PRESS | | | | Migration & Roll-Out | | Post Implementat. | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Training | | | | | | Training | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Integrat. ABAC Assets / Invoice | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Assets vs SAP gap analysis | | Assets to SAP migration? | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Guaranties | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Specs | |Dev. | |Test & Prod. | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Web Commitments | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Systems Screen Coherence | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |v | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Integrat. ABAC Contract and Workflow? | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Income BPR | | Web Income Development | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Ongoing review of Security and Workflow specifications | | Development of enhanced Security and Workflows as specified in the previous phase | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Corrections Developments | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |C | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Inbox | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Systems Db Coherence | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Specs | | FEL Split/Merge | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |C | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Expert Screens: SAP/Dev? | |DG Expert Screens Development | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Si2 impact analysis | | BCS Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | PS re-assessment | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Dunning Phase 2 Technical BP | | Dunning Phase 2 Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Support R3 for Close & Consolidation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC PS post-Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC ECFIN Follow UP R3 & C2 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | SAP and SAP CFM Upgrade + Test | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Weblogic Upgrade | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Oracle Upgrade | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Archiving FM | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Arch. FI | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Arch. FI | | | | | | Archiving ABAC Workflow | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Performance Improvement | | Performance Improvement based on the Data Model | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |DRP | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Data Dictionary and Model | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Single Data Warehouse | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Budget Reporting Review | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Internal Accounting Control | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Acc. Correspondant R&R | |Acc. Budg R&R | |Procedures Documentation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Consolidation: Intragroup Procedure / Reconciliation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Accounting Reporting BUDG C / DGs | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Company Codes, CoA & Object Codes: HB Accounting, Security, Accounting Impact Analysis and Maintenance | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Accounting Follow up, DGs awareness & Training | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Acc. Manual new Web Site solution | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Provisional Closing | | | | Final Closing | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Accounting is the main impact | | | |ABAC impacted | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |USM and DwH | | | | | | | |ABAC-Assets impacted | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Performance impacted | | | | | |FED Functional | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |

ANNEX II SYSTEM SECURITY AND SYNCHRONISATION

1. System Security.

Following the formalisation of the Security Policy for SINCOM2 in 2003 and taking account of the recommendations of various audits, an action plan was established the same year to reinforce security within the central accounting system.

The implementation of this action plan was continued in 2005, in particular regarding the revision of access in the accounting system, SAP, aiming to guarantee the segregation of functions, concerning in particular the management of the Treasury banking reconciliations, and to control the IT experts' accesses. Due to new emerging priorities (accesses to new modules of SAP and new users of other modules, including the more extensive use of SAP by other DGs), the revisions were not effective until February 2006.

In order to investigate and resolve dysfunctions in the system with the greatest effectiveness, a broad access (emergency profile) was kept in the system but will be activated only for a limited period necessary for the resolution of the problem. In these cases, the procedure of approval, monitoring and reporting of the interventions will ensure an effective control of the actions taken by the user of this "broad" access. A rigorous monitoring of system security was in place in 2005 and no major errors were found.

During 2005, an analysis was also launched for the complete recasting of security in ABAC Workflow, including the setting up of a workflow for subdelegations. A new, integrated ABAC disaster recovery plan was successfully tested in March 2006.

There remain two actions to be completed in 2006 concerning security:

- completion of the revision of the SAP accesses in DG Budget (e.g. by budgetary rapporteurs)

- the revision of the security module in ABAC Workflow, including the creation of an electronic workflow for subdelegations.

2. Quality of the system.

An important activity in 2005 concerned the identification of errors in the system and their correction. Checks on the datawarehouse, on a daily basis and at the end of the year, ensured the consistency of the budgetary data between Si2 and SAP at the level of each individual transaction. Changes in the system improved this consistency (for example in the treatment of the exchange rates). Three "system change requests" implemented in 2005 had a significant impact in the daily consistency of the system. Reconciliation reports for 2004 were presented to the Directorates-General to check the consistency of the budgetary data in the accounting annexes of the RAA with those encoded in Si2. In 2005, a major project was launched concerning the creation of a data model and its data dictionary for ABAC.

[1] Komisija je objavljala polletna poročila o napredku do vključno 31. maja 2005.